EVIDEN OPERATIV (Ospatar)

CURS NR. 6

1. DOCUMENTE DE EVIDEN OPERATIV N UNITILE DE TURISM I ALIMENTAIE

Evidena operativ nregistreaz, urmrete i controleaz acele aspecte ale activitii unitii patrimoniale, a cror cunoatere prezint o importan imediat.

1.1. Noiuni introductive privind documentele de eviden operativ

Documentele de eviden operativ sunt acte scrise, ntocmite pentru operaiile economice sau financiare la locul i n momentul efecturii lor, cu scopul de a dovedi existena acestor operaii.

n documentele de eviden sunt consemnate datele, informaiile circuitului economic al patrimoniului ntreprinderii.

Documentele sunt importante deoarece:

reprezint o baz pentru efectuarea nregistrrilor contabile; folosesc la efectuarea controlului economic i financiar pentru aprarea patrimoniului; constituie mijloc de prob injustiie; ajut la ntocmirea unor documente ce se nregistreaz n contabilitate.

Structura documentelor de eviden este definit prin elementele consemnate i diferit n funcie de caracterul operaiilor economice nregistrate.

Documentele de eviden conin dou tipuri de elemente:

Comune: - denumirea documentului; - antetul; - continutul operatiei; - semnaturile; - stampila.

Specifice: - difer i se completeaz n funcie de natura operaiei economice sau financiare.

Documente de eviden operativ n unitile de turism

i alimentaie

Noiuni introductive privind documentele de

evide operativ

Tipuri de documente de

eviden operativ

Structura documentelor de eviden poate fi: de fond; de form.

n activitatea unitii patrimoniale sunt utilizate numeroase i variate documente de eviden n raport cu operaiunile economice i/sau financiare pe care le consemneaz.

1.2. Tipuri de documente de eviden operativ Documentele de eviden operativ utilizate n unitile de turism sunt:

aviz de nsoire a mrfii; monetar; factura; raport de gestiune; chitana; diagrama locurilor libere i ocupate; fia de magazie; comenzi de rezervare; nota de plat; borderou de predare; bon de consum; declaraie de inventar.

Dup regimul de tiprire i utilizare, documentele de eviden operativ se grupeaz n: documente cu regim special; documente fr regim special; documente cu reglementri exprese.

Documente cu regim special

Principalele formulare folosite n cadrul unitilor de turism sunt:

aviz de nsoire a mrfii; chitana; factura; documente fr regim special; nota de recepie; monetarul; bon de consum; nota de plat; fia de magazie; declaraie de inventar.

Documentele de eviden operativ utilizate n unitile de alimentaie public pot fi:

aviz de nsoire a mrfii; bon de predare, transfer, restituire; factura; reetar; chitana; bonuri de marcaj; fia de magazie; raport de gestiune; nota de plat; centralizatorul vnzrilor zilnice; registrul stocurilor; bonul de serviciu; bon de consum; nota de recepie i constatare de

diferene; nota de comand; raport zilnic de gestiune; borderou; monetar; planul produciei culinare; declaraie de inventar.

Ca i n cazul documentelor din turism, documentele de eviden n alimentaie public se pot grupa n documente cu regim special sau documente fr regim special.

Documente cu regim special din cadrul unitilor de alimentaie public pot fi: avizul de nsoire a mrfii; factura; chitana.

Documente fr regim special din cadrul unitilor de alimentaie public pot fi:

nota de recepie i constatare de diferene;

bon de comand;

monetarul; bon de consum; nota de plat; fia de magazie; declaraie de inventar.

ntocmirea documentelor de eviden este o cerin important pentru cunoaterea realitii i pentru conducerea activitii unitii patrimoniale n vederea realizrii scopului propus.

n cele ce urmeaz prezentm cele mai utilizate documente: Avizul de nsoire a mrfii (vezi anexa A.1) Acest document se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei exemplare,

de ctre compartimentul de desfacere, atunci cnd, din motive obiective, nu se poate ntocmi factura, cu meniunea urmeaz factura".

n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial, avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea nu se factureaz".

Factura (vezi anexa A.2)

Factura se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei exemplare, la livrarea produselor, prestrii lucrrilor sau serviciilor, de ctre compartimentul de desfacere, pe baza dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire a mrfii, sau a altor documente similare. Se ntocmete de ctre unitile pltitoare de TVA, iar factura de ctre unitile nepltitoare de TVA.

