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Ministerio de la CONADES

Presidencia de la República Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible Unidad de Administración y Finanzas

Manual de Procedimientos Administrativos

[Versión al 16 de abril de 2009]

Manual de Procedimientos CONADES 2009

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INDICE

No. de página

INTRODUCCIÓN 4

I. CONCEPTUALIZACIÓN 5

1. Definiciones 2. Objetivos 3. Metodología 4. Mecanismos de actualización

II. MARCO INSTITUCIONAL CONADES 8

2.1 Normativa legal 2.2. Misión/visión y Objetivos estratégicos 2.3 Estructura III. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE ADMON y FINANZAS 13

3.1 Sistema de administración y finanzas 3.2 Tecnologías de información 3.3 Procesos 3.4 Funciones

IV. PROCEDIMIENTOS 30 Compras menores de bienes y servicios Confección de contratos vía gobierno central Control de vehículos y combustible Gestión de cobro al tesoro nacional Gestión de pago a proveedores Gestión para arrendamiento de locales Orden de compra de combustible en Programas Orden de compra de combustible Admón y Finanzas Orden de compra de mantenimiento vehículos Orden de compra de pasaje aéreo Recepción de equipo y materiales Solicitud de crédito adicional (gobierno central) Solicitud de contratos/enmiendas de empresas (firmas consultoras, proveedores,

contratistas) Solicitud de contratos/enmiendas para servicios profesionales Solicitud de desembolsos Solicitud de orden de compra (5,000) Solicitud de pago de contratos/enmiendas y órdenes de compra


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Solicitud de pago directo Solicitud de pago de combustible Solicitud de pago de viáticos a personal de Programas Trámite de traspaso, placa y seguro de vehículos oficiales Traslado de partidas presupuestarias Uso y manejo de caja menuda Esquema general de licitaciones V. Anexos 86

5.1 Descripción de puestos

5.2 Formularios

1. GESTIÓN DE COBROS AL TESORO NACIONAL 2. FORMULARIO DE SOLICITUD DE DESEMBOLSOS (BID) 3. SOLICITUD DE CONTRATO/ENMIENDA PARA SERVICIOS DE CONSULTORÍA, OBRAS, BIENES Y

SERVICIOS 4. SOLICITUD DE CONTRATO/ENMIENDA PARA SERVICIOS PROFESIONALES 5. SOLICITUD DE PAGO DIRECTO 6. SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA 7. ORDEN DE COMPRA GENERAL 8. PRESENTACIÓN DE CUENTA GENERAL 9. PRESENTACIÓN DE CUENTA PROVINCIAS CENTRALES 10. SOLICITUD Y COMPROBANTE DE CAJA MENUDA 11. SOLICITUD DE COMBUSTIBLE O CUPONES 12. SOLICITUD DE PAGO DE VIÁTICO (Programas) 13. SOLICITUD DE PAGO DE VIÁTICOS MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA


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INTRODUCCIÓN

El presente documento constituye el Manual de Procedimientos Administrativos del Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible (CONADES) realizado como parte de las acciones de modernización y desarrollo institucional que se ha planteado la institución, conscientes del rol estratégico que juegan los aspectos de suministro de recursos, tramitaciones, presupuesto, control financiero y contable para el éxito y cumplimiento de las metas de los Programas de desarrollo sostenible y su compromiso con los diferentes sectores de población sobre la cual interviene.

En efecto, durante el año 2006 se recibió consultoría dirigida a sentar las bases para consolidar los aspectos gerenciales que incluían la definición de la misión, visión, objetivos, estrategias, estructura organizativa y principales normas y procedimientos financieros y administrativos.

Desde mediados del 2008 se procedió a la revisión y actualización de los Procedimientos Administrativos que ha dado como resultado esta versión actualizada a 2009. A la fecha nos encontramos en la etapa de implementación y divulgación, tal vez la más importante ya que nos permitirá perfeccionar y armonizar dichos procedimientos con miras a lograr su puesta en práctica por el personal involucrado y de esta forma cumplir con el compromiso de transparencia y equidad de la función pública. El primer capítulo trata sobre los conceptos y metodología adoptada para el desarrollo de las normas y procedimientos. En un segundo capítulo se describe el marco institucional sobre la cual se formaliza y funciona CONADES en sus aspectos organizativos, funcionales y de contexto. A continuación, se describe la estructura organizativa, funciones del sistema de administración y su articulación con los Programas y resto de las unidades administrativas que la componen. Seguidamente, se desarrollan los principales procedimientos donde se describen las actividades en forma de diagrama de flujos de trabajo, un apartado de normas generales y documentación básica requerida. En la sección de anexos incluye la descripción de los puestos, formatos e instructivos a utilizar. Le ha correspondido a la Unidad de Administración y Finanzas, siguiendo instrucciones del Secretario Ejecutivo de CONADES, el desarrollo de este Manual como guía y herramienta de consulta para el personal que unifique los criterios de actuación y agilice las tramitaciones con un mínimo de errores.


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I. Conceptualización 1.1 Definiciones

Los procedimientos son las distintas actividades o acciones que realizan determinadas unidades organizativas (departamentos, unidades, grupos) en un orden secuencial para cumplir con un requisito, obtener recursos u otro requerimiento institucional. Ejemplo realizar un pago a proveedor, contratar un servicio, compra de bienes y otros. El Manual de Procedimientos identifica y desarrolla los pasos, etapas a seguir, las normas y requisitos de los principales procesos y trámites, con el fin de obtener niveles de estandarización que faciliten el control y la gestión ordenada y eficaz de los recursos y acciones que requieren los Programas. En los procedimientos se definen el rol y las actividades que le corresponde a las distintas instancias que intervienen en los procesos a lo interno de CONADES, y otras entidades de manera que se visualice el recorrido y las acciones de los trámites. Además, se incluye información de documentos que van como anexos/soporte, formatos, formularios, instructivos y demás requerimientos, que por normas y reglamentos, demandan tanto CONADES como instituciones y organismos financieros con las cuales se relaciona. Se utiliza el enfoque de sistemas, visto los procedimientos como el “conjunto de actividades que interactúan y transforman elementos de entrada en resultados”. De esta manera los procedimientos se describen a partir de una etapa inicial (entrada), una secuencia de actividades y un fin o resultado. A través de flujogramas de bloques se identifican los responsables y las actividades que les toca realizar.

En este sentido, el Manual es parte de la función de control y evaluación del desempeño institucional que busca armonizar y enlazar las decisiones, los recursos y el personal.

1.2 Objetivos:

- Documentar los procedimientos pertinentes del sistema de administración y finanzas.

- Servir como instrumento de consulta y orientación a los funcionarios involucrados.

- Mejorar la gestión, coordinación y control de los recursos. - Lograr uniformidad de criterios e instrucciones que mejoren la

Coordinación y transparencia.


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1.3 Metodología

Las actividades de CONADES se pueden clasificar en tres (3) áreas de gestión que engloban los procedimientos de la organización:

I. Gestión programación y ejecución de proyectos: formulación, seguimiento y

evaluación de proyectos y actividades de los Programas.

II. Gestión administrativa: los procesos de gestión de recursos que ocurren a diario entre Administración y Finanzas y los Programas.

III. Gestión financiera-contable: referido a la gestión de tesorería y registro

contable obtención de recursos, cobros y pagos: desembolsos, gestión de cobros, crédito extraordinario y otros.

Como primera fase, este Manual documenta los procedimientos del Sistema de Administración y Finanzas que comprende las áreas de gestión administrativa y financiera-contable. El tema de “ADQUISICIONES” será tratado por separado con la elaboración de un Manual específico para esta área, que defina la organización, funciones, normas y procedimientos basado en las Políticas del BID y la Ley 22 de Contrataciones Públicas de Panamá. Se ha utilizado este método por la complejidad de reglas y el esfuerzo de gerencia que significan las adquisiciones y su aplicación en los Programas. Los lineamientos de realización del trabajo son los siguientes: Analizar y describir el marco normativo institucional subrayando la misión, visión, objetivos y áreas estratégicas para derivar en la forma organizativa y de procesos que corresponde a CONADES para cumplir con sus funciones y alcanzar sus objetivos. Describir la dinámica del sistema de administración y finanzas y las interacciones con las Unidades de Coordinación y Ejecución UCEP de cada Programa, que resalte en forma general todas las actividades y etapas de funcionamiento. Identificar, seleccionar y documentar los procesos y tramitaciones que son relevantes. Implica la revisión de procedimientos realizados en fechas anteriores. Realizar entrevistas directas con el personal que maneja estos trámites. Desarrollar diagramas de flujos para describir y presentar los procedimientos. Desarrollar las normas generales instructivos, formatos y señalar documentación requerida en cada procedimiento identificado.


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1.4 Mecanismos de actualización

Se formaliza el uso de los criterios y medidas para implementar el Manual de Procedimientos Administrativos con el propósito de estandarizar los procesos, alinear al personal en su aplicación, reducir los errores, agilizar las tramitaciones con los controles internos que reflejen transparencia, eficiencia y eficacia en la gestión de Conades.

Queda establecido que los procedimientos desarrollados en este Manual son de cumplimiento y forman parte de la institucionalidad de Conades. No obstante, a requerimiento se realizarán revisiones periódicas y ajustes cuando así lo amerite la dinámica administrativa y su mejoramiento continuo. Habrá necesidad de cambios sobre la marcha, por la coyuntura, y modificaciones de mayor plazo, pero que en ambos casos se deberá evaluar su viabilidad y aplicación dentro del marco institucional. Se entiende por “actualización” a las acciones de modificar, eliminar o crear un procedimiento del Manual, lo cual implica realizar una evaluación previa que genera un informe técnico debidamente sustentado que incluye la nueva versión del procedimiento. En ese orden le corresponde al Secretario Ejecutivo aprobar las modificaciones en coordinación con Admón y Finanzas y mediante nota comunicar y divulgar a los Programas y Unidades Administrativas de las actualizaciones y su contenido, la fecha de entrada en vigencia para su formal cumplimiento. La Unidad de Admón y Finanzas tendrá la responsabilidad de evaluar y coordinar las actualizaciones que correspondan y poner al día el Manual bajo su custodia. Las actualizaciones van a circular como “Notas de Actualización del Manual de Procedimientos Administrativos”.


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II. Marco institucional 2.1 Normativa legal

En esta sección se presentan las principales normas legales y reglamentos que rigen el funcionamiento de CONADES, incluidas las de su fundación, las provenientes del sector público y las que han sido pactadas y rigen algunos aspectos relacionados con los empréstitos de los organismos financieros como el BID. Lo cual sirve como referencia para orientar las consultas de un procedimiento o acción. Decreto Ejecutivo No. 163 de 25 de noviembre de 1996, modificado mediante los Decretos Ejecutivos No. 78, 115 y 24 de 22 de marzo de 2000, 20 de noviembre de 2001 y 5 de febrero de 2004, respectivamente, se crea el organismo administrativo denominado el CONSEJO NACIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE, adscrito al MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA. Decreto Ejecutivo No. 2 de 7 de enero de 2005, se crea la UNIDAD COORDINADORA Y

EJECUTORA DE LOS PROGRAMAS, con la finalidad de unificar en una Unidad adscrita al Consejo de Desarrollo Sostenible, la coordinación y ejecución de los Programas de Desarrollo Sostenible de Darién, Bocas del Toro y la Cuenca Hidrográfica del Canal de Panamá, así como cualquier otro programa que se incorpore a nivel nacional, provincial o regional, pudiendo dicha Unidad establecer sedes con el objeto de lograr una eficiente ejecución de los programas que desarrolle en otras provincias o regiones. Presupuesto General del Estado de la vigencia fiscal, por la cual se dicta el presupuesto del año fiscal correspondiente. Normas de Administración Presupuestaria de la vigencia fiscal, para los efectos de ordenar y administrar los recursos del presupuesto de funcionamiento que utiliza la institución. Decreto Ejecutivo No.28 de 04 de febrero de 2000, por la cual se adopta el Sistema de Administración Financiera del Estado Panameño (SIAFPA).

“Artículo cuarto: Todas las instituciones y dependencias gubernamentales

desarrollarán las actividades que sean necesarias para favorecer el procedimiento de

implantación y aplicación del SIAFPA, de conformidad con los lineamientos y

procedimientos que para efectos de su administración establezca el Ministerio de

Economía y Finanzas a través de la Dirección Nacional del Sistema Integrado de

Administración Financiera, y que para los efectos de fiscalización establezca la

Contraloría General de la República”.

Decreto Ejecutivo No.148 del 11 de diciembre 2001, que adopta el Sistema Nacional de

Inversiones Públicas (SINIP). “Artículo octavo: “Antes que se asignen los recursos para los proyectos de inversión

para la vigencia presupuestaria correspondiente, los mismos deben ser aprobados


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conjuntamente entre la Dirección de Programación de Inversiones, Dirección de

Presupuesto de la Nación y la entidad interesada.”

Ley No. 22 de 27 de junio de 2006 que regula las Contrataciones Públicas.

Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, que reglamenta la Ley 22 de

Contrataciones Públicas.

Ley 41 de 10 de julio de 2008, que reforma la Ley 22 de 2006, que regula la Contratación

Pública y dicta otra disposición. Decreto Ejecutivo No. 317 de 12 de diciembre de 2006, que reglamenta las fianzas.

Políticas de Adquisición del BID

Adquisición de obras, bienes y servicios, documento No. GN-2349-7.

Selección y Contratación de Consultores, documento No.GN-2350-7. Contratos de Préstamos que reglamenta el financiamiento de los Programas por parte de organismos internacionales (BID). Contratos con Administradoras de Fondos, que define las políticas y procedimientos en el manejo de los fondos de algunos programas por terceros. (Fundación Natura, PNUD y otras que surjan en el futuro). Normas y reglamentos de contabilidad gubernamental, por la Contraloría General de la República.

2.2. Misión/visión y objetivos estratégicos

La instancia CONADES, se encuentra localizada como órgano adscrito al Ministerio de la Presidencia. Esta es una definición institucional que proporciona la razón de ser y las formas que deben orientar la actuación de CONADES en la consecución de los objetivos para los cuales fue creado.

Ministerio de la Presidencia

Secretaría para Desarrollo

Sostenible

Secretaría para Integración Discapacitados

Secretaría para Innovación Gubernamental

Secretaría de Metas Presidenciales


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Concepto

Principios orientadores

MISIÓN

Promover el desarrollo sostenible del país a través de políticas, gestión, coordinación y ejecución de inversiones al desarrollo humano y mejor calidad de vida

Desarrollo sostenible: satisfacer necesidades del presente sin comprometer las capacidades futuras.

Rol propositivo y articulador: gestor de políticas y programas, coordinación, financiamiento, ya administración de recursos.

Desarrollo humano: promoción de la dignidad humana y realización de derechos económicos, sociales, culturales y otros.

Calidad de vida: bienestar de las personas de acuerdo a su escala personal y valores grupal, social y cultural

VISIÓN

CONADES una organización sólida, confiable y accesible líder del desarrollo sostenible del país en los próximos cinco años

Solidez: posicionada en el sistema público y privado, consolidada y respetada.

Confiable: eficaz y legitimada ante sus usuarios, reconocida como un espacio de articulación público-privado.

Accesibilidad: cercana a sus usuarios, con productos y servicios pertinentes.

Liderazgo: innovadora y preactiva, conductora de procesos.

Valores: profesionalismo, transparencia, experiencia y excelencia.

Áreas Estratégicas 1 Acción propositiva en los temas de Desarrollo Sostenible: Formular y evaluar

políticas y proyectos con enfoque participativo. (comunidad, gremios, entidades, empresas).

2 Coordinación, articulación, soporte y liderazgo en Desarrollo Sostenible: Modelos de interacción y colaboración a nivel local, regional replicables.

3 Canalización de fuentes de financiamiento y uso de fondos: Formular plan de financiamiento nacional e internacional y garantizar uso eficiente.

4 Acciones de difusión: Promoción, sensibilización y divulgación en los temas de Desarrollo Sostenible.

5 Modernización y fortalecimiento institucional: Administración eficiente de recursos materiales, humanos, tecnológicos y financieros.

Nota: se adaptó como resumen del informe de consultoría realizado en julio de 2006. Guillermo Morales

Consultor.

2.3 Estructura

Muestra la estructura orgánica que define las funciones, responsables, canales de coordinación y comunicación articulados con los distintos Programas Regionales sobre los cuales se basa el accionar de CONADES.


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La creación del Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible-CONADES, se fundamenta en el propósito de alentar y desarrollar políticas, planes y programas orientados a un proceso de cambio progresivo en la calidad de vida de la población como centro y sujeto primordial del desarrollo, combinando aspectos del crecimiento económico, con equidad social, en armonía con el ambiente y el respeto a la diversidad étnica y cultural; fortaleciendo la participación ciudadana. Para el logro de los objetivos estratégicos se plantea un modelo de intervención sobre la base de ejecución de Programas Regionales, basados en la estructura político administrativo de cada Provincia. Los Programas trabajan sobre cuatro ejes fundamentales: el ambiental, productividad y empleo, infraestructura social y fortalecimiento institucional. Cada Programa de Desarrollo Sostenible tiene un Director Ejecutivo nombrado por el Órgano Ejecutivo, que deberá trabajar bajo la supervisión del Secretario Ejecutivo del Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible.

No.

Programas Multifase

Mecanismo de ejecución 1

Bocas del Toro

Contrato de préstamo No. 1945/OC-PN (Fase II BID).

2

Colón

Contrato de Préstamo No. 1982/OC-PN Fase I

3 Cuenca del Canal Contrato de Préstamo No. 1612/OC-PN. BID

4 Chiriquí Contrato de Préstamo No.1768/OC-PN. BID

5

Darién

Contrato de Préstamo No. 1876/OC-PN (Crédito Suplementario del BID).

6

Provincias Centrales

Contrato de Préstamo No. 2025/OC-PN.BID

Promover y establecer mecanismo de consulta con diferentes sectores sobre desarrollo sostenible.

Impulsar la elaboración de políticas, estrategias, programas y proyectos con enfoque integral.

Colaborar en la movilización de recursos nacionales e internacionales y dar seguimientos a los compromisos.

Propiciar la divulgación de las acciones que ejecuten para el logro de los objetivos de desarrollo sostenible.

Promover la creación de comités locales para el

desarrollo sostenible y dar seguimiento.

CONADES

FUNCIONES


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Para cumplir con las funciones y el logro de sus objetivos, la forma de organización de las actividades y responsabilidades, corresponde al siguiente esquema organizativo:

Organigrama Matricial de CONADES

Secretario Ejecutivo

Coordinador Técnico

Asesoría Legal

Planificación y Evaluación

Planificación (Estrategias, POA, Plan de Adquisiciones)

Seguimiento y Evaluación

Sistema de información geográfica

Administración y Finanzas

Presupuesto y Tesorería

Contabilidad

Admón. De Contratos

Compras y Servicios Generales

Informática

Centro de Documentación

Programa Bocas del Toro

Programa Chiriquí

Programa Darién

Programa Cuenca del Canal

Programa Provincias Centrales

Equipo Técnico * Fortalecimiento

Institucional

Proyectos productivos

Medio ambiente

Infraestructura

Social

* Estos componentes

aplican en todos los Programas, excepto la Cuenca del Canal.

