LOPPURAPORTTI

Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttöönotto I-vaiheessa

Toimeenpanosuunnitelma Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)

Laatijat: Kimmo Luoma, Maarit Rötsä ja Seija Viljamaa

Versio 1.0 (17.2.2017)

Luonnos

2

Muutoshistoria

Versio Päiväys Kuvaus Tekijä

1.0 17.2.2017 Kanta-projektien ohjausryhmän hyväksymä versio

Maarit Rötsä

Luonnos

3

SISÄLTÖ

1 JOHDANTO .......................................................................................................................................................... 4

2 SOSIAALIHUOLLON KANTA-PALVELUJEN HYÖDYT JA KÄYTTÖÖNOTON TAVOITTEET ............................................... 6

3 LIITTYMINEN I-VAIHEESSA ....................................................................................................................................... 7

4 SOSIAALIHUOLLON KANTA-PALVELUJEN PERUSTOIMINNALLISUUS I-VAIHEESSA .................................................... 8

5 I-VAIHEEN AIKATAULU ............................................................................................................................................. 9

MÄÄRITTELYT, NIIDEN PÄIVITYS JA JULKAISU ................................................................................................................ 10 5.1 JÄRJESTELMÄN SERTIFIOINTI, YHTEISTESTAUS JA ASIAKASTESTAUSYMPÄRISTÖN HYÖDYNTÄMINEN .......................................... 11 5.2

6 ERI VIRANOMAISTEN ROOLIT JA VASTUUT .............................................................................................................12

7 VALTAKUNNALLINEN JA ALUEELLINEN YHTEISTYÖ ..................................................................................................13

VALTAKUNNALLINEN TUKI, OHJAUS JA SEURANTA ......................................................................................................... 13 7.1 ALUEELLINEN TUKI, OHJAUS JA SEURANTA ................................................................................................................... 14 7.2 MUU TUKI ............................................................................................................................................................ 14 7.3

8 RISKIENHALLINTA ...................................................................................................................................................16

9 VIESTINTÄSUUNNITELMA .......................................................................................................................................17

10 LÄHDELUETTELO ...................................................................................................................................................19

LIITE 1 LIITTYVÄN ORGANISAATION TEHTÄVÄT .........................................................................................................21

LIITE 2 YHTEENVETO LIITTYMISAIKATAULUN KYSELYSTÄ ...........................................................................................22

Luonnos

4

1 Johdanto

Sosiaalihuollon tiedonhallinnassa1kehitetään asiakastietojärjestelmiä niin, että asiakasta koskevat tiedot ovat

nykyistä paremmin hyödynnettävissä asiakastyössä. Tämä tukee mm. Sote-tieto hyötykäyttöön -strategian

tavoitteita2. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tavoitetila on kuvattu sosiaalihuollon valtakunnallisessa

kokonaisarkkitehtuurissa3. Tavoitetilan saavuttamiseksi kehittämistyö on hankkeistettu ja työ toteuetaan

Kansa-hankkeessa. Kansa-hanke on sosiaalihuollon määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten

tietojärjestelmäpalvelujen toimeenpanohanke4. Kansa-hanke tukee myös Sote-integraation toteuttamista

luomalla edellytyksen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen saatavuudelle ja tietointegraatiolle Kanta-

palvelujen avulla.

Kansa-hankkeessa sosiaalihuollon Kanta-palvelut toteutetaan vaiheittain. I-vaiheen määrittelyt on kuvattu

omana kokonaisuutenaan ja niiden tulkinnan tueksi on laadittu Sosiaalihuollon valtakunnallisten

tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuuri5. Tämän dokumentin tavoitteena on kuvata sosiaalihuollon

Kanta-palveluiden I-vaiheen toimeenpanon kokonaisuus. Toimeenpanosuunnitelma on tarkoitettu I-vaiheen

toteutukseen osallistujille sekä I-vaiheessa Kanta-palveluihin liittyville julkisille ja yksityisille Sote-

organisaatioille sekä tietojärjestelmätoimittajille.

Toimeenpanosuunnitelmassa kuvataan sosiaalihuollon Kanta-palveluien I-vaiheen käyttöönotto ja siihen liit-

tyvät tehtävät yleisellä tasolla. Käyttöönoton yksityiskohtainen ohjeistus ei kuulu toimeenpanosuunnitelmaan.

Käyttöönottojen tueksi tuotetaan oma tukimateriaalit ja prosessit kevään 2017 aikana. Sote-organisaatioille

suunnattu käyttöönottoon valmistelutehtävien ohjeistus toteutetaan ainakin toistaiseksi

www.thl.fi/sostiedonhallinta -sivustolle. Kanta.fi –sivuilta löytyy ohjeistus tietojärjestelmien teknisistä vaati-

muksista, testauksesta ja Kanta-liittymisestä.

Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden, ja I-vaiheessa erityisesti asiakastiedon arkiston, käyttöönotto on osa

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpano-

hanketta (Kansa-hanke6), jolla toteutetaan sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisessa kokonaisarkki-

tehtuurissa7 kuvattu tavoitetila. Hankkeen tavoitteena on laajentaa Kanta-palvelujen käyttö sosiaalihuoltoon

ja toteuttaa sosiaalihuollon toimintoja Kanta-palveluihin.

1 Sosiaalialan tiedonhallinta

2 Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palvelujen tukena - Sote-tieto hyötykäyttöön -strategia 2020

3 Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen

kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v. 1.0 4 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) :

Hankesuunnitelma vuosille 2016-2020 5 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ratkaisuarkkitehtuuri

6 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) :

Hankesuunnitelma vuosille 2016-2020 7 Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen

kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020

Luonnos

5

Ensimmäisessä vaiheessa sosiaalihuollon asiakastietoja saadaan siirrettyä valtakunnalliseen asiakastiedon

arkistoon PDF- tai XHTML-muodossa. Tällöin yhtenäinen ja asiakirjanäyttömuotoinen tieto saadaan

rekisterinpitäjän omaan käyttöön sinne missä sitä tarvitaan. Lisäksi I-vaihe mahdollistaa asiakastiedon

säilyttämisen sähköisessä muodossa pysyvästi. Samalla sosiaalihuollon palveluprosessit ja toimintamallit

yhdenmukaistuvat.

I-vaiheessa liittyminen ei ole pakollista. Mikäli sosiaalipalveluja antavat organisaatiot liittyvät Kanta-

palveluiden käyttäjäksi jo I-vaiheessa, tulee II-vaiheen ns. pakollinen liittyminen olemaan vaatimuksiltaan

kevyempi toteuttaa.

I-vaiheessa arkistoyhteensopivia asiakirjoja voidaan muodostaa olemassa olevista asiakastiedoista, jotka

ovat syntyneet ennen liittymistä tai liittymishetkestä alkaen, tai sekä että. Organisaatio voi liittyä

valtakunnalliseen asiakastiedon arkistoon myös vain arkistoidakseen vanhat tiedot poistuvasta

tietojärjestelmästä

I-vaiheen piloteissa mukana oleville sosiaalihuollon pilottiorganisaatioille ja tietojärjestelmätoimittajille

annetaan THL:sta ja Kelalta erityistä tukea asiakastestauksessa, yhteistestauksessa sekä tuotantokäytön

aloittamisessa. Pilottien aikana luodaan valmiudet muille Sote-organisaatioille ja tietojärjestelmätoimittajille

liittyä sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttäjiksi.

Suositeltavaa on, että sosiaalipalveluja antavat organisaatiot aloittavat liittymisvalmistelut mahdollisimman

aikaisessa vaiheessa. Käyttöönottoprojektin suunnitteluun ja toteutukseen tulisi varata vähintään 1,5 vuotta.

Luonnos

6

2 Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen hyödyt ja käyttöönoton tavoitteet

Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden I-vaiheen käyttöönoton jälkeen sosiaalihuollon asiakastiedot ovat rekis-

terinpitäjällä saatavilla yhdessä rekisterissä ja yhdestä paikasta sähköisessä muodossa.

Kanta-palveluiden kautta tapahtuvan asiakastietojen käsittelyn myötä asiakkaan tietosuoja paranee, kun

asiakastietojen käsittely perustuu tietoturvalliseen käsittelytapaan. Asiakastietojen käyttöä ohjataan,

kontrolloidaan ja valvotaan aiempaa tehokkaammin sekä asiakastietoja käsittelevässä järjestelmässä että

Kanta-palveluissa. Asiakastietojen käsittelijät varmennetaan ja tunnistetaan jokaisella asiakastietojen

käsittelykerralla. Ammattihenkilön asiakastietojen käsittely perustuu aina yhtenäisesti määrittelyihin

käyttöoikeuksiin ja asiayhteyden todentamiseen. Kanta-palveluiden käyttöönoton myötä tietojärjestelmiltä

edellytetään aiempaa enemmän tietojnkäsittelyn seurantaa. Lisäksi Kanta-palveluissa kontrolloidaan liittyviä

organisaatioita ja tietojärjestelmiä ja valvotaan sitä, että asiakastietoja hakevalla henkilöllä on aina olemassa

oleva asiayhteys tai muu perusteltu syy saada asiakasta koskevat tiedot.

