xleasy projektplan 102

xlEasy Projektplan

v102 - 22. januar 2011

1 Introduktion 2 2 Opret en ny Projektplan 3

2.1 Ny Excel-fil ................................................................................3 2.2 Rediger projektplan ....................................................................3 2.3 Tilføj nye delprojekter og opgaver .................................................6 2.4 Tidsplanlægning .........................................................................7 2.5 Farve på Gantt-linjer ................................................................. 12 2.6 Andre kolonner ........................................................................ 14 2.7 Gem projektplan ...................................................................... 16

3 Visninger 18 3.1 Filtrer opgaver ......................................................................... 18 3.2 Vælg en visning ....................................................................... 20 3.3 Sortering ................................................................................ 21

4 Opret ToDo-liste 23 5 Kommuniker din projektplan 24

5.1 Udskriv ................................................................................... 24 5.2 Tag et billede af projektplanen .................................................... 24 5.3 Send projektplan ...................................................................... 24

6 Teknisk info 26 6.1 Hjælp ..................................................................................... 26 6.2 Sikkerhedsindstillinger .............................................................. 26 6.3 Installation .............................................................................. 28 6.4 Tilpas visningerne ..................................................................... 31 6.5 Tilpas Excel ............................................................................. 35 6.6 Brug funktionerne på dine egne Excel projektmapper ..................... 36 6.7 Excel kursus ............................................................................ 37 6.8 Genvejstaster .......................................................................... 41 6.9 Historik ................................................................................... 41

Note: I denne vejledning bruges Excel 2007 terminologi. I de fleste

tilfælde kan du direkte oversætte det til Excel 2003 terminologi.

F.eks. bruges her "knap X på båndet". Hvis du bruges Excel 2003

bliver det blot "knap X på værktøjslinjen".

Introduktion xlEasy Projektplan

Afsnit 2.1 Ny Excel-fil

Side 2 / 43

1 Introduktion

xlEasy Projektplan og ProjectTools bruges til at forberede, gennemføre og afslutte

projekter. Der er fokus på planlægning og kommunikation.

Arket Projektplan fungerer grundlæggende ens i alle versioner: Du starter med et stort,

færdigt tegnepapir, opretter opgaver – og du er færdig. Hvis du skal kommunikere, dvs.

printe eller sende en projektplan skjuler du tomme rækker samt evt. weekender og uger

udenfor projektplanen. Du gør ved at vælge en visning – og det tager 2 sekunder.

I xlEasy Projektplan er der indtastningskolonner til venstre og Gantt-kort til højre. Et

Gantt-kort er en grafisk fremstilling af projektets opgaver og tid. Gantt-kortet tegnes

automatisk.

Arkene Projektplan og ToDo kan være suppleret af andre ark: Kontakter, Lister, Udstyr og

andre specialark.

Nyt i version 102

• Vælg visning har fået en ny detalje:

− Hvis en celle i projektplanen (området dbPlan) er markeret vises

dialogboksen

− Hvis en celle udenfor projektplanen er markeret vises/skjules

systemområderne

• Flyt en aktivitet op/ned med ctrl+pil op/ned (kun aktiviteter flyttes. stå i en tilfældig

celle rækken)

• Byt to aktiviteter: Marker en celle i to aktiviteter. Ctrl+pil op/ned får dem til at byttet

plads.

Nyt i version 012

• Du har mulighed for dobbelt Gantt-kort: Dage og Uger. Hvis du har længerevarende

projekter, kan du anvende Gantt-kort med dage som enhed til detailplanlægning, og

Gantt-kort med uger som enhed til at få det store overblik.

• Ny genvejstast: Vælg visning (Ctrl+skift+i).

• Vælg visning: Dialogboksen er udvidet med alle indstillinger for Gantt-kortet:

Startdato, Gantt-type (dage, uger, ingen), antal uger og vis/skjul weekender.

Opret en ny Projektplan xlEasy Projektplan

Afsnit 2.1 Ny Excel-fil

Side 3 / 43

Indstillingerne gemmes på den valgte visning, hvis du anvender dem.

• Din visning kan nu have et filter på alle kolonner – også ID og Opgavenavn.

• Indsæt nye delprojekter: Ny nummer-politik, så der vælges et nummer efter hvor de

nye projekter/opgaver indsættes.

• Denne hjælp: Nyt afsnit om tabeller, der jo anvendes bl.a. til listerne.

OBS: Du skal have en ny projektskabelon for at få glæde af de nye funktioner.

2 Opret en ny Projektplan

2.1 Ny Excel-fil

Du har modtaget en projektskabelon som en xls- eller xlsx-fil. Det er altså ikke en "rigtig"

skabelon, der hedder *xlt/*xltx/*xltm. Derfor: Husk at gemme en kopi af den oprindelige

et sikkert sted.

En ny projektplan oprettes ved at kopiere skabelonen. Giv dit projekt et navn:

2.2 Rediger projektplan

Rediger delprojekter

Navngiv dine delprojekter. Indtil der er oprettet opgaver, ser dit projekt sådan ud:


Afsnit 2.2 Rediger projektplan

Side 4 / 43

Rediger opgaver og ansvar

Din projektskabelon har de nødvendige rækker og kolonner, så du kan gå i gang med at

taste opgaverne. Det er ofte naturligt at arbejde med opgaver og ansvar samtidig.

Når du taster initialer på de ansvarlige, bruges ofte denne konvention:

Anbefaling: Der er kun én ansvarlig for en opgave. Der kan være flere deltagere.

Den ansvarlige (=projektlederen) skrives først.

I afsnittet om filtrering er eksempler på hvordan det kan bruges til individuelle ToDo-

lister.

Opgaver

En opgave har et navn. Det tastes direkte i cellen:

Ofte er der brug for at skrive en uddybende beskrivelse af opgaven. Det gøres ved at

tilføje en kommentar til opgaven. Se senere, hvordan kommentarerne udskrives på ToDo-

listen.

Nummerering af ID

Du kan re-nummerere ID’erne – f.eks. hvis du har tilføjet eller slettet opgaver.

Marker celler med indhold, der skal renummereres. Første celle skal

indeholde et tal.


Afsnit 2.2 Rediger projektplan

Side 5 / 43

Re-nummerer med Ctrl+Skift+d.

• Hvis første celle indeholder andet en et tal, opfattes det som tallet 0.

Numrene bliver derfor 0, 1, 2 osv.

• Funktionen kan bruges på andre ark også.

• Hvis du skal bruge mere avancerede nummerering, skal du bruge

Excels indbyggede funktion Startside > Redigering > Fyld.

Tilføj en uddybende kommentar

Marker den celle, der skal uddybes.

Klik på Kommentar.

Nu åbner en dialogboks med plads til at skrive en

uddybende tekst.

Anbefaling: Lær genvejstasten ctrl+skift+k.

I dialogboksen skriver du så megen tekst du har lyst til.

En uvidenskabelig test indikerer, at der er plads til ca.

15.000 tegn inkl. mellemrum. Det svarer til ca. 4 A4 sider.

Du kan kun skrive uformateret tekst. Et nyt afsnit

indsættes med Skift+Enter.

TIP: Når kommentaren indsættes via værktøjet, formateres kommentaren (tekst, kant

mm), men du kan manuelt indsætte og rette en normal Excel-kommentarer med

Skift+F2.

Tilføj en kommentar fra andet ark

Du kan indsætte indhold fra et andet ark i en kommentar. I eksemplet er en række

detaljer om en opgave beskrevet på et andet ark.

Marker en eller flere celler, der skal anvendes som

indhold i en kommentar.