Programa Provincia de Colón


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III. Organización y Funciones de Administración y Finanzas

3.1 Sistema de administración y finanzas Tiene como fin planear, organizar y coordinar la consecución y suministro de los recursos humanos, materiales y ejercer los registros, control financiero y contable para la optima ejecución de los programas y proyectos de CONADES. Considera, en primer lugar, las políticas, leyes y reglamentos nacionales en la aplicación de contratación de bienes y servicios, contabilidad y tesorería. Como complemento utiliza los criterios y reglamentos de los organismos de crédito (BID, Banco Mundial, etc) entre otros, en materia de gestión administrativa y financiera. En la ley que crea a CONADES, señala que, “su patrimonio estará constituido por los aportes, partidas y subsidios que se le asignen en el Presupuesto de Rentas y Gastos de la Nación, así como por los fondos provenientes de préstamos y donaciones de personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, entidades financieras y organismos internacionales, así como por los legados y herencias que sean aceptados a beneficio de inventario.” (Decreto Ejecutivo No.163).

Sistema de Administración y Finanzas

Entradas Procesos Salidas

Programas

Plan Operativo

Anual (POA)

Plan de Adquisiciones

Ejecución de Contratos de Préstamos (BID)

Presupuestos (Ejecución de gastos y modificaciones)

Gestión de Compras (cotizaciones, solicitudes)

Tesorería (Pagos, Desembolsos, Conciliación Bancaria y Gestión de Cobros)

Registros Contables

Sistema Informático

Resoluciones y formalizaciones

de contratos y actos

Entrega de bienes, servicios

y obras. Avances de

obras, consultorías.

Informes presupuestales,

físico y financieros

Informes de auditorias

Proveedores de Bienes y

Servicios, Presidencia, MEF, Contraloría, BID, PNUD.


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En el siguiente esquema se destacan aquellas funciones o actividades de índole práctico u operativo que ocurren día a día en la dinámica del sistema de administración y finanzas, incluyendo la identificación y roles de los que participan en esas tareas con el fin de orientar a los usuarios del Manual. A continuación el siguiente esquema de roles.

Programas

Admón y Finanzas

BID

Adm de Fondos

-Solicitar recursos o servicios por escrito con firma de Director o designado. -Elaborar los Pliegos de Cargos y TDR según corresponda. -Coordinar con los co-ejecutores elaboración de Pliegos o TDR. -Coordinar y negociar con Proveedores soluciones, acuerdos y otros. -Tramitar cartas de No Objeción ante el BID.(si aplica).

-Coordinar el Presupuesto y Tesorería (Gobierno/ BID/Pnud). -Adm los Contratos (pagos, fianzas,seguros,enmiendas) -Tramitar Solicitudes de Pago, O/C y Contratos. -Ejecutar todos los pagos. -Gestionar desembolsos. -Control del Patrimonio de CONADES. -Adm el sistema contable-financiero. -Adm el sistema de información SAFF. -Establecer procedimientos y controles admitivos. -Organizar y custodiar expedientes de Programas.

-Coordinar POA y Plan de Adquisiciones. -Adm condiciones de desembolsos. -Resolver las No Objeción. (ex ante o ex post).

-Procesar las Solicitudes de Pago. -Gestionar los cheques para pagos. -Llevar controles financiero y contable.

Notas

- El Director de Programa es el interlocutor con los Contratistas y Proveedores para aclaraciones de los trabajos, entrega de materiales, solución de conflictos, acuerdos, entre otras.

- El financiamiento con fuente BID se formaliza con los Contratos de Préstamos, pero es Presupuesto de la Nación y las normas correspondientes que administran los recursos tanto externo como local. Si el MEF no autoriza el uso de los recursos no se realizan las actividades aún con que se tenga Contrato de Préstamo.

Sistema de Administración Física y Financiera

SAFF

Registro Procesamiento Sistematización Informes


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- El Director de Programa siempre deberá solicitar a la Unidad de Administración y Finanzas la disponibilidad de Partida Presupuestaria previo a realizar un acto de licitación.

- El PNUD es nuestro principal administrador de fondos y que apoya otros procesos de planificación, seguimiento y evaluación de los Programas y de CONADES en general.

- El sistema de información SAFF integra y centraliza toda la información de solicitudes de recursos, órdenes de compra, contratos y pagos.

3.2 Tecnologías de información

Conades para cumplir con los objetivos de administración y control de la información presupuestaria y financiera correspondiente a los recursos asignados a los distintos Programas de Inversión, utiliza tecnologías de información computarizada que son responsabilidad de la Unidad de Administración y Finanzas de CONADES. Se utilizan los siguientes sistemas de información:

SAFF: Sistema de Administración Física y Financiera de Proyectos Objetivo: registrar, procesar y sistematizar toda la información

presupuestaria y financiera de los diferentes Programas/Proyectos de CONADES, que incluye los desembolsos de préstamos, pago a contratistas, proveedores de bienes, obras y servicios, como mecanismo de verificación, control y seguimiento de las fuentes y usos de fondos de los Programas.

Es el principal sistema informático de CONADES en el cual ocurren los registros, sistematización y almacenamiento del día a día de todas las transacciones operativas, financiera y contable de los Programas.

SIAFPA: Sistema presupuestario y contable de administración financiera

gubernamental . Funcionamiento: Integración de información generada en el Sistema SAFF

hacia el SIAFPA. Por la vía de este sistema se genera la ejecución presupuestaria de cada proyecto

Maera : Interfase online de consulta de los pagos realizados por el PNUD

como Agente Administrador de Fondos. Funcionamiento: Consulta a través de extranet de los pagos realizados por

el PNUD a los proveedores .


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En el siguiente esquema se detalla el funcionamiento de los sistemas:

Sistema

Método de captura

Tipo de información

Periodicidad

SAFF

Registro

Presupuestaria:

. Estructura de Costos

. Objeto del gasto Desembolsos/Gestio

nes de Cobro.

Pagos: .Contratistas . Proveedores . Combustible . Honorarios . Servicios básicos Contable

. Plan de cuentas

Diaria

SIAFPA

Integración

Presupuestaria

Semanal

Maera

Consulta

Pagos realizados por PNUD como administrador de fondos

Diaria

Desde el año 2008, la Unidad de Administración Financiera que es

administradora de los sistemas informáticos, se encuentra realizando acciones de mejoramiento continuo de los procedimientos administrativos y consolidación del sistema informático SAFF. Por igual, viene coordinando con el MEF la implantación del SIAFPA y su funcionamiento on line en las instalaciones de Conades para integrar con mayor celeridad y eficacia la información requerida para la gestión presupuestaria y financiera de los Programas de Desarrollo Sostenible de Conades.


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3.3 Procesos Los Programas son la base operativa del funcionamiento de CONADES. Se planifican y organizan a través de un Plan Operativo Anual (POA) que detalla las actividades y los tiempos de ejecución correspondientes, como guía para el seguimiento y evaluación. A continuación, elaboran un Plan de Adquisiciones que define los métodos y referencias para realizar las contrataciones de bienes, obras y servicios que requiere el POA. Con estos insumos el sistema de administración y finanzas programa y coordina la ejecución de las actividades de presupuestación, contratación-entrega y control financiero necesarios para cumplir con los objetivos del POA y Plan de Adquisiciones en cada uno de los Programas.

Vista General de los Procedimientos

Procedimientos UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Gestión Administrativa

Gestión Financiera-Contable

- Compras menores de bienes y servicios

- Confección de contratos vía gobierno central

- Control de vehículos y combustible

- Gestión para arrendamiento de locales

- Orden de compra de combustible (Programas)

- Orden de compra de combustible (Admón)

- Orden de compra de mantenimiento vehículos

- Orden de compra de pasaje aéreo

- Recepción de equipo y materiales

- Solicitud de contratos/enmiendas de empresas (firmas consultoras, proveedores, contratistas)

- Solicitud de contratos/enmiendas para servicios profesionales

- Solicitud de orden de compra (B/.5,000)

- Trámite de traspaso, placa y seguro de vehículos oficiales

- Traslado de partidas presupuestarias

- Uso y manejo de caja menuda

- Gestión de cobro al tesoro nacional

- Gestión de pago a proveedores

- Solicitud de desembolsos

- Solicitud de pago de contratos/enmiendas y órdenes de compra

- Solicitud de crédito adicional (gobierno central)

- Solicitud de pago directo

- Solicitud de pago de viáticos a personal de Programas

- Solicitud de pago de combustible

Las transacciones y trámites regulares de día a día de la UCAF, intervienen distintas entidades públicas, organismos financieros y administradoras de fondos, las cuales realizan gestiones de firma, autorizaciones, registros y otros trámites internos que tienen que ver con formalidades a cumplir por CONADES según la forma organizativa y de funcionamiento adoptada, como “proyecto” donde asume una estructura más flexible y enfocada a productos concretos. En el siguiente diagrama se presenta las entidades y el tipo de intervención de los procesos y las relaciones de contexto institucional.


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Relaciones de contexto

Entidad

Tipo de intervención

Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)

1. Presupuesto de la Nación (Diprena)

Aprobar presupuesto, modificaciones, traslados de partidas, certificaciones.

2. Crédito Público

Gestión de cobros, crédito extraordinario, Secretaría del CENA.

3. Dirección de Tesorería

Tramitar Gestión de cobros al Tesoro.

4. Programación de Inversiones

Captura de proyectos a la base de datos de SINIP. Verificar revisión sustantiva de Programas.

5. Bienes patrimoniales

Avalúos, alquiler de locales, registro de activos.

6. Adquisición y Contrataciones del

Estado

Autorizar excepción de acto público, mediante Resolución.

Dirección de Contrataciones Públicas

Regular las adquisiciones Ley 22. Panamacompras.

Contraloría General

1. Dirección Ingeniería y Avalúos

Realizar avalúos de activos, edificios, terrenos, vehículos, descartes, alquiler de locales.


1. Dirección administrativa

Realizar el trámite interno de autorizaciones y firmas contabilidad, compras, presupuesto, control fiscal.

Asamblea Nacional de Diputados

1. Comisión de Presupuesto

Dar concepto favorable a crédito extraordinario.

Administradoras / Pagadoras (PNUD, Natura, Cacsa, R.L.)

Verificar, registro y darle curso a solicitudes de pago siguiendo los reglamentos de administración de fondos establecidos.

Banco Interamericano de Desarrollo BID

Orientar sobre contratación de bienes y servicios, atender solicitud de no objeción, coordinar los aspectos financiero-contables.


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3.4 Funciones El esquema organizativo del sistema de administración y finanzas comprende la división del trabajo con base a los Departamentos/unidades de Presupuesto y Tesorería, Contabilidad, Recursos Humanos, Administración de Contratos, Compras y Servicios Generales e Informática con las siguientes funciones: Presupuesto y Tesorería Objetivo: planear y coordinar la formulación de presupuesto, pagos, desembolsos, gestión de cobros y demás tramitaciones relacionadas, con organismos financieros, entidades del sector público y administradoras de fondos. Funciones: Coordinar la formulación, seguimiento y ejecución del presupuesto siguiendo las normas y controles establecidos según Ley de Presupuesto vigente y su procesamiento, registro en el sistema informático SAFF / Siafpa. Verificar la disponibilidad presupuestaria según los POA de los Programas y garantizar se cumpla con la programación de los gastos. Coordinar y aplicar correctivos en los registros de los pagos en el sistema informático SAFF/Siafpa a requerimiento. Colabora en la coordinación y apoyo relacionado con los registros de los gastos y otros datos que alimentan el sistema informático SAFF/Siafpa. Realizar las proyecciones de pagos de los gastos presupuestados según el POA y Plan de Adquisiciones aprobado para los Programas. Elaborar flujos de caja según gestión de cobros y fondo rotatorio para mantener actualizado la disponibilidad de fondos. Ordenar y ejecutar los pagos correspondientes por concepto de Contratos con proveedores de acuerdo al flujo de caja elaborado para tales fines y registrar los cheques pagados. Actualizar las proyecciones de flujos de caja en la medida en que surjan cambios en la situación económica, medidas fiscales, administrativas y otras, con la finalidad de determinar las necesidades financieras que permitan cumplir con las obligaciones de los Programas. Preparar las solicitudes de desembolsos y dar seguimiento para lograr su efectiva ejecución.


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Coordinar la gestión y registro de las Gestiones de Cobro al Tesoro Nacional en los sistemas informáticos SAFF/Siafpa, y notificar a las Administradoras de Fondos las transferencias correspondientes. Registrar e integrar la información relativa a los gastos ejecutados por la vía del Presupuesto Nacional o por los fondos de préstamo BID. Llevar registro e integrar información de los desembolsos efectuados resultado de las cláusulas de contratos de préstamos vigentes en los sistemas informáticos SAFF/ Siafpa. Registrar en modo electrónico las solicitudes de pago directo via extranet PNUD. Abrir y mantener expedientes de desembolsos realizados en cada Programa, debidamente ordenados y actualizada toda su documentación. Generar y remitir el reporte mensual de desembolsos y disponibilidad financiera de la fuente BID de cada Programa. Preparar informe mensual de las Gestiones de Cobro ejecutadas por Programa. Prepara informe mensual de ejecución presupuestaria de los Programas. Elaborar otros informes de liquidez y presupuestarios que se requieran. Realizar otras tareas afines


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Contabilidad Objetivo: Dirigir, coordinar y aplicar los registros y reportes de las operaciones presupuestarias, financiera-contable y patrimonial para generar información contable-financiera actualizada de los Programas de utilidad en la toma de decisiones. Funciones: Analizar e interpretar la naturaleza contable de las operaciones contenidas en los documentos fuentes resultado de las transacciones realizadas. Contabilizar las operaciones presupuestarias y financieras observando las normas de contabilidad gubernamental, disposiciones legales y reglamentos vigentes. Preparar y presentar los informes financieros, correspondientes al manejo de los fondos de conformidad con las normas de Contabilidad Gubernamental y reglamentos operativos de los contratos de préstamos Realizar arqueos sorpresivos de las cajas menudas y generar los informes correspondientes. Velar por la custodia de los equipos y materiales del almacén que administra la Coordinación de Admón. y Finanzas y de los valores y documentos de la Caja Fuerte. Realizar inventario semestral de los activos de CONADES incluyendo los Programas. Gestionar los estados de cuenta bancarios para el análisis del movimiento y saldo de las cuentas a fin de conciliar y mantener información completa y oportuna de todas sus entradas y salidas. Mantener y custodiar el sistema de archivos que contiene toda la documentación tramitada. Efectuar las conciliaciones bancarias de los Fondos y de todas aquellas cuentas bancarias administradas por la UCAF. Elaborar informe mensual consolidado de ejecución presupuestaria por solicitud de desembolsos. Preparar informe periódico de activos fijos en cifras. Elaborar los estados financieros mensual (balance general, estado de resultados, flujo de efectivo). Coordinar y facilitar el suministro de información confiable y de calidad que requieran las auditorias externas de los Programas así como revisar y emitir opinión relacionado con los informes presentados. Otras funciones que se le asignen


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Administración de contratos Objetivo: velar por el cumplimiento de las entregas, pagos, actividades, etapas de los contratos de bienes y servicios según especificaciones y términos de referencia aprobados y vigentes con los proveedores. Funciones Revisar y verificar la documentación completa requerida en las Solicitudes de Contratos/Enmiendas y Solicitudes de Pago a Proveedores y Contratistas. Preparar las Solicitudes de Contratos/Enmiendas de acuerdo a instrucciones de la Coordinación (UCAF) basada en los Pliegos de Cargos, Términos de Referencia o especificaciones aprobadas. Elaborar las solicitudes de pago a proveedores y contratistas de acuerdo con las formas de pago estipuladas en el Contrato y Pliego de Cargos y adjuntar la documentación básica. Dar seguimiento a las Resoluciones de Adjudicación y subir a la Gaceta Oficial vía electrónica, la información correspondiente. Llevar un registro ordenado de calendarios y forma de pago de contratos, vigencia de fianzas, enmiendas entre otros. Coordinar las acciones de órdenes de proceder de los contratos adjudicados y aprobados y llevar registro correspondiente. Preparar reporte sobre envío de Solicitudes de Pago a PNUD según formato establecido. Mantener en orden y actualizados los expedientes de Proveedores y Contratistas. Participar en la recepción y entrega de materiales, equipos y obras contratadas y garantizar que se cumplan con las especificaciones y calidad pactada. Realizar registros y control de los pagos a contratistas y velar por las fianzas y su vigencia que no resulte en perjuicio de la institución. Generar los siguientes reportes: a) fianzas vigentes de Contratos actuales, b) Fianzas vigentes de nuevos Contratos. Otras funciones que se le asignen


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Compras y servicios generales Objetivo: organizar y coordinar las actividades que faciliten el suministro a tiempo y calidad de los bienes, obras y servicios requeridos por los Programas y demás unidades administrativas, mantener y custodiar los bienes e instalaciones de la institución. Funciones Coordinar la ejecución de compras menores de bienes y servicios según los lineamientos del POA, plan de adquisiciones, políticas y normas de organismos financieros y del sector público. (Ley 22 de contrataciones públicas). Efectuar gestión y análisis de cotización de bienes y servicios que resulten los mejores precios y calidad según las especificaciones. Atender las solicitudes de órdenes de combustible, pasajes aéreos y trámite de salvoconductos entre otros. (Verificar la Misión, días, hora, destino). Participar en las adquisiciones mayores de bienes y servicios, respecto a formas de pago, fianzas, registro de actos públicos en Panamácompras, venta de pliego de cargos y otras. Participar en comisiones evaluadoras de ofertas en licitaciones y otros actos de adquisición de bienes y servicios. Realizar trámites de compras por la vía del Presupuesto de Funcionamiento a través del Ministerio de la Presidencia. Levantar las actas de recibido conforme de equipos, bienes y servicios contratados según las normas establecidas. Registro y control de equipo y material recibido y entregado a Programas y demás unidades. Llevar control de los vehículos y su recorrido, reporte de daños y averías, período de mantenimiento preventivo, así como atender situaciones de accidentes, seguros, placa, revisado entre otros. Atender solicitudes de reparación, mantenimiento y remodelaciones que requieran las oficinas, equipos e instalaciones de la institución. Llevar control de préstamo de equipo y herramientas (datashow, computadoras, pantallas entre otros) realizado a Programas y demás unidades. Mantener el aseo y ornato de las oficinas e instalaciones y llevar registro y control de llaves de oficina y vehículos. Otras funciones que se le asignen.


