16

BAB IILANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar SistemDalam era globalisasi dan semakin meningkatnya sistem informasi perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir semua perusahaan sudah dan mungkin wajib menggunakan sistem, baik sistem yang sifatnya manual maupun yang sudah terkomputerisasi.Dengan demikkian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa. Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lainnya saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Sistem merupakkan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.

2.1.1. Pengertian SistemSecara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapan tujuan.Ada beberapa pakar yang berlainan pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan.Dalam Buku Analisa dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem sebagai berikut :Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu menurut Jogiyanto (2005:1).Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu menurut Jogiyanto (2005:2).Sedangkan menurut Romley (2006:2) Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.Sedangkan menurut Whitten (2006:23) dalam bukunya Metode Desain dan Analisis Sistem mengungkapkan bahwa Informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti.Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti kepenerima.Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006:15) yaitu Sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Masing-masing komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain, tetapi tetap dapat bekerja sama.

2.1.2. Karakteristik SistemMenurut ladjamudin (2008:10) Memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya.Unsusr-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :1.Komponen Sistem (Component)Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.2.Batas Sistem (Boundary)Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.3.Lingkungan Luar Sistem (Environment)Lingkungan luar dari suatu sistem apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.4.Penghubung Sistem (Interface)Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.Melalui penghubung ini memungkintan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.5.Masukan Sistem (Input)Masukan adalah energy yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energy yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) energy yang diproses untuk didapatkan keluaran.6.Keluaran Sistem (Output)Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan dikalsifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.7. Pengolahan SistemPengolahan sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah masukan menjadi keluaran.8.Sasaran SiistemSuatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi SistemSistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :a.Sistem Abstrak dan Sistem FisikSistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik.Sedangkan Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.b.Sistem Alamiah dan Sistem Buatan ManusiaSistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.c.Sistem Deterministik dan Sistem ProbabilistikSistem deterministik adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.Sedangkan siistem probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung probabilistik.d.Sistem Terbuka dan Sistem TertutupSistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya.Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak depengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan Laporan tugas ini adalah :A. Diagram Alir Data (DAD)1. Konsep dasar Diagram Alir Data (DAD)Diagram alir data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstuktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagramjuga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.2. Simbol Simbol Dalam DADSimbol-simbol yang digunakan pada diagram alirdata adalah sebagai berikut:a.Lingkaran Luar (External Entity)Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal.Misalnya sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem dan merupakan sumber atau tujuan data. Entitas diberi nama dengan kata benda.b. Proses (Process)Bujursangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukan adanya proses transformasi dan aliran data yang minggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Dapat memberi nama sepperti sistem control inventaris, menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak, dan lain-lain.c. Penyimpanan Data (Data Store)Persegi panjangg dengan ujung terbuka yang menunjukan data. Dalam diagram alir data logika, jenis penyimpanan fisik (Misal disk) tidak ditetapkan.Penyimpanan dapat berupa penyimpanan manual, seperti lemari file, atau sebuah file atau basis data terkomputerisasi.d.Alir Data (Data Flow)Tanda panah menunjukan perpindahan data dari satu titik ke titik lain. Aliran data yang muncul secara simultan bisa digambarkan dalam kata benda.3.Aturan Main Main DADBentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut:a.Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan secara langsungexternal entity dengan external entity lainnya.b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yangsatu dengan data store yanglainnya secara langsung.c.Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.d.Setiap proses harus ada data flow yang masuk da nada juga data flowyang keluar.e.Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.4. Tahapan Pembuatan DADLangkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :a.Diagram KonteksDiagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukan system secara keseluruhan, diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.b.Diagram NolDiagram nol menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukan bentuk penyimpanan.c.Diagram DetailDiagram detail dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram nol yang dikembangkan disebut Parent Process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut Child Diagram. Apabila proses tersebut tidak dapat lagi dikembangkan disebut sebagai proses primitif.

B. Kamus Data / Data Dictionary (DD)Kamus data merupakan suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi mengenai data (metadata) yang disusun oleh analis sistem untuk melakukan analisa dan desain.Kamus data disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstuktur teori dan praktek aplikasi bisnis.Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.Fungsi kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad. Adapun kegunaan dari kamus data adalah :1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.2. Menyediakan suatu titik awal unttuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD.Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :1. Nama Arus DataKarena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya.2. AliasAlias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.3. Tipe Data atau Bentuk DataData yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variable, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.4. Arus DataArus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.5. PenjelasanUntuk lebuh memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.6. PeriodePeriode munjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan ke dalam system, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.7. VolumeVolume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menuju volume yang terbanyak.8. Struktur DataStruktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

C. Notasi Kamus dataNotasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe data dan Notasi Struktur Data.1. Notasi Tipe dataNotasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari symbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Tabel II.1 Notasi Tipe DataNotasiKeterangan

X9AZ.,-/Untuk Setiap KarakterAngka NumerikKarakter AlphabetAngka nol yang ditampilkan dalam spasi kosongTitik digunakan untuk pemisah ribuanKoma unttuk pemisah pecahanHypen sebagai tanda penghubungSlash sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur DataStruktur data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukan informasi-informasi tambahan ini dikamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut:

Tabel II.2. Notasi Struktur DataNotasiKeterangan

=

+[ ]

{ }IN [ ] M

( )

* atau **@AliasTerbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)Dan (AND)Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data didalam kurung bracket ini)Elemen-elemen yang berulangSama dengan symbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)Optional (elemen data didalam kurung panthesis sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)Keterangan setelah tanda ini adalah komentarIndentefier data storeNama lain untuk data

D.Bagan Alir (Flowchat)Flowchart adalah sismbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sebuah program atau suatu diagram yang menggmbarkan logika suatu program dan merupakan alat bantu komunikasi dan dokumentasi.