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ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
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Sesión No. 12
Nombre: Control. Parte 2 y Evaluación.
Objetivo: El estudiante expone los métodos y grados del control, y también
reconoce la evaluación individual y general.
Contextualización
¿Qué proceso tiene la venta? Medir el rendimiento y avance de la fuerza de venta a lo largo de un periodo
permite asegurar el alcance de las metas y objetivos dictados por la dirección.
El proceso de medición debe de ser una tarea continua con indicadores precisos
que nos permitan comprender los posibles errores que existan y actuar en
consecuencia. Los métodos de medición nos darán diferentes vistas de aspectos
a tomar en cuenta.
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Introducción al Tema
¿Cómo se logra la medición de la fuerza de venta?
Si un vendedor tiene estipulado vender 120 autos
anuales no se debe esperar hasta final del año
para saber si lo logró o no, durante cada mes se
realizan evaluaciones, quizás su meta pueda ser
de 10 autos mensuales siempre y cuando las
ventas sean uniformes, pero si varían cada año de forma cíclica el número de
autos mensual debe variar; así mismo, alguien debe mantenerse al pendiente de que dicho vendedor y sus compañeros de fuerza de ventas logren su meta mensual para llegar a la anual. (1)
Para lograr la medición de la fuerza de ventas se necesitan dos documentos
básicos, el reporte o informe de fuerza de venta y las hojas de gasto.
En el informe de la fuerza de ventas se anotará todo lo relacionado con la
actividad, es decir, desde el número de llamadas hasta el número de cierres, por
ejemplo:
Número de llamadas por día: se deben registrar todas las llamadas que
se realicen y que nos permita conocer cuántas llamadas se pueden lograr
en cierto periodo.
Número de citas obtenidas: resultado de las llamadas realizadas,
necesitamos conocer cuántas citas se obtuvieron.
Citas de seguimiento: de las primeras citas que se realizaron, cuantas
segundas citas se obtuvieron y cuantas citas a clientes anteriores se
realizaron.
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Tiempo dedicado: tiempo dedicado en total a la actividad de la venta, así
como el tiempo que se dedicó al teléfono y a las citas.
Explicación
6.3 Métodos.
¿Cuáles existen?
Actualmente existen gran cantidad de software para llevar un control exacto,
tanto del seguimiento de los clientes como de la evaluación de la fuerza de
ventas, éstos son conocidos como CRM (por sus siglas en inglés Customer
Relation ship Management).
En dicho software se encuentran bases de datos de los clientes de la empresa,
con campos específicos a llenar durante el proceso de venta, es decir,
dependiendo el software y la naturaleza de la empresa. Las pantallas de un
CRM cuentan con los siguientes campos:
Nombre de la empresa
Nombre del contacto
Nombre de la secretaria
Nombre de segundo contacto
Dirección
Teléfono
Fecha de llamada
Porcentaje logrado de venta
Número de cita
Volumen comprado
Fecha de cumpleaños
Observaciones (1)
Etcétera
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Es decir, conforme se van logrando los avances con cada cliente se llenan
los campos especiales y preparados para ello. Esto permite al sistema contar
con toda la información y generar casi cualquier tipo de reportes necesarios
sobre todos los pasos específicos por cada uno de los clientes y actualizados
al último momento de su uso.
Estos tipos de software y reportadores simplifican el trabajo de la dirección y
le imprimen orden al trabajo de los vendedores, de igual forma, los directivos
generalmente cuentan con acceso a dichos archivos, les permite revisar los
indicadores de ventas para conocer los status y alcances.
6.4 Grado.
¿Qué grado de participación tienen los vendedores en la ventas?
La dirección de la fuerza de ventas debe conocer, según el tipo de negocio que
manejen, el número de llamadas diarias requeridas, el número de citas
promedio, la cantidad de cierres de venta que pueden lograrse al mes, etc. De
tal modo que, al observar los índices de producción de cada vendedor, tenga la
información y capacidad necesaria para detectar las fortalezas y áreas de
oportunidad de cada miembro de su equipo, con el fin de apoyarlo en las
actividades que más se le dificulten y presionar en las áreas de oportunidad para
lograr los resultados esperados.
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Por lo tanto, para conocer el grado de
eficiencia de cada vendedor es necesario
observar los índices de producción que
tiene cada uno de ellos. Por ejemplo, si
un agente de ventas cuenta con un
promedio de 50% sobre lo estimado en el
número de llamadas telefónicas y un 50% del estimado de citas semanales; la
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dirección necesitará solicitar al vendedor que logre un mayor número de
llamadas diarias para elevar el número de citas.
Como vemos, dependiendo de las habilidades de cada vendedor es necesario
que se midan las variables de producción de venta para reconocer las áreas de
oportunidad a trabajar en cada uno.
El control de gastos es una
medición necesaria administrativa
que está basada en los
presupuestos anuales, es decir,
considerando el pronóstico de
venta y los ingresos probables
para el año se puede designar
una cantidad de gasto a cada
área, por ello es necesario controlar dicho gasto.
Existen algunos sistemas de control de gastos de los vendedores, estos son
(Diez, 2004: 195-197):
Los vendedores pagan sus gastos: esto es aceptable solo para
vendedores que trabajan para varias firmas y sólo están por comisiones.
Sistema de reembolso de gastos: los vendedores utilizan su dinero para
sus gastos y los comprueban a la empresa vía facturas, la empresa
reembolsa dichos gastos de manera inmediata.