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Coordinación de Administración y Finanzas Objetivo: planear, dirigir y coordinar los servicios de adquisición de bienes, obras y servicios, administración de contratos, gestión de los recursos presupuestarios y financieros, servicios generales y administración de documentos. Funciones: Velar por el cumplimiento de las políticas, normas administrativas y contables, controles y leyes establecidas por CONADES, Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República y organismos financieros. Coordinar la elaboración del presupuesto y administrarlo acorde con la Ley Presupuestaria (normas generales de administración presupuestaria) los procedimientos establecidos por la Contraloría General y los procedimientos establecidos en los Contratos administrados por CONADES. Administrar los recursos financieros de los Programas en ejecución asegurando los intereses económicos y financieros del Estado y de CONADES. Garantizar que los Programas y demás unidades dispongan de los recursos humanos y materiales apropiados para que cumplan con eficacia las funciones asignadas. Establecer y evaluar las normas y procedimientos administrativos y financieros que permitan maximizar eficiencias en los Programas. Establecer y administrar un sistema financiero, de registro presupuestario y contable con tecnología informática que suministre información oportuna y confiable para la toma de decisiones. Dirigir y dar seguimiento a la realización de estudios, investigaciones e informes financieros y administrativos. Dirigir la ejecución de las actividades básicas de mantenimiento y reparación de equipos, instalaciones, custodia de materiales, los servicios de aseo, transporte y combustible, reproducción y administración de documentos, comunicaciones, archivo y correspondencia, seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas de la entidad. Aprobar los documentos, inversiones, compras, transacciones entre otras acciones financieras u operativas dentro de los niveles de responsabilidad establecidos por CONADES. Coordinar los procesos de desembolsos, gestión de cobros, contrataciones entre otros con instituciones, organismos financieros, administradores de fondos y mantener relaciones permanentes.


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Apoyar y orientar a los Programas en los procesos de adquisición de bienes y servicios, procedimientos administrativos y financieros, buscando la racionalidad técnico-económica y el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por el Gobierno y organismos financieros. Evaluar las especificaciones técnicas de los hardware y software que se adquirirán a fin de determinar utilidad y compatibilidad con el equipo existente. Brindar soporte técnico a los Programas y unidades administrativas para garantizar el buen funcionamiento del equipo, programas y sistemas existentes. Apoyar los procesos asociados con la actualización de página web de CONADES Otras funciones que le sean asignadas.


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Recursos humanos Objetivo: obtener y mantener el mejor recurso humano al servicio de los objetivos institucionales y en armonía con la dignidad de los colaboradores. Funciones: Organizar y coordinar un proceso transparente y científico de reclutamiento y selección para captar los mejores individuos al servicio de la institución. Planear, organizar y coordinar las acciones de capacitación según las necesidades que demande el funcionamiento de los Programas, procedimientos y tecnologías. Llevar registros ordenados e integrar información de días de enfermedad, permisos, vacaciones y otras acciones de personal. Realizar las certificaciones (cartas de trabajo) solicitadas por el personal de Conades. Velar por el cumplimiento de las normas disciplinarias, horario de trabajo y comportamiento ético establecido por el servicio público. Realizar programas de incentivos y reconocimiento a las labores desarrolladas por los colaboradores. Otras funciones que se le asignen.


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Informática Objetivo: mantener actualizada las tecnologías de información que facilite el procesamiento, registro y entrega oportuna de información confiable sobre la situación y avance físico y financiero de los Programas. Funciones: Realizar actividades de desarrollo informático para mejorar la gestión institucional. Proponer e implementar el uso de sistemas y nuevas herramientas para la programación, gestión financiera, administración de cuentas y conciliaciones bancarias, para el cumplimiento de las obligaciones de los Programas. Actualizar los programas y herramientas informáticas que mejoren los registros, presentación y acceso de informes y notas. Atender las consultas y requerimientos solicitados por el personal en materia informática. Realizar acciones de capacitación en temas informáticos al personal administrativo y técnico de los Programas. Actuar como contraparte de las firmas consultoras contratadas para atender temas informáticos. Realizar labores de mantenimiento y desarrollo de equipo, instalaciones y programas informáticos. Otras funciones que se le asignen.


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CONADES Estructura Organizativa de Administración y Finanzas

Coordinación de Administración y Finanzas

Centro de Documentación

Informática

Presupuesto y Tesorería

Contabilidad

Compras y Servicios Generales

Administración de Contratos


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Dinámica del Sistema de Admón Finanzas sino

A D Q U I S I C I O N E S I N F O R M A T I C A

Programas/Coejecutores:

Formula POA y Plan de Adquisiciones Preparan TDR/Pliegos/Especificaciones/Planos Realizan solicitudes de recursos/servicios

Adm y Finanzas: Formula y ejecuta presupuesto DIPRENA/BID Tramita adquisiciones y servicios generales

Custodia de patrimonio Conades.

Consultorías

Lista corta

Obras, bienes y servicios Catálogo/ 3 Cotizaciones

Solicitudes de Pago Directo

3 cotizaciones

SAFF

Sistema Automatizado

Fisico Financiero

Acto Público Licitaciones

Contratos O/C

Registro contable

Compras y Servicios Generales (Logística, rrhh, custodia

bienes, mantenimiento)

SIAFPA

Sistema de Admón.

Financiera

Admón de Contratos (Solicitud de pagos Contratos, Archivos)

Contabilidad (Registros, informes

financieros)

Presupuesto Tesorería (Gastos, pagos, desembolsos)

Nota: la figura muestra los

principales procesos de adquisiciones y registros financiero-contable informatizado, desde su origen en los Programas y su interacción con Admon y Finanzas en una combinación de procesos y áreas de

gestión.

Ejecuta objeto del gasto

Confección de Cheques

Seguimiento contable y rendición de cuenta

P R O C E S O

S

A R E A S D E G E S T I O N

Gestión en Panamacompras

Elabora y formaliza Contratos - O/C


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IV. Procedimientos

La mayor parte de los trámites y uso de instructivos han sido implementados con la coordinación con PNUD como principal administrador de fondos de los Programas de Conades (Chiriquí, Bocas, Darién). En el caso de contratos con otras administradoras (Cooperativas y Ongs que administran fondos) se aplican los instructivos del PNUD para estandarizar, previa evaluación y acuerdo. Generalmente, Admón y Finanzas atiende Contratos, Órdenes de Compra y Pagos. Admón y Finanzas elabora “Solicitudes de Contratos y Solicitudes de Pago Directo” “Solicitud de Orden de Compra”(caso de PNUD) con formato establecido con las administradoras de fondos en los Programas que funcionan con este esquema. Las administradoras de fondos (PNUD, Cooperativas) elaboran los Contratos y generan los medios de pago (cheques) para proveedores, contratistas, consultores. En el caso de PNUD con la Solicitud de Orden de Compra ellos generan su propia Orden para producir el pago correspondiente en montos igual o mayor a B/.5,000. Hay situaciones de Contratos que Admón y Finanzas elabora y tramita vía Ministerio de la Presidencia. Es el caso de Programas que manejan cuentas bancarias. Sin embargo, para efecto de pago se utilizan los formatos e instructivos de Solicitud de Pago estándar para cumplir con su registro en el sistema de administración física y financiera (SAFF).


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Manual de Procedimientos

Consejo Nacional para el Desarrollo

Sostenible (CONADES)

Procedimiento: Compras menores de bienes y servicios.

Unidad de Admón. y Finanzas (UCAF)

Objetivo: realizar compras igual o menor a B/.5,000.

*Mayores de B/.5,000 aplica O/C por PNUD . Aplica compra por Catálogo Panamacompras o 3 cotizaciones.

Inicio

Funcionarios identifican necesidades de equipo y materiales con especificaciones y canalizan a través de Asistente Admitivo

para revisión.

Fin

Programa

Admón y Finanzas

Director de Programa evalúa solicitud y especificaciones , autoriza y firma Memorando

solicitando material y equipo.

Compras: ingresa a Catálogo de Panamacompras, realiza la adquisición según especificaciones.

Coordinador: revisa y asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo. Categoría de inversión. Da su Visto Bueno para realizar O/C vía

Panamacompras.

Catálogo: envía orden para que el Proveedor atienda el pedido realizado y proceda a facturar y despacho.

Compras: realiza análisis de especificaciones de materiales y equipo de que se encuentran

detallados y claros.

Panamacompra

s

Compras: coordina con Proveedor entrega de factura y recepción de bienes.

Presupuesto: verifica y realiza pre-registro asignación presupuestaria. Sella recibido y procesado.


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Normas generales 1. Cuando se trate de adquisiciones de materiales y equipo por vía directa, que no

aplica acto público, se realiza por Panamacompras o por 3 cotizaciones según material y especificaciones. Se cuenta con formato de Orden de Compra de Bienes y Servicios para trámites

fuera de Panamacompras.

2. Aplica en compras menores o igual a B/.5,000 por lo general al contado. El trámite de compras mayores de B/.5,000 que actualmente se realizan con O/C por PNUD, se remplaza por el método de Panamacompras. Se enviará, a PNUD, copia de publicación en Panamacompras o PNUD verifica por pantalla la transacción según número de control.

3. El funcionario y/o Director de Programa elaboran las especificaciones en forma clara y detallada de los materiales y equipo para que Admón y Finanzas en Conades sede pueda realizar la gestión a través de Panamacompras.

4. La transacción de compra se realiza utilizando el Catálogo o Convenio Marco donde aparecen los Proveedores seleccionados por el Estado para suministrar los bienes y servicios identificados como Convenio Marco. Información general sobre uso de Panamacompras: Todas las entidades públicas están obligadas a publicar en el sistema electrónico PanamaCompra, toda la información que se genere en las contrataciones menores, en los procedimientos de selección de contratista, en las contrataciones directas y en la etapa contractual.

Para mayor provecho y facilidad, el portal a su vez se divide en dos componentes. El portal externo dirigido a los proveedores y el portal interno dirigido a los funcionarios. El portal externo brinda a los proveedores información sobre las oportunidades de negocio, les permite consultar el tiempo en que se efectuará los pagos a proveedores y recibir notificaciones al estar afiliados.

El portal interno provee a los funcionarios un sistema que facilita la eficacia, efectividad y transparencia de la ejecución de las compras. Beneficios del sistema PanamaCompra Esta aplicación informática es administrada por el Estado, brinda múltiples cambios y beneficios que permiten automatizar las operaciones y los procesos que intervienen en la contratación pública.

Documentación básica requerida

1. Memorando solicitando material y equipo incluida las especificaciones. 2. Impresión de página electrónica donde se hizo la transacción en Panamacompras.


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Consejo Nacional para el

Desarrollo Sostenible (CONADES)

Procedimiento: Confección de Contratos de

Consultores vía gobierno central

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: elaborar contratos contra fondo local vía Presidencia

UCAF: Unidad Coordinadora de Administración y Finanzas Programa. Programa Chiriquí, Darién, Colón y otros de Conades

Inicio

Coordinación: gestiona certificación de partida con MEF/Diprena. Gestiona firma de Contrato por Consultores. Envía para firma Ministro.

Coordinación: Recibe y revisa documentación y elabora borrador de Contrato para revisión de Asesoría Legal.

Fin

Programa

Admón y Finanzas

Presidencia

Ministro firma Contrato y devuelve a Admón y Finanzas Conades.

Director de Programa o designado autoriza memorando solicitando Contrato y adjunta documentación TDRs, Cuadro de Evaluación, No Objeción, CVs.

Coordinación: elabora nota remisoria de Contrato firmado para Control Fiscal.

Control Fiscal revisa documentación y

refrenda contrato.

Presupuesto: registra en SAFF compromiso presupuestario del Contrato


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Normas generales

1. Las solicitudes de Contrato se refiere a servicios de consultoría por concepto de asistencia técnica, capacitación, estudios y de bienes y obras. Se prepara nota para formalizar la solicitud. Aplica cuando se carga a fondo local debe ir por la instancia del Ministerio de la Presidencia.

2. Es responsabilidad del Equipo Técnico del Programa (ETP) en coordinación con Co-ejecutores elaborar los términos de referencia (TDR) y Pliego de Cargos con definición clara de la justificación, alcance de los servicios, actividades, especificaciones técnicas y demás detalles.

3. En el caso de Consultorías se procede a la elección del candidato según evaluación

aplicada de al menos tres (3) candidatos. 4. El Director de Programa o el Secretario Ejecutivo podrán firmar la solicitud de No

Objeción para el BID. Aceptada la no objeción por el BID, el Director de Programa debe solicitar mediante memo trámite de Contrato a la UCAF (Amira).

5. Formalizado el Contrato se procede a gestionar la Solicitud de Pago (ver

procedimiento) según las administradoras de fondos.

Documentación básica requerida Para contratos de consultoría:

1. Memo firmado por el Director del Programa autorizando Contrato 2. Nota de No Objeción firmada por el BID. 3. Copia de cédula 4. Certificado de salud 5. Copia de cédula del beneficiario (si aplica) 6. Número de cuenta bancaria (si aplica) 7. Currículo Vitae de los participantes 8. TDR de la Consultoría 9. Matriz de Evaluación de los participantes 10. Copias de diplomas, créditos y referencias laborales recientes del seleccionado. 11. Formato de contrato.


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Procedimiento: Control de vehículos y combustible.


Objetivo: reglamentar el uso y control de vehículos y combustible.

En Bocas del Toro, se elabora Solicitud en SAFF y el Director de Programa autoriza. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)

Inicio

Director realiza la designación de conductor asignado a vehículo para movilizar funcionarios y materiales.

Fin

Programa

Conductor

Informa sobre las condiciones y problemas de los vehículos a su cargo.

Recibe informe de situaciones y problemas de los vehículos y procede con las medidas

correspondientes.

Verifica condiciones del vehículo y anota kilometraje al inicio y terminación de la

misión.

Reporta de situaciones y problemas en la conducción

del vehículo..

Conduce a funcionarios, consultores y personal y realiza labores de mensajería institucional.

Adm y Finanzas

Lleva control de mantenimiento preventivo, trámite con seguros, revisado

y placa de vehículos.


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Normas generales 1. CONADES cuenta con vehículos oficiales asignados por el gobierno Central

identificado con línea amarilla propiedad del Estado y con placa de Misión Internacional (MI) para su utilización durante la vigencia del Programa. Finalizado el Programa los mismos serán traspasados al Estado mediante solicitud formal (nota de aclaración).

2. El Programa asigna el conductor cuya responsabilidad lo es movilizar técnicos,

consultores y personal admitivo a los distintos lugares que se determinen para uso exclusivo de misiones oficiales relacionados con las actividades del Programa.

3. Todo vehículo adquirido debe cumplir trámite de Traspaso por parte del

Proveedor, Seguro y Placa que realiza el Ministerio de la Presidencia. Todo vehículo contará con una cobertura de seguro contra riesgos, por parte del Estado o por el Organismo facilitador del equipo según corresponda.

4. Los Programas tendrán la responsabilidad por la custodia de los vehículos y su

uso para fines exclusivos de las actividades propias del Programa. Le corresponderá informar de anomalías de tránsito, comportamiento de personal trasportado, condiciones mecánicas, control de combustible, itinerarios entre otros.

5. El Programa deberá informar sobre el uso del vehículo fuera del área, lugar y

horario donde se requiera operar para efectos de registro y control. 6. El conductor responsable del vehículo deberá tomar nota e informar del

kilometraje al inicio y final de la misión cuando tenga que trasladarse fuera del área habitual de trabajo (giras). Además, deberá tomar nota e informar sobre el combustible utilizado y el recorrido realizado en su rutina diaria por lo menos semanalmente o en el período establecido por el Director del Programa como bitácora de circulación.

7. El Programa deberá presentar a la Unidad de Adm y Finanzas con periodicidad

mensual el informe de consumo de combustible y lubricantes con las facturas correspondientes para su registro y control.

8. Se deberá mantener los vehículos en buenas condiciones mecánicas y operativas

por que se deberá realizar con antelación el mantenimiento preventivo del equipo siguiendo las instrucciones del Manual del vehículo. Cada vehículo mantendrá una hoja de registro sobre el estado mecánico de las reparaciones y mantenimiento efectuado. La misma deberá reposar una copia en el Programa y copia para la Unidad de Coordinación de Admon y Finanzas para los controles correspondientes.


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9. Las solicitudes de mantenimiento preventivo de los vehículos se harán a través de la Asistencia Admitiva del Programa que coordinara con la agencia respectiva la prestación del servicio. Se enviará copia del servicio a la Coordinación de Admon y Finanzas para el registro correspondiente.

10. El personal responsable o conductor del vehículo deberá conducir observando en

todo momento las leyes y reglamentos de tránsito vigente. En caso de accidente el conductor asignado debe tomar las medidas necesarias para notificar en forma oportuna e inmediata a las autoridades y al Programa. El conductor asumirá el costo o valor del deducible si el fallo de las autoridades demuestra su culpabilidad del hecho, independientemente de las responsabilidades civiles y penales.

11. Queda prohibido el transporte de personas dentro del área del vagón de los

vehículos asignados, así como el transporte de equipos y materiales sin las debidas medidas de seguridad. El conductor asignado será responsable ante el Programa.


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Procedimiento: Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: gestionar los fondos de partida local del presupuesto requeridos por los Programas.

CENA Consejo Económico Nacional

Inicio

Elabora gestión de cobro al Tesoro Nacional según formulario establecido y elabora nota para firma de Secretario remitiendo al Ministro de Presidencia

Prepara nota para firma de Ministro y su envío a Conades

Recibe y verifica Gestión de Cobro y realiza trámite interno.( Tesorería Presupuesto y

Control Fiscal)

Fin

Adm y Finanzas / Conades

Presidencia/Dir Admitiva MEF/Tesorería

Recibe, revisa documentación y realiza trámite

interno

Se realiza transferencia o emite cheque para su retiro en la Oficina de

Pagos.

Retira cheque del MEF/Tesorería realiza registro y lo cursa hacia

Conades

Recibe transferencia o cheque y procede a los registros en SAFF.

Recibe nota de Ministro y documentación de Gestión de Cobros y la

envía a MEF/Tesorería


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Normas generales 1. Existe formulario con número de control para seguimiento. Conades como

dependencia del Ministerio de la Presidencia gestiona este trámite por esta vía. 2. CONADES debe especificar que requiere transferencia de los fondos a la cuenta del

PNUD como administradora.

3. En caso de transferencia por la vía del Banconal habrá que dar seguimiento intenso para obtener los fondos y depositarlo en el PNUD.

4. En caso de cheque, lo pasa a retirar en la Dirección de Tesorería del MEF, y lo

deposita en la cuenta del PNUD.

5. La documentación en trámite en Presidencia/Control Fiscal deberá darle seguimiento a través de la página electrónica de Contraloría en la facilidad “Sígueme” que se le da un número de trámite para monitorear ubicación del documento.


