“propuesta mejoramiento didÁctico s.a.”
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O S
.A.”
2020
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTADDE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTADURÍA
PUBLICA AUTORIZADA
“PROPUESTA MEJORAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS
APLICADO EMPRESA MUNDO DIDÁCTICO S.A.”
AUTOR: SÁNCHEZ
CAMPUZANO ANDRÉS EDUARDO
TUTOR: ING. CPA. TERESA YOLANDA AVILES FLOR, MBA
GUAYAQUIL, OCTUBRE, 2020
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA
OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“PROPUESTA MEJORAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE
INVENTARIOS APLICADO “EMPRESA MUNDO DIDÁCTICO S.A.”
AUTOR:
SÁNCHEZ CAMPUZANO ANDRÉS EDUARDO
TUTOR DE TESIS:
ING. CPA. TERESA YOLANDA AVILES FLOR, MBA
GUAYAQUIL, OCTUBRE, 2020
II
III
IV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE TITULACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “PROPUESTA MEJORAMIENTO DE
PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE
INVENTARIOS APLICADO “EMPRESA MUNDO
DIDÁCTICO S.A.”
AUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
SÁNCHEZ CAMPUZANO ANDRÉS EDUARDO
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
ING. CPA. TERESA YOLANDA AVILES FLOR, MBA
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
UNIDAD/FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
GRADO OBTENIDO: CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 124
ÁREAS TEMÁTICAS:
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS:
Procedimientos de inventario, Auditoría Interna, Mercaderías,
Evaluación de riesgo.
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El actual proyecto investigativo de tesis, se enfoca en un
análisis detallado de los procesos de administración de Mundo Didáctico S.A., ligado a los
procedimientos del área de inventarios que se encuentran ubicados en su bodega, comprendido por
sus mercaderías (libros). El tipo de enfoque empleado es cualitativo, debido a que su fundamentación
se basa a partir de una seria de particulares fenómenos y se llevó a cabo una observación mediante
entrevistas estructuradas al personal de la empresa que se encuentra inmerso en el proceso de
adquisición, recepción y despacho de los inventarios. Se determinó que hay falencias o no existen
controles en los procedimientos relacionados con el inventario, la mayoría de las mercaderías se
deterioran o existen robos de las mismas, debido a que no cuentan con u n control adecuado. Se
proporcionará recomendaciones para mejorar los procedimientos del área de inventarios de Mundo
Didáctico S.A.
V
ADJUNTO PDF: SI (X) NO
CONTACTO CON
AUTOR/ES:
Teléfono:
0993191161
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: WENDY PAOLA UBE PACHAR
Teléfono: 0998935132
E-mail: [email protected]
VI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS
Yo, Sánchez Campuzano Andrés Eduardo, con C.I. No. 0950050344, certifico que los
contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “PROPUESTA
MEJORAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS
APLICADO “EMPRESA MUNDO DIDÁCTICO S.A.” son de mi absoluta propiedad y
responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL
DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una
licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines
no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera
pertinente.
--------------------------------------------------- -
Andrés Eduardo Sánchez Campuzano
C.I. N.º. 0950050344
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares
de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el
caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos
superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos
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trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos,
sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales
corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible
y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
VII
DEDICATORIA
El presente trabajo se lo dedico primero a Dios por darme la sabiduría y el entendimiento a lo
largo de mi vida, a mis padres que han estado prestos en todo momento y en especial a mi abuela
Piedad Martínez que ha sido como mi segunda madre, a mis tías por sus palabras de aliento y por
el impulso de seguir a delante en cada uno de mis proyectos, y a mi futura esposa Lissette Lage
que en el último año ha estado ahí conmigo.
Andrés Eduardo Sánchez Campuzano
VIII
AGRADECIMIENTO
Gracias infinitas a Dios por el aliento de vida, por cuidar de mi en cada paso propuesto, a mi
familia por formarme como un hombre de bien.
Mi agradecimiento a la facultad por permitir mi formación, a cada uno de los docentes que
han impartido un poquito de sus conocimientos ayudando a cada uno de los alumnos a ser
excelentes profesionales.
A Mundo Didáctico por permitir la aplicación de mis conocimientos plasmados en este
proyecto.
A mi tutora Ing. CPA. Teresa Yolanda Avilés flor que compartió sus conocimientos conmigo
y fue una guía esencial en el desarrollo mi proyecto de tesis.
Andrés Eduardo Sánchez Campuzano
IX
Tabla de contenido
Resumen .............................................................................................................................. XVIII
Abstract ................................................................................................................................. XIX
Introducción ............................................................................................................................... 1
Capítulo I .................................................................................................................................... 2
1 El Problema .......................................................................................................................... 2
1.1 Planteamiento del problema ......................................................................................... 2
1.1.1 Formulación y sistematización de la investigación ............................................... 3
1.1.2 Justificación de la investigación ............................................................................ 4
1.1.3 Objetivos de la investigación ................................................................................ 5
1.1.4 Hipótesis ................................................................................................................ 6
1.1.5 Variable dependiente ............................................................................................. 6
1.1.6 Variable independiente. ......................................................................................... 6
1.1.7 Viabilidad del estudio............................................................................................ 6
Capítulo II .................................................................................................................................. 8
2 Marco Referencial ................................................................................................................ 8
2.1 Antecedentes de la investigación .................................................................................. 8
3 Marco Teórico .................................................................................................................... 10
3.1 Control interno ............................................................................................................ 10
3.2 Objetivo del control interno ........................................................................................ 10
X
3.3 Elementos del control interno ..................................................................................... 11
3.4 Control de inventarios ................................................................................................ 11
3.5 Inventarios .................................................................................................................. 11
3.6 Objetivos del inventario.............................................................................................. 12
3.7 Modelos de gestión de inventarios ............................................................................. 13
3.7.1 Modelo ABC: ...................................................................................................... 13
3.7.2 Modelo sistema MRP .......................................................................................... 17
3.7.3 Modelo EOQ ....................................................................................................... 19
3.8 Control interno mediante Modelo COSO ................................................................... 21
3.8.1 COSO I ................................................................................................................ 21
3.8.2 COSO II............................................................................................................... 23
3.8.3 COSO III ............................................................................................................. 24
4 Marco Contextual............................................................................................................... 28
4.1 Historia De La Empresa “Mundo Didáctico” ............................................................. 28
4.1.1 Ventas de libros de español e inglés como son: .................................................. 29
4.1.2 MISIÓN ............................................................................................................... 30
4.1.3 VISIÓN ............................................................................................................... 30
4.1.4 VALORES .......................................................................................................... 31
4.1.5 INCENTIVOS ..................................................................................................... 31
5 Marco Conceptual .............................................................................................................. 34
XI
5.1 Inventario .................................................................................................................... 34
5.2 Control Interno ........................................................................................................... 34
5.3 Ingresos ....................................................................................................................... 34
5.4 Egresos........................................................................................................................ 34
5.5 Procedimientos ........................................................................................................... 35
5.6 Políticas ...................................................................................................................... 35
5.7 Reglas ......................................................................................................................... 35
5.8 Rentabilidad ................................................................................................................ 35
5.9 Compra ....................................................................................................................... 35
5.10 Ventas ..................................................................................................................... 36
6 Marco Legal ....................................................................................................................... 37
6.1 NIC 1 .......................................................................................................................... 37
6.1.1 Presentación de estados financieros .................................................................... 37
6.2 NIIF para las Pymes ................................................................................................... 39
6.2.1 Sección 13 Inventarios ........................................................................................ 39
6.3 NIA 315 ...................................................................................................................... 41
6.3.1 Identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el
entendimiento de la entidad y su entorno. ............................................................................. 41
Capítulo III ............................................................................................................................... 43
6.4 Metodología de La Investigación ............................................................................... 43
XII
6.4.1 Métodos de investigación .................................................................................... 43
6.4.2 Población y muestra ............................................................................................ 44
6.4.3 Tratamiento a la información .............................................................................. 44
6.4.4 Instrumento de investigación .............................................................................. 54
6.4.5 Interpretación de los resultados del cuestionario ................................................ 55
6.4.6 Análisis de resultados .......................................................................................... 60
Capítulo IV ............................................................................................................................... 62
6.5 La Propuesta ............................................................................................................... 62
6.5.1 Introducción ........................................................................................................ 62
6.6 Diagnóstico de la situación actual de la empresa. ...................................................... 63
6.7 Ventas de productos.................................................................................................... 64
6.7.1 Descripciones narrativas de las ventas ................................................................ 65
6.8 Adquisición de las mercaderías .................................................................................. 67
6.8.1 Descripción narrativa de compras ....................................................................... 68
6.9 Almacenaje y distribución de mercadería .................................................................. 69
6.9.1 Cuestionario de Control Interno de almacenaje y distribución de mercaderías .. 69
6.9.2 Descripción Narrativa de almacenaje y distribución ........................................... 70
6.9.3 Fundamentación .................................................................................................. 70
6.9.4 Justificación ......................................................................................................... 71
6.10 Objetivo de la propuesta ......................................................................................... 73
XIII
6.10.1 Objetivo general .................................................................................................. 73
6.10.2 Objetivo especifico .............................................................................................. 73
6.11 Desarrollo de la propuesta ...................................................................................... 74
6.11.1 Toma física del inventario ................................................................................... 74
6.11.2 Compras .............................................................................................................. 75
6.11.3 Bodega ................................................................................................................. 75
6.11.4 Valoración de los inventarios .............................................................................. 76
6.11.5 Ingreso de facturas .............................................................................................. 76
6.11.6 Salida de mercaderías .......................................................................................... 76
6.11.7 Procedimientos Contables ................................................................................... 76
6.12 Toma física del inventario ...................................................................................... 77
6.13 Manejo adecuado del abastecimiento de inventarios .............................................. 78
6.14 Control de las compras............................................................................................ 79
6.14.1 Requerimientos de compra de mercaderías ......................................................... 79
6.14.2 Orden de requisición de mercaderías .................................................................. 80
6.14.3 Selección de proveedor ....................................................................................... 80
6.14.4 Recepción y aprobación del requerimiento de compra de mercadería ................ 81
6.14.5 Orden de compra ................................................................................................. 82
6.14.6 Modelo de factura de compras ............................................................................ 83
6.14.7 Ingreso de bodega................................................................................................ 84
XIV
6.15 Bodega de mercaderías ........................................................................................... 85
6.16 Valoración del inventario ........................................................................................ 86
6.16.1 Aplicación del método de valoración de inventarios promedio ponderado ........ 87
6.16.2 Método promedio ponderado tarjeta Kardex ...................................................... 87
6.17 Ingreso de facturas .................................................................................................. 88
6.17.1 Flujograma de recepción, revisión y trámite de pago a proveedores .................. 90
6.18 Salida de las mercaderías en bodega ....................................................................... 90
6.18.1 Desarrollo de la orden de pedido......................................................................... 91
6.18.2 Elaboración del egreso de bodega ....................................................................... 92
6.18.3 Registro de salida de mercaderías mediante tarjeta Kardex ................................ 93
Conclusiones ............................................................................................................................ 94
Recomendaciones ..................................................................................................................... 95
Referencias Bibliográficas ....................................................................................................... 96
Apéndice A ............................................................................................................................. 101
Apéndice B ............................................................................................................................. 103
Apéndice C ............................................................................................................................. 104
XV
Índice de Tablas
Tabla 1 Matriz operacional de las Variables. ............................................................................ 7
Tabla 2. 1). ¿Usted cree que es necesario hacer modificaciones en el procedimiento de
manejo de inventarios? ................................................................................................................. 55
Tabla 3 2). ¿Se preparan instrucciones escritas como guías para aquellos empleados que
llevan a cabo los inventarios físicos? ........................................................................................... 56
Tabla 4 3). ¿Las tarjetas Kardex son revisadas y controladas en tal forma que no se omitan o
alteren los registros? .................................................................................................................... 57
Tabla 5 4). ¿Está de acuerdo con el sistema actual de control de inventarios que posee la
empresa? ....................................................................................................................................... 58
Tabla 6 5). ¿Se informa al gerente general un reporte de las diferencias que se presentan entre
toma física del inventario y los reflejado en él sistema? .............................................................. 59
Tabla 7 Cuestionario de control interno de las ventas ............................................................ 64
Tabla 8 Cuestionario de control interno de las compras. ........................................................ 67
Tabla 9 Cuestionario control interno de almacenaje y distribución de mercadería ............... 69
Tabla 10 Representación del inventario versus el total de activos. .................................... 72
Tabla 11 Tabla de registro de toma física del inventario ......................................................... 77
Tabla 12 Orden de requisición de mercaderías ....................................................................... 80
Tabla 13 Orden de compra ...................................................................................................... 82
Tabla 14 Ingreso de bodega ..................................................................................................... 84
Tabla 15 Registro de compras en tarjeta Kardex. ................................................................... 87
Tabla 16 Orden de pedido de mercaderías .............................................................................. 91
Tabla 17 Egreso de bodega. ..................................................................................................... 92
XVI
Tabla 18 Tarjeta de Kardex. .................................................................................................... 93
Índice de Figuras
Figura 1. Modelo de inventario ABC, informcion tomade de Atox group y revisada por autor.
