administración y servicios sistema de gestión de calidad

PPPP0000----00002 (comp)2 (comp)2 (comp)2 (comp)

Edición: 0Edición: 0Edición: 0Edición: 00000

Hoja Hoja Hoja Hoja 1111 de de de de 22222222

Universidad de Almería

Administración y ServiciosAdministración y ServiciosAdministración y ServiciosAdministración y Servicios Sistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de Calidad

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO OPERATIVOOPERATIVOOPERATIVOOPERATIVO

EEEEvaluación por competenciasvaluación por competenciasvaluación por competenciasvaluación por competencias

Elaborado: 17/12/03

Sección de Planificación y Organización (SORAD)

Revisado: 17/12/03

Jefe del Servicio de Organización y Racionalización

Administrativa

Aprobado: 18/12/03

Gerente

Edición 00 Fecha 18/12/03

PO – 02 (com)

Edición: 00 Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento operativooperativooperativooperativo de de de de evaluación por evaluación por evaluación por evaluación por

competenciascompetenciascompetenciascompetencias Hoja 2 de 22


ÍNDICEÍNDICEÍNDICEÍNDICE

Página

1.- OBJETO ................................................................................................. 3

2.- ALCANCE ............................................................................................... 3

3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA................................................... 3

4.- ÁREAS INVOLUCRADAS ....................................................................... 4

5.- DESARROLLO ........................................................................................ 6

6.- REGISTROS ..................................................................................... 13

7.- INDICADORES..................................................................................... 13

8.- HISTÓRICO DE CAMBIOS ..................................................................... 14

9.- ANEXO I: PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR COMPETENCIAS............ 15

10.- ANEXO II: PROGRAMA DE EVALUACIÓN ............................................... 18

11.- ANEXO III: INFORME CONSENSUADO ........................................ 20

PO – 02 (com)




1.1.1.1.---- OBJETO OBJETO OBJETO OBJETO

Este procedimiento tiene como objeto establecer de manera documentada todas las

actividades necesarias para la planificación y realización de evaluaciones por

competencias, con el objeto de identificar las competencias disponibles y definir las

carencias y desviaciones para definir y ejecutar acciones de desarrollo.

2.2.2.2.---- ALCANCE ALCANCE ALCANCE ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todo el Personal de Administración y Servicios de

la Universidad de Almería para la realización de evaluaciones de las competencias

(estratégicas, especificas comunes y técnicas) que se definan en el referencial de

competencias de la Administración y Servicios de la Universidad de Almería.

3.3.3.3.---- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

- Acuerdo para la homologación del Personal de Administración y Servicios

Funcionario de la Universidades Públicas Andaluzas, de 30 de julio de 2003.

- Acuerdo entre la Gerencia de a Universidad de Almería y la Junta de Personal de

P.A.S. de 28 de Noviembre de 2003.

- Informe UNE 66173 IN. Los recursos humanos en un sistema de gestión de la

calidad. Gestión de las competencias. Octubre 2003.

- Norma UNE 66915. Gestión de la calidad. Directrices para la formación.

La documentación relativa a las normas e informes UNE se encuentra disponible en la

siguiente dirección: http://sorad.ual.es/calidad_pas/.

PO – 02 (com)




4.4.4.4.---- ÁREAS INVOLUCRADAS ÁREAS INVOLUCRADAS ÁREAS INVOLUCRADAS ÁREAS INVOLUCRADAS

El presente procedimiento es de obligado cumplimiento para todas las unidades,

servicios o secciones de la Universidad de Almería, así como para aquellas otras

personas pertenecientes al Personal de Administración y Servicios.

Se entiende por unidad, servicio o sección las que con la misma denominación se

encuentre en la relación de puestos de trabajo vigente en cada momento.

PO – 02 (com)




Figura 1. Diagrama de Flujo del Procedimiento

PO – 02 (com)




5.5.5.5.---- DESARROLLO DESARROLLO DESARROLLO DESARROLLO

5.1. C5.1. C5.1. C5.1. Consideraciones Generales.onsideraciones Generales.onsideraciones Generales.onsideraciones Generales.

Se realizarán evaluaciones de forma planificada a intervalos anuales calificándose como

ordinarias, y documentándose a través del Plan Anual de Evaluación por Competencias

(PAEC).

Igualmente, se podrán realizar evaluaciones extraordinarias a iniciativa del Gerente.