1. Formulario de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. 2. Nota remisoria firmada por el Secretario Ejecutivo,CONADES 3. Nota remisoria firmada por el Ministro de la Presidencia.


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Procedimiento: Gestión de pagos a proveedores


Objetivo: realizar pago efectivo a proveedores y registro final.

Inicio

Tesorería: Recibe cheques y registra en SAFF número de cheques en la Solicitud de pago para cierre

de transacción.

Presupuesto: realiza asiento

contable en SAFF.

Recibe y firma recibido en talonario de cheque y en la

lista.

Fin

Admon y Finanzas (UCAF)

Proveedor

Recepción: llama a proveedores para retiro de

cheques.

Recepción: fotocopia cheque, talonario y archiva en

expediente.

Contabilidad: verifica, firma

revisado y archiva.


AM 14-Jul-11 42

Normas generales 1. La Administradora de Fondos remite, vía electrónica, lista de cheques listos para

retirar en el Banco designado.

2. Conades retira los cheques y registra en SAFF para cierre de la Solicitud de Pago. Además de registrar el asiento contable.

3. Cuando el proveedor firma recibido el cheque, se fotocopia ch y talonario para el expediente con la firma de recibido.


1. Lista de proveedores con cheques, elaborado por PNUD 2. Copia de cheques y comprobantes con firma de proveedores.


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Consejo Nacional

para el Desarrollo Sostenible (CONADES)

Procedimiento: Gestión para arrendamiento de locales


Objetivo: ocupar local para oficina de Programas.

Inicio

Director de Programa realiza solicita propuestas (al menos 3

ofertas) de alquiler de locales.

Fin

Programa/ Unidad Solicitante

Adm y Finanzas

Contraloría/MEF

Director de Programa selecciona la mejor oferta en precio, ubicación, tamaño, prepara nota solicitando gestión de alquiler.

Envía documentación por valija a la UCAF

Adm de Contratos revisa documentación y prepara nota para solicitar avalúo a

Contraloría y MEF.

Coordinador / Secretario Ejecutivo se revisa nota para firma de Secretario y envío a

Contraloría y MEF

Contralor atiende nota y da instrucciones para Avalúo de Ingeniería. MEF canaliza a Bienes Patrimoniales.

Contraloría y MEF asignan funcionarios para realizar avalúo de los locales y remiten informe para proceder con contrato.

Se envía Contrato refrendado a Director de Programa para proceder a ocupar el local. Archiva original de Contrato en

expediente.

Recibe informe de Contraloría/ MEF y procede a preparar y tramitar el Contrato con sus firmas y envío a refrendo de

Control Fiscal Presidencia.

Control Fiscal refrenda Contrato de alquiler y remite a Conades para proceder a

ocupar el local.


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Normas generales

1. El Director de Programa debe gestionar y seleccionar el local considerando espacio

físico en mts2 , instalaciones eléctricas, ubicación, entre otras condiciones. Enviará nota adjuntando la propuesta de local hacia Admón y Finanzas.

2. El Secretario Ejecutivo es quien da su aprobación del local considerando precio ofertado y demás condiciones.

3. Se deberá solicitar el avalúo de los locales mediante Nota firmada por el Secretario

Ejecutivo dirigido al Contralor y a la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas. Se designan los funcionarios para proceder a realizar avalúo y posterior elaboración de Contrato y refrendo de Contraloría. En el caso de las provincias, Contraloría coordina con sus oficinas provinciales para asignar los funcionarios a cargo.

4. No se podrá ocupar el local sin tener el Contrato con el refrendo por parte de la Contraloría General.


1. Propuesta firmada por proveedores. Incluye mts2, canon mensual, instalaciones, ubicación

2. Memo de Director de Programa adjuntando propuesta seleccionada. 3. Notas a Contraloría y MEF solicitando avalúo de locales.


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Procedimiento: Orden de Compra de Combustible (O/C) autorizado por Programas.

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: confeccionar y registrar orden de compra para suministro de combustible.


Inicio

Funcionario solicita combustible y justificación mediante Formulario de Solicitud de orden o cupón de

combustible

Fin

Programa

Admón /Programa

Director de Programa autoriza y firma Formulario y lo entrega al funcionario solicitante para confección de O/C

Asist Admitiva: Recibe original de factura con O/C del Proveedor y verifica correspondencia de facturas contra O/C y envía informe Adm y Finanzas.

Conductor: entrega O/C al despachador, reclama factura correspondiente y entrega al

Programa.

Nota: se captura en SAFF las facturas asociadas a las órdenes de compra, según se reciben estos documentos.

Asistente Admitiva confecciona Orden de Compra para firma del Director que entrega a funcionario solicitante para tomar

combustible.


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Normas generales 1. El funcionario solicita combustible llenando Formulario de Solicitud de

Combustible (o Cupones) donde deberá justificar el uso, proyecto, componente entre otros datos y el Director del Programa o Secretario Ejecutivo, Coordinación Administrativa y Financiera, aprueban la Solicitud. De igual forma deberán autorizar y firmar las Órdenes de Compra de Combustible como requisito para acceder al combustible en la Estación de Gasolina (proveedor) correspondiente.

2. El funcionario entrega la O/C para recibir el combustible y retira la copia de

factura que debe indicar número de O/C, la cual debe entregar al Programa o Unidad responsable. La factura deberá contener la siguiente información:

- Nombre del Programa que solicita el combustible - Fecha, RUC, placa del vehículo - Firma del despachador de combustible - Firma y número de cédula del que recibe combustible.

3. A fin de mes, el Proveedor envía original de O/C y facturas originales, que son revisadas por cada Programa, luego son enviadas a la Admón y Finanzas sede, para su revisión y posterior confección de la Solicitud de Pago Directo.

El funcionario designado puede ir registrando con las copias de las facturas asociando según el número de O/C, para adelantar hasta finales de mes, cuando recibe el paquete con originales del Proveedor

4. Cada Programa captura y elabora la Orden de Compra de Combustible (O/C) en el

sistema SAFF, el cual genera un número de control. Por excepción, puede generarse número fuera de SAFF, entonces Admón y Finanzas sede, cuando hace la captura en SAFF, mantiene registro de dicho número en modo de “externo”, y procede a capturar las facturas asociadas.

5. Caso de que el Programa las registró en SAFF, Admón y Finanzas sede, verifica el

reporte de SAFF contra la documentación recibida y realiza los ajustes que correspondan en coordinación con el Programa.


1. Formulario de Solicitud de Orden de Combustible 2. Original de Orden de Compra de Combustible con número de control 3. Copia de factura 4. Factura original.


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Procedimiento: Orden de Compra de Combustible (O/C) autorizado por Admón y Finanzas.

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: confeccionar y registrar orden de compra para suministro de combustible.

Admón y Finanzas podrá a requerimiento autorizar O/C como es el caso de Darién y Chiriquí los más frecuentes.

Inicio

Funcionario solicita combustible y justificación mediante Formulario de Solicitud de orden o cupón de

combustible

Fin

Programa/Unidad

Admón y Finanzas

Director de Programa o designado autoriza y firma Formulario y lo entrega a Admon y Finanzas para confección de O/C

Compras: Recibe original de factura con O/C del Proveedor y verifica correspondencia de facturas contra O/C y envía informe Adm y Finanzas.

Conductor: entrega O/C al despachador, reclama factura correspondiente y entrega

Admón y Finanzas.

Nota: se captura en SAFF las facturas asociadas a las órdenes de compra, según se reciben estos documentos.

Compras: confecciona Orden de Compra para firma de Coordinadora Admón para su entrega al funcionario solicitante para tomar

combustible.


AM 14-Jul-11 48

Normas generales 1. Este procedimiento aplica para las Órdenes de Compra de combustible que

autoriza la Coordinación de Admón y Finanzas en la sede de Conades. Es el caso del Programa Darién y la oficina del Programa Chiriquí.

2. El funcionario solicita combustible llenando Formulario de Solicitud de Combustible (o Cupones) donde deberá justificar el uso, Programa, componente entre otros datos y la Coordinación Administrativa y Financiera, aprueba la Solicitud. De igual forma deberán autorizar y firmar las Órdenes de Compra de Combustible como requisito para acceder al combustible en la Estación de Gasolina (proveedor) correspondiente.

3. El funcionario entrega la O/C para recibir el combustible y retira la copia de

factura que debe indicar número de O/C, la cual debe entregar al Programa o Unidad responsable. La factura deberá contener la siguiente información:

- Nombre del Programa que solicita el combustible - Fecha, RUC, placa del vehículo - Firma del despachador de combustible - Firma y número de cédula del que recibe combustible.

4. A fin de mes, el Proveedor envía original de O/C y facturas originales, que son revisadas por Compras de Admón y Finanzas sede y posterior confección de la Solicitud de Pago Directo.

El funcionario designado puede ir registrando con las copias de las facturas asociando según el número de O/C, para adelantar hasta finales de mes, cuando recibe el paquete con originales del Proveedor

5. Se captura y elabora la Orden de Compra de Combustible (O/C) en el sistema

SAFF, el cual genera un número de control. Por excepción, puede generarse número fuera de SAFF, entonces Admón y Finanzas sede, cuando hace la captura en SAFF, mantiene registro de dicho número en modo de “externo”, y procede a capturar las facturas asociadas.


1. Formulario de Solicitud de Orden de Combustible 2. Original de Orden de Compra de Combustible con número de control 3. Copia de factura 4. Factura original.


AM 14-Jul-11 49




Procedimiento: Orden de Compra de Mantenimiento de Vehículos(O/C).


Objetivo: gestionar mantenimiento de vehículos en la Agencia.

SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)

Inicio

Asistente Admitivo revisa fecha para solicitar mantenimiento de los vehículos y confecciona

memorando.

Fin

Programa

Admón y Finanzas

Director de Programa autoriza para elaborar la O/C de mantenimiento y firma Memorando.

Recibe original de factura con O/C del Proveedor y verifica recibido conforme el servicio para proceder con Solicitud de Pago.

Coordinador: revisa y firma O/C para su entrega a Proveedor. Conductor o designado entrega O/C a la

Agencia.

Agencia recibe O/C y realiza los trabajos de mantenimiento y confecciona factura para su envío a Adm y Finanzas.

Compras: Verifica trabajos y fechas de mantenimiento realizadas. Confecciona Orden de Compra O/C en SAFF para

mantenimiento de vehículo.

Proveedor


AM 14-Jul-11 50

Normas generales 1. La Orden de Compra de Mantenimiento se refiere al servicio preventivo como a

reparaciones por accidentes y de tipo correctivo. Aplica para vehículos tanto de los Programas como de las unidades administrativas en la sede.

2. Se lleva un registro de la flota vehicular con los datos de servicio de mantenimiento recibidos tanto preventivo como correctivo como punto de control que justifique las solicitudes.

3. En el caso de las Provincias, el mantenimiento se podrá realizar en el área y toda la tramitación y documentos se efectúa por parte del Asistente Admitivo del Programa. El registro en SAFF lo realiza Admon y Finanzas en la sede de Conades.

4. El Conductor o designado realiza la tarea de llevar el vehículo, coordinar con la Agencia, entrega de O/C, verificación del recibido conforme el servicio, retiro de Factura y del vehículo a su terminación.

5. La factura deberá contener la siguiente información:

- Nombre del Programa que solicita el mantenimiento - Fecha, RUC, nombre de la Agencia - Número de placa del vehículo, modelo, año, color - Firma del designado en la Agencia.


1. Memorando solicitando servicio de mantenimiento/reparación 2. Original de Orden de Compra de Mantenimiento Vehicular 3. Factura original.


AM 14-Jul-11 51


Consejo Nacional


Procedimiento: Orden de Compra de Pasaje Aéreo


Objetivo: Obtener pasaje aéreo al crédito.


Inicio

Funcionario solicita al Director del Programa, pasaje aéreo incluyendo justificación, día,

hora y lugar.

Fin


Adm y Finanzas

Proveedor

Director de Programa o designado firma memorando autorizando confección de pasaje aéreo para su envío Adm y Finanzas.


Compras verifica autorización del Programa y verifica con la

línea aérea horario y cupos.

Compras confecciona Orden de Compra de Pasaje a crédito en SAFF para su trámite en la

línea aérea.

Coordinadora aprueba y firma la O/C para su entrega en la línea aérea.

Aprueba pasaje aéreo y lo carga a la cuenta de Conades que será cancelada contra

estado de cuenta..

Registra en SAFF pago de pasaje según O/C contra estado de cuenta presentado por el proveedor y Solicitud de

Pago aprobada.


AM 14-Jul-11 52

Normas generales

1. El Director de Programa autoriza los pasajes aéreos previa justificación por giras, misiones y otros eventos que se requieran.

2. Al Asistente Admitivo del Programa le corresponde verificar la aplicación de los montos que correspondan a transporte, alimentación y hospedaje establecidos en las normas y procedimientos del sector público.

3. El Director de Programa debe firmar el memorando autorizando se proceda con la

confección de la Orden de Compra de Pasajes correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona la O/C. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA)

4. La Coordinadora de UCAF o designado verifica que el gasto corresponda a la

categoría de inversión según componente y actividad establecido en el Plan Operativo Anual (POA). En la Hoja de Trámite se informa número de actividad, código que identifica el Fondo (externo o local) y la cuenta presupuestaria.

5. La unidad de Compras de UCAF le corresponde confeccionar la Orden de Compra

de Pasajes. Debe revisar toda la documentación y coordinar con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la O/C en el renglón “Preparado por”. La Coordinadora de UCAF firma el “aprobado”.

6. El Programa de Bocas del Toro confecciona la O/C en modo manual, la firma el

Director del Programa y se envía a la UCAF para su captura en SAFF.

Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) copia a Proveedor, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación. Documentación básica requerida

1. Formulario de Orden de Compra de Pasajes. 2. Memorando de solicitud de pago firmado por Director o designado


AM 14-Jul-11 53


Consejo Nacional


Procedimiento: Recepción de equipo y materiales


Objetivo: Realizar trámite para registro y control de equipo y material de proveedores.

Nota: se aclara que hay entregas en las Provincias y en Conades sede en la Adm y Finanzas. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)

Inicio

Proveedor comunica fecha de

entrega de materiales.

Fin

Proveedor

Adm y Finanzas

Programa

Compras prepara acta de recibido material y/ comunica a Programa su atención para

recibir si le corresponde.

Compras y Contabilidad recibe y verifica contra factura se cumpla la entrega de equipos y materiales según las especificaciones y en buenas

condiciones.

Compras procede con su registro en SAFF del inventario. Contabilidad firma recibido conforme y procede a su almacenamiento. Lleva control de entradas y salidas de equipo y materiales.

Se realiza el registro de inventario, envía copia Adm y Finanzas para su registro en SAFF y procede a su

almacenamiento y custodia.

Asistencia Admitiva o funcionario designado firma el recibido conforme

correspondiente.


AM 14-Jul-11 54

Normas generales

1. Hay entregas de material en Conades sede a través de la Unidad de Adm y Finanzas y entregas en las Provincias.

2. Cuando se trate de entregas en Conades sede de material para determinada Provincia, recibe Compras y Contabilidad. En el caso de Chiriquí que tiene oficina en la sede, deberá recibir el funcionario designado quien firmará el recibido conforme.

3. Compras realiza el registro del inventario en el sistema SAFF para control interno.

4. Cuando el Programa recibe el material en la Provincia debe remitir copia de

recibido conforme con el detalle del material recibido según formato establecido, para que Compras en la sede realice registro de inventario en SAFF y garantizar la actualización de los bienes patrimoniales de estricto cumplimiento.

5. Contabilidad coordinará la ejecución de inventarios semestrales para verificar

registros, controles y condiciones del inventario a nivel de Provincias y sede.

6. Al Asistente Admitivo o funcionario designado del Programa según corresponda será responsable por la recepción del material en buenas condiciones, cumpliendo especificaciones, de levantar inventario según formato establecido y por la custodia y control de entrada y salida de equipos y materiales.


1. Formato de registro y control de inventario en el sistema SAFF 2. Memorando de remisorio de recepción de material 3. Acta de recibido conforme el material.


AM 14-Jul-11 55


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Contratos/Enmienda de Empresas


Objetivo: Confeccionar Solicitud de Contrato de Consultoría, bienes, servicios y obras civiles.

Inicio

Completa la documentación del Expediente de Acto Público y prepara memo solicitando confección de

Solicitud de Contrato.

Fin

Programa

Admón y Finanzas

PNUD

Director de Programa autoriza y firma memo para su envío Adm y Finanzas.


Coordinación: Recibe y revisa documentación del Expediente, verifica el POA, y

asigna código presupuestario.

Adm Contrato: Registra Solicitud de Contrato en SAFF el cual genera número de

Control.

Adjunta la Solicitud de Contrato con la documentación del Expediente y lo remite para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.

Recibe y revisa Solicitud de

Contrato y su documentación.

Autoriza y confecciona Contrato y lo remite a la Admón-CONADES para firma del

Proveedor/Contratista/Consultor Adm Contrato: coordina firma de Contrato con Programa y Orden de Proceder. Devuelve a PNUD

Contrato firmado. Director de Programa coordina firma de Contrato y autoriza Orden de Proceder

Reciben Contrato y gestionan firma de Residente PNUD y lo

remite a la Admón- CONADES

Registro en SAFF de No. de Contrato y Orden de Proceder. Archiva original de Contrato para

expediente y copia a Proveedor.


AM 14-Jul-11 56

Normas generales 1. La Solicitud de Contrato aplica para contrataciones de firmas consultoras,

provisión de bienes, servicios y obras civiles. Generalmente resultan de los Actos Públicos de licitación realizados por los Programas según su Plan de Adquisiciones.

2. Con la Solicitud generada en SAFF, el PNUD genera Contrato con número de control que remite Admon y Finanzas para gestionar la firma del Proveedor/Contratista/Consultor. Luego de la firma lo remiten a PNUD para firma de Residente y pasa a Admón y Finanzas Conades. Se deberá gestionar Orden de Proceder por parte del Director del Programa quien la autoriza. Con el Contrato firmado por ambos y la orden de proceder se captura en SAFF datos del Contrato utilizando número que da PNUD que vincula con Solicitud.

3. En caso de “Enmienda” si corresponde a incremento en costo afectando fondo externo deberá tener la No Objeción del BID.

4. El Expediente de Acto Público se refiere a toda la documentación acumulada desde

el inicio del proceso de licitación aplicado, etapa precontractual hasta la etapa de formalización del Contrato previa adjudicación. (incluye la no Objeción del BID).

5. En la etapa de Formalización del Contrato, el Programa es responsable por reunir

y coordinar con el Contratista/Proveedor los documentos que hacen falta como fianza de cumplimiento, no objeción, registro público y otros que aplican a la firma del Contrato, los cuales se remiten Adm y Finanzas para tramitar la Solicitud.


