UNIVERSIDAD FERMÍN TORO

VICE-RECTORADO ACADÉMICO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

KAIZEN Y CALIDAD TOTAL

Alumnos:

Fanny Rojas

Juan Martínez

Equipo Nº 04

Cabudare, 04 de Febrero del 2014

El KAIZEN

El Kaizen significa “mejora continua que involucra a todos”, esto se refiere a un

sistema integral enfocado a mejorar los procesos y actividades diarias en las

empresas, el Kaizen tiene como principal objetivo la mejora continua para dar al

cliente el mayor valor agregado y mejorar los niveles de satisfacción.

Esta metodología de mejora continua nace del principio japonés del flujo

natural y continuo de la energía, esto se aplica en la filosofía Kaizen con la

eliminación de los obstáculos que impidan el uso más rápido, seguro, eficaz y

eficiente de los recursos de la empresa.

El Kaizen se basa en diferentes herramientas que ayudan a dar forma a la

filosofía de una manera simple y entendible para cada área de la empresa:

1.    Justo a tiempo: Tiene como objetivo producir en la medida y condiciones que el

mercado valla requiriendo, esta práctica tiene como resultado la disminución de

inventarios evitando costos financieros.

2.    TQM - Gestión de la calidad total: El objetivo de esta herramienta es la mejora

de calidad de los productos y servicios que ofrece la empresa, esta se basa en la

aplicación de las herramientas estadísticas para el control de procesos.

3.    TPM – Mantenimiento productivo total: Tiene como objetivos la

disponibilidad y confiabilidad de los equipos e instalaciones, con el fin de maximizar

su utilización garantizando la seguridad para los operadores.

4.    SMED: Esta herramienta busca optimizar los cambios de herramientas

disminuyendo costos y optimizado la utilización de los equipos.

5.    5-S: Busca generar disciplina e implantar orden y limpieza en el lugar de trabajo.

El esquema general del sistema Kaizen se centra en el esquema de motivación -

Formación – Productividad – Competitividad – Rentabilidad:

El sistema Kaizen se trata de mejoramiento continuo e involucra a todas las

personas de la organización, desde la dirección general hasta los operarios de primera

línea. El sistema kaizen se enfoca a la simplificación de procesos, conocimiento del

comportamiento humano y la mejora de las personas, creatividad aplicada, calidad

como primer objetivo y la eliminación de desperdicios. La estrategia de Kaizen se nos

presenta como un enfoque de sistemas y herramientas para la solución de problemas

que puede aplicarse en la mejora de la competitividad de la empresa y, por ende, en

su rentabilidad y supervivencia. El sistema Kaizen se trata de una forma de actuar que

pone el sentido común en práctica. Es una forma de pensar y actuar que no es

privativa de gerentes, economistas e ingenieros, sino que además incluye a los

supervisores y empleados jerarquizados o no. Además de poner el sentido común en

práctica, se trata de la necesidad de desarrollar una organización de aprendizaje que

permita lograr cada día metas más elevadas.

Sistema Kaizen Los grandes beneficios que la estrategia de sistema kaizen

ofrece a la organización son: cambio integral dela cultura del negocio; flexibilidad y

agilidad en la respuesta al cliente para responder a la demanda sin inventarios de

producto final; niveles de 3.4 partes por millón de defectos en los procesos; reducción

de costos de operación hasta en 40%; reducción de mermas y desperdicios hasta en

80%, e incremento sustancial del flujo de efectivo. (Barrón, 2005

El sistema kaizen es una nueva forma que muchas empresas lo están aplicando

con grandesresultados, pero si es importante mencionar que para que logre sus

objetivos es necesario una correcta implementación del mismo. Al aplicarlo en todos

los departamentos de la empresa, esta crece en todos los aspectos: los financieros, los

culturales, los personales y los profesionales. Rico Tavera (2005) comenta que los

beneficios de Kaizen son numerosos: ayuda a mejorar la calidad, acorta el tiempo de

entrega, reduce el inventario, minimiza la utilización de recursos, simplifica la

administración, abate costos y maximiza ganancias.