OBS: Cellen til venstre (markeret med gult) for den

første af de markerede celler skal indeholde ID for den

opgave, der skal opdateres.

Opdater indholdet med Ctrl+Alt+k. Opgaven med den

valgte ID bliver markeret, og dialogboksen til redigering

af kommentarer åbnes nu med det nye indhold. Når

redigering afsluttes, vender du tilbage hvor du kom fra.


Afsnit 2.3 Tilføj nye delprojekter og opgaver

Side 6 / 43

2.3 Tilføj nye delprojekter og opgaver

Du kan tilføje nye delprojekter og opgaver manuelt eller gennem menuen i ProjectTools.

Manuel tilføjelse

Indsæt et antal tomme rækker. Kopier et eksisterende delprojekt eller opgave og indsæt

det i de blanke rækker. Ret kopierne. Se afsnittet 6.7 Excel kursus.

ProjectTools tilføjelse

Hvis din skabelon er forberedt til det, kan du indsætte nye delprojekter eller opgaver via

menuen.

1

Marker en vilkårlig celle i et delprojekt

eller en opgave. Nye rækker bliver

tilføjet efter den markerede række.

2

Gå til Gruppen Projekt > menuen Projekt

> menupunktet Tilføj…

Der åbnes nu en dialogboks.

3a

Hvis du har markeret en celle i et

delprojekt, antages det, at du vil tilføje

nye opgaver. Forsalg til antal hentes fra

arket Options.

Hvis du klikker Tilføj (eller Enter) tilføjes

det ønskede antal nye opgaver efter det

markerede delprojekt.

3b

Hvis du har markeret en opgave,

antages det, at du vil indsætte et nyt

delprojekt.

Når du taster Enter (eller klikker Tilføj),

indsættes et nyt delprojekt.

De nye rækker henter indhold fra skjulte rækker øverst på arket. Hvis du vil have et

andet standardindhold, retter du blot tekst, formater eller formler i disse rækker.


Afsnit 2.4 Tidsplanlægning

Side 7 / 43

2.4 Tidsplanlægning

To Gantt-kort

I nyeste version har du mulighed for at arbejde med to Gantt-kort. Din konkrete

projektplan understøtter muligvis ikke dette.

Du kan vælge mellem:

• Gantt-kort 1: Dag anvendes som enhed

• Gantt-kort 2: Uge anvendes som enhed

• Skjul Gantt: Ingen af de to vises

De to ser sådan ud:

Gantt dagsvisning (2 uger) Gantt ugevisning (8 uger)

Eksemplerne i denne manual kan vises i dags- eller uge-visning.

Planlæg en opgave

Tidsplanlægning foregår altid ved at angive en startdato og en varighed i dage. Slutdato

beregnes automatisk og Gantt-kortet opdateres automatisk. Dette gælder uanset om

enheden på Gantt-kortet er dage eller uger, og uanset om du anvender kalenderdage

eller arbejdsdage i tidsplanlægningen.

Manuel indtastning

I kolonnen Startdato taster du en dato i formatet dd-mm-åååå. Hvis datoen er i

indeværende år, kan du nøjes med at taster dd-mm. Året bliver automatisk indsat.

I kolonnen Dg taster du varigheden i kalenderdage. Du skal selv korrigere for

weekender, helligdage mm. Hvis en opgave er sat til at vare 6 arbejdsdage med start

tirsdag, skal du skrive 8 (6 + lø + sø) som varighed.

Gantt-kortet opdateres automatisk efter hver indtastning. Hvis du ikke kan se dine

opgaver på Gantt-diagrammet, skal du sikkert rette projektets startdato, der styrer

visningen.



Side 8 / 43

Knappen 'Tegn Gantt'

Den nemmeste måde at arbejde med tidsplanlægning er ved at bruge knappen Tegn

Gantt. Gør sådan:

1 Marker på Gantt-diagrammet den relevante periode. Du kan bruge mus

eller tastatur. Selvom du

2 Klik på knappen Tegn Gantt.

Anbefaling: Brug tastaturet til at tegne Gantt-linjerne:

Ctrl+Skift+g.

3 Startdato og varighed bliver automatisk rettet efter markeringen, og

Ganttlinjen tegnes:

Delprojektets overligger opdateres samtidig (her i samme farve som

opgaven).



Side 9 / 43

OBS: Hvis startdato eller varighed er beregnet med en formel, får du en advarsel hvis du

tegner en Gantt-linje:

Hvis du svarer ja, slettes din formel og den aktuelle startdato indsættes i stedet.

Sammenkædede opgaver

En opgave kan kædes sammen med andre ved at anvende simple formler.

Eksempel: I et badeværelsesprojekt er første delprojekt Nedrivning. Første opgave er

afmontering af sanitet og armaturer. Derefter skal fliser bankes ned og gulvet hugges op.

Til sidst skal de gamle rør i gulv og vægge fjernes. Opgave 2 og 3 kan ikke starte før de

foregående er afsluttet.

Brug formler efter princippet opgavens startdato = forrige opgaves slutdato + 1.

Det kan se sådan ud i praksis:

Hvis flere opgaver skal kædes til den foregående, kopierer du blot formlen ned.

På samme måde kan flere opgaver være afhængige af en enkelt opgave. Andre

muligheder:

• opgaven starter 3 dage efter den foregående (startdato = forrige startdato + 3)

• opgaven starter en uge efter den foregående (startdato = forrige slutdato + 7)

• opgaven starter mandagen efter den forrige er sluttet (slutdato + det antal dage, der

mangler til næste mandag). Hvis slutdato er i kolonne P kan formlen se sådan ud:

• opgaven skal slutte samtidig med den foregående, men har sin egen varighed

(slutdato = forrige slutdato og startdato = slutdato – varighed)

Prøv selv – der er rige muligheder.



Side 10 / 43

OBS: Hvis der anvendes en formel i kolonne Startdato, vises datoen med kursiv:

Datoen 28-12-10 vises med kursiv, fordi den er beregnet med en formel.

Planlægning med arbejdsdage

Kalenderdage anvendes som enhed i de fleste projektskabeloner. Måske har du fået en,

der anvendes arbejdsdage. Du arbejder på præcis samme måde som med kalenderdage.

Forskellen er længden af Gantt-linjerne.

Hvis du selv vil arbejde med arbejdsdage, kan du gøre sådan:

1 Du skal rette formlen, der beregner slutdatoen. Formlen til kalenderdage er simpel:

Startdato + varighed = Slutdato. Formlen ser sådan ud i de fleste skabeloner:

Den kan også se sådan ud:

Slet formlen i Slutdato (delete).

2 Skriv denne formel:

For at få hjælp til formlen, klikker du på fx foran formellinjen:

Det bringer dialogboksen til formlen frem:

Klik på Hjælp til denne funktion.



Side 11 / 43

3 Nu bliver der kompenseret for weekender når slutdatoen beregnes:

Første opgave varer 4 arbejdsdage = 6 kalenderdage. Anden opgave varer 4

arbejdsdage = 4 kalenderdage. Tredje opgave varer 2 arbejdsdage = 4

kalenderdage.

Da de er sammenkædede, ser det sådan ud hvis opgave 1 starter en dag tidligere:

Det er rigtig nemt!

Arbejdsdage med fælles feriekalender

Du kan have fået en skabelon med mulighed for at vedligeholde en fælles feriekalender,

så beregning af slutdato også undgår påske, jul osv. På kalenderarket er en liste med

datoer (her markeret med gult), som planlægningen ikke må medtage. Forklaringen er

blot til egen orientering.