1. Términos de referencia (TDR) 2. Pliego de Cargos en formato digital. 3. Copia de invitación para presentar propuestas (si corresponde) 4. Certificación de anuncio por Panamacompras 5. Lista de empresas invitadas (si corresponde) 6. Justificación de proveedor único a nivel nacional (si corresponde) 7. Acta de Apertura de Ofertas 8. Acta firmada por la Comisión Evaluadora que incluye informe. 9. Acta firmada de negociación de las propuestas técnicas y de costos (si corresponde) 10. Original de propuestas técnicas y económicas de participantes 11. Copia de solicitud de no objeción de adjudicación 12. Copia de no objeción de la adjudicación 13. Copia de Resolución de Adjudicación Definitiva 14. Certificación de adjudicación publicado en Panamacompras 15. Copia de registro público de la empresa/firma consultora 16. Copia de cédula/pasaporte del Representante Legal 17. Original de fianza de cumplimiento (si corresponde) 18. Original de fianza por pago anticipado (si corresponde).


AM 14-Jul-11 57


AM 14-Jul-11 58


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Contratos/Enmienda para servicios profesionales


Objetivo: Confeccionar Solicitud de Contrato de Consultoría, bienes, servicios y obras civiles.

Inicio

Completa la documentación del Expediente de Acto Público y prepara memo solicitando confección de

Solicitud de Contrato.

Fin

Programa

Admón y Finanzas

PNUD



Coordinación: Recibe y revisa documentación del Expediente, verifica el POA, y

asigna código presupuestario.

Adm Contrato: Registra Solicitud de Contrato en SAFF el cual genera número de

Control.

Adjunta la Solicitud de Contrato con la documentación del Expediente y lo remite para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.

Recibe y revisa Solicitud de

Contrato y su documentación.

Autoriza y confecciona Contrato y lo remite a la Admón-CONADES para firma del

Proveedor/Contratista/Consultor Adm Contrato: coordina firma de Contrato con Programa y Orden de Proceder. Devuelve a PNUD

Contrato firmado. Director de Programa coordina firma de Contrato y autoriza Orden de Proceder

Reciben Contrato y gestionan firma de Residente PNUD y lo

remite a la Admón- CONADES

Registro en SAFF de No. de Contrato y Orden de Proceder. Archiva original de Contrato para

expediente y copia a Proveedor.


AM 14-Jul-11 59

Normas generales 1. Los contratos de personal aplican para contratar funcionarios que laboran en los

Programas y CONADES-Sede en tareas técnico-administrativas. También para contratar Consultores Individuales para realizar estudios, investigaciones y asistencia técnica.

2. Se recopilan hasta 3 hojas de vida y se somete a evaluación por parte de una

Comisión Evaluadora que elabora informe con los mejores puntajes ordenados con el de mayor puntaje y su recomendación. Esta actividad la realiza el Programa o la Unidad de Admón y Finanzas.

3. Con la Solicitud generada en SAFF, el PNUD genera Contrato con número de

control que remite Admon y Finanzas para gestionar la firma del Consultor. Luego de la firma lo remiten a PNUD para firma de Residente y pasa a Admón y Finanzas Conades. Se deberá gestionar Orden de Proceder por parte del Director del Programa quien la autoriza. Con el Contrato firmado por ambos y la orden de proceder se captura en SAFF datos del Contrato utilizando número que da PNUD que vincula con Solicitud.

4. El Programa es responsable por reunir toda la documentación requerida para la formalización del Contrato y coordinar con el Consultor los documentos que hagan falta como Certificado Médico y otros que aplican a la firma del Contrato.


1. Dos (2) copias de Términos de Referencia (TDR) 2. Certificado médico de buena salud. 3. Copia de cédula de identidad personal. 4. Copia de cédula de identidad personal de beneficiario. 5. Hoja de vida 6. Copia de No Objeción de la fuente de financiamiento (si aplica). 7. Certificación de cuenta bancaria.


AM 14-Jul-11 60




Procedimiento: Solicitud de Crédito Adicional

(Extraordinario o Suplementario)

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: aumentar presupuesto por urgencia o insuficiencia en partidas existentes.

En MEF participan Crédito Público, Presupuesto de la Nación (DIPRENA) y Programación de Inversiones CENA Consejo Económico Nacional

Inicio

Identifica tipo de necesidad y monto correspondiente y evalúa viabilidad de crédito

extraordinario

Elabora nota sustentando Solicitud de Crédito Extraordinario para firma de Secretario Ejecutivo dirigida al

Ministro de Presidencia

Prepara nota remisoria para evaluación del MEF

Recibe y verifica sustentación de la Solicitud y realiza trámite interno

Fin

UCAF / Conades Presidencia/Dir Admitiva MEF/Crédito Público

Recibe, revisa documenta y evalúa la viabilidad de la

solicitud de crédito

Se prepara Proyecto de Resolución y se presenta al CENA para opinión y da curso a las instancias que corresponda (Ver

Sección de Normas)

Recibe Resolución aprobando realiza registros y lo cursa hacia Conades

Recibe resultado de la solicitud y procede a los registros en SAFF

Aprobada solicitud por instancias se emite Resolución y Crédito Público/Diprena procede con los registros y envío a la Institución.


AM 14-Jul-11 61

Normas generales 1. Conades es dependencia del Ministerio de la Presidencia y cuando se trata de

Presupuesto de funcionamiento las modificaciones al presupuesto se deberán canalizar por el Ministerio de la Presidencia.

2. Transcripción de las Normas de Administración Presupuestaria que aplican: “ARTÍCULO 241. CRÉDITOS ADICIONALES. Los créditos adicionales son los que aumentan el

monto del Presupuesto General del Estado y se dividen en dos clases: extraordinarios y

suplementarios. Los extraordinarios son los que se aprueban con el fin de atender causas imprevistas

y urgentes, así como los gastos que demanden la creación de un servicio y/o proyecto no previsto en

el Presupuesto. Los suplementarios, los destinados a proveer la insuficiencia en las partidas

existentes en el Presupuesto.

ARTÍCULO 242. VIABILIDAD DE LOS CRÉDITOS ADICIONALES. Los créditos adicionales

serán viables cuando exista un superávit o excedente real en el Presupuesto de Ingresos, cuando

exista un ingreso que no haya sido incluido en el Presupuesto o cuando se cree uno nuevo. Dichas

solicitudes de créditos adicionales se tramitarán de acuerdo con los niveles de ejecución de los

programas, las actividades y los proyectos, demostrados por las entidades solicitantes.

ARTÍCULO 243. PLAZOS PARA LOS CRÉDITOS ADICIONALES. Los créditos adicionales que se

generen en las instituciones públicas se solicitarán al Órgano Ejecutivo, a través del Ministerio de

Economía y Finanzas, acompañados de una justificación que permita a este Ministerio realizar un

análisis evaluativo de su viabilidad. En el caso de las entidades del Sector Descentralizado, se deberá

incluir la resolución de aprobación de la respectiva Junta Directiva. Las solicitudes se podrán

presentar, entre el 1 de marzo y el 30 de septiembre del año de la vigencia del Presupuesto, al

Ministerio de Economía y Finanzas, y a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional hasta

el 15 de octubre, a fin de ser votadas por esta. El Consejo Económico Nacional y el Consejo de

Gabinete, según lo que corresponda, por solicitud expresa del Presidente de la República, están

facultados para considerar créditos adicionales fuera de los periodos estipulados en este artículo, y la

Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional estará facultada para darles el trámite

correspondiente.

ARTÍCULO 244. PROCEDIMIENTO DE LOS CRÉDITOS ADICIONALES. Las instituciones

públicas presentarán las solicitudes de créditos adicionales al Ministerio de Economía y Finanzas, el

cual elaborará el proyecto de resolución. Cuando el proyecto de resolución recomendado no exceda

un monto de tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), será remitido al Consejo Económico

Nacional para su aprobación y, posteriormente, junto con el informe sobre la viabilidad financiera y

la conveniencia de la Contraloría General de la República, se someterá a la aprobación final de la

Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional. Cuando el Proyecto de Resolución recomendado

exceda un monto de tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), se remitirá al Consejo Económico

Nacional para que emita su opinión favorable; posteriormente, junto con el informe favorable sobre

la viabilidad financiera y la conveniencia de la Contraloría General de la República, será remitido

para la aprobación del Consejo de Gabinete, que lo remitirá a la Comisión de Presupuesto de la

Asamblea Nacional para su aprobación o rechazo.

La Contraloría General de la República deberá pronunciarse por escrito sobre la viabilidad financiera

y la conveniencia, en un plazo no mayor de quince días hábiles, contado desde la fecha en que recibe

la documentación enviada por el Ministerio de Economía y Finanzas.”


AM 14-Jul-11 62


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Desembolso

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: tramitar desembolsos por pagos realizados por cada Programa y mantener a punto el Fondo Rotatorio

Nota: las notas remisorias al MEF y BID las firma Secretario Ejecutivo

Inicio

Tesorería: verifica estado de pagos realizados (registrados los cheques) en SAFF y genera reporte, prepara Solicitud Desembolso para MEF.

MEF/ Ministro firma formulario de Solicitud de

Desembolso

MEF/Crédito Público Recibe, verifica, tramita solicitud de desembolso y remite nota a CONADES.

Fin

Adm y Finanzas

MEF

BID

Recibe Solicitud firmada, realiza transferencia y comunica a Conades por email.

Tesorería: Recibe y prepara nota remisoria al BID con Formulario refrendado.

Tesorería: Recibe y aplica en SAFF registro de desembolso en el Programa

correspondiente.


AM 14-Jul-11 63

Normas generales 1. Tesorería de Admon y Finanzas realiza, por Programa, el seguimiento de pagos

realizados con registro de cheques por Solicitud de Pago en SAFF y verifica saldo Fondo Rotatorio para generar Solicitud de Desembolso. Debe elaborar solicitud cuando los pagos alcancen montos razonables arriba del 50%.

2. Genera copia de Solicitudes de Pago, cheques, presentación de cuentas lo ordena, llena Formulario de Solicitud de Desembolso con nota al MEF para aprobación y refrendo de Ministro. Elabora nota para firma de Secretario Ejecutivo.

3. La Solicitud de Pago y el cuadro de Estado de Gastos o Pagos debe incluir el código de actividad identificado en el POA.

4. El Secretario Ejecutivo firma nota de solicitud de desembolso dirigidas al

MEF/Crédito Público.

5. Cuando la Solicitud es firmada por el MEF la remite a Conades y la hace llegar al BID mediante nota. BID formaliza la transferencia y comunica por email a Conades.

Documentación básica requerida Se acopia por Programa los siguientes documentos: : 1. Formularios de Solicitud de Pago Directo. 2. Formulario de Solicitud de Desembolso 3. Copia de cheques pagados. 4. Presentación de cuenta 5. Principales facturas y comprobantes 6. Cuadro de presentación de cuenta 7. Copia de contrato 8. Copia de orden de proceder 9. Copia de cronograma de trabajo 10. Cuadro de análisis de cotizaciones Por UCAF se genera en SAFF: 11. Estado de pagos efectuados (formato para el MEF) 12. Estado de gastos o pagos (formato del BID)


AM 14-Jul-11 64


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Orden de Compra


Objetivo: Confeccionar Orden de Compra para pago por montos mayores de B/.5, 000.

SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)

Inicio

Prepara memo solicitando confección de Solicitud de Orden de Compra. (mayor de 5,000 hasta límite fijado para

Acto Público).

Fin

Programa

Adm y Finanzas / Secretaria Ejecutiva

PNUD



Recibe y revisa documentación de la O/C verifica POA, y asigna código

presupuestario.

Registra O/C en SAFF el cual

genera número de Control.

Adjunta a la O/C la documentación y lo remite para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.

Recibe y revisa O/C y su

documentación.

Autoriza y confecciona O/C PNUD con firma del Proveedor y lo remite a la Admón-

CONADES .

Inicia SAFF llama número de O/C y registra número de O/C -PNUD para cierre de transacción. Avisa a Proveedor para su firma y

retiro.


AM 14-Jul-11 65

Normas generales 1. Con la orden de compra firmada por PNUD, el proveedor deberá adjuntar factura

para proceder a gestionar el pago, el cual realiza Admón y Finanzas mediante Solicitud de Pago. Documentación básica requerida

1. Mínimo de tres (3) cotizaciones de los bienes y servicios solicitados. 2. Cuadro comparativo y ponderación de precios firmados. 3. Especificaciones técnicas 4. Copia del documentos estándar de licitación/Pliego de Cargos. (si corresponde). 5. Copia de la invitación para presentar propuestas. (si aplica) 6. Lista de empresas invitadas (si aplica). 7. Acta firmada por la Comisión Evaluadora de las propuestas (si aplica). 8. Acta de negociación firmada de las propuestas técnicas y de costos (si aplica) 9. Propuestas técnica y económica. (si aplica) 10. Copia del registro público de la empresa. 11. Copia de la No Objeción del BID u otro (si aplica).


AM 14-Jul-11 66


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Pago Directo


Objetivo: Confeccionar Solicitud para pago de materiales, capacitación, servicios básicos, alquiler, bienes y servicios.

*Se requiere elaborar Solicitud en SAFF para formalizar registro presupuestario. En Bocas del Toro, se elabora Solicitud manual y el Director de Programa autoriza. UCAF captura en SAFF.

Inicio

Se prepara memo de Solicitud de Pago, revisa y ordena documentos (facturas,

cotizaciones, formularios etc.)

Fin


Adm y Finanzas / Secretaría Ejecutiva Adm de Fondos (PNUD/Cooperativa)



Coordinadora: revisa documentación de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo. Categoría de inversión. Plan

de Adquisiciones y POA


Verifica Solicitud, autoriza confección de cheques y remite lista Adm Conades para

retiro en Banco.

Tesorería: recibe lista de cheques disponibles en Banco, vía correo electrónico y

procede a retirar.

Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío adm de fondos.

Contabilidad: revisa partidas documentación y pone “revisado” listo para Solicitud.

Adm Contratos: Elabora Solicitud en SAFF firma “elaborado” y genera copias.

*Presupuesto: Formaliza registro presupuestario sella Siafpa, asiento contable y genera Comprobante para Contabilidad. Solicitud pasa a Coordinación.

Contabilidad: firma revisado Comprobante y archiva.


AM 14-Jul-11 67

Normas generales 1. La Solicitud de Pago Directo es el medio general para realizar pagos por bienes y

servicios contratados a Proveedores, Consultores y Contratistas.

Se utiliza para compras menores, contratos de bienes, servicios, obras civiles, consultorías, servicios profesionales. Es un requisito para tramitar la confección de cheques y realizar el pago efectivo al Proveedor de renglones de gastos como:

Capacitación

Servicios básicos (luz, agua, teléfono)

Alquiler de local

Hospedaje

Materiales y útiles de oficina

2. El funcionario del Programa elabora memorando solicitando pago y/o llenando formato de orden de compra u otro formulario establecido incluyendo la justificación del gasto.

3. En los casos de compra de bienes y servicios se realizan tres (3) cotizaciones para evaluación y escogencia de la mejor oferta.

4. El Director de Programa debe firmar el memo autorizando se proceda con la

confección de la Solicitud de Pago correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona Solicitud de Pago. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA).


categoría de inversión según componente y actividad establecido en el Plan de Adquisiciones y Plan Operativo Anual (POA). En la Hoja de Trámite se informa número de actividad, código que identifica el Fondo (externo o local) y la cuenta presupuestaria.

6. La unidad de Adm de Contratos de UCAF le corresponde confeccionar la Solicitud

de Pago. Debe revisar toda la documentación y coordinar con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la Solicitud en el renglón “Preparado por”.

7. El Programa de Bocas del Toro confecciona la Solicitud de Pago en modo manual,

la firma el Director del Programa y se envía a la UCAF para su captura en SAFF.

Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) original a PNUD, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación.


AM 14-Jul-11 68

8. En los casos de Programas (Provincias Centrales) que giran cheques contra fondos en el Banco Nacional, se siguen los siguientes pasos: a. Con la Solicitud de Pago se adjunta Formulario de Presentación de cuenta,

Cheque y su Comprobante para la firma de Secretario Ejecutivo. b. Se prepara nota para envío a Control Fiscal de Presidencia con documentación

soporte, que refrenda y devuelve a Adm y Finanzas de Conades. c. Conades entrega cheque y registra en SAFF el pago realizado.

9. Las firmas autorizadas para las Solicitudes de Pago son las siguientes: Programa Chiriquí: Secretario Ejecutivo Conades Programa Bocas del Toro: Director del Programa Programa Darién: Director del Programa Provincias Centrales: Secretario Ejecutivo Conades Programa Colón: Secretario Ejecutivo Conades En ausencias de Directores o por fuerza mayor el Secretario Ejecutivo podrá firmar la Solicitud de Pago a requerimiento.

10. Una vez firmada la Solicitud de Pago se envía copia de la documentación al Administrador de Fondos (PNUD, Cooperativa) para la confección del cheque. Documentación básica requerida

1. Facturas y comprobantes del gasto realizado. 2. Cuadro de análisis de cotizaciones. (si aplica). 3. Memo justificando la solicitud de pago, firmado por el Director de Programa o

designado. 4. Lista de participantes de capacitación. (si aplica). 5. Informe de la actividad. (si aplica).


AM 14-Jul-11 69


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Pago de Contratos/Enmiendas y Ordenes de Compra


Objetivo: Confeccionar Solicitud de pago para Contratos, Ordenes de Compra de bienes, servicios y obras.


Inicio

Se prepara memo de Solicitud de Pago, revisa y ordena documentos (facturas,

cotizaciones, formularios etc.)

Fin





Coordinadora: revisa documentación de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo.

Categoría de inversión.



retiro en Banco.


procede a retirar.

Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío Adm de fondos.

Contabilidad: revisa partidas documentación y pone

“revisado” listo para Solicitud.

Adm Contratos: Elabora Solicitud en SAFF firma

“elaborado” y genera copias.




AM 14-Jul-11 70

Normas generales 1. Se utiliza el formato de “Solicitud de Pago Directo” y aplican los mismos pasos de

dicho trámite, con la diferencia en la documentación requerida. 2. Aplica para el pago de contratos de bienes, servicios, obras civiles, consultorías y

órdenes de compra. Es un requisito para tramitar la confección de cheques y realizar el pago efectivo al Proveedor.

3. Las enmiendas se refieren a cambios/modificaciones generalmente referidos a

costos o extensión del tiempo establecido para entrega de trabajos que son previamente acordados con el Contratista o Proveedor con la debida justificación autorizada.

4. Si el proveedor lo solicita se podrá pagar por “transferencia” bancaria para lo cual

debe solicitar por escrito indicando la entidad bancaria, número de cuenta, tipo de cuenta y código internacional (SWIFT___).

