projektplan - ki.se · srs – student recruitment system. selma – den utbildningsdatabas som...

Karolinska Institutet Projektplan för implementeringen av nya Ladok

2016-04-14

PROJEKTPLAN

Implementering av nya Ladok

Beställare: Per Bengtsson

Projektledare: Marie Sandström Akram

Mottagare: Åsa Nandorf

Dnr: 1-767/2014

Version nr: 1.2

______________________________________________________________________

Revisionshistorik

Datum Version

nr

Kommentar Reviderad av

2015-06-15 0.1 Första utkast till styrgruppen MSA

2015-08-05 0.2 Utkast till projektgruppen MSA

2015-09-11 0.3 Utkast till styrgruppen för beslut MSA

2015-10-16 1.0 Beslutad projektplan MSA

2015-12-21 1.1 Efter beslut av styrgruppen MSA

2016-04-14 1.2 Efter beslut av styrgruppen MSA

Bilagor

Nr Beskrivning

1 Riskanalys


Innehållsförteckning

1 Bakgrund ............................................................................................................... 1

1.1 Ordlista ............................................................................................................. 2

2 Syfte och mål ......................................................................................................... 2

2.1 Syfte ................................................................................................................. 2

2.2 Projektmål ........................................................................................................ 2

2.3 Delmål .............................................................................................................. 3

2.4 Uppföljning ....................................................................................................... 4

2.5 Avgränsningar .................................................................................................. 4

2.6 Beroenden till andra projekt och verksamheter ................................................ 4

3 Projektupplägg och planering .............................................................................. 5

3.1 Projektstrategi .................................................................................................. 5

3.1.1 Framgångsfaktorer .................................................................................... 5

3.2 Tidplan och grindbeslut .................................................................................... 6

3.3 Aktivitetsplan och milstolpar ............................................................................. 6

3.3.1 Arbetspaket ............................................................................................... 6

3.3.2 Milstolpar ................................................................................................... 7

3.4 Resurs- och kompetensbehov .......................................................................... 8

3.5 Projektbudget ................................................................................................... 9

3.6 Kvalitetssäkring ................................................................................................ 9

4 Projektorganisation och roller .............................................................................10

4.1 Organisationsschema ......................................................................................10

4.2 Roller och ansvarsområden .............................................................................10

4.2.1 Beställare och styrgrupp ...........................................................................10

4.2.2 Mottagare .................................................................................................11

4.2.3 Projektledare och deltagare .....................................................................11

4.2.4 Resursfunktioner ......................................................................................13

4.2.5 Referensgrupp: ........................................................................................13

5 Kommunikation och förankring ..........................................................................13

5.1 Kommunikationsplan .......................................................................................13

5.1.1 Intressenter ..............................................................................................14

5.1.2 Budskap ...................................................................................................15

5.1.3 Kanaler .....................................................................................................16

5.2 Rapporteringsrutiner och dokumentation .........................................................16

5.3 Mötesrutiner ....................................................................................................16

5.3.1 Projektmöten ............................................................................................16

5.3.2 Styrgruppsmöten ......................................................................................16


5.3.3 Möten med resurspersoner ......................................................................16

6 Risker ....................................................................................................................17

7 Avvikelse och ändringshantering........................................................................17

8 Utvärdering ...........................................................................................................17

9 Överlämning och mottagande .............................................................................17

9.1 Mottagarorganisation .......................................................................................17

9.2 Former för överlämning av projektresultat .......................................................17

10 Projektavslut och stängning ................................................................................18

11 Referenser ............................................................................................................18

11.1 Kontaktpersoner ..............................................................................................18

11.2 Dokument ........................................................................................................18

12 Signering ...............................................................................................................18

Projektplan: Implementering av nya Ladok 1

Dokumentansvarig

Marie Sandström Akram Senast sparat

2016-04-14

Version

1.2

Senast uppdaterat av

Marie Sandström Akram DNR

1-767/2014


1 Bakgrund

Ladok är ett system för studiedokumentation som utvecklas gemensamt av Sveriges universitet

och högskolor inom ramen för Ladokkonsortiet. Ladok är ett nationellt IT-system uppbyggt av en

stor mängd rutiner och funktioner som hanterar administration inom högre utbildning. Innehållet i

systemet styrs bl.a. av förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

(SFS 1993:1154). Systemet används främst för dokumentation av studerandes närvaro och

resultat men systemets uppgifter används också för rapportering till bl.a. Centrala

studiestödsnämnden och till Statistiska centralbyrån. Utbildningsdepartementet får sitt underlag

genom högskolornas uttag av Ladokuppgifter.

Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. Syftet är att på ett

kostnadseffektivt sätt ge ett relevant verksamhetsstöd till lärosätenas institutioner och

förvaltningar, vid lokal och central planering, vid uppföljning av studieresultat samt att trygga

studentens rättssäkerhet.