5.2. Plan Anual de 5.2. Plan Anual de 5.2. Plan Anual de 5.2. Plan Anual de EEEEvaluación por Competencias (PAEC).valuación por Competencias (PAEC).valuación por Competencias (PAEC).valuación por Competencias (PAEC).

El PAEC se elaborará por el Servicio de Organización y Racionalización Administrativa

(S.O.R.A.D.), teniendo en cuenta el estado e importancia de los procesos de gestión de

las competencias, las descripciones de funciones y actividades de puestos de trabajo , el

referencial de competencias y los resultados obtenidos en las evaluaciones anteriores.

Será aprobado por el Gerente de la Universidad de Almería y tendrá el siguiente

contenido mínimo:

� Fecha de elaboración. Autoridad responsable de la elaboración

� Fecha de aprobación. Autoridad responsable de la aprobación.

� Año de aplicación.

� Competencias requeridas y puestos.

� Fechas de realización.

� Tipo de evaluación (ordinaria o extraordinaria).

� Observaciones para indicar cualquier información adicional que se considere.

� Personas a las que se comunica el Plan (Lista de Distribución).

� Tipo de evaluador (interno o externo).

PO – 02 (com)




� IIIIgualmente, el PAEC, al efecto de avanzar en el establecimiento de la gestión por

competencias, concretarán anualmente unos objetivos para realizar de forma

controlada las actividades de evaluación. Estos objetivos deberán tener en cuenta

el estado en la implementación del sistema de gestión por competencias y los

resultados previstos para las acciones de desarrollo de éstas.

� No obstante, en una primera fase el PAEC recogerá un apartado denominado

“planificación inicial” para asegurarse de que las actuaciones iniciales aseguren y

avancen en la implantación del sistema de gestión por competencias. Este

apartado se mantendrá en el PAEC durante aquellas anualidades que se

consideren necesarias para la consolidación del Sistema. En este apartado se

incluirán como objetivos:

o Identificación de las actividades a desarrollar para reforzar y mejorar las

actuaciones de los evaluadores, recogiéndose los periodos de formación

y entrenamiento necesarios para la mejora de la evaluación.

o Las actividades planificadas para la implementación de herramientas

informáticas y de evaluación a desarrollar en el periodo del plan.

o Realización de propuestas para alcanzar los resultados previstos y para la

mejora continua.

� Igualmente, y a los efectos de la planificación de los cambios se acompañará un

apartado con las formas de llevar a cabo las propuestas del mismo, estableciéndose

los indicadores asociados para la evaluación, así como el cronograma de

actuaciones para llevar a cabo los cambios.

El PAEC se publicará en el tablón de anuncios del SORAD. Igualmente, se encontrará

disponible en la siguiente dirección: http://sorad.ual.es . Se comunicará de forma

individual a las personas que figuren en la lista de distribución.

(Ver Anexo I)

PO – 02 (com)




5.3. Programa de 5.3. Programa de 5.3. Programa de 5.3. Programa de EvaluaciónEvaluaciónEvaluaciónEvaluación....

A los efectos de ejecutar el PAEC, se elaborarán programas de evaluación que incluirán

todas las actividades necesarias para programar, organizar y llevar a cabo las

evaluaciones. Para ello, se solicitará la documentación oportuna que afecte a las

competencias, personas y puestos implicados en la evaluación.

Se realizará un programa de evaluación para cada persona evaluada.

El Gerente nombrará un responsable de los distintos programas de evaluación, que será

el evaluador, el cual será el encargado de su elaboración.

El programa de evaluación respectivo será aprobado por el evaluador y la persona

evaluada.

El programa de evaluación deberá contener:

- Año de realización.

- PAEC con el que se corresponde.

- Puesto de referencia para la evaluación.

- Referencia a las competencias a evaluar.

- Tipo de evaluación (ordinaria o extraordinaria).

- Método a utilizar. Indicando actividades y duración para realizar el autoinforme,

la entrevista y el informe consensuado.

- Datos de evaluador y del observador.

- Fecha de realización y duración estimada.

- Garantías en el uso de datos.

- Lista de distribución.

PO – 02 (com)




En todo caso, en esta lista de distribución habrán de estar incluidos el

Responsable de la Unidad o Servicio donde presta servicios para facilitar la

realización de las actividades de evaluación.

- Firma del evaluador que aprueba el programa.

- Firma del la persona evaluada.

Cualquier cambio en el Programa de Evaluación deberá ser comunicado con antelación

suficiente.

