SESI CONVERSATION WITH P&P2/2018

13 OGOS 2018

LAPORAN PRESTASI PCT

JAN – JUN 2018

TahunBil.

ProgramBajet

Pembangunan (RM juta)

2016 1 3.0

2017 3 9.0

2018 8 39.0

2019* 8 33.2

2020* 8 33.4

+

Bajet Operasi(RM juta)

31.7

27.9

28.7

28.7

-tbc-

KEPERLUAN MENINGKATKAN

KECEKAPAN PENGURUSAN PEROLEHAN

BAJET PEMBANGUNAN DAN OPERASI…

PENINGKATAN

LEBIH 4X GANDA

DARI RM 9 JUTA (2017)KEPADA RM 39 JUTAPADA TAHUN 2018

*ceiling by MOF

PERTAMBAHAN BAJET

PEMBANGUNAN RM 9 JUTA KE RM

39 JUTA

SEMUA PROSEDUR YANG DITETAPKAN OLEH PEKELILING PERBENDAHARAAN

PERLU DIPATUHI

STRENGTHS (+)

• Pegawai berpengalamanberkaitan tatacaraperolehan• Kekuatan sumber 3 pegawai dan 5 pelaksanadan 2 PSH• Komunikasi baik antaraPCT dan Warga termasukWilayah

• Semangat kerjaberpasukan yang tinggi

WEAKNESSES (–)

• Permohonan RO secaramanual• Kurang perancangan darisegi pengurusan projek• Kefahaman wargaberkaitan tatacara danprosedur perolehan masihrendah

OPPORTUNITIES

(+)

• Sokongan ICT daninfrastruktur yang baik• Ruang tambahbaik proses dan prosedur sedia ada• Banyak saluran komunikasiuntuk menyalurkan maklumattatacara perolehan kerajaan• Sokongan baik dari pihakpengurusan termasukkeperluan kewangan

THREATS (–)

• Pertambahan volume kerja berikutan peningkatanbajet tahunan• Pertukaran pegawaiperolehan• Motivasi pegawaiperolehan dalammenjalankan tugas

S

O

W

T

ANALISA SWOT PCT

STATISTIK PCT 2018: BILANGAN RO YANG DIPROSES

65%

35%

Bilangan RO Yang Diproses BagiPembangunan & Operasi

PEMBANGUNAN

OPERASI

Bajet Pembangunan Bajet OperasiBil RO Nilai (RM) Bil RO Nilai (RM)

Jan 118 576,121.59 60 673,909.61

Feb 60 2,091,028.86 46 284,051.65Mac 163 1,247,393.73 37 407,930.60

April 165 1,217,512.21 81 458,835.79Mei 103 3,190,523.18 98 1,298,938.61

Jun 74 1,291,546.50 40 220,563.82

JUMLAH 683 9,614,126 362 3,344,230

Bilangan RO Yang DiprosesJAN-JUN 2017/18

2018 1,045

2017 515

JUMLAH RO YANG DIPROSES MENINGKAT SEBANYAK 103 % UNTUK TAHUN 2018

BERBANDING TEMPOH YANG SAMA TAHUN 2017

Sebut Harga A Sebut Harga B TenderBil

MesyuaratBil

KertasNilai(RM)

BilMesyuarat

BilKertas

Nilai(RM)

BilMesyuarat

BilKertas

Nilai(RM)