Under höststämman i november 2009 beslutade Ladokkonsortiet att ett nytt Ladok skulle tas fram

och det som kallas Ladok3-projektet startades. Ladok3-projektet är skiljt från den löpande Ladok-

förvaltningen och har en särskild styrgrupp. I projektorganisationen ingår både externt inhyrd

personal, personer som arbetar med Ladokutveckling på Umeå universitet och personal som

vanligtvis arbetar på lärosätena. Ladok3-projektet ska leverera tre leveranser varav den sista är

den s.k. totalleveransen. Leveranser till Karolinska Institutet kommer troligen att ske fjärde

kvartalet 2015, andra kvartalet 2016 och fjärde kvartalet 2017.

Varje lärosäte ansvarar för det lokala införandet av den nya systemgenerationen av Ladok. Det

innefattar ett införande i verksamheten, migrering av data från gamla Ladokdatabasen till nya,

samt anpassningar av integrationer mellan Ladok och lokala system. Innan och under införandet

kommer Ladok3-projektet, befintlig nationell förvaltningsorganisation och den nya

förvaltningsorganisationen att stödja lärosätena på olika sätt, dels med konkreta leveranser men

även med kunskap om det nya systemet, stöd i de olika införandeaktiviteterna och med

utbildningsmateral. Varje lärosäte ska även delta i utfasningen av det nuvarande Ladoksystemet.

Driften av nya Ladok kommer att skötas vid Umeå Universitet under Ladokkonsortiet vilket skiljer

sig från dagens driftsystem med tre olika driftcentraler.

Eftersom nya Ladok byggs om från grunden kommer all personal som arbetar med Ladok idag att

beröras. Även målgrupper som idag inte använder Ladok i så hög utsträckning, så som lärare och

studenter, kommer att beröras eftersom möjligheten till självbetjäning kommer att utökas markant

i nya Ladok. Det medför att verksamhetens processer kommer att ses över och arbetas om.

Nedan redovisas några av effektmålen från det nationella Ladok3-projektets direktiv som berör

lärosätena:

högskolorna får en gemensam plattform som snabbt och allsidigt kommunicerar med alla

omgivande informationssystem av intresse och vid behov kan dela data med dessa, samt

med andra högskolor både nationellt och internationellt

högskolorna har alltid tillgång till Ladokuppgifter genom smidig och säker

identitetshantering som underlättar studentmobilitet och möjliggör egenrapportering

högskolorna får, jämfört med 2010, högre tillförlitlighet i applikation och data, minimerat

antal fel, möjlighet att dela särskiljbara data mellan högskolor i ett systemstöd som

uppfyller högskolans ökande krav på IT-säkerhet


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


högskolorna får ett hållbart och flexibelt systemstöd, med en struktur som är generellt

användbar med avseende på t ex utbildningsnivåer, valutor, periodbegrepp och

ursprungsländer, och som byggs i en långsiktigt hållbar teknik med lång återstående

livslängd vilket gör att investeringen kan nyttjas under längre tid än den ekonomiska

avskrivningstiden

högskolorna får ett systemstöd som upplevs som användbart, lättarbetat, tilltalande och

hjälpsamt samt möjliggör minimerad pappershantering; och som är stabilt genom att det

utgår från grundläggande processer i kärnverksamheten och är enkelt och

väldokumenterat

1.1 Ordlista

Nya Ladok- det nya Ladok-systemet som ska ersätta befintligt Ladok. De två systemen kan inte

användas parallellt. När nya Ladok driftsätts stängs befintligt Ladok ner.

Ladok3 eller huvudprojektet – namnet på det nationella projektet som tar fram nya Ladok –

nästa generations studiedokumentationssystem.

MIT-miljö – Migrerings- och Integrationstestmiljö.

Informationskonverteraren – konverterar data från nuvarande Ladokdatabasen till rätt format i

den nya Ladokdatabasen.

KIMKAT- ett Identity and Access Management (IAM) system som används på Karolinska

Institutet vid upprättandet av projektplanen.

VIS – Verksamhets Informations System.

SRS – Student Recruitment System.

Selma – den utbildningsdatabas som ändvänds på Karolinska Institutet vid upprättandet av

projektplanen.

2 Syfte och mål

2.1 Syfte

Syftet med projektet är att implementera nya Ladok på Karolinska Institutet i enlighetet med den

nationella tidplanen och på ett för Karolinska Institutets verksamhet säkert sätt.