Alla on kuvattu keskeisiä I-vaiheen hyötyjä.

Taulukko 1 Sosiaalihuollon arkiston hyödyt

Hyötyjä Hyöty Keino

Sosiaalihuollon

asiakas

Asiakkaan tietosuoja paranee kun asiakastietojen käyttöä

seurataan, ohjataan ja valvotaan aiempaa enemmän. Kaikki

asiakasta koskevat tiedot ovat saatavilla palvelun

suunnitteluun toteuttamiseen osallistuville.

Käytön valvonta,

valtakunnallinen ohjaus,

yhden rekisterin malli ja

tietojen saatavuus.

Sosiaalihuollon

ammattilainen

Ammattilainen saa rekisterinpitäjän laatimat asiakirjat

käyttöönsä riippumatta siitä, millä järjestelmällä ne on

laadittu. Hyöty korostuu palvelutarpeen arvioinnissa ja

palveluiden suunnittelussa uuden sosiaalihuoltolain

periaatteiden mukaisesti. Asiakirjat ovat jo osittain

semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia.

Tietojen tallennus

asiakastiedon arkistoon,

määrämuotoinen kirjaaminen,

yhtenäiset tietosisällöt ja

asiakasprosessit.

Palvelunantaja Rekisterinpitäjä voi tallentaa asiakasasiakirjansa sähköisesti

arkistokelpoisessa muodossa. Vanhojen tietojen arkistointi

tukee järjestelmien vaihtoa ja organisaatiouudistuksia.

Tietojen tallennus

asiakastiedon arkistoon.

Järjestelmätoimittaja Voidaan keskittyä paremmin järjestelmien toiminnallisuuksien

kehittämiseen. Asiakaskohtainen tietojärjestelmien räätälöinti

vähenee. Luodaan ensimmäiset edellytykset sosiaali- ja

terveydenhuollon yhteistoiminnalle .

Kansalliset määritykset ja

standardit, yhtenäiset

tietosisällöt, valtakunnallinen

ohjaus.

Laadulliset ja taloudelliset hyödyt I-vaiheessa: - Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ja tietojen saatavuus paranee - Asiakirjat ovat semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia - Asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan, jolloin asiakkaan tietosuoja paranee - Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen ohjaus tehostuu - Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta tietojen käsittelyssä mahdollistuu tulevaisuudessa - Tiedon hakemisen ja jakamisen tehostuminen - Kirjepostin ja postitustyön väheneminen - Arkistoinnin tehostuminen

Koko Kansa-hankkeen ja eri vaiheiden taloudelliset ja laadulliset hyödyt on kuvattu tarkemmin

hankesuunnitelmassa luvussa 28 .

8 Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke) :

Hankesuunnitelma vuosille 2016-2020

Luonnos

7

3 Liittyminen I-vaiheessa

I-vaiheessa toteutettavien sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttö ja niihin liittyminen on vapaaehtoista.

Liittyä voivat sekä julkiset että yksityiset palvelunantajat. I-vaiheessa voidaan tallentaa myös sellaisia tietoja,

joita ei enää tuoteta palvelun päättymisen vuoksi.

Kun organisaatio suunnittelee asiakastiedon arkiston käyttöönottoa, sen tulee päättää: 1. Millä asiakastietoja käsittelevällä järjestelmällä se liittyy Kanta-palveluihin?

2. Millaisia ominaisuuksia liittyvältä tietojärjestelmältä vaaditaan, eli mitä tietojärjestelmäprofiilia liittyvä

järjestelmä toteuttaa? sekä

3. Mitä tietosisältöjä (minkä eri palvelutehtävien ja mitä asiakasasiakirjoja) aiotaan tallentaa?

Hyödyt ovat sitä suuremmat, mitä mitä laajemmin rekisterinpitäjän omassa toiminnassa liitytään (erit. kohdat

1 ja 3).

I-vaiheessa organisaatio voi liittyä yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä. Tietojärjestelmän valintaan

vaikuttaa todennäköisesti se, millainen elinkaari ohjelmiston käytölle on suunniteltu organisaatiossa.

Keskustelu tietojärjestelmätoimittajan kanssa järjestelmän liittymistä edellyttävien ominaisuuksien

toteuttamisesta on organisaation vastuulla. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyvän organisaation tulee itse määritellä, millä tietosisällöillä se liittyy Kanta-palvelujen käyttäjäksi. I-vaiheessa voidaan tallettaa joko vain tietyt asiakirjakokonaisuudet tai kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot. Lisäksi organisaatio voi itse määritellä tallettaako se 1) ennen liittymistä syntyneet asiakastiedot, 2) liittymishetken jälkeen laadittavat asiakastiedot vai 3) sekä ennen liittymistä että liittymisen jälkeen syntyneet asiakastiedot valituista palvelutehtävistä. Profiilin valinnassa tällä tiedolla on merkitystä.

Liittyminen on mahdollista kolmella9 eri tietojärjestelmäprofiililla, jotka on laadittu eri käyttötarkoituksiin.

1) Sosiaalihuollon asiakastietojen arkiston vaiheen I liittyvä järjestelmä (vanhojen ja I-vaiheen

asiakirjojen tallennus + tallennettujen asiakirjojen haku) mahdollistaa ennen II vaiheen liittymistä

syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyödyntämisen rekisterinpitäjän omaan käyttöön.

2) Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon vaiheessa I tallentava järjestelmä (vanhojen ja I-

vaiheen asiakirjojen tallennus) mahdollistaa asiakasasiakirjojen tallentamisen. Tätä profiilia voidaan

käyttää esimerkiksi silloin, jos halutaan tyhjentää olemassa oleva järjestelmä mutta tietojen

hakeminen toteutetaan uudella järjestelmällä.

3) Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta vaiheessa I katseleva järjestelmä (tallennettujen

asiakirjojen haku) mahdollistaa asiakirjojen hakemisen asiakastiedon arkistosta mutta ei niiden

tallentamista. Liitytään vain katselua varten (profiili julkaistaan keväällä 2017).

Jokaiselle profiilille on määritelty tietyt pakolliset toiminnallisuudet, jotka niiden tulee voida toteuttaa, ja jotka

testataan ennen liittymistä. Profiileilla on myös tiettyjä samoja toiminnallisuuksia, kuten asia- ja

asiakkuusasiakirjan käsittely. Jokaista profiilia varten tarkistetaan sertifiointikriteerit (tietoturva -vaatimukset

ja olennaiset toiminnalliset vaatimukset) sekä laaditaan omat testitapaukset yhteistestausta varten.

I-vaiheen liittymisvaihtoehtoja ja niihin liittyvät määrittelyt ja vaatimukset löytyvät www.thl.fi/sostiedonallinta -

sivuilta10

.

9 Tiedon ja vaatimusten yhdenmukaistaminen - Määräykset

10 Kanta-palvelujen-käyttöönotto - Vaatimukset tietojärjestelmille

Luonnos

8

4 Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen perustoiminnallisuus I-vaiheessa

Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden I-vaiheessa asiakasasiakirjat tallennetaan asiakastiedon arkistoon näyttö-muotoisina XHTML- tai PDF/A-asiakirjoina. Lisäksi asia- ja asiakkuus-asiakirjat tallennetaan JSON-asiakir-joina. I-vaiheessa asiakirjat näytetään kokonaisina asiakirjoina (XHTML- tai PDF/A) muodossa ja niitä voidaan hakea omasta rekisteristä. Arkistoyhteensopivia asiakirjoja voidaan muodostaa organisaation järjestelmiin jo tallennetuista asiakastiedoista ja asiakasasiakirjoista tai laatimalla niitä liittymishetkestä alkaen. Sosiaalihuol-lon asiakirjojen käsittelyssä ja tallentamisessa noudatetaan SÄHKE2-määräystä

11 ja CDA R2-standardia

12.

CDA R2-standardin käytöllä tuetaan tulevaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen yhteiskäyttöä.

I-vaiheessa toteutettava perustoiminnallisuus sisältää:

- Asiakasasiakirjojen tallennus palvelutehtävittäin asiakas- tai ilmoitusrekisteriin

- Asiakasasiakirjojen haku omasta rekisteristä

- Asiakasasiakirjojen metatietojen toteuttaminen

- Asian ja asiakkuuden hallinta

- Asiakastiedon koosteen palauttaminen

- Ammattihenkilön kirjautuminen varmenteella (Sote-varmennekortti tai terveydenhuollon

henkilöstökortti)

- Käyttölokin toteutus ja hallinta

- Käyttöoikeuksien toteuttaminen palvelutehtävittäin

- Asiayhteyden tekninen todentaminen ja asiakastietojen käsittelyn erityisen syyn

toteuttaminen

- Arkistonhoitajan käyttöliittymä

- Asiakirjan versiointi

- Asiakirjan mitätöinti

- HL7 V3 Medical Records13

-sanomastandardin toteutus (Kanta-viestinvälitys) - HL7 V3 CDA R2

14 -asiakirjastandardi toteutus. CDA -muotoinen kääre sisältää asiakirjan

metatiedot (CDA2 header) sekä itse asiakirjan sisällön (näyttömuoto PDF/A tai XHTML)

- HL7 V3 Web Services15

profiilin mukaisen tiedonsiirtoprotokollan.