Formlen for slutdato ser nu sådan ud:

Gantt-diagrammet kan se sådan ud:


Afsnit 2.5 Farve på Gantt-linjer

Side 12 / 43

Hvis opgave 1's startdato ændres, kan det se sådan ud (med uændret varighed for

opgaverne):

2.5 Farve på Gantt-linjer

Obs: Der er ikke mulighed for at vælge farve i alle skabeloner. I Excel 2003 skabeloner er

der kun 2 farver.

Du vælger selv, hvad farverne skal betyde. Standard er der 10 farver til rådighed. De er

nummereret 0 – 9. Det kan se sådan ud:

Blank og 0 (nul) i kolonnen Typ (Type) giver samme resultat. Hvis ikke andet er oplyst,

taster du manuelt en farve i kolonnen.

Kolonnen kan være beregnet.


Afsnit 2.5 Farve på Gantt-linjer

Side 13 / 43

Eks. 1 I et delprojekt er de eksterne CC og DD. Deres opgaver skal vises med

farven 3. Hvis initialerne skrives i kolonne F, kan du bruge formlen:

=HVIS(ELLER(F10="CC";F10="DD");3;0) med dette resultat

Eks. 2 I et projekt er der 4 leverandører hvilket markeres i kolonnen Firma

(kolonne F):

På arket Lister er oprettet en liste med firmaer. De fire rækker med data

er navngivet xFirma:

I kolonnen Typ er indsat denne formel: =LOPSLAG(F21;xFirma;2;)

Eks. 3 I et projekt skal en milepæl markeres med rød. Øvrige skal blot vises

med standardfarven (0). Projektlederen markerer en milepæl ved at

angive varigheden til 0:

Hvis Varigheden skrives i kolonne V bruges denne formel i Typ:

=HVIS(V34=0;9;0)


Afsnit 2.6 Andre kolonner

Side 14 / 43

2.6 Andre kolonner

Din skabelon kan indeholde andre typer kolonner: Tekst, tekst med dropdown, tal, tal

(formel), dato (dag/uge/måned/dato), SAND/FALSK m. fl. Da de fleste giver sig selv, er

her kun bemærkninger til nogle af typerne.

Tekst med dropdown

Denne bruges f.eks. til at vælge ansvarlig, afdeling, forretningsområde e. lign fra en liste:

Oftest bliver listerne vedligeholdt på arket Lister:

Hvis du vil undersøge hvad en kode betyder, kan du bruge genvejen Ctrl+Skift+F1 (eller

menuen) for at få vist den tilhørende forklaring:

Dobbeltklik på en værdi for at anvende den.

Fremdrift

Kolonnen Fremdrift viser hvor stor en del af arbejdet, der er udført. I Excel 2007 taster du

et tal mellem 0 og 100 direkte i cellen:


Afsnit 2.6 Andre kolonner

Side 15 / 43

Når du taster Enter, opdateres grafen:

Læg også mærke til, at når fremdriften er 100 %, farves opgaven grøn.

Undertiden er fremdriften beregnet – så skal du ikke taste noget!

Status

Kolonnen anvendes til hurtigt overblik over truede eller kritiske opgaver:

Tast 1, 2 eller 3 direkte i cellen. Efter Enter opdateres trafiklyset.

Tip: Du kan fintune statusvisningen med decimaltal. Delprojektets status beregnes som

gennemsnittet af de underliggende statustal (s). En grøn lampe tændes hvis s>0 og

s<=1. Gul hvis s>1 og s<=2. Rød hvis s>2. I disse eksempler er

• Eks. 1: Status på 3 opgaver er alle <=1. Gns. er <=1.

• Eks. 2: Status på 3 opgaver er alle >1 og <=2.

• Eks. 3: Status på 3 opgaver er alle >2.

• Eks. 4: Gennemsnittet af 1, 1 og 4 = 2. Delprojektets status bliver gul.

• Eks. 5: Gennemsnittet af 1 og 4 er 2,5. Status på delprojektet bliver rød.


Afsnit 2.7 Gem projektplan

Side 16 / 43

2.7 Gem projektplan

Normalt gemmer du din projektplan i samme format som den er oprettet i. Da der er en

række afgørende forskelle mellem Excel 2003 og 2007, kommer her et par

bemærkninger.

2003 -> gem som 2003 Ok

2007 -> gem som 2007 Ok

2003 -> gem som 2007 Ingen problemer – men du har stadig 2003 funktionalitet.

Hvis du vil bruge 2007 funktioner (f.eks. fremdrift, status og

flere farver til Ganttlinjer) skal den en tur på værksted. Det

er faktisk bedre at starte forfra i en 2007 skabelon og så

kopiere opgaver, ansvar osv. over.

2007 - > gem som 2003 Der kan være anvendt en del specifikke 2007 funktioner

(Farvede Gantt-linjer, fremdrift, status som trafiklys,

fejlhåndtering i formler mm), der ikke fungerer i 2003

format.

I stedet for at gemme en 2007 fil i 2003 format, skal du

overveje alternativerne:

1) Brugere med Excel 2003 skal kunne redigere

projektplanen:

• Foreslå dem at opgradere til Office 2007. Det er

temmelig meget bedre…

• Bed dem installere et lille Microsoftprogram, der gør det

muligt for 2003 brugere at åbne 2007 filer. Her finder du

Office kompatibilitetspakken

(http://office.microsoft.com/da-dk/products/HA101686761030.aspx).

2) Andre skal kunne se projektplanen:

• Gem som pdf. Alle kan åbne, gennemse og printe

• Opret og send en kopi af arket Projektplan (menuen

Projekt > Opret kopi. Se vejledningen). Denne kopi

klarer nogenlunde at blive gemt som 2003.

• Opret kopi og send som indhold i e-mail (se nedenfor)

http://office.microsoft.com/da-dk/products/HA101686761030.aspx


Afsnit 2.7 Gem projektplan

Side 17 / 43

Gem som PDF

Hvis flere ark skal gemmes som pdf, gør du sådan:

1 Marker de ark, der skal med i pdf-filen. Du markerer flere ark ved at holde ctrl-

tasten nede mens du klikker på arkfanen. Her er to ark markeret:

2 Brug den indbyggede gem-som-pdf funktion i Officemenuen:

3 Din pdf-fil oprettes. Når du åbner den, ser du at alle sider er fortløbende

nummereret.

Du har ikke Gem som Pdf i din menu? Hent og installer selv et lille program hos

Microsoft. Find det på Office 2007 downloads.

(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=da)

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=da

Visninger xlEasy Projektplan

Afsnit 3.1 Filtrer opgaver

Side 18 / 43

3 Visninger

Din projektplan er et stort ark med mange rækker og kolonner – måske flere hundrede af

hver. Når du arbejder med dele af projektplanen kan du fokusere ved at skjule rækker og

kolonner. Du skjuler rækker ved at filtrere en eller flere kolonner. Du skjuler kolonner ved

to indstillinger: Vælg en visning (kolonnerne i venstre side frem til Gantt-diagrammet) og

indstil hvor mange uger, der skal vises af Gantt-diagrammet.

3.1 Filtrer opgaver

Projektværktøjets funktioner til sortering og filtrering checker først, om

den aktive celle er indeholdt i et område, der hedder Database eller

starter med db (f.eks. dbPlan, dbRapport osv.). Hvis ja, sorteres/filtreres

hele området. Hvis nej, afbrydes funktionen. Det giver en god sikkerhed

for, at sortering og filtrering sker korrekt.

Filtrering betyder: "Vis kun rækker, hvor (et-eller-andet)". F.eks. kan du indstille et filter,

der kun viser et enkelt delprojekt eller opgaver med AA som ansvarlig. Filteret kan

indstilles manuelt eller ved brug af knapperne i båndet.