2.2 Projektmål

All data som ska migreras från befintligt till nya Ladok ska vara så senast vid driftsättning

av totalleveransen

Alla integrationer till angränsande system är implementerade, testade och driftsatta

senast 3 månader innan driftsättning

Nya processer och handläggningsrutiner ska vara framtagna senast 2017-05-30

Alla användare ska ha erbjudits relevant utbildning/information senast vid driftsättning

Anpassad supportverksamhet skall vara på plats senast 10 veckor innan driftsättning

Lokala inställningar i nya Ladok ska vara klara senast 4 veckor innan driftsättning


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


En avvecklingsplan ska vara upprättad senast 10 veckor innan driftsättning

Systemet ska ha överlämnats till lokal förvaltning senast 3 månader efter att nya Ladok är

i drift

2.3 Delmål

All data som ska migreras från befintligt till nya Ladok ska vara så senast vid

driftsättning av totalleveransen

o All rekommenderad registervård (i de s.k. handböckerna) ska vara gjord innan

driftsättning

o Nuvarande relevant Ladokdata ska felfritt passera informationskonverteraren inför

driftsättning av uppföljningsleveransen samt totalleveransen

o Nuvarande relevant Ladokdata ska vara migrerad till nya Ladokdatabasen vid

driftsättning

o Data som inte ska migreras till nya Ladokdatabasen ska vara sparad i särskild

beslutad ordning

Nya processer och handläggningsrutiner ska vara framtagna senast 2017-05-30

o Ny behörighetsstruktur ska beslutas senast 2017-01-31

o Nya processer för handläggning av utbildning på samtliga nivåer beslutas senast

2017-01-31

o Nya processer ska vara testade på referensgrupper senast 2017-01-31

o Regelsamling om hur systemet ska användas ska tas fram av projektet och

fastställs av universitetsdirektören

Lokala inställningar i nya Ladok ska vara klara senast 4 veckor innan driftsättning

o Lokala mallar och parametrar skall ställas efter mottagande av nya Ladok

o Behörighetsprofiler ska läggas in för olika användargrupper/roller i verksamheten

efter mottagande av nya Ladok

Alla användare ska ha erbjudits relevant utbildning/information senast vid

driftsättning

o Utbildningsmaterial tas fram/sammanställas senast 2017-05-30

o Utbildningsmaterialet ska ha testats på referensgrupper senast 2017-05-30

o Alla som ska vara användare i Ladok ska ha erbjudits utbildning/information senast

vid driftsättning

o Beslut ska tas om vilka användargrupper/roller som ska ha obligatorisk

undervisning senast 2017-01-31


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Alla integrationer till angränsande system är implementerade, testade och driftsatta

senast 3 månader innan driftsättning

o All information som de integrerade systemen behöver ska vara kartlagda senast

2016-02-28

o Utredning av KIMKAT (IAM) som integrationsplattform mot nya Ladok ska vara klar

senast 2016-12-30

o Programmering för anpassning av andra system, antingen direkt mot Ladok eller

via KIMKAT skall vara klart senast 2017-05-30

o Testning av samtliga systemkopplingar ska göras minst 3 månader innan

driftsättning

Anpassad supportverksamhet ska vara på plats senast 10 veckor innan

driftsättning

o Ny supportorganisation ska utredas och byggas upp

o Ny förvaltningsorganisation ska upprättas

En avvecklingsplan ska vara upprättad senast 10 veckor innan driftsättning

Systemet ska ha överlämnats till lokal förvaltning senast 3 månader efter att nya

Ladok är i drift

o Ny förvaltningsplan ska tas fram

2.4 Uppföljning

Uppföljning kommer att ske löpande för att säkerställa att projektet kommer att hinna med

samtliga delmål. Inför varje styrgruppsmöte lämnas en statusrapport där projektet följs upp utefter

de delmål och tidsplanering som finns.

2.5 Avgränsningar

Projektet ansvarar för att system som integrerar med befintligt Ladok integreras med nya Ladok

(såvida systemägaren inte tycker det är nödvändigt med fortsatt integration). Det ligger dock

utanför projektet att införa andra åtgärder till dessa system (ansvaret ligger på systemägaren).

Projektet ansvarar för att kommunicera och dokumentera eventuella brister som identifierats och

eventuellt ge förslag på åtgärder.

2.6 Beroenden till andra projekt och verksamheter

Det lokala införandet av nya Ladok är direkt beroende av huvudprojektet Ladok3. Ladok3-

projektet ger stöttning och information som är nödvändig för att varje lärosäte ska kunna

förbereda för migrering, integrationer och utbildning. Ladok3-projektet ska leverera tre

systemleveranser till den nya nationella förvaltningen av nya Ladok varav den sista är

totalleveransen. Sedan ska den nya förvaltningsorganisationen utföra acceptanstester av

systemet innan vi lärosäten får våra leveranser. Risken för att förskjutningar i tidsplanen uppstår

är stor och det lokala införandeprojektet är därför beroende av en flexibel tidsplan samt

möjligheten att ändra resursfördelningen för personer inom projektet.


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Projektet är också beroende av att den nya förvaltningen för Ladok3 levererar det stöd som

utlovats till lärosätena samt att driftsättning görs i enlighet med tidplan.

Utbildningsdatabasen Selma som Karolinska Institutet tillsammans med Uppsala universitet,

Umeå universitet och Mälardalens högskola använder måste anpassas till nya Ladok. Det är

anpassningar som är både omfattande och kostsamma. Det är avgörande för projektet att dessa

anpassningar görs enligt tidsplan då resultatet kommer att påverka projektet i stor grad.

