system documentation and diagramming technique

0034M - Informasi dan Proses Bisnis

LECTURE NOTES

System Documentation and Diagramming

Technique

Suroto Adi, Drs., M.Sc., D.M.S.

[email protected]


LEARNING OUTCOMES

Students are able to explain the important of system documentation and prepare different forms

of system documentation.

Students are able to conduct business process documentation, database and information

processes.

OUTLINE MATERI :

1. The purpose and role of system documentation

2. Entity and Structured narative table

3. Process Map

4. DFD

5. ERD

6. System flowchart


ISI MATERI

Tujuan dan Peran Dokumentasi Sistem.

Dokumentasi sistem adalah suatu cara visual yang menggambarkan operasi system,

sehingga sangat penting dan diperlukan. Brett (2010) menyatakan bahwa melalui dokumentasi

sistem memungkinkan kita untuk: 1). memahami beberapa cara menggambarkan suatu sistem

yang berbeda yang dapat diwakili sustu diagram, 2). mempersiapkan sendiri perangkat

dokumentasi sistem yang dipilih, 3).dapat digunakan untuk melihat hubungan antara beberapa

bentuk yang berbeda dari dokumentasi sistem. Hal yang paling penting pada saat kita membuat

dokumentasi sistem adalah menjawab pertanyaan-pertanyaan: 1). Siapa yang terlibat; 2).

Kegaitan-kegiatan apa yang terjadi; 3). Dimana kegaiatan itu terjadi; 4). Mengapa kegiatan itu

terjadi; dan 5). Kegiatan-kegaitan mana yang sesuai dengan tujuan organisasi.

Dokumentasi sistem memainkan peran penting dalam organisasi, berperan sebagai

memori organisasi tentang bagaimana sistem ini dirancang dan dioperasikan, dan memainkan

peran penting dalam proses pengembangan sistem. Untuk akuntan, dokumentasi sistem

merupakan sarana untuk memahami jejak audit dalam organisasi, proses bisnis dan bagaiman

cara data bergerak dalam proses bisnis.

Dengan kriteria pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab, maka Brett juga menyatakan

bahwa sulit untuk mengatakan bentuk dokumentasi mana yang lebih baik atau lebih penting.

Berikut ini akan dibahas bentuk-bentuk dokumentasi: process map, data flow diagrams (DFD),

dan system flowchart.

Entitas dan Tabel Narasi Terstruktur

Entitas adalah orang atau sesuatu yang merupakan bagian dari proses. Suatu entitas

adalah orang yang ikut terlibat dalam kegiatan-kegiatan atau proses bisnis. Entitas dibedakan

antara entitas eksternal dan enitias internal.


Entitas eksternal adalah siapa saja yang menyediakan masukan (input) kepada sistem dan

yang menerima keluaran (output) dari sistem, sedangkan entitas internal adalah siapa saja yang

mengolah atau mentransformasikan data dalam suatu proses bisnis.

Awal dari suatu dokumentasi sistem adalah narasi yang terstruktur yaitu diskripsi tertulis

tentang bagaimana proses beroperasi atau berjalan. Narasi ini disusun setalah melakukan

pengamatan suatu proses yang sedang berjalan dan wawancara dengan petugas yang

mengoprasikan proses itu.

Perhatikan contoh kasus berikut ini.

Departemen/Bagian yang memerlukan barang akan mengirim permintaan barang melalui

petugas pembelian. Petugas akan merekam rincian permintaan barang kedalam komputer

dan komputer akan menyimpannya dalam file permintaan pembelian barang. Pada saat

rincian barang direkam, komputer akan menampilkan daftar pemasok yang diperoleh

dari master file pemasok. Petugas memilih pemasok yang mampu mengadakan barang

sesuai dengan permintaan barang yang diajukan oleh Departemen/Bagian. Caranya,

petugas mengetik rincian barang yang diminta melalui screen, komputer akan

memunculkan nama-nama pemasok yang memenuhi syarat dan terlihat dalam screen.