- Asiakirjojen allekirjoittaminen järjestelmäallekirjoituksella16

.

I-vaiheen perustoiminnallisuuteen ei kuulu:

- Luovutuksia rekisterien välillä

- Asiakirjojen näyttöä Omakannassa

- Ryhmäasiakkuuden hallintaa

- Kieltojen hallinnan toteuttamista

- Asiakirjojen tai muun asiakastiedon massahakuja

- Yhteistestausta toisen liittyvän järjestelmän kanssa. Yhteistestaus tehdään Kanta-

toteutusta vasten17

.

11

Sähke-määräykset 12

Kanta-palveluihin tallennettavia asiakirjoja koskevien määrittelyjen versiointikäytännöt 13

HL7 Version 3 Standard: Medical Records; Data Access Consent, R1 14

HL7 Version 3 Standard: Clinical Document Architecture (CDA), R2 15

HL7 Finland – V3 messaging 16

Sähköisen allekirjoituksen määritys ja soveltamisopas 17

Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista - Liite 1. Määräyksen perustelut ja soveltaminen

Luonnos

9

5 I-vaiheen aikataulu

Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden toteutus on suunniteltu tehtäväksi neljässä toteutusvaiheessa (I-IV). Nyt

toteutuksessa olevan I-vaiheen tuotantokäyttö alkaa vuoden 2018 helmikuun alussa. Muiden vaiheiden

tarkempi suunnittelu ja käyttöönottojen aikataulutus on riippuvainen Sote-uudistuksesta ja uudistuvasta

asiakastietolaista.

I-vaiheen määrittelyt ovat valmiina ja julkaistu toimijoiden käyttöön. Kelan toteuttama

asiakastestausympäristö on avattu tammikuussa 2017 ja se on kaikkien halukkaiden hyödynnettävissä18

.

Asiakastestausympäristössä testaus toteutetaan itsenäisesti ja Kela tai THL eivät ole aktiivisesti

asiakastestausvaiheessa mukana. Organisaatioiden ja tietojärjestelmäkehittäjien on hyvä varata riittävästi

aikaa ratkaisuijen testausvaiheeseen ennen siirtymistä yhteistestaukseen.

Ensimmäinen yhteistestausjakso aloitetaan pilottiorganisaatioiden kanssa syyskuussa 2017 vaiheistetusti.

Muut organisaatiot voivat ilmoittautua yhteistestaukseen vuoden 2018 alusta alkaen. Yhteistestauksen

prosessi ja testitapaukset on määritelty etukäteen ja edellyttää organisaatiolta ja liittyvältä

tietojärjestelmätoimittajalta aktiivista osallistumista prosessissa.

Piloteissa mukana olevien organisaatioiden tuotantokäyttö alkaa helmikuussa 2018 ja kestää elokuuhun asti

rajoitettuna käyttönä. Tämän jälkeen voidaan aloittaa muiden organisaatioiden tuotantokäyttö, mikäli

pilottien tuotantokäyttö sujuu ilman ongelmia.

18

Asiakastestaukseen ilmoittautuminen

Luonnos

10

Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden II-vaiheen liittyminen tulee olemaan pakollinen kaikille sosiaalipalveluja

antaville organisaatioille siten kuin asiakastietolaissa tullaan säätämään. II-vaiheen suunnittelu ja

määrittelytyöt on jo aloitettu. Toisen vaiheen lisätoiminnallisuuksista voidaan mainita mm. omien tietojen

katsomismahdollisuus Omakannasta19

.

Määrittelyt, niiden päivitys ja julkaisu 5.1

I-vaiheen määrittelyjen versiot 2.0 on julkaistu syksyllä 2016. Määrittelyjä tarkennetaan pilottien kanssa

talven 2016 – 2017 aikana ja päivitetään tarvittaessa.

Pilottien tuotoksia voidaan hyödyntää myöhemmin liittyvien organisaatioiden liittymisvalmisteluissa ja

testauksessa. Pilotin kokemusten perusteella julkaistaan käyttöönottojen tukimateriaaleja, jotka tarkentavat

tässä toimeenpanosuunnitelmassa kuvattuja kokonaisuuksia.

Tavoitteena on, että määrittelyjen päivitykset toteutetaan yhtä aikaa olennaisten toiminnallisten vaatimusten

ja tietoturvavaatimuksia koskevien määräysten päivitysten yhteydessä. Määritysten päivityssykliä ei

toistaiseksi ole kuitenkaan vahvistettu.

Voimassa olevat määrittelyt löytyvät aina www.thl.fi/sostiedonhallinta20

ja www.kanta.fi21

-sivuilta.

I-vaiheen määrittelyt koostuvat seuraavista dokumenteista:

– Ratkaisuarkkitehtuuri eli I-vaiheen toiminnallinen kuvaus ja vaatimukset

Toiminnalliset määrittelyt

– Tiedonhallinnan tukiprosessit

– Rajapintakäyttötapaukset Asiakastietoa käsittelevä järjestelmä – Sosiaalihuollon asiakastie-

don arkisto

– Vaatimukset asiakastietoja käsitteleville tietojärjestelmille

– Käyttölokimerkintöjen tietosisältömäärittely

Tietosisältöjä koskevat määrittelyt

– Asian ja asiakkuusasiakirjan tietosisällöt

– Koosteiden tietosisällöt

– Myöhemmissä vaiheissa on huomioitava myös

• Asiakasasiakirjojen tietorakenteet

• Asiakasasiakirjoissa käytettävät tietokomponentit

Tekniset rajapintakuvaukset

– Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietomalli

• Sosiaalihuollon metatietomalli - Metatietoesimerkit

HL7 määrittelyt

– Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston Medical Records sanomat - viestinvälitysmääritys

– Sosiaalihuollon asiakirjastandardi

• Skeemat ja esimerkkiasiakirjat

19

Omakanta 20

Kanta-palvelujen käyttöönotto, vaatimukset tietojärjestelmille 21

Määrittelyt kanta.fi -sivuilla

Luonnos

11

Järjestelmän sertifiointi, yhteistestaus ja asiakastestausympäristön 5.2hyödyntäminen

Kanta-integraatio edellyttää, että käytössä oleva asiakastietojärjestelmä on Kanta-yhteensopiva ja sertifioitu.

Sertifiointiprosessissa tietojärjestelmältä edellytetään toiminnallisten vaatimusten todentamista ennen

yhteistestausjaksoa, hyväksyttyä Kelan yhteistestausta ja tietoturvallisuuden vaatimusten täyttämisen

auditointia. Tietojärjestelmäpalvelun toimittaja osoittaa, että tietojärjestelmä on hyväksytysti läpäissyt

sertifioinnin ja saanut asiakastietolain (2007/159) mukaisen vaatimustenmukaisuustodistuksen.

Liittyminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon edellyttää, että organisaatiolla on käytettävissä Kanta

yhteensopiva sertifioitu järjestelmä. Yhteistestauksen alkaessa järjestelmään tulee olla kehitettynä kaikki

vaatimusten ja määrittelyjen mukaiset toiminnallisuudet. Järjestelmien kehitystyön ja testauksen Kela

tarjoaa Kanta-palvelujen asiakastestausympäristön, jossa toimijat voivat testata toteutuksiaan omatoimisesti.

I-vaiheessa asiakastestausympäristössä voidaan testata Kanta-vaatimusten mukaista perustoiminnallisuutta,

kuten asiakirjojen tallentamista, hakua ja asiakirjan validointia. Asiakastestausympäristön käytöstä ja siihen

liittymisestä löytyy lisätietoja ja ohjeet kanta.fi –sivuston Testaus-sivulta22

.

Kun asiakastietojärjestelmä täyttää kaikki kehitysversiolle asetetut tekniset ja toiminnalliset vaatimukset ja

sen toimivuus on testattu , voi järjestelmätoimittaja ilmoittautua yhteistestaukseen. Kela koordinoi ja ohjaa

yhteistestausta ja tuottaa testitapaukset, joiden avulla yhteentoimivuus Kanta-ympäristöön

varmennetaan.Yhteistestauksen aikana järjestelmätoimittaja ilmoittaa A-luokan

tietojärjestelmäntietoturvallisuuden arviointilaitoksen kanssa suoritettavaan tietoturvallisuuden23

auditointiin

tai järjestelmään tehtyjen olennaisten muutosten takia suoritettavaan tietoturvallisuuden uudelleen

auditointitarpeen arviointiin. A- tai B-luokan tietojärjestelmästä tehdään asiakastietolain mukainen ilmoitus tai ilmoituksen tietojen päivitys Valviralle, joka ylläpitää rekisteriä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä varten to-teutetuista ohjelmistoista tai järjestelmistä. Ilmoitus on toimitettava ennen järjestelmän tuotantokäytön aloittamista. Tietojärjestelmien sertifioinnista ja omavalvonnan toteuttamista on ohjeistettu kanta.fi -sivulla

24.