....................................................................................................................................................... 14
Figura 2. Sistema MRP, información tomada de Atox group y revisada por autor. ............... 18
Figura 3. Modelo EOQ, información tomada de Atox Group y revisada por autor. .............. 19
Figura 4. Cubo de COSO 2013, información tomada de Atox Group y revisada por autor. .. 22
Figura 5. Ubicación Geografía de la empresa Mundo Didáctico S.A., información tomada de
google maps y revisada por el autor. ............................................................................................ 28
Figura 6. Gráfico FODA, información tomada de Mundo Didáctico S.A. y revisada por el
autor. ............................................................................................................................................. 32
Figura 7. Organigrama organizacional, información toma de Mundo Didáctico S.A. y
revisada por autor. ......................................................................................................................... 33
Figura 8. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el
cuestionario, elaborada y revisada por el autor. ............................................................................ 55
Figura 9. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el
cuestionario, elaborada y revisada por el autor. ............................................................................ 56
Figura 10. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el
cuestionario, elaborada y revisada por el autor. ............................................................................ 57
Figura 11. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el
cuestionario, elaborada y revisada por el autor. ............................................................................ 58
XVII
Figura 12. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el
cuestionario, elaborada y revisada por el autor. ............................................................................ 59
Figura 13. Grafico del inventario versus las ventas sin margen de utilidad, información
tomada de Mundo Didáctico S.A. y revisado por el autor. ........................................................... 73
Figura 14. Flujograma para la toma física de los inventarios de Mundo Didáctico S.A.,
elaborado y revisado por autor. ................................................................................................... 74
Figura 15. Modelo de factura de compras tomado de internet y revisado por el autor. ........ 83
Figura 16. Bodega de libros de Mundo Didáctico S.A., revisado por el autor. ..................... 85
Figura 17. Bodega de libros de Mundo Didáctico S.A., revisado por el autor. ..................... 86
Figura 18. Estructura del proceso Proveedor-compras-pagos de Mundo Didáctico S.A.,
elaborado y revisado por el autor. ............................................................................................... 89
Figura 19. Flujograma de recepción, revisión y tramite de pago de Mundo Didáctico S.A.,
elaborado y revisado por el autor. ............................................................................................... 90
XVIII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
“PROPUESTA MEJORAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA
CONTROL DE INVENTARIOS APLICADO “EMPRESA MUNDO DIDÁCTICO S.A.”
Autor:
Andrés Eduardo Sánchez Campuzano
Tutor:
ING. CPA. Teresa Yolanda Avilés Flor
Resumen
El actual proyecto investigativo de tesis, se enfoca en un análisis detallado de los procesos de
administración de Mundo Didáctico S.A., ligado a los procedimientos del área de inventarios que
se encuentran ubicados en su bodega, comprendido por sus mercaderías (libros). El tipo de enfoque
empleado es cualitativo, debido a que su fundamentación se basa a partir de una seria de
particulares fenómenos y se llevó a cabo una observación mediante entrevistas estructuradas al
personal de la empresa que se encuentra inmerso en el proceso de adquisición, recepción y
despacho de los inventarios. Se determinó que hay falencias o no existen controles en los
procedimientos relacionados con el inventario, la mayoría de las mercaderías se deterioran o
existen robos de las mismas, debido a que no cuentan con u n control adecuado. Se proporcionará
recomendaciones para mejorar los procedimientos del área de inventarios de Mundo Didáctico
S.A.
Palabras Claves: Procedimientos de inventario, Auditoría Interna, Mercaderías, Evaluación de
riesgo.
XIX
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
"PROPOSAL IMPROVEMENT OF PROCEDURES FOR INVENTORY
CONTROL APPLIED" EMPRESA MUNDO DIDÁCTICO S.A. "
Author:
Andrés Eduardo Sánchez Campuzano
Advisor:
ING. CPA. Teresa Yolanda Avilés Flor
Abstract
The current thesis research project focuses on a detailed analysis of Mundo Didáctico S.A.'s
administration processes, linked to the procedures of the inventory area that are located in its
warehouse, comprised of its merchandise (books). The type of approach used is qualitative,
because its foundation is based on a series of particular phenomena and an observation was carried
out through structured interviews with the company's personnel who are immersed in the process
of acquisition, reception and dispatch of inventories. It was determined that there are shortcomings
or there are no controls in the procedures related to the inventory, most of the merchandise
deteriorate or there is theft, due to the lack of adequate control. Recommendations will be provided
to improve the procedures of the inventory area of Mundo Didáctico S.A.
Keywords: Inventory procedures, Internal Audit, Merchandise, Risk assessment.
1
Introducción
En la presente tesis se estudia la cuenta inventarios que constituye una parte fundamental
dentro de los activos de una compañía, indistintamente de las actividades que esta realice, los
bienes representan la principal fuente de ingresos ya que se utilizan para beneficios de la
compañía sea esta producción, administrativa, etc.
En el territorio nacional varias empresas se ven afectadas por el mal manejo de sus
inventarios, por esta razón las entidades se han visto obligadas hacer un análisis al control
interno para proporcionar políticas y procedimientos que encaminen al correcto manejo de los
procedimientos en el área de inventarios, así como también el adecuado control y manejo de la
información que se deriva de estos procesos en la empresa “Mundo Didáctico S.A.”.
La entidad tiene deficiencia en el control de inventarios, obteniendo como resultado
procedimientos inadecuados para cotejar e inspeccionar los ingresos y salidas de las mercaderías
de dicha entidad, originando un desconocimiento total de la existencia física de los productos en
bodega que ofrece la empresa, esto genera pérdidas económicas.
En el proceso de recolección de información, se pudo observar las evidentes falencias que
existen en la compañía, afectando directamente a la administración y a los diferentes
procedimientos vinculados a la misma, tomando como referencia los inventarios, en esto
sobresale la falta de registros en las tarjetas de Kardex esto provocara a futuro que los costos
reales de la mercadería no se pueda determinar de manera adecuada y correcta.
Finalmente se presenta la propuesta para mejoramiento de los procedimientos en el sistema de
inventarios, para ser aplicado por la administración de la empresa “Mundo Didáctico S.A.”.
2
Capítulo I
1 El Problema
1.1 Planteamiento del problema
En la actualidad la economía globalizada, encamina al ser humano a desarrollarse en todos sus
ámbitos, esto ayuda a que se globalicen los criterios y conocimientos contables para el manejo
ideal de los recursos y direccionar las empresas a cumplir con sus metas y objetivos. El control y
manejo de inventarios se ha aplicado de manera global; el uso de la NIC 2 Inventarios se
implementaron para los periodos anuales a partir del 1 de enero del 2005, la cual regula a todas
las entidades de manera internacional el manejo adecuado de sus inventarios.
En el territorio nacional varias empresas se ven afectadas por el mal manejo de sus
inventarios, por esta razón las entidades se han visto obligadas hacer un análisis al control
interno para proporcionar políticas y procedimientos que encaminen al correcto manejo de los
procedimientos en el área de inventarios, así como también el adecuado control y manejo de la
información que se deriva de estos procesos en la empresa “Mundo Didáctico S.A” ubicada en la
ciudad de Guayaquil.
La entidad tiene deficiencia en el control de inventarios, obteniendo como resultado
procedimientos inadecuados para cotejar e inspeccionar los ingresos y salidas de las mercaderías
de dicha entidad, originando un desconocimiento total de la existencia física de los productos en
bodega que ofrece la empresa, esto genera pérdidas económicas.
Esta deficiencia ha traído como consecuencia que mucha mercadería se quede en el almacén,
debido a que no tiene rotación y genera su perdida, esto también genera una baja en los clientes a
3
los cuales no se les brinda mucha variedad de libros debido al desconocimiento de muchos de
ellos en sus bodegas.
Finalmente se presenta la propuesta para mejoramiento de los procedimientos en el sistema de
control para la cuenta inventarios, para ser aplicados por las administraciones de la empresa
“Mundo Didáctico S.A” y que sirva de parámetro al Auditor interno cuando evalué el Control de
los mismos.
El mejoramiento de los procedimientos de los inventarios, reduce el riesgo de que existan
registros incorrectos, sustracciones ilícitas, perdidas y/o extravió de bienes y otras deficiencias.
1.1.1 Formulación y sistematización de la investigación
1.1.1.1 Formulación del problema de investigación.
¿Qué beneficios tendrá la empresa Mundo Didáctico S.A. si se aplica un sistema de control de
inventarios?
1.1.1.2 Sistematización del problema
• ¿Qué fallas hay en el manejo de inventarios de la empresa Mundo Didáctico S.A.?
• ¿Cuáles son las herramientas de control adecuadas para el inventario de la empresa
Mundo Didáctico S.A.?
• ¿Qué beneficio alcanza la empresa Mundo Didáctico con la aplicación de un sistema de
control en sus inventarios?
4
1.1.2 Justificación de la investigación
1.1.2.1 Justificación teórica.
La Junta de Normas Internacionales de Auditoria y Aseguramiento o también llamado IAASB
(por sus siglas en inglés), que es el comité encargado de implementar y regular las prácticas de
auditoría establece: “Las revelaciones siempre han formado parte esencial de la auditoría de los
estados financieros según las NIA. Sin embargo, a lo largo de la última década, los
requerimientos y las prácticas relacionadas con las revelaciones han evolucionado. Las
revelaciones ahora ofrecen información más útil en términos de decisiones, siendo más
narrativas y subjetivas por naturaleza, esto genera desafíos desde una perspectiva de auditoría, y
las propuestas mejoran ciertas áreas de las NIA, con el fin de apoyar una aplicación apropiada de
los requerimientos de los estándares", (IAASB, 2018) Pág.15
Se debe tomar en cuenta lo importante y necesario que es mejorar los procedimientos de un
sistema de control de inventarios; porque va corregir de manera detallada las irregularidades y
desviaciones en el manejo y procesamiento de las transacciones de la cuenta inventarios.
1.1.2.2 . Justificación metodológica.
En el actual proyecto se deberá llevar a cabo con un enfoque cualitativo de campo para tener
una visión más clara de investigación de cómo se llevan a cabo los registros de ingresos y
salidas de inventarios de la empresa, a fin de conocer el grado de control de los procedimientos
realizados por la entidad, por lo que será descriptivo y documental, aplicando entrevistas y
análisis documental de los estados financieros que soporte la identificación de la afectación por
la falta de control interno de los inventarios para lo cual podemos obtenerla de varias fuentes
como:
5
• Información administrativa
• Estados financieros
• Ubicación geográfica
1.1.2.3 Justificación práctica.
La empresa mostrará un mejor manejo para el control de inventarios ya que se ve obligada a
mejorar y fortalecer el procedimiento de los controles porque se definirá, qué se debe hacer,
cuándo y cómo se debe realizar dicho control; ya que facilitará un mejor funcionamiento físico
de los inventarios, así mismo beneficia los procesos contables ya que habrá un buen manejo de
dicha cuenta y por ende ayudará a tomar buenas decisiones.
1.1.3 Objetivos de la investigación
1.1.3.1 Objetivo general.
Mejorar los procedimientos de control de Inventarios para la empresa “Mundo Didáctico S.A.
1.1.3.2 Objetivos específicos
• Diagnosticar la actual situación de los procedimientos de control inventarios.
• Analizar los fundamentos teóricos y prácticos que sustentan este proyecto aplicado a
la empresa “Mundo Didáctico S.A”
• Elaborar y aplicar las mejoras a los procedimientos del control interno de inventario.
• Determinar los beneficios de aplicación de las mejoras a los procedimientos de control
en el inventario, a la empresa Mundo Didáctico S. A.
6
1.1.4 Hipótesis
Si se elaboran procedimientos de control interno de los inventarios mejorara la gestión
administrativa en la empresa “Mundo Didáctico S.A”.
1.1.5 Variable dependiente
Procedimientos de control interno.
1.1.6 Variable independiente.
Inventarios de la empresa “Mundo Didáctico S.A”.
1.1.7 Viabilidad del estudio
En el desarrollo de este proyecto se debe ejecutar un proceso de verificación actual de la
gestión del control de inventarios en la empresa Mundo Didáctico S.A., para de esta forma
conocer las falencias en el control interno de los inventarios de la entidad objeto del estudio, por
lo tanto, se obtendrán datos que aporten para el cumplimiento de nuestros objetivos.
7
Tabla 1
Matriz operacional de las Variables.
VARIABLES DEFINICION
CONCEPTUAL DEFINICION OPERATIVA DIMENSIONES
INDICADORES (EVIDENCIA)
ITEMS O PREGUNTAS INSTRUMENTOS TECNICAS
Parámetros que se deben seguir
para un adecuado control y
optimización de los inventarios en una unidad
de negocio.
Desarrollar habilidades de investigación
relacionadas a base del control
interno para elaborar
procedimientos y regulaciones
del control interno.
¿Cuál es el impacto que causan los
malos procedimientos en el control de
inventarios?
Personal
capacitado para el control de inventario.
INDEPENDIENTE
Elaborar
mejoras en los
procedimientos
de control de
inventarios.
Políticas, procedimientos, regulaciones en el proceso
administrativo.
¿La entidad trabaja con
procedimientos y políticas de rotación de inventarios?
CUESTIONARIOS ENTREVISTA
¿Cuál es el nivel óptimo en días de inventarios?
Razonabilidad
de los inventarios.
DEPENDIENTE Encierra un conjunto de
procedimientos que especifican las actividades
que debe cumplir un
departamento administrativo.
Establecer parámetros para el cumplimiento de los objetivos y metas para los
procesos del control
administrativo de la empresa.
Gestión de los
procesos de
inventarios.
¿Los ingresos de la empresa
se ven afectados por la
gestión administrativa de los procesos de inventarios?
CUESTIONAROS ENCUESTA
Desarrollo de procesos,
registro, ubicación
despacho
8
Capítulo II
2 Marco Referencial
2.1 Antecedentes de la investigación
La adecuada implementación de mejoras en los procedimientos de control de inventarios
permitir mejorar la eficiencia de la gestión administrativa y de control interno de la empresa
“Mundo Didáctico S.A”.
