1

LA TÉCNICA DEL ANALISIS DE PROCESOS

Un proceso es un conjunto de actividades que toma insumos de la organización y da un resultado de valor para el usuario, el objetivo es que la empresa pueda analizar sus procesos con vista de Evaluar su idoneidad y mejorarlos.

El análisis del proceso busca mejorar montunamente los mismos e identificar los puntos críticos o cuellos de botella que muestran las deficiencias o dificultades que deben solucionarse.

Los instrumentos utilizados para el análisis de proceso son los siguientes:

1. DIAGRAMA DE FLUJO

Es la descripción del proceso desde su inicio hasta el final desde la perspectiva del usuario. La simbología utilizada es: Inicio y fin del flujo

Operación Decisión

2. HOJA DE REGISTRO PARA EL ANALISIS DE PROCESOS

Es el análisis del proceso por cada operación considerando los tiempos y las distancias recorridas desde la perspectiva del usuario. Es importante la clasificación. Las actividades dentro de cada operación usando la siguiente simbología:

Operación, que es lo que implica transformación de la situación inicial y ayudan a avanzar el proceso hacia su producto- Transporte, traslados de una persona, material o equipo de un lugar a otro.

Inspección o Control, evaluaciones visadas o vistos buenos, firmas para autorizar alguna acción o tramite.

Demora o espera, retrasos para esperar, colas.

Almacenamiento, archivo de datos, registro de dato en formatos, almacenar materiales.

Nota.- Las distancias se recorren en metros y los tiempos se anotan en minutos.

2

3. CUADRO DE ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

El objetivo de este instrumento es tomado como punto de partida el diagrama de flujo y la hoja de registro y efectuar cambios que mejoran los procesos y originan un diagrama y hoja de registros mejorados, para ello se responden las preguntas de que eliminan, cambiar, combinan, mejoran y simplifican. A continuación presentamos el contenido de dicho cuadro CUADRO ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

Preguntas ¿Qué? ¿Cómo? ¿Por qué?

Eliminar

Cambiar

Combinar

Mejorar

Simplificar

4. LAS FASES DEL ANALISIS DE LOS PROCESOS

a) Definidos los tipos de procesos, hay que hacer el Flujograma de Proceso Actual por cada uno de ello. Esta tarea se realizara en cada jefatura de departamento y a nivel de la Gerencia General, siempre considerando diferenciadamente el aspecto Operativo o Central, del Administrativo o de Apoyo.

b) Llenar la Hoja de Registro del Proceso Actual, según la diferenciación de los aspectos. c) Construir la Hoja de Análisis del Proceso Actual, según cada aspecto diferenciado y

realizar el análisis respectivo. d) De la Hoja de Análisis del Proceso Actual obtendremos como conclusión un conjunto de

recursos-problema que hay que “eliminar”, y obtendremos una lista de propuestas de innovación y de mejoramiento que tenemos que “introducir” en la empresa.

e) Al igual que en le caso de la primera fase (en donde ubicado los problemas de capacidad instalada ociosa), en esta segunda fase tanto los recursos problema como el listado de innovación y mejoramiento deben ser priorizado social y técnicamente. La priorización social se hace recurriendo al diagrama de Pareto, y la priorización técnica utilizando la Escala de jerarquización de problemas de la oferta vista anteriormente.

f) A partir de aquí y luego del diagnostico prospectivo, es posible construir una Hoja de Proceso Mejorado y un Flujo grama de Proceso Mejorado

3

EJEMPLO I

PRINCIPALES PROCESOS ACADÉMICOS: ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

1. PROCESO DE “ACTIVIDADES PRODUCTIVAS” A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL 1º

14º

2º

13º

3º

12º

SI

4º NO

5º

11º

6º

10º

NO

9º

SI

8º

Administración recepciona cancelación y

deposita en Banco

Administración coordina con Dirección

pedido o recepcionado de interesado

Administración conjuntamente con

Dirección preparan y envían proveído a

Jefatura de Familia / Departamento

Jefatura de Familia / Departamento

conjuntamente con su equipo técnico

prepara presupuesto / pro forma de

requerimiento solicitado.