22

Testaus 23

https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedon-ja-vaatimusten-yhdenmukaistaminen/julkaisut/maaraykset 24

Sertifiointi, olennaiset vaatimukset ja omavalvonta

Luonnos

12

6 Eri viranomaisten roolit ja vastuut

STM vastaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden toteutuksen strategisesta suunnittelusta,

ohjauksesta ja valvonnasta.

THL:n OPER -yksikkö vastaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden operatiivisesta suunnittelusta,

seurannasta ja ohjauksesta. Nämä tehtävät sisältävät mm. käyttöönottojen koordinoinnin ja aikataulujen

suunnittelun. Lisäksi THL määrittää valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toteutuksen edellyttämät

tietosisällöt, käsitemallit ja toimintaprosesseja tukevat tietorakenteet. Lisäksi se vastaa koodistopalvelun

sisällöstä. THL antaa myös määräykset tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista ja

tietoturvavaatimuksista, tietosuojan ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelmasta, sosiaalihuollon

palvelutehtävien luokituksista ja käyttoikeuksien perusteista. Myös ammattilaisviestintä on THL:n vastuulla.25

, 26

.

Kela vastaa asiakastiedon arkiston, Omakannan ja muiden valtakunnallisten palveluiden teknisestä

toteutuksesta osana Kanta-palvelujen kokonaisuutta. Lisäksi se hoitaa koodistopalvelun tietoteknistä

toteutusta. Kela vastaa myös kansalaisviestinnästä.

Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto eli Valvira ylläpitää kansallista sosiaalihuollon

ammattihenkilörekisteriä (Suosikki-rekisteri), rooli- ja attribuuttitietopalvelua sekä niihin liittyviä koodistoja.

Lisäksi se ylläpitää julkista rekisteriä sille ilmoitetuista sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmistä. Valvira

ohjaa ja valvoo osaltaan asiakastietolain noudattamista ja tietojärjestelmien vaatimustenmukaisuutta.

Väestörekisterikeskus toimii sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden ja muun henkilöstön,

palvelujen antajien sekä näiden palvelujen antamiseen osallistuvien organisaatioiden, niiden henkilöstön ja

tietoteknisten laitteiden vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista annetussa

laissa tarkoitettuna varmentajana.

STM THL Kela

Julkiset / yksityiset Sote-toimijat

VRK Valvira Järjestelmä-toimittajat

Sosiaalialan osaamis-keskukset

Kuntaliitto / AKUSTI

Lainsäädännön valmistelu A/R C C C C C C C C

Tietosisältömääritykset R A/R C R I I R C C

Tietojärjestelmämäärittelyt R A/R R C R R C C C

Käyttöönottojen valmistelu C A/R R C R R C C C

Valtakunnallisten palveluiden toteutus

C R A/R I R R R I I

Yhteistestaus I C A/R R I I R I I

Pilotointi I R A/R R R R R C C

Valtakunnallisten palveluiden käyttöönotto

I A/R R A/R R R R C C

Organisaatioiden tehtävät

Määrämuotoisen kirjaamisen ja asiakirjarakenteiden

käyttöönotto C R I A/R I I R R C

Asiakastietojärjestelmien kehittäminen tai hankinta

C C C A/R C C R R R

25

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015 26

Laki sosiaali- ja terevydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007

Luonnos

13

7 Valtakunnallinen ja alueellinen yhteistyö

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto on iso toiminnallinen muutos sosiaalihuollon

toimijoille. Muutokset edellyttävät yhteisten kansallisten toimintamallien opettelun, sisäistämisen ja

käytön. THL:n OPERin aluesuunnittelijat ohjaavat ja tukevat sosiaalihuollon organisaatioita ja toimijoita sekä

järjestelmätoimittajia Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymisen valmisteluissa yhdessä Kelan Kanta-

palvelujen kanssa.

THL:n OPER-yksikkö ohjaa, tukee ja seuraa yksityisen ja julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon Kanta-

palvelujen käyttöönottoja. Ohjausta ja tukea sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymiseksi annetaan sekä

valtakunnallisella että alueellisella tasolla. Erityishuoltopiirien muodostamilla ERVA-alueilla toimii viisi (5)

erikoissuunnittelija ja yksityisen sosiaalihuollon käyttöönottojen tukena on yksi erikoissuunnittelija.

Koulutussuunnittelija ja kehittämispäällikkö tukevat kokonaisuutta tehtäviensä mukaisesti.

Valtakunnallinen tuki, ohjaus ja seuranta 7.1

Kansa-hankkeen päätöksiä tekevänä ohjausryhmänä toimii Kanta-projektien ohjausryhmä, joissa ovat

edustettuina STM, THL ja Kela. Hanketta koskevan päätöksenteon tueksi ja eri toimijoiden välisen yhteistyön

yhteensovittamiseksi on perustettu Kansa-hankkeen strateginen taustaryhmä. Taustaryhmässä on

viranomaisten lisäksi edustus Sote-organisaatioista, etujärjestöistä, ammattiliitosta sekä

tietojärjestelmätoimittajia.

Yhteistyössä eri toimijoiden kanssa suunnitellaan ja perustetaan käyttöönottojen tueksi seurantaan ja

raportointiin liittyvät kansalliset yhteistyöverkostot vuoden 2017 aikana.

Yksityisen sosiaalihuollon palvelunantajien käyttöönottojen tuessa korostuu yhteistyö asiakastietojärjes-

telmätoimittajien sekä edunvalvontajärjestöjen kanssa. Myös yksityisten käyttöönottojen tukeen, seurantaan

ja raportointiin suunnitellaan ja perustetaan tarvittavat yhteistyöverkostot vuoden 2017 aikana.

THL myöntää valtionavustuksia sosiaalihuollon tietojärjestelmäkokonaisuuden paikallisen ja alueellisen

infrastruktuurin selkiyttämiseen ja tehostamiseen. Vuonna 2016 valtionavustusta on myönnetty kolmelle

julkiselle organisaatiolle sekä yhdelle yksityiselle organisaatiolle, missä tavoitteena on liittyä sosiaalihuollon

Kanta-palveluihin. Alueen erikoissuunnittelija seuraa pilottiprojektin etenemistä alueellaan yhteistyössä

THL:n projektipäällikön kanssa. Alueen erikoissuunnittelija osallistuu tarvittaessa pilottiprojektien

tukikokouksiin. Pilottiorganisaatioiden kanssa tehtävän yhteistyön pohjalta laaditaan käyttöönoton

tukimateriaalit muille toimijoille sekä laaditaan mallit kansallisille toimintamallikoulutuksille käyttöönottojen ja

tuotantokäytön tueksi.

Sosiaalialan yksityisen sektorin etujärjestöt, joiden kanssa tehdään yhteistyötä yksityisen sosiaalihuollon

käyttöönottojen tukemiseksi ovat:

Hyvinvointialan liitto

Soste ry, palveluntuottajat

Teso ry

Luja ry (Yksityisten perhekotien ja lastensuojelulaitosten yhdistys)

Muut yksityisen sosiaalihuollon etujärjestötoimijat

Yleisperiaate on, että yksityisten toimijoiden liittymisen tukitilaisuuksia järjestetään järjestelmien

valmistumisen mukaan. Myös muunlaista tukea voidaan suunnitella tarpeen mukaan.

Lisäksi THL tukee valtionavustuksella valtakunnallisesti toteutettavaa sosiaalialan osaamiskeskusten

toteuttamaa Kansa-koulu-hanketta, jonka tavoitteena on tukea Sote-organisaatioita määrämuotoisen

kirjaamiseen siirtymisessä ja asiakasasiakirjalain toimeenpanoa.

Luonnos

14

Alueellinen tuki, ohjaus ja seuranta 7.2

THL:n tarjoama tuki, ohjaus ja seuranta toteutetaan pääasiassa alueellisen yhteistyön kautta. On toivottavaa,

että alueiden organisaatiosta kartoitetaan, suunnitellaan ja muodostetaan sosiaalihuollon alueelliset tuki- ja

seurantaverkostot, joiden toimintaa tuetaan THL:n alueiden erikoissuunnitelijoiden avulla. Alueelliset

verkostot tulisi pyrkiä käynnistämään vuoden 2017 aikana. THL tukee näiden alueellisten verkostojen

kokoamisessa ja koordinoinnissa mutta vastuu niiden muodostamisesta on organisaatioilla itsellään. Myös

sosiaalialan osaamiskeskusten kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä alueellisten tukiverkostojen

rakentamiseksi.