Antalet användare av Ladok är idag relativt stort och personer som berörs av systembytet finns i

hela KIs verksamhet. Projektet är beroende av att berörd personal ges möjlighet att gå på

utbildning och hålla sig informerade om de förändringar som kommer att ske.

Ladoksystemet är ett av universitetets källsystem. Integrationer till systemet behöver göras om

och det är av största vikt att detta fungerar. Projektet är därför beroende av att arbetet med

integrationerna prioriteras.

Dessa beroenden gör det viktigt att projektet har nära kontakt med berörda avdelningschefer

inom universitetsförvaltningen samt god kommunikation med ledningen vid samtliga av KIs

institutioner.

3 Projektupplägg och planering

3.1 Projektstrategi

Under förstudien till projektet har en förstudiegrupp träffats och gjort löpande förberedande

arbete. Dessutom har gruppen arbetat med registervård för att förbereda migreringen av data från

nuvarande Ladok till nya Ladok. Registervård kommer att utföras genom hela projektet vilket är

en förutsättning för att data ska kunna migreras över till nya Ladok.

Projektet är direkt beroende av Ladok3 projektets projektplan så till vida att när Ladok3 projektet

dellevererar samt totallevererar nya Ladok måste vi som lärosäte förbereda och ta emot dessa

leveranser. Projekt Ladok3 levererar under utvecklingen av nya Ladok ett antal MIT-miljöer för att

vi som användare ska få möjlighet att testa och lära känna det nya systemet. Vartefter

huvudprojektet släpper information om systemet måste projektet inventera vad som ska

prioriteras att göra. Projekt är därför beroende av en flexibel tids – och resursplan. Planering av

projektet sker årsvis vilket innebär att projektplanering inför 2016 ska ske under fjärde kvartalet

2015

För att på bästa sätt kunna utarbeta förslag till riktlinjer och besluta om processer hur berörda

personer ska arbeta i nya Ladok kommer projektet att utnyttja olika referensgrupper och utse

piloter som kommer att få testa nya Ladok innan totalleveransen.

Det finns idag en stor grupp användare av Ladok och med nya Ladok kommer även lärare och

studenter i högre utsträckning kunna använda systemet vilket gör att projektet måste säkerställa

god kommunikation till verksamheten.

3.1.1 Framgångsfaktorer

Framgångsfaktorer för projektet är:

Att ha en god dialog med verksamheten kring projektets genomförande.

Att ha ett gott samspel med berörd verksamhet kring kartläggning och utveckling av de

delar av den studieadministrativa processen som berörs av projektet.


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Att det nationella projektet som utvecklar nya Ladok levererar funktionalitet och övriga

leveranser med rätt kvalitet och enligt fastställd tidplan.

Att projektet bemannats med rätt medarbetare från alla delar av verksamheten.

3.2 Tidplan och grindbeslut

Grind Beskrivning Datum Slutdatum

G1 Starta projektet – första möte med styrgrupp 2015-06-15

G2 Starta genomförandefas och projektplan fastställs 2015-09-18

G3.1 Beslut - Resultathantering (delleverans 1 där nytt

gränssnitt kopplas till befintligt Ladok)

2015-12-16

G3.2 Beslut - Start pilot resultathantering 2016-12-16 2016-06-30

G3.3 Beslut – tids- och aktivitetsplanering inför 2016 2016-03-07

G3.4 Beslut – Utvärdering av pilottester

Beslut – Processer relaterade till

resultatrapportering

2016-09

2016-09

G3.5 Avstämningspunkt – Uppföljning 2016-06-03

G3.6 Beslut – studentgränssnitt 2016

G3.7 Beslut – integrationer

Beslut – tidsplan för 2017

2016

G3.8 Beslut – totalleverans Q3 2017

G4 Godkännande av projektets resultat 2017-12-31

G5 Godkännande av slutrapport och avslut av projektet 2018-03-01

3.3 Aktivitetsplan och milstolpar

Aktivitetsplan – se bilaga 3

3.3.1 Arbetspaket

IT och integrationer

Utveckla och utföra integrationer mellan nya Ladok och angränsande system.

Registervård

Städa data i befintligt Ladok så att all data kan migreras över till den nya Ladokdatabasen. Avveckla befintligt Ladok.

Utbildning

Utbilda användare i nya Ladok gällande processer, arbetssätt och funktioner.


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Verksamhetsprocesser

Ta fram nya processer och förslag på nya verksamhetsregler samt ta fram nya handläggningsrutiner för alla berörda områden.

Kommunikation

Föra fram budskap om projektet i relevanta kanaler för projektets intressenter.

Driftsättning och överlämning till systemförvaltning

Övergången från befintligt Ladok till nya Ladok. Driftsättning av nya integrationer. Överlämning till lokal förvaltning.