Setelah memastikan pemasok dapat memenuhi barang yang sesuai diminta

Departemen/Bagian, petugas pembelian menekan tombol “confirm”. Sistem komputer

akan menyimpannya kedalam file order pending. Semua permintaan pembelian dari

Departemen/Bagian di simpan dalam file permintaan pembelian. Setiap hari Rabu,

supervisor pembelian log in ke sistem komputer dan melihat pesanan pembelian dalam file

order pending. Setelah melakukan review, supervisor akan memberikan persetujuan

dengan menekan tombol “confirm to print” dan pada saat itu akan tercetak tiga rangkap

pesanan pembelian siap ditanda tangani oleh supervisor. Komputer akan menyimpan

pesanan pembelian kedalam file pesanan pembelian. Selanjutnya, setelah pesanan

pembelian ditanda tangani, lembar pertama pesanan pembelian dikirim ke pemasok,

lembar kedua dikirim ke Departemen/Bagian pengirim permintaan barang, dan lembar

ketiga diberikan kepada petugas pembelian untuk keperluan memastikan pesanan

pembelian cocok dengan permintaan kemudian disimpan dalam file pesanan terkirim.


Tabel narasi terstruktur dari kasus diatas dapat dilihat pada Tabel 01 berikut, yang

mendiskripsikan entitas, masukan, proses/kegiatan, dan keluaran.

No. Entity Inputs Process/Activity Outputs

1 Requesting

Department

Purchase requisition

2 Purchase

officer

Purchase

requisition

Enter details into

computer

Purchase requisition data

3 Computer Purchase

requisition data

Capture purchase

requisition data

Save in the purchase

requisition data store

4 Computer Supplier master

data list

Display list on screen Suppliesr list on

computer screen

5 Purchase

officer

Suppliesr list on

computer screen

Select supplier from list Selected supplier

6 Computer Selected supplier

and purchase

requisition data

from purchase

requisition

receive data store

Prepare purchase order Completed purchase

order on computer screen

7 Purchasing

officer

Completed

purchase order

Review order details

8 Purchasing

officer

Confirm order details Enter confirmation

9 Computer Confirmation

from purchasing

officer

Saves purchase order Data stored in purchase

order pending file

10 Purchasing

officer

Stamps purchase

requisition

11 Purchasing

officer

Files purchase requisition Requisition filed in

purchase requisition file

12 Computer Purchase order

data from

purchase order

pending file

Displays purchase order Purchase order details on

computer screen

13 Purchasing

supervisor

Purchase order

details on screen

Review purchase order

details

14 Purchasing Confirm purchase order Keyed confirmation


supervisor details

15 Computer Keyed

confirmation

Print purchase orders Three copies of purchase

orders

16 Computer Saves purchase orders Confirmed purchase

orders data file updates

17 Purchasing

supervisor

Printed purchase

orders

Signs purchase orders Signed purchase orders

18 Purchasing

supervisor

Purchase orders to

supplier

19 Purchasing

supervisor

Purchasing order to

requesting department

20 Purchasing

supervisor

Purchasing order to

purchasing officer

21 Purchasing

officer

Purchase orders Retrieve purchase

requisition

22 Purchasing

officer

Matches purchase order

and requisition

23 Purchasing

officer

Files matche documents Matched document in

orders sent file

. .

Tabel 01: Structured Narrative Table of Purchasing.

Process Map

Proses map adalah salah satu bentuk dokumentasi sistem yang merupakan representasi

grafis sederhana dari suatu proses bisnis, rincian kegiatan yang terjadi, penanggung jawab

kegiatan pada setiap bisnis, hubungan antar area bisnis dan keputusan yang perlu dibuat sebagai

bagian dari proses. Aturan dalam penyusunan process map adalah sebagai berikut:

1. Area fungsional dituliskan di sisi kiri dari diagram.

2. Area fungsional dipisahkan dengan garis yang solid, sedangkan sub area dipisahkan dengan

garis putus-putus.

3. Simbol standar yang dipakai adalah persegi panjang untuk menggambarkan proses atau

kegiatan, bukan menggambarkan dokumen.

4. Garis yang menghubungkan proses diberi label dengan dokumen.

5. Gambar proses dibaca dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah


Untuk menyusun suatu process map yang relatif sederhana dilakukan dengan langkah-langkah:

mengidentifikasi enntitas dan divisi, menggambarkan garis untuk setiap divisi, memberi tanda

pada fungsi dan subfungsi, dan menggambarkan aktifitas-aktifitas dari setiap entitas. Dengan

memperhatikan kasus diatas, Gambar 01 berikut ini menggambarkan process map dari proses

bisnis Purchase Department.

