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CONTRÔLE INTERNE AU SEIN

DES SFD

DRS-SFD Novembre 2012

SOMMAIRE 1. Rappel du cadre réglementaire

Principes 2. Portée et Limite du CI

Etendue du CI Indépendance Incompatibilités

3. Diligences du CI 4. Dispositif de CI 5. Organisation spécifique aux SFD constitués sous forme de

Sociétés 6. Organisation spécifique aux IMCEC 7. Organisation spécifique aux structures faîtières 8. Types de rapports prévus dans la Surveillance Interne

Revue de la Circulaire n°001292 du 28/11/2011 9. Sanctions prévues par la loi 2008-47 du 03 Septembre

2008

RAPPEL DU CADRE REGLEMENTAIRE

Titre 3, chapitre 3 de la loi 2008-47 du 03 Septembre 2008

Elargissement de l’obligation de contrôle interne à tous les SFD

Article 113 de la loi: Toute union, fédération, confédération est chargée d’assurer le contrôle sur pièce et sur place, des opérations des institutions qui lui sont affiliées et de ses organes financiers au moins une fois l’an. (al. 1 et 2)

Spécifications des modalités d’organisation du contrôle interne par l’Instruction 17-12-2010 de la BCEAO, notamment les incompatibilités de fonction, l’indépendance, les niveaux et domaines de contrôle, les différents types de rapports à produire et à transmettre aux autorités de contrôle.

PRINCIPES

• Ensemble des mécanismes par lesquels le SFD surveille les risques avant, pendant et après les opérations.

• Processus dynamique permettant de s’assurer

que les opérations se déroulent en appliquant de bonnes pratiques.

• Ensemble de dispositifs qui servent à assurer la

maîtrise des activités et des risques du SFD.

• Vérification de la conformité des opérations réalisées par le SFD et de l’organisation avec les dispositions législatives, réglementaires et prudentielles en vigueur;

• Surveillance de la qualité de l’information comptable et financière, notamment les conditions d’enregistrement, de conservation et de disponibilité des données;

• La prévention, détection et gestion des risques;

• La protection des ressources humaines, de la clientèle et des actifs de l’institution;

• La vérification du respect de la conformité des procédures avec les dispositions de la loi uniforme sur la LBC/FT.

PORTEE ET LIMITES DU CONTRÔLE INTERNE

ETENDUE DU CONTRÔLE INTERNE Article 17 alinéa 2 du décret: Pour l’exercice de sa mission, l’organe de contrôle peut

faire appel à toute personne ressource et a accès à tous renseignements qu’il juge utiles.

Article 37 de la loi: Le contrôle interne porte sur tous les aspects

touchant à l’organisation et au fonctionnement des institutions, conformément aux textes législatifs, réglementaires, statuts et règlements les régissant.

Les organes et les structures chargés de la surveillance et du contrôle ont droit, dans le cadre de cette mission, à la communication, sur leur demande, de tous documents et informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, sans que le secret professionnel ne leur soit opposable

INDEPENDANCE

Renforcement du principe de l’indépendance du service de contrôle à travers son rattachement à l’organe de contrôle;

Article 25 de la loi: Stricte séparation entre l’organe d’administration et de

gestion et l’organe de contrôle. Instruction 17-12-2010 • Indépendance organisationnelle et fonctionnelle de la

personne ou du service auquel est confiée la fonction de contrôle.

• Prérogatives étendues quant au champ de ses interventions et à la communication des données des autres structures du SFD.

INCOMPATIBILITES Article 42 de la loi: Les fonctions d’inspecteur, de contrôleur interne ou

d’auditeur interne sont incompatibles avec toute activité ou tout acte de nature à porter atteinte à son indépendance, ainsi que toute activité de vérification des états financiers durant le même exercice, au sein d’une même institution.

Article 19 du décret: Ne peuvent être membre de l’organe de contrôle:

les membres d’organes d’administration et de gestion les personnes recevant, sous une forme quelconque, un

salaire ou une rémunération de l’institution, de ses structures ou du réseau;

les personnes liées aux catégories de personnes visées aux points précédents.

DILIGENCES DU CONTRÔLE INTERNE Article 17 du décret: L’organe de contrôle est habilité à entreprendre toute

vérification ou inspection des comptes, des livres et opérations de l’institution et de faire appel à toute personne ressource.

Gestion de l’épargne, du crédit et des engagements par signature Rapprochement entre l’inventaire comptable et

extracomptable du portefeuille au moins une fois par trimestre.