3.3.2 Milstolpar

MS Beskrivning Kommentar

MS1: Dokumentation för projektet beslutat En första version av projektplan med bilagor

fastställs.

MS2: Mottagning av resultathantering Den första nya systemleveransen där vi får testa

det nya gränssnittet och funktioner för att ge

studenterna resultat på moment och betyg på

kurs. Applikationen är ny men data sparas i den

befintligt Ladokdatabasen. Leveransen av

resultathantering sker v 47 2015 till KI.

MS3 Processer och utbildningsmaterial för

resultathanteringen klara

De processer som ska användas under

testperioden av piloterna är klara. Utbildning tas

fram som skall användas för att utbilda de piloter

som ska börja använda resultathanteringen.

Styrgruppen beslutar i vilken omfattning som

resultathanteringen ska testas.

MS4: Piloter använder sig av det nya

gränssnittet för resultathantering

MS5: Pilottester av resultathanteringen är

avslutade

MS6: Utvärdering av pilottest

Processer och utbildningsmaterial utvärderas.

Styrgruppen tar beslut på hur

resultathanteringen ska användas vidare på KI.

MS7: Utvärdering av projektet och

projektorganisationen

Utvärdering av arbetet som gjorts, mottagandet

av första leveransen och projektets arbete

MS8: Mottagande av

uppföljningsleverans/årsredovisning

Den andra systemleveransen,

uppföljningsleveransen/årsredovisning sker v 17

2016 till KI. Användningen av

uppföljningsleveransen är väldigt begränsad till

centrala handläggare.

MS9: Fastställande av processer och Innan totalleveransen ska samtliga processer för


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


utbildningsmaterial arbete i Ladok vara framtagna.

Utbildningsmaterial tas fram som ska användas

av samtliga användare på KI

MS10: Test av samtliga integrationer är

gjorda

Alla integrationer till nya Ladok måste testas.

MS11: Mottagande av totalleveransen Den tredje och sista systemleveransen,

totalleveransen sker preliminärt Q3 2017.

Styrgruppen fattar beslut om i vilken utsträckning

som nya systemet ska testas.

MS12: Test av totalleveransen Dels måste test göras för att säkerställa att all

data migrerats korrekt och dels måste alla

processer, mallar och behörigheter testas i

verksamheten. Styrgruppen tar beslut om hur

testningen ska ske.

MS13: Utvärdering av tester Efter utvärderingen tar styrgruppen beslut om

hur det nya systemet ska rullas ut på KIs

institutioner

MS14: Införande av totalleveransen på hela

universitetet klart

MS15: Befintligt Ladok stängs ner Ev. behov av arkivering av data som inte har fört

över till den nya Ladokdatabasen är hanterad

MS16: Avstämning att projektmål uppnåtts

MS17: Slutrapport godkänd

MS 18: Projektet utvärderas och avslutas

3.4 Resurs- och kompetensbehov

Tidsperiod

Kompetens Antal timmar

(under perioden)

Andel av

årsarbetskraft

Registervård

2015-2017 Ladokhandläggare, systemansvarig 20 %/år

Integrationer

2015-2017 Programmerare, driftansvarig, systemspecialist

2015-2017 IT-ansvarig projektmedlem 20 %/år

2016 eller

2017

VIS 25 %

2016 SRS 8,3 %


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Uppbyggnad av ny förvaltningsorganisation

2015-2017 Ladokhandläggare 40 %/år

Utbildning

2015-2017 Ladokhandläggare 20 %/år

Handläggningsprocesser

2016-17 Examenshandläggare 10 %/år

2016-17 Studievägledare 10 %/år

2016-17 Internationell handläggare 5 %/år

2016-17 Programhandläggare 5 %/år

2016-17 Antagningshandläggare 5 %/år

2016-17 Studieadministratör på institution 15 %/år

Anpassning Selma

2016-2017 Systemansvarig (förutom externa konsulter) 20 %/år

Projektledare

2015-2018 Projektledare 100% (2018 tills

projektslut)

3.5 Projektbudget

Se bilaga 1

3.6 Kvalitetssäkring

Vid varje leverans kommer pilotgrupper eller referensgrupper att utses för att säkerställa

systemfunktionalitet, fastställa utbildningsmaterial och testa processkartor.

Systemförvaltargruppen kommer att säkerställa att all data är migrerad korrekt när nya Ladok

sätts i drift genom att jämföra data i nya jämfört med befintligt Ladok. Även integrationer kommer

att testas innan befintligt Ladok avvecklas.


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


4 Projektorganisation och roller

4.1 Organisationsschema

Projektet är organiserat med en styrgrupp och en projektgrupp. Dessutom kommer ett antal

resurspersoner utses med expertkunskaper inom avskilda områden. Projektet kommer även utse

referensgrupper som skall testa processer, utbildningsmaterial etc.