Imai Masaaki (1998) dice: “Kaizen significa mejoramiento continuo en la vida

personal, familiar, social y de trabajo. Aplicado al lugar trabajo significa una

mejora continua que involucra a todos-gerentes y trabajadores por igual. Su filosofía

hace hincapié en la necesidad de llevar a cabo continuas mejoras que permitan más

altos niveles de satisfacción en los clientes o usuarios, tomando en cuenta también

como objetivo el incrementar la productividad y rentabilidad de la organización,

reduciendo los costos incurridos para la generación de cada unidad monetaria de

ingreso producido por las ventas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Este proceso de mejoramiento continuo nos ofrece grandes beneficios, entre

ellos se destacan a continuación algunas de sus ventajas, no obstante, si no se

observan determinados aspectos pudieran aparecer algunas desventajas que darían al

traste con nuestras aspiraciones.

Ventajas

Posibilita la identificación, tratamiento y solución de los problemas y/o el

aprovechamiento de oportunidades.

Permite eliminar o atenuar las debilidades y afianzar e incrementar las

fortalezas.

Analizar los procesos, renovar y actualizar los mismos, permitiéndole a las

organizaciones ser más competitivas, eficaces y eficientes.

Obtener mejoras a corto plazo, no sólo en la parte productiva o de servicio

sino en la administrativa también.

Aunque no es un método para disminuir productos defectuosos, posibilita su

disminución, ahorrando materias primas y materiales, por lo que reduce los

costos, para la organización y para los clientes.

Permite el ajuste de los procesos con el desarrollo tecnológico, incrementando

la productividad.

Desventajas

Para la obtención de resultados tangibles es necesario que los cambios se

realicen en toda la organización.

En múltiples ocasiones es imprescindible hacer inversiones de consideración.

Si no se observan las medidas adecuadas, con celeridad y oportunidad el

proceso se puede tornar muy largo para la consecución de los resultados

deseados.

LA CALIDAD TOTAL

Es el estadio más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que ha

sufrido el término Calidad a lo largo del tiempo. En un primer momento se habla de

Control de Calidad, primera etapa en la gestión de la Calidad que se basa en técnicas

de inspección aplicadas a Producción. Posteriormente nace el Aseguramiento de la

Calidad, fase que persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o

servicio proporcionado. Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como

Calidad Total, un sistema de gestión empresarial íntimamente relacionado con el

concepto de Mejora Continua y que incluye las dos fases anteriores.

Para que la calidad total se logre a plenitud, es necesario que se rescaten los

valores morales básicos de la sociedad y es aquí, donde el empresario juega un papel

fundamental, empezando por la educación previa de sus trabajadores para conseguir

una población laboral más predispuesta, con mejor capacidad de asimilar los

problemas de calidad, con mejor criterio para sugerir cambios en provecho de la

calidad, con mejor capacidad de análisis y observación del proceso de manufactura en

caso de productos y poder enmendar errores.

La calidad total es una alusión a la mejora continua, con el objetivo de lograr la

calidad óptima en la totalidad de las áreas, es un concepto que explica como ofrecer

el mayor grado de satisfacción a un cliente por medio de un bien o servicio, para

lograr la calidad total se debe mejorar continuamente en la totalidad del bien o

servicio, consiguiendo con ello un bien o servicio de calidad total, medido por la

satisfacción total del cliente. Siempre se está en constante perfeccionamiento

manteniendo el objetivo de calidad total lo cual se es alcanzable, en la medida en que

la necesidad de los clientes se satisface, una mayor satisfacción del cliente crea una

mayor percepción de la calidad en el bien o servicio. En el momento que se satisface

la necesidad de un cliente de forma total, se estará dando un producto de calidad total,

entendiendo esto como el momento en que se satisface una necesidad anteriormente

dada.

La Calidad total es una estrategia que busca garantizar, a largo plazo, la

supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad de una organización optimizando su

competitividad, mediante: el aseguramiento permanente de la satisfacción de los

clientes y la eliminación de todo tipo de desperdicios.Esto se logra con la

participación activa de todo el personal, bajo nuevos estilos de liderazgo; siendo la

estrategia que bien aplicada, responde a la necesidad de transformar los productos,

servicios, procesos estructuras y cultura de las empresas, para asegurar su futuro.

Es primordial el obtener las mayores cotas de calidad en los productos y/o

servicios ofrecidos por una organización empresarial porque entonces lograremos una

mayor satisfacción de los clientes y por tanto, un mayor número de los mismos con lo

que estratégicamente  se lograra una mayor participación en el mercado con la

posibilidad de incrementar los precios, con lo que fidelizamos a los clientes,

reducimos costes de promociones y publicidad para finalmente alcanzar más altos

niveles de rentabilidad.