Système d’information et de documentation La piste d’audit du système de CI permet:

reconstituer les opérations dans l’ordre chronologique justifier toute information par une pièce d’origine expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre.

Les éléments de la piste d’audit doivent être conservés pendant dix (10) ans au moins

DILIGENCES DU CONTRÔLE INTERNE

Surveillance prudentielle:

Elaboration et tenue, à jour, d’un document précisant l’organisation, les objectifs du CI et les moyens destinés à assurer cette fonction (ce document fait partie des procédures internes de l’institution);

DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE

GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE Obligation pour les SFD de se doter:

plan d’affaire triennal ou quinquennal; procédures et techniques appropriées de gestion des

risques; dispositif de suivi budgétaire; outils de mesure, de prévision et de simulation afin

de tester la vulnérabilité et la sensibilité du SFD aux chocs internes et externes;

un système fiable et performant de reporting aux autorités de contrôle;

un code de déontologie; un dispositif de LBC/FT conformément aux

dispositions légales et réglementaires.


Obligation de mettre en place un dispositif de contrôle adapté: Hiérarchique ou non Individuel ou collectif Assimilable à une autorisation ou une validation

CA ou organe assimilé, tenu de veiller à la mise à jour des politiques et procédures écrites de contrôle indispensables pour une gestion saine et prudente des activités du SFD.

Copies des manuels de procédures de vérification, d’audit et d’inspection

doivent être transmises au MEF, à la BCEAO et à la Commission Bancaire pour les SFD art. 44


Pour chacun des risques quantifiables auxquels est exposé le SFD, CA ou organe équivalent fixe des limites globales dont le caractère adéquat est revu périodiquement.

• CA ou organe équivalent veille à la séparation des tâches

incompatibles (la manipulation des valeurs, l’enregistrement, l’autorisation des opérations, leur vérification et l’inspection)

• Limites opérationnelles par la Direction ou la gérance qui s’assure en permanence de leur respect.


• Directeur ou gérant met en place un dispositif de contrôle interne couvrant toutes les structures du SFD et l’ensemble des risques auxquels l’institution de microfinance est exposée: • Permanence, cohérence et efficacité du système de

contrôle interne • Sensibilisation du personnel sur l’importance et l’intérêt

des contrôles (notamment à travers une formation adaptée et un enrichissement des tâches).

• Contrôle interne doit être rattaché au CS pour les

IMCEC et au CA ou organe compétent pour les autres structures pour en assurer l’indépendance

ORGANISATION SPECIFIQUE AUX SFD CONSTITUES SOUS FORME DE

SOCIETES

Obligation de mettre en place un comité d’audit qui a pour attributions:

Examen de l’organisation du système de CI et le suivi de

son évaluation ainsi que l’appréciation du dispositif de maîtrise des risques de crédit et des risques opérationnels;

Participation à la sélection de commissaires aux comptes et l’examen des conclusions de leurs travaux;

Analyse de la conformité des principes comptables appliqués avec les normes en vigueur;

Examen approfondi des comptes annuels avant leur présentation au CA.

ORGANISATION SPECIFIQUE AUX IMCEC

NIVEAUX DE CONTRÔLE Article 38 de la loi Les organes et les structures chargés de la surveillance et

du contrôle au sein des SFD peuvent recourir à toute assistance technique en vue de les aider à accomplir efficacement leur mission. Les agents intervenant dans le cadre de l’assistance technique peuvent être admis, à leur demande ou sur l’initiative des dirigeants, à participer à des réunions des organes de l’institution.

Article 16 du décret Les membres de l’organe de contrôle sont élus par l’AG

parmi ses membres. L’organe de contrôle est chargé de la surveillance de la régularité des opérations de l’institution, du fonctionnement des autres organes et du contrôle de la gestion.

ORGANISATION SPECIFIQUE AUX IMCEC

Article 6 du décret: Obligation aux SFD constitués sous forme de sociétés

coopératives ou mutualistes, de se doter d’un organe de contrôle.

Obligation au CS de se doter, de procédures écrites et à jour relatives à l’évaluation des aspects du fonctionnement de l’institution: Efficacité du contrôle interne; Politiques et pratiques financières (épargne, crédit, gestion

financière et budgétaire, politiques de placement et d’investissement;

Comptabilité; Caisse; Aspects de gestion administrative; Politiques et pratiques coopératives.