4.2 Roller och ansvarsområden

4.2.1 Beställare och styrgrupp

Beställare: Per Bengtsson, universitetsdirektör

Styrgrupp:

Marie-Louice Isacson, ordförande och beställarrepresentant

(delegerat ansvar från universitetsdirektören)

Marie Tell, biträdande universitetsdirektör

Åsa Nandorf, enhetschef för studieadministrativa enheten

Matti Sällberg, prefekt

Åsa Misic, administrativ chef

Lena Nilsson-Wikmar, grundutbildningsansvarig

Gustaf Risling, projektchef IT-avdelningen

Robert Harris, central studierektor forskarutbildningen

Studeranderepresentant

Projektgrupp

Projektledare Marie Sandström Akram

IT-ansvarig, integrationer Lena Nordlöf

Styrgrupp

Ordförande Marie-Louice Isacson

Referensgrupper/

piloter

Resurspersoner inom

specialistområden

Examen

Antagning

Forskarutbildningen

Internationell handläggare

Studievägledare

Systemförvaltare VIS, Ladok, Selma

Programhandläggare

Central Ladokhandläggare

Utbildningsadministratör på institution


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


I beställarens ansvar ingår att:

Värdera och definiera:

Bakgrund och behov

Mål

Tids- och kostnadsramar

Val av projektledare

Styrande funktionen

Nödvändiga resurser

Godkänna:

Projektorganisation

Mål och planer

Slutresultat

Besluta om:

Start, grindar, projektslut

Ändrade förutsättningar

Avvikelsehantering

Eventuell nedläggning

I styrgruppens ansvar ingår att:

stödja beställaren i beslutsfattandet

definiera och besluta om större frågor i projektets upplägg

följa och delta i projektets utveckling

granska rapporter

återrapportera till sin egen organisation

4.2.2 Mottagare

Åsa Nandorf, enhetschef för studieadministrativa enheten

4.2.3 Projektledare och deltagare

Projektledare: Marie Sandström Akram

I projektledarens ansvar ingår att:

specificera och förankra målen

utarbeta planer och rutiner

på uppdrag av beställaren träffa nödvändiga överenskommelser om arbetsinsatser, t ex

med linjechefer och deras medarbetare om deltagande i projektet


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


leda och fördela arbetet

följa upp och samordna

kontinuerligt informera projektdeltagarna och resurspersonerna om projektets

fortskridande

hantera störningar och risker

fatta beslut för projektets genomförande, inom givna ramar

dokumentera och sammanställa resultaten i projektet

kontinuerligt avrapportera till beställaren och styrgruppen

Projektgrupp:

Lena Nordlöf, systemförvaltare, IT-ansvarig integrationer

Nina von Zeipel, systemansvarig Selma

Cecilia Lind, systemansvarig Ladok

Wietze de Vries, bibliotekarie, IKT-pedagogiskt stöd

Charlotta Cederberg, enhetschef programkansliet

Mattias Landelius, studieadministratör på institution

Jonas Sundbäck, grundutbildningssansvarig

I IT-ansvariges ansvarsområde ingår att (endast gällande systemintegrationsfrågor):

utarbeta planer och rutiner

följa upp och samordna

meddela störningar och risker till projektledaren

dokumentera och sammanställa resultaten

kontinuerligt avrapportera till projektledaren

I projektdeltagarnas ansvar ingår att:

medverka vid planeringen av projektet samt fortlöpande planering

hålla sig informerad om projektets fortskridande och läsa relevant dokumentation

utföra tilldelade arbetsuppgifter

utnyttja respektive kompetenser

informera om avvikelser

dokumentera sina resultat

vara ambassadörer för projektet inom universitetet


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


4.2.4 Resursfunktioner

Följande kategorier är lämpliga områden där personal bör knytas till projektet som resurspersoner

Examenshandläggare

Antagningshandläggare

Forskarutbildningshandläggare

Internationell handläggare

Studievägledare

Systemförvaltare VIS, Ladok, Selma

Programhandläggare

Centrala ladokhandläggare

Utbildningsadministratörer

IT (programmerare, driftansvarig och systemspecialist)

I resurspersonernas ansvar ingår att:

medverka vid planeringen av relevanta delar av projektet

utföra tilldelade arbetsuppgifter

informera om avvikelser

dokumentera sina resultat

vara ambassadörer för projektet inom universitetet

4.2.5 Referensgrupp:

För att testa funktionalitet och arbeta fram manualer kommer referensgrupper att utses.

Systemleveranserna resultathantering och uppföljning/årsredovisning kommer att testas på en

grupp av personal som på olika sätt är användare av Ladok. Referensgrupperna har en

rådgivande roll till projektet.