Chitana (vezi anexa A.4) Chitana se ntocmete n dou exemplare de ctre casier, care semneaz de primirea sumei

respective. Se nregistreaz n Registrul de cas i contabilitate. Circul la pltitor (exemplarul 1, cu tampila unitii), iar exemplarul 2 rmne n carnet, drept document de verificare a operaiunilor efectuate n registrul de cas. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

Fia de magazie (vezi anexa A.5) Acest document se ntocmete pentru fiecare material , ntr-un exemplar de ctre:

compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei i la verificarea nregistrrilor. Se ine la un loc de depozitare a bunurilor materiale, pe feluri de materiale, ordonate pe conturi , grupe,

eventual subgrupe sau n ordine alfabetic. Pentru bunurile materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie distincte. Persoanele desemnate de la compartimentul financiar - contabil verific inopinat, cel puin o dat pe lun, modul n care se fac nregistrrile n fiele de magazie.

Bonul de predare, transfer, restituire (vezi anexa A.12)

Acest document se ntocmete n dou exemplare att n cazul utilizri ca bon de predare a

produselor la depozit, ct i n cazul utilizri ca bon de transfer ntre dou gestiuni aflate n incinta aceleiai uniti i ca n cazul bonului de restituire. Este un document justivicativ de nregistrare n eviden a magaziei i n contabilitate.

Monetarul (vezi anexa A.3)

Documentul se ntocmete n dou exemplare , prednd numerarul i Monetarul casierului central. Este un document justificativ pentru descrcarea gestiunii de mrfurile vndute. Monetarul este un document cu regim special.

Nota de plat (n hotel) Pe baza situaiei ntocmite, recepia emite Nota de plat" care servete decontrii n

numerar sau pe baza filelor din carnete CEC cu limit de sum. Pentru decontarea prin virament este necesar ntocmirea facturii, un exemplar al acesteia fiind remis conductorului de grup. Notele de plat se centralizeaz la sfritul zilei n Borderoul notelor de plat".

Bonul de consum (vezi anexa A.8)

Servete ca document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale, dup caz (obiecte de inventar din gestiunea hotelriei). Este document justificativ de scdere din gestiune cu materialele eliberate, document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate.

Bonul de consum circul la persoanele autorizate s semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare), la persoanele autorizate s aprobe folosirea altor materiale, n cazul materialelor nlocuitoare la unitile economice. Circul i la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de ctre gestionar i de primire de ctre delegatul care primete materialele (ambele exemplare), precum i la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic (ambele exemplare).

La unitile economice, exemplarul 1 circul la contabilitatea materialelor, ca document de scdere din gestiune, iar exemplarul 2 servete la nregistrarea n contabilitate a costurilor.

Declaraie de inventar (vezi anexa A.6) Declaraia de inventar este un document tipizat care se utilizeaz n momentul efecturii

inventarierii fiind luat gestionarului n momentul nceperii acestei activiti de ctre comisia de inventariere. Ea se gsete n carnete format A5, tiprit pe ambele fee, n blocuri a 100 de file.

Nota de recepie i constatare de diferene (vezi anexa A.7) Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, pe

msura efecturii recepiei. Este un document justificativ pentru intrarea n gestiune i nregistrarea n contabilitate.

2. SELECTAREA, COMPLETAREA I INTERPRETAREA DOCUMENTELOR DE EVIDEN OPERATIV N UNITILE DE ALIMENTAIE I TURISM

n orice unitate patrimonial, selectarea, completarea i ntocmirea documentelor reprezint o cerin major pentru cunoaterea i managementul activitii.

Activitatea de alimentaie public se realizeaz n cadrul mai multor sisteme comerciale i reprezint o form special de comer, n care se mbin activitatea de producie cu cea de desfacere a mrfurilor i de prestri servicii, toate fiind considerate activiti de baz.

2.1. Selectarea documentelor de eviden operativ n funcie de operaiile economico-financiare din unitile de alimentaie

Particularitile activitii de alimentaie se rsfrng asupra organizrii evidenei operative, prin documentele folosite. Acestea sunt selectate n funcie de operaiile economico-financiare produse n cadrul seciilor (laborator, cofetrie, restaurant, buctrie, bar etc).

2.1.1. Restaurant

Buctria restaurantului

Gestionarul ntocmete zilnic Planul produciei culinare, document cantitativ care exprim stocul de preparate culinare.

Materiile prime necesare se procur: de la depozitul de materii prime, caz n care de ntocmete Bon de predare, transfer,

Selectarea, completarea i interpretarea documentelor de

eviden operativ n unitile

de alimentaie i turism

Selectarea documentelor

de eviden operativ n funcie de operaiile

economico-financiare din

unitile de alimentaie

Selectarea documentelor

de eviden operativ n funcie de operaiile

economico-financiare din

unitile de turism

Completarea i interpretarea

documentelor de

eviden operativ din unitile de alimentaie i

turism

Cofetrie

Selectarea documentelor de eviden operativ n funcie de operaiile economico-financiare din:

Restaurant Bar de zi i de noapte Laborator

restituire, prin care se descarc gestiunea depozitului i se ncarc gestiunea buctriei; direct de la furnizor, fiind nsoite de Factur, Aviz de nsoire a mrfii; de pe piaa agroalimentar, fiind ntocmit un Borderou de achiziii.

