Projektplan Syddjurs Smart Community

Dokument: Projektplan

Version: 1.1

Udgivelsesdato: 9. marts 2016

Udarbejdet af: MC

Kontrolleret af: JT

Godkendt af: MC

Projektplan_ver01-1 2

Indhold

1 Indledning ..................................................................................... 3

1.1 Projektets titel ....................................................................................... 3

1.2 Baggrund .............................................................................................. 3

2 Formål og succeskriterier .............................................................. 4

2.1 Formål 4

2.2 Succeskriterier ...................................................................................... 4

3 Milepæle og aktiviteter .................................................................. 5

3.1 Leverancen ........................................................................................... 5

3.2 Milepæle ............................................................................................... 5

4 Projektstyring ................................................................................ 7

4.1 Roller 7

4.1.1 Leverandør............................................................................................. 7

4.1.2 Smart Community Lab ........................................................................... 7

4.1.3 Styregruppe ........................................................................................... 7

4.2 Tids- og aktivitetsplan ........................................................................... 7

4.3 Projektværktøj....................................................................................... 8

5 Organisering ................................................................................. 9

6 Kvalitetssikring ............................................................................ 10

Projektplan_ver01-1 3

1 Indledning

1.1 Projektets titel

Projektet hedder Udvikling af strategiplan 2030 for udvikling af Syddjurs Smart Communi-

ty.

1.2 Baggrund

Udarbejdelsen af strategiplan frem mod 2030 sker under kampagnen ”På Forkant”, som

er initieret og finansieret af et partnerskab mellem Realdania, KL og staten. Kampagnen

skal hjælpe kommunerne uden for de store byer med at sætte gang i en positiv tilpasning,

omstilling og udvikling. Ved at støtte 26 langsigtede strategiprojekter skaber kampagnen

et laboratorium, der udvikler nye metoder, viden, erfaringer og netværk.

I Syddjurs Kommune er udrulning af fibernet blevet anledning til at sætte gang i en lang-

sigtet analyse- og strategiproces. Processen skal afdække udfordringer og potentialer og

munde ud i en strategiplan, der bygger videre på kommunens vision om at blive et Smar-

ter Community.

Udrulningen af den digitale infrastruktur skal ledsages af strategiske indsatser, der smart

udnytter og aktiverer de nye ressourcer og potentialer, der er og kan komme i Syddjurs

Kommune – både vedrørende erhvervslivet og blandt iværksættere, i det fysiske miljø og

blandt kommunens borgere. Derfor har Syddjurs Kommune søgt og modtaget støtte fra

kampagnen På forkant til at udarbejde en strategiplan frem mod 2030.

Projektplan_ver01-1 4

2 Formål og succeskriterier

2.1 Formål

Formålet med projektet er at udarbejde en strategiplan, der kan være Syddjurs Kommu-

nes styringsredskab frem mod 2030 i udviklingen af et smart community.

Under titlen Syddjurs Smart Community skal strategiplanen give inspiration og værktøjer

til, hvordan udrulningen af digital infrastruktur styrker kommunens evne til at tiltrække og

fastholde borgere i kommunen, gennem blandt andet gunstige miljøer og netværk m.v.

for iværksættere, øget produktivitet i erhvervslivet, styrket turistområde, samt i kommu-

nen som virksomhed.

2.2 Succeskriterier

Der opstilles følgende succeskriterier for projektet:

� Der er involveret en række champions fra erhvervsliv og civilsamfund

� Der er etableret en række arbejdsgrupper/netværk, som arbejder med at udfolde po-

tentialerne inden for erhvervsliv/iværksætteri, turisme og kommunen som virksomhed

� Der er – udover strategi og handlingsplan – udviklet kommunikationsmaterialer, som

forklarer og synliggør Syddjurs Smart Community

� Der er gennemført en overdragelse af strategi og metode for change management fra

leverandør til Syddjurs Kommune

Projektplan_ver01-1 5

3 Milepæle og aktiviteter

3.1 Leverancen

Den endelig leverance er en samlet strategiplan 2030 indeholdende:

� Strategi for Syddjurs Smart Community og strategiske mål/pejlemærker frem mod

2030

� Handlingsplan for de udvalgte fokusområder

� En plan for organisering af arbejdet frem mod 2030

� Metode for change management (forandringsledelse) frem mod 2030

� Forankring blandt interessenter (forandring af mindset + ejerskab + begejstring)

� Desuden diverse dokumentation fra kortlægningen mv.

3.2 Milepæle

I leverancen af den endelige strategiplan er der fire milepæle. Af Figur 1, som er den

overordnede køreplan for projektet, fremgår milepælenes placering.

Figur 1 Overordnet køreplan

Projektplan_ver01-1 6

Projektets fem faser er i køreplanen samlet i tre og milepæle er angivet efter hver fase

(sorte ruder). Der er planlagt tre styregruppemøde (de røde cirkler). Under hver fase er

output (delleverancer) beskrevet. For at en milepæl er nået, skal output (delleverancer),

som beskrevet i figuren), foreligge.