Data Flow Diagram (DFD)

Hal yang penting sebelum membahas DFD adalah pengertian system of interest, yang

diartikan yang menjadi fokus dokumentasi adalah suatu sistem atau suatu proses. DFD

merupakan salah satu bentuk dokumentasi sistem yang menggambarkan sistem itu dan

komponen-komponennya, serta arus data atau informasi di antara kompunen-komponen tersebut.

Hal ini memungkinkan pengguna dokumentasi untuk mengidentifikasi entitas yang terlibat

dalam sistem, proses yang terjadi di dalam sistem dan aliran data terjadi antara entitas dan


proses. Brett (2010) mengungkapkan ada tiga jenis DFD: diagram konteks (context diagram),

diagram fisik (physical diagram) dan diagram logik (logical diagram). Diagram konteks adalah

representasi dari sistem dengan entitas yang menyediakan masukan dan menerima keluaran dari

sistem.

Diagram fisik adalah sebuah diagram yang menggambarkan entitas-entitas yang terlibat

dalam proses dan arus data antar entitas, serta interaksinya dengan entitas eksternal, sedangkan

diagram logik menggambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem, aliran data antar proses

dan bagaimana proses-proses tersebut berinteraksi dengan entitas eksternal yang memberikan

masukan, menerima keluaran atau keduanya dari sistem.

Gambar 02: Context Diagram “Purcahsing Process”

DFD menggunakan empat simbol yaitu: 1). empat persegi panjang sebagai simbol entitas

eksternal, 2). lingkaran simbol dari sistem atau proses, 3). panah simbol dari aliran data atau

informasi, dan 4). dua garis sejajar sebagi simbul penyimpan data (data store). Dalam kuliah ini

hanya akan dibahas diagram konteks dan diagram logik.


Diagram konteks hanya menggambarkan hubungan sistem dengan para entitas eksternal

sehingga tidak terlihat proses-proses pengolahan data didalamnya. Oleh karenanya sistem dalam

diagram konteks di dekomposisi menjadi lebih rinci, yaiitu diagram nol, diagram level 1, level 2

dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas sistem. Untuk menyusun diagram konteks langkah-

langkah yang harus dilakukan adalah: menetapkan system interest, mengidentifikasi entitas

ekstenal, mengidentifikasi masukan dan keluaran, dan menggambarkan aliran data dari entitas

eksternal ke sistem dan sebaliknya seusai dengan sifat lingkungan sistem yang digambarkan.

Gambar 02 diatas adalah diagram konteks dari system interest “purchasing process”.

Gambar 03: Zero Diagram “Purchase Order”

Beberapa buku menyatakan bahwa dalam DFD kata “proses” atau “data” tidak perlu

disebut dalam lebel proses atau aliran data. Guna penyusunan diagram nol, sistem didekomposisi

menjadi proses-proses utama dan data store yang diperlukan. Gambar 03 merupakan diagram nol

sedangkan Gambar 04 merupakan diagram rinci dari proses 1: Capture Requisition, dengan tiga


sub proses dengan kode label 1.1, 1.2, dan 1.3. Perhatikan bahwa tidak semua proses utama

harus didekomposisi menjadi sub-sub proses. Proses atau subproses yang tidak didekomposisi

lagi disebut proses atau subproses “primitif”. Selanjutnya proses yang primitif harus dibuat atau

dijelaskan lagi dengan menggunakan instrument “spesifikasi proses”.

Gambar 04: Level 1 DFD of Process 1.0 “Capture Requisition”

Entity Relatioship Diagram (ERD)

ERD menggambarkan entity-relationship model yang merupakan gabungan konsep

entitas, atribut, dan hubungan antar entitas. Entitas dalam ERD merepresentasikan suatu objek

atau benda dalam dunia nyata. Entitas biasanya dihubungkan dengan suatu tabel database

relasional. Entitas digambarkan dengan persegi panjang, dan sertiap entitas memiliki atribut,

yaitu karakteristik dari entitas tersebut. Hubungan antar entitas disebut asosiasi yang dijelaskan

dengan kardinalitasnya. Aturan bisnis akan menentukan kardinalitas asosiasi dua entitas..

Penyusunan ERD merupakan proses iteratif yang melibatkan empat langkah sebagi berikut.