Anbefaling: Brug knappen Filter til/fra på båndet frem for Excels standard filter

til/fra.

Denne knap er bedre til at finde ud af hvilket område, der have filterpile.

TIP: Mange af virker sammen med andre Excel projektmapper. Se sidst i denne manual.

Filter til/fra

Klik for at vise eller skjule autofilterpilene. Hvis du har klikket på

en celle udenfor området, får du en fejlmeddelelse: Den aktive

celle er ikke indeholdt i et databaseområde. Klik på en celle

indenfor området og prøv igen.

Når filterpilene er synlige, kan du manuelt indstille filtrene. Du kan

også gå videre med hurtigfilterknapperne.

Hurtigfilter =

Tragten er en genvej til at filtrere posterne baseret på et eksempel

= indholdet i den celle, der er markeret.

TIP: Hvis en kolonne er filtreret, nulstilles filteret ved endnu et


Afsnit 3.1 Filtrer opgaver

Side 19 / 43

klik på Hurtigfilter = eller Hurtigfilter <>.

Hurtigfilterknapperne er superknapper! Vær opmærksom på, at de

kan virke lidt anderledes end Excels indbyggede filterfunktioner.

Funktionen virker forskelligt afhængigt af, hvilken type felt du

bruger den på:

Tom celle

Hvis cellen er tom, filtreres straks.

Delprojekt For at få vist et enkelt delprojekt: Klik på ID

for delprojektet. Klik på Hurtigfilter=.

I dialogboksen er forudfyldt delprojektets

første og sidste ID. Du skal blot klikke OK.

Tal Kolonner med tal filtreres enten med et enkelt tal eller et interval.

Hvis en celle med tallet 20 i ID-kolonnen er markeret, kan du

vælge at vise alle opgaver med ID=20. Du kan også angive et

interval som f.eks. 20 29. Så vises alle opgaver med ID>=20 og

ID<=29.

Du kan fin indstille talfiltre med Excels indbyggede

filtermuligheder.

Dropdown Hvis cellen indeholder en tekst, der er valgt på en liste, filtreres

straks. Hvis cellen indeholder et tal, der er valgt på en liste, vises

dialogboksen.

Tekst Hvis cellen indeholder tekst, vises en dialogboks. Filteret finder

alle rækker, hvor indholdet i samme kolonne er det samme som

filterteksten. Hvis du skriver ABC som filtertekst, findes ABC men

ikke AABC eller ABCC. Brug * og ? som wildcards. ABC* finder

ABC, ABCC, ABCD og ABCDEF. ABC? finder ABCC og ABCD. *ABC

finder ABC og AABC.

Typisk anvendelse

• Find alle opgaver, hvor AA er projektleder (= står først). Filter:

AA*

• Find alle opgaver, hvor BB er eneste bidragsyder. Filter: BB

Dato Vælg en af 5 muligheder for at filtrere. Dialogboksen vises hvis du

har markeret en celle med en dato. Her antager vi, at det er en

celle i kolonnen Startdato:

>> En enkelt dato (24-12-2009): Kun opgaver med den anførte

Startdato vises.

>> Et interval (24-12-2009 12-02-2010): Skriv to datoer med


Afsnit 3.2 Vælg en visning

Side 20 / 43

et mellemrum. Kun opgaver med en startdato i intervallet vises.

>> Et interval (+90): Skriv +/- x dage for at få vist opgaver fra

den markerede dato og 90 dage frem.

>> En bestemt måned (M11): Skriv Mxx for at få vist alle

opgaver med startdato i måned xx (uanset år).

>> Et bestemt år (Y2009): Skriv Yxxxx for at få vist alle opgaver

med startdato i et år xxxx.

Hurtigfilter <>

Funktionen virker som Hurtigfilter =, blot omvendt. Brug den

f.eks. til hurtigt at skjule alle rækker hvor opgavenavnet er tomt.

3.2 Vælg en visning

På arket Projektplan indstilles visning af kolonner separat for Gantt-kolonner og øvrige

kolonner.

Vis (uger)

Hver gang du vælger en visning, bestemmer indstillingen Vis hvor

mange uger, der medtages i Gantt-diagrammet. Her er

indstillingen, at der skal vises 26 uger.

TIP: Du skal kun skrive tallet i cellen. Formateringen tilføjer uger i

visningen.

Vælg visning

Funktionen styrer hvilket kolonner til venstre for Gantt-

diagrammet, der vises. Desuden er indstillet for hver visning om

weekender vises eller ej.

Dobbeltklik på en visning for at anvende den.

Et klik mere viser nulstiller visningen.


Afsnit 3.3 Sortering

Side 21 / 43

3.3 Sortering

Anbefaling: Gem din projektplan inden du sorterer!

Opgaverne i dit projekt kan sorteres, men du skal være opmærksom på, at kant-

formaterne undertiden IKKE bliver sorteret med.

Anbefaling: Det er sikkert at sortere opgaver under et enkelt delprojekt hvis du

bruger projektværktøjets sorteringsfunktion.

Sådan sorterer du hele projektet:

Sorter stigende/faldende

1) Klik på en celle i den kolonne, der skal sorteres efter.

2) Klik på knappen Sorter stigende eller Sorter faldende.

TIP: Genvejstasterne til sortering er

• Ctrl+2: Standardsortering

• Ctrl+3: Sorter stigende

• Ctrl+4: Sorter faldende

Sådan sorterer du et delprojekt

Delprojektets opgaver skal sorteres. Inden sortering er ID

rettet til den ønskede rækkefølge.

1) Marker de opgaver, der skal sorteres i den kolonne, der

skal sorteres efter. Her skal der sorteres på ID, men

opgaverne 10 og 16 skal der ikke gøres noget ved.

2) Klik på knappen Sorter stigende. Da der er markeret

mere end en celle, får du en dialogboks:



Side 22 / 43

Vælg Ja (Windows på engelsk og Office på dansk giver

denne sprogblanding…)

Aktiviteterne er nu sorteret på plads.

OBS: Det er lidt upædagogisk, for Excels normale funktion

er kun at sortere de markerede celler. Her kan du være

tryg: Hele rækken med de markerede celler sorteres

korrekt.

Sådan fungerer sortering

Inden sortering undersøges det markerede område:

Er første celle i markeringen en del af et navngivet område?

1. Hvis ja (vi er i et navngivet område): Hedder området Database eller starter navnet med db (dbPlan, dbGantt osv)?

a. hvis ja (vi er i et database-område): Er der markeret en enkelt celle?

i. hvis ja: Sortér det navngivne område. Brug den markerede kolonne

som sorteringsfelt.

ii. hvis nej: Sorter de markerede rækker – men HELE rækken - i det

navngivne område. Du bliver spurgt først.

b. hvis nej (vi er i et andet navngivet område): Sorter de markerede celler.

2. Hvis nej (vi er ikke i et navngivet område): Sorter de markerede celler.

Standardsortering

Sorterings- og filtreringsfunktionerne bruges i en række andre sammenhænge, hvor der

arbejdes med tabeller og lister. Her er funktionen Standardsortering en dejlig ting.

Anbefaling: Du kan anvende standardsortering hvis der er samme antal opgaver i

hvert delprojekt. Hvis opgave 16 i stedet skal være opgave 36, skal du rette mindst

to opgaver: 16 rettes til 36 og en af opgaverne i delprojekt 30 rettes til et ID

tilhørende delprojekt 10 (f.eks. 11, 16 eller 19)

Sådan bruger du Standardsortering

1 Sorter manuelt på f.eks. Startdato, Ansvar og Varighed. Nu er alle opgaver i vild

uorden.