OPER-yksikön erikoissuunnittelijat ja Kelan asiantuntijat tukevat julkisia sosiaalihuollon organisaatioita

järjestämällä alueellisia liittymisvalmistelujen tukitilaisuuksia sekä organisaatiokohtaisia tukikokouksia sen

jälkeen, kun liittymisaikataulu on vahvistettu. Tukikokousten sisällöt ja toteutustapa on kaikille liittyjille

samanlainen. Järjestelmätoimittajat voivat osallistua tarpeen mukaan tilaisuuksiin.

Kansa-koulu-hankkeella on merkittävä rooli määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotossa. Sosiaalialan

osaamiskeskusten kautta toteutettava Kansa-koulu-hanke tukee kansallisten luokitusten ja

asiakirjarakenteiden käyttöönottoa sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevissä järjestelmissä sekä

asiakasasiakirjalain edellyttämään toimintatapaan siirtymistä organisaatioissa. Hankkeessa kehitetään myös

sosiaalialan henkilöstön osaamista ja valmiuksia käyttää sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia

asiakirjarakenteita. THL vastaa hankkeen ohjauksesta.

Muu tuki 7.3

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan verkkosivuille (www.thl.fi/sostiedonhallinta) kootaan sosiaalihuollon

tiedonhallinnan kehittämisen ja sosiaalihuollon Kanta-palveluiden käyttöönoton sekä käyttöönottoon

valmistautumiseen liittyvät asiat. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivustolle rakentuu sosiaalihuollon Kanta-

palveluiden käyttöönoton käsikirja. Sivustolle on tuotettu mm. suunnittelutaulukko, jossa tehtävät kuvataan

yksityiskohtaisella tasolla. Taulukkoa voi myös hyödyntää konkreettisena työkaluna työnjaon ja

toteutusaikataulujen suunnittelussa ja seurannassa. Kaikki liittymisen tueksi laadittavat ohjeet ja

tukimateriaalit tulee saataville www.thl.fi/sostiedonhallinta- sekä kanta.fi-sivulle.

Toimintamallien itsenäisen opiskelun tueksi julkaistaan sosiaalihuollon Kanta-palveluiden verkkokoulu.

Verkkokoulu tulee sisältämään omat moduulit mm. tietosuojasta, tietoturvasta, häiriötilannetoiminnasta,

omavalvonnasta ja määrämuotoisesta kirjaamisesta. Verkkokoulu toteutetaan kokonaisuudessaan myös

ruotsinkielellä.

OPER:n järjestämissä toimintamallikoulutuksissa käydään lävitse keskeiset sosiaalihuollon Kanta-

palvelujen käyttöön liittyvät toimintatavat. Tällaisia ovat esimerkiksi suostumuskäytännöt, informointiin liittyvät

asiat ja kirjautuminen Kanta-palveluihin. Toimintamallikoulutusten kohderyhmiä ovat sosiaalihuollon

asiakastiedon arkiston käyttäjäkoulutuksista vastaavat henkilöt, sosiaalihuollon ammattilaiset,

arkistonhoitajat tai arkistoinnista vastaavat henkilöt sekä asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjät ja

järjestelmätoimittajat. Koulutukset järjestetään saman sisältöisinä tarpeen mukaan myös ruotsinkielellä.

Toimintamallikoulutukset käynnistyvät vuonna 2018.

Erilaisista koulutustilaisuuksista koostetaan videotallenteita, jotka julkaistaan thl.fi-sivustolla. Sosiaalihuollon

toimijat voivat vapaasti hyödyntää kyseisiä tallenteita omiin koulutustarpeisiinsa. Myös

toimintamallikoulutusten esitysmateriaalit julkaistaan avoimesti verkossa Slideshare-palvelun avulla. Kaikki

materiaalit sopivat myös ajasta ja paikasta riippumattomaan itseopiskeluun.

Tarvittaessa OPER:n asiantuntijat (mm. erikoissuunnittelijat) auttavat toimintamalleihin liittyvissä

kysymyksissä. Tuen tarve on yleensä suurin ennen Kanta-palveluiden käyttöönottoa. Yhteydenotot voi ottaa

sostiedonhallinta@thl.fi –sähköpostiin tai suoraan alueen erikoissuunnittelijalle jos se on tiedossa.

Luonnos

15

Tukimateriaalin lisäksi yksityisille sosiaalihuollon toimijoille ja järjestelmätoimittajille järjestetään erillisiä

liittymisvalmistelujen tukitilaisuuksia. Tarvittaessa tukitilaisuuksia järjestetään myös julkiselle sosiaalihuol-

lolle.

Ajantasainen tieto tulevista koulutuksista löytyy aina THL:n tiedonhallinnan sivulta27

.

Yksityisen sektorin toimijoita tuetaan myös etujärjestöjen ja tietojärjestelmätoimittajien kautta. Heille

tuotetaan lisäksi spesifiä tukimateriaalia, jonka avulla he voivat tukea omaa jäsenistöään ja asiakkaitaan

27

Ajankohtaista - Tapahtumia ja koulutuksia

Luonnos

16

8 Riskienhallinta

Kansa-hankkeen riskit kuvattu Kansa-hankkeen hankesuunnitelmassa. I-vaiheen toimeenpanon vaiheeseen

on tunnistettu lisäksi seuraavat riskit.

Riskin todennäköisyys (T)

0 = ei esiinny

1 = tunnistettavissa, mutta hyvin pieni todennäköisyys

2 = selvästi tiedostettavissa, mutta pienehkö todennäköisyys

3 = kohtalainen, huomioon otettava todennäköisyys

4 = huomattava todennäköisyys, jatkuvasti seurattava

5 = käytännöllisesti katsoen varma toteutuminen

Riskin vaikutus (V) toteutumisen vaikutus arvioidaan seuraavalla asteikolla:

0 = olematon, ei vaikutusta projektin tulokseen

1 = vähäinen, toistuessaan vaikuttaa projektin onnistumiseen ja/tai tulokseen

2 = selvästi havaittava, vaikuttaa projektin onnistumiseen ja/tai tulokseen mutta vaikutus pysyy projektin kokonaisuuden kannalta

hallittavissa

3 = merkittävä, vaikuttaa selvästi projektin onnistumiseen ja/tai tulokseen. Vaikutus voidaan saada rajoitetuksi projektin sisällä

4 = vakava, vaikuttaa oleellisesti projektin onnistumiseen ja/tai tulokseen

5 = erittäin vakava projektin kannalta

# Riskin nimi Riskin kuvaus T V R Riskiin varautuminen

1 Määrittelyt

I- vaiheen määrittelyjen valmistuminen ajoissa.

2 5 10

Suunnitellaan määrittelyjen päivityssykli ja status selkeästi. Viestitään määrittelyjen päivityksestä selkeästi ja mahdollisimman kohdennetusti.

2 Pilotit

Tietojärjestelmätoimittajien ja pilottiorganisaatioiden resurssit ja eteneminen piloteissa.

2 4 8

Tietojärjestelmätoimittajien ja pilottiorganisaatioiden resursointi ennakoidusti ja toteutusten aikatauluttaminen yhdessä THL/Kela kanssa. Riittävä ohjaus piloteille.

3 Ohjaus

Käyttöönoton ohjeistuksen selkeys ja riittävyys.

2 4 8

Roolit ja vastuut selkeytetään paikallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolla. Ohjeistusta täydennetään palautteen mukaan. Ohjaukseen varataan riittävät resurssit.

4 Tekniikka ja teknologia

ATJ tai Kanta-ympäristön tekninen toteutus.

3 5 15

Tehdään teknologiavalinnat riittävän ajoissa. Varaudutaan muutoksiin. Riittävä järjestelmätestaus sekä toteutetaan riittävät tarkistukset/kontrollit varmistamaan määrittelymukainen toiminnallisuus.

5 Ammattilaisten muutosvastarinta

Käyttäjien valmiudet ja halukkuus käyttää Kanta-palveluja tai arkisto-yhteensopivaa käyttöliittymää.

1 3 3

Hyödynnetään Kansa-koulu-hanketta ja tuotetaan kohdennettua koulutusmateriaalia. Korostetaan viestinnässä Kanta-palvelujen hyötyjä.

6 Viestintä

I-vaiheeseen liittyvä sisäinen (THL-Kela), viranomaisten välinen tai sote-kentän / IT-toimittajien ja ohjausviranomaisten välinen tiedonkulku.

2 4 8

Suunnitellaan asiakasviestintä ennakoidusti, ajallaan eri kanavia hyödyntäen. Hyödynnetään ohjaus- ja koordinaatioryhmää, THL/Kela sisäisiä foorumeita toimeenpanossa.