Projektplan_ver01-1 7

4 Projektstyring

4.1 Roller

4.1.1 Leverandør

Leverandørs1 opgaver er:

� at være ansvarlige for projektets fremdrift og koordinere de løbende opgaver i projek-

tet, i forhold til styregruppen og Smart Community Lab

� at gennemføre projektet succesfyldt fra start til slut, og sikre at alle deltagerne i pro-

jektforløbet løbende vurderer/evaluerer processer og løsninger (samskabelse)

� at varetage borgerinddragelse og kommunikation i samarbejde med relevante res-

sourcepersoner i Syddjurs Kommune, og samordne med Smart Community Lab,

samarbejdspartnere m.v.

Herudover tilfører leverandør projektet sin viden om strategiudvikling, smart cities, an-

vendelse af teknologi mv. til inspiration af fokusområder og design af inddragelsespro-

cesser.

Den overordnede projektledelse er forankret hos Pluss projektleder.

4.1.2 Smart Community Lab

Smart community lab med repræsentanter fra både Syddjurs Kommune og leverandør er

den operative projektgruppe, hvor oplæg drøftes, aktiviteter planlægges og projektet ud-

vikles.

Det er leverandørs repræsentanter i gruppen, der sikrer de udkast til oplæg, aktiviteter

mv., som skal drøftes i gruppen.

Smart Community Lab kan inddrage andres ressourcepersoner efter behov.

Projektet evalueres løbende i gruppen og ved afslutning af hver fase inddrages læringen i

planlægning af næste fase.

4.1.3 Styregruppe

Styregruppen er formelt ansvarlig for projektet og træffer de overordnede beslutninger.

Tiltag med økonomiske, strategiske eller politiske konsekvenser forelægges styregrup-

pen.

4.2 Tids- og aktivitetsplan

De konkrete aktiviteter styres via vedhæftede tids- og aktivitetsplan, som løbende opdate-

res og deles med Smart Community Lab.

1 Pluss med underleverandører Devoteam og Alexandra Instituttet

Projektplan_ver01-1 8

Det er Pluss projektleder, som er ansvarlig for den løbende opdatering af tids- og aktivi-

tetsplan hele.

4.3 Projektværktøj

ShareFile anvendes til som dokumentdelingsværktøj mellem deltagerne i smart commu-

nity lab.

Projektplan_ver01-1 9

5 Organisering

Den overordnede organisering af projektet ser således ud:

Figur 2 Projektorganisering

Projektplan_ver01-1 10

6 Kvalitetssikring

Der foretages en løbende kvalitetssikring af det samlede projektet med udgangspunkt i

værktøjet ”7 nøgler”. Tabellen opdateres løbende i takt med projektets fremdrift.

Tabel 1 Kvalitetssikring

”7 nøgler” Opmærksomhedspunkter

Konkrete opgaver, der projekt-mæssigt skal håndteres i pro-cessen

Vurdering (bruges i processen mhp. en effektiv projektstyring)

Kommentar

1. Resultatmål:

Er der styr på formål og omfang?

� Overordnet tidsplan

� Formål og succeskriterier

� Ressourcestyring og tidsregi-strering

2. Risici:

Er der styr på risici i projektet?

� Hvilke risikofaktorer findes i projektet?

� Hvordan kan risikofaktorerne håndteres effektivt?

Risikoanalyse gennem-gås med Syddjurs Kommunes projekt-ledelse

3. Fremgangsmåde/tilrettelæggelse:

Er der styr på metodeanvendelse og leverancer i projektet?

� Mødekalender

� Strategi og aktivitetsflow

� Koordinering

� Plan for delleverancer og pro-cesser formuleres og godken-des

Mødekalender med Smart Community Lab planlægges

Aftaler om løbende ko-ordinering aftales mel-lem projektledelser

4. Team og infrastruktur:

Er der styr på, hvilke kompetencer der skal være til stede i projektets team og infrastruktur? Er ansvar og kompetencer klart afgrænset?

� Principper for samarbejdet

� Beslutningskompetencer og informationsstrømme

Principper for samarbej-de med smart communi-ty lab aftales endelig i fase 1.

5. Interessenthåndtering:

Er der styr på interessenterne, herunder afgrænsning af ansvar og kompetence-områder samt forventningsafstemning?

� Interessenter og interessent-styring

Interessentanalyse gen-nemgås med smart community lab

6. Nytteværdi og værdier:

Er der klarhed over, hvilken nytte pro-jektet skal give organisationen?

Er processen i overensstemmelse med organisationens værdier?

� Hvad skal nytten være af op-gaven? Hvilke indikatorer skal eventuelt anvendes?

� Hvilke bærende ideer ligger i opgaven?

7. Støttesystemer og kvalitetstjek i projektet:

Foreligger de nødvendige støttesyste-mer og kvalitetstjek?

� Dokumentstandarder og -styring

� Fakturering og dokumentation

� Budget- og økonomistyring – udlægsadministration

� Opfølgning og evaluering

� Kontraktstandarder og kon-traktstyring – leverandørsty-ring

Dokumentdelingsværk-tøj skal aftales