vlot vergaderen welkom. marius van opstal bedrijfskundige managementtrainer
TRANSCRIPT
Vlot vergaderen
Welkom
Marius van Opstal
Bedrijfskundige
Managementtrainer
www.camino.nl
Over de streep
• Wie vindt vergaderen vervelend maar helaas noodzakelijk?
• Wie vindt dat, naast de voorzitter, ook een gewone deelnemer iets aan een vervelende vergadering kan doen?
Workshop programma
1. Stagnatiehoe herken ik het vroegtijdigwat kan ik dan doen
2. Lastige vergaderaars
inhoud
procedure
interactie
gevoel
Wat speelt er tijdens een vergadering?
Inhoud: de zaak, het onderwerp
Procedure: de werkwijze (al dan nietexpliciet afgesproken)
Interactie: hoe doen we het met elkaar
Gevoel: de beleving
hetzelfde ding op dezelfde manier voor de tweede keer
Hoe herken je stagnatie?
1. Vroegtijdig herkennen2. ‘Schakelen’
Wat kan je er aan doen?
Schakelen
inhoud
procedure
interactie
gevoel
Simpel gezegd
• Zeg wat je waarneemt (‘herhaling’)
• Ga weg van de inhoud
• Doe iets anders
Zinsbouw
• Ik merk dat we in herhaling vallen(of: … niet verder komen
… dreigen uit te lopen… )
• Ik stel voor om (… iets anders) te doen
Iets anders 1: procedureel
• Samenvatten en ‘hoe nu verder?’• Tijdsdruk veranderen• Flipover er bij halen• Aandacht verschuiven (een ‘rondje maken’)• Pauze inlassen, rondje koffie, …• Delegeren naar buiten de vergadering• Agenda aanpassen• De aanpak veranderen
Iets anders 2: interactie
• Complimenten geven• Zeggen wat je van de aanwezigen verwacht• Spelregels over ‘hoe doen we het’:
respect/vertrouwelijkheid/collegialiteit…• Benadrukken gezamenlijk doel• Druk verhogen: Als wij er niet uitkomen, dan ….• Mensen aanspreken op hun gedrag (evt. buiten
de vergadering)
Iets anders 3: gevoel
• Eigen gevoelens benoemenIk heb het gevoel dat …
• De gevoelens van de anderen benoemen:Ik weet dat het onderwerp gevoelig ligt, …
• De beleving van de aanwezigen vragen
Lastige type
De dominante beterweter
• Blijf rustig en houd voet bij stuk• Reageer inhoudelijk op zijn argumenten• Richt je op de voorzitter• ‘kapotte grammofoonplaat’-techniek