1. Menyusun narasi keterangan umum dari kegiatan operasional organisasi termasuk proses

bisnis, kebijakan bisnis dan aturan bisnis yang ditetapkan.

2. Menggambarkan ERD dengan mengidentifikasi entitas internal dan eksternal dan hubungan

di antara mereka berdasarkan penejalsana dalam narasi

3. Reciew atau peninjauan oleh masing-masing bidang organisasi yang memiki kegiatan

oprasional tersebut, kesesuaian dengan dan proses bisnis.

4. Melakukan modifikasi atau perbaikan yang diperlukan untuk agar semua komponen entitas

baru yang mempunyai hubungan ditemukan.

Keempat proses atau langkah harus diulang sampai analist dan pengguna setuju bahwa ERD

telah mewakili hubungan dan aturan yang mengatur entitas-entitas organisasi. Gambar 05 berikut

ini merupakan contoh ERD mengacu kasus diatas.

Gambar 05: ERD Purchasing Order

System Flowchart

System flowchart menggambarkan sistem dengan kombinasi dari diagram aliran data

logik dan proses pengolahan data secara fisik, sehingga bentuk dokumentasi dalam system


flowchart menggambarkan rincian dari proses pengolahan data yang dilakukan oleh sistem

komputer dalam mendukung kegiatan bisnis.

Gambar 06: System Flowchart of Purchasing

Dukungan tersebut dapat berupa penyediaan data atau informasi maupun pengolahan data

dan produksi laporan. Oleh karena system flowchart menggambarkan proses dan keterkaitannya

secara rinci, maka system flowchart menggunakan banyak simbol untuk menggambarkan entitas-

entitas system. Beberapa symbol yang sering digunakan adalah berkaitan dengan: proses

komputer, proses manual, print out dokumen, display, dan file (master, transaksi), Gambar 06

berikut ini menggambarkan system flowchart proses bisnis purchasing, yang melibatkan lima

entitas, masing-masing: requesting department, purchasing officer, computer, purchasing

supervisor, dan supplier. Requesting Department adalah entitas eksternal yang memberikan

masukan “purchase requisition” dan entitas supplier adalah entitas eksternal yang menerima

keluaran berupa “purchase order”. Penyusunan system flowcahart ini akan sangat terbantu

apabila telah dilakukan analisis narasi terstruktur seperti terlihat pada Tabel 1.


SIMPULAN

Dokumentasi sistem memainkan peran penting dalam organisasi, dapat dipandang

sebagai memori organisasi tentang bagaimana sistem ini dirancang dan dioperasikan, dan

memainkan peran penting dalam proses pengembangan sistem. Dokumentasi suatu sistem

biasanya diawali dengan narasi yang terstruktur yaitu diskripsi tertulis tentang bagaimana proses

beroperasi atau berjalan. Para analist berpendapat bahwa tidak ada metode dokumentasi yang

terbaik untuk dikuti, tetapi metode dokumentasi yang baik adalah metoda dokumentasi yang

dapat menggambarkan dengan baik sistem yang diwakilinya. Untuk menggambarkan proses

pengembangan suatu sistem informasi dengan pendekatan proses bisnis, sangat relevan

digunakan diagram REA, proses map, data flow diagran, entity relationship diagram, dan system

flowchart.


DAFTAR PUSTAKA

1. Brett Considine, Alison Parker, Karin Oleson, Derek Speer, Michael Lee, “Accounting

Information System- Understanding Business Processes”, 3rd, John Wiley & Sons Australia,

Ltd, 2010

2. http://www.agilemodeling.com/artifacts/dataFlowDiagram.htm

3. http://nptel.iitm.ac.in/courses/Webcourse-contents/IISc-

BANG/System%20Analysis%20and%20Design/pdf/Worked_Examples/WKm5.pdf

4. http://www.library.cornell.edu/.../ERD_final.doc

http://www.agilemodeling.com/artifacts/dataFlowDiagram.htm

http://nptel.iitm.ac.in/courses/Webcourse-contents/IISc-BANG/System%20Analysis%20and%20Design/pdf/Worked_Examples/WKm5.pdf

http://nptel.iitm.ac.in/courses/Webcourse-contents/IISc-BANG/System%20Analysis%20and%20Design/pdf/Worked_Examples/WKm5.pdf

http://www.library.cornell.edu/.../ERD_final.doc

system documentation and diagramming technique

Documents