2 Klik på knappen Standardsortering. Nu er alt på plads igen.

Opret ToDo-liste xlEasy Projektplan


Side 23 / 43

4 Opret ToDo-liste

ToDo-listen kan oprettes for hele projektet, et delprojekt, en projektdeltager, en periode

osv.: Du bestemmer selv ved at filtrere projektlisten.

ToDo-liste for projektdeltager

Sådan sender du projektdeltager AA en ToDo-liste:

Filtrer projektplanen med filteret *AA* i kolonnen Ansvar. Nu vises

alle opgaver hvor AA er enten projektansvarlig eller deltager.

TIP: Hvis du vil vise navnene på delprojekterne, kan du manuelt

tilpasse filteret.

Klik på knappen ToDo liste. Nu oprettes en ToDo-liste med de

synlige opgaver.

På ToDo-listen medtages alle synlige rækker. På arket Projektplan er kommentarer

indikeret med kommentarsymbolet, og vises ved at holde musen over cellen.

På ToDo-listen udskrives kommentaren.

Kommuniker din projektplan xlEasy Projektplan

Afsnit 5.1 Udskriv

Side 24 / 43

5 Kommuniker din projektplan

Projektplanen anvendes til projektlederens planlægning og opfølgning. I løbet af et

projekt er der mange situationer, hvor projektlederen skal kommunikere hele planen eller

dele af planen. Der er mange måder at gøre det på: Udskriv, send som pdf, send udsnit

som Excel-fil, send som indhold i e-mail eller send hele baduljen som vedhæftet fil.

Uanset hvordan, starter du med filtrering og valg af visning. Når dit udsnit er klar,

læser du videre.

5.1 Udskriv

Klik på Vis udskrift (eller Office-menuen > Udskriv > Vis udskrift). Hvis alt er skønt,

klikker du Udskriv.

Hvis du vil udskrive både projektplan og ToDo-liste, starter du med at markere begge

ark: Klik på arket Projektplan, ctrl+klik på arket ToDo. Vis udskrift, udskriv. HUSK at

ophæve markering af flere ark! (klik på et ark udenfor markeringen).

5.2 Tag et billede af projektplanen

Eksempel: Du forbereder en Powerpoint-præsentation, hvor du vil vise projektplanen med

Gantt-kort. Den nemme måde: Vælg en visning og tag et billede. Skift til Powerpoint og

indsæt billedet med Ctrl+V. Det er nemt, hurtigt og fylder ingenting.

1 Enten: Marker et område. Dit billede viser kun markeringen.

Eller: På arket projektplan er kun en enkelt celle markeret. Dit billede viser

hele projektplanen.

2 Vælg Menuen Projekt > Tag billede.

Indsæt billedet overalt med Ctrl+V. Hvis du har en visning slået til: Læg mærke til, at

filterpilene ikke kommer med på billedet.

5.3 Send projektplan

Send som PDF

Marker et eller flere ark. Vælg Officeknappen > Gem som > PDF eller XPS. Du har nu

oprettet en pdf-fil med fortløbende sidenummerering.

TIP: Du har ikke Gem som Pdf i din menu? Hent og installer selv et lille program hos

Microsoft. Find det på Office 2007 downloads.

(http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=da)

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=da

Kommuniker din projektplan xlEasy Projektplan

Afsnit 5.3 Send projektplan

Side 25 / 43

Send som e-mail-indhold

ToDo-listen oprettes nemt. Og det er nemt at sende den som indhold i en e-mail hvis du

bruger Microsoft Outlook som e-mailprogram. Det virker muligvis med Lotus Notes,

Groupwise m.fl. Prøv det!

Sådan sender du ToDo-listen som e-mail

1 Opret ToDo-listen som normalt med filter mm.

2 Klik på ToDo liste. På arket ToDo oprettes nu en liste med de

synlige opgaver.

3 På ToDo-listen er der plads ovenover til

at skrive en personlig hilsen til

projektdeltageren.

4 Klik på Send til postmodtager (se nedenfor

hvordan du finder knappen).

5 Vælg Send det aktuelle ark som

meddelelsestekst.

6 Skriv modtager og emne, og klik på Send

dette ark.

7 Nu er din e-mail lagt i udbakken. Standard er Outlook sat op til at sende e-mails

starks de bliver lagt i udbakken.

TIP: Skift denne indstilling. Så har du en mulighed for at gennemse e-mailen som

e-mail inden den bliver sendt. Det gør du i Outlook, menuen Funktioner >

Indstillinger > fanen Konfiguration af e-mail > Send/modtag.

Teknisk info xlEasy Projektplan

Afsnit 6.1 Hjælp

Side 26 / 43

6 Teknisk info

6.1 Hjælp

Al hjælp er samlet i denne manual. Den uddeles i pdf-format med bogmærker, så det er

nemt at navigere på skærmen. Samtidig kan du udskrive til behagelig aftenlæsning.

Hvis du ikke kan finde din kopi, kan du downloade en ny. Gå til gruppen Projekt >

menuen Projekt, menupunktet Hjælp.

Denne dialogboks åbnes med link til manualen.

6.2 Sikkerhedsindstillinger

Excel 2007 er mere restriktiv omkring sikkerhed. Med standardindstillingerne skal du

aktivt acceptere makroer hver gang du åbner ProjectTools eller din projektplan. Du kan

ændre indstillinger, så du en gang for alle accepterer sikkerheden omkring disse filer.

”Placering, der er tillid til”

Som en del af sikkerheden omkring Microsoft Office 2007 kan mapper godkendes som en

sikker placering. Filer med markroer, der gemmes i disse mapper, er som udgangspunkt

godkendte til at virke. Læs Microsofts egen artikel om makroer.

En ”Placering, der er tillid til” (eng. Trusted location) tilføjes i sikkerhedscentreret. I det

følgende eksempel er projektplanen gemt på et netværksdrev mens ProjectTools er gemt

på c-drevet.

http://office.microsoft.com/da-dk/help/HA100310711030.aspx


Afsnit 6.2 Sikkerhedsindstillinger

Side 27 / 43

Netværksdrev

Antag, at projektplanen er gemt i mappen H:\afdelingsmappe\projekter\. Sådan tilføjes

denne mappe som en placering, der er tillid til:

1

Gå via Office-knappen og Excel-

indstillinger.

2

Klik på Sikkerhedscenter og Indstillinger for Sikkerhedscenter.

3

Vælg Placering, der er tillid til (eng.

Trusted locations).

4

Marker Tillad placering, der er tillid til, på mit netværk… Klik på Tilføj ny placering.


Afsnit 6.3 Installation

Side 28 / 43

5

Brug knappen Gennemse til at finde mappen. Marker Der er også tillid til (…), hvis

tilliden skal udbredes til undermapper. Det skal den som oftest.

6 Klik OK og OK for at lukke sikkerhedscenteret.

Det skal kun gøres en gang – men det skal gøres for alle brugere.

6.3 Installation

Du skal bruge en projektskabelon og projektværktøjet for at kunne arbejde. Da

projektskabelonen er en almindelig Excel projektmappe uden makroer, kan den gemmes

efter ønske.

Projektværktøjet er et Excel 2007 tilføjelsesprogram (Addin) med makroer (*.xlam). Du

vælger installationsmetode efter hvordan du ønsker at starte programmet.

Start manuelt

Hvis du sjældent arbejder med projekter og ikke ønsker at bruge funktionerne på andre

Excel-filer, kan du starte projektværktøjet manuelt: Find det og tast Enter eller

dobbeltklik.

Start automatisk

Hver gang du starter Excel, skal Projektværktøjet også startes så projektfanen altid er på

plads. ProjectTools gør det nemt ved at oprette en genvej i Excels startmappe.