Luonnos

17

9 Viestintäsuunnitelma

I-vaiheen toimeenpano on osa Kansa-hanketta. Kansa-hankkeella on oma viestintäryhmänsä, jonka

tehtävänä on

Hankkeeseen kuuluvan viestinnän suunnittelu ja suunnitelman ylläpitäminen

Tilannekuvan ylläpitäminen

Projektisuunnitelmien viestintäsuunnitelman ohjaus ja koordinointi

Ajankohtaisviestintä

Viestintäkanavien ylläpitäminen ja kehittäminen

Viestintätuotteiden toteutus.

I-vaiheen etenemisestä ja sitä koskevat määrittelyt julkaistaan www.thl.fi/sostiedonhallinta -sivuilla sekä

kanta.fi -sivuilla28

. Etenemistä koskevat keskeiset ajankohtaiset asiat tiedotetaan ”Ajankohtaista

sosiaalihuollon tiedonhallinnassa” -jakelulla sekä Kanta-uutiskirjeessä.

Viestintä ja sidosryhmäyhteistyö

Kansa-hankkeen

viestintäryhmä

Suunnittelee viestintätuotteiden ja tuotosten julkaisun kanta.fi ja thl.fi –sivustoilla.

IT-toimittajien

kanssa tehtävä

yhteistyö

Piloteissa IT-toimittajia ohjataan Kelan järjestämissä Kanta-palveluiden toimittaja yhteistyökokouksissa. Lisäksi Kela järjestää asiakastiedon arkiston kyselytunteja, joissa läpikäydyt kysymykset tallennetaan ja jaetaan kanta.fi –sivuille. Kyselytunnit käynnistetään kevään 2017 aikana.

IT-toimittajille järjestetään tarvittaessa erilliskoulutuksia, joista ensimmäinen järjestetään 16.3.2017.

IT-toimittajia kutsutaan mukaan Kansa-hankkeen strategiseen taustaryhmään.

IT-toimittajat kutsutaan mukaan organisaatioiden käyttöönottojen liittymis- ja tukikokouksiin. Tarvittaessa järjestetään erillisiä tukikokouksia IT-toimittajien kanssa.

Määrittelyihin liittyvää yhteistyötä tehdään mm. kutsumalla IT-toimittajia mukaan työpajoihin ja asiantuntijaverkostoihin ja tarvittaessa perustetaan oma asiantuntijatyöryhmä it-toimittajille.

Sos.

palvelunantajien

kanssa tehtävä

yhteistyö

Käyttöönottojen valmistautumisessa ja käyttöönotoissa yhteistyötä tehdään kuten luvuissa 5 ja 7 kuvattu. Määrittelytyön yhteydessä hyödynnetään THL:n ja muiden toimijoiden kokoamia asiantuntijaverkostoja.

Lausuntokierrokset

ja muu palautteen

saaminen

I-vaiheen toimeenpanon suunnittelun tueksi järjestettiin julkisille palvelunantajille

suunnattu liittymisaikeita kuvaava kysely kesällä 2016. Vastaava kysely

järjestetään yksityisille palvelunantajille keväällä 2017. Kysely uusitaan

tarvittaessa.

Liittymistä seurataan erikseen sovittavalla tavalla.

Muut palautekanavat ja niiden hyödyntäminen kuten Kansa-hankkeen

viestintäsuunnitelmassa on kuvattu.

Tapahtumat,

seminaarit Kansa-hanke ja I-vaiheen toimeenpanon eteneminen on esillä ainakin

OPER asiakkuusseminaari keväällä ja syksyllä 2017 ja 2018

Sontikka-seminaari 2017 ja 2018

Sosiaalialan asiantuntijapäivät 2017

Sosiaalialan osaamiskeskuspäivät 2017

Lisäksi osallistutaan tarpeen mukaan siten kun koko hanketta koskevassa vuosikohtaisessa viestintäsuunnitelmassa tarkennetaan.

28

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston määrittelyt

Luonnos

18

Kelan tekninen tuki auttaa teknisiin kysymyksiin liittyivssä asioissa osoitteessa kantakehitys@kanta.fi -

osoitteeseen.

Toiminta- ja tietomäärityksiä koskevat kysymykset voi osoittaa sostiedonhallinta@thl.fi -osoitteeseen.

Luonnos

19

10 Lähdeluettelo

Ajankohtaista - Tapahtumia ja koulutuksia

https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/ajankohtaista/tapahtumia-ja-koulutuksia

HL7 Version 3 Standard: Medical Records; Data Access Consent, R1

http://www.hl7.org/implement/standards/product_brief.cfm?product_id=74

HL7 Version 3 Standard: Clinical Document Architecture (CDA), R2

http://www.hl7.org/implement/standards/product_brief.cfm?product_id=7

HL7 Finland – V3 messaging

http://www.hl7.fi/hl7-finland-%E2%80%93-v3-messaging/

Kanta-palvelujen-käyttöönotto - Vaatimukset tietojärjestelmille

https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-

tiedonhallinta/kanta-palvelujen-kayttoonotto/ennen-liittymista-tehtavat-valmistelut/vaatimukset-

tietojarjestelmille

Kanta-palveluihin tallennettavia asiakirjoja koskevien määrittelyjen versiointikäytännöt

http://www.kanta.fi/documents/12105/3450131/M%C3%A4%C3%A4rittelyiden+versiointik%C3%A4yt%C3%

A4nn%C3%B6t+1.0/

Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjosita 254/2015

http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150254

Laki sosiaali- ja tereydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070159

Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista - Liite 1.

Määräyksen perustelut ja soveltaminen

https://www.thl.fi/documents/920442/2779701/Liite_1-THL_Maarays+N-2016_Perustelut+ja+soveltaminen-

09.pdf/12465c8c-3b3a-4e64-99f8-83d742e2c1af

Sertifiointi, olennaiset vaatimukset ja omavalvonta

http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/sertifiointi

Sosiaalialan tiedonhallinta

https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-

tiedonhallinta

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston määrittelyt

http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/sosiaalihuollon-asikastiedon-arkiston-maarittelyt

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja

terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020

http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-302-515-8

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja

terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v. 1.0

http://www.julkari.fi/handle/10024/126842

Luonnos

20

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen

toimeenpanohanke (Kansa-hanke): Hankesuunnitelma vuosille 2016-2020

http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-302-660-5

Sähke-määräykset

http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/julkisen-hallinnon-saehkoeiset-palvelut/saehke-maeaeraeykset

Sähköisen allekirjoituksen määritys ja soveltamisopas

http://www.kanta.fi/documents/12105/3450131/S%C3%A4hk%C3%B6isen_allekirjoituksen_m%C3%A4%C3

%A4ritys_ja_soveltamisopas_2014-06-18

Testaus

http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/testaus

Tiedon ja vaatimusten yhdenmukaistaminen – Määräykset

https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedon-ja-vaatimusten-

yhdenmukaistaminen/julkaisut/maaraykset

Tieto hyvinvoinnin ja uudistuvien palvelujen tukena - Sote-tieto hyötykäyttöön -strategia 2020

http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-3548-8

Luonnos

21

Liite 1 Liittyvän organisaation tehtävät

Nykytilan kartoittaminen

Käytössä olevat asiakastietoja käsittelevät järjestelmät

Nykyinen asiakirjatuotanto vs. valtakunnalliset asiakirjamääritykset

Tarvittavien muutosten toteuttaminen asiakastietojärjestelmiin

Nykyinen palvelutuotanto vs. sosiaalipalvelujen luokitus

Määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotto

Henkilökunnan kouluttaminen asiakasasiakirjalain mukaiseen

toimintaan

Asiakasasiakirjalain mukaiseen toimintaan siirtyminen

Tarvittavien muutosten toteuttaminen asiakastietojärjestelmiin

Asiakirjarakenteiden käyttöönotto

Henkilökunnan kouluttaminen asiakasasiakirjarakenteiden käyttöön ja

ideologiaan

Asiakirjarakenteiden ja niissä käytettävien luokitusten käyttöönotto

Asiakastietojärjestelmien kehittäminen tai hankinta

Tietojärjestelmien alueellisen nykytilan kartoittaminen

Alueellisen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja toteuttaminen osana valtakunnallista arkkitehtuuria

Kanta-yhteensopivan järjestelmien hankinta tai muutosten

toteuttamisesta sopiminen olemassa oleviin järjestelmiin

Kanta-yhteensopivien järjestelmien käyttöönotto tai uusien

ominaisuuksien käyttöönotto nykyisiin järjestelmiin

Organisaatioiden liittymiset ja käyttöönotot

Organisaatioiden omavalvonta

Varmenteiden hankinta ja jakelu

SOTE-organisaatiorekisterin tarkistaminen ja rekisterinpitäjän rekisterin perustaminen.