Según Aramayo y Estupiñán (2017) Presenta los indicios de deficiencia en el control de
inventarios dando como resultado la merma registrada en cada período lo que nos lleva a
preguntarnos cuales fueron los factores que determinaron la perdida en el periodo indicado. La
hipótesis es la inadecuada planificación de las importaciones y del manejo de inventario de la
línea propia de libros son las causas principales de desgastes en librerías Crisol y nuestro
objetivo es demostrar que efectivamente nuestra hipótesis es verdadera. Las mermas que aborda
el estudio y que nos interesan son aquellos saldos de libros que no se han vendido. Se exceptúan
los robos y/o deteriorados porque eso no representa un problema serio, en todo caso es
controlable por el sistema de seguridad implementado. Guiándonos por el principio de Pareto,
nos propusimos identificar los géneros que originan el 80% de la merma mencionada. Estos
géneros deberían ser un aproximado del 20% de todos aquellos que se importan. Por lo tanto, si
nos abocábamos a redefinirlos o aplicar alguna acción correctiva, estaríamos en condiciones de
poder generar un significativo ahorro para la empresa. La propuesta es que el cambio en la
metodología y aplicación de las demás propuestas, generara ahorros importantes, pero, además,
podría ser objeto de réplica o de similar aplicación en las demás unidades del grupo, creando así
un efecto en cadena bastante positivo. Financieramente, se incrementará la rentabilidad del grupo
como un todo.
9
Según, Agüero y Urquiola (2016) El control de inventarios es un proceso de vital
importancia para alcanzar el éxito en la administración de cualquier negocio. Mantener
inventarios implica altos costos, por lo que se deben minimizar las existencias, de forma tal que
se garantice una producción eficiente sin afectar el nivel de servicio al cliente. Para alcanzar esta
meta, es imprescindible contar con un adecuado procedimiento que permita gestionar los
inventarios dentro de cualquier organización. En el presente artículo se realizó una comparación
entre procedimientos aplicados en instituciones de diversos países, lo que permitió determinar
aquellos elementos importantes a tener en cuenta en la gestión de los inventarios. El estudio fue
desarrollado a partir del uso de métodos teóricos como el análisis documental y la síntesis
bibliográfica, y de métodos empíricos como la entrevista. A partir de los resultados obtenidos se
propuso un procedimiento que permite gestionar los inventarios de manera eficiente y que
garantiza la integración de la empresa con su entorno.
Según, Salas y Mejía (2015) en su trabajo de investigación titulado “Auditoria de control
interno al rubro inventarios y propuesta de elaboración de manual de control para la empresa
Ecuagreen Prodex S.A.”, cuyo objetivo general es analizar e identificar las falencias de control
interno mediante la relación de una auditoria de inventarios con el fin de emitir un informe donde
se propondrá recomendaciones que serán el principal soporte para la elaboración de un manual
de control interno llegando a la conclusión que el diseño de control interno permite que las
operaciones se realicen con eficiencia y eficacia para un buen manejo en el rubro inventario y
relacionado con la presente investigación que un manual de control interno se elabora para
obtener una información ordenada, sistemática e integral que a su vez contiene funciones y
procedimientos a seguir de distintas operaciones.
10
3 Marco Teórico
3.1 Control interno
Según Señalin y Serrano (2018) afirma que el control es un proceso el cual se plantea el estilo
con el que deberán ser administradas, planeadas, supervisadas, a su vez determinarán posibles
inconvenientes dentro de los procesos, políticas y procedimientos organizacionales,
convirtiéndose en una ayuda dentro de la toma de decisiones, garantizando la efectividad de
cumplir con los objetivos inicialmente establecidos. (Pág. 30)
3.2 Objetivo del control interno
Según Paredes et al., (2017) “Es un proceso realizado para salvaguardar los recursos de la
entidad y para proporcionar seguridad razonable” (Pág.13). Los objetivos son fundamentales
para establecer procesos, políticas y métodos de mecanismo de prevención para un mejoramiento
continuo en la entidad y a su vez que permitan garantizar una función de administración y
operaciones transparente.
Se mencionan los siguientes objetivos:
• Aseguramiento de la eficacia y eficiencia de los controles en las operaciones y calidad
en los servicios.
• Salvaguardar los activos de la entidad.
• Cumplimiento de las normativas aplicables en el marco legal de la institución.
Asegurar la correcta emisión de estados financieros para presentación a los organismos de
control.
11
3.3 Elementos del control interno
Paredes et al. (2017) afirma que es un proceso continuo para proporcionar seguridad
razonable y con el pasar de los tiempos se consideran parte fundamental para una buena
ejecución de sus labores en cada organización. (Pág.13). Podemos decir que los elementos
proporcionan una estructura para evaluar, controlar y tomar medidas correctivas en la empresa.
Los elementos son:
• Una adecuada planificación interna que permita la adecuada segregación de funciones.
• Un conjunto de políticas y procedimientos que incluyan autorización y registro
adecuado para proveer un control razonable.
• Selección de personal competente para sus funciones.
• Selección adecuada para la función de auditoría interna.
3.4 Control de inventarios
Según Vermorel (2013) Todos los procesos que sustentan el suministro, el almacenamiento y
la accesibilidad de los artículos para asegurar la disponibilidad de los mismos al tiempo que se
minimizan los costes de inventario. En la práctica, el control del inventario abarca diversos
aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro tanto de cantidades como de ubicación de
artículos, pero también la optimización del suministro.
3.5 Inventarios
Afirma Cruz Fernández (2017) Un inventario, sea cual la naturaleza de lo que contiene,
consiste en un listado ordenado y valorado de productos de la empresa. El inventario, por tanto,
ayuda a la empresa al aprovisionamiento de sus almacenes y bienes ayudando al proceso
12
comercial o productivo, y favoreciendo con todo ello la puesta a disposición del producto al
cliente. (pág. 5).
3.6 Objetivos del inventario
Según Pérez y Llanos (2015) Existen varios objetivos en el control de inventarios en
ocasiones hay que hacer ciertas excepciones para alcanzar, ya que tal vez alcanzarlos todos no es
imposible.
1. Minimizar la inversión
2. Minimizar los costos de almacenamiento
3. Minimizar los pedidos por daño, insolencias y con artículos perecederos
4. Mantener un inventario suficiente para la producción no carezca de materia primas,
partes y suministros
5. Mantener un transporte eficiente
6. Mantener información reciente de inventarios
7. Proporcionar el valor del inventario contabilidad
8. Cooperar con las adquisiciones de manera que se puedan lograr compras económicas y
eficientes
9. Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario
Existen varias condiciones que impiden el logro de estos objetivos, estas condiciones siempre
están presentes y tienden a provocar problemas en el control efectivo de inventarios tales como:
13
El personal de producción debido a los elevados costos y a los cambios de programa que
resultan de quedarse con el inventario agotado
Los gerentes de compras al intentar minimizar los costos de los materiales tienden a hacer
compras en grandes cantidades por obtener los descuentos por cantidad
El constante cambio de relación afecta-demanda suele convertirse en inexactas predicciones
de las necesidades futuras y afectan las cantidades del inventario que deben comprarse y
venderse
La capacidad de algunos proveedores para cumplir con sus compromisos en algunos casos los
proveedores no entregan la cantidad o la calidad de los artículos que se les solicita, entre otros
casos no llegan a tiempo.
3.7 Modelos de gestión de inventarios
3.7.1 Modelo ABC:
Según Pacheco (2020) El método ABC es la clasificación frecuente que se utiliza en la
gestión de un determinado inventario, que parte del resultado del Principio de Pareto. Este
análisis puede identificar los artículos que impactan significativamente el valor global de
inventario, de costos y de ventas, permitiendo crear categorías de productos que necesitan
modalidades diferentes.
Es de gran utilidad y tiene la capacidad de agilizar diversos procesos de almacenamiento de
mercancías en las empresas sean pequeñas o grandes. Es una herramienta de análisis de
inventarios favorable para los empleados pertenecientes al departamento de logística y
14
transporte, los cuales se encargan de organizar y gestionar el almacén, donde se puede
especificar la relación desigual que existe entre las entradas y salidas.
Figura 1. Modelo de inventario ABC, informcion tomade de Atox group y revisada por autor.
3.7.1.1 ¿En qué consiste el método ABC?
Las empresas suelen recurrir al método ABC que deriva de la Ley de Pareto, para tomar
decisiones con respecto al grado de control que se genera en los diferentes tipos de productos.
Esta ley se aplica en muchas situaciones económicas, ya que se observa que una menor cantidad
de elementos perteneciente a un conjunto de aproximadamente 20%, le corresponde la mayor
parte del valor de otro conjunto de alrededor de un 80%.
En caso de que el 80% de las ventas de una compañía, le corresponde a un 20% de los
productos que la misma comercializa, la correspondencia no será exacta, por lo tanto, se presenta
una desproporción que muchas veces se genera en el reparto de un determinado conjunto que se
encuentra en un grupo de elementos.
15
Esta desproporción se puede presentar también en los inventarios. Esta realidad se puede
comprobar en muchas empresas que aplican este método, para decidir el nivel de atención que se
le debe prestar a los diversos productos.
3.7.1.2 Metodología del método ABC
La metodología de este tipo de análisis se basa en la gestión que se les proporciona a
los gastos indirectos de producción que no sean fáciles de identificar como un beneficio para la
empresa.
Muchos de estos gastos indirectos suelen ser fijos a corto plazo, por lo tanto, este método
asume la perspectiva de largo plazo y reconoce que en un determinado momento puedan ser
modificados para la toma de decisiones.
Esta actividad también se le conoce como transacción, los conductores de costos son las
medidas de la cantidad de transacciones que se involucran en alguna actividad en particular.
Los productos que son de bajo volumen, pueden causar mayores transacciones por cada
unidad de producción que los que son de alto volumen. De igual forma todo proceso de
manufactura que sea de alta complejidad, contiene más transacciones que los procesos más
simples.
Esto significa que, si los costos son generados por la cantidad de transacciones, las
asignaciones fundamentadas en volumen permitirán mayores costos a los productos de alto
volumen y menores costos a los que tengan poca complejidad.
16
Anteriormente los centros de costos en su mayoría, el único factor de medida que se utilizaba
para poder canalizar los costos a los productos, era por medio de factores relacionados con las
horas de trabajo de las máquinas y las personas, ya que podían reflejar favorablemente las causas
de los costos en su ambiente determinado.
Los costos de este método se pueden usar en la asignación de unidades y al mismo tiempo en
otras bases para tratar de lograr una producción que sea mucho mayor en cuanto a la precisión de
los costos de los productos.
3.7.1.3 Clasificación del método ABC para inventarios
Con este método la presencia del inventario, se puede llegar a dividir en tres tipos de clases,
las que a continuación se detallarán:
Clase A
Estas se pueden ubicar en los productos de máxima importancia, por lo tanto, se les da mayor
atención que a las otras zonas. Generalmente estas presentan el 80% de la valoración del
consumo anual de la empresa y el 15% de la totalidad de unidades que se encuentra en el
inventario.
Clase B
En este caso se habla del segundo artículo de consumo medio. Aquí se encuentran los
productos que suelen representar el 15% del valor del consumo anual y también constituye el
30% o 40% de la totalidad de los artículos de inventario. A pesar de no son tan atendidos de la
forma que se atienden los de la clase A, la existencia y los costos de los mismos se controlan
17
constantemente.
Clase C
En esta zona se encuentran los productos de menor importancia, así que se les hace muy poca
supervisión. Estos representan el 15% de la valoración total de consumo y el 40% o 50% de la
valoración de los artículos que están en el almacén.
3.7.2 Modelo sistema MRP
Según Group (2018)La planificación en los procesos productivos de las grandes empresas es
condición sine qua non para mantener los niveles de competitividad. Conocer las necesidades de
material en tiempo y forma también lo es. En este artículo se explica qué es un sistema
MRP y MRP II, así como sus funciones, ventajas y cómo realizar una planificación al respecto
en la empresa.
3.7.2.1 Sistema MRP
La primera pieza de la producción de una empresa es el Plan Maestro de Producción. Es aquí
donde se detallan los inputs, outputs y los procesos de transformación. Sin embargo, en las
empresas que funcionan con métodos de producción en masa, se hace necesario señalar con más
detalle las cantidades y los periodos de tiempo.
El sistema MRP, relacionado con el Plan Maestro, fija las necesidades de materiales para el
proceso productivo en cantidades en un determinado periodo de tiempo. Es un modelo concebido
para grandes industrias por diversos motivos y es común que se utilicen herramientas de
software para monitorizar los inventarios.
18
El Sistema MRP II surge como evolución del anterior y determina, además de lo que se va a
producir y la cantidad, qué recursos se van a necesitar para ello y cuándo serán necesarios.
Figura 2. Sistema MRP, información tomada de Atox group y revisada por autor.
3.7.2.2 Funciones
El sistema MRP existe para dar respuesta a determinadas preguntas que se plantean:
1. Qué producto hay que producir o clasificar.
2. Las cantidades del producto que hay que producir o clasificar.
3. En qué momento hay que producir o clasificar el producto.
El sistema MPR II, además, da respuesta a la pregunta de qué recursos se necesitan para
realizar el proceso productivo.
19
3.7.3 Modelo EOQ
Según Salazar (2019)La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un modelo de cantidad fija
el cual busca determinar mediante la igualdad cuantitativa de los costos de ordenar y los costos
de mantenimiento el menor costo total posible (este es un ejercicio de optimización matemática).
Figura 3. Modelo EOQ, información tomada de Atox Group y revisada por autor.
3.7.3.1 El método EOQ como modelo matemático está en capacidad de
determinar:
• El momento en el cual se debe colocar un pedido o iniciar una corrida de producción,
este está generalmente dado en unidades en inventario (por lo cual en el momento en
que el inventario (físico y en tránsito) alcance un número de unidades especifico «R»
se debe de ordenar o correr la producción).