Materialele consumabile se procur de la depozitul de materiale, eliberate pe baz de Bon de consum.

Pe baza acestor documente are loc ncrcarea gestiunii buctriei cu mrfurile i materiale consumabile intrate, nregistrate n Raportul de gestiune.

Preul final al unui produs finit se determin pe baza documentului Reetar/ Sortiment care se ntocmete ntr-un singur exemplar, la fiecare schimbare de pre.

Aceasta se calculeaz pe zece porii, pe baza unei reete gastronomice, care precizeaz cantitile de materii prime necesare preparrii produsului finit.

Pentru semipreparatele realizate n producie se ntocmete un Proces verbal de transformare, care specific materiile prime necesare i preul acestora, n scopul calculrii preului final al semipreparatului.

Barul restaurantului

Mrfurile care se desfac prin bar se procur de la depozit, caz n care acestea sunt nsoite de Bon de predare, transfer, restituire.

Se ntocmete Fia de evidena stocurilor care are rolul unui inventar de predare-primire a stocurilor de mrfuri rmase la sfritul programului de lucru.

Vnzarea preparatelor sau mrfurilor ctre consumatorii individuali se face prin osptari. Dup preluarea comenzilor de la consumatori, osptarii le transmit seciei gestionare

(buctrie sau bar). Pentru preparatele sau mrfurile preluate de la acestea, ei ntocmesc Bonuri de marcaj din

carnete distincte pe secii, document justificativ al ieirilor din gestiune i al vnzrilor de mrfuri.

Bonul de marcaj cuprinde numele osptarului, secia, felul, cantitatea i valoarea mrfurilor la preuri de vnzare ale categoriei de local.

Este emis n dou exemplare, unul rmne gestionarului (buctriei sau barului) care elibereaz marfa, iar cellalt se pstreaz n casa de marcaj.

ncasarea banilor pentru mrfurile vndute se face pe baza Notei de plat ntocmit n dou exemplare, din care unul se d clientului, iar cellalt rmne la osptar.

ncasarea se poate face nu numai n numerar, ci i prin virament, pe baza filelor CEC din carnete cu limit de sum, sau n cont, prin recepia hotelurilor.

La sfritul programului fiecare osptar centralizeaz datele din Bonurile de marcaj i Notele de plat n Borderoul de ncasri i pli cu defalcarea desfacerii pe secii (pentru descrcarea gestiunii acestora) i pe modaliti de ncasare a banilor.

n cazul vnzrii cu ncasare n numerar, acesta se depune la caseria central a societii pe baza Monetarului.

Un exemplar semnat de casierul general se restituie efului de unitate, care nregistreaz pe baza lui ieirile de mrfuri n Raportul de gestiune.

Se ntocmete Centralizatorul vnzrilor zilnice. La casieria central, ncasrile se nscriu ntr-o chitan centralizatoare care se nregistreaz

n Registrul de cas. Un exemplar al chitanei de predare a banilor se transmite la compartimentul financiar

contabil. Aici se confrunt cu Monetarul i Raportul de gestiune trimise de gestionar i se ntocmete Centralizatorul vnzrilor i ncasrilor pe ntreaga ntreprindere.

Acesta servete pentru nregistrarea n contabilitate a vnzrilor mrfurilor, ncasrii banilor i a eventualelor diferene de cas.

Room service

Clienii pot opta pentru servirea mesei i/sau a unor produse de la bar n camer, prin intermediul room service-ului.

Osptarii preiau comenzile telefonice de la clieni, pe care le transmit seciei gestionare (buctrie sau bar).

Pentru preparatele sau mrfurile preluate de la acestea, ei ntocmesc Bonuri de marcaj. Pe baza acestora se descarc gestiunile respective.

Osptarul ntocmete Nota de plat, n situaia n care achitarea sumei se face pe loc sau elibereaz un Bon de serviciu, n cazul n care suma se achit la plecarea turistului cazat n hotel.

Bonul de serviciu este transmis recepiei, spre a se nregistra suma respectiv n situaia prestrilor i decontrilor zilnice i a se achita de ctre client.

2.1.2. Bar de zi i bar de noapte

Barul de zi i barul de noapte sunt uniti care se aprovizioneaz cu mrfuri ce se vnd n aceeai stare, cu organizarea consumului pe loc.

Aprovizionarea cu mrfuri se face direct din depozit, fiind ntocmit Bon de predare, transfer, restituire de ctre gestionarul depozitului.