(Ver Anexo II)

5.4. Ejecución de la 5.4. Ejecución de la 5.4. Ejecución de la 5.4. Ejecución de la EvaluaciónEvaluaciónEvaluaciónEvaluación....

5.4.1. Preparación.5.4.1. Preparación.5.4.1. Preparación.5.4.1. Preparación.

Para la preparación de la evaluación, y en base a la documentación previamente

solicitada , se podrán elaborar listas de verificación estandarizadas y guías para la

realización de la entrevista.

5.4.2. Desarrollo.5.4.2. Desarrollo.5.4.2. Desarrollo.5.4.2. Desarrollo.

La evaluación se llevará a cabo a través de las siguientes fuentes de información:

- El referencial de competencias.

- Datos sobre el puesto de trabajo de la persona a evaluar.

- Resultados de las evaluaciones anteriores

- Entrevistas de incidentes críticos

- Registros de formación y otras acciones de desarrollo

- Resultados de cuestionario de autoevaluación.

La evaluación se realizará de acuerdo al siguiente esquema:

PO – 02 (com)




La evaluación seguirá la siguiente secuencia:

1. Se remitirá un cuestionario de autoevaluación a la persona a evaluar. Junto con

este cuestionario habrá de remitirse aquella información adicional necesaria para

la comprensión de la finalidad y de la realización de la evaluación y que no se

haya remitida con el programa de evaluación. Igualmente, se podrá remitir

herramientas de ayuda al seguimiento de la evaluación.

2. Realizada la autoevaluación, se realizará una entrevista de incidentes críticos en

la que participará la persona evaluada, un evaluador y un observador. El

evaluador dirigirá la entrevista. La entrevista sólo podrá versar sobre las

comportamientos relacionados con las competencias relacionadas con el puesto

de trabajo de la persona evaluada. Para ello, se podrá utilizar guías de entrevista.

El observador anotará aquellos comportamientos que permitan una comparación

entre las competencias requeridas y las disponibles por la persona evaluada. Para

ello, podrán utilizarse listas de verificación estandarizadas. Una vez finalizada la

entrevista el evaluador y el observador consensuaran los resultados de la

entrevista.

3. Con los resultados de la autoevaluación y la entrevista se realizarán una reunión

entre persona evaluada, evaluador y observador con el objeto de consensuar los

resultados de la evaluación y establecer las causas de las desviaciones.

PO – 02 (com)




5.4.3. Resultados de la 5.4.3. Resultados de la 5.4.3. Resultados de la 5.4.3. Resultados de la evaluaciónevaluaciónevaluaciónevaluación....

Los resultados de la evaluación se documentarán a través de un informe que contendrá

como mínimo los siguientes apartados:

� Nombre de la persona evaluada, del evaluador y del observador.

� Puesto de trabajo referente en la evaluación.

� Conforme y firma del evaluador y de la persona evaluada

� Fecha y lugar

� Competencias disponibles.

� Evidencia que justifica la evaluación.

� Elemento de la competencia que causa la desviación (medios y recursos,

conocimientos, habilidades y destrezas, actitudes e intereses o

motivación)

� Objetivos y acciones propuestas para eliminar la desviación.

El informe consensuado supone la definición y registro de las necesidades

relacionadas con la competencia y supondrá la información base para la

determinación de las especificaciones de las necesidades de formación de la

persona evaluada y de sus acciones de desarrollo.

Para garantizar la confidencialidad de los resultados obtenidos, sólo tendrán acceso a los

mismos la persona evaluada, el evaluador, el observador y el SORAD al objeto de

planificar las acciones de desarrollo, recibiendo la consideración de “datos personales”.

(Ver Anexo III)

5.4.5.4.5.4.5.4.4444. Comprobación de la eficacia.. Comprobación de la eficacia.. Comprobación de la eficacia.. Comprobación de la eficacia.

El SORAD realizará una comprobación que constatará que el informe de evaluación

recoge la información necesaria para determinar la eficacia de la evaluación. A estos

efectos se considera evaluación eficaz y criterios de aceptación de ésta:

� El que se hayan encontrado evidencias para evaluar al menos dos competencias.

� Se pueda especificar al menos una necesidad de formación.

PO – 02 (com)




Dicha comprobación quedará registrada en el propio informe de evaluación en un

apartado a rellenar por el SORAD.

