20

BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. UmumDengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini banyak sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang.Yang bergerak dibidang industri maupun jasa.Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa adalah perhotelan. Dengan adanya perhotelan ini akan memudahkan para konsumen untuk memesan atau menyewa kamar hotel. Semakin meningkatnya permintaan konsumen dalam menyewa kamar hotel, pihak manajemen hotel memerlukan aplikasi yang sangat cepat untuk mempermudah transaksi pemesanan kamar.

3.2. Tinjauan PerusahaanDalam pelaksanaan kegiatan rutin di Grand Ussu Hotel& Convention terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur orgganisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penyusun akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penyusun mengadakan riset untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai berikut:

3.2.1. Sejarah PerusahaanTelah lebih dari tiga dekade Ussu Hotel yang berdiri sejak tahun 1973, telah menjadi hotel terfavorit dikawasan Wisata Puncak Bogor dan sudah dikenal dibeberapa daerah sejak pertama kali berdiri.Diawal tahun 2009 tepatnya ditanggal 7 Maret 2009 Ussu Hotel hadir kembali dengan mengusung nama Grand Ussu Hotel & Convention dibawah manajemen baru dan dengan konsep terbaru, One Stop Corporate Meeting and Family Gathering Grand Ussu yakin bahwa akan menjadi Hotel yang terdepan dan terbaik didunia Hospitality Bussiness khususnya diperhotelan.Hotel Grand ussu yang terletak dijalan Raya Puncak Km. 97 Kopo Cisarua Bogor, diresmikan oleh Bapak Bupati Bogor H. Rahmat Yasin, SE, MM. Untuk memenuhi permintaan tamu, kami terus membangun hotel kami dengan standar tinggi dan vila-vila probadi dengan atmosfer segar, akses langsung dari tepi jalan, dan lapangan parkir luas.Kembalinya Grand Ussu dengan tampilan wajah dan konsep terbaru yang didukung oleh fasilitas yang lengkap seperti restoran, Coffee Shop,kolam renang dengan waterboom, ruang karaoke, massage dan spa, ruang meeting dan grand ballroom.Semua area hotel sudah dilengkapi tekhnologi internet Wifi.Ditahun 2011 setelah sukses dengan tahap I dan II ini Grand Ussu memulai dengan motto yang lebih baik lagi, dengan mengusung kata Go Excellent, motto ini diterapkanuntuk memberikan pelayanan yang lebih baik lagi dari tahun-tahun sebelumnya, untuk para tamu.

3.2.2. Struktur Organisasi dan FungsiStruktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada Grand Ussu Hotel & Convention.

Fungsi dari tiap-tiap bagian bagian adalah sebagai berikut :1. KomisarisSeseorang yang memiliki saham atas hotel tersebut.2. DirekturMengawasi jalannya perusahaan dan merencanakan strategi perusahaan.3. General Manager (GM)Orang yang bertanggung jawab mengatur semua karyawan dan memberi perintah pada semua departemen/divisi.Setiap manager departemen/divisi berhubungan langsung dengan General Manager.4. EAMEAM (Executive Assistant Manager) berperan sebagai wakil General Manager.5. Financial ControllerFinancial Controller berperan sebagai pengawas alur keuangan didalam hotel.6. HRD ManagerHRD Manager (Human Resource Department) sebagai perwakilan manajemen personalia dalam mengatur SDM (Sumber Daya Manusia) di dalam perusahaan.7. Executive House KeeperExecutive House Keeper berperan sebagai pengatur dan pengawas Departemen House Keeping.Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan setiap kamar hotel dan seluruh area hotel.8. Food & Baverage ManagerFood & Baverage manager bertanggung jawab atas penyediaan makan dan minuman yang akan disajikan kepada tamu/klien hotel.9. Chief EngineeringBertanggung jawab menangani hal-hal yang berhubungan dengan aplikasi barang yang menggunakan mesin.10. Front Office ManagerBertanggung jawab atas kenyaman tamu hotel, dan memberikan informasi yg berhubungan dengan aktivitas yang ada dihotel kepada para tamu.11. Sales & Marketing ManagerBerperan sebagai pengawas, pengatur, perencana dan pelaksana strategi promosi produk hotel pada calon pengguna jasa hotel.12. Chief SecurityBertanggung jawab atas keamanan area hotel.13. SupervisorBertanggung jawab langsung kepada setiap Manager.Mengatur dan Mengawasi langsung kelancaran operasional dan staf dilapangan.14. StafSetiap karyawan yang menjalankan langsung operasional hotel.Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor.