Jefatura de Familia / Departamento

envía a Administración presupuesto / pro

forma de requerimiento solicitado.

Administración envía / entrega a

interesado presupuesto / pro forma de

.requerimiento solicitado.

Interesado evalúa

presupuesto de

Instituto

Administración recepciona de interesado

pedido formal y pago a cuenta para ejecución de producción y/o prestación

de servicio

Administración recepciona

pedido o requerimiento y/o prestación de servicio

Usuario / cliente hace cancelación de

producción y/o servicio recibido

Usuario / cliente de su conformidad a

producción y/o servicio recibido

Jefatura de Familia / Departamento hace entrega de producción y/o servicio a

usuario / cliente.

Usuario / cliente evalúa producción y/o

servicio recibido

ejecutado propuesta económica de Instituto

Equipo técnico ejecuta trabajo

solicitado

Jefatura de familia / Departamento

coordina con su equipo técnico ejecución de trabajo.

Administración coordina con

Dirección y envía pedido de

ejecución de trabajo jefatura de familia / Departamento

4

B) HOJA DE REGISTRO DEL PROCESO ACTUAL

Nº Actividades

Tiempo Distancia

1 Operación Nº 1: Administración Recepciona pedido o requerimiento de producción y/o prestación de servicio

5´

2 Coordina con Dirección pedido o requerimiento de interesado

10´

3 Conjuntamente con Dirección preparan proveído a Jefatura de Familia / Departamento.

15´

4 Envía proveído a Jefatura de Familia / Departamento. 10´ 250 m

5 Operación Nº 2: Jefatura de Familia / Departamento. Recepciona pedido o requerimiento de interesado

5´

6 Convoca a equipo técnico para preparar presupuesto / pro formas.

480´

7 Con participación del equipo técnico prepara presupuesto / pro forma.

60´

8 Envía a Administración presupuesto / pro forma de requerimiento solicitado.

10´ 250 m

9 Operación Nº 3: Administración Recepciona presupuesto / pro forma de Jefatura de Familia / Departamento.

5´

10 Envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de requerimiento solicitado.

60´ 8,000 m

11 Operación Nº 4: Usuario / Cliente Evalúa presupuesto pro forma..

480´

12

Operación Nº 5: Administración Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a cuenta para ejecución de producción y/o prestación de servicio.

5´

13 Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de trabajo a jefatura de familia / Departamento.

15´ 250 m

14 Operación Nº 6: Jefatura de Familia / Departamento. Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo.

5´

15 Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´

16 Operación Nº 7: Equipo técnico Ejecuta trabajo solicitado.

?

17 Operación Nº 8: Jefatura de Familia / Departamento. Hace entrega de producción y/o servicio a usuario / cliente.

?

18 Operación Nº 9: Usuario /Cliente De su conformidad a producción y/o servicio recibido.

30´ 8,000 m

19 Usuario / cliente se acerca a tesorería a cancelar producción y/o servicio producido.

10´ 25 m

20 Operación Nº 10: Administración Recepciona cancelación de trabajos de usuario / cliente..

5´

21 Deposita en Banco cancelación d usuario / cliente. 150´ 8,000 m

Total

Porcentaje

5

C) CUADRO DE ANÁLISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

PREGUNTAS

¿QUÉ?

¿CÓMO?

¿POR QUÉ?

CAMBIAR

Actividad del Nº 1 al Nº 21 Proceso que habitualmente utilizan la mayoría de los Institutos (ver Hoja de Registro del Proceso Actual).

Reemplazando por las actividades del proceso mejorado (del Nº 1 al Nº 18), tal como se muestra en la Hoja de Registro del proceso Mejorado. Este proceso de p r o d u c c i ó n obedece al nuevo Modelo de Centro propuesto para los I n s t i t u t o s tecnológicos del Perú.