(Ver Anexo III)

5.55.55.55.5. . . . EvaluacionesEvaluacionesEvaluacionesEvaluaciones realizadas por realizadas por realizadas por realizadas por evaluadoresevaluadoresevaluadoresevaluadores internos. internos. internos. internos.

Tendrán la consideración de evaluador interno aquel Personal de Administración y

Servicios que figure en el fichero de evaluadores internos mantenido por la Gerencia de

la Universidad de Almería. El observador tendrán la consideración de evaluador a los

efectos de los requisitos establecidos en este apartado.

Será requisito imprescindible para figurar en dicho fichero haber realizado la formación

específica que se describe en el programa de formación de evaluadores o experiencia

equivalente en la administración universitaria reconocida por la Gerencia.

5.5.5.5.6666. . . . EvaluacionesEvaluacionesEvaluacionesEvaluaciones realizadas por realizadas por realizadas por realizadas por evaluadoresevaluadoresevaluadoresevaluadores externos. externos. externos. externos.

Tendrán la consideración de evaluadores externos, aquellas personas ajenas a la

organización que puedan acreditar una formación específica de 100 horas en materia de

gestión por competencias y que sean designados como tales por el Gerente de la

Universidad de Almería.

Asimismo, podrán ser nombrados evaluadores externos las personas que cumplan las

condiciones establecidas en los acuerdos firmados al efecto con otras instituciones

universitarias atendiendo al principio de reciprocidad.

Los evaluadores externos deberán utilizar el presente procedimiento.

PO – 02 (com)




Existirá la posibilidad de realización de evaluaciones dirigidas por un equipo que integre

tanto evaluadores internos como externos.

6. REGISTROS.6. REGISTROS.6. REGISTROS.6. REGISTROS. Se consideran registros a los efectos de evidenciar la conformidad con los requisitos del

presente procedimiento como de la eficacia de las actividades:

� El PAEC.

� Los programas de evaluación.

� Los informes consensuados.

7777. . . . INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORES....

DENOMINACIÓN UTILIDAD PERIODICIDAD FÓRMULA NIVEL DE

CAPACIDAD

OBJ.MEJORA

Alcance de la evaluación

IE1

Determinar la extensión del

proceso evaluativo en la organización.

Anual número de trabajadores

evaluados/Total de trabajadores.

0,3 Determinado en el PAEC.

Competencias disponibles I

IE2

Determinar la utilidad del

procedimiento en convertir

competencias requeridas en disponibles

Anual competencias evaluadas por puesto tipo / competencias requeridas por

puesto tipo.


Eficacia de la evaluación

IE3

Definir el grado de eficacia de las actividades en función de las necesidades detectadas

Anual Evaluaciones eficaces / total de

evaluaciones realizadas


Necesidades formativas

IE4

Establecer el grado de eficacia para el

proceso de formación como

principales acciones de desarrollo

Anual necesidades formativas

especificadas / necesidades

detectadas en competencias


PO – 02 (com)




8888. HISTÓRICO DE CAMBIOS.. HISTÓRICO DE CAMBIOS.. HISTÓRICO DE CAMBIOS.. HISTÓRICO DE CAMBIOS.

Nº. EDICIÓN

FECHA

MODIFICACIONES REALIZADAS

00

18/12/03

Creación del procedimiento

PO – 02 (com)




ANEXO IANEXO IANEXO IANEXO I PPPPLAN LAN LAN LAN AAAANUAL DE NUAL DE NUAL DE NUAL DE EEEEVALUACIÓN POR VALUACIÓN POR VALUACIÓN POR VALUACIÓN POR CCCCOMPETENCIASOMPETENCIASOMPETENCIASOMPETENCIAS


PAEC-año PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR

COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS período

AÑO / PERÍODO:AÑO / PERÍODO:AÑO / PERÍODO:AÑO / PERÍODO: 2004

TIPO DE TIPO DE TIPO DE TIPO DE EVALUACIÓNEVALUACIÓNEVALUACIÓNEVALUACIÓN

TIPO DE TIPO DE TIPO DE TIPO DE EVALUADOREVALUADOREVALUADOREVALUADOR

COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS REQUERIDASREQUERIDASREQUERIDASREQUERIDAS

PUESTOSPUESTOSPUESTOSPUESTOS PERÍOPERÍOPERÍOPERÍODODODODO Ord.Ord.Ord.Ord. Extraord.Extraord.Extraord.Extraord. Int.Int.Int.Int. Ext.Ext.Ext.Ext.