5. La Orden de Compra aplica cuando se trata de compras mayores de B/.5,000

(según normas de PNUD) hasta el límite fijado para compras directas establecido en el Contrato de Préstamo del Programa correspondiente.

6. PNUD genera un documento de Orden de Compra en su sistema que firma el Proveedor con lo cual procede a concretar el suministro/prestación del bien o servicio.

7. La documentación o trámite que “aplica” aparece indicada en el Contrato de

Préstamo correspondiente.


1. Factura original (para contratos con empresas) 2. Formulario de Presentación de Cuenta. 3. Informes requeridos según lo establecido en el Contrato y/o Acta de recibido

conforme según lo establece el Pliego/Contrato. 4. Copia del Contrato ( si es el primer pago o primera cuenta) 5. Original de la orden de compra con la certificación de recibido conforme y factura,

en caso de pago por medio de Orden de Compra (PNUD). 6. Copia de addenda del Contrato, caso de que sea confeccionado por el Gobierno (si

es el primer pago o primera cuenta). 7. Copia de la Orden de Proceder. (caso de primer pago).


AM 14-Jul-11 71


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Pago de combustible


Objetivo: Confeccionar Solicitud para pago de combustible.


Compras: verifica facturas contra Orden de Combustible y captura las facturas en

SAFF. Sella “procesado”.

Coordinadora: revisa documenta de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo. Categoría

de inversión.

Inicio

Asistente: Revisa y ordena Formularios de solicitud combustible, Órdenes de combustible Facturas originales y prepara Memorando de Solicitud de Pago.

Fin


Adm y Finanzas / Secretaría Ejecutiva

Adm de Fondos (PNUD/Cooperativa)





retiro en Banco.


procede a retirar.

Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.








AM 14-Jul-11 72

Normas generales 1. El Proveedor o Estación de Gasolina deberá enviar órdenes de compra de

combustible y facturas originales. (estado de cuenta).

2. Al Asistente Admitivo del Programa le corresponde verificar y organizar la documentación correspondiente.

La unidad de Compras en UCAF revisa facturas y orden de compra de combustible como punto de control antes de pasar a tramitar la Solicitud de Pago.

3. El Director de Programa debe firmar el memo autorizando se proceda con la confección de la Solicitud de Pago correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona Solicitud de Pago. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA)




de Pago. Previamente, Compras ha revisado facturas (con registro en SAFF) y órdenes de compra, coordinando con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la Solicitud en el renglón “Preparado por”.



Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) copia a PNUD, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación.

7. Las firmas autorizadas para las Solicitudes de Pago son las siguientes: Programa Chiriquí: Secretario Ejecutivo Conades Programa Bocas del Toro: Director del Programa Programa Darién: Director del Programa Provincias Centrales: Secretario Ejecutivo Conades Programa Colón: Secretario Ejecutivo Conades En ausencias de Directores o por fuerza mayor el Secretario Ejecutivo podrá firmar la Solicitud de Pago a requerimiento.

8. Una vez firmada la Solicitud de Pago se envía copia de la documentación al agente pagador, (PNUD) para la confección del cheque.


AM 14-Jul-11 73


1. Formulario original de solicitud de combustible 2. Memorando de solicitud de pago firmado por Director o designado 3. Informe del uso de combustible 4. Órdenes de compra de combustible originales 5. Facturas originales En caso de cupones de combustible se requiere original de comprobante de entrega de cupón en orden secuencial.


AM 14-Jul-11 74


Consejo Nacional


Procedimiento: Solicitud de Pago de viáticos a personal de Programas.


Objetivo: Confeccionar Solicitud para pago de viáticos a funcionarios.


Inicio

Funcionario prepara Formulario de viáticos previa autorización del Director de Programa.

Fin





Coordinadora: revisa documentación de Solicitud, asigna código presupuestario PNUD, actividad, fondo.

Categoría de inversión.



retiro en Banco.


procede a retirar.

Coordinadora firma “revisado” en Solicitud y pasa para firma de Secretario Ejecutivo y/o Director. Envío a PNUD.








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Normas generales

1. El Director de Programa autoriza el pago de viáticos por giras, misiones y otros eventos que se requieran que incluye personal de entidades coejecutoras (ANAM, MIDA,). Para el personal de Conades Sede, se aplica Formulario y procedimiento vía Ministerio de la Presidencia.

2. Al Asistente Admitivo del Programa le corresponde verificar la aplicación de los montos que correspondan a transporte, alimentación y hospedaje consumido según el plan de gira autorizado. No se debe pagar renglones de gasto fuera de la gira. Las normas para viáticos en el sector público son:

- Reconocer desayuno entre 5:00 a 8:00 A.M. y Cena pasada las 6:00 P.M. - Tarifas aplicables:

Desayuno 3.50 Almuerzo 7.50 Hospedaje 27.50

3. El Funcionario debe llenar Formulario de Viático establecido con detalle de justificación, misión/gira, sitio, duración, hora de partida y llegada, su firma y autorizado por Director de Programa o designado.

4. Director de Programa debe firmar el memorando autorizando se proceda con la confección de la Solicitud de Pago correspondiente, dirigida a la UCAF quien confecciona Solicitud de Pago. El Programa debe identificar el Componente y actividad según el Plan Operativo Anual (POA)




de Pago. Debe revisar toda la documentación y coordinar con el Programa o Unidad Solicitante los errores o falta de documentos. Firma la Solicitud en el renglón “Preparado por”. La Coordinadora de UCAF firma el “aprobado”.



Se procede a captura de datos en SAFF y se genera Solicitud de Pago. Se imprimen las siguientes copias: 1) copia al consecutivo, 2) copia a PNUD, 3) copia al expediente que incluye toda la documentación.


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1. Formulario de solicitud de viáticos firmado por funcionario y autorizado por Director de Programa o designado. (existen 2 formularios: a) para uso de los Programas prenumerado, b) de uso por Presidencia).

2. Memorando de solicitud de pago firmado por Director o designado. 3. Se requiere de informe cuando la Solicitud se presenta ex post.


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Procedimiento: Trámite de traspaso, placa y seguro de vehículos oficiales.


Objetivo: cumplir con requisitos de tránsito para circulación de vehículo oficial.

Inicio

Coordinador: prepara nota solicitando trámite de inscripción, seguro y placa.

Fin

Adm y Finanzas

Presidencia

Recibe documentación y remite al Proveedor para iniciar trámite.

Realiza trámite de Traspaso en Municipio Registro

Vehicular.

Director Admitivo: firma Tarjeta de Registro Vehicular

Traspaso y copia de cédula.

Proveedor

Transporte: tramita seguro y placa (Contraloría) y suministra nota provisional

para circular.

Registra placa y seguro de vehículo y procede con entrega de vehículo para su entrada en operación.


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Normas generales 1. CONADES cuenta con vehículos oficiales asignados por el gobierno Central

identificado con línea amarilla propiedad del Estado y los que tienen placa de Misión Internacional (MI) para su utilización durante la vigencia del Programa. Finalizado el Programa los mismos serán traspasados al Estado mediante solicitud formal. (previo acuerdo).

2. Todo vehículo adquirido debe cumplir trámite de Traspaso por parte del

Proveedor, Seguro y Placa que realiza el Ministerio de la Presidencia. Lo primero es gestionar el Seguro contra riesgos del vehículo para poder circular, por parte del Estado o por el Organismo facilitador del equipo según corresponda.

En vehículos del Estado la placa la tramita Presidencia a través de la Contraloría General. Se puede emitir un permiso provisional para circular sin placa.

3. El proveedor o Agencia realiza los trámites de inscripción en el Municipio (Tarjeta

de Registro Vehicular para traspaso) como requisito para asegurar el vehículo y sacar la placa oficial.


1. Dos originales de Registro Vehicular Municipio de Panamá. 2. Nota de Solicitud de trámite inscripción, seguro y placa a la Presidencia. 3. Copia de cédula de Director Administrativo de Presidencia. 4. Factura 5. Cotizaciones 6. Cuadro de Análisis de Cotizaciones 7. Especificaciones técnicas 8. Solicitud de presentación de ofertas 9. Acta de recibido conforme el material.


AM 14-Jul-11 79




Procedimiento: Traslado de Partidas Presupuestarias

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: reforzar algunas partidas con insuficiencia de recursos

UCAF: Unidad Coordinadora de Administración y Finanzas SAFF Sistema automatizado de Finanzas (base de datos)

Inicio

Ante necesidad de recursos Identifica partidas apropiadas para solicitar

traslado

Elabora nota sustentando la Solicitud de Traslado que firma Secretario Ejecutivo dirigida al Ministro de

Presidencia

Prepara nota remisoria para su envío al MEF

Recibe y verifica sustentación y partidas correspondientes

Fin

UCAF / Conades Presidencia/Dir Admitiva/Presupuesto

MEF/Diprena

Recibe, revisa documenta y evalúa

la solicitud

Realiza dictamen (aprueba o da curso a instancia que corresponda) y envía resultado aplicando ajuste al sistema

Recibe resultado del MEF/Diprena, realiza registro y lo cursa hacia

Conades

Recibe resultado de la solicitud y procede a los registros pertinentes


AM 14-Jul-11 80

Normas generales 1. Conades es dependencia del Ministerio de la Presidencia y cuando se trata de

Presupuesto de funcionamiento las modificaciones al presupuesto se deberán canalizar por el Ministerio de la Presidencia.

2. Los traslados de partidas se realizan entre el 15 de enero al 30 de noviembre, pero

se podrán realizar fuera de este período en caso de inversiones en obras y atención de servicios sociales.

3. Los montos mayores de B/300,000 deberán pasar por Comisión de Presupuesto de

la Asamblea, que podrá llamar a la Entidad para sustentar solicitud. 4. No se podrá dividir el objeto del gasto en partes o grupos con el fin de no alcanzar

los B/.300,000.

LIMITACIONES A LOS TRASLADOS DE PARTIDAS. Las solicitudes de traslados de saldos

de las partidas de gastos deberán ajustarse a las siguientes normas:

1. No se podrán trasladar, bajo ningún concepto, saldos de las partidas de servicios básicos,

ni de contribuciones a la Caja de Seguro Social.

2. Los saldos de las partidas de gastos de funcionamiento podrán ser trasladados entre sí,

con excepción de los saldos de las partidas de sueldos fijos, de cuotas a organismos

internacionales y del Servicio de la Deuda Pública, cuando corresponda a ahorros

comprobados, los cuales serán verificados por el Ministerio de Economía y Finanzas.

3. Los saldos de las partidas de funcionamiento podrán reforzar proyectos de inversión; no

obstante, las partidas de inversión no podrán trasladarse para reforzar partidas de

funcionamiento.

4. Los saldos de las partidas de inversiones podrán trasladarse entre sí.

Fuente: Normas de Admón. Presupuestaria. 2008.

5. Se prepara nota de Solicitud de Traslado que firma el Secretario Ejecutivo Conades,

que incluye la justificación y partidas objeto de traslado, dirigida al Ministro de la Presidencia que a su vez da las instrucciones para tramitar la solicitud ante la Dirección de Presupuesto (DIPRENA) del MEF.


1. Reporte que refleje códigos y montos de partidas presupuestarias objeto de solicitud de traslado.


AM 14-Jul-11 81




Procedimiento: Uso y Manejo de Caja Menuda


Objetivo: reglamentar la administración de Caja Menuda

Nota: se presentan principales procesos para ilustrar todo el manejo de caja menuda. SAFF Sistema de Adm Física y Financiera. (base de datos)

Director de Programa elabora memorando de Solicitud de Caja Menuda sustentado que incluye: monto de caja, nombre de funcionario que

autoriza y custodia.

Apertura

Uso y manejo

Director o funcionario designado autoriza y firma Comprobante de Caja Menuda

para uso de estos fondos.

Funcionario, realiza la compra y exige factura o recibo original y firma recibido conforme. Debe entregar en 2

días al custodio.

Custodio, recibe Comprobante, firma solicitud y comprobante de Caja Menudas junto con funcionario

que retira el dinero.

Reembolso

Registra en SAFF comprobantes y facturas del movimiento de Caja Menuda. Lleva dos archivos a) comprobantes de dinero entregado pendiente de factura o recibo, b) comprobantes con facturas y recibos sustentadores.

Secretario Ejecutivo autoriza y Admon tramita Solicitud de Pago para provisión inicial de fondos.(Ver procedimiento de

Solicitud de Pago directa).

Custodio: cuando tiene del 20 al 40% de uso de fondos, ordena los Comprobantes y Facturas y genera en SAFF reporte de movimiento de caja

menuda. Solicita reembolso.

Director o designado autoriza reembolso envía memorando

Adm y Finanzas.

Coordinador Adm recibe y autoriza para elaborar Solicitud de Pago y aplicar

reembolso.


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Normas generales 1. Los fondos de caja menuda generalmente aplican a fondo local y se pueden

gestionar a través de las administradoras de fondos para monto inicial y reembolsos.

2. El custodio designado debe mantener la Caja Menuda en caja fuerte pequeña con llaves.

3. Se requiere factura o recibo original a nombre de la institución sin tachones o borrones, alteraciones, con membrete de proveedor, RUC. El funcionario quien recibe dinero debe entregar las facturas o recibos originales a más tardar 2 días después de recibido el dinero.

4. No se entregará efectivo a funcionario que recibió anteriormente fondos y no ha entregado facturas o recibos según el plazo establecido de 2 días.

5. En caso de áreas de difícil acceso se aceptará como factura o recibo un papel simple con nombre del proveedor, número de cédula y firma. (se acepta a ruego).


1. Comprobantes de caja menuda 2. Facturas o recibos 3. Informes generados por SAFF.


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Nota: En el primer capítulo se ha señalado que el tema de ADQUISICIONES será tratado por separado en un Manual específico, sin embargo conviene como información general y transitoria describir los criterios actualmente utilizados para llevar a cabo los procedimientos en esta materia. Cada Programa desarrolla su Plan de Adquisiciones el cual indica para cada contrato o grupo de contratos el procedimiento de adquisición de bienes o de contratación de obras o servicios o métodos de selección de consultores, los casos que requieren precalificación, los costos estimados de cada contrato o grupo de contratos, el requerimiento de revisión ex-ante o ex-post por parte del Banco y las fechas estimadas de publicación de los avisos específicos de adquisiciones y de terminación de los contratos contemplados en este proyecto. El Plan de Adquisiciones se actualizará anualmente o cuando sea necesario ó requerido por el Banco. La elaboración y conformación a punto de los Términos de Referencia TDRs y Pliego de Cargos son responsabilidad del Programa quien debe coordinar y apoyarse en las entidades Coejecutoras que responden a la especialidad del proyecto. Un resumen de las principales etapas del proceso de adquisiciones es el siguiente:

Descripción Responsable

1. Elaboración de Pliego de Cargos / Términos de Referencia TDRs

Programa/Coejecutor

2. Gestión de No Objeción ante el BID ( si aplica).

3. Convocatoria y publicación (Panamacompras) Admon y Finanzas

4. Acto público Programa /Asesoria Legal

5. Evaluación de ofertas Comisión Evaluadora 6. Informe de evaluación y recomendación de adjudicación

7. Aprobación y refrendo de Resolución de Adjudicación Asesoría Legal

8. Publicación de adjudicación (Panamacompras) Admón y Finanzas

9. Firma de contrato Programa

10. Orden de proceder


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Procedimiento: Esquema General de Licitaciones

Unidad de Admón. y

Finanzas (UCAF)

Objetivo: Adquirir bienes y servicios por Licitación Pública.

Preparación de

Acto público

Evaluación

Adjudicación

Entidad

Co-ejecutora

Pliego/TDRs

UCEP/Central Secretaría Tecnica Admon y Finanzas Evalua/Ajusta Pliego

Admon y Finanzas

Aviso de Convocatoria

Solicitud No Objeción

UCEP

Secretaría Ejecutiva

Programa

Firma de

Contrato

Orden de

Proceder

BID (aplica no

objeción exante o expost

según se defina).

Publicación en Panamacompras

Registro de

Adjudicación en

Panamácompras

Asesoría Legal


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Detalle del procedimiento general para Licitaciones de bienes, obras y servicios

Actividad

Responsable

Observaciones

Prepara programación de los actos de licitación previstos en el POA y Plan de Adquisiciones.

Programa

Con base en el POA genera la programación global de los actos desglosado por actividad, con los tiempos estimados y los remite a Adm y Finanzas.

1. Preparación de TDRs/Pliego de Cargos 2. Planos y Croquis

Programa

El Especialista designado del Equipo Técnico del Programa, es el Responsable por el desarrollo y coordinación con entes Coejecutores de los TDRs y Pliego correspondiente, bajo supervisión del Director del Programa.

Anuncio de convocatoria

Programa

Redacta y conforma el Anuncio (partida presupuestaria, fianza, período de recepción de ofertas, día y hora de cierre y apertura de sobres)

Revisión de Pliego y demás documentación ex ante

Adm y Finanzas Revisa forma de pago, período de presentación de ofertas, fianza, consistencia

Asesoría Legal Revisa consistencia legal, documentos solicitados y Fianza

Coordinación Técnica

Revisa detalle y consistencia de las especificaciones técnicas y lista de Precios/Cantidades/Actividades

Revisión y aprobación ex ante No Objeción del BID

BID

Adm y Finanzas prepara nota de No Objeción al BID para firma de Secretario Ejecutivo.

Registro/captura de datos en Panamacompras

Adm y Finanzas Asesoría Legal

Captura los datos en el Módulo del BID según rol de “Registro Preliminar” Tipo de licitación, Partida, descripción del proyecto, adjuntar Pliego, (Cristina, Vianed y Rossia)

Aprueba registro/captura de datos en Panamacompras

Adm y Finanzas Asesoría Legal

Revisa y aprueba registro realizado en Panamacompras según rol de “aprobado” (Ramón, Amira, Morales). Si hay error después de aprobado, se “cancela” y volver a registrar.

Registra anuncios y expresiones de interés en Panamacompras

Adm y Finanzas

Para expresiones de interés se publica documento adjunto en la sección “lo más reciente” del portal externo de panamacompras.(Vianed).

Acto Público

Programa

Dirige/Responsable por la apertura de sobres. Levanta acta del evento.

Asesoría Legal

Verifica representante legal, fianza de oferta y el debido proceso legal.


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Actividad

Responsable

Observaciones

Evaluación de ofertas

Comisión Evaluadora

Recibe acta, Pliego de Cargos y Ofertas presentadas con toda la documentación. Verifica documentos de licitación solicitados, fianza, compara especificaciones técnicas y cantidades del Pliego con la Propuestas, extensión aritmética de la lista de precios y cantidades. Puede solicitar a los proponentes (con el uso de email) ampliar, aclarar su oferta sin incluir modificación de precios. Prepara informe de evaluación.

Revisión de informe de evaluación

Programa

Recibe informe y realiza observaciones.