Jan 1 3 902,132.08 1 4 125,390.00 0 0 0

Feb 2 7 713,240.74 1 7 279,931.13 1 1 -tangguh-

Mac 1 5 913,337.13 2 12 367,306.56 1 3 2,534,918.00

April 4 13 1,712,856.00 2 12 251,027.17 1 2 3,160,814.00

Mei 1 11 2,207,534.00 2 6 208,211.93 0 0 0

Jun 1 13 736,122.50 1 8 265,307.20 0 0 0

JUMLAH 10 52 7,185,222 9 49 1,497,174 3 6 5,695,732

50%47%

3%

Bilangan Kertas Sebut HargaMengikut Kategori Jan-Jun

2018

SEBUTHARGA ASEBUTHARGA BTENDER

STATISTIK PCT 2018: MAKLUMAT SEBUT HARGA & TENDER

Perbandingan Mesyuarat Sebut Harga termasuk Bil KertasJAN-JUN 2017/18

MSH ‘A’ MSH ‘B’ TENDER JUMLAH

Mesy Kertas Mesy Kertas Mesy Kertas Mesy Kertas

2018 10 52 9 49 3 6 22 107

2017 5 18 6 27 1 1 12 46

100%

189%

50%

81%

200%

500%

83%

132%

SECARA KESELURUHAN, BIL MESYUARAT SEBUTHARGA MENINGKAT SEHINGGA 1X MANAKALA BIL KERTAS

YANG DIBINCANGKAN PULA MENINGKAT LEBIH 2X GANDA

Mula

PROSES FLOW RO DI PCT: TERIMA RO HINGGA LO DIKELUARKAN

Hantar borang RO

Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)

( First level checking)

Pemeriksaan Perincian– (Kelayakan, Ketepatan maklumat dalam RO, sebut harga dan lampiran sokongan)

(Second level checking)

Key in jenis bajet dan kod akaun dalam SAGA

(Preparer)

Rekod maklumat

dalam buku daftar RO

Key in ke dalam

dafar RO (Excel)

Semakan maklumat preparer (Reviewer)

Kelulusan (Approver)

Pembangunan: PCT

Operasi: Kewangan

Lengkap

Info Tepat

LengkapYa

Tidak

Ya

Tidak

Reject

Ya

Tidak

Tandatangan

pejabat pelulusKeluarkan

Local Order (LO) Tamat

Bil. Proses: 11Masa Proses: 4 HariLO diserah selepashari ke 4.

SERTA MERTA

1 HARI

1 HARI 1 HARI

SERTA MERTA

1 HARI

1-HARI1 HARI

1

TERIMA BORANG RO

2

PROSES DI PCT

3

TANDATANGAN PEJABAT PELULUS

3 HARI 1 HARI

4

CETAK DAN

SERAH LO

1 HARI

PenolongPegawaiTadbir

PenolongPengurus

PembantuTadbir

PenolongPengurus

PengurusKanan

BULAN JUMLAH ROPRESTASI MASA (HARI)

MIN MAX AVERAGE MEDIAN

JAN 118 2 51 11.7 7

FEB 60 3 40 7.08 6

MAC 163 2 54 8.87 7

APRIL 165 2 33 8.16 7

MEI 103 1 42 8.38 7

JUN 74 1 55 16.44 14

JUMLAH 683

PRESTASI TEMPOH MASA BAGI MEMPROSES RO MENGIKUT BULAN BAGI BAJET PEMBANGUNAN

PROSES DALAMAN PCT MENETAPKAN 4 HARI BEKERJA

BERMULA TERIMA RO SEHINGGA LO DIKELUARKAN.

LO DISERAHKAN PADA HARI KE 5.

Termasuk sabtu&AhadTEMPOH MASA: JAN – JUN 2018

KATEGORI BAJET: PEMBANGUNAN

PERBANDINGAN PRESTASI MEMPROSES RO MENGIKUT BULAN

8.55%

52.14%

81.20% 83.76%

100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

10

20

30

40

50

60

1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari

Bil

RO

Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Jan 2018

25.42%

88.14% 91.53% 93.22%100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

5

10

15

20

25

30

35

40

1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14Hari

Bil

RO

Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Februari 2018

5.70%

59.49%

88.61% 93.04%100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

20

40

60

80

100

1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari

Bil

RO

Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan April 2018

7.84%

61.76%

78.43%

95.10% 100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

10

20

30

40

50

60

1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari

Bil

RO

Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Mei 2018

9.49%

55.06%

71.52%

93.67% 100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

20

40

60

80

1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari

Bil

RO

Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Mac 2018

5.48%

31.51%

49.32% 50.68%

100.00%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

5

10

15

20

25

30

35

40

1-4 5-7 8-10 11-14 Lebih 14hari

BIl

RO

Taburan Data Masa Memproses RO Bagi Bulan Jun 2018

Analisa lanjut ketidakpatuhan piagam pelanggan

Faktor volume kerja yang tinggi di PCT berikutan peningkatan Bajet Pembangunan

Meningkatkan kompetensi pegawai baru dan lama dalam urusan perolehan

Melaksanakan visual management bagi menambahbaik pengurusan dalaman PCT

Kesedaran kepada warga agar menghantar RO 7 hari sebelum tarikh program

Kerjasama daripada warga membantu pihak PCT menghantar dokumen lengkapseperti yang dikehendaki. (RIGHT AT THE FIRST TIME and REDUCE REWORK)