Así se puede decir que la calidad ha evolucionado adaptándose a los cambios

empresariales. Después esta evoluciona asegurando los procesos productivos. Con la

llegada de Calidad total deja de ser una herramienta y se convierte en estrategia

basada en el liderazgo del director general y en el cliente.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Ventajas:

Aumento de la calidad (en los productos elaborados, en los servicios, en

los procesos, en el personal, etc.).

Eliminación de desperdicios (de tiempo, de material, de esfuerzo, de

dinero, etc.).

Reducción de costos (de fabricación, de proyectos, de inventarios, de

distribución, etc.).

Reducción de tiempos (de producción, de parada de las máquinas, de

atención al cliente, etc.).

Incremento en la productividad.

Mayor satisfacción del cliente.

Mayor satisfacción de los clientes internos (empleados).

Mayor competitividad.

Mayores utilidades o rentabilidad.

Desventajas:

Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la

organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe

entre todos los miembros de la empresa.

Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el

éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la

organización y a todo nivel.

En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy

conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.

Hay que hacer inversiones importantes.

CASO DE KAIZEN

En el presente caso estuvo como participe el Dr. Mauricio Leftcovih en una

empresa que fabrica pastas frescas, a quien citamos a continuación:

El presente caso del cual participé activamente en mí condición de consultor

muestra con total claridad las enormes ventajas que se logran en una pequeña o

mediana empresa por medio de la aplicación del Kaizen, resultados que cabe aclarar

se consiguen en un corto período de tiempo y a un bajo costo, sumado a lo cual está el

hecho de que la inversión realizada redundará en una mejora constante de la

performance de la empresa en el tiempo.

Todo comenzó a partir de la necesidad manifestada por el propietario de una

fábrica de pastas frescas, de reducir los costes de producción debido a la intensa

competencia y la imposibilidad de trasladar a los precios los aumentos de distintos

insumos (trátese de materia prima o mano de obra).

  

Este empresario ya había consultado a otros profesionales, los cuales careciendo

de conocimientos en materia de operaciones, y carentes de un enfoque sistémico y de

pensamientos centrados en los procesos, aparte de responder a un típico razonamiento

de las empresas tradicionales centradas en paradigmas taylorianos, sólo atinaron a

aconsejarle reemplazar determinadas tipos de materias primas por otras de menor

calidad, además de atender a ciertas cuestiones técnicas vinculadas al mejor uso y

aprovechamiento de las fuentes de energía (en éste caso la electricidad).

  

El propietario de la empresa no quedo conforme con dichas recomendaciones

pues consideraba que disminuir los costos por medio de insumos de menor calidad

llevaría a perder el nivel de calidad que sus productos poseían y que le merecían el

reconocimiento de los clientes y consumidores. En tanto que las propuestas en

materia energética si bien eran plausibles de aplicar no contribuían en gran forma a

sus necesidades empresariales.

Ante su consulta se le ofreció la aplicación del Kaizen como una forma

consistente de controlar y reducir los costos de manera sistemática, a la par de no sólo

conservar los niveles existentes de calidad, sino mejorarlos, además de mejorar los

servicios y atención a clientes.

  Al principio ésta palabra Kaizen de la cual nunca había escuchado sumado al

toque oriental de la misma le había producido cierta desconfianza, máxime cuando su

asesor contable le insistía que la única forma de reducir realmente los costos era

reduciendo la cantidad de personal e incrementar los plazos de pagos a proveedores a

los efectos de conseguir alguna ventaja de tipo financiero.

  

Se le tuvo que demostrar que esos métodos no sólo eran incorrectos, sino que

podían generar resultados en el corto plazo para volver a su estado anterior luego de

unos meses. Era necesario demostrarle cómo las diversas falencias observadas luego

de una labor de diagnóstico impedían lograr mejores resultados, ofreciendo la forma

de solucionar las mismas con instrumentos y herramientas plausibles y, que además

los resultados conseguidos no sólo permitirían mejorar la rentabilidad de la empresa,

sino que con la suficiente disciplina la misma no sólo lograría mantenerse sino

además mejorarse en el tiempo.

En primer lugar se procedió a mejorar los tiempos de preparación de las

máquinas. 