Et sted på din harddisk har Excel en startmappe. Filer eller genveje til filer, der gemmes

her, startes hver gang Excel startes.

Opret genvej i Excels startmappe

1

Gå til gruppen Projekt > menuen

Projekt > Installer…



Side 29 / 43

2

Skriv 1 og vælg OK.

Nu er der oprettet et link til

ProjectTools i Excels startmappe.

Fremover starter ProjectTools altid

sammen med Excel.

3 Hvis du en dag ønsker at Excel starter uden ProjectTools, vælger du pkt. 2. Du

bliver præsenteret for en liste over links i startmappen. Vælg et nr. for at slette det.

Pkt. 3 tilføjer en genvej til Windows Foretrukne. Brug den til manuel start af ProjectTools.

Pkt. 4 tilføjer et link til den aktive Excel-fil, dvs. den fil, der er synlig når du vælger

menupunktet. Brug den, hvis din projektplan ligger på et fjernt netværksdrev. Fremover

henter du projektplanen fra Windows startmenu > Foretrukne.

Pkt. 5 starter Windows Stifinder og viser mappen Foretrukne. Brug den til at redigere dine

genveje – og evt. rydde lidt op.

Registrer Addin

Denne metode er et alternativ til metoden Opret genvej…

Gem din *.xlam et sted du kan huske. Start Excel.

1 Klik på Office-knappen øverst til venstre.

Klik på Excel-indstillinger i nederste højre

hjørne af dialogboksen.



Side 30 / 43

Klik på Tilføjelsesprogrammer.

For neden vælger du Excel-

tilføjelsesprogrammer på listen og

klikker på Udfør.

Du skal nu finde din xlam-fil. Klik på

Gennemse….

Naviger til din xlam-fil, markér den, klik OK.

Den vises nu på listen.

Klik OK for af lukke listen.

Nu åbner værktøjet, og fanen bliver synlig.

Hvis du en dag vil fjerne den, skal du ind

samme sted og fjerne fluebenet.


Afsnit 6.4 Tilpas visningerne

Side 31 / 43

6.4 Tilpas visningerne

Du kan tilføje, rette og slette visninger. Visningerne gemmes i systemområdet over

projektplanen.

Ret en visning

1 Hvis systemområderne ikke er synlige: Vælg Gruppen Projekt > menuen Projekt >

Vis/skjul systemområderne.

2 Her ses de aktuelle visninger for projektet:

Visningerne er navngivet Alle opgaver, Aktiveopgaver osv. Du kan anvende dem som

de er, omdøbe, tilpasse og slette alle visninger. Der skal dog være mindst 1 visning.

De første 3 kolonner har specielle funktioner:

• Ret visningens navn: Skriv blot et andet navn i cellen. F.eks. Min visning i stedet

for Status.

• Kolonnen Gantt: Her indstillet/gemmes indstillinger for Gantt-kortene. 2-08

betyder: Vis Gantt-kort type 2 (uge-visning). Gør 8 uger synlige. Du kan skrive

direkte i cellen. Din indtastning bliver overskrevet hvis du i dialogboksen Vælg

visning skifter indstilling og derefter klikker på Anvend.

• Kolonnen Weekend: 1 = Vis weekender. 2 = Skjul weekender. Af indlysende

grunde er det kun relevant for Gantt-kort i dagsvisning.

Alle øvrige kolonner fungerer således:

• Vælg kolonner: Hvis kolonnen er markeret med et x (bogstavet lille x) som første

tegn, vil kolonnen være synlig i den pågældende visning. Hvis første tegn er alt

andet, vil kolonnen blive skjult.

• Sæt et filter: Efter første tegn kan du skrive en filterbetingelse, der gælder for

rækkerne i den pågældende kolonne. Se eksemplerne nedenfor.

Gantt Weekend

Alle opgaver 1-04 x x x

Aktive opgaver 1-04 1 x x<> x<>

Tidsplanlægning 2-08 x x<> x

Fremdrift 1-06 x x<> x

Økonomi x x<>

Status x x<> x

Annas visning x x<> x=AA / =

Bennys visning 1 x x<> x=AA*

Kategori 100 1-06 x>=100x x

Ugens aktiviteter x x<>

Dagens aktivteter x x<>

Projektplan pr. 20. december 2010

Projektskabelon

Min Maks maxRw ID Opgavenavn Ansvar



Side 32 / 43

Eksempler på filtre

Du kan opsætte filtre med en eller to betingelser. I eksemplerne er første tegn

enten x (kolonnen skal vises i visningen) eller nogen andet (f.eks. et punktum =

kolonnen skal ikke medtages i visningen). Uanset om kolonnen er synlig eller ej,

kan der sættes et filter.

Eksempler på filtre med 1 betingelse:

• x>=100 (f.eks. i ID) betyder: Vis alle opgaver med ID større end eller lig med

100.

• x<> (f.eks. i Opgavenavn) betyder: Vis kolonne (x'et). Brug filteret (<>)

forskellig-fra-ingenting, dvs.: Skjul tomme rækker med tomme celler.

• x=NNN f.eks. i kolonnen Ansvar betyder: Vis kun opgaver hvor NNN er

ansvarlig.

• x=NN* betyder: Vis kun opgaver, hvor NN er første ansvarlige. Hvis du skriver

flere initialer under ansvar, kan du have en regel om, at den første er ansvarlig

for opgaven og at de øvrige er ressourcer. Dette filter kan altså oversættes til:

Vis opgaver hvor NN er ansvarlig eller ene-ressource (men ikke opgaver, hvor

NN blot er ressource).

• x=*AA betyder: Vis opgaver, hvor AA er ressource. Du vist AA og BB AA men

ikke AA BB.

• x=*AA* betyder: Vis alle opgaver, hvor AA forekommer uanset rolle.

• .=1 betyder: Skjul kolonnen (første tegn er ikke x), men filtrer med filteret lig

med 1. Den være en kolonne med prioriteter, faser, afdelinger mm.

• x=100 i kolonnen Fremdrift: Vis kun opgaver, der er fuldførte, dvs. fremdrift

er 100 %.

• x>1 i kolonnen Status: Vis kun opgaver med status større end 1, dvs. opgaver

med gul eller rød markering.

• x>31-01-2010 i kolonnen Startdato: Vis kun opgaver, der starter efter januar

2010.

Eksempler på filtre med 2 betingelser:

Du gør som ovenfor og sætter et OG-tegn (&) eller et ELLER-tegn (/) mellem. Der

skal være et mellemrum på begge sider af OG/ELLER.

• x>=100 & <1000 i kolonnen ID: Vis opgaver med ID mellem 100 og 999.

• x=AA / =BB i kolonnen Ansvar: Vis opgaver, hvor enten AA eller BB er (ene-)

ansvarlig.

• x=AA / =AA*: Vis opgaver, hvor AA er enten ressource eller ansvarlig.

• x>10 & <50 i en talkolonne: Vis opgaver/delprojekter, hvor tallet er mellem

10 og 50.

• x>1 & <100 i kolonnen Fremdrift: Vis opgaver, der er i gang, dvs. ikke 1

(ikke startet) eller 100 (afsluttet).



Side 33 / 43

Eksempler på filtre med formler:

Du kan oprette formler, så dine filtre bliver dynamiske. F.eks. vis alle opgaver,

hvor startdato er senere end dags dato.1

• ="x>"&IDAG() i kolonnen Startdato: Formlen vises som x>40277,

(datotallet for 9. april 2010). Det betyder: Vis kun opgaver med Startdato

senere end 9. april 2010.