Pe baza acestora se nregistreaz intrrile de mrfuri n Raportul de gestiune. Dup preluarea comenzilor de la consumatori, osptarii le transmit la bar. Pentru mrfurile preluate de la bar, ei ntocmesc Bonuri de marcaj, document justificativ al

ieirilor din gestiune i al vnzrilor de mrfuri. Documentul este emis n dou exemplare, unul rmne la gestionarul barului care

elibereaz marfa,iar cellalt n carnet. ncasarea banilor pentru mrfurile vndute se face pe baza Notei de plat ntocmit n dou

exemplare de ctre osptar, din care unul se d clientului, iar cellalt rmne la acesta. Se ntocmete Centralizatorul vnzrilor zilnice. La sfritul programului fiecare osptar centralizeaz datele din Bonurile de marcaj i

Notele de plat n Borderoul de ncasri i pli (pentru descrcarea gestiunii). Numerarul se depune la casieria central a societii pe baza Monetarului ntocmit n dou

exemplare.

Un exemplar semnat de casierul general se restituie efului de unitate, care nregistreaz pe baza lui ieirile de mrfuri n Raportul de gestiune.

Se ntocmete Fia de stocuri care are rolul unui inventar de predre-primire a stocurilor de mrfuri rmase la sfritul programului de lucru.

Calculul preului final al buturilor preparate se ntocmete pe baza Reetarului/Sortiment, document ntocmit intr-un singur exemplar, n care se specific modul de preparare al buturilor.

2.1.3. Laborator

Spre deosebire de celelalte uniti de alimentaie public, laboratorului i este specific producia.

Laboratorul are gestiune separat de cofetrie, restaurant, bar, transferndu-le acestora produsele finite n vederea vnzrii ctre consumatorii finali.

Documentele specifice activitii laboratorului de cofetrie se difereniaz pe faze ale acestei activiti:

de aprovizionare cu materii prime; producie i desfacere.

Aprovizionarea cu materii prime se realizeaz din depozit, caz n care se ntocmete Bon de predare, transfer, restituire de ctre gestionarul depozitului.

n faza de producie se nregistreaz cheltuielile de fabricaie ale laboratorului. Cheltuielile cu materiile prime se nregistreaz pe baza Normelor de consum din reetele de

fabricaie, corespunztor produciei realizate. n acest scop se pondereaz cantitatea de produse finite obinut cu preul de materie prim

antecalculat pentru fiecare produs (se consider c laboratorul nu are producie neterminat sau stocat datorit gradului de perisabilitate realizat al produselor de cofetrie i patiserie).

Pornind de la ideea respectrii normelor de consum ale materiilor prime conform reetelor de fabricaie, gestiunea laboratorului se descarc cu suma reieit din calcul.

Alte documente folosite n activitatea de producie propriu-zis sunt Bonurile de consum de materiale, Facturile pentru servicii prestate de teri.

n faza de desfacere a produselor finite apar documente specifice destinaiei produselor i anume:

not de predare-transfer-restituire, pentru transferul produselor ctre unitile proprii (cofetrie, restaurant, bar de zi, bar de noapte);

aviz de nsoire a mrfii, pentru produsele transferate sectorului administrativ pentru protocol;

factur, pentru vnzarea produselor ctre teri. Pe baza documentelor primare menionate se ntocmete Centralizatorul produselor finite

livrate de laborator. Acesta servete nregistrrii consumului de materii prime n contabilitate; particularitatea sa const n faptul c produsele transferate sunt evaluate la:

pre de materie prim necesar nregistrrii consumului de materii prime; pre de vnzare al laboratorului la care se nregistreaz venitul din vnzare; pre de vnzare al unitii primitoare, la care se nregistreaz intrarea mrfii n caz de

transfer.

n cadrul laboratorului evidena operativ se realizeaz: pe de o parte pentru materia prim; pe de alt parte pentru produsele finite planificate a se fabrica i realizate.

Cantitile de produse planificate i fabricate se evideniaz cu ajutorul Planului de producie a laboratorului. Se ntocmete zilnic de gestionarul laboratorului i cuprinde cantitatea de produse planificat, cantitatea fabricat i eventual cea rmas n stoc.

Consumul de materii prime se urmrete operativ cu ajutorul: centralizatorului de produse finite realizate; situaiei privind consumul pentru producia realizat; situaiei comparative a consumurilor normale i efective.

2.1.4. Cofetrie

ncasrile aferente produselor vndute au loc n numerar, la sfritul programului se ntocmete Monetarul. Pe baza acestuia, numerarul se depune la casieria central a societii.

Aprovizionarea cu mrfuri pentru cofetrie se face: direct de la laborator, caz n care ele sunt nsoite de Bon de predare, transfer, restituire; de la furnizori, cnd sunt nsoite de Factur, Aviz de nsoire a mrfii, pe baza crora se

ntocmete Nota de recepie i constatare de diferene. Materialele consumabile se procur de la depozitul de materiale, fiind nsoite de Bonul de

consum.

Deoarece un exemplar semnat de casierul central revine efului de unitate, care, pe baza acestuia nregistreaz ieirile de mrfuri n Raportul de gestiune.