Arkistojen ja asiakirjahallinnan läpikäynti asiakasasiakirjalain mukaisesti

Teknisen liittymisympäristön toteutus

Järjestelmän vaatimustenmukaisuuden varmistaminen

Järjestelmän tietoturva - auditoinnin toteuttaminen

Toimintamallien paikallistaminen

Henkilöstön koulutus

Kanta-palvelusopimuksen tekeminen

Kanta-palvelujen liityntäpisteiden järjestäminen

Käyttöönotto

Tuotantokäytön ylläpito ja tuki

Luonnos

22

Liite 2 Yhteenveto I-vaiheen liittymisaikataulun kyselystä

Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen

toimeenpanohankkeen (Kansa-hanke) Käyttöönottojen esiselvitys-projektiin liittyvä kyselykierros järjestettiin

7.7.–16.9.2016. Kysely lähetettiin kuntiin ja kuntayhtymiin, sairaanhoitopiireihin, yliopistosairaaloihin,

sosiaalialan osaamiskeskuksiin ja tiedossa oleville yrittäjille ja yrityksille. Vastaukset pyydettiin antamaan

vastaamalla Webropol-kyselyyn.

Vastauksensa antoi yhteensä 130 toimijaa. Vastaajien organisaatioista suurin osa edusti kuntia ja

kuntayhtymiä (Kuva 1). Sairaanhoitopiirejä oli vastaajien joukossa yhdeksän ja ne on tässä kyselyssä

laskettu mukaan kuntayhtymien joukkoon. Muut toimijat edustivat yhdistyksiä ja yrityksiä. Kolme toimijaa

antoi vastauksensa kahteen kertaan. Yhden organisaation osalta oli vastauksia tarkennettu jälkikäteen ja

kaksi organisaatiota oli antanut samat vastaukset kahteen kertaan. Näiden toimijoiden osalta annetut

vastaukset on yhdistetty niin, että tuloksissa on mukana vain yksi vastaus jokaista organisaatiota kohti.

Kuva 1 Vastaajien organisaatiotyypit (n= 130)

Kyselyyn vastanneet organisaatiot:

Akaan perusturvatoimi Attendo Oy Kotihoito Auran perusturvapalvelut Carea / Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Eksote Espoon kaupunki, sosiaali- ja terveystoimi Etelä-Pohjanmaan shp alueen organisaatiot Etelä-Savon sairaanhoitopiiri/ Essote Euran perusturva Hailuoto Haminan kaupunki Hangon sosiaalipalvelukeskus Hankasalmen perusturvalautakunta, sosiaalipalvelut Hausjärvi Heinolan sosiaali- ja terveystoimi Helsingin sosiaali- ja terveysvirasto

HUS Hyvinkään kaupunki/perhe- ja sosiaalipalvelut Hämeenlinnnan kaupunki Ikaalisten kaupunki Ilomantsin kunta Inarin kunta Inkoon kunta Itä-Savon sairaanhoitopiiri Joensuun kaupunki, Joensuun, Kontiolahden ja Outokummun sote-yhteistoiminta-alue Jyväskylän kaupunki, sosiaalipalvelut Jämsän kaupunki, Sosiaali- ja terveystoimi Kaakkois-Suomen sosiaalipsykiatrinen yhdistys ry Kaarinan kaupunki Kalajoen kaupunki Kangasalan sosiaali- ja terveyskeskus Kaskisten kaupunki Kemin kaupunki

4

25

102

0 20 40 60 80 100 120

Muu toimija

Kuntayhtymä

Kunta

Luonnos

23

Keminmaan kunta Kempeleen kunta Keravan kaupunki, sosiaali- ja terveyspalveluiden toimiala Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä, Soite Kirkkonummen kunta perusturva Kiteen kaupunki Kolarin kunta Konneveden kunta Korsholms kommun Kotkan kaupunki Kouvola/Hyvinvointipalvelut KTO Kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus Kuopion kaupunki Kuusamon kaupunki/Perusturva Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Kårkulla samkommun Laihian kunta,perusturva, sosiaaliosasto Laitilan kaupunki Lapinlahti Lapuan kaupunki Lempäälä Liedon kunta, Härkätien sosiaali- ja terveyspalvelut Loimaan sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Loppi Luhangan kunta, perusturva Lumijoen perusturvatoimi Luvian kunta Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin ky. Miehikkälän ja Virolahden kunnat Muhoksen kunta Muonion kunta, sosiaalitoimi Muuramen kunta Mäntsälän kunta/Mustijoen perusturva Naantalin kaupunki Nakkilan kunta, perusturvatoimi Nurmijärven kunta Oripään kunta Oulaisten kaupunki, perusturva Oulun kaupunki, hyvinvointipalvelut Oulunkaaren kuntayhtymä Paimion kaupunki Parkanon sosiaalityö Pertunmaan kunta/Perusturva Peruspalvelukuntayhtymä Kallio Peruspalvelukuntayhtymä Selänne Perusturvakuntayhtymä Akseli Perusturvaliikelaitos Saarikka Pieksämäen perusturva Pihlajalinna Terveys Oy / Juupajoki Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Pirkkalan yhteistoiminta-alue PKSSK Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Pohjois-Satakunnan perupalveluky (PoSa) Porin perusturvakeskus Porvoon kaupunki Ptky Karviainen

Pyhännän kunnan perusturvaosasto Päijät-Hämeen sosiaali-ja terveydenhuollon kuntayhtymä Pöytyän kunta, peruturvapalvelujen keskus Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Rauman sosiaali- ja terveysvirasto Rautavaaran kunta Riihimäki Rinnekoti-Säätiö Rovaniemi kaupunki / Perusturva Sallan kunta Salon kaupunki Sastamala sosiaali- ja tervyspalvelut Satakunnan sairaanhoitopiiri, sosiaalipalvelujen toimialue Sauvon kunta Savonlinnan kaupungin perusturva Seinäjoen kaupunki/ Ikäihmisen palvelujen tulosalue Seinäjoen kaupunki/sosiaali- ja terveyskeskus Siilinjärven kunta Siuntion kunta Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Taivalkosken kunta Taivassalon kunta Tampereen kaupunki Tervon kunta Turun Kaupunki, hyvinvointitoimiala Tuusulan sosiaali- ja terveystoimiala Utsjoen kunta Uudenkaupungin sosiaali- ja terveyskeskus Vaasan kaupunki, Sosiaali- ja terveystoimi Valkeakosken kaupunki Valtimon kunta Varkauden sosiaali- ja terveysasema Vasa sjukvårdsdistrikt, Vasa centralsjukhus Vesannon kunta Viitasaaren perusturvalautakunta Virtain kaupunki Vård- och omsorgsnämnden i Närpes Vörå Kommun Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Ylöjärven kaupunki /Perusturva

Luonnos

24

Eniten vastauksia annettiin kunnista ja kuntayhtymistä. Yli 50 000 asukkaan kunnista saatiin 31

vastausta, 10 000 – 49 999 asukkaan kunnista 48 vastausta ja alle 10 000 asukkaan kunnista 48

vastausta (Kuva 2). Seinäjoen kaupungilta sekä ikäihmisten palvelujen tulosalue että sosiaali- ja

terveyskeskus antoivat omat vastauksensa, jotka on katsottu kahdeksi eri vastaukseksi, sillä

vastaukset erosivat toisistaan. Muiden toimijoiden osalta ei ole arvioitu organisaation kokoa tai

väestöpeittoa.

Kuva 2 Vastauksen antaneiden kuntien koot (n=126)

Hieman alle puolet vastauksista oli annettu siten, että vastausta antamassa oli sosiaalihuollon

toiminnan henkilö yksin (Kuva 3). Noin kolmas osa vastauksista oli annettu sosiaalipalvelujen ja

tietohallinnon yhteisenä näkemyksenä. Loput vastauksista edustivat pelkästään tietohallinnon

näkemystä Kanta-palveluihin liittymisestä.

Kuva 3 Vastaajan näkemys (n=130)

Kyselyyn saatujen vastausten kattavuuden selvittämiseksi laskettiin annettujen lausuntojen

väestöpeitto. Väestöpeitto laskettiin kuntien ja kuntayhtymien nimissä annetuille vastauksille. Kuntien

ja sairaanhoitopiirien väestötietojen lähteenä käytettiin Kuntaliiton tilastoja. Kuntayhtymien väestö

31

48

47 Suuret (>50 000 asukasta)

Keskikokoiset (10 000 - 49 999asukasta)

Pienet (<10 000 asukasta)

61

24

45

0

10

20

30

40

50

60

70

Sosiaalipalvelut Tietohallinto Yhteinen näkemys

Luonnos

25

laskettiin laskemalla kuntayhtymän muodostamien kuntien väestö yhteen. Tällä tavalla laskettuna

kyselyn väestönpeitto on 5 322 615asukasta.

Heti I-vaiheessa Kanta-palveluihin mukaan liittyjiä ilmoittautui kyselyssä seitsemän kappaletta (Kuva

4). Nämä toimijat olivat sairaanhoitopiireistä Eksote, PKSSK ja Satakunnan sairaanhoitopiiri sekä

kunnista ja kuntayhtymistä Hyvinkään kaupunki/perhe- ja sosiaalipalvelut, Kaskisten kaupunki,

Ylöjärven kaupunki/Perusturva ja Perusturvaliikelaitos Saarikka. 30 vastaajaa totesi selkeästi, ettei

heidän organisaationsa aio liittyvä mukaan I-vaiheessa. Suuressa osassa toimijoista asiasta ei

kuitenkaan oltu vielä päätetty tai päätöksen sisällöstä ja asiakäsittelyn vaiheesta oli epäselvyyttä. Osa

toimijoista oli kuitenkin jo aloittanut suunnittelun, vaikka lopullinen päätös olikin vielä tekemättä.