El Reglamento dado el año 85 para las a c t i v i d a d e s productivas en los Institutos a quedado obsoleto y en la mayoría de Institutos se aplicaron en forma p a r c i a l Actualmente es inaplicable de acuerdo a os requerimientos de los Institutos.

ELIMINAR

AGREGAR

MEJORAR

SIMPLIFICAR

6

D) HOJA DE REGISTRO DEL PROCESO MEJORADO

Nº Actividades

Tiempo Distancia

1 Operación Nº 1: Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial Recepciona pedido de producción y/o prestación de servicio de usuario.

5´

2 Prepara con equipo técnico presupuesto / pro forma para cliente.

45´

3 Coordina con Dirección General presupuesto / pro forma preparado para usuario.

15´

4 Envía a usuario presupuesto / pro forma para su evaluación.

5´

5 Operación Nº 2: Cliente. Evalúa el presupuesto / pro forma enviado por el Instituto.

480´

6 Operación Nº 3: Dirección de investigación y Desarrollo Empresarial. Recepciona de usuario pedido formal de producción y/o prestación de servicio.

2´

7 En coordinación con la Dirección General y Administración prepara contrato de trabajo

30´

8 Operación Nº 4: Dirección - Cliente Contrato de trabajo es firmado por Dirección del Instituto y usuario.

15´

9 Cliente efectúa deposito de pago a cuenta en Banco. 45´ 8,000 m

10 Operación Nº 5: Administración Recepciona boleta de deposito en Banco de pago a cuenta efectuado por el usuario.

5´

11 Comunica a Dirección de investigación y Desarrollo Empresarial proceder con inicio de ejecución de producción y/o servicio a usuario.

5´

12 Operación Nº 6: Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial Coordina con equipo técnico ejecución de trabajo.

480´

13 Operación Nº 7: Equipo Técnico Ejecuta producción y/o prestación de servicio en instalaciones del Instituto y/o local del usuario.

?

14 Operación Nº 8: Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial. Efectos entrega de producción y/o servicio recibido.

?

15 Operación Nº 9: Usuario / Cliente. Deposita en Banco cancelación de producción y/o servicio recibido.

45´ 8,000 m

16 Operación Nº 10: Equipo técnico Recepciona de cliente boleta de deposito de cancelación en banco.

5´

17 Entrega boleta y/o factura a usuario 15´

18 Archiva documento de transacción con el usuario 30´

Total

Porcentaje

7

E) DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO MEJORADO

1º

2º 13º

3º 12º

NO

11º

SI

SI NO

4º

5º 10º

6º 9º

7º 8º

Administración archiva

documentos

Prepara con equipo técnico respectivo

presupuesto / pro forma y coordina con la

Dirección General su envió al cliente

Usuario evaluó

presupuesto / pro

forma recibido

Dirección de Investigación y Desarrollo

Empresarial recepciona de usuario pedido

formal de producción y/o prestación de

servicio.

Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial

recepciona pedido o requerimiento de producción y/o prestación de servicio de Usuario

- Departamento

Administración recibe boleta de pago y

entrega boleta y/o factura a cliente.

Usuario efectúa cancelación en Banco y

entrega boleta de pago a administración.

Se efectúan entrega de producción y/o

servicio realizado a cliente.

Usuario evalúa

producción y/o

servicio recibido.

Equipo Técnico ejecuta producción y/o

producción de servicio.

Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial coordina con equipo técnico

inicio de producción y/o prestación de

servicio

Enviar presupuesto / pro forma a usuario

para su evaluación y aprobación.

Preparación y firma de contrato de

producción y/o prestación de servicio.

Usuario efectúa pago a cuenta en Banco y

entrega boleta a Administración.

Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial recibe de administración

comunicación de inicio de producción y/o

prestación de servicio.