Evidena operativ se ine cu ajutorul Raportului de gestiune, n care se consemneaz: soldul la nceput de perioad, separat pentru marf i pentru ambalaje; intrrile de marf pe baz de documente: Aviz de nsoite, Factur , Not de recepie i

constatare diferene, Proces verbal etc. vnzri de mrfuri i ambalaje, n funcie de modalitatea de vnzare (Monetar, Factur,

Aviz de expediie); soldul la sfritul zilei separat pentru mrfuri i pentru ambalaje.

2.2. Selectarea documentelor de eviden operativ n funcie de operaiile economico-financiare din unitile de turism

Potrivit art.6, alin. 2 din Legea contabilitii operaiile economice se consemneaz ntr-un act scris care st la baza nregistrrilor n contabilitate.

Importana documentelor n economia de pia este foarte mare, cu att mai mult cu ct turismul, n ara noastr, este n continu ascensiune.

Documentele utilizate n turism reflect existena i micarea elementelor patrimoniale n decursul derulrii activitii de turism i permit stabilirea rspunderii pentru pstrarea i buna gospodrire a patrimoniului. Pe baza datelor consemnate n documente se stabilesc mrimea cheltuielilor i veniturilor aferente unei perioade, depistarea lipsurilor, sustragerilor, precum i stabilirea rspunderii persoanelor vinovate. Pe baza documentelor se efectueaz predarea-primirea unei gestiuni. Pentru organele de control interne sau externe documentele reprezint instrumentul cel mai eficace n munca de verificare a gestiunilor.

Activitatea turistic utilizeaz o serie de documente att comune tuturor ramurilor economiei naionale ct i specifice numai activitii de turism-hotelrie.

Atunci cnd se fac aprovizionri cu diverse bunuri de la furnizori (materiale, obiecte de inventar etc.) se ntocmete Factura, ca document de justificare pe timpul transportului i ncrcare n gestiune. Atunci cnd furnizorul nu ntocmete factura se utilizeaz Avizul de nsoire al mrfii. Dac plata facturii se face cu numerar se ntocmete Chitana.

ncrcarea n gestiune cu materiale i obiecte de inventar se face pe baza Fiei de magazie care se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material i se completeaz de ctre gestionar sau persoana desemnat (camerist, recepioner) care are gestiunea respectiv.

Pentru ncasarea contravalorii serviciilor prestate clienilor/turitilor, se ntocmete Nota de

plat. Eliberarea materialelor din gestiune de ctre gestionar se face pa baza Bonului de consum. Predarea documentelor, indiferent de natura lor, la serviciile de destinaie se face pe baza

Borderoului de nsoire care este un document centralizator (reunete toate documentele ntr-unui singur).

Evidena numerarului din casierie dar i a celui ce trebuie depus la casierie de ctre casierii colectori se face cu ajutorul Monetarului.

Efectuarea inventarierii gestiunii de ctre comisia de inventariere ncepe prin luarea unei Declaraii de inventar gestionarului, prin care acesta trebuie s relateze situaia gestiunii la momentul respectiv (dac are cunotin de plusuri sau minusuri n gestiune, dac are documente neoperate la zi, dac are bunuri n alte locaii dect cele unde este gestiunea inventariat, dac are bunuri luate sau date cu chirie etc).

Activitatea de cazare presupune:

operaii de rezervare i nchiriere a spaiilor de cazare; operaii de urmrire i ncasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Rezervarea spaiilor de cazare se face pe baza comenzilor verbale sau a comenzii de rezervare ntocmit de ageniile de turism.

Comanda de rezervare trebuie s cuprind denumirea i adresa unitii solicitante, numrul pasagerilor i numele lor sau a delegatului turitilor, numrul de locuri i durata cazrii. Comenzile se nscriu n Registrul de eviden a comenzilor.

La cazare recepionerul completeaz datele de identitate a pasagerilor n Cartea de Imobil i ntocmete Diagrama grupului n vederea repartizrii locurilor de cazare. n Diagrama grupului sunt cuprinse date privind tariful, numrul de zile de cazare, suma de ncasat. Ulterior aceste date sunt nscrise n Situaia prestrilor i decontrilor.

Evidena operativ a activitii hoteliere se realizeaz cu ajutorul: diagramei locurilor libere i ocupate - cu ajutorul creia se urmrete situaia spaiilor de

cazare;

situaia prestrilor i decontrilor - care reflect n orice moment sumele datorate de pasageri i ncasarea lor pe feluri de servicii;

raportul de gestiune stabilete zilnic situaia realizrilor i a ncasrilor distinct pe servicii prestate i modaliti de ncasare.

2.3. Completarea i interpretarea documentelor de eviden operativ

Deinerea valorilor materiale i bneti n unitate precum i efectuarea de operaii economice se nregistreaz n documente contabile.

ntocmirea documentelor se realizeaz cu respectarea normelor legale specifice. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past de pix albastr, cu maina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul.