Es sabido que muchas máquinas se utilizan para la producción de una variedad

de productos basados en distintos tipos de insumos y preparaciones, razón por la cual

el tiempo existente entre el término de un determinado lote de producción y el

próximo lote debía hacerse en la menor cantidad de tiempo posible a los efectos de

disminuir los tiempos de espera, con lo cual se incrementaba la productividad de la

mano de obra (mayor producción por horas hombre), al mismo tiempo se implantó un

Mantenimiento Productivo Total, con lo cual se hacía partícipe a los empleados de la

labor de mantenimiento con lo cual se lograba evitar costos vinculados a tiempos

muertos, menor velocidad de producción, fallas en la producción generada, además

de aquellos gastos incurridos en materia de roturas y posteriores reparaciones

vinculados a una falta de un buen mantenimiento.

  

En forma paralela a los aspectos antes mencionados se empezó a producir en

función a la demanda real, evitando todo tipo de sobreproducción, para lo cual se hizo

un estudio de los niveles de demanda de los clientes finales y se solicitó un plan de

demanda semanal a los distribuidores (supermercados y detallistas). A cambio de

plazos de pagos más cortos y la entrega de información antes mencionada se convino

la entrega diaria de productos y menores precios.

  

Por otro lado se estableció un convenio de largo plazo con los principales

proveedores de materias primas a los efectos de la recepción diaria de los insumos,

con lo cual se lograba menores costes de almacenamiento y financieros.

  

La aplicación de las 5 “S” sirvió para mejorar ostensiblemente las condiciones

de trabajo, aumentando la seguridad, los niveles de calidad y la motivación de los

empleados, todo ello contribuía en gran forma a incrementar la productividad.

  

En una etapa posterior se procedió a aplicar las técnicas de análisis e ingeniería

de valor, con lo cual se mejoraba tanto la distribución física de la planta productiva,

como el desarrollo de los procesos, la reducción de actividades y tareas innecesarias,

concentrando el esfuerzo en la mejora continua del valor agregado para el cliente

final, con lo cual se lograba una importante ventaja competitiva en un mercado de por

sí muy competitivo.

  

La implantación del sistema de calidad total contribuyó a reconocer las reales

necesidades y gustos de los clientes, se puso especial hincapié en la calidad de los

alimentos desde el punto de vista de los últimos avances en materia de salud

(sanidad) y se implantaron sistemas de control preventivo y de evaluación que

redujeron ostensiblemente los costes por desperdicios, reprocesos, devoluciones y

pérdida de clientes.

  

Para todos estos pasos fue imprescindible un cambio de actitud del empresario

hacia los empleados, mediante una política más participativa, una mayor confianza en

ellos, y la adopción de incentivos en función a los índices de productividad. Ya el

obrero no sólo aportaba sus manos sino también su capacidad intelectual con lo cual

tenía un mayor entusiasmo, generando ello menos ausencias a los puestos de trabajo y

menor rotación, esto último contribuía enormemente a desplazarse a través de la

curva de aprendizaje, con lo cual se logró importantes incrementos en materia de

productividad y consecuentemente en la reducción de los costes.

Por otra parte se construyeron una serie de índices y ratios que le permite al

propietario y a sus empleados seguir bien de cerca y día a día la evolución de diversos

indicadores vinculados a la calidad, productividad, niveles de desperdicios, tiempos

del ciclo productivo y niveles de costos. Se implanto a tales efectos un económico

software destinado al Control Estadístico de Procesos y Gestión, el cual contribuyó

enormemente no sólo a la hora de controlar los niveles de calidad, costes y

productividad, sino también facilitar la labor de análisis y toma de decisiones.

  

Cómo se puede apreciar no es complejo, ni costosa su aplicación, sólo se

requiere en primer lugar de una decisión firme de parte de los propietarios, pasando

luego a una labor de diagnóstico, capacitación y entrenamiento y, asesoramiento en

los procesos productivos (diseño de sistemas de trabajo).

  

En el término de seis meses a partir de comenzar la implementación del sistema

(el cuál llevó en éste caso un período de cuatro meses) se logró un disminución en los

costos totales, del orden del 30%, gracias ello a la búsqueda y posterior eliminación

de los distintos tipos de desperdicios y despilfarros, además de un incremento de las

ventas del orden del 80%.

CASO DE CALIDAD TOTAL

Este primer caso es el de una empresa de servicios financieros y bancarios de

carácter marcadamente regional. Esta compañía decidió hace años abordar un plan

integral de calidad con dos vertientes:

Extender la mejora a todos los procesos de la empresa.

Satisfacer a los clientes aprovechando los avances en comunicaciones y

adquiriendo las novedades que se suceden ininterrumpidamente.

El modelo de gestión de calidad implantado por esta empresa responde a tres

capítulos determinantes:

Orientación de funciones directivas.