Vi slutter med et sidste, dynamisk filter – for de særligt interesserede:

="x>"&HELTAL(MIDDEL(INDIREKTE(K9))) i en talkolonne: Formlen vises

som x>10 – og det er jo nemt at forstå. Det interessante er tallet 10: Det er

gennemsnittet af alle tal i kolonnen. Filteret vil altså vise alle opgaver, hvor tallet

(fremdrift, udgifter, resultater mm) er større end gennemsnittet. Og gennemsnittet

opdaterer sig selv.2

Tilføj en visning

Du tilføjer en visning ved at kopiere en eksisterende og derefter tilpasse den:

1 Hvis systemområderne ikke er synlige: Vælg Gruppen Projekt > menuen

Projekt > Vis/skjul systemområderne.

2 Indsæt en tom række:

Med mus: Højreklik på rækkenummeret (her rækkenr. 6) for at markere hele

rækken og få vist genvejsmenuen. Vælg Indsæt. Der er nu indsat en tom række

efter række 5.

OBS: Du kan frit vælge hvor du vil indsætte en ny række – bortset fra den første.

3 Kopier rækken ovenover: Marker den indsatte, tomme række og rækken ovenover.

1 I nogle projektskabeloner er filterområdet formateret som tekst. Hvis du skal bruge en formel, skal du først ændre

formatet til Standard: Marker cellen, åbn dialogboksen Formater celler med Ctrl+1, klik på fanen Tal. Vælg Standard. Så lærte du det… 2 Forklaring på INDIREKTE(K9)? I celle K9 er en formel, der fortæller hvilket område, der skal summeres. Der vises K13:K54, hvilket er alle projektplanens data-celler i kolonne K. Og den formel ser sådan ud:

=ADRESSE(RÆKKE(dbPlan)+1;KOLONNE(K9);4)&":"&ADRESSE(RÆKKE(dbPlan)+RÆKKER(dbPlan)-1;KOLONNE(K9);4)



Side 34 / 43

OBS: Det er vigtigt, at den tomme er nederst. Kopier den øverste af de to rækker

ned (engelsk: Down) med Ctrl+d.

Nu har du to ens visninger. Ret en af dem som beskrevet tidligere.

Slet en visning

Du sletter en visning ved at slette hele rækken:

1 Hvis systemområderne ikke er synlige: Vælg Gruppen Projekt > menuen

Projekt > Vis/skjul systemområderne.

2 Marker hele rækken ved at højreklikke på rækkenummeret:

Slet hele rækken ved at vælge Slet i genvejsmenuen:

Se en gennemgang af relevante genvejstaster, afsnit 6.8 Genvejstaster.


Afsnit 6.5 Tilpas Excel

Side 35 / 43

6.5 Tilpas Excel

Værktøjslinjen Hurtig adgang (QAT)

(Quick Access Toolbar – QAT). Vis dine favorit knapper på QAT. Her er mine:

For at tilpasse QAT skal du klikke på den lille (bitte) knap til højre. I menuen kan du

tænde og slukke for nogle almindelige funktioner. Du bør som minimum tænde for Vis

udskrift.

Du kan også højreklikke på QAT for at se denne menu:

Du kan bl.a. finde interessante knapper, der ikke findes i Båndet:

Du bør som minimum have Send til postmodtager og Formatpensel på din egen QAT.

Sådan ser min QAT ud:

Prøv f.eks. Kamera. Det er en meget lidt kendt funktion, der fungerer som et

’videokamera’ med ’live’ transmission fra andre ark.


Afsnit 6.6 Brug funktionerne på dine egne Excel projektmapper

Side 36 / 43

6.6 Brug funktionerne på dine egne Excel projektmapper

Alle datafunktioner og nogle projektfunktioner kan anvendes på alle dine andre Excel-ark.

Datafunktioner

Datafunktionerne kræver en tydelig navngivning. De virker på navngivne områder med

disse navne (uanset ark-navn):

• Database er i forvejen et godt navn som Excel genkender til pivot-tabeller, avanceret

filtrering mm.

• Navnet starter med db (f.eks. dbPlan, dbRapport, dbLøn, dbAdresser osv.) og er et

almindeligt dataområde

• Navnet starter med tb (f.eks. tbPlan, tbRapport, tbLøn, tbAdresser osv.) og det

refererer til et tabel-område (tidligere kaldt en liste)

Fælles for alle områder er, at indholdet opfattes som et dataområde, hvor

kolonneoverskrifter i første række opfattes som feltnavne.

På disse områder virker sortering og filtrering.

Projektfunktioner

Følgende projektfunktioner virker på alle regneark:

• Kommentar

• Kopier som tekst

• Opret kopi (kun synlige celler)

• Flyt markerede ark til ny Excel-fil

Kopier som tekst

Marker et område og vælg Kopier som tekst. Nu kan det kopierede hentes frem fra

udklipsholderen med Ctrl+v i alle programmer (Outlook, Word m.fl.)

Opret kopi

Der oprettes en kopi af det aktuelle ark. På kopien er kun medtaget synlige celler, dvs.

alle skjulte rækker og kolonner er borte. Desuden er alle formler konverteret til tekst of

værdier. Objekter (figurer, diagrammer mm) på arket kopieres også. Excels gamle

farvepalette kopieres med, men de nye temafarver i 2007 kan skifte. Du skal evt.

manuelt vælge et andet tema.

Hvad skal du bruge denne funktion til?

Du kan bruge funktionen til

* at gemme arket projektplan som html. Hvis du gemmer et ark med skjulte

rækker eller kolonner, bliver alt synligt i html-visningen. Hvis opretter

kopi først, er der intet problem.

* at sende som indhold i e-mail. Da du sender en html-e-mail er

problemstillingen som ovenfor.

* at sende et Excel-ark, som nogen skal arbejde videre på.

* at tage et billede af projektplanen uden filterpile.


Afsnit 6.7 Excel kursus

Side 37 / 43

Flyt markerede ark til ny Excel-fil

Marker et eller flere ark, og vælg Flyt… De markerede ark flyttes.

OBS: Som en sikkerhed mod fejltagelser skal arknavnet begynde med Exp (for Export),

f.eks. ExpProjektplan. Når du bruger kopieringsfunktionen navngives arkene automatisk

på denne måde.

6.7 Excel kursus

I dette afsnit får du tips til hvordan du bruger Excel sammen med ProjectTools. Hvis du er

meget uerfaren med Excel, skal du overveje at få et målrettet kursus, hvor du lærer ting,

der har direkte relevans for dit arbejde med ProjectTools og projektarkene.

Rækker

Indsæt rækker

1 Marker en rækketitel. Det er tallene til venstre for rækkerne, her række 48.

Når du klikker på en rækketitel, markerer du hele rækken. Hvis du vil

indsætte flere rækker, markerer du flere rækker. Eksempel: Du vil indsætte

3 rækker og markerer derfor række 48 plus du to følgende:

2 Højreklik og vælg Indsæt...

Der bliver nu indsat 3 tomme rækker over de første rækker, dvs. mellem

række 47 og 48. Læg mærke til, at de arbejder formaterne fra rækken

ovenover, men indeholder ingen værdier eller formler.

Kopier rækker

Hvis du har indsat 3 tomme rækker, kan du f.eks. kopiere et delprojekt og to opgaver til

de tomme rækker.

1 Marker et delprojekt, som skal kopieres ved at klikke på rækketitlen:



Side 38 / 43

2 Start en kopiering med Ctrl+c. Der er en kopiering i gang hvis der er

myre-sti (ligesom i mange myrer, der kravler efter hinanden) omkring celler

eller områder.

3 Marker den første celle i indsætningsområdet, dvs. de celler der skal have

nyt indhold.