8

F) PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DEL PROCESO DE

“PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS”

1. Áreas Involucradas:

a) Usuarios Internas:

- Dirección

- Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial

- Administración – Tesorería

- Equipo Técnico – Pedagógico – Talleres, Laboratorios.

b) Usuarios externas

- Usuario y/o Cliente

2. Características

- El proceso mejorado adoptara la denominación “proceso de Producción de Bienes y Servicio “ o “ Proceso de servicio empresariales “, con la finalidad de ir dotando a los alumnos en el proceso mismo una cultura empresarial.

- El proceso actual cuenta con 21 actividades o tareas y el proceso mejorado con 18 actividades o tareas totalmente diferentes.

- El proceso actual se inicia cuando Administración recibe pedido o requerimiento d producción de bienes y servicios del cliente y culmina cuando Administración deposita en el Banco la cancelación efectuada por el cliente; mientras que el proceso mejorado de inicio cuando la Dirección de Investigación y Desarrollo Empresarial recibe pedido requerimiento de bienes y servicios del cliente y culmina cuando Administración recibe copia de la boleta de cancelación efectuada en el Banco por el Cliente y entrega la boleta de cancelación efectuada en el Banco por el Cliente y entrega la boleta o factura al cliente por el bien o servicio recibido.

- El proceso actual contempla un equipo técnico de actividades productivas, en el proceso mejorado se maneja a través de la Sub Dirección de Investigación y Servicios Empresariales, con estructuras mas flexibles y planas, procurando la sana iniciativa entre todos los departamentos académicos y así mantener la conexión permanente entre las actividades productivas y el reforzamiento de la Formación.

3 Implicancias del Cuadro de Análisis y Preguntas - El proceso actual y el proceso mejorado son totalmente diferentes en numero, calidad y

procedimiento. - El proceso actual obedece a la manera informal como se viene desarrollando las pocas

actividades productivas que se llevan a cabo en los Institutos. La Reglamentación dada el año 1985 para el desarrollo de las actividades productivas en los Institutos en su momento fueron aplicados parcialmente. Actualmente en la mayoría de Institutos no funciona como tal, porque es inaplicable por ser obsoleta y carecer de incentivos y restricciones en su operatividad.

- EL proceso mejorado que se plantea corresponde al nuevo Modelo de Centro y Reglamento Interno propuesto al Ministerio de Educación y a los Institutos por FORTE-PE; así como a la nueva realidad y exigencias de competitividad en la que están inmersos los institutos tecnológicos del Perú.

9

PROCESO ____________________________________________________________

A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCES ACTUAL

No olvide que la simbología utilizada es: Inicio y fin del flujo

Operación Decisión

10

B) HOJA DE REGISTRO DEL PROCESO ACTUAL

Nº ACTIVIDADES O T I D A

TIEMPO DISTANCIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

TOTAL

PORCENTAJE

11

C) CUADRO DE ANÁLISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

PREGUNTAS

¿QUÉ?

¿CÓMO?

¿POR QUÉ?

ELIMINAR

CAMBIAR

COMBINAR

MEJORAR

SIMPLIFICAR

12

D) HOJA DE REGISTRO DEL PROCESO MEJORADO

Nº ACTIVIDADES O T I D A

TIEMPO DISTANCIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

TOTAL

PORCENTAJE

13

E) DIAGRAMA DEL FLUJO DEL PROCESO MEJORADO

14

F) PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD DEL PROCESO DE

__________________________________________________________________________

1. Áreas Involucradas

a) Internas:

-

- .

- .

-

b) externas - .

- .

-

2. Características

- - - -

3. Implicancias del Cuadro de Análisis y preguntas.

- - - -

15

EJERCICIO Nº 1 ¿COMO SE HACEN LOS OSITOS DE PELUCHE?

CORTE – Los osos de peluche pueden ser fabricados a mano o en fabricas muy grandes, un ejemplo de la fabricación de un oso de peluche de una fábrica seria primero: El corte de la tela de peluche, primero se define que forma va a tener, luego se pone sobre la máquina cortadora y se corta la tela (también puede ser a mano).