La ntocmirea manual a documentelor, datele se trec clar, cite , fr ngrori sau tersturi i fr a lsa spaii libere ntre rnduri. Dup terminarea completrii, spaiul lsat liber se bareaz.

n cazul utilizrii echipamentelor informatice pentru ntocmirea documentelor se va respecta coninutul de informaii prevzut n formulele tipizate.

Pentru fiecare operaie economic se ntocmete cte un model de document aferent coninutului operaiei. In funcie de rol i destinaie, documentele se ntocmesc n unul sau mai

multe exemplare. Cnd avem mai multe exemplare, ele trebuie sa fie notate cu acelai numr de ordine. Normele legislative prevd ca pentru obinerea mai multor exemplare la formularele cu regim special trebuie s se foloseasc hrtie autocopiativ securizat.

Lipsa documentelor care s ateste natura i proveniena bunurilor, att n timpul transportului ct i la locurile de depozitare, n momentul controlului efectuat de organele abilitate se sancioneaz potrivit legislaiei n vigoare i se confisc bunurile respective, acestea fiind considerate bunuri fr documente justificative de provenien.

La ntocmirea manual a documentelor bneti se au n vedere unele particulariti, pentru a evita modificri ilegale. De aceea se respect urmtoarele reguli:

luna se trece in litere i anul n cifre (exemplu: 14 martie 2005); suma n cifre se bareaz cu dou linii nainte i dup scrierea cifrei (exemplu: = 400 =); suma n litere se trece ntr-un singur cuvnt iar spaiul rmas liber din caseta tipizat se

bareaz pentru a nu se efectua adugri (exemplu: patrusutelei). Prin urmare, documentele se ntocmesc corect i complet astfel nct s cuprind toate

informaiile necesare identificrii operaiilor economice. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea

persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate.

Fig. 1. Modaliti de ntocmire a documentelor

Verificarea documentelor are ca obiective respectarea regulilor de ntocmire,

corectitudinea si realitatea datelor nscrise n documente. Verificarea se face sub trei aspecte:

Verificarea formei documentului se refer la modul cum s-au respectat regulile de ntocmire:

dac s-au utilizat formularele corespunztoare; dac s-au completat respectnd toate regulile; dac s-a semnat documentul de persoanele autorizate; dac au avut loc tersturi sau corectri fr a fi certificate.

Verificarea calculelor aritmetice const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice i a efecturii corecte a calculelor.

Verificarea de fond a documentului se refer la realitatea, necesitatea, oportunitatea i legalitatea operaiilor economice consemnate n document.

Prin verificarea realitii operaiei economice se urmrete dac operaia cuprins n

NTOCMIREA

DOCUMENTELOR

Manual Echipamente

informatice

Clar Cite Fr tersturi Fr spaii libere

Respectarea coninutului de informaii prevzut n

formularele tipizate

document s-a produs efectiv i nu exist incertitudinea c documentul este ntocmit fals (ex: se confrunt suma pltit pentru achiziia unor mrfuri cu cantitatea de mrfuri primit cu efectuarea op). Necesitatea operaiei se refer la aprecierea utilitii ei pentru ntreprindere (ex: se verific concordana structurii mrfurilor aprovizionate cu cea a vnztorilor). Oportunitatea apreciaz dac operaia s-a produs la momentul necesar agentului economic (ex: efectuarea cheltuielilor pentru publicitate peste posibilitile financiare ale ntreprinderii). Legalitatea operaiei se apreciaz prin raportarea ei la actele normative care reglementeaz acea operaie (ex: acordarea de mprumuturi altor ntreprinderi fr a avea la baz contractul ncheiat ntre cei doi ageni economici).

Fig. 2. Verificarea documentelor

n funcie de momentul efecturii, verificarea documentelor poate fi efectuat: nainte de producerea operaiei (control preventiv); concomitent cu efectuarea operaiei; dup executarea operaiei (control posterior).

Fig. 3. Controlul documentelor

Corectarea documentelor se face diferit n funcie de ntocmirea manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul.

n cazul ntocmirii manuale, erorile se corecteaz respectnd trei reguli de baz: regula general - se taie (se bareaz) cu o linie peste textul sau cifra corectat.

Corecturile (rectificrile) se confirm prin semntura (semnturile) persoanei (persoanelor) care le-au efectuat. Corecturile se fac n toate exemplarele n care a fost

ntocmit documentul;

corectarea documentului n care se consemneaz operaii de predare - primire a valorilor materiale se face dup regula general, ns este necesar validarea corecturii prin semntura primitorului i a predtorului;

corectarea documentelor n care se consemneaz operaiuni bneti, nu se face dup regula general. In acest caz se anuleaz tot documentul ntocmit greit i se procedeaz apoi la ntocmirea unui nou document. Documentul greit rmne n continuare la carnet

Verificarea documentelor

Verificare form Verificare calcule Verificare de fond

CONTROLUL

DOCUMENTELOR

Control preventiv Control concomitent Control posterior

i nu se detaaz. n cazul completrii documentelor n sistem informaic, corecturile sunt admise numai

nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificrile.