5 Kommunikation och förankring

5.1 Kommunikationsplan

Syftet med en kommunikationsplan är att:

göra kartläggning av projektets olika intressenter

ge förslag på vilken strategi vi bör använda gentemot våra olika intressenter (information,

dialog eller involvering) och en uppskattning av omfattning

kartlagga samtliga större ordinarie kanaler som finns för att nå våra intressenter, för att

kunna agera snabbt i rätt forum, när så behövs


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


5.1.1 Intressenter

Kärnintressenter (intressenter som är nyckelpersoner för projektet eller personer med

ledningsuppdrag vars medarbetare i hög grad påverkas och vill kunna påverka projektet):

Prefekter

Administrativa chefer

Personal inom systemförvaltargruppen, UFS

Systemförvaltare Ladok, Selma, KIMKAT

Avdelningschef och enhetschefer vid avdelningen för utbildnings- och

forskarutbildningsstöd

Avdelningschef och enhetschefer vid IT-avdelningen

Bibliotekschef

Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan,

eventuellt deltagande i referensgrupper och utbildningsplaner.

Primärintressenter (intressenter med stort intresse och som i hög grad kommer att påverkas av

projektet och vill kunna påverka):

Utbildningsadministratör på institution

Grundutbildningsansvarig

Programhandläggare

Studievägledare

Studierektorer för forskarutbildningen

Övriga handläggare/personal som arbetar med Ladok inom UF och på institution

Lärare

Studenter (på grund, avancerad och forskningsnivå)

Styrelsen för utbildning och styrelsen för forskarutbildning

Systemägare av system som integrerar med Ladok

Infopunkten

Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan,

eventuellt deltagande i referensgrupper, utbildningsplaner och information om nya funktioner och

nya arbetsrutiner.


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Sekundärintressenter (intressenter som behöver information men som troligtvis inte lika aktivt vill

eller behöver påverka projektet):

Kommunikationsavdelningen

IT-avdelningens övriga medarbetare

Övriga medarbetare på Karolinska Institutet

Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan

och eventuella effekter på verksamheten i stort på Karolinska Institutet.

Ledningsintressenter (som har övergripande verksamhetsansvar men som inte deltar aktivt i

projektet)

Universitetsledningen

Dekaner

Övriga avdelningschefer på Karolinska Institutet

Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan

och eventuella effekter på verksamheten i stort på Karolinska Institutet

5.1.2 Budskap

Budskap som samtliga eller specifika intressenter är behov av:

Att alla lärosäten inom Ladokkonsortiet kommer att få ett nytt Ladoksystem och varför

Att det nya systemet innebär att befintliga rutiner inom studieadministration kommer att

ändras

Att det nya systemet kommer att kunna användas av nya personalkategorier, främst av

studenter och lärare

Att det lokala projektet är direkt beroende av Ladok3 projektet

Tidplan för det lokala projektet

Att alla gamla och nya användare kommer erbjudas utbildning i det nya systemet

Kärnintressenter

Primärintressenter

Sekundärintressenter och ledningsintressenter

Ex. prefekter, administrativa chefer, centrala Ladokhandläggare och

avdelningschef och enhetschefer vid IT-avdelningen

Ex. utbildningsadministratör på institution, programhandläggare,

grundutbildningsansvarig, lärare, systemägare av system som integrerar

med Ladok

Lärare

Handläggare/personal som arbetar med Ladok

inom UF

Lärare

Studenter (på grund, avancerad och

forskningsnivå)

Ex. IT-avdelningens övriga medarbetare universitetsledningen, övriga

medarbetare på Karolinska Institutet, övriga avdelningschefer på

Karolinska Institutet


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


Fördjupat budskap:

Vilka utbildningsinsatser kommer göras och vilka behöver utbildas i nya systemet

Vilka resurser kommer att behövas under projektet utanför projektgruppen och

resurspersoner

Att nya Ladok kommer att medföra nya regelverk och processer

5.1.3 Kanaler

Internwebben, nyhetsbrev (chefsnytt, utbildningsnytt, forskarutbildningsnytt och egna nyhetsbrev),

seminarier, möten (UF-möten, prefekt och AC-möten, avdelningsmöten, enhetsmöten etc), e-

mail.

Studenter: riktad information till studenter genom webben, nyhetsbrev och ex

programhandläggare, olika skärmar runt om på campus.

5.2 Rapporteringsrutiner och dokumentation

Alla dokument som upprättas kommer att spara ner på projektets gemensamma sidor i KI Box.

Protokoll skrivs vid projektmöten och styrgruppsmöten. Övriga möten dokumenteras med

minnesanteckningar. Inför varje styrgruppsmöte upprättar projektledaren en statusrapport. En

slutrapport kommer att upprättas enligt KIs projektmodell.

5.3 Mötesrutiner

5.3.1 Projektmöten

Var 4-6e vecka har gruppen ett protokollfört projektmöte där också resurspersoner kan

adjungeras in. På dessa möten redovisas aktiviteter som genomförts sedan senaste mötet,

projektledaren ger information från bl.a. Ladok3 projektet, beslutsfrågor och öppna frågor tas upp.