COSTURA -Este es el segundo paso para la fabricación de un oso de peluche, se coloca la tela cortada sobre la mesa de una maquina de coser (esta parte también puede ser a mano) y se cose la tela de peluche para hacer el futuro osito de peluche.

RELLENADO -En este proceso, el osito de peluche ya esta cosido casi todo, solo le dejan una parte por la cual se le mete el relleno al peluche puede ser de esponjita suave, dura, de bolitas, algodón, borra, etc., en este paso el oso de peluche ya tomo forma y se ve como va a quedar. si se pasan de relleno le quitan y si le faltó le ponen mas, también es con una máquina que deja salir el relleno con un poco de presión para que llegue a todas las partes del osito (también puede ser a mano).

CERRADO- Es donde se cierra la tela por donde se le metió el relleno al osito de peluche casi siempre es a mano este proceso ya que como la parte que queda sin costura es pequeña se cose rápidamente. A la persona que hace esto le tiene que quedar bien la costura, por que si no al osito se le vería el lugar donde se cerró porque queda fruncida esa parte del oso por que no se le cosió bien.

CEPILLADO - El osito pasa por una maquinita que tiene un disco de telas o de algún material que hace que se esponje el peluche y quede todo esponjado pachoncito, gordo, y suave, ese disco da vueltas y se pone al osito que toque ese disco para que se le esponje el peluche y así quede como va a salir a la venta.

EMPACADO – Es aquí donde la fábrica que hace al oso de peluche le pone etiqueta si lleva, le pone bolsa de plástico o guarda polvo, para que en el transporte no se ensucie, no se moje y no le pase nada al osito de peluche.

16

EJERCICIO Nº 2 ¿COMO SE PREPARA LA CAUSA RELLENA?

Ingredientes para preparar la causa rellena (8 porciones):

1 kilo de papa amarilla 1 pechuga de pollo sancochada y deshilachada 2 paltas fuertes grandes 2 zanahorias sancochadas peladas y picadas en cubitos pequeños 3 ajíes amarillos licuados El jugo de 3 limones Aceite 1 taza de mayonesa 1 cucharada de perejil picado 4 huevos sancochas y picados

Receta para preparar la causa rellena:

1. Sancochar, pelar y triturar las papas. 2. Agregarle la sal pimienta limón y ají molido 3. En un pirex poner una capa gruesa de esta masa 4. Mezclar el pollo la zanahoria y una parte de la mayonesa y ponerla sobre la papa cubriendo todo 5. Poner otra lamina de papa 6. Pelar y cortar la palta y ponerlo sobre la segunda capa de papa y poner mayonesa sobre la palta. 7. Tapar la palta con la última capa de papa. 8. Decorar con los huevos sancochados picados.

A comer la deliciosa causa rellena de pollo Este plato lo podemos acompañar con arroz blanco o servirlo como entrada. Es fácil de hacer y puedes hacer uso de tu imaginación para añadir ingredientes.

Breve historia de la causa rellena:

Algunos entendidos de la cosmovisión Indígena dicen que la “Kausa o causa” proviene de una palabra quechua llamada “Kausay”, el mismo que lo conceptúa como vida. La causa es un plato exquisito, suave y delicado y esta hecha de papas amarillas y ají. Su origen mítico lo relaciona con los dioses que la protegen, porque la papa o kausac (lo que da vida), proviene de la ukupacha o tierra de abajo y esta protegida por la diosa Oxomama, por los apus y por los auquillos que aseguran su existencia, así como por los ocu pacha runa chaucuna o duendes que la cuidan.

Otros atribuyen el origen de este plato allá por los tiempos de la Guerra con Chile, en la que las valerosas mujeres peruanas ayudaban de alguna manera a aquellos soldados que defendían la patria. Organizaron una recolección de todo lo que voluntariamente pudiera darse, lograron de esta manera acopiar: maíz, alverjas, zanahorias, entre otros; infaltable por supuesto la papa.