Ulterior documentele nscrise n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite pentru verificare.

Fig. 4. Corectarea documentelor

Pentru o mai bun nelegere a celor prezentate susinem cele afirmate prin modelele de documente prezentate n anexe, conform legislaiei n vigoare.

CORECTAREA

DOCUMENTELOR

ntocmite manual ntocmite cu echipamente

informatice

nainte de

prelucrarea

documentelor

Ulterior prin

lista de erori

Ulterior prin

lista de erori

Operaii de

predare-primire

Regula

general

ANEXE

A.l. Aviz de nsoire a mrfii

Furnizor S.C.

(denumirea, form juridic) Nr. de nmatriculare n

Registrul Comerului/anul J Nr. de nregistrare fiscal RO Sediul (localitatea str. nr.)

Judeul Contul

Banca

Cumprtor S.C. (denumirea, form juridic) Nr. de nmatriculare n

Registrul Comenului/anul.J

Nr. de nregistrare fiscal RO Sediul (localitatea, str., nr.)

Judeul Contul

Banca

AVIZ DE NSOIRE A MRFII

Nr.

Data.

(ziua,luna,anul)

Nr.

crt

SPECIFICAIA (Produse, ambalaje etc.)

U.M. Cantitate

livrat Pre unitar (fr TVA)

-lei-

Valoare

-lei-

0 1 2 3 4 5

1

2

3

Semnatura i tampila furnizorului

Date privind expediia Numele delegatului

Buletin/carte de identitate

Serie nr. eliberat/ Mijloc de transport auto nr.

Expediia s-a efectuat n prezena noastr la data de ora

Semnturile

TOTAL

A.2. Factur fiscal

Furnizor S.C.

Nr. nmatriculare la oficiul

Registrului Comerului/anul: J

Nr. de nreg. fiscal:RO Sediul (localitate, str. ,nr.)

Judeul Contul

Banca

Cumprtor S.C. Nr. nmatriculare la oficiul

Registrului Comerului/anul: J

Nr. de nreg. fiscal: RO Sediul (loc, str. ,nr.)

Judeul Contul

Banca

FACTURA FISCAL

Nr.

Data.

Nr.

crt

SPECIFICAIA (Produse, ambalaje

etc.)

U.M. Cantitate

livrat Pre unitar (fara TVA)

-lei-

Valoare

-lei-

Valoare

T.V.A.

-lei-

0 1 2 3 4 5 6

1

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia Numele delegatului

Buletin Serie nr.

eliberat/ Poliia Mijloc de transport auto nr.

Expediia s-a efectuat n prezena noastr la data de ora Semnturile

TOTAL

Din care

Accize

Semntura De primire

TOTAL

A.3. Monetar

S.C.

MONETAR

100 lei X 37 buc 3.700 lei

50 lei X 40 buc 2.000 lei

10 lei X 30 buc 300 lei

5 lei X 10 buc 50 lei

0,5 lei X 25 buc 12,5 lei

0,1 lei X 115 buc 11,5 lei

0,05 lei X 100 buc 5 lei

0,02lei X 28 buc 0,56 lei

TOTAL Lei 6.080 lei

Data

Semntura,

Predtor, Primitor,

A.4. Chitan Furnizor:

Nr.nmatriculare la Oficiul

Registrului Comerului J Cod Unic de nregistrare(C.U.I.)

Atribut fiscal(A.F.):

Sediul Social(localitatea, str, nr.)

Judeul: Contul:

Banca:

Capital social: ( RON)

Seria Nr.

1. CHITANA Nr.

2. Data:

Am primit de la Adresa ...

Suma de ..lei Reprezentnd cv cazare o persoan

Casier,

A.5. Fi de magazie

SC

FIA DE MAGAZIE Pagina 1

(Unitatea)

MAGAZIA

1

Materialul (produsul), sortimentul, calitate, marca, profil

dimensiune

Cod U/M Pre unitar

Kg

Document Intrri Ieiri Stoc Data i semntura de control Data Numr Fel

Factur fiscal

A.6. Declaraie de inventar

DECLARAIE DE INVENTAR

SC

(Unitatea)

Subsemnatul................gestionar al ...magaziei materii prime... numit prin decizia nr. ......

din data de ...... declar:

1. Toate valorile materiale i bneti aflate n gestiunea subsemnatului se gsesc n ncperile (locurile) ... magazia de materii prime pe care o am n gestiune...

2. Posed (nu posed) valori materiale i bneti aparinnd terilor ............................................................................

3. Am (nu am) cunotin de existena unor plusuri sau minusuri n valoare (cantitate)

de................................................................................................................... 4. Am (nu am) eliberat valori materiale i bneti fr documente legale.