• La cantidad de unidades (Tamaño del pedido) que se pedirán «Q».
20
• El Costo Anual por ordenar (el cual será igual al costo anual por mantener).
• El costo Anual por mantener (el cual será igual al costo anual por ordenar).
• El costo Anual total (TRC, Costo Total Relevante, el cual será la sumatoria de los dos
costos anteriores).
• El número de órdenes o corridas que se deben colocar o iniciar respectivamente al año
(N).
• El tiempo entre cada orden o corrida de producción (T).
• El periodo de consumo en días.
3.7.3.2 Las variables que considera el modelo EOQ son:
• D = Demanda anual, dada en unidades por año.
• S = Costo de ordenar o alistar, dado en unidades monetarias por unidad
• C = Costo del ítem, dado en unidades monetarias por unidad
• i = Tasa anual de mantenimiento, dada en unidades porcentuales
• H = Costo anual de mantenimiento, dado en unidades monetarias por año.
• Q = Tamaño del lote, en unidades
• R = Punto de nueva orden o corrida, dada en unidades
• N = Número de órdenes o corridas al año
21
• T = Tiempo entre cada orden
• TRC = Costo total anual o Costo total relevante
3.8 Control interno mediante Modelo COSO
3.8.1 COSO I
En 1992 la comisión publicó el primer informe “Internal Control” denominado COSO I, con
el objeto de ayudar a las entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno,
facilitando un modelo en base al cual pudieran valorar sus sistemas y generando una definición
común de “control interno”.
Según COSO el Control Interno es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del
personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables
• Salvaguardia de los recursos
3.8.1.1 La estructura del estándar se dividía en cinco componentes:
• Ambiente de control (Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia
directa en el nivel de concientización del personal respecto al control.)
22
• Evaluación de riesgos (Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los
objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.)
• Actividades de control (Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que
se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos
identificados.)
• Información y comunicación (Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte
e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus
operaciones.)
• Supervisión (Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para
determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer
modificaciones.)
Figura 4. Cubo de COSO 2013, información tomada de Atox Group y revisada por autor.
23
3.8.2 COSO II
En 2004, se publicó el estándar (COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos que amplía
el concepto de control interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el
personal, incluidos los directivos y administradores (Gonzales, 2013) Pág.4. Permite medir el
riesgo para cualquier organización a su vez facilita generar cambios necesarios para evaluar la
efectividad.
COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a ocho componentes:
• Ambiente de control: son los valores y filosofía de la organización, influye en la
visión de los trabajadores ante los riesgos y las actividades de control de los mismos.
• Establecimiento de objetivos: Estratégicos, operativos, de información y de
cumplimientos.
• Identificación de eventos: Pueden tener impacto en el cumplimiento de objetivos.
• Evaluación de Riesgos: Identificación y análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos.
• Respuesta a los riesgos: Determinación de acciones frente a los riesgos.
• Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se llevan a cabo
acciones contra los riesgos.
• Información y comunicación: Eficaz en contenido y tiempo, para permitir a los
trabajadores cumplir con sus responsabilidades.
24
• Supervisión: Se monitorea que el proceso de administración de los riesgos sea
efectivo a lo largo del tiempo y que todos los elementos del marco COSO funcionen
adecuadamente. Es importante considerar que los tipos de riesgo varían según las
compañías en los que aparezcan. Es por ello que se necesita un control bajo un marco
global que permita administrarlos. Solo así se asegurará el éxito de una organización
en todo nivel.
3.8.3 COSO III
En mayo de 2013 se ha publicado la tercera versión COSO III. El control interno es definido
como un proceso integrado y dinámico llevado a cabo por la administración, diseñado con el
propósito de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a los objetivos
relacionados con las operaciones y está integrado por 17 principios. Gonzales (2013) Pág.8.
• Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los
entornos
• Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos
• Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación.
3.8.3.1 Principios del COSO III
El modelo de control interno COSO III 2013 actualizado está compuesto por los cinco
componentes, y sus 17 principios que la administración de toda organización debería
implementar. (Auditool, 2016) Pág.2.
25
3.8.3.2 Control interno
1. Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.
2. Ejerce responsabilidad de supervisión.
3. Establece estructura, autoridad y responsabilidad.
4. Demuestra compromiso para la competencia.
5. Hace cumplir con la responsabilidad.
3.8.3.3 Evaluación de riesgo
6. Especifica objetivos relevantes.
7. Identifica y analiza los riesgos.
8. Evalúa el riesgo de fraude
9. Identifica y analiza cambios importantes
3.8.3.4 Actividades de control
10. Selecciona y desarrolla actividades de control.
11. Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.
12. Se implementa a través de políticas y procedimientos.
13. Usa información relevante.
26
3.8.3.5 Sistema de información
14. Comunica internamente
15. Comunica externamente
3.8.3.6 Supervisión del sistema de control – Monitoreo
16. Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.
17. Evalúa y comunica deficiencias
3.8.3.7 Beneficios del COSO III
Beneficios para utilizar en el Método COSO en las organizaciones son: Gonzales (2013)
Pág.10
• Promueve la gestión de riesgos en todos los niveles de la organización y establece
directrices para la toma de decisiones de los directivos para el control de los riesgos y
la asignación de responsabilidades.
• Ayuda a la integración de los sistemas de gestión de riesgos con otros sistemas que la
organización tenga implantados
• Ayuda a la optimización de recursos en términos de rentabilidad
• Mejora la comunicación en la organización
• Mejora el control interno de la organización
27
3.8.3.8 Objetivo del COSO III
Martínez (2017) Es responsabilidad de la gerencia establecer objetivos que permitan
implementar un modelo del control interno con el fin de medir la eficacia y mitigar de forma
adecuada los riesgos que afectan a las funciones de las entidades. (Pág.12). Establecer objetivos
mediante el Coso III es un requisito previo para un control interno eficaz, los objetivos
proporcionan las metas medibles hacia la entidad.
Esta responsabilidad está establecida mediante procesos, como tales:
• Determinar los objetivos estratégicos y seleccionar la estrategia dentro del contexto de
la entidad establecido en su misión y visión.
• Establecer los objetivos de la entidad y desarrollar la tolerancia al riesgo con base en
los requerimientos de la entidad según las circunstancias.
• Alinear los objetivos con la estrategia de la entidad y el apetito general del riesgo.
• Establecer los objetivos generales y específicos para la entidad y sus niveles según
sean las circunstancias.
28
4 Marco Contextual
4.1 Historia De La Empresa “Mundo Didáctico”
Creada en el 2009 Mundo Didáctico es una Importadora y Distribuidora diferente, con una
Visión Moderna y estratégica, promueve, distribuye y comercializa herramientas de información,
libros técnicos, profesionales, de bachillerato y escolar.
Siendo una entidad nueva en el mercado Mundo Didáctico se esfuerza por lograr salir
adelante como una empresa emprendedora con un propósito que es brindar a los usuarios
soluciones útiles y prácticas que contribuyan a una educación de calidad y a su mejor desempeño
en un mundo global, cambiante y educativo cada vez más competitivo.
Figura 5. Ubicación Geografía de la empresa Mundo Didáctico S.A., información tomada de google maps y
revisada por el autor.
29
4.1.1 Ventas de libros de español e inglés como son:
CRC Pres, Auerbach Publications, Chapmanabd Hall CRC, Taylos and Francis,
ProductivityPress, Jones and Bartlett Publishers,BooksFrom SAGE, Pearson Educación,
Harcourt, Mcgraw Hill, Cengage , Trillas, Alfa omega, Acribia, Ecoe, Mundi Prensa, Servet,
Manual Moderno, Médica Panamericana Síntesis, Reverté Alianza ,Paraninfo , Diaz de Santos,
Pirámide , AENOR, Marcombo, AMV Ediciones, Morotó , Elsevier , entre otras etc.
Además, también con material lúdico para Jardines y Escuelas. El objetivo de esta empresa es
proveer los mejores textos, materiales y herramientas para la capacitación y desarrollo integral de
todos los ecuatorianos.
La aceptación en el mercado nacional de esta entidad ha sido posible gracias a la experiencia
y conocimiento bibliográfico con los que se ha manejado en el mercado a nivel nacional
durante más de 10 años, demostrando compromiso, seriedad, responsabilidad y calidad de
servicio, lo que ha contribuido al reconocimiento y lealtad de sus clientes como:
• Escuela Superior Politécnica del Litoral “ESPOL”
• Universidad Espíritu Santo
• Universidad Santa María
• Universidad Católica Santiago de Guayaquil
• Universidad Técnica Estatal de Quevedo
• Escuela Politécnica de Chimborazo
30
• Instituto Técnico Aeronáutico de Latacunga
• Universidad Politécnica Salesiana
• Unidad Educativa Jefferson
• Unidad Educativa IPAC
• Unidad Educativa la Asunción
• Unidad Educativa Praga
• Jardín Universidad Católica
• Universidad Agraría del Ecuador
• Escuela Superior Politécnica Agraria de Manabí
• Universidad Península de Santa Elena
4.1.2 MISIÓN
La empresa Mundo Didáctico cumple con las expectativas de los clientes brindando servicios
a la comunidad educativa. Los estudios son el futuro de los jóvenes profesionales esperando ser
de apoyo y progreso en la meta que se vayan a trazar.
4.1.3 VISIÓN
La empresa Mundo Didáctico espera poder cumplir con sus objetivos de ser una empresa más
competitiva y más confiable en un futuro, además de eso contribuir al progreso y que los
31
establecimientos que se abastecen en sus locales encuentren las actualizaciones necesarias para
abastecer sus bibliotecas, también buscara dar servicios mediante internet donde la empresa
buscara nuevos mercados para poder expandirse.
4.1.4 VALORES
Siendo una empresa de importación crean valores que se aplican dentro de la entidad y así
realizan un trabajo de calidad, tomando en cuenta los siguientes valores:
• Liderazgo
• Integridad
• Innovación
• Eficiencia
• Trabajo en equipo
• Calidad
• Rentabilidad
4.1.5 INCENTIVOS
• Dan descuentos a los mayoristas
• Dan crédito a clientes fijos
32
• Falta de ventas online
• Falta de entregas a domicilio
• Las Salvaguardias
• La pandemia del covid 19
• Capacidad de crecer rápidamente debido al incremento en la demanda
• Garantiza servicio de calidad y excelencia.
FORTALEZASOPORTUNIDADE
S
DEBILIDADESAMENAZAS
Figura 6. Gráfico FODA, información tomada de Mundo Didáctico S.A. y revisada por el autor.
33
GERENTE GENERAL
GERENTE DE VENTAS Y JEFE
DE BODEGA
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
BODEGUERO
GERENTE FINANCIERO
CONTADOR GENERAL
AUXILIAR 1
AUXILIAR 2
COMPRAS
DPT. RRHH
PERSONAL TOTAL
SECRETARIA
DPT. LEGAL
Figura 7. Organigrama organizacional, información toma de Mundo Didáctico S.A. y revisada por
autor.
34
5 Marco Conceptual
5.1 Inventario
El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen
el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal
era que los inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un papel), pero ahora se
suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a toda una empresa, aunque haya
empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con papel.
5.2 Control Interno
También denominado sistema de gestión, el control interno empresarial determina el conjunto
de esfuerzos y áreas dentro de una empresa que velan por resguardar sus recursos, verificar la
información financiera y administrativa que toma lugar en sus operaciones, así como por
promover la eficiencia de los procesos y adhesión del personal a las políticas de la gerencia.
5.3 Ingresos
Son incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de
entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no
tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios.
5.4 Egresos
Egreso o salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para acreditar
su derecho sobre un artículo o a recibir un servicio. Sin embargo, hay bultos y diferencias entre
el dinero que destina una persona (porque ella no lo recupera) del dinero que destina una
empresa. Porque la empresa sí lo recupera al generar ingresos, por lo tanto «no lo gasta» sino que
lo utiliza como parte de su inversión.
35
5.5 Procedimientos
Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento
detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones,
departamentos, servicios, etc.
5.6 Políticas
Las políticas de inventarios son las instrucciones escritas de la alta dirección sobre el nivel y
la ubicación del inventario que debe tener una empresa. Inventario es el término utilizado en
manufactura y logística para describir los materiales que son insumos para la producción, los
productos terminados o los productos que están en proceso de fabricación.
5.7 Reglas
Principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta o la correcta realización de una
acción o el correcto desarrollo de una actividad.
5.8 Rentabilidad
Es la capacidad de una inversión determinada de arrojar beneficios superiores a los invertidos
después de la espera de un período de tiempo. Se trata de un elemento fundamental en
la planificación económica y financiera, ya que supone haber hecho buenas elecciones.
5.9 Compra
Una compra es una operación en la que se produce un intercambio. Esta se muestra en
contraposición de otra operación denominada venta. En esta, el comprador adquiere un bien o
36
servicio deseado, a cambio de una contraprestación. Dicha contraprestación puede ser monetaria,
mediante dinero. Mientras que, por otro lado, también se consideraría compra mediante la
entrega de otro bien o servicio, es decir, mediante el pago en especie.
5.10 Ventas
Una persona u organización que expresa interés en adquirir el artículo de valor ofrecido se
denomina comprador potencial, cliente potencial o cliente potencial. Se entiende por compra y
venta las dos caras de una misma "moneda" o transacción. Tanto el vendedor como el comprador
se involucran en un proceso de negociación para consumar el intercambio de valores. El proceso
de intercambio o venta tiene reglas implícitas y etapas identificables. Se da a entender que el
proceso de venta procederá de manera justa y ética para que las partes terminen siendo
recompensadas casi por igual. Las etapas de venta y compra implican familiarizarse, evaluar la
necesidad de cada parte del artículo de valor de la otra y determinar si los valores que se
intercambiarán son equivalentes o casi, o, en términos del comprador, "valen el precio".