Aprobación y Resolución de Adjudicación

Asesoría Legal

Recibe y verifica informe de evaluación. Prepara Resolución de Adjudicación.

Revisión y aprobación ex post No Objeción del BID

BID

Adm y Finanzas prepara nota de No Objeción al BID para firma de Secretario Ejecutivo.

Registro de Resultados del Acto(Adjudicación) en Panamacompras

Adm y Finanzas

Registra los resultados de la licitación, proveedor favorecido, resolución de adjudicación y addendas (Rossia, Cristina, Vianed)

Firma de Contrato

Asesoría Legal

Hace llamado al proponente ganador, para ultimar detalles de la licitación, fianza de cumplimiento, firma de contrato, etc

Orden de Proceder

Programa

Coordina inicio de los trabajos y elabora Orden de Proceder.


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V. ANEXOS


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5.1 Descripción de Puestos


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Título del Puesto:

Asistente Administrativo (Solicitud de Contratos/ Enmiendas)

Unidad: Admon de Contratos

Reporta a: Coordinación de Admon y Finanzas

Relaciones de coordinación: Asistentes Admitivos de Programas, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.

Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de elaboración y trámite de Solicitud y Contratos de bienes, obras, servicios; y atención de proveedores y funcionarios en general.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Recibe y verifica la documentación de respaldo que debe acompañar las Solicitudes de Contrato según los procedimientos establecidos. - Verifica elementos de RUC y Dígito Verificador, Registro Público, Representante Legal, Nacionalidad del Proveedor y forma de pago en el Pliego de Cargos/TDR. - Coordina con los Asistentes Admitivos de los Programas la falta de documentos, errores, adecuaciones entre otras acciones hasta completar en forma correcta la documentación. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con formas de pago, en enmiendas calcula los pagos realizados y el ITBMS entre otros. - Verifica si el Proveedor está registrado en SAFF de lo contrario efectúa el registro de los datos del Proveedor. - Registra en SAFF los datos de la Solicitud de Contrato, según formato existente y pasa a imprimir el documento. - Firma la Solicitud como “preparado por”, reúne, ordena toda la documentación y lo pasa para la firma de la Coordinación y de Secretario Ejecutivo. - Prepara tres (3) juegos de Solicitud: 1) PNUD, 2) consecutivo, 3) expediente y remite para elaboración de nota que consolida la documentación hacia PNUD. - Tramita firma de Contratos por el Proveedor en la sede o enviando documentos a los Programas y captura en SAFF datos del Contrato una vez firmados por PNUD y Proveedor.


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- Archiva Contratos aprobados y firmados: 1) original expediente 2) copia consecutivo 3) copia Proveedor. -Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Da seguimiento al recorrido de las Solicitudes para agilizar los trámites fuera de su competencia (PNUD), adelantar los ajustes que le compete y evitar demoras. - Prepara informes o reportes que incluyen estadísticas de Solicitudes tramitadas, en recorrido fuera de Conades, aprobadas entre otras que reflejan un período de tiempo. - Elabora cuadros de control tales como vigencia de fianzas, contratos firmados, contratos aprobados, contratos no firmados entre otros. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información, trámites y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.

Requisitos mínimos

Educación:

Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.

Experiencia:

Un (1) año en tareas de oficina relacionada con trámites y controles administrativos.

Conocimientos y habilidades: Conocimiento de procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Conocimiento de ciclo administrativo Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para actuar con detalles. Habilidad para mantener contactos de colaboración con funcionarios y proveedores.


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Título del Puesto:

Asistente Administrativo (Solicitud de Pagos)

Unidad: Admon de Contratos



Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de elaboración y trámite de Solicitudes de Pago de bienes, obras, servicios y atención de proveedores y funcionarios en general.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Recibe y verifica la documentación de respaldo que debe acompañar las Solicitudes de Pago según los procedimientos establecidos. - Verifica las facturas, cuadro de análisis de cotización, memorando autorizando la Solicitud, forma de pago y la codificación de la estructura de costos de los Programas. - Coordina con los Asistentes Admitivos de los Programas la falta de documentos, errores, adecuaciones entre otras acciones hasta completar en forma correcta la documentación. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con sumatoria de facturas, RUC, firmas, entre otros. - Registra en SAFF los datos de la Solicitud de Pago, según formato existente y pasa a imprimir el documento. - Firma la Solicitud como “preparado por”, reúne, ordena toda la documentación y lo pasa para la firma de la Coordinación y de Secretario Ejecutivo. - Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Da seguimiento al recorrido de las Solicitudes para agilizar los trámites fuera de su competencia (PNUD), adelantar los ajustes que le compete y evitar demoras. - Prepara informes o reportes que incluyen estadísticas de Solicitudes tramitadas, en recorrido fuera de Conades, aprobadas entre otras que reflejan un período de tiempo. - Elabora cuadros de control tales como vigencia de fianzas, Solicitudes preparadas, en


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trámite fuera de Conades, aprobados, entre otros. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.

Requisitos mínimos

Educación: Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.

Experiencia:


Conocimientos y habilidades: Conocimiento de procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Conocimiento de ciclo administrativo Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para actuar con detalles. Habilidad para mantener contactos de colaboración con funcionarios y proveedores.


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Título del Puesto:

Asistente de Compras

Unidad: Compras y Servicios Grales



Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de trámite de compra de equipo, material y servicios; apoyar coordinación para mantenimiento de equipos y aseo de oficinas.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Realizar cotizaciones de equipo, materiales y servicios. - Participa en el análisis de cotizaciones de ofertas presentadas y firma cuadro de resultados correspondiente. - Recibe y valida información contenida en la documentación presentada por proveedores. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF y Programas sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con sumatoria de facturas, RUC, firmas, entre otros. - Coordina con Presidencia y Proveedor los trámites de traspaso, placas y seguro de vehículos adquiridos. - Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Elabora en SAFF Órdenes de Compra de combustible, pasajes aéreos, mantenimiento de vehículos. -Participa en la logística de entrega de equipo y material que realizan los proveedores. - Prepara requisiciones de materiales y útiles de oficina, lleva control de equipo audiovisual solicitado en préstamo. -Apoya en la supervisión del aseo que debe realizarse en las oficinas de Conades Sede.


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- Elabora cuadros de control sobre mantenimiento de los vehículos, seguros y de otros bienes de la Institución. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.

Requisitos mínimos

Educación: Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.

Experiencia: Dos (2) años en tareas de oficina relacionada con trámites y controles administrativos.

Conocimientos y habilidades: Conocimiento de procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Confidencialidad en manejo de información. Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para operar Programas de cómputo Word, Excel, correo electrónico y equipo de oficina. (fax, fotocopiadora). Habilidad para mantener relaciones de colaboración con funcionarios y proveedores.


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Título del Puesto:

Coordinadora de Compras y Servicios Generales

Unidad: Compras y Servicios Grales



Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de coordinación de las compras de equipo, material y servicios; coordinación de mantenimiento de equipos y aseo de oficinas.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Realiza y revisa cotizaciones de equipo, materiales y servicios presentadas por proveedores y terceros. - Participa en el análisis de cotizaciones de ofertas presentadas y firma cuadro de resultados correspondiente. - Realiza trámites de compras a través del portal Panamacompras según el rol autorizado por la coordinación de UCAF. -Recibe y valida información contenida en la documentación presentada por proveedores. - Consulta y coordina con la Coordinación UCAF y Programas sobre desviaciones, correctivos, autorizaciones, falta de documentos a fin de tomar las medidas correctivas a tiempo. - Realiza cálculos matemáticos relacionados con sumatoria de facturas, RUC, firmas, entre otros. - Coordina con Presidencia y Proveedor los trámites de traspaso, placas y seguro de vehículos adquiridos. - Prepara notas, memorandos y correos electrónicos para envío de documentos, realizar consultas, observaciones, coordinar acciones, reuniones entre otras. - Elabora en SAFF Órdenes de Compra de combustible, pasajes aéreos, mantenimiento de vehículos. -Participa en la logística de entrega de equipo y material que realizan los proveedores.


AM 14-Jul-11 96

- Prepara requisiciones de materiales y útiles de oficina, lleva control de equipo audiovisual solicitado en préstamo. -Apoya en la supervisión del aseo que debe realizarse en las oficinas de Conades Sede. - Elabora cuadros de control sobre mantenimiento de los vehículos, seguros y de otros bienes de la Institución. - Atiende a proveedores y personal de Programas suministrando información y coordinando acciones correctivas. - Mantiene al día el archivo de los expedientes en forma ordenada según los criterios establecidos. - Entrega y recibe correspondencia, documentos, informes que debe mantener en orden y evitar pérdidas o uso indebido de dicha documentación. Realiza tareas afines según sea necesario.

Requisitos mínimos

Educación:

Título universitario en Admon Pública, Empresas, Economía o una carrera afín.

Experiencia:


Conocimientos y habilidades: Conocimiento de normas y procedimientos y controles Conocimiento de cálculo matemáticos básicos. Conocimiento de ciclo administrativo Habilidad para el análisis de situaciones y problemas. Habilidad para detectar errores y fallas en procesos y documentos. Habilidad para operar Programas de cómputo Word, Excel, correo electrónico y equipo de oficina. (fax, fotocopiadora). Habilidad para mantener relaciones de colaboración con funcionarios y proveedores.


AM 14-Jul-11 97

Título del Puesto: Asistente Técnico

Unidad: Coordinación UCAF


Relaciones de coordinación: Directores de Programas, Proveedores, PNUD, Ministerios, Tesorería y Presupuesto.

Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de asistencia en tramitaciones administrativas y elaboración de análisis y estudios sobre políticas, normas, procedimientos administrativos.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Asiste a la Coordinadora en las gestiones relacionadas con los temas

administrativos y financieros; atención, seguimiento y solución de los asuntos que se le designe.

- Apoya la revisión de los procesos de adquisiciones incluyendo Pliegos, términos de referencia, revisión de ofertas, evaluación entre otras.

- Participa en reuniones de trabajo sobre los temas administrativos y financieros según indicaciones de la coordinadora.

- Apoya la revisión de pliegos de cargos para la adquisición de bienes y servicios según políticas del BID y formatos de aplicación.

- Atender las solicitudes de información y otros requerimientos del funcionario superior.

- Participar en el diseño de planes, proyectos y estudios asignados por el superior.

- Analizar y/o elaborar estudios e investigaciones sobre aspectos administrativos

referentes a la estructura organizativa, normas, procedimientos, personal y otros que requieren mejoras .

- Participa en reuniones de coordinación, actos de licitación y presentar ayudas

memoria correspondiente.

- Analizar memorandos, notas, informes y otros documentos que le remite el superior para su opinión, según normas y criterio propio.

- Prepara comunicaciones y respuestas a consultas, para consideración y firma del

funcionario superior siguiendo indicaciones.

- Colabora en la coordinación de trámites de nombramiento, presupuesto, contratos, gestiones de cobro con Presidencia y MEF.


AM 14-Jul-11 98

- Participa en apoyo logístico para eventos de capacitación, reuniones de

coordinación, giras de supervisión a los proyectos que requieran los Programas.

- Brinda apoyo en la actualización y adecuación de sistemas de información automatizados de uso por los programas.

- Prepara material didáctico con uso de powerpoint para presentación de temas vinculados con la UCAF.

- Elabora manuales, guías e instructivos relacionadas con las tramitaciones que

realiza la UCAF.

- Prepara informes técnicos sobre la ejecución administrativa y financiera de los Programas.

Realiza tareas afines según sea necesario.

Requisitos mínimos

Educación:

Título universitario en Administración Pública o carrera afín, de preferencia con estudios de maestría en el área de Administración de Proyectos, Administración General o

Finanzas. Experiencia:

Experiencia mínima de 5 años como profesional en la administración pública del área de gestión de proyectos. Experiencia y conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD.

Conocimientos y habilidades: Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Habilidad para gestionar trámites ante instituciones públicas y empresa privada. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.


AM 14-Jul-11 99

Título del Puesto: Contador

Unidad: Contabilidad



Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de diseño y gestión del sistema contable y presupuestario de CONADES y de los programas en ejecución; preparar y elaborar los informes financieros y contables estipulados en la legislación local y por los acuerdos contractuales suscritos con organismos financieros nacionales o internacionales.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Ejecutar los registros contables y presupuestarios de CONADES y los Programas

de acuerdo A lo estipulado por la ley y lo establecido en los convenios de préstamos suscritos con organismos de financiamiento.

- Elaborar los estados financieros, contables y presupuestarios de CONADES y los Programas y presentar los mismos a las autoridades de CONADES para su aprobación y a las entidades externas que requieran de los mismos.

- Ejecutar y coordinar al interior de CONADES y con los Programas las actividades relacionadas con el registro, procesamiento y clasificación de la documentación sustentadora de las operaciones.

- Coordinar con los organismos pagadores el flujo de información necesaria para

alimentar los registros contables y financieros de CONADES. - Implementar los sistemas de control interno que garanticen el resguardo de los

fondos y bienes patrimoniales de CONADES y los Programas. - Fiscalizar la documentación que sustenta las operaciones contables y

presupuestarias y tomar las debidas medidas para el resguardo de la misma. - Atender los requerimientos de los auditores externos y de los organismos

fiscalizadores de la nación. - Elaborar e implementar el Plan de Trabajo anual de su Unidad.

- Prepara material didáctico con uso de powerpoint para presentación de temas

vinculados con la UCAF.


AM 14-Jul-11 100

- Elabora manuales, guías e instructivos relacionadas con las normas y procedimientos contables.

- Prepara informes técnicos sobre la ejecución administrativa y financiera de los

Programas.


Requisitos mínimos

Educación:

Título universitario de licenciatura en Contabilidad con licencia de Contador Público Autorizado C.P.A. de preferencia con estudios de maestría en Finanzas y Gestión

Presupuestaria o Administración General. Experiencia: Experiencia mínima de 5 años como profesional de la contabilidad en entidades de gobierno o empresas.

Conocimientos y habilidades: Conocimiento de las normas y procedimientos de la contabilidad gubernamental, ciclo completo de contabilidad, planificación financiera y presupuesto público. Conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.


AM 14-Jul-11 101

Título del Puesto: Asistente de Contabilidad

Unidad: Tesorería y Presupuesto



Resumen del Trabajo: Realiza trabajos verificar, tramitar, codificar y registrar operaciones contables y financieras.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Verificar la corrección de los cargos, exactitud numérica de comprobantes, facturas,

estados de cuentas y otros documentos.

- Revisar y registrar en libros auxiliares o por medios digital, facturas de proveedores, órdenes de compra y otros cargos.

- Contabilizar operaciones numéricas mediante el uso de programas de cómputo u

otro medio aceptable. - Verificar y prorratear los precios de materiales y otros datos contenidos en

comprobantes y facturas de proveedores. - Codificar gastos e ingresos y los informes de almacén según objeto del gasto,

inventario y otros documentos contables. - Realiza conciliaciones bancarias. - Elaborar y revisar reembolsos de caja menuda, solicitudes de viáticos, órdenes de

compra y cuentas contra el tesoro. - Elaborar cuadros demostrativos de totalización de cuentas. - Verificar y elaborar reportes de los pagos realizados por renglón presupuestario

según se requiera. - Mantener al día los registros contables y presupuestarios de los Programas. - Atender los trámites de pago a proveedores por Gobierno o vía las

administradoras de fondos (PNUD, Cooperativas).


AM 14-Jul-11 102

- Realizar gestión de desembolsos según las políticas del BID y dar seguimiento correspondiente.

- Gestionar las solicitudes de gestión de pago por el tesoro nacional y darle

seguimiento correspondiente. - Colaborar con los requerimientos de los auditores externos y de los organismos

fiscalizadores de la nación. - Prepara cuadros, informes sobre la ejecución administrativa y financiera de los

Programas.


Requisitos mínimos

Educación:

Cuatro (4) años de estudios universitarios en Contabilidad.

Experiencia:

Experiencia mínima de 3 años como profesional de la contabilidad en entidades de gobierno o empresas.

Conocimientos y habilidades: Conocimiento del ciclo completo de contabilidad. Conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.


AM 14-Jul-11 103

Título del Puesto: Analista Financiero

Unidad: Tesorería y Presupuesto


Relaciones de coordinación: Directores de Programas, Contabilidad, BID PNUD, Ministerios.

Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de análisis, evaluación y registro de información presupuestaria financiera sobre fuentes de recursos, pagos, desembolsos y generación de informes financieros.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Participa en la formulación del presupuesto de los Programas, revisión de POAs,

planes de adquisición aplicación de formularios e instructivos.

- Codifica gastos e ingresos, revisa y registra en el sistema informático los procesos de solicitudes de pago, contratos, desembolsos, órdenes de compra entre otros.

- Realiza registros contable digital de las operaciones de pago, desembolsos, cuentas

por pagar entre otros.

- Analiza y elabora reportes e informes sobre el cumplimiento y/o desvío de la ejecución presupuestaria y financiera.

- Participa en la coordinación para establecer los procedimientos aplicables con las

Administradoras de Fondos.

- Analiza y evalúa las operaciones y funcionamiento del sistema informático con los procesos presupuestarios y financieros recomienda ajustes y mejoras.

- Contabilizar operaciones numéricas mediante el uso de programas de cómputo u

otro medio aceptable. - Dar seguimiento a la ejecución del presupuesto y dar alertas sobre desviaciones

que afecten disponibilidad y transparencia de las operaciones. - Participa en la revisión de reembolsos de caja menuda, solicitudes de viáticos,

órdenes de compra y cuentas contra el tesoro. - Elaborar cuadros demostrativos de totalización de cuentas. - Verificar y elaborar reportes de los pagos realizados por renglón presupuestario

según se requiera.


AM 14-Jul-11 104

- Mantener al día los registros contables y presupuestarios de los Programas. - Atender los trámites de pago a proveedores por Gobierno o vía las

administradoras de fondos (PNUD, Cooperativas).

- Realizar gestión de desembolsos según las políticas del BID y dar seguimiento correspondiente.

- Gestionar las solicitudes de gestión de pago por el tesoro nacional y darle

seguimiento correspondiente. - Colaborar con los requerimientos de los auditores externos y de los organismos

fiscalizadores de la nación. - Prepara cuadros, informes sobre la ejecución administrativa y financiera de los

Programas.


Requisitos mínimos

Educación: Título universitario en Contabilidad Finanzas, Informática u otro carrera afín.

Experiencia: Experiencia mínima de 3 años como profesional en las áreas de contabilidad y finanzas con manejo de aplicaciones informáticas.

Conocimientos y habilidades: Conocimiento de la contabilidad gubernamental y normas presupuestarias. Conocimiento de las normas y reglamentos aplicados por organismos internacionales como BID, BM y PNUD. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, power point, project, excel, correo electrónico, internet. Capacidad de análisis y diagnóstico técnico de información contable y financiera. Habilidad oral y escrita para presentaciones y elaboración de informes.