Beneficiar

..................................................................Beneficiar.............................

..................................................................Beneficiar............................. 5. Am (nu am) valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care

s-au ntocmit documentele aferente n cantitate de ................................................................................................................

6. Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena operativ sau nu au fost predate la contabilitate ................................................................................................................

7. Dein (nu dein) numerar din vnzarea mrfurilor aflate n gestiune, de lei .....................

. 8. Ultimele documente de intrare sunt: fel......nr......din data de......

fel nr.din data de 9. Ultimele documente de ieire sunt. fel......nr. ......din data de ......

fel.nr.din data de.. 10. Ultimul raport de gestiune a fost ncheiat la data de ......pentru perioada ..... 11. Dac mai avei ceva de

adugatnu................

Semnturi DAT N FAA NOASTR GESTIONAR

Data......ora.....

A.7. Not de recepie i constatare de diferene

Unitatea S.C.

NOT DE RECEPIE I CONSTATARE DE DIFERENE

Numr document Data

Cod furnizor Cod primitor Nr. contract

comand Nr. factura

aviz

Cont creditor

Ziua Luna Anul

Subsemnaii, membrii ai comisiei de recepie la recepionarea valorilor materiale furnizate de SC din .. cu vagonul-auto nr. documente nsoite ...factur fiscal... delegat constatndu-se urmtoarele: mrfurile corespund din punct de vedere cantitativ i calitativ.

Nr.

crt.

Denumirea bunurilor

recepionate Cont debitor Cod U/M Cantitate

conform

documentelor

Recepionat

Cantitate Pre unitar

Valoare

1

2

3

TOTAL

Comisia de recepie Primit in gestiune

Numele i prenumele Semntura Numele i prenumele Semntura Data

Semntura

A.8. Bon de consum

UNITATEA SC Produs, lucrare (comanda) BON DE CONSUM (COLECTIV)

Data eliberrii Cod predtor

Cod

primitor

Nr.comand Cod produs

Ziua Luna Anul

DENUMIREA MATERIALULUI

(inclusiv sort, marca profil,

dimensiune)

Cont Cantitate

necesar Cod U/M Cantitate

eliberat Preul unitar

Valoarea

Debit Credit

Data i semntura

ef compartiment Gestionar Primitor

A.9. Registrul stocurilor

REGISTRUL STOCURILOR

(pag. din stnga)

Nr.

crt

Materialul

(produsul),

Sort, calitate,

marc, profil, dimensiune

COD U/M Pre unitar

1 Ianuarie 31 Ianuarie 28 Februarie 31 Martie 30 Aprilie

Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1

2

3

35

36

Verificat, ntocmit,

A3 t2 (pag. din dreapta)

Nr.

crt

31 Mai 30 Iunie 31 Iulie 31 August 30 Septembrie 31 Octombrie 30 Noiembrie 31 Decembrie Nr.

Crt Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val Cant Val

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1

2

3

A.10. Raport de gestiune zilnic

RAPORT DE GESTIUNE ZILNIC

Data:

Nr.

Crt. Nr document Explicaii

Valoare

Mrfuri Ambalaje

INTRRI SOLD PRECEDENT

1

2

TOTAL INTRRI + SOLD

VNZRI + IEIRI

1

2

3

TOTAL VNZRI + IEIRI

TOTAL LA SFRITUL ZILEI

A.ll. Comand

UNITATEA...SC ... Fila...l...

LOCALITATEA...... COMANDA

STRADA................ CTRE FURNIZOR...SC ... JUDEUL...............

LOCALITATEA......

STRADA.................

JUDEUL.....

COD

FURNIZOR

Cod

operaii Cod beneficiar

Nr.

comand Data

Zi Luna An

Rugm a expedia la adresa: .... Cod potal......Judeul........................................ Cod staie

...... Prin...auto/vagon ...La staia.............................. destinaie Plata se va face: Nr. Cont......Banca.... Recepia se face conform...facturii...................... Va rugm transmitei contractul sau confirmarea comenzii

COD

PRODUS

DENUMIREA

PRODUSULUI I CARACTERISTICI

U/M COD

U/M CANTITATE

PRE UNITAR

LEI

VALOARE

LEI

TERMEN DE

LIVRARE

Zi Luna An

Se (nu se) anexeaz comanda DIRECTOR, CONTABIL EF,

A.12. Bon de predare-transfer, restituire

UNITATEA

BON

DE PREDARE-TRANSFER

RESTITUIRE

Numr document

DATA Cod

predtor Cod

primitor

Nr.

command Cod

produs Ziua Luna Anul

Nr.

Crt.

Denumirea valorilor

material

(inclusiv sort, marca,

profil, dimensiune)

Cont

Cod U/M

Cantitate

efectiv Pre

unitar Valoarea

Debitor Creditor

1

2

Total