37
6 Marco Legal
6.1 NIC 1
6.1.1 Presentación de estados financieros
6.1.1.1 Objetivo
El objetivo de esta Norma es establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con propósito de información general, para asegurar la comparabilidad de los
mismos, tanto con los estados financieros de la propia entidad correspondientes a ejercicios
anteriores, como con los de otras entidades. Esta Norma establece requerimientos generales para
la presentación de los estados financieros, directrices para determinar su estructura y requisitos
mínimos sobre su contenido.
6.1.1.2 Alcance
Una entidad aplicará esta Norma al preparar y presentar estados financieros con
propósitos de información general conforme a las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF).
En otras NIIF se establecen los requerimientos de reconocimiento, valoración y
revelación de información para transacciones y otros sucesos de carácter específico.
Esta Norma no será de aplicación a la estructura y contenido de los estados financieros
intermedios condensados que se elaboren de acuerdo con la NIC 34 Información financiera
intermedia. Sin embargo, los párrafos 15 a 35 se aplicarán a dichos estados financieros. Esta
Norma se aplicará de la misma forma en todas las entidades, incluyendo aquellas que presentan
38
estados financieros consolidados y aquellas que presentan estados financieros separados, tal
como se definen en la NIC 27 Estados financieros consolidados y separados.
Esta Norma utiliza terminología propia de las entidades con ánimo de lucro, incluyendo
aquéllas pertenecientes al sector público. Si aplica esta Norma entidades que realizan actividades
no lucrativas en el sector privado o en el sector público, podrían verse obligadas a modificar las
descripciones utilizadas para ciertas partidas de los estados financieros, e incluso a cambiar las
denominaciones de los estados financieros.
De forma análoga, las entidades que carecen de patrimonio neto, tal como se define en la
NIC 32 Instrumentos financieros: Presentación (por ejemplo, algunos fondos de inversión), y
aquellas entidades cuyo capital social no es patrimonio neto (por ejemplo, algunas entidades
cooperativas) podrían tener necesidad de adaptar la presentación en los estados financieros de las
participaciones de sus miembros o participantes.
6.1.1.3 Conjunto completo de estados financieros
Un conjunto completo de estados financieros comprende:
a) un estado de situación financiera al final del ejercicio;
b) un estado del resultado global del ejercicio;
c) un estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio;
d) un estado de flujos de efectivo del ejercicio;
e) notas, que incluyen un resumen de las políticas contables más significativas y otra
información explicativa; y
39
f) un estado de situación financiera al principio del ejercicio comparativo más antiguo en el
que una entidad aplica una política contable retroactivamente o realiza una re expresión
retroactiva de partidas incluidas en sus estados financieros, o cuando reclasifica partidas
de dichos estados financieros.
6.2 NIIF para las Pymes
6.2.1 Sección 13 Inventarios
6.2.1.1 Alcance de esta sección
Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios.
Inventarios son activos:
a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;
b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
6.2.1.2 Costos de adquisición
Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio de compra, los aranceles
de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), el transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición
de las mercaderías, materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras
partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. 13.7 Una entidad puede
adquirir inventarios con pago aplazado. En algunos casos, el acuerdo contiene de hecho un
elemento de financiación implícito, por ejemplo, una diferencia entre el precio de compra para
40
condiciones normales de crédito y el importe de pago aplazado. En estos casos, la diferencia se
reconocerá como gasto por intereses a lo largo del periodo de financiación y no se añadirá al
costo de los inventarios.
6.2.1.3 Fórmulas de cálculo del costo
Una entidad medirá el costo de los inventarios de partidas que no son habitualmente
intercambiables y de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos,
utilizando identificación específica de sus costos individuales.
Una entidad medirá el costo de los inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 13.17,
utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado.
Una entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una
naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar
justificada la utilización de fórmulas de costo distintas. El método última entrada primera salida
(LIFO) no está permitido en esta NIIF.
6.2.1.4 Deterioro del valor de los inventarios
Los párrafos 27.2 a 27.4 requieren que una entidad evalúe al final de cada periodo sobre el
que se informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el importe en libros no es
totalmente recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes).
Si una partida (o grupos de partidas) de inventario está deteriorada esos párrafos requieren que la
entidad mida el inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que
reconozca una pérdida por deterioro de valor. Los mencionados párrafos requieren también, en
algunas circunstancias, la reversión del deterioro anterior.
41
6.3 NIA 315
6.3.1 Identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante el
entendimiento de la entidad y su entorno.
6.3.1.1 Alcance de esta NIA
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor
de identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros, mediante
el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido el control interno de la entidad.
6.3.1.2 Objetivo
Identificar y evaluar los riesgos de error material ya sea debido a fraude o error, que pudiera
existir a los niveles de estados financieros y de aseveraciones, por medio del entendimiento de la
entidad y su entorno incluyendo los controles internos de la entidad dando así una base para
diseñar y aplicar las respuestas a los riesgos evaluados de error material.
6.3.1.3 Procedimientos de valoración del riesgo y actividades relacionadas
El auditor aplicará procedimientos de valoración del riesgo con el fin de disponer de una base
para identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros y en las
afirmaciones. No obstante, los procedimientos de valoración del riesgo por sí solos no
proporcionan evidencia de auditoría suficiente y adecuada en la que basar la opinión de
auditoría. (Ref: Apartados A1-A5)
Los procedimientos de valoración del riesgo incluirán los siguientes: (a) Indagaciones ante la
dirección y ante otras personas de la entidad que, a juicio del auditor, puedan disponer de
información que pueda facilitar la identificación de los riesgos de incorrección material, debida a
42
fraude o error. (Ref: Apartado A6) (b) Procedimientos analíticos. (Ref: Apartados A7-A10) (c)
Observación e inspección. (Ref: Apartado A11)
El auditor considerará si la información obtenida durante el proceso de aceptación y
continuidad del cliente realizado por el auditor es relevante para identificar riesgos de
incorrección material.
Si el socio del encargo ha realizado otros encargos para la entidad, considerará si la
información obtenida es relevante para identificar riesgos de incorrección material.
Cuando el auditor tenga la intención de utilizar información obtenida de su experiencia
anterior con la entidad y de procedimientos de auditoría aplicados en auditorías anteriores,
determinará si se han producido cambios desde la anterior auditoría que puedan afectar a su
relevancia para la auditoría actual. (Ref: Apartados A12-A13)
El socio del encargo y otros miembros clave del equipo discutirán la probabilidad de que en
los estados financieros de la entidad existan incorrecciones materiales, y la aplicación del marco
de información financiera aplicable a los hechos y circunstancias de la entidad. El socio del
encargo determinará las cuestiones que deben ser comunicadas a los miembros del equipo que no
participaron en la discusión. (Ref: Apartados A14-A16)
43
Capítulo III
6.4 Metodología de La Investigación
6.4.1 Métodos de investigación
En el actual trabajo de investigación, se decidió establecer un enfoque cualitativo. Este
proyecto trata de cómo gestionar de forma correcta los inventarios de la empresa Mundo
Didáctico S.A. basado en varios análisis para determinar una conclusión general clara y precisa.
Según Làmbarri (2016)La investigación cualitativa posee un enfoque multimetódico en el que
se incluye un acercamiento interpretativo y naturalista al sujeto de estudio, lo cual significa que
el investigador cualitativo estudia las cosas en sus ambientes naturales, pretendiendo darle
sentido o interpretar los fenómenos en base a los significados que las personas les otorgan. La
investigación cualitativa es un campo interdisciplinario, transdisciplinario y en ocasiones contra
disciplinario, atraviesa las humanidades y las ciencias sociales y físicas. Es multi paradigmática
en su enfoque. Los investigadores están comprometidos con una perspectiva naturalistica y a la
comprensión interpretativa de la experiencia humana. La investigación cualitativa se encuentra
bajo dos tensiones simultáneas, una amplia sensibilidad interpretativa, posmoderna y crítica y
por una concepción y análisis de la experiencia humana positivista y más estrechamente
definidos, pos-positivistas, humanistas y naturalistas.
La investigación cualitativa permite determinar análisis coherentes a partir de la toma de datos
mediante la realización de entrevistas estructuradas y encuesta para así dar una conclusión ideal
y emitir una solución o recomendación correcta.
44
La finalidad de elegir un método cualitativo para el desarrollo de la presente tesis de
investigación concierne a la obtención de información suficiente y necesaria para determinar si
hay una gestión adecuada de los procesos de inventarios.
6.4.2 Población y muestra
Al haber determinado el método para el trabajo de investigación y las técnicas que se
implementarán para la toma de información determinamos la población a estudiar, a base de las
siguientes características:
1. Ser trabajadores enrolados de Mundo Didáctico S.A.
2. Los talentos humanos deben estar inmerso en el proceso de gestión de inventarios.
Debido a que el número de trabajadores es relativamente pequeño, apenas 25 empleados se
optaron por aplicar entrevistas estructuradas al jefe de bodega, gerente general, contador y jefe
de ventas que están relacionados en los procedimientos de inventarios para determinar las
falencias existentes, así como también una breve encuesta al personal operativo del área de
bodega.
6.4.3 Tratamiento a la información
El tratamiento de la información es un proceso mediante el cual se obtienen datos que aportan
al desarrollo de la investigación planteada. Para el análisis cualitativo el tratamiento de la
información es diferente al cuantitativo, debido a que este método se realiza mientras se organiza
y se clasifican las averiguaciones, el autor de la investigación deberá comparar la información
45
obtenida a través de este método con estudios y/o proyectos realizados anteriormente para poder
dar su propio criterio.
Según Quonext (2016) “La información es uno de los inputs más valorados para el desarrollo
óptimo de cualquier empresa en la actualidad. La información, por lo tanto, es necesaria para
todo: para gestionar, para planificar y para controlar”.
Entrevista al gerente general, realizada el 20 de agosto del 2020, a las 14:00
Pregunta 1 ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos de regulación, control,
registro y gestión de inventarios?
Respuesta: La empresa si cuenta con un manual que regula los inventarios, sin embargo,
considero que hay falencias para controlar los hurtos de mercaderías.
Pregunta 2 ¿La Compañía cuenta con una estructura organizacional acorde con el tamaño y la
complejidad de la misma?
Respuesta: En la actualidad la empresa cuenta con una estructura organizacional reflejada de
la siguiente manera, gerente general, jefe de ventas, contador general, gerente de recursos
humanos, jefe de bodega y operarios.
Pregunta 3 ¿Existe un control adecuado para la selección de proveedores de la mercadería?
Respuesta: La empresa cuenta con un departamento de imploraciones el cual se encargar de
realizar varias cotizaciones para obtener la mejor calidad y precio del mercado.
46
Pregunta 4 ¿Se realiza una inspección física de la mercadería que se recibe en las bodegas de
la Compañía?
Respuesta: El Jefe de bodega es quien realiza la inspección de la mercadería que entra y la
coteja con la factura que paga el departamento de importaciones
Pregunta 5 ¿Existe verificación de gerencia dentro del sistema contable al registro de los
inventarios?
Respuesta: No existe una revisión y supervisión de las cantidades registradas en el sistema
contable operativo.
Pregunta 6 ¿Se efectúan controles de verificación a los operarios al momento de entrada y de
salida de la empresa?
Respuesta: Al momento de entrada de los operarios no existen controles si se ingresa con
mercadería o si se sale con productos pertenecientes a la Compañía.
Pregunta 7 ¿La Compañía ha establecido algún tipo de control para la atención de reclamos de
clientes?
Respuesta: Actualmente se cuenta con un buzón de reclamos en la entrada del local para los
reclamos de los clientes.
Pregunta 8 ¿El sistema de facturación permite generar facturas con números de secuencias
repetidos?
47
Respuesta: El sistema actual de la compañía si permite la utilización de secuencia repetidas en
las facturas lo que genera la duplicidad de las mismas.
Pregunta 9 ¿La gerencia cuenta con estrategias para el adecuado manejo de los procesos de
inventarios?
Respuesta La gerencia por el momento no cuenta con ninguna estrategia establecida
adecuadamente para el control de dichos inventarios.
Interpretación:
Como conclusión de las averiguaciones realizadas, se determinó que la compañía no cuenta
con un entorno adecuado de control interno para la correcta aplicación de los procedimientos de
inventarios, debido primordialmente a que no cuentan con un manual de control que permita
direccionar a los trabajadores administrativos como a los operarios de bodega en sus funciones y
que incluya responsabilidades, niveles de autorización, control y supervisión. Existen varias
falencias que incrementan las pérdidas de los inventarios debido a que los operadores entran a las
bodegas con mochilas, bolsos, fundas entre otras y las cámaras de seguridad no se encuentran
habilitadas.
Entrevista al gerente de ventas, realizada el 21 de agosto del 2020, a las 13:30
Pregunta 1: ¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con
autorizaciones, registro de control y responsabilidad de los inventarios?
Respuesta: No, en la compañía no se cuenta con un manual con pautas para el desarrollo de
procedimientos mencionados.
48
Pregunta 2: ¿La Compañía cuenta con una estructura organizacional acorde con el tamaño y la
complejidad de la misma?
Respuesta: Si tiene un organigrama acorde a su tamaño organizacional.
Pregunta 3: ¿Existe un control adecuado para la selección de la mercadería al momento de
ingresar al local para su venta?
Respuesta: Si, el departamento de ventas tiene un control adecuado por lo que realiza tres
revisiones de calidad para su respectiva selección
Pregunta 4: ¿La mercadería tiene una codificación para el control de salidas al momento de su
venta?