3.3. Prosedur Sistem BerjalanSesuai dengan ruang lingkup dalan penyususnan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, penyusun akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan pada Grand Ussu Hotel & Convention yang meliputi :1. Proses Pemesanan Kamar Hotel (Reservation)Klien/tamu dapat melakukan pemesanan kamar hotel maupun ballroom dengan cara datang langsung ke Grand Ussu Hotel & Convention (Walk In), atau dapat melalui via telepon, via email, via faximile, via travel agent, atau memesan secara langsung melalui aplikasi chat yang tersedia pada website Grand Ussu Hotel & Convention.2. Proses Penerimaan (Reception)Setelah petugas resepsionis menerima data klien/tamu, petugas resepsionis memeriksa ketersediaan kamar hotel dan melakukan konfirmasi kepada tamu.Kemudian petugas resepsionis menginput data tamu pada system (registrasi), jumlah kamar yang dipesan, rate yang dipilih tamu, diskon jika ada, dan lama menginap.3. Proses Pembayaran (Cashier)Setelah proses registrasi selesai tamu diharuskan membayar Down Payment (DP) minimal 50% dari total rate yang dipesan. Pembayaran dapat dilakukan secara langsung (tunai) maupun transfer ke nomor rekening hotel.Setelah pembayaran DP, tamu mendapatkan kode booking kamar.4. Proses Check In dan Check OutPada hari yang ditentukan untuk menginap (check in), klien/tamu menyerahkan bukti pembayaran DP dan melunasi pembayaran yang kurang.Kemudian resepsionis melakukan input pelunasan pembayaran dan keterangan blok kamar yang occupied. Apabila klien/tamu belum melunasi pembayar pada saat check in klien/tamu belum diperbolehkan untuk meninggalkan hotel (check out) pada hari itu.5. Proses Pembuatan LaporanSetiap hari bagian Night Audit (Departemen Front Office) melakukan pencetakan laporan-laporan pada hari yang bersangkutan dan dilakukan proses End Of Day yang artinya semua data laporan dalam satu hari itu telah dikirim ke departemen Back Office.Dan akun-akun yang ada pada system front office pada hari berikutnya kembali ke 0 (nol).

3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konteks

Gambar III.3 Diagram Nol

3.5. Flowchat

3.6. Kamus Data1. Dokumen Masukan (Input)a. Nama Arus Data: Form ReservationAlias: FRBentuk Dokumen: Cetakan/ManualArus Data: Tamu Proses 1.0Penjelasan: Digunakan untuk mengisi data diri tamuPeriode: Setiap tamu yang akan menyewa kamarVolume: Rata-rata 25 lembar/hariStruktur Data: Header+Isi+Footer Header: kop_form+judul_form+no_form Isi: guest_name+arrival_date+departure_date+no_of_guest+ages+customer_status[personal|corporate|travel]+(company_name)+room_type+contact_number+deposit[cash|transfer] Footer: reservation_by[telp|fax|e-mail]+received/taken+date

a. Nama Arus Data: Form DepositAlias: FDBentuk Dokumen: Cetakan/ManualArus Data: Tamu Proses 3.0 Proses 3.0 Data PembayaranPenjelasan: Digunakan untuk mengisi data pembayaran Pertama Periode: Setiap tamu yang akan menyewa kamarVolume: Rata-rata 25 lembar/hariStruktur Data: Header+Isi+Footer Header: judul_form+no_deposit Isi: terima_dari+alamat+sejumlah+room_dp_name+room_add_bil+Date_checkin+date_checkout Footer: note+date+signature_guest+signature_recepsionist

2. Dokumen Keluaran (Output)a. Nama Arus Data: Booking GuaranteeAlias: BGBentuk Dokumen: Cetakan KomputerArus Data: Proses 4.0 TamuPenjelasan: Setelah melakukan proses pembayaranPeriode: Setiap tamu yang telah malakukanpembayaranVolume: Rata-rata 25 lembar/hariStruktur Data: Header+Isi+Footer Header: judul_form+date+guest_name+(company)+phone_no+fax_no Isi: visitors_name+arrival_date+departure_date+room_type+rate Footer: Terms&condition+policies_of_the_rooms+bank_detail+taken+resepsionist_name+jobs

3.7. Spesifikasi Sistem BerjalanSpesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input), dokumen keluaran (output), bentuk file, bentuk program, dan kode yang semuanya digunakan pada sistem berjalan.