ORGANISATION SPECIFIQUE AUX STRUCTURES FAITIERES

Le CS doit s’assurer que les services de la structure

faîtière sont contrôlés au même titre que les entités affiliées;

Le CI doit également porter sur les états financiers

combinés du réseau; Les services chargés du contrôle interne des réseaux

doivent identifier les indicateurs de prévention et de détection des risques des SFD qui doivent servir à alimenter leur tableau de bord.

TYPES DE RAPPORTS PRÉVUS DANS LA SURVEILLANCE

INTERNE

Voir Circulaire n°001292 du 28 Novembre 2011

RAPPORTS PERIODE DELAIS SUPPORTS Programme Annuel Indicatif

N Au plus tard le 15 Janvier de l’année N

Electronique

Rapport Global sur le Bilan du Programme d’Inspection

N-1 Au plus tard le 31 Janvier de l’année N

Electronique

Rapport de Contrôle Général ou Global

N-1 Au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l’année civile

Electronique/Papier

Rapport de Surveillance Prudentielle

N-1 Au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de l’année civile

Electronique/Papier

Rapport de Contrôle Interne

N Au plus tard dans les 30 jours suivant la production

Electronique/Papier

TYPES DE RAPPORTS À TRANSMETTRE À L’AUTORITE DE CONTRÔLE

RAPPORT DE CONTRÔLE INTERNE OU RELEVE D’ANOMALIES

Article 39 de la loi: Les anomalies constatées lors du contrôle doivent être

relevées dans un rapport assorti de recommandations, adressé aux organes d’administration et de gestion de l’institution. Dans le cas des IMCEC, il est adressé à l’organe de contrôle et à la structure faîtière.

Les rapports de vérification interne, quelle que soit leur nature, ainsi que les rapports de contrôles externes sont communiqués au CS pour évaluation de la mise en œuvre des recommandations avec compte-rendu à l’AG au moins une fois l’an.

Dans les trente (30) jours qui suivent sa production, une

copie du rapport d’anomalies est transmise au Ministre, à la Banque Centrale ou à la Commission Bancaire;

RAPPORT DE CONTRÔLE INTERNE OU RELEVE D’ANOMALIES

Article 41 de la loi: Les anomalies constatées lors du contrôle interne

s’entendent comme le non-respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires, notamment en ce qui concerne: l’organisation et le fonctionnement des SFD; les principes coopératifs ou mutualistes ou les textes

régissant les autres formes juridiques autorisées à exercer en qualité de SFD;

les règles et normes de comptabilité; les règles et normes de gestion; la sécurité.

Article 40 de la loi Le Ministre, la BCEAO et la Commission Bancaire peuvent exiger la

mise en œuvre de mesures de redressement en cas d’infractions aux dispositions légales ou réglementaires ou de pratiques préjudiciables aux intérêts des déposants.

Article 71 de la loi Suivant la nature et la gravité des infractions commises, MEF,

BCEAO, CB, peuvent prendre les sanctions disciplinaires suivantes: • Avertissement • Blâme • Suspension ou interdiction de tout ou partie des opérations • Suspension ou destitution des dirigeants responsables • Retrait d’agrément.

Article 73 de la loi Tout défaut de communication des statistiques et des informations

destinées au Ministre et dans le cas des SFD de l’article 44, à la BCEAO et à la Commission Bancaire ou requises par ceux-ci, est passible de pénalités par jour de retard et par omission (voir article).

SANCTIONS PREVUES PAR LA LOI 2008-47 DU 03 SEPTEMBRE 2008

SANCTIONS PREVUES PAR LA LOI 2008-47 DU 03 SEPTEMBRE 2008 (SUITE)

Article 77 de la loi Sera puni d’un emprisonnement d’un (1) mois à un (1) an et d’une

amende de cinq cent mille (500.000) FCFA à cinq millions de FCFA (5.000.000) quiconque agissant pour son compte ou celui d’un tiers, aura transmis des documents sciemment inexacts ou falsifiés au Ministre, à la BCEAO ou à la CB ou se sera opposé à l’un des contrôles visés aux articles 37, 43, et 44;

Si récidive, la peine sera portée à deux (2) ans d’emprisonnement et à dix millions (10.000.000) de FCFA d’amende.

Article 113 alinéa 2: Les institutions faîtières dans l’incapacité de satisfaire à

l’obligation d’assurer le contrôle sur pièce et sur place des institutions qui lui sont affiliées durant deux (2) années successives, ne peuvent être autorisées à recevoir l’adhésion de nouveaux membres. (al 3)

Merci de votre attention

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