Respuesta: No, la mercadería no cuenta con codificación sale solo con registro de bodega.
Pregunta 5: ¿Existe una verificación independiente al registro de las ventas dentro del sistema
contable?
Respuesta: Si.
Pregunta 5: ¿Se efectúan controles de verificación al personal de ventas al momento de
entrada y de salida del local?
Respuesta: Si, son encargadas por el guardia de seguridad del almacén.
Preguntas 6: ¿La Compañía ha establecido algún tipo de control para la atención de reclamos
de clientes?
Respuesta: Bueno se verifica con el despachador si todo fue enviado con normalidad.
49
Pregunta 7: ¿El sistema de facturación permite generar facturas con números de secuencias
repetidos?
Respuesta: Si
Pregunta 8: ¿Con que frecuencia La Compañía realiza auditorías internas al área de ventas?
Respuesta: Lo realizan una vez al año.
Pregunta 9: ¿Se realiza un control de calidad al producto terminado de La Compañía?
Respuesta: Si, por las personas encargadas de cada línea de producto.
Interpretación:
Como conclusión de las indagaciones realizada al Gerente de Ventas, se determinó que en
este departamento no existe un manual de procedimientos establecido, siendo esta área una pieza
clave no cuenta con un manual de control adecuado de facturación debido a esto le podría
generar falencias en la secuencia de facturación y hasta una doble facturación al momento del
despacho y originaría entrega de mercadería por duplicado.
Entrevista al contador, realizada el 22 de agosto del 2020, a las 15:00
Pregunta 1: ¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con
autorizaciones, registro de control y responsabilidad de los inventarios?
Respuesta: No.
50
Pregunta 2: ¿La Compañía cuenta con una estructura organizacional acorde con el tamaño y la
complejidad de la misma?
Respuesta: Si, se lo ha realizado bajo los cargos que consideramos esenciales para la
compañía.
Pregunta 3: ¿Existe un control adecuado para la selección de proveedores para la adquisición
de la mercadería?
Respuesta: Si, el departamento de importación tiene un control adecuado por lo que realiza
tres cotizaciones para su respectiva elección.
Pregunta 4: ¿Existe una verificación independiente al registro dentro del sistema contable de
los inventarios?
Respuesta: No.
Pregunta 5: ¿Se efectúan controles de verificación a los procesos de inventarios?
Respuesta: Si, se encarga de esta revisión el asistente contable junto al asistente de
producción.
Pregunta 6: ¿La Compañía ha establecido algún tipo de control para la atención de reclamos
de clientes?
Respuesta: En este caso se realiza una breve revisión con el jefe de despacho.
Pregunta 7: ¿El sistema de facturación permite generar facturas con números de secuencias
repetidos?
51
Respuesta: Si.
Pregunta 8: ¿La empresa tiene cámaras de seguridad habilitadas, y ubicadas en puntos
estratégicos que permitan identificar situaciones de malversaciones o sustracciones de
inventario?
Respuesta: Si, en áreas productivas y de ventas.
Pregunta 9: ¿Existe un control realizado por personal independiente que consista en la
inspección física de la mercadería que se carga a los camiones para su despacho?
Respuesta: No.
Pregunta 10: ¿Se realiza un control de calidad al producto de La Compañía?
Respuesta: Las realizan los mismos operarios.
Interpretación:
Como conclusión de investigaciones realizadas al contador, persona responsable y encargada
de los procesos y registros contables, éste no realizo un manual de procedimientos adecuado para
obtener mejores resultados, un apropiado control de las varias falencias, errores y/o
equivocaciones existentes en las diferentes áreas de la entidad.
Entrevista al jefe de bodega, realizada el 23 de agosto del 2020, a las 17:00
Pregunta 1: ¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con
autorizaciones, registro de control y responsabilidad de los inventarios?
Respuesta: No.
52
Pregunta 2: ¿La Compañía cuenta con una estructura organizacional acorde con el tamaño y la
complejidad de la misma?
Respuesta: Si, se lo ha realizado bajo los cargos que consideramos esenciales para la
compañía.
Pregunta 3: ¿Existe un control adecuado para la selección de proveedores?
Respuesta: Si, el departamento de importación tiene un control adecuado por lo que realiza
tres cotizaciones para su respectiva elección.
Pregunta 4: ¿Se realiza una inspección física de la mercadería que se recibe en las bodegas de
la Compañía?
Respuesta: Si
Pregunta 5: ¿Existe una verificación independiente al registro de bodega?
Respuesta: No.
Pregunta 6: ¿La Compañía cuenta con estructura segura fuera de las bodegas para almacenar
las pertenencias de los operarios (bolsos, carteras, mochilas, fundas)?
Respuesta: No, se implementó los casilleros adentro de las bodegas, es decir que los
operadores igual ingresan al área de bodega con pertenencias.
Pregunta 7: ¿Se efectúan controles de verificación a los operarios al momento de entrada y de
salida de la bodega?
Respuesta: Si, se encarga de esta revisión el asistente de bodega.
53
Pregunta 8: ¿El personal de bodega es capacitado periódicamente para actualizar sus
conocimientos?
Respuesta: No se realizan capacitaciones en ningún momento.
Pregunta 9: ¿Existe un control realizado por personal independiente que consista en la
inspección física de la mercadería que se carga a los camiones para su despacho?
Respuesta: No.
Pregunta 10: ¿Con que frecuencia La Compañía realiza la toma física de producto terminado
en stock de bodega?
Respuesta: Toma física Anual.
Interpretación:
Como conclusión de las indagaciones realizadas al jefe de bodega, determinamos que esta
área no cuenta con un control adecuado para el manejo ideal de sus inventarios, también no se
emplean revisiones a los operarios para prevenir hurtos o robos de mercaderías lo que genera un
problema circunstancial en la entidad.
Esto también permitió valorar la poca importancia que se le da al despacho de la mercadería.
54
6.4.4 Instrumento de investigación
Cuestionario
1) ¿Usted cree que es necesario hacer modificaciones en el procedimiento de manejo de
inventarios?
Si
No
No Responda
2) ¿Se preparan instrucciones escritas como guías para aquellos empleados que llevan a cabo
los inventarios físicos?
Si
No
No Responda
3) ¿Las tarjetas Kardex son revisadas y controladas en tal forma que no se omitan o alteren
los registros?
Si
No
No Responda
4) ¿Está de acuerdo con el sistema actual de control de inventarios que posee la empresa?
Si
No
No Responda
55
5) ¿Se informa al gerente general un reporte de las diferencias que se presentan entre toma
física del inventario y los reflejado en él sistema?
Si
No
No Responda
6.4.5 Interpretación de los resultados del cuestionario
Tabla 2.
1). ¿Usted cree que es necesario hacer modificaciones en el procedimiento de manejo de
inventarios?
Variable F FR
Si 45 45%
No 35 35%
No responde
20 20%
100%
Figura 8. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el cuestionario, elaborada y
revisada por el autor.
56
Interpretación
El 45% de los trabajadores del área de bodega están de acuerdo que se modifican los
procedimientos de inventarios contra un 35% que no está de acuerdo y un 20% que está indeciso
este resulta nos lleva a que cambiemos los procedimientos puesto es un porcentaje alto de
aceptación de los empleados.
Tabla 3
2). ¿Se preparan instrucciones escritas como guías para aquellos empleados que llevan a cabo
los inventarios físicos?
Variable F FR
Si 24 24%
No 52 52%
No responde
24 24%
100%
Figura 9. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el cuestionario, elaborada y
revisada por el autor.
57
Interpretación
El 52% de los empleados encuestados afirman no tener guías ni lineamientos para los
procedimientos en los manejos de inventario esto ocasiona un mal registro de los mismo, así
como también un inadecuado control de estas mercaderías.
Tabla 4
3). ¿Las tarjetas Kardex son revisadas y controladas en tal forma que no se omitan o alteren los
registros?
Variable F FR
Si 12 12%
No 44 44%
No responde
44 44%
100%
Figura 10. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el cuestionario, elaborada y
revisada por el autor.
58
Interpretación
Un 44% del total encuestado nos indica que no existe un control o verificación en las tarjetas
Kardex por parte de los supervisores esto ocasiona que los registros de inventarios puedan ser
alterados por parte del personal que los ingresa pudiendo ocasionar malversaciones de los
mismos.
Tabla 5
4). ¿Está de acuerdo con el sistema actual de control de inventarios que posee la empresa?
Variable F FR
Si 40 40%
No 49 49%
No responde
11 11%
100%
Figura 11. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el cuestionario, elaborada y
revisada por el autor.
59
Interpretación
El 49% de los encuestados no se encuentra satisfecho con el sistema actual de inventarios por
ende se recomienda cambiarlo o actualizar sus procedimientos con el fin de obtener una mayor
aceptación de los empleados.
Tabla 6
5). ¿Se informa al gerente general un reporte de las diferencias que se presentan entre toma física
del inventario y los reflejado en él sistema?
Figura 12. Representación gráfica de las respuestas obtenidas por los trabajadores en el cuestionario, elaborada y
revisada por el autor.
Variable F FR
Si 35 35%
No 35 35%
No responde
30 30%
100%
60
6.4.6 Análisis de resultados
En el proceso de recolección de información, se pudo observar las evidentes falencias que
existen en la compañía, afectando directamente a la administración y a los diferentes
procedimientos vinculados a la misma, tomando como referencia los inventarios, en esto
sobresale la falta de registro en los movimientos registrados en las tarjetas de Kardex esto
provocara a futuro que los costos reales de la mercadería no se pueda determinar de manera
adecuada y correcta, ni permitirá aplicar estrategias idóneas para mejorar los procedimientos de
inventarios, también hay una grave falta de organización en el área de bodega lo cual genera un
problema al momento de despacho de la mercadería ya que esto ocasiona confusión en el
personal a cargo de esta área, esto provoca que se despache mercadería demás o cambiada lo
cual provoca que los gastos de la empresa se incrementen así como también la pérdida de
clientes. Según Basagoiti (2017) El análisis de resultados es la parte del informe en la que
establece las conclusiones del mismo. Debe ser claro y conciso, ya que el lector suele llegar
cansado a esta parte del ensayo. Este análisis debe proponer cuestiones sobre el tema estudiado y
plantear nuevas corrientes y perspectivas para futuras investigaciones.
Una vez realizado el cuestionario a los trabajadores de la empresa “Mundo Didáctico S.A.” y
obtenido los resultados en porcentajes globales de sus repuestas se determina que el 86% de los
empleados no están de acuerdo con los procedimientos actuales de control de inventarios.
Debido a estos datos determinamos que se deben modificar los procedimientos de control de
inventarios en dicha entidad ya que el cuestionario fue realizado al 100% de los trabajadores del
área administrativa y operativa la empresa “Mundo Didáctico S.A.” a base de estos datos nos
61
damos cuenta que la propuesta planteada está acorde a las necesidades de esta empresa por tanto
esta investigación es aceptable y se puede poner en marcha.
62
Capítulo IV
6.5 La Propuesta
6.5.1 Introducción
El eficiente manejo de los procesos del inventario de las empresas comercializadoras, se
interpreta como una forma de obtener mayores ganancias, debido al buen manejo de sus
procedimientos como también a sus bajos costos, por lo que el actual trabajo de tesis se lo realiza
en la empresa Mundo Didáctico S.A., empresa que inicio sus funciones en el año 2009
comenzando con la venta de libro a escuelas y colegios, en poco tiempo se dio a conocer
incrementando su cartera de clientes a instituciones de educación superior, su situación
geográfica se encuentra al norte de la ciudad de Guayaquil y la distribución de sus libros es a
nivel nacional.
La presente tesis investigativa se centró en el control interno para la gestión adecuada de los
procedimientos de inventario en la empresa Mundo Didáctico S.A., a base de que el área de
administración detectó falencias en los procedimientos de los inventarios lo que ha causado
disminución en las ganancias de la entidad estudiada.
Debido al impacto de estas falencias mencionadas en los procedimientos de inventarios, se
determinó un riesgo de error y fraude en un nivel medio-alto, debido a que la cuenta de
inventarios tiene un margen de riesgo inherente significativo por la alta representatividad
respecto al total de activos y sumado al riesgo de control que es bajo. Por otra parte, la empresa
no cuenta con un departamento de auditoria interna y esta se expone a no tener un control interno
en sus gestiones lo cual no le permitirá cumplir con sus metas, propósito y minimizar sus riesgos,
63
ya que no cuenta con parámetros y/o guías de control no puede visualizar la factibilidad de
generar una asignación de funciones y más aun de su inventario.
Se realizo un análisis de los procedimientos de los inventarios en el área de bodega, el cual
arrojó como resultado la falta de control, mal manejo de la mercadería y desorden en la bodega
lo cual genera deterioro de esta y esto a su vez perdidas económicas para la empresa.
Los inventarios son una pieza clave de la empresa y no se han tomado medidas adecuadas
para su control y manejo lo que ha derivado en un faltante de mercaderías, debido a un personal
no capacitado correctamente.
6.6 Diagnóstico de la situación actual de la empresa.
Mundo Didáctico S.A. por ser una entidad dedicada a la importación de libros para la venta a
nivel nacional sus actividades son diferentes a las empresas convencionales ya que sus ventas se
realizan a través de un contrato en el cual la empresa se compromete a importar los libros
requeridos por el cliente en caso de que no existan en sus bodegas, por ende, para realizar la
evaluación correspondiente del sistema actual de inventarios debemos partir desde este proceso.
