Архивная служба Свердловской области

Опыт внедрения автоматизированной

- информационно поисковой системыпо документам

Архивногофонда Российской Федерации вСвердловской

области

Управление архивамиСвердловскойобласти

Архивная служба Свердловской области

• В Свердловской области функционируют 78 муниципальных архивов и семь областных государственных архивов: – Государственный архив Свердловской области – Центр документации общественных организаций

Свердловской области – Государственный архив административных органов

Свердловской области– Государственный архив научно-технической и

специальной документации Свердловской области– Государственный архив документов по личному

составу Свердловской области– Государственный архив в городе Ирбите– Государственный архив в городе Красноуфимске

Архивная служба Свердловской области

На 01.07.2012 в областных государственных архивах и их филиалах хранится:

• 8 786 фондов, • 3 006 197 единиц хранения, в том числе:

более 25 тыс. единиц хранения документов личного происхождения, свыше 82 тыс. единиц хранения фотодокументов,более 1000 кино-, фоно-, видеодокументов.

Правовые основы создания -автоматизированной информационно

поисковой системы• Стратегия развития информационного общества в Российской

Федерации от 7 февраля 2008 г. № Пр-212;• Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010

года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

• Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19

Правовые основы создания -автоматизированной информационно

поисковой системы• Закон Свердловской области от 25 марта 2005

года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;

• постановление Правительства Свердловской области от 11.10.2010 № 1477-ПП «Об утверждении областной целевой программы «Информационное общество Свердловской области» на 2011 – 2015 годы»

Организационные основы

• Мероприятия по созданию Автоматизированной системы по документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в государственной собственности Свердловской области (далее – электронная архивная система, ЭАС), включены в областную целевую программу.

• В программе предусмотрено создание и наполнение системы в течение трех лет (2011 – 2013 годы).

• В состав мероприятий по созданию ЭАС включено как создание программно-аппаратного комплекса ЭАС, так и проведение работ по оцифровке описей дел и особо ценных архивных документов с последующей загрузкой полученных электронных ресурсов в систему.

Ключевые задачи создания ЭАС• Создание единого информационного пространства

для Управления архивами Свердловской области и областных государственных архивов.

• Формирование электронного информационного ресурса описей дел и архивных фондов областных государственных архивов.

• Обеспечение доступа к электронному ресурсу описей дел через сеть Интернет.

• Автоматизация работы читальных залов областных государственных архивов.

• Перевод в электронный вид государственных услуг, оказываемых Управлением архивами Свердловской области и областными государственными архивами.

ЭАС сегодня

Электронная архивная система (ЭАС) Управления архивами Свердловской области представляет собой программно-аппаратный комплекс, предназначенный для:создания, хранения, поддержания в актуальном состоянии и использования электронного информационного ресурса (далее – ЭИР) областных государственных архивов по архивным документам и научно-справочному аппарату к ним.

Сервера ЭАС установлены на территории Управления архивами.Пользователи получают доступ к системе через web-интерфейс.

Пользователи в соответствии с предоставленными правами могут иметь доступ к ЭИР всех областных государственных архивов

Подсистема «Архив»

Логическая архитектура системы

Подсистема «Перевод документов в электронный вид»

Модуль распознавания

(ABYYY Recognition

Server)

Модуль атрибутирования

(Xerox СПВД)

Модуль импорта

Электронное хранилище(Xerox DocuShare)

Модуль защищенного

просмотра

Модуль отчетов

Отсканированные образы описей

и дел

Модуль «Архивные

фонды»

Система потокового ввода документов

Модуль «Архивные

справочники»

Модуль «Читальный

зал»

ПК «Электронные архивные фонды»

« » – Ядро системы электронное хранилище

• Хранение и управление документами и данными (атрибутивной информацией)

• Предоставление отдельного рабочего пространства для каждого из семи областных государственных архивов, а также для Управления архивами

• Систематизация фондов по рубрикатору, в основе которого использован ЕКДИ

• Полнотекстовый и атрибутивный поиск размещенных информационных ресурсов

• Удобные средства просмотра информационных ресурсов• Разграничение прав доступа пользователей к рабочим пространствам и

информационным ресурсам

Функции электронного хранилища:

Электронное хранилище ЭАС строится на основе программного обеспечения Xerox DocuShare, предназначенного для построения промышленных хранилищ электронных документов.

Технологический процесс наполнениясистемы

Сканирование и обработка электронных образов описей

и дел

Распределение заданий на атрибутирование

Атрибутирование Контроль качества ЭИР

Полнотекстовое распознавание

Преобразование и импорт выходных

данных атрибутирования

ПК «Электронные архивные фонды»

Пример окна атрибутирования описи

Рабочее место контролера качества

Список задач

Окно для проверки качества

атрибутирования

Особенности реализации• Упрощение реализации, внедрения и сопровождения системы за счет

унификации принципов работы с системой всех 7 государственных архивов:– Единые правила именования файлов с отсканированными образами описей и дел– Единые электронные справочники– Одинаковая структура рабочих пространств в системе– Единообразные процессы работы с ЭИР.

• Сокращение объемов ручного ввода данных при атрибутировании за счет автоматического извлечения информации из имен файлов с отсканированными образами и электронных справочников системы.

• Минимизация рисков несанкционированного просмотра и использования ЭИР за счет гибкой настройки прав доступа и применения режима защищенного просмотра электронных образов описей и дел для пользователей, обладающих правами только чтения (в т.ч. исследователей).

• Мониторинг использования ЭАС сотрудниками архивов путем подсчета статистики по просмотру описей, посещению электронных читальных залов архивов, объему электронного фонда пользования.

Пример организации рабочих пространств

Отдельное рабочее пространство для

каждого государственного

архива и Управления

Систематизация фондов

Рубрики, к которым относится фонд

Фонд

Опись

Представление содержимого фонда для исследователей

Фонд

Описи дел, относящиеся к данному фонду

Защищенный просмотр

- Программно аппаратное обеспечениеЭАС

• ПО сканирования• ПО Системы потокового ввода

документов:– ПО распознавания (ABBYY Recognition

Server)– ПО атрибутирования (Xerox СПВД)

• ПК «Электронные архивные фонды» (Xerox DocuShare)

• Дополнительные модули:– Модуль преобразования данных– Модуль импорта– Модуль защищенного просмотра– Модуль отчетов

• Системное ПО:– Операционные системы– СУБД– ПО для создания резервных копий

системы и др.• Офисное ПО

• Сканирующее оборудование• Серверное оборудование• Система хранения данных• Рабочие станции пользователей

Аппаратное обеспечение:

Программное обеспечение:

Перспективы развития

• Перевод в электронный вид государственных услуг (в 2012 г. - по организации выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей) – интеграция ЭАС с порталом государственных услуг

• Предоставление доступа к электронному информационному ресурсу описей дел из сети Интернет – интеграция ЭАС с порталом «Архивы Свердловской области»

• Проведение планомерных работ по оцифровке архивных документов и наполнению ЭАС переведенными в электронный вид описями дел и архивными документами

• Развитие ЭАС до уровня муниципальных архивов муниципальных образований в Свердловской области