ANALISA…

Menggunakan ICT bagi membantu bagi meningkatkan keupayaan memproses ROdan pengurusan maklumat berkaitan perolehan dengan lebih cekap

5

3

1

2

4

6

7

PENAMBAHBAIKAN PROSES KERJA PENGELUARAN LO

MENGGUNAKAN e-RO

Hantar borang RO ke PCT

Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)

(First level checking)

Lengkap

Rekod maklumat

dalam buku daftar RO

Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan,

ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)

(Second level checking)

Lengkap

Key in maklumat RO, jenis bajet dan kod akaun

dalam SAGA (Preparer)

Key in ke dalam

dafar RO (Excel)

Semakan maklumat preparer (Reviewer)

Info Tepat

Kelulusan (Approver)

Pembangunan: PCT

Operasi: Kewangan

Tandatangan

pejabat pelulus

Keluarkan

Local Order (LO)

SEBELUM

1

2

3

4

5

6

7

9

8

SELEPAS

Keyin dan hantar RO secara online

Pemeriksaan kelayakan dan lampiran sebut harga

(Reviewer)

Pemeriksaan maklumat RO dan kod akaun dan jenis bajet

(Preparer)

Key in ke dalam

dafar RO (Excel)

Kelulusan (Approver)

Pembangunan: PCT

Operasi: Kewangan

Tandatangan

pejabat pelulus

Keluarkan

Local Order (LO)

Lengkap

Lengkap

1

2

3

4

5

6 7

Reject

1110

Ya Tidak

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Reject

8

Hantar borang RO ke PCT

Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT)

(First level checking)

Lengkap

Rekod maklumat

dalam buku daftar RO

Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan,

ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)

(Second level checking)

Lengkap

Key in maklumat RO, jenis bajet dan kod akaun

dalam SAGA (Preparer)

Key in ke dalam

dafar RO (Excel)

Semakan maklumat preparer (Reviewer)

Info Tepat

Kelulusan (Approver)

Pembangunan: PCT

Operasi: Kewangan

Tandatangan

pejabat pelulus

Keluarkan

Local Order (LO)

SEBELUM

1

2

3

4

5

6

7

9

8

SELEPAS

Keyin dan hantar RO secara online

Pemeriksaan kelayakan dan lampiran sebut harga

(Reviewer)

Pemeriksaan maklumat RO dan kod akaun dan jenis bajet

(Preparer)

Key in ke dalam

dafar RO (Excel)

Kelulusan (Approver)

Pembangunan: PCT

Operasi: Kewangan

Tandatangan

pejabat pelulus

Keluarkan

Local Order (LO)

Lengkap

Lengkap

1

2

3

4

5

6 7

Reject

1110

Ya Tidak

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Reject

8

PENAMBAHBAIKAN

3 PROSES KERJA TIADA

NILAI TAMBAHDIHAPUSKAN

SEBELUM

11 PROSES KERJA

SELEPAS

8PROSES KERJA

VS

PREPAROR TIDAK PERLU KEYIN SEMULA

MAKLUMAT SECARA MANUAL

DARIPADA KEYIN KEPADA CHECKING

PEMERIKSAAN LAMPIRAN TIDAK PERLU DILAKUKAN

SELF CHECKING PADA SISTEM e -RO

PERUBAHAN FUNGSI

COMBINE FUNGSI CHECKING DOKUMEN

DAN FUNGSI REVIEWER

REVIEVER JUGA MELAKUKAN TUGAS SEBAGAI DOCUMENT

CHECKER

PEMOHON KEYIN SECARA TERUS KE DALAM e-RO

RIGHT AT THE FIRST TIME SEMASA MENGHANTAR

PERMOHONAN PEMBELIAN

EMPOWERMENT REVIEWER SEBAGAI

DOCUMENT CHECKER

PERTEMUAN DENGAN JABATAN AUDIT NEGARA

MESYUARAT PADA 7 OGOS 2018, SEKTOR AUDIT KEWANGAN, JABATAN AUDIT NEGARA

Pihak Jabatan Audit Negara tiada halangan bagi pelaksanaan e-RO MPC dimana lampirandokumen sokongan bagi permohonan perolehan akan dimuat naik secara elektronik.