AM 14-Jul-11 105

Título del Puesto: Recepcionista

Unidad: Coordinación UCAF


Relaciones de coordinación: Admon de Contratos, Proveedores, PNUD, Tesorería y Presupuesto.

Resumen del Trabajo: Realiza trabajos de atención al público, brindar información, recibir y distribuir correspondencia y documentos.

Descripción de Tareas y Responsabilidades: - Recibir al público que concurre a la entidad, brinda información y los orienta hacia

las unidades donde deba dirigirse. - Atiende llamadas telefónicas, absuelve consultas y mantiene informado al superior

y demás personal sobre mensajes y citas. - Lleva registro de nombres de personas y de la documentación que llega para

distribuir a los Programas y otras unidades. - Levanta textos de informes, memorandos, formularios entre otros. - Recibe y organiza la correspondencia interna y externa para su reparto. - Lleva registro de documentación salida en archivo consecutivo.

- Colabora en el archivo de documentos y apoyo en labores de compra. - Coordina con el conductor la mensajería del día y da seguimiento correspondiente. - Custodia y hace entrega de documentos de proveedores, Programas y a otras

instituciones.

- Puede llevar control de caja menuda según lo designe la Coordinación.


Educación:


AM 14-Jul-11 106

Requisitos mínimos

Título de bachiller en comercio u otra carrera afín. Curso básico de relaciones humanas y atención con público.

Experiencia:

Un (1) año de experiencia realizando trabajos de atención al público

Conocimientos y habilidades: Conocimiento de normas y procedimientos de oficina. (facturas, cheques, caja menuda). Manejo de equipo de oficina: fax, fotocopiadora, calculadora. Conocimiento en el manejo de programas de computación: Office, aplicaciones word, correo electrónico, internet. Habilidad para interpretar y seguir instrucciones. Habilidad para mantener buenas relaciones interpersonales.


AM 14-Jul-11 107

5.2 Formularios


AM 14-Jul-11 108


AM 14-Jul-11 109


AM 14-Jul-11 110


AM 14-Jul-11 111

República de Panamá


Programa: nombre

Unidad Coordinadora del Programa UCEP

MODELO

SOLICITUD DE CONTRATO / ENMIENDA PARA SERVICIOS DE CONSULTORÍA (FIRMA)

PROVISIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES No. Secuencial y año

Proyecto No. Número de Préstamo

Proyecto No. Número de identificación del Programa

Título del Proyecto: Nombre del Programa

Señor(a)

Nombre de representante De: Nombre

Representante Residente PNUD Cargo: Secretario Ejecutivo CONADES/Programa

PNUD-Panamá

Firma:

Fecha:

De conformidad con los requisitos del PNUD, y de las actividades establecidas en el Plan Anual de Trabajo,

por este medio solicitamos que el PNUD contrate / enmienda a la firma Consultora/Empresa indicada más

abajo, según se describe a continuación:

Información del Consultor(a)

Nombre de la firma consultora/empresa:

Registro único de contribuyente RUC:

Nombre del representante legal:

Número de cédula o pasaporte:

Dirección:

Teléfono:

Referencia: Contrato Enmienda Nº

Objetivo de la Contratación:

Monto del pago: Letra y números

Forma de Pago:

Duración del contrato:

Fecha de Inicio:

Fecha de Terminación:

Nombre y Cargo del Funcionario que

supervisará la labor :

Información Bancaria del

Contratado(a)

Nombre del Banco:

Dirección del Banco:

Tipo de Cuenta

No. de Cuenta


AM 14-Jul-11 112

Swift/ABA:

Distribuición de Costos

No. de LP Actividad Donante Fondo Agencia de Cuenta Cantidad

Proyecto (Line) (PS (PS (PS Implementación Presupuestaria

(PS Activity) Donor) Funds) (PS IMP) (PS Account)

Project)

Preparado por:

Revisado por:


AM 14-Jul-11 113

Requisitos para Confección de Contratos/Enmiendas de Empresas Datos de la Solicitud 1. No. Solicitud de contratación 2. No. de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre de la firma consultora I empresa 5. Número de registro Único de contribuyente (RUC) 6. Nombre del representante legal 7. Número de cédula / pasaporte del representante legal 8. Dirección de la empresa 9. Teléfono / fax 10. Objetivo de la contrataci6n 11. Monto o saldo total del contrato enmienda 12. Detalle del modo de pago (cronograma y descripción) 13. Duración del contrato con fecha de inicio y terminación 14. Nombre y cargo del funcionario que supervisar la labor de la firma consultora/empresa 15. Forma de pago (cheque o transferencia) 16. Información bancaria (si aplica)

J Si es transferencia local: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta J Si es transferencia internacional: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, número de SWIFT o ABA ID

17. Distribución de costos (cuadro de distribución de costos completo)

Documentación adjunta 1. Términos de referencia / Copia del documento estándar de licitación/ pliego de cargos I especificaciones técnicas (si corresponde) 3. Copia de la invitaci6n para presentar propuestas 1 solicitud de precios 1 copia de la nota de prensa (si corresponde) 4. Listado de las empresas invitadas (si corresponde) 5. Justificación de único proveedor a nivel nacional (si corresponde) 6. Acta firmadas de la Comisión Evaluadora de las propuestas 7. Acta firmadas de negociación de las propuestas técnicas y de costos (si corresponde) 8. Propuesta técnica 9. Propuesta de costos 10. Copia del Registro Público de la firma consultora / empresa 11. Copia de la cedula / pasaporte del representante legal 12. Copia de la no-objeción (si aplica) 13. Insuficiencia de fondos 14. Anexos acorde al tipo de contrato y a su fuente de financiamiento


AM 14-Jul-11 114



Programa: nombre


SOLICITUD DE CONTRATO / ENMIENDA PARA SERVICIOS PROFESIONALES Nº número y año

MODELO




Señor(a)

Nombre de representante De: Nombre

Representante Residente PNUD Cargo:

Secretario Ejecutivo CONADES/Programa

PNUD-Panamá

Firma:

Fecha:


por este medio solicitamos que el PNUD contrate / enmienda al consultor(a) indicado más


Información del Consultor(a)

Nombre: JUAN GONZALEZ

Cédula o Pasaporte:

Dirección:

Teléfono:

Referência: Contrato Enmienda Nº

Objetivo de la Contratación: Especialista en Infraestructura y Servicios Básicos de Apoyo

Monto del Contrato / Enmienda: Número y letras

Forma de Pago: Mensual Condicionado

Detalle de la Forma de Pago

Duración del contrato: 10 meses

Fecha de Inicio: 01/03/2007

Fecha de Terminación: 31/12/07

Nombre y Cargo del Funcionario que

supervisará la labor del Consultor(a):

Información del Beneficiario(a)

Nombre:


Dirección:

Teléfono:


AM 14-Jul-11 115


Contratado(a)

Nombre del Banco:


Tipo de Cuenta

No. de Cuenta

Swift/ABA:

Distribuición de Costos

No. de LP Actividad

Donante Fondo

Agencia de Cuenta Cantidad


(PS Activity)

Donor) Funds)

(PS IMP) (PS Account)

Project)

52224 01 1070 30021 629 71405 20,000.00

Preparado por:

Revisado por:

Adjunto encontrará Certificado Médico de Buena Salud, copia de identidad personal del Consultor(a) y

Beneficiario, Hoja de Vida, copia de la No Objeción de la fuente de financiamiento (si aplica) y dos (2) copias de

los Términos de Referencia.


AM 14-Jul-11 116

Requisitos para Confección de Contratos/ Enmiendas de Personal Datos de la Solicitud 1. # solicitud de contratación 2. # de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre del consultor (a) 5. Número de cedula l pasaporte 6. Dirección del consultor (a) 7. Teléfono del consultor (a) 8. Objetivo de la contratación 9. Monto total del contrato 10. Modo de pago (mensual o condicionado) 11. Duración del contrato con fecha de inicio y terminación

12. Nombre y cargo del funcionario que supervisa la labor del consultor (a) 13. Nombre del beneficiario (a) 14. Número de cedula / pasaporte del beneficiario (a) 15. Dirección del beneficiario (a) 16. Teléfono del beneficiario (a) 17. Forma de pago (cheque o transferencia) 18. Información bancaria (si aplica)

J Si es transferencia local: nombre del banco, dirección del banco, tip0 de cuenta, número de cuenta J Si es transferencia internacional: nombre del banco, direccion del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, número de SWIFT o ABA ID


Documentos Adjuntos

1. Certificado médico en original 2. Copia de la hoja de vida del consultor (a) 3. Copia de la cedula de identidad personal del consultor (a) 4. Copia de la cedula de identidad personal del beneficiario (a) 5. Copias de 10s términos de referencia 6. Copia de la no-objeción (si aplica)


AM 14-Jul-11 117



Programa: nombre


SOLICITUD DE PAGO DIRECTO Nº secuencial y año

Proyecto No. 1982/OC-PN

Proyecto No. 1982/OC-PN

Título del Proyecto: Programa Multifase de Desarrollo Sostenible de Colón - Fase I

De:

Nombre de Pagador Dirección

Cargo: Secretario Ejecutivo-CONADES/Director Prog.

Firma:

Fecha: 17 de Marzo de 2009

De conformidad con los requisitos de la Cooperativa Ahorro y Crédito Cristóbal, y de las actividades establecidas en el Plan Anual de Trabajo, por este medio solicitamos que _________le

pague al proveedor indicado más abajo, según se describe a continuación:

Beneficiario de Pago

Nombre: Nombre de persona natural o jurídica

Número de Cédula o Pasaporte

Registro único de Incluye dígito verificador

Contribuyente (RUC):

Dirección: Colón

Teléfono: 6501-2061|

Referencia del Pago: o Contrato Nº secuencial y año

o Orden de Compra (Mayor a US$5,000.00)

o Boleto Aéreo

o Capacitación / Viáticos / Misceláneos

o Compra Menor de US$5,000.00

Descripción del Pago:

Monto del Pago: Letras y números

Forma de Pago: Cheque Transferencia

POA: Código de categoría de inversión

Información del

Beneficiario de Pago:

Nombre del Banco:


Tipo de Cuenta

No. de Cuenta

Swift/ABA:


AM 14-Jul-11 118

Distribución de Costos

No. de LP Actividad Donante Fondo Agencia de Cuenta Cantidad



Project)

07 1070 30021 629 11 1,200.00

Preparado por:

Revisado por:

Certificación

El suscrito, funcionario autorizado por la institución ejecutora, por

este medio certifica:

s Que el pago que se solicita no ha sido hecho con anterioridad y que:

s Se hará de conformidad con el Plan Anual de Trabajo del Documento de Proyecto

s Se destinará a bienes o servicios que han sido entregados a la satisfacción de la institución ejecutora;

s Se hará con base en los documentos justificativos originales (a) que se adjuntan a esta solicitud; (b) disponibles en archivos del PNUD y Gobierno;

s Las copias de las facturas y otra documentación de soporte estarán disponibles en los archivos del proyecto para verificación de auditorías.

Nota: este formato aplica para pagos menores (servicios básicos, capacitación, combustible, viáticos entre otros) y de contratos/enmiendas, órdenes de compra. Se diferencia en la documentación adjunta solicitada.


AM 14-Jul-11 119

Requisitos para Solicitud de Pago Directo (*)

Datos de la Solicitud 1. # Solicitud de pago direct0 2. # Solicitud de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre del beneficiario de pago 5. Número de cedula 1 RUC del beneficiario de pago 6. Dirección del beneficiario de pago 7. Teléfono / fax del beneficiario de pago 8. Forma de pago (cheque o transferencia) 9. Información bancaria (si aplica)

J Si es transferencia local: nombre del banco, direcci6n del banco, tipo de cuenta, número de cuenta J Si es transferencia internacional: nombre del banco, direcci6n del banco, tipo de cuenta, número

de cuenta, número de SWIFT o ABA ID 10. Referencia del pago 1 1. Descripción del pago 12. Monto del pago 13. Distribución de costos (cuadro de distribución de costos completo)

Documentación adjunta

1. Mínimo tres cotizaciones 2. Factura en original (si aplica) 3. Cuadro de análisis de cotizaciones 4. Justificación de único proveedor a nivel nacional (si corresponde) 5. Plan de capacitación, programa, lista de invitados y agenda (sl aplica) 6. Desglose de viáticos y agenda de misión (días y monto diario) 7. Copia de la no-objeci6n de la IF1 (si aplica)

Documentos adjunta (pago de contratos/enmiendas órdenes de compra)

1. Copia del contrato, en caso de que sea confeccionado por el Gobierno de Panarná (si

es el primer pago o primera cuenta) 2. Copia de la addenda al contrato, en caso de que sea confeccionado por el Gobierno

de Panamá (si es el primer pago o primera cuenta de la addenda) 3. Copia de la Orden de Proceder 4. Original de la orden de compra con la certificación de recibido conforme y factura, en

caso de pago a una orden de compra 5. Informes requeridos de acuerdo a lo establecido en el contrato (contratos PNUD) 6. Copia de la no objeción (si aplica) 7. Factura original (aplica para contratos de empresa)


AM 14-Jul-11 120

SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA Nº

MODELO




Señor(a)

De: Nombre

Representante Residente PNUD Cargo: Secretario Ejecutivo CONADES/Programa

PNUD-Panamá

Firma:

Fecha:


por este medio solicitamos que el PNUD contrate / enmienda al consultor(a) indicado más


Información del Proveedor:

Nombre:

Registro único de contribuyente (RUC):

Nombre del Representante Legal:


Dirección:

Teléfono:

Nombre del vendedor:

Objetivo de la Orden de Compra:

Monto del Pago:

Forma de Pago: Parcial Completa

Detalle de la Forma de Pago


Proveedor(a)

Nombre del Banco:


Tipo de Cuenta

No. de Cuenta

Swift/ABA:

Distribución de Costos

No. De LP Actividad Donante Fondo Agencia de Cuenta Cantidad



Project)


AM 14-Jul-11 121

Preparado por:

Revisado por:


AM 14-Jul-11 122

Requisitos para Confección de Órdenes de Compra Datos de la Solicitud

1. No. solicitud de orden de compra 2. No. de Proyecto en PS 3. Firma autorizada del Proyecto 4. Nombre del proveedor 5. Número de registro único de contribuyente (RUC) 6. Nombre del representante legal

7. Número de cedula I pasaporte del representante legal 8. Dirección de la empresa 9. Teléfono I fax 10. Nombre del vendedor 11. Objetivo de la orden de compra 12. Monto total de la orden de compra 13. Forma de pago (parcial o completa) 14. Detalle de forma de pago 15. Información bancaria (si aplica)

Si es transferencia local: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta

Si es transferencia internacional: nombre del banco, dirección del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, numero de SWIFT o ABA ID


Documentos adjuntos 1. Mínimo tres cotizaciones de los bienes y servicios 2. Cuadro comparativo y ponderación de precios firmado 3. Especificaciones técnicas solicitados 4. Copia del documento estándar de licitación / pliego de cargos I especificaciones técnicas

(si corresponde) 5. Copia de la invitación para presentar propuestas/ solicitud de precios (si corresponde) 6. Listado de las empresas invitadas (si corresponde)

7. Justificación de único proveedor a nivel nacional (si corresponde) 8. Acta firmada por la Comisión Evaluadora de las propuestas (si corresponde) 9. Acta de negociación firmada de las propuestas técnicas y de costos (si corresponde) 10. Propuesta técnica (si corresponde) 11. Propuesta de costos (si corresponde) 12. Copia del Registro Público de la empresa 13. Copia de la no objeción (si aplica)


AM 14-Jul-11 123

Nota: modelo de Orden de Compra para uso estándar. Aplica en combustible,

pasajes, mantenimiento, entre otros bienes y servicios. Cambia el nombre del Programa en el encabezado. Este formato se genera en SAFF.


AM 14-Jul-11 124

Nota: modelo de Presentación de Cuenta para uso estándar. Cambia el nombre

del Programa en el encabezado. Este formato se genera en SAFF.


AM 14-Jul-11 125

CONTRATO DE PRÉSTAMO BID No. 2025/0C-PN

Programa de Desarrollo Sostenible Provincias Centrales

Páguese a: Nombre del consultor No._______ Fecha: ____________

Cuenta No.: __ Factura _____ Concepto: Descripción precisa de los servicios de consultoría indicado en

el Contrato. Coordinación del Programa de Desarrollo Sostenible en la Provincia de _______. No. de Contrato_____________

Período de esta cuenta: Del __ de ____ al _________ 2009.

Partida presupuestaria:

Valor de la cuenta Más 5% de ITBMS

Valor ejecutado Menos % anticipo

Menos % retención Total

Ced

00

00

.00

00

00

.00

Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible

CONADES Unidad de Admón. y

Finanzas

Contraloría General

Secretario Ejecutivo

Coordinadora

Refrendo

Nota: modelo utilizado en Provincias Centrales. Cuando se tramita por Control Fiscal con fondos de cuenta en el Banco Nacional.

República de Panamá Ministerio de la Presidencia

Consejo Nacional para el Desarrollo Sostenible

Programa Desarrollo Sostenible_______

Firma del Consultor

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.aippyc.org/materiales_archivos/bid.gif&imgrefurl=http://www.negoxia.info/php2/aippyc/tmp/convocatoria_congreso_sin_encab.html&usg=__GPff0TQ-B517wqs16FqE-eYJL4Q=&h=533&w=407&sz=31&hl=es&start=4&tbnid=BKuQV6FbJtASdM:&tbnh=132&tbnw=101&prev=/images%3Fq%3Dbid%26gbv%3D2%26hl%3Des


AM 14-Jul-11 126


AM 14-Jul-11 127

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

CONSEJO NACIONAL PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE

UNIDAD COORDINADORA Y EJECUTORA

SOLICITUD DE ÓRDENES O CUPONES DE COMBUSTIBLE

Fecha: ____________________________ Para: ____________________________________

De: ____________________________________

PROYECTO:_______________________________ Asunto: Solicitud de combustible

Solicito se autorice Orden de Combustible ó Cupón de Combustible: por la cantidad de ______________galones de _____diesel ______gasolina. para el vehículo marca ________________________con placa ________________ que conduce el señor (a): ____________________________ con cédula ____________ El kilometraje al solicitar el combustible es de ________________

Misión: ____________________________________________________________ Proyecto: ____________________________________________________________ Componente:_____________________________ SubComponente:_______________

Visto Bueno :_______________________________ Director


AM 14-Jul-11 128

Nota: este formato aplica cuando el pago se tramita vía PNUD. Cambia el nombre del Programa en el encabezado.


AM 14-Jul-11 129

Solicitud de viáticos vía Ministerio de la Presidencia

Nota: este formato aplica cuando los viáticos se tramitan vía Ministerio de la

Presidencia.

consejo nacional para el desarrollo sostenible · solicitud de contrato/enmienda para servicios...

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