Suunnittelun aloittaneiden toimijoiden osalta suurin osa (15 / 20 vastaajaa) oli antanut vastauksensa

sosiaalipalvelujen ja tietohallinnon yhteisenä näkemyksenä.

Kuva 4 Aiotteko liittyä mukaan Kanta-palveluihin I-vaiheessa? (n= 131)

Vastaajat kertoivat organisaationsa liittymisvalmistelun tilanteesta myös antamissaan

avovastauksissa. Avovastauksissa nousi esiin useita asioita, jotka vaikuttivat liittymisvalmistelujen

etenemiseen organisaatiossa. 31 vastaajaa totesi antamassaan avovastauksessa suoraan, ettei

liittymisvalmisteluja ole vielä aloitettu. Tämän lisäksi 28 vastauksessa kuvattiin valmistelujen ja

keskustelujen olevan organisaatiossa vielä alkuvaiheessa, mutta jonkin näköistä keskustelua asiasta

on mahdollisesti jo käyty tai alustavaa suunnitelmaa tehty. Muutama toimija mainitsi suunnitelmien

tarkentuvan vuoden 2017 alkupuolella. Jotkut olivat myös jo nimenneet vastuuhenkilön/-henkilöitä

viemään liittymisvalmisteluja eteenpäin.

Kansa-koulu-hanke ja siihen liittyvät kirjaamiskoulutukset mainittiin 22 vastauksessa. Monesta

vastaajaorganisaatiosta oli osallistumassa henkilöitä koulutuksiin syksyn 2016 aikana. Osassa

organisaatioita näitä koulutuksia odotettiin innokkaina. 9 vastaajaa totesi Kanta-palveluihin liittymisen

olevan tuttua joko terveydenhuollon puolelta tai muusta yhteydestä.

Tyypillisimpänä syynä liittymisvalmistelujen aloittamisen siirtämiselle tai niiden viivästymiselle mainittiin

epävarmuus uusista SOTE-alueista tai muut jo tiedossa olleet muutokset esimerkiksi

sairaanhoitopiiriin kuuluvien kuntien kokoonpanossa (yhteensä 22 mainintaa). Toimijat eivät

selvästikään halunneet aloittaa liittymisvalmisteluja ennen kuin toiminnan laajemmat raamit olivat

selvillä. 14 vastaajista odotti kyselyn teettämisen hetkellä lisätietoa I-vaiheen vaatimista resursseista ja

muista valmisteluista joko omasta organisaatiostaan, THL:ltä, kunnalta tai järjestelmätoimittajalta.

7

42

30 32

20

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Aiomme liittyä I-vaiheessa

Asia on käsittelyssämutta kesken

Emme aio liittyä I-vaiheessa

Emme tiedä, onkoasiaa käsitelty taiasiasta päätetty

Olemmekäynnistäneet

suunnittelun vaikkaasiasta ei ole

lopullista päätöstä

Luonnos

26

Vastaajien joukossa oli myös jonkin verran epätietoisuutta liittymisvalmistelujen tilanteesta omassa

organisaatiossaan sekä sosiaalihuollon että tietohallinnon puolella.

Kuva 5 Millä aikataululla organisaatiollanne on aikomus käynnistää vanhojen tietojen arkistointi ensim-

mäisen arkistoitavan järjestelmän osalta? (n=47)

Kysymykseen organisaation aikataulusta vanhojen tietojen arkistoinnin aloittamiselle ensimmäisen

järjestelmän osalta oli vastannut vain 47 toimijaa (Kuva 5). Suurin osa vastanneista toimijoista aikoo

aloittaa vanhojen tietojen arkistoimisen ensimmäisen liittyvän järjestelmän osalta lokakuun 2018 –

toukokuun 2019 välisenä aikana. Vain seitsemän toimijaa on aloittamassa järjestelyt jo keväällä 2018.

Vaihtoehtoon ’Tammi-toukokuu 2020’ ei tullut yhtään vastausta. Kysymykseen olivat jättäneet

vastaamatta lähes kaikki toimijat, jotka eivät aio liittyä mukaan I-vaiheessa tai joissa asian

käsittelyvaiheesta tai päätöksestä ei ollut tietoa. Niistä organisaatioista, joissa asian käsittely oli

edelleen kesken, vastaamatta jätti noin puolet.

Kuva 6 Millä järjestelmällä aiotte liittyä? (n=92)

Huomattava osa toimijoista on liittymässä Kanta-palveluihin joko Pro Consonan tai YPH Effican

kanssa (Kuva 6). Kysymykseen saatiin vastaukset yhteensä 69 toimijalta, mutta kuvassa 6 on

huomioitu kaikki toimijoiden mainitsemat vastausvaihtoehdot. Osa useita vaihtoehtoja maininneista

toimijoista oli listannut useita käytössään olevia järjestelmiä mahdollisina liittyvinä järjestelminä ja

todennut lisäksi, ettei asiasta ole vielä varmuutta tai lopullista päätöstä. Liittyviä järjestelmiä on siis

joidenkin toimijoiden kohdalla laskettu mukaan jopa 4-5 kappaletta. Vaihtoehtoon ’Muu järjestelmä’

7

14

10 9

4 3

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Huhti-syyskuu2018

Loka-joulukuu2018

Tammi-toukokuu2019

Elo-joulukuu2019

Elo-joulukuu2020

Vuoden 2020jälkeen

3

2

3

5

6

33

8

24

8

0 5 10 15 20 25 30 35

Abilita

LastenvalvojaEffica

Lifecare

Mediatri

Pegasos

Pro Consona

TerveysEffica

YPH Effica

Muu järjestelmä

Luonnos

27

saatiin seuraavia vastauksia: Sofia CRM, ATJ, SosiaaliEffica (2 mainintaa), Pro Economica

Lastenvalvoja, Apotti, Ei vielä tiedossa/Emme ole päättäneet (2 mainintaa, vastauksessa ei nimetty

yhtään järjestelmää).

Kuva 7 Oletteko liittymässä liittyvällä järjestelmällä? (n=74)

Kuva 8 Oletteko liittymässä tallentavalla järjestelmällä? (n=72)

Keskimäärin 75 prosenttia vastanneista ei osannut vielä sanoa, liittyvätkö he Kanta-arkistoon

tallentavalla vai liittyvällä järjestelmällä (Kuva 7 ja Kuva 8). Selkeitä myöntäviä vastauksia oli kuitenkin

liittyvän järjestelmän kohdalla tässä kyselyssä suurempi osuus (19 / 74) kuin tallentavan järjestelmän

kohdalla (10 / 72). Liittyvän järjestelmän kohdalla myöntävistä vastauksista suurin osa oli annettu

sosiaalipalvelujen ja tietohallinnon yhteisenä näkemyksenä. Kahdeksan toimijaa on vastauksensa

mukaan liittymässä sekä liittyvällä että tallentavalla järjestelmällä. ’Ei vielä tiedossa’ -vastauksen

antaneet jakautuivat kysymykseen vastanneiden lukumäärän suhteen lähes tasan sosiaalipalvelujen

ja tietohallinnon edustajiin.

19

1

54

0

10

20

30

40

50

60

Kyllä Ei Ei vielä tiedossa

10

6

56

0

10

20

30

40

50

60

Kyllä Ei Ei vielä tiedossa

Luonnos

28

Yli puolet vastanneista arvio arkistoitavien asiakasasiakirjojen määrän olevat jotakin 1 000 – 10 000

asiakkaan väliltä. Loput vastaajista jakautuivat suurin piirtein tasan pieniin (alle 1 000 asiakasta) ja

suuriin (yli 10 000 asiakasta) toimijoihin. Osa vastaajista oli lisäksi tarkentanut vastaustaan

asiakasasiakirjojen määrästä antamassaan avovastauksessa. Yksi vastaajista ei antanut numeerista

arviota, vaan valitsi vaihtoehdon ’Joku muu arvio arkistoitavien asiakirjojen määrästä’ ja totesi

avovastauksessaan: ”Asiakirjojen määrä riippuu myös miltä ajalta asiakirjat tulisi tallentaa.”

Kuva 9 Arvioikaa kuinka monen asiakkaan asiakasasiakirjoja aiotte arkistoida? Asiakkaat voivat olla aktii-

visessa asiakkuudessa olevia henkilöitä tai jo päättyneitä asiakkuuksia. (n=71)

16

38

16

1

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Alle 1000 asiakkaan 1 000-10 000 asiakkaan Yli 10 000 asiakkaan Joku muu arvioarkistoitavien asiakirjojen

määrästä