3.7.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen MasukanDokumen masukan merupakan awal dimulainya proses informasi. Salah satu dokumen masukan adalah Formulir.Formulir adalah perangkat penting untuk mengendalikan aliran kerja dan digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi.Berikut ini adalah dokumen masukan yang dipakai pada kegiatan reservasi, danpembayaran pada Grand Ussu Hotel & Convention.1. Nama Dokumen: Form ReservasiFungsi: Untuk mengisi data diri Sumber: ResepsionisTujuan: TamuMedia: KertasJumlah Rangkap: 1 LembarFrekuensi: Setiap ada tamuBentuk: Lampiran A-01

2. Nama Dokumen: Form DepositFungsi: Untuk mengisi nominal transaksi pembayaran DPSumber: ResepsionisTujuan: TamuMedia: KertasJumlah Rangkap: 3RangkapFrekuensi: Setiap melakukan transaksi pembayaran DPBentuk:Lampiran A-02

3. Nama Dokumen: Kartu Tanda Penduduk (KTP)Fungsi: Kelengkapan data diriSumber: TamuTujuan: ResepsionisMedia: KertasJumlah Rangkap:1 LembarFrekuensi: Setiap melakukan penyewaan kamarBentuk: Lampiran A-03

3.7.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen KeluaranDokumen keluaran adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi dapat berupa hardcopy atau softcopy, melalui internet, ekstranet, atauu world wide web.Berikut ini adalah bentuk dokumen keluaran dari kegiatan reservasi dan laporan pada Grand Ussu Hotel & Convention.1. Nama Dokumen: Booking GuaranteeFungsi: Sebagai bukti transaksi dan penyewaan kamarhotelSumber: ResepsionisTujuan: TamuMedia: KertasJumlah Rangkap: 1 RangkapFrekuensi: Setiap tamu yang telah melakukan pembayaran DPBentuk: Lampiran B-01

3.7.3. Spesifikasi FileTerdiri dari file-file guna untuk menyimpan proses pengolahan data:1. Nama File: Form GuestAkronim: guest_folio.scxFungsi File: menyimpan data tamu hotelType File: File masterPanjang Record:300 characterAkses File: SequentialOrganisasi File: Index sequentialMedia File: Hard DiskRecord Key:no_folioSoftware:Microsoft Visual Foxpro 09

Table III.1Spesifikasi File Data Form GuestFieldType DataSizeKet

NameChar50

AddressChar50

ProfessionChar30

Birth_dateDate

PhoneChar15

NationChar15

CompanyChar20

Room_typeChar15

Arrived_dateDate

Depart_dateDate

NightInt

No_of_guestNumber

RateCurrency

3.7.4. Spesfifikasi ProgramSpesifikasi program yang dibuat penyusun adalah, sebagai berikut:1. Nama Program: Login petugas resepsionisAkronim: login.scxFungsi: Sebagai kunci masukBahasa Pemrograman:Microsoft Visual Foxpro 09Bentuk Lampiran: C-01Penjelasana. Pilih button ok untuk masuk kedalam menu utama.

2. Nama Program:Menu utamaAkronim: welcome_form.scxFungsi: untuk menampilkan menu-menu program yangtersediaBahasa Pemrograman:Microsoft Visual Foxpro 09Bentuk Lampiran: C-02Penjelasana.Pada menu utama terdapat menu Registration, Reception, Cashier, income audit, night audit, report, house keeping, banquete, information, sistem setting, maintenance, member, logon, change password, exit front office application.b.Klik Reservation untuk pemesanan kamar.

3. Nama Program:ReservationAkronim: reservation.scxFungsi: Untuk menginput data diri tamu hotelBahasa Pemrograman:Microsoft Visual Foxpro 09Bentuk Lampiran: C-03Penjelasana.Dalam menu reservation terdapat menu personal reservation untuk pemesanan tamu pribadi, sedangkan group reservation untuk pemesanan tamu instansi pemerintahan maupun dari perusahaan.b.Pada menu ini juga terdapat menu room available, yang berfungsi memberikan informasi ketersediaan kamar.c.Klik button ok untuk menyimpan dan memproses data.

4. Nama Program: Menu ReceptionAkronim: reception.scxFungsi: Untuk mengisi type kamar, rate kamar, dan pembayaran depositBahasa Pemrograman: Microsoft Visual Foxpro 09Bentuk Lampiran: C-04Penjelasana. Pada menu reception terdapat menu registration, yang berfumgsi untuk mengisi data diri tamu yang sudah pasti akan melakukan chechk in di tanggal yang telah ditentukan.b.Klik ok untuk menyimpan dan memproses data.c. Terdapat juga menu Guest inhous yang berfungsi memberi informasi tamu mana saja yang sudah melakukan check in.

5. Nama Program: Menu CashierAkronim: cashier.scxFungsi: Untuk mengisis pelunasan pembayaranBahasa Pemrograman: Microsoft Visual Foxpro 09Bentuk Lampiran: C-05Penjelasana. Pada menu cashier ini resepsionis menginput deposit/DP tamu, dan pelunasan pembayaran.b. Terdapat pula menu guest check out dan closing cashier pada hari itu.

3.7.5. Spesifikasi Kode

9999999

Nomor urut form reservationContoh0003452

Keterangan : Jumlah pengunjung pada Grand Ussu Hotel & Convention

3.8. Spesifikasi Sistem KomputerDalam spesifikasi computer ini akan dijelaskan mengenai spesifikasi sistem komputer yang meliputi umum, perangkat keras, perangkat lunak dan konfigurasi sistem komputer.

3.8.1. UmumUntuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data diperlukan komputer sebagai alat bantu, karena kecepatan pengolahan data merupakan salah satu kelebihan dari komputer serta sumber daya manusia yang menjalankan komputer dan program-programnya.Komputer merupakan sistem elektronik untuk mengolah data secara cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori. Dalam ppenggunaannya computer memerlukan program-program aplikasi yang sesuai untuk mengolah data sehingga dapat menghasilkan sistem informasi yang lebih berkualitas. Sebuah sistem informasi yang baik harus didukung oleh ketiga komponen-komponennya, antara lain:1. Hardware (perangkat keras) merupakan peralatan dari sistem komputer secara fisik dapat terlihat dan dapat dijamah2. Software (perangkat lunak) merupakan program yang berisi perintah-perintah untuk mngolah data.3. Brainware merupakan manusia yang berperan dalamm mengoperasikan dan mengatur sistem komputer.Ketiga komponen tersebut haruslah salling berhubungan dan membentuk satu kesatuan.Hardware tanpa ada software tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan begitu pula dengan hardware yang didukung software tidak akan berfungsi jika tidak ada brainware yang mengoperasikannya.Dengan mempertimbangkan hal tersebut diatas maka sarana pendukung sangat dibutuhkan dalam sistem yang menerapkan komputerisasi agar sistem komputerisasi yang telah dibuat dapat bekerja sesuai dengan yang diharapkan.

3.8.2. Perangkat LunakPerangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang tersusun secara teratur agar komputer dapat bekerja mengolah data dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh user atau pemakai.Adapun spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan adalah paket program yang digunakan adalah X-pert Hotel Management System, adalah aplikasi yang dibuat melalui Microsoft Visual Foxpro 09. Program ini tidak akan berjalan tanpa beberapa konfigurasi setelah komputer terinstal SQL server Client (SQLCLI.exe) yang dapat diperoleh secara gratis di website www.microsoft.com. Adapun kelebihan menggunakan program ini, sebagai berikut:1. Dengan aplikasi ini pengguna tidak perlu lagi mengetikan command-command SQL karena program ini dibuat untuk memudahkan administrasi hotel agar terciptanya efisiensi kerja dan penghematan waktu.2. Setiap perubahan yang dilakukan oleh salah satu client, data akan terintegrasi.3. Dokumen Keluaran dapat berupa Softcopy atau Hardcopy diesuaikan kebutuhan pengguna Sistem Informasi.4. Setiap hari dilakukan proses End of day, yang artinya semua transaksi yang dilakukan hari yang bersangkutan akan dikirim ke department Accounting sebagai laporan dan pada hari berikutnya semua akun-akun transaksi yang ada Front Office System dinolkan.Perangkat lunak secara fungsinya dibagi mnjadi sistem operasi dan paket program:1. Sistem operasiSistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi yang berbasis Windows Family dan Linux Kernel sebab sistem operasi ini mampu menunjang program aplikasi yang dibuat.2. Paket ProgramPaket program yang penyusun gunakan dalam membuat laporan ini adalah X-pert Hotel Management System dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Foxpro 09. Perangkat lunak yang digunakan antara lain:a. Sistem Operasi: Microsoft Family b. Paket Program: Microsoft Visual Foxpro 09c. Database: Microsof SQL server 2008 R23.8.3. Perangkat KerasSebuah sistem yang terkomputerisasi tidak terlepas dari masalah perangkat keras yang digunakan dalam menjalankan software atau program aplikasi yang akan digunakan. Keterpaduan antara perangkat keras yang ada sangat dibutuhkan agar hasil kinerja dari sistem komputer dapat berjalan semaksimal mungki, hingga dapat dirasakan oleh pemakai sistem komputer tersebut.Perangkat keras tersebut terbagi atas tiga bagian utama, yaitu:1. Peralatan Masukan (Input Device)2. CPU (Central Processing Unit)3. Peralatan keluaran (Output Device)Dengan pertimbangan hal tersebut maka penyusun memberikan spesifikasi perangkat keras yang akan digunakan dalam proses komputerisasi, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Processor: Intel Pentium 4 Dual Core2. Disk: Compact Disk3. Memory (Ram) : 1 (satu) Giga Byte4. Monitor : Monitor Tabung Sharp 175. Harddisk : 10 (sepuluh) Giga Byte6. Keyboard : Logitech K1207. Printer : Printer Point Of Sales Epson m508. Mouse : Logitech WirelessSpesifikasi tersebut sangat memperhatikan perkembangan teknologi dibidang komputer yang sangat pesat sehingga untuk beberapa tahun mendatang spesifikasi konputer tersebut masih dapat menunjukan hasil kerja yang baik.

3.8.4. Konfigurasi Sistem KomputerSistem komputer secara umum terdiri dari tiga bagian yaitu : input, proses dan output yang tidak dapat dipisahkan. Input device atau alat masukan, merupakan alat yang secara langsung menjadi penghubung antara pengguna dan komputernya juga sebagai alat yang digunakan untuk masukan segala bentuk data maupun informasi yang nantinya akan diproses atau dimanipulasi. Sebagai contoh alat masukan adalah Keyboard.Dari alat masukan dimana data yang dimasukan akan diperoleh atau diproses lebih lanjut ditransfer kesebuah proses atau lebih dikenal dengan nama CPU (Centar Processing Unit) untuk mengolah atau memanipulasi data. Setelah data diolah kemudian dilanjutkan dengan mengeluarkan hasil dari segala proses yang telah dilakukan kepada pengguna agar mudah dimengerti oleh si pengguna. Salah Satu contoh alat keluaran adalah monitor. Monitor merupaka alat keluaran yang bersifat softcopy karena bersifat sementara, sedangkan alat keluaran yang bersifat permanen seperti printer disebut hardcopy.Disamping alat input maupun alat output diatas, terdapat pula alat-alat yang memiliki dua fungsi sekaligus sebagai alat input dan output, sebagai contoh Compact Disk (CD) dapat berupa alat input karena data yang dimasukan ke dalamm komputer dapat melalui pembacaan Compact Disk. Compact Disk sebagai alat output karena compact diisk dapat ditulis oleh komputer untuk menyimpan data atau storage.

Gambar III.4 Konfigurasi Komputer

3.8. Permasalahan Pokok Sistem reservasi yang telah berjalan di Grand Ussu Hotel & Convention umumnya telah berjalan dengan baik.Dalam Proses reservasi, resepsionis, pembayaran maupun dalam pengiriman laporan.adapun kelemahan yang terdapat pada sistem yang sudah berjalan adalah sebagai berikut :1. Tidak terdapat menu bantuan, jika pengguna tidak mengerti istilah atau alur dalam sistem.2. Rate/harga kamar pada saat reservation/personal reception diinput secara manual sehingga dapat mengakibatkan kekeliruan resepsionis dalam input data rate.3. Menu data kamar kosong terpisah dari data reservasi, sehingga mengurangi efektifitas resepsionis dalam melayani tamu hotel.

3.9. Alternatif Pemecahan MasalahAdapun solusi yang penyusun berikan pada sistem reservasi yang telah berjalan di Grand Ussu Hotel & Convention sebagai berikut :1. Menambah menu help/bantuan pada menu utama Sistem Reservasi agar membantu resepsionis yang belum mengerti / baru bergabung.2. Rate kamar dibuat secara otomatis berdasarkan pemilihan tipe kamar pada menu reservasi sehingga resepsionis dapat mengurangi kesalahan dalam menginput harga.3. Menu data kamar kosong disatukan dengan menu reservasi, sehingga pada saat resepsionis mengisi tipe kamar, sistem menampilkan kode warna.Misalkan warna merah untuk menunjukan kamar telah terisi penuh.