Proceso permanente de mejora.

Conceptos y principios.

En el punto de intersección de estos tres conceptos se encuentra, según la

organización, la calidad. La calidad es uno de los objetivos principales de la

dirección, lo que se traduce en la satisfacción de las expectativas y necesidades del

cliente, ya sea interno o externo.

La calidad total sólo se alcanza si está presente en cada una de las tareas del

proceso, según los técnicos de la empresa. El principal parámetro para cuantificarla es

la percepción del cliente, así como la adecuación entre lo que precisa y lo que recibe.

Por eso, el servicio de Atención al Cliente gestiona sugerencias, peticiones, quejas,

etc., buscando la mayor participación de clientes. La empresa trata de detectar las

oportunidades de mejora, mediante concurso de ideas, encuestas externas,

reclamaciones, Todas estas medidas persiguen la satisfacción de la demanda y por

tanto el logro de la calidad.

La gestión de calidad se organizó a través de un Comité Superior de Calidad

que gestionó los procesos, orientó la estrategia y desarrolló la cultura corporativa

implicando a la Dirección General.

El proceso permanente de mejora que los técnicos de calidad sugirieron que se

llevase a cabo, constaba de las siguientes etapas:

-Identificar y superar las deficiencias de la organización.

Evaluar y seleccionar estas deficiencias.

Analizar y presentar propuestas de actuación que se consideren oportunas.

Adoptar las medidas que se estimen pertinentes por parte del Comité

Superior de Calidad.

Plasmar en la realidad el mandato decidido por el Comité Superior de Calidad.

Controlar para comprobar que las medidas adoptadas están de acuerdo con las

normas y objetivos adoptados.

Finalmente las etapas que siguió la empresa fueron las siguientes:

Formación para concienciar a toda la plantilla sobre las decisiones adoptadas

en materia de calidad.

Implantación del modelo mediante la creación del Comité Superior de Calidad

y los equipos de proyecto que pusieron en práctica medidas como la

segmentación del mercado, la atención al público en oficinas de primer nivel,

etc.

Fase de desarrollo, en esta fase tienen lugar las actividades principales como

son las reuniones de seguimiento, el concurso de ideas, el servicio de atención

al cliente. Los canales de participación de los clientes en el proceso son varios

y entre ellos hay que destacar las reuniones de grupos, los concursos de

buenas ideas y las encuestas. En estos distintos canales participa toda la

estructura organizativa de la entidad.

Etapa de mejora con la ampliación de la comunicación interna.

En cuanto a la estructura que se creó para el desarrollo de todas estas ideas

fueron los llamados equipos de proyecto, formados por seis u ocho personas de

distintos departamentos implicados en el mismo. En los equipos se elige un director y

un secretario y normalmente se prefiere que exista una relativa igualdad jerárquica

entre sus participantes.

En esta empresa la innovación se tomó como un factor más de la calidad. Una

demanda dinámica exige una mejora permanente y una constante innovación. Este

punto de vista se justificó con el siguiente razonamiento: la innovación tecnológica se

desarrolla en los ámbitos de la reducción de costes y aumento de la productividad, en

el lanzamiento de los productos y en la mejor atención al cliente. El fin último de toda

innovación es la atención al cliente. En concreto los proyectos de innovación puestos

en marcha se concretizaron en los campos de “Crédito Scoring”, Servicio de Valores,

Contabilidad Multidivisa y en Mercado de Capitales. En este sentido, la empresa ha

innovado y sigue innovando en la información utilizada, las herramientas de análisis,

la formación, la gestión del negocio, los productos, la administración, etc.

Con este proceso, la entidad no solo consiguió implantar un sistema de calidad

en todos sus procesos, sino que además obtuvo el reconocimiento del sistema por

parte de las autoridades nacionales premiándole con variadas distinciones.

REFERENCIAS ELECTRONICAS

http://gestingerencial.blogspot.com/2011/05/el-kaizen-como-herramienta-para-el.htm

http://www.web.facpya.uanl.mx/rev_in/Revistas/4.1/A1.pdf

http://www.talentsi.com/portal/index.php?

option=com_content&view=article&id=109:mejoramiento-continuo-y-

kaizen&catid=1:latest-news&Itemid=187

http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml

http://www.luismiguelmanene.com/2010/12/01/calidad-total-su-filosofia-evolucion-

definicion-e-implantacion/

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/

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http://wwwjorgepc-pc.blogspot.com/

http://www.crecenegocios.com/la-calidad-total/