Fortsæt en kopiering ved at indsætte med Ctrl+v. Der er fortsat myre-sti

omkring det område, du kopierer fra, og du kan indsætte samme indhold

flere steder.

Afslut en kopiering med Enter (indsæt det kopierede indhold) eller ESC

(afbryd yderligere indsættelse af kopieret indhold). Myrestien forsvinder.

Her er indsat et kopieret delprojekt:

Tabel

Listerne på arket Lister, områderne på arket Kontakter samt kalenderen er baseret på

Excels's Tabeller. Tabeller er områder med udvidet funktionallitet til håndtering af data.

Prøv det selv

Prøv selv at indsætte en tabel i et tomt regneark: Fanen Indsæt > Tabel > OK. Husk hak

ved Tabellen indeholder overskrifter. Nu har du en tabel med 1 kolonne og 1 række:



Side 39 / 43

Tag fat i tabellens sidste celles hjørne:

Træk til højre:

Når du giver slip, har du udvidet tabellen:

Du kan gøre tilsvarende med rækker:

En ny tabel bliver formateret som ovenfor med farvede rækker. DU kan selv vælge andre

formater.

Hvis du senere vil tilføje en ny række, er der flere (smarte!) måder at vælge mellem:

1. Skriv i en celle umiddelbart under tabellen:



Side 40 / 43

Uden du skal gøre andet, udvides tabellen til at omfatte den næste række:

2. Stå i sidste celle:

Brug TAB (tabulator-tasten). Der tilføjes en ny række:

3. Du kan højre-klikke:

Du kan selv studere videre. Fordelene ved tabeller er mange: De holder slv styr på

kolonne-formler, opdaterer sig selv, kan tilføje automatisk totaler osv.

Lister som tabeller

På arkene Lister, Kontakter og Kalender er anvendt tabeller. Hver liste er en tabel.

Genkend den på det lille mærke i sidste celle:

For at få flere eller færre punkter på listen: Træk i dimsen.


Afsnit 6.8 Genvejstaster

Side 41 / 43

6.8 Genvejstaster

Datafunktioner

Ctrl+2 Standardsortering

Ctrl+2 Sorter stigende

Ctrl+4 Sorter faldende

Projektfunktioner

Ctrl+Skift+k Kommentar: Tilføj/ret kommentar. Virker på alle Excel-ark.

Ctrl+Skift+g Tegn Gantt-linje

Ctrl+Skift+i Vælg Visning / Nulstil visning

Ctrl+Skift+f Flyt opgaver

Ctrl+Skift+d Fyld celler med en nummerserie (bruges primært til kolonne ID)

Ctrl+Skift+F1 Vis listeinfo

Standard Excel genvejstaster

F2 Rediger celle. Naviger med Home, End, pil-taster, Ctrl+Home/End

m.fl. Afslut redigering med Enter m.fl.

Skift+F2 Indsæt/rediger kommentar. ESC flytter markering fra tekst til kant.

Her kan kommentaren evt. slettes med Delete. ESC en gang til

lukker kommentaren.

Rækker

Skift+mellemrum Marker hele rækken.

Ctrl+Plustegn Indsæt en hel række.

Ctrl+Minustegn Slet en hel række.

Kolonner

Ctrl+mellemrum Marker hele kolonnen.

Ctrl+Plustegn Indsæt en hel kolonne.

Ctrl+Minustegn Slet en hel kolonne.

6.9 Historik

Nyt i version 012

• Du har mulighed for dobbelt Gantt-kort: Dage og Uger. Hvis du har længerevarende

projekter, kan du anvende Gantt-kort med dage som enhed til detailplanlægning, og

Gantt-kort med uger som enhed til at få det store overblik.

• Ny genvejstast: Vælg visning (Ctrl+skift+i).


Afsnit 6.9 Historik

Side 42 / 43

• Vælg visning: Dialogboksen er udvidet med alle indstillinger for Gantt-kortet:

Startdato, Gantt-type (dage, uger, ingen), antal uger og vis/skjul weekender.

Indstillingerne gemmes på den valgte visning, hvis du anvender dem.

• Din visning kan nu have et filter på alle kolonner – også ID og Opgavenavn.

• Indsæt nye delprojekter: Ny nummer-politik, så der vælges et nummer efter hvor de

nye projekter/opgaver indsættes.

• Denne hjælp: Nyt afsnit om tabeller, der jo anvendes bl.a. til listerne.

Nyt i version 006

• Sortring af vilkårlig markering

• Alle lister er konverteret til tabeller. Det gør det nemmere at tilføje/slette liste-

elementer.

Nyt i version 004

• Tilføj delprojekter og opgaver: Du kan nu nemt indsætte nye delprojekter eller

opgaver via en dialogboks.

• Tag foto af det markerede område eller hele projektplanen

• Hjælp: Der er link til online download af denne manual.

• Installation: Nem installation: Vælg automatisk start eller manuel start. Og ved

samme lejlighed kan du oprette et link til din projektplan, så du hurtigt kan åbne den.

• Liste-info: Nu vises en dialogboks med oversigt over valgmuligheder i cellen. Du kan

klikke på en værdi for at vælge den.

• Forbedringer

• Kopier ark håndterer flettede celler, udskriftsopsætning kopieres med.

• Flyt ark flytter flere ark til samme projektmappe og de anvendte tema-farver kopieres

med (2007)

• Hurtigfilter er forbedret, bl.a. ved datoer. Du kan f.eks. vælge alle datoer i en bestemt

måned.

Manualen

• Flere eksempler på filtre i visningerne

• Vejledning i håndtering af sikkerhedsindstillinger. Se sidste afsnit.

Projektplanen

• Automatisk markering af beregnede datoer

• Ændring i systemområderne og mulighed for nye formler til opsamling på

delprojekter. Mere effektivt til store projektplaner.

Nyt i version 002

• Nummerering af ID (ctrl+skift+d)

• Tegn Gantt har fået ny genvejstast: ctrl+skift+g

• Hurtigfilter: Hvis ID for et delprojekt er markeret, foreslås intervallet for delprojektet

(f.eks. 10 19) som filter.

• Opdater kommentar: Indholdet i kommentaren til en opgave kan opdateres fra et

andet ark.

• Vælg visning er nyt navn for Vis/skjul.


Afsnit 6.9 Historik

Side 43 / 43

Projektplanen

• Formatet er ændret til *.xlsb.

• Da Excels UGE.NR() funktion bruger amerikansk standard, er en ny funktion til

rådighed for kolonneoverskrifter: IsoWeek()

• I kolonnen StartDato vises celler med formel automatisk med kursiv.

Nyt i version 001

• Filtrering er forbedret: Datoer kan nu hurtig-filtreres.

• Din projektplan kan vise feriedage fra kalenderen på Gantt-kortet.

• Fås også i engelsk version.

• Fås i en Light-version til personlig planlægning og overblik over opgaver.

• En række tekniske optimeringer (ikke synlige for brugeren).

Nyt i version 912

• Ny genvejstast til at tilføje og oprette kommentarer (ctrl+skift+k)

• Tegn Gantt-linje: Der tages nu automatisk højde for om der er anvendt kalender-

eller arbejdsdage.

• Sortering: Hvis der er anvendt formler i startdato får man en advarsel ved forsøg på

faldende sortering for at undgå at Excel går i baglås

• Vis/skjul: Ny dialogboks med mulighed for dobbeltklik. Markering er nu omvendt (x

for at medtage en kolonne i en visning). Du kan gemme filtrene i visningen.

• Kolonner med dropdown baseret på lister: Ctrl+skift+F1 viser mere info.

xleasy projektplan 102

Documents