Projektledaren är sammankallande. Projektmedlemmarna ansvarar för att förbereda sig genom

att läsa in sig på eventuellt material och utföra eventuella arbetsuppgifter som denna fått tilldelat

till sig. Utöver traditionella möten kommer workshop och seminarier planeras.

5.3.2 Styrgruppsmöten

Styrgruppen kallas till möte ca 4 ggr/år för grindbeslut och eventuellt milstolpar. Även vid behov av

avvikelserapportering eller andra beslut. Till varje styrgruppsmöte bilägger projektledaren en

statusrapport, eventuella ordförandebeslut, föregående protokoll och eventuellt riskanalysen.

Varje styrgruppsmöte dokumenteras med protokoll. Kallelse, dagordning och bilagor skickas till

deltagarna senast 1 vecka innan mötet. Projektledaren kallar till mötena och är föredragande

(dock är ordförande sammankallande på mötet).

5.3.3 Möten med resurspersoner

Projektledaren ansvarar för att kalla till möten regelbundet med resurspersonerna då personerna

ska utföra arbete i projektet. Intensiteten kommer att anpassas utifrån vilken fas projektet är i.

Minnesanteckningar förs på dessa möten. Gällande möte med resurspersoner inom IT är IT-

ansvarige projektmedlem ansvarig för att kalla till möten och dokumentera dessa möten med


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


minnesanteckningar. Projektledaren ansvarar för att kalla till avstämningsmöten med IT-ansvarig

för integrationer som dokumenteras med minnesanteckningar.

6 Risker

Riskanalysen ska uppdateras minst var 6e månad eller vid förändringar i projektet. För riskanalys

se bilaga 2.

7 Avvikelse och ändringshantering

Ändringar som påverkar projektets tidplan, kalkyl eller leveranser beslutar styrgruppen om. Beslut

om ändringar som inte påverkar projektets tid- och kostnadsramar kan fattas av projektledare ev.

i samråd med styrgruppsordförande. Alla förslag till personella förändringar ska ske i samråd med

ordförande och ev. styrgruppen. Projektgruppen ansvarar för att styrgruppen får underlag till

beslut som omfattar beskrivning av förändringen, konsekvens och rekommendation till beslut.

8 Utvärdering

Projektet kommer att utvärderas utifrån de projektmål och delmål som sattes upp i projektplanen.

Utvärdering av projektet kommer att göras efter implementeringen av första leveransen och runt 6

månader efter den första utvärderingen. Vidare kommer projektets arbetssätt och projektstrategi

att utvärderas löpande genom projektet. Rekommendationer för fortsatt uppföljning och

lärdommar kommer att dokumenteras och kommuniceras.

9 Överlämning och mottagande

Överlämning av projektets resultat kommer att ske succesivt. Processer, manualer och

utbildningsmaterial levereras när de är beslutade. Nya Ladok överlämnas till lokal förvaltning

enligt den driftsättningsplan som kommer att upprättas när Ladok3 projektet kan ge en tidsplan för

totalleveransen.

9.1 Mottagarorganisation

Mottagare av projektets resultat och framtida systemägare är enhetschefen för

studieadministrativa enheten inom avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd.

Systemförvaltare och centrala handläggare för nya Ladok ingår i samma mottagande enhet.

9.2 Former för överlämning av projektresultat

I mottagarens uppdrag ingår att säkerställa eventuell ny förvaltningsorganisation för systemet.

Eftersom många i projektgruppen och resurspersoner är del av den mottagande organisationen

säkras en kontinuerlig kunskapsöverföring. Projektet kommer att verka för ett nära och

kontinuerligt sammarbete med mottagande organisation. Det ligger i mottagarens uppdrag att

vidare förvalta och vidareutveckla de riktlinjer, manualer och utbildningsmaterial som projektet

levererar. Vidare ligger det på mottagande organisation att utbilda framtida användare av nya

Ladok.


Dokumentansvarig


2016-04-14

Version

1.2



1-767/2014


10 Projektavslut och stängning

Projektet avslutas efter att slutleverans till ny förvaltning skett. Vid projektavslut ska

projektresultaten vara levererade, verifierade och kvitterade av mottagaren; komplett

dokumentation ska finnas och vara godkänd; utvärdering av projektarbetet genomförd;

restpunktlista upprättad och Slutrapporten godkänd av styrgruppen samt projektorganisationen

upplöst.

11 Referenser

11.1 Kontaktpersoner

Projektledare: Marie Sandström Akram, avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd

IT-ansvarig integrationer: Lena Nordlöf, IT-avdelningen

11.2 Dokument

Bilagor till projektplanen: Riskanalys

Relaterade dokument: Budget (beslutas av universitetsdirektören), aktivitetsplan och projektbeställning

12 Signering

Stockholm 2015-10-16

Projektledare Beställare (genom delegation)

Marie Sandström Akram Marie-Louice Isacson

Mottagare

Åsa Nandorf

projektplan - ki.se · srs – student recruitment system. selma – den utbildningsdatabas som...

Documents