Surgió la idea de crear un nuevo plato con la finalidad de poder venderlo y con este dinero de alguna manera ayudar a solventar el auxilio necesario. Fue así que se cocino la papa, se prenso, se aderezo con ají, limón y aceite. Se logro una masa homogénea que pudo ser rellenada con ingredientes diversos. Se comercializo a través de las vianderas limeñas que lo ofrecían “por la causa”, por la causa limeña, naciendo así el delicioso plato.

17

EJERCICIO Nº 3 ¿COMO SE PREPARAN LAS VELAS FLOTANTES?

En este paso a paso vamos a realizar una vela flotante para que veáis lo sencillo que es. Contrariamente a lo que muchos piensan las velas flotantes se hacen con la misma parafina que las otras, la diferencia está en la forma de la vela y no en el material. Podemos hacerlas con molde o a mano con cera de modelar o con planchas de cera virgen. En este trabajo hemos utilizado un molde de plástico de la marca Milky Way especialmente diseñado para jabones o para velas flotantes.

Para no maltratar el molde y que nos dure mucho tiempo hemos tomado la precaución de calentar la cera a baño María para que no se caliente demasiado. Además hemos puesto vaselina como desmoldante para que la vela salga fácilmente y no deformar el molde.

Podemos usar como colorante anilinas a la grasa o colorantes para cera.

Materiales:

Parafina en perlas blanca. Molde de plástico Milky Way de Rosa Mecha encerada y con soporte Varilla de acero para hacer el agujero para la mecha Anilina a la grasa color rojo Cazos para baño maría Esencia de rosa (opcional) Papel de aluminio Vaselina líquida (desmoldante)

Pasos a realizar:

1. Ponemos vaselina líquida en el molde para que se desmolde mejor la vela.

2. Ponemos la parafina al baño maría. No debemos calentar parafina directamente al fuego sin controlar la temperatura porque se calentaría demasiado y dañaríamos el molde e incluso podría inflamarse la cera. Los moldes de plástico aguantan bien la cera caliente si la fundimos a baño maría y la retiramos del baño en cuanto se funde. Debemos poner suficiente cantidad de cera para hacer la vela completa y rellenar la depresión que queda al enfriarse, sino será muy difícil después obtener cera del mismo color.

18

3. Cuando la cera está fundida añadimos el colorante y la esencia. Las anilinas a la grasa tiñen mucho, para controlar el color vamos añadiendo poco a poco con una cuchara hasta obtener el tono deseado. En este caso hemos obtenido un rojo intenso añadiendo una punta de la cuchara.

4. Vertemos la cera coloreada en el molde con cuidado. Al enfriarse se contrae la cera y queda una depresión en el centro. Vamos rellenando esa depresión con cera caliente para que nos quede la superficie lo más lisa posible.

5. Dejamos enfriar la vela y cuando está tibia la metemos en la nevera para que se pueda desmoldar antes. Al hacer la vela con desmoldante y poniéndola en la nevera un rato desmolda muy fácilmente, sólo con darle la vuelta al molde sin apretar saldrá sola. Si no sale así empujar un poco por detrás del molde. Tratando bien los moldes nos aseguraremos de poder disfrutar de ellos durante mucho tiempo.

6. Ponemos un trozo de papel de aluminio sobre el fogón caliente, o usamos una sartén destinada a este fin, y pasamos la parte de atrás de la vela por encima para que quede bien igualada.

7. Ponemos en el fogón el pincho de acero para que se caliente. Atravesamos la vela con el pincho caliente y pasamos la mecha por el agujero que hemos hecho. Cortamos el sobrante de mecha.

19

8. Rellenamos el agujero de arriba con cera fundida y sellamos por abajo de la misma manera.

Ya tenemos terminada nuestra vela flotante y podemos ponerla en cualquier recipiente bonito con agua quedando un resultado así de espectacular.