Walaupun secara digital, sebutharga dari pembekal masih lagi sama iaitu mempunyaitarikh, jenis perkhidmatan, kuantiti, harga dan nama wakil syarikat pembekal yang bolehdihubungi.

Untuk keperluan audit, pemohon hanya perlu mencetak borang perolehan yang dijanaoleh sistem eRO. Maklumat berkaitan pembelian akan disimpan di dalam failprojek/program untuk tujuan rujukan oleh pihak auditor.

Limitasi had Kuasa Pelulus tetap dipatuhi dan mematuhi garis panduan prosedurkewangan dan perakaunan yang telah ditetapkan

Bagi proses pembayaran pula, dokumen sokongan yang dilampirkan (semasapermohonan) juga secara elektronik kecuali Invois (original hardcopy) dan LO.

Juru Audit boleh memohon dokumen-dokumen yang diaudit dapat dicetak jika perlu.

PERTEMUAN DENGAN JABATAN AUDIT NEGARA

Walaubagaimanapun, pihak MPC perlu mengambilperhatian kepada perkara-perkara berikut:

Memastikan kaedah penyimpanan fail secara elektronik adalah sistematik termasuk'fail retrieval' yang mudah dikesan. Ini bagi membolehkan pegawai perolehan,kewangan dan juru audit mudah membuat carian untuk memproses ataupun bagitujuan pemeriksaan dokumen.

Tempoh minima dokumen secara elektronik atau softcopy yang disimpan adalahselama 7 tahun (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 2007)

Salinan (backup) dokumen yang disimpan secara elektronik perlu dibuat atas faktorancaman virus dan ancaman keselamatan yang lain. Kehilangan dokumen secaraelektronik atas tanggungjawab agensi dan tindakan boleh diambil keranaperbelanjaan dibuat tanpa mempunyai dokumen dan tidak mematuhi tatacara atauprosedur yang ditetapkan oleh kerajaan.

INISIATIF LAIN….

BIL INISIATIF STATUS

1 KUASA COMMIT DALAM SISTEM SAGA DITURUNKAN PADA PCT BAGI BAJET PEMBANGUNAN

• BERMULA APRIL 2018

2 MENINGKATKAN KEFAHAMAN WARGA • 3 SIRI ENGAGEMENT BERSAMA PEGAWAI DIJALANKAN PADA 9, 15 DAN 22 JAN 2018

• BENGKEL TATACARA PEROLEHAN PADA 3 MEI 2018

3 SEMAKAN SEMULA GARIS PANDUAN KADARBAYARAN PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING MPC

• DILULUSKAN BOM PADA 4 APRIL 2018

4 PENAMBAHBAIKAN PROSEDUR BORANG PERMOHONAN PEROLEHAN

• DILULUSKAN BOM PADA 26 APRIL 2018

5 PEMBANGUNAN PORTAL PEROLEHAN (PRINCE): BERKONGSI MAKLUMAT BERKAITAN PEROLEHAN

• HEBAHAN MELALUI EMAIL PADA WARGA PADA 2 JULAI 2018. MENDAPAT HAMPIR 3,00 PELAWAT

6 PERMOHONAN KEPADA MOF: SEMAKAN SEMULA PEROLEHAN TERUS MPC KEPADA RM 50 RIBU (MENGGUNAKAN PKP MPC)

• DILULUSKAN PEROLEHAN TERUS KEPADA RM 50 RIBU HANYA UNTUK BAJET OPERASI SAHAJA BERMULA JULAI 2018

7 PERMOHONAN KEPADA MOF: PELANTIKAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ DI MPC DI BAWAH SISTEM KONTRAK PANEL

• MOF TIDAK MELULUSKAN PERMOHONAN INI DAN PEROLEHAN HENDAKLAH MENGIKUT TATACARA PEROLEHAN SEMASA

8 MESYUARAT SEBUT HARGA (KHAS) A DAN B • SEBANYAK 7 MESYUARAT (A&B) SECARA KHAS TELAH DIJALANKAN (JAN – JUN) BAGI MEMENUHI PERMINTAAN WARGA

9 PELAKSANAAN eRO • TOT PADA 1 OGOS 2018• PERCUBAAN PADA OKTOBER 2018

10 PELAKSANAAN EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS) – AUTOMASI MAKLUMAT BERKAITAN PEROLEHAN

• PERINGKAT RUNDINGAN HARGA DENGAN PEMBEKAL PERKHIDMATAN

TERIMA KASIH