Para efectuar la evaluación correspondiente del sistema de inventarios de la empresa Mundo
Didáctico S.A. se llevarán a cabo la creación de cuestionarios y narrativas a continuación:
64
6.7 Ventas de productos
Tabla 7
Cuestionario de control interno de las ventas
Si No
1. ¿Existe autorización de precios de venta,
condiciones de crédito, descuentos y devoluciones,
listas de precios?X X
2. ¿La facturación la elabora una sola persona y la revisa
otra distinta, verificando precios, operaciones
aritméticas, especificaciones, pedidos, codificaciones,
envío de pedido, etc.?
X X
3. ¿Las funciones de venta, cobro y contabilidad se
encuentran suficientemente segregadas? X X
4. ¿Las notas de despacho son pre numeradas
controladas de tal manera que se asegure que todas sean
facturadas?
X X
5. ¿Los datos de las notas de despacho son revisadas
por otro empleado distinto al de bodega o por un
empleado de embarque, dejando evidencias?
X X
6. ¿La mercancía devuelta por los clientes es recibida por
el departamento respectivo y las notas de crédito
correspondientes están amparadas por una nota de
entrada a bodega?
X X
7. ¿Se elabora reporte diario que sirva como informe a la
gerencia y como documento contabilizador?X X
8. ¿Se obtiene confirmación por parte del cliente de la
recepción de la mercadería entregada?X X
9. ¿Se concilian mensualmente las cifras de facturación
con los registros contables?X X
10. ¿Se realizan chequeos al azar de los productos
entregados a los clientes?X X
11. ¿Se realiza encuestas sobre la calidad, diseño,
comodidad y formas de los modelos entregados al
consumidor final?
X X
0
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL
PROCESO DE VENTAS SI NO
VERIFICADO
65
6.7.1 Descripciones narrativas de las ventas
Existen 4 etapas en el proceso de ventas las cuales se detallan a continuación:
• Distribución de la mercadería al cliente.
• Envió de los libros al cliente,
• Recepción de los pagos por parte del cliente,
• Reporte de ventas al gerente.
Para llevar a cabo la primera fase del proceso, la empresa Mundo Didáctico S.A. toma un
punto de partida; el cual lleva a la empresa a obtener sus clientes para la distribución de sus
libros a entregar según pedidos, a este punto se le da el nombre de CONTACT CLIENT, el cual
se detalla a continuación.
Por CONTACT CLIENT
El cliente se pone en contacto mediante una llamada a los números de servicio o bien visita
directamente los puntos de venta, se prestará atención a tres puntos clave para su venta:
• Cantidad de libros requeridos.
• Plazo para la entrega en caso de no contar con todos los requeridos.
• Orientación al cliente para adquisición de nuevos productos.
66
Definidos y aprobados los puntos anteriores por el cliente y el vendedor, se llevará a cabo la
realización del contrato para su posterior revisión y firma. En las cláusulas del contrato deberán
constar las siguientes:
• Personas contratantes,
• Cantidad de productos a entregar,
• Precios individuales de cada libro,
• Plazos de entrega,
• Precio total de las mercaderías,
• Empaquetado de la mercadería,
• Multas
• Sanciones
67
6.8 Adquisición de las mercaderías
Tabla 8
Cuestionario de control interno de las compras.
SI NO
1. ¿Se encuentran centralizados los pedidos de
compra en la gerencia de producción? X X
2. ¿Existe un catálogo de proveedores en la empresa? X X
3. ¿Se hacen todas las compras de mercaderias en base
a órdenes de compra? X X
4. ¿Se encuentran los pedidos de compra autorizados
por un responsable de su adquisición? X X
5. ¿Están previamente enumerados y controlados las
órdenes de compra? X X
6. ¿ Se reliza un informe de los controles de ordenes de
compra? X X
7. ¿Se cancelan inmediatamente las órdenes de compra
por motivo de falta de mercaderia en los proveedores.? X X
8. ¿Los ingresos a bodega se encuentran previamente
enumerados y se realiza un control cronológico de los
mismos?
X X
9. ¿La mercadería recibida en bodega es aceptada
únicamente con un documento autorizado por el SRI, es
decir, facturas o guías de remisión?X X
10. ¿Son las facturas de proveedores recibidas
directamente por el departamento de contabilidad?X X
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL
PROCESO DE COMPRASI NO
VERIFICADO
68
6.8.1 Descripción narrativa de compras
Al terminar el proceso de ventas de los libros por parte del mismo departamento se procede a
la adquisición de las mercaderías que no se poseen en bodega para su inmediata importación a
través de la utilización de diversos documentos.
Ordenes De Compras
El departamento de contabilidad mediante el sistema elabora las órdenes de compra de las
mercaderías faltantes para su importación y poder cumplir con lo que consta en el contrato y se
proceder a darle un código de barras a cada libro.
Una vez realizado el cálculo total de los libros que hacen falta en bodega para el
cumplimiento del contrato, se procederá a la realización de la orden de compra con el proveedor
en el exterior para la importación inmediata de los libros.
En las órdenes de compra se detallan los códigos de los libros entregados por el proveedor la
cantidad que se va adquirir con un precio que se pactado de antemano y el plazo de entrega de
los mismos a Mundo Didáctico S.A.
Mediante un email es remitida la orden de compra al proveedor para su posterior despacho de
los libros necesarios que solicita la empresa en los tiempos y plazos determinados por él. Una
vez emitida la orden se pasa una copia al jefe de bodega para su seguimiento y su posterior
recepción en bodega.
69
6.9 Almacenaje y distribución de mercadería
6.9.1 Cuestionario de Control Interno de almacenaje y distribución de mercaderías
Tabla 9
Cuestionario control interno de almacenaje y distribución de mercadería
SI NO
1. ¿Se almacenan las existencias de una manera
ordenada y sistemática? X X
2. ¿Se realizan inventarios periódicos en bodega de los
materiales, suministros y mercancías adquiridas?X X
3. ¿Se registran las entradas de los materiales y
suministros en el kardex? X X
4. ¿Existe un sistema de inventario automatizado?X X
5. ¿Se encuentran dividido la bodega de materiales y
suministros con la de productos terminados? X X
6. ¿Se cuenta con el personal responsable y que tengan
el control de las cantidades de existencias de la bodega? X X
7. ¿Existe aglomeración de personal en el área de
bodegaje? X X
8. ¿El espacio físico está adecuado a las necesidades de
las bodegas? X X
9. ¿Se realiza inventario físico de existencias al cierre del
ejercicio económico? X X
10. ¿Los ingresos a bodega se encuentran previamente
enumerados y se realiza un control cronológico de los
mismos?
X X
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL
PROCESO DE ALMACENAJE Y
DISTRIBUCCION DE LAS MERCADERIAS
SI NO
VERIFICADO
70
6.9.2 Descripción Narrativa de almacenaje y distribución
Una vez realizada la importación de las mercaderías estas llegan al área de bodega donde se
receptan por el jefe de bodega para su correspondiente almacenaje, luego se emite la orden de
pedido para la distribución de las mismas, en este proceso intervienen los operarios del área de
bodega y su jefe a cargo.
6.9.3 Fundamentación
El control interno, es una expresión utilizada con el objetivo de describir todas las medidas
adoptadas por los accionistas y directores de empresas para dirigir y controlar las operaciones de
estas, Vera (2016) Pág.3.
Los pasos básicos para generar un buen control interno dentro de la empresa son:
1. Establecer normas, metas u objetivos
2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados.
3. Tomar decisiones correctivas.
Cada uno de los pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia dependerá de la actitud de los
operarios directamente encargados de llevar sus funciones. El proceso administrativo que cubre
todos los niveles de supervisión y su eficacia en el resultado de los esfuerzos de muchos
empleados. Vera, (2016). Pág.4
71
El control interno permite abarcar normas, políticas y procedimientos empleados para generar
buena administración de los procesos internos de la entidad y a la vez de promover el
cumplimiento de las funciones asignadas, para de esta manera alcanzar resultados eficientes.
Lo esencial están en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo operaciones, dichas
medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para que estén de
conformidad con las normas y procedimientos empleados mediante el control interno. Vera
(2016):Pág.5
Para que el control interno sea factible es necesario:
• Establecer de forma sistematizada el control, es decir, que deben seguir un ordenamiento
racional.
• Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.
• Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto por la acción que produce
puede ser evaluable.
Todo esto conlleva a salvaguardar los activos de la empresa y establecer medidas de control
para la verificación y exactitud de cada operación realizada.
6.9.4 Justificación
En el capítulo anterior del presente trabajo de tesis al momento de la obtención de los datos
tuvimos como resultado falencias en los procedimientos de inventario para la gestión de los
mismos en la empresa Mundo Didáctico S.A., debido a no contar con parámetros y/o guías de
72
control interno adecuadas, así como también no tener un personal capacitado correctamente en su
área de bodega.
Debido al incremento en su cartera de clientes en el año 2014 la empresa Mundo Didáctico
S.A., se vio obligada a modificar su control interno y su gestión administrativa, debido a que con
el paso del tiempo este rubro se ha vuelto de gran significancia para la entidad, ya que
representan un 40% del total de los activos de la empresa.
Tabla 10
Representación del inventario versus el total de activos.
Una vez revisadas y analizadas las cifras de los estados financieros desde el inicio de las
operaciones de la empresa hasta el año de incremento de la cartera de clientes (año 2014) y a su
vez una comparación con el último ciclo contable terminado (año 2019), a base de este análisis
se determina un incremento en la adquisición de mercaderías pero estas compras no se reflejan
en la cantidad de ventas realizadas, esto debido a la falta de control en los procedimientos de
inventarios lo que produce deterioro de mercadería y robo de las mismas en la empresa Mundo
Didáctico S.A. En el siguiente grafico mostramos la tendencia de los valores a través del tiempo.
73
Figura 13. Grafico del inventario versus las ventas sin margen de utilidad, información tomada de Mundo
Didáctico S.A. y revisado por el autor.
6.10 Objetivo de la propuesta
6.10.1 Objetivo general
Mejorar los procedimientos administrativos y operativos aplicados en el área de inventarios
en la empresa Mundo Didáctico S.A.
6.10.2 Objetivo especifico
1. Reconocer los aspectos generales de la empresa Mundo Didáctico S.A.
2. Delinear los aspectos teóricos vinculados con los procesos administrativos y operativos
del inventario.
3. Especificar los procedimientos administrativos y operativos para la aplicación del
inventario en la empresa Mundo Didáctico S.A.
25
00
0
29
00
0
26
00
0
26
00
0
30
00
0
80
00
0
14
00
00
24
50
0
28
80
0
26
00
0
25
00
0
30
00
0
70
00
0
12
00
00
2 0 0 9 2 0 1 0 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 9
INVENTARIOS VS VENTAS SIN MARGEN DE UTILIDAD
Inventarios ventas
74
6.11 Desarrollo de la propuesta
Para la adecuación de los procedimientos en el manejo administrativo y operativo de los
inventarios de la empresa Mundo Didáctico S.A., es indispensable considerar varias
disposiciones para desarrollar los cambios en el manejo de los inventarios.
Para entender de una mejor manera la propuesta planteada, los parámetros generales llevaran
un orden lógico según lo organizado en cada paso.
6.11.1 Toma física del inventario
La toma física de los inventarios se realizó a base del siguiente flujograma para el
levantamiento de los mismos:
Figura 14. Flujograma para la toma física de los inventarios de Mundo Didáctico S.A., elaborado y revisado
por autor.
75
En el proceso de toma física de los inventarios se detendrán las actividades y movimientos del
área de bodega de la empresa en su totalidad.
Durante el proceso de la toma física del inventario ningún operario de bodega puede
participar en el mismo, debido a que pueden encubrir alguna situación o acto indebido realizado
por ellos.
Una vez culminado el proceso de la toma física del inventario los encargados del mismo
deberán ubicar las mercaderías en su lugar correspondiente y emitir el informe.
6.11.2 Compras
Los parámetros y lineamientos para el proceso de compra se detallaron anteriormente en el
presente capitulo, antes de realizar cualquier compra se deberá desarrollar un estudio previo para
la selección de proveedores.
6.11.3 Bodega
Mantener un adecuado control y en óptimas condiciones la bodega, en cuanto a manejo,
limpieza y orden de las mercaderías.
Tener los productos organizados según su clasificación, caducidad y fecha de entrada.
Todos los movimientos de ingresos y salidas de las mercaderías, deben respaldarse y tener su
propio registro.
76
6.11.4 Valoración de los inventarios
El método de valoración de inventario utilizado es el promedio ponderado, los productos
deberán estar con su respectivo precio de venta y el costo de cada uno.
6.11.5 Ingreso de facturas
Para un adecuado registro de las facturas se debe contar con la original de las mismas y con la
orden de compra respectiva.
Las facturas con tachones y/o enmendaduras, series repetidas o que no se encuentren claras
para su registro no se podrán aceptar.
6.11.6 Salida de mercaderías
Las salidas de mercaderías de bodega deberán estar respaldadas con toda la documentación de
respaldo, los lineamientos y procedimientos para este proceso están detallados con anterioridad
en la situación actual de la empresa en el presente capitulo.
6.11.7 Procedimientos Contables
• El sistema de inventarios permanentes es el que será aplicado en el presente proyecto.
• Para registrar cualquier movimiento del inventario que se origine, este deberá tener su
respectivo respaldo físico, del ingreso o salida del producto por otro lado también su
valor de adquisición y de venta.
77
6.12 Toma física del inventario
Es de gran importancia para el control y manejo del inventario realizar una toma física por lo
menos de forma bimensual. La clasificación del inventario que se detalla a continuación se la
realizo a base de las cantidades, valor unitario y total, por otro lado, se les asignará una
codificación a cada artículo que servirá para referencia del mismo debido a la gran cantidad de
mercaderías que posee Mundo Didáctico S.A. en su área de bodega.
Tabla 11
Tabla de registro de toma física del inventario
BODEGA COSTO TOTAL
Libros Contables $ 525,00
CRC Pres $ 3.500,00
Auerbach Publications $ 4.200,00
Chapmanabd Hall CRC $ 2.750,00
Taylos and Francis $ 4.200,00
ProductivityPress $ 4.300,00
Jones and Bartlett Publishers,BooksFrom SAGE $ 15.000,00
Pearson Educación $ 3.500,00
Harcourt $ 3.800,00
Mcgraw Hill $ 14.900,00
Cengage $ 2.900,00
Trillas $ 3.900,00
Alfa omega $ 4.200,00
Acribia $ 5.000,00
Ecoe $ 15.000,00
Mundi Prensa $ 3.900,00
Servet $ 3.800,00
Manual Moderno $ 4.800,00
Médica Panamericana Síntesis $ 5.000,00
Reverté Alianza $ 5.000,00
Paraninfo $ 4.300,00
Diaz de Santos $ 2.800,00
Pirámide $ 3.500,00
AENOR $ 4.500,00
Marcombo $ 4.300,00
AMV Ediciones $ 5.500,00
Morotó $ 1.900,00
78
Elsevier $ 3.025,00
COSTO TOTAL $ 140.000,00
6.13 Manejo adecuado del abastecimiento de inventarios
Un punto clave para poder tener un manejo adecuado de los inventarios, es comenzar a
planear y estimar las necesidades de cuantas mercaderías se deben o se necesitan mantener en el
stock del inventario, para esto se realiza un diagnóstico de las salidas del mismo y se lleva a cabo
un presupuesto y/o pronostico por parte del gerente de ventas. El cual deberá llevarlo a cabo
siguiendo tres aspectos primordiales según el giro del negocio las cuales se detallan a
continuación:
Fechas cívicas importantes tales como:
• Independencias
• Fundaciones
Reservas de inventarios establecidas previamente.
Días en los cuales se considera un incremento en las ventas tales como:
• Feriados
• Fines de semana
• Inicio de las clases en el territorio nacional
El sistema del área operativa, presupuestos de inventarios y los detalles de la mercadería, son
elaborados a base de los parámetros obtenidos según el presupuesto de ventas.
79
6.14 Control de las compras
Los procesos de compras son una parte fundamental en el control y manejo de los
inventarios, por medio de estas adquisiciones se puede controlar y manejar de forma adecuada de
tal manera que se mitigue la existencia de sobre stock y faltantes, este control también minimiza
las posibilidades de que existan hurtos o robos de la mercadería o que terceras personas se
beneficien de la compra del inventario.
Toda compra deberá ser revisada y supervisada tanto por el jefe de bodega como también por
el departamento de adquisiciones conjuntamente con el gerente general que es el encargado de
dar la aprobación final en el proceso de la adquisición de las mercaderías, las compras de
inventarios se realizaran mediante procesos y procedimientos que se desarrollaran y presentaran
a continuación.
6.14.1 Requerimientos de compra de mercaderías
Para la adquisición de mercaderías en la empresa Mundo Didáctico S.A. se deberá seguir los
procedimientos (señalados con anterioridad en el presente capítulo) donde se indican los
parámetros a seguir relacionados con los departamentos que intervienen en el proceso de compra,
así como también la documentación de respaldo requerida, que es la requisición o orden de
compra de la mercadería, este documento es un registro primordial que deberá llenar el
departamento que solicito la adquisición del inventario.
Se realiza una demostración del proceso de adquisición de mercaderías donde se realiza la
compra de inventarios de baja para la cual se emite la orden de requisición #00132, emitida por
el jefe de bodega, bajo el requerimiento del departamento de ventas.
80
6.14.2 Orden de requisición de mercaderías
Tabla 12
Orden de requisición de mercaderías
.
Una vez determinada con claridad qué y cuántos productos se requieran comprar, se procederá
a realizar un estudio de proveedores para una selección oportuna de los mismos y esto beneficie
a la empresa en el costo y calidad de adquisición del inventario.
6.14.3 Selección de proveedor
Un análisis y valoración profunda de cada una de las ofertas propuesta por los proveedores es
un punto clave para la selección del proveedor que más se ajuste a las necesidades y condiciones
de la empresa.
81
La preselección de los proveedores se la realiza a través del proceso de la valoración de las
ofertas que transmiten una imagen de empresa garante, calidad en el producto y solides
financiera; no obstante, se verificara que lo avalado en lo ofertado sea verídico.
En las compras de la entidad juega un papel importante la selección de proveedores puesto
que se desarrolla un estudio de cada una de las cotizaciones ofertadas, este proceso se lleva a
cabo por medio de la elaboración de un cuadro comparativo de cotizaciones ofertadas.
6.14.4 Recepción y aprobación del requerimiento de compra de mercadería
El gerente general una vez que ha revisado y analizado las cotizaciones ofertadas por los
proveedores tomará la decisión de elegir la más adecuada y aprobará la orden de requisición de
mercadería, con previo consentimiento del jefe de compras y se emitirá dicha orden de compra.
82
6.14.5 Orden de compra
Tabla 13
Orden de compra
Al emitirse la orden de compra al proveedor seleccionado, se procede a esperar el tiempo
pactado para la entrega de las mercaderías.
La recepción del inventario, se realizará bajo los parámetros y procedimientos de ingreso de
mercaderías (señalados anteriormente en el presente capitulo). El procedimiento de los ingresos
de las mercaderías, se llevará bajo una serie de parámetros establecidos por el departamento de
compras, en especial por el jefe de compras, jefe de bodegas y sus respectivos asistentes.
83
Cuando se da por concluido el ingreso de las mercaderías, el asistente de bodega lleva a cabo
el registro del documento de ingreso a bodega que se detallará posteriormente, el cual deberá
constar con los mismos valores que entrega el proveedor seleccionado.
6.14.6 Modelo de factura de compras
Figura 15. Modelo de factura de compras tomado de internet y revisado por el autor.
84
6.14.7 Ingreso de bodega
Tabla 14
Ingreso de bodega
85
6.15 Bodega de mercaderías
El área de bodega es el espacio físico donde ingresan todas las mercaderías, estos se
organizan según su correspondiente parámetro de recepción, cuidado y secuencia; se recomienda
que todos los productos que se encuentran en bodega, deberán tener un código único para su
correcto control y registro contable.
Figura 16. Bodega de libros de Mundo Didáctico S.A., revisado por el autor.
86
Figura 17. Bodega de libros de Mundo Didáctico S.A., revisado por el autor.
6.16 Valoración del inventario
La empresa Mundo Didáctico S.A. lo inventarios de esta entidad están compuestos
únicamente por libros divididos en varias categorías y denominaciones, y calificados por
etiquetas y número de serie, una valoración adecuada del inventario es de vital importancia ya
que esto generara un mejor servicio al cliente, debido a que permite controlar los pedidos y
faltantes de mercadería, posterior a la venta.
El método promedio ponderado será el que se aplicará para la valoración de los inventarios de
la empresa.
87
6.16.1 Aplicación del método de valoración de inventarios promedio ponderado
El método promedio ponderado en la valoración de inventarios se aplicará mediante
inventario inicial el cual da a conocer el valor real de cada artículo, se recomienda siempre
comenzar con este proceso más aun sino a existido antes este procedimiento, mediante los
valores de las cantidades obtenidas de la toma física del inventario, que se lleva acabo como
primera instancia en el proceso de control y de esta forma nos da a conocer los datos iniciales
para la aplicación de la tarjeta kárdex.
6.16.2 Método promedio ponderado tarjeta Kardex
Tabla 15
Registro de compras en tarjeta Kardex.
88
6.17 Ingreso de facturas
Las facturas son documentos tributarios de compra y venta en las cuales se registran las
transacciones comerciales obligatorias y aceptadas por la ley de régimen tributario interno esto
es de conocimiento público. La emisión de este comprobante tiene como objetivo acreditar la
venta de mercaderías u otros afectos, que dan por terminada la operación.
Un aspecto clave en el control de una empresa es sin lugar a duda los procedimientos que se
establecen para el ingreso y pago de las facturas a los proveedores seleccionados de servicios o
de compras.
Al no definirse adecuadamente los parámetros a seguir para los ingresos y pagos de una
factura, estos generan molestia a los proveedores seleccionados los cuales podrían llegar a la
cancelación de la relación comercial.
89
Figura 18. Estructura del proceso Proveedor-compras-pagos de Mundo Didáctico S.A., elaborado y revisado
por el autor.
Una vez registrada la factura la compra constará en el sistema, los inventarios serán
actualizados y el departamento correspondiente generara el pago correspondiente mediante una
transferencia bancaria.
90
6.17.1 Flujograma de recepción, revisión y trámite de pago a proveedores
Figura 19. Flujograma de recepción, revisión y tramite de pago de Mundo Didáctico S.A., elaborado y revisado
por el autor.
6.18 Salida de las mercaderías en bodega
La elaboración de este punto se llevará a cabo a base de los procedimientos de entrega de
mercaderías (señalados anteriormente en el presente capitulo), la cual abarca los pasos que se
deben ejecutar para la realización de este proceso al momento de solicitarlo cualquier
departamento de la empresa.
91
Los pasos a seguir son los que se detallan a continuación:
• Desarrollo de la orden de pedido
• Elaboración del egreso de bodega
• Registro de la salida del inventario en la tarjeta Kardex
• Registro contable
6.18.1 Desarrollo de la orden de pedido
Tabla 16
Orden de pedido de mercaderías
Al realizar la comprobación de la existencia de la mercadería, el jefe de bodega permite la
salida del inventario dando la orden al bodeguero para que este entregue la mercadería señalada
en la orden de pedido, el cual es el documento de respaldo de la salida de mercadería.
92
6.18.2 Elaboración del egreso de bodega
Tabla 17
Egreso de bodega.
El siguiente paso para registrar los egresos de mercaderías, se lo realiza mediante una tarjeta
de Kardex para conservar el saldo real de los productos, este proceso se origina después de la
orden de pedido y el egreso de bodega.
93
6.18.3 Registro de salida de mercaderías mediante tarjeta Kardex
Tabla 18
Tarjeta de Kardex.
Una vez culminado el registro de la tarjeta Kardex queda finalizado el proceso de salida de las
mercaderías del área de bodega.
94
Conclusiones
El gerente general de Mundo Didáctico S.A. se enfoca solo en los objetivos de la empresa,
dejando de lado las necesidades que tienen los empleados a su cargo, lo que genera un bajo
desempeño de los mismos.
Mundo Didáctico S.A. no cuenta con suficiente personal en su departamento administrativo
para el cumplimiento adecuado de cada una de sus funciones.
La empresa no cuenta con normas, políticas ni procedimientos adecuados para el manejo
correcto de los inventarios, tampoco controles oportunos mediante formatos de registro de
compra, resguardo y distribución de mercaderías.
La toma física de los inventarios no se realiza de una manera continua, y cuando se llevan a
cabo estos los realizan los mismos operarios de bodega lo cual puede generar alteración de la
información registrada.
Las compras de mercaderías no se las realizan a base de una existencia máxima o mínima lo
cual podría generar demasiados productos en stock o faltantes en bodega.
Mundo Didáctico S.A. no controla sus mercaderías bajo ningún método de valoración del
inventario.
95
Recomendaciones
Se recomienda una mayor participación del Gerente general en la administración de los
procedimientos del inventario, esto genera una mayor confianza y seguridad en los objetivos
logrados.
La incorporación de más personal administrativo capacitado será un punto clave para mejorar
los procedimientos de los inventarios.
Crear y modificar normas, políticas y procedimientos para el adecuado manejo del inventario
y su difusión a todo el personal de la empresa, previamente revisados y aprobados por los
respectivos ejecutivos de la entidad.
Debido a la gran cantidad de inventario de la empresa se recomienda realizar una toma física
de estos por lo menos de manera bimensual para así tener un adecuado control de los mismos.
Efectuar adquisición de mercaderías bajo índices de existencia máxima y mínima para así
controlar las mercaderías en stock y no existan faltantes.
Además, se recomienda la utilización del método promedio de valoración de inventarios a
través de una tarjeta Kardex para contar así siempre con el saldo actual de cada mercadería.
Se recomienda tener un seguimiento del proyecto durante sus 3 años de realización e
implementar nuevas modificaciones de ser necesarias para así sacar el máximo beneficio posible
de esta investigación y propuesta.
96
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101
Apéndice A
Preguntas para la entrevista a los departamentos involucrados en el proceso de los
inventarios
Entrevista:
Dia:
Hora:
Pregunta 1 ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos de regulación, control,
registro y gestión de inventarios?
Pregunta 2 ¿La Compañía cuenta con una estructura organizacional acorde con el tamaño y la
complejidad de la misma?
Pregunta 3 ¿Existe un control adecuado para la selección de proveedores de la mercadería?
Pregunta 4 ¿Se realiza una inspección física de la mercadería que se recibe en las bodegas de
la Compañía?
Pregunta 5 ¿Existe verificación de gerencia dentro del sistema contable al registro de los
inventarios?
Pregunta 6 ¿Se efectúan controles de verificación a los operarios al momento de entrada y de
salida de la empresa?
Pregunta 7 ¿La Compañía ha establecido algún tipo de control para la atención de reclamos de
clientes?
102
Pregunta 8 ¿El sistema de facturación permite generar facturas con números de secuencias
repetidos?
Pregunta 9 ¿La gerencia cuenta con estrategias para el adecuado manejo de los procesos de
inventarios?
Pregunta 10: ¿Con que frecuencia La Compañía realiza la toma física de producto terminado
en stock de bodega?
103
Apéndice B
Permisos de Funcionamiento de la empresa Mundo Didáctico S.A.
104
Apéndice C