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

� � � �

Nota: las siglas siguientes significa P.F : personal funcionario y P.L.: personal laboral.


PAEC-año PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR

COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS período

OBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOS Objetivo 1: Alcance de la evaluación.Objetivo 1: Alcance de la evaluación.Objetivo 1: Alcance de la evaluación.Objetivo 1: Alcance de la evaluación.

Objetivo 2: Competencias disponibles. Objetivo 2: Competencias disponibles. Objetivo 2: Competencias disponibles. Objetivo 2: Competencias disponibles.

Objetivo 3: Necesidades formObjetivo 3: Necesidades formObjetivo 3: Necesidades formObjetivo 3: Necesidades formativas. ativas. ativas. ativas.

PLANIFICACIÓN INICIALPLANIFICACIÓN INICIALPLANIFICACIÓN INICIALPLANIFICACIÓN INICIAL EVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICAEVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICAEVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICAEVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTASINSTRUMENTOS Y HERRAMIENTASINSTRUMENTOS Y HERRAMIENTASINSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS PROPUESTAS DE MEJORA CONTINUAPROPUESTAS DE MEJORA CONTINUAPROPUESTAS DE MEJORA CONTINUAPROPUESTAS DE MEJORA CONTINUA PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOSPLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOSPLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOSPLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

OBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONES

Este documento se distribuirá a las siguientes peEste documento se distribuirá a las siguientes peEste documento se distribuirá a las siguientes peEste documento se distribuirá a las siguientes personasrsonasrsonasrsonas

EEEELABORACIÓNLABORACIÓNLABORACIÓNLABORACIÓN:::: FechaFechaFechaFecha::::

EL JEFE DEL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y

RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Luis Miguel Serrano Vera

AAAAPROBACIÓNPROBACIÓNPROBACIÓNPROBACIÓN:::: FechaFechaFechaFecha: : : :

EL GERENTE

Fernando Contreras Ibáñez

PO – 02 (com)




ANEXO IIANEXO IIANEXO IIANEXO II PPPPROGRAMA DE ROGRAMA DE ROGRAMA DE ROGRAMA DE EEEEVALUACIÓNVALUACIÓNVALUACIÓNVALUACIÓN


PROGRAMA DE EVALUACIÓN

PGEC-

P.A.E.C.P.A.E.C.P.A.E.C.P.A.E.C.: : : : Fecha de Realización: Duración Prevista:

Puesto de referencia para la evaluaciónPuesto de referencia para la evaluaciónPuesto de referencia para la evaluaciónPuesto de referencia para la evaluación Referencia a las compReferencia a las compReferencia a las compReferencia a las competencias a evaluaretencias a evaluaretencias a evaluaretencias a evaluar

TipoTipoTipoTipo de de de de EvaluaciónEvaluaciónEvaluaciónEvaluación:::: Ordinaria Extraordinaria

METODOLOGÍAMETODOLOGÍAMETODOLOGÍAMETODOLOGÍA autoinformeautoinformeautoinformeautoinforme

Actividades Duración

entrevistaentrevistaentrevistaentrevista Actividades Duración

informe consensuadoinforme consensuadoinforme consensuadoinforme consensuado

Actividades Duración

EquiEquiEquiEquipo Evaluadorpo Evaluadorpo Evaluadorpo Evaluador Evaluador:

Observador: Lista de Distribución:Lista de Distribución:Lista de Distribución:Lista de Distribución: A los efectos previstos en el art. 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se le informa que los datos registrados durante el proceso de evaluación tendrán la consideración de datos personales, y serán incorporados a los ficheros informáticos de la Universidad de Almería con la exclusiva finalidad de gestionar la evaluación de las competencias, tratándose con estricta confidencialidad. En cualquier caso, usted podrá ejercitar los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación, en los términos previstos en la indicada Ley Orgánica 15/99 dirigiéndose a la Gerencia de la Universidad de Almería.

En Almería, a 18 de diciembre de 2003

EEEEL L L L EEEEVALUADORVALUADORVALUADORVALUADOR

Fdo.:

EEEEL L L L EEEEVALUADOVALUADOVALUADOVALUADO

Fdo.:

PO – 02 (com)




ANEXO IIIANEXO IIIANEXO IIIANEXO III IIIINFORME NFORME NFORME NFORME CCCCONSENSUADOONSENSUADOONSENSUADOONSENSUADO

administración y servicios sistema de gestión de calidad

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