Sistema de gastos ilimitados: los vendedores gastan todo lo necesario,
generalmente a través de una tarjeta corporativa, realizando un reporte de
gastos. Esto aplica generalmente para directivos o vendedores de gran
experiencia y logros.
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Sistema de gastos limitados: La empresa marca una cantidad fija con la
que el vendedor deberá cubrir todos los gastos, ya sea durante un periodo
o limitada al tipo de gastos, es decir, el costo de una habitación de hotel o
el promedio de una comida diaria no puede exceder cierta cantidad.
7.0 Evaluación. ¿Qué se evalúa en la fuerza de ventas?
XxxxxxxxxxEl departamento de ventas debe tener una constante evaluación de
sus integrantes, es decir, se refiere a analizar las acciones concretas que
realizan sus participantes de manera individual, por equipo, por proyecto, por
evento, etc. considerando también el tiempo en que se llevan a cabo los logros o
los fracasos.
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7.1 Individual.
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XxxxxxxxxxxxxxxSabemos que en muchas empresas se premia el esfuerzo
individual de cada vendedor, con reconocimientos como “el vendedor del mes”,
“el mejor socio del mes”, etc. es importante conocer cuáles son los rendimientos
de cada uno de los vendedores del departamento de ventas, analizar su
desempeño para saber cuáles son sus alcances y en sus fallas darle las
herramientas necesarias para que logre superarlas, siempre es importante
conocer porque algunas ventas no se concretan. Cuando medimos el
desempeño individual te permite hacer proyecciones a futuro, porque conoces
las habilidades de cada vendedor.
7.2 General.
La evaluación general es de vital importancia porque gracias a ella se conoce si
se está logrando el objetivo o meta de la empresa. El equipo de ventas debe de
tener un premio general por el logro de las metas, mensuales, anuales, etc. esto
servirá de motivación para que unan esfuerzos y logren las ventas deseadas que
toda organización requiere para subsistir. El gerente o director de ventas son los
responsables del desempeño de su equipo de ventas, por lo que tienen la
facultad de tomar decisiones que ayuden al logro del objetivo, proporcionando
capacitación, cursos, guías, etc. que los ayudan a incrementar las ventas.
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Conclusión
Las diferentes formas de medir a los vendedores nos permiten conocer paso a
paso la actividad de ventas, los logros y controlar los gastos. La relación entre
éstos es la eficacia de la fuerza de ventas, unida y medida en relación a los
objetivos que se requieren alcanzar.
La actividad de medición es una actividad continua y precisa, a la que debe
darse seguimiento cercano para evitar cualquier desvío en las actividades
comerciales.
A través del el forecast nos permite medir el trabajo realizado, la cantidad
monetaria que representa dicho trabajo y la visión necesaria para
comprenderpara comprender el grado de posibilidad de lograr los objetivos
económicos.
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Para aprender más
Cómo Medir las VentasEvaluación de Desempeño del Personal de Ventas
Esta importante revista nos habla acerca de cómo hacer la medición de las
ventas, que nos permiten saber los avances, retrocesos, causas y un sinnúmero
de información esencial para incrementar las ventasLa evaluación del
desempeño de los vendedores debe crear un vínculo de complicidad entre él y el
responsable del departamento de ventas.
UrdiainVélez, JR. (2007). Cómo medir las ventasEvaluaciones de
Desempeño del Personal de Ventas. Obtenido de:
http://www.escuelanacionaldeventas.com/web/index.php/evaluaciones-de-
desempeno-del-personal-de-ventas
https://www.entrepreneur.com/article/259331
Cómo Hacer Indicadores de Desempeño¿Cómo Medir el Desempeño de los Vendedores?
El Lic. Iván Martínez Luna habla del proceso de la creación de un programa de
evaluación del desempeñoEste es un video que te explica de manera sencilla,
cómo debes de llevar a cabo una medición del desempeño.
Martínez, I.jgconsulting (20114). Cómo hacer indicadores de
desempeñoMedición del Desempeño de Vendedores. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=cgo8ELRtqtI
https://www.youtube.com/watch?v=Sn5MxkGblZ8
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión realiza lo siguiente:
Investiga cómo se lleva a cabo en una empresa una medición de resultados de la fuerza de ventas. Anota tu opiniónRealiza un resumen donde expliques los diferentes métodos o formas de evaluar a la fuerza de venta, tomando en cuenta la lectura revisada.
Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la
plataforma de la asignatura.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo
siguiente:
• Tus datos generales
• Imágenes
• Referencias bibliográficas
• Ortografía y redacción
• Título
• Resumen
• Representación gráfica
• Agregar extensión (una cuartilla)
• Conclusión
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Bibliografía
• Diéz, E. (2004). Gestión de la fuerza de ventas. Argentina: Editorial
Deusto.
• Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial
Patria.
• Weitz, B.; Castleberry, S.; Tanner, J. (2005). Ventas. Estados Unidos:
McGraw-Hill.
Cibergrafía
• Vélez, J. (2007). Evaluaciones de Desempeño del Personal de Ventas.
Obtenido
de: http://www.escuelanacionaldeventas.com/web/index.php/evaluaciones
-de-desempeno-del-personal-de-ventas
• Urdiain, R. (2007). Cómo medir las ventas. Obtenido
de: https://www.entrepreneur.com/article/259331
• jgconsulting (2011). Medición del Desempeño de Vendedores. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=cgo8ELRtqtI
• Martínez, I. (2014). Cómo hacer indicadores de desempeño. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=Sn5MxkGblZ8
(Copia y pega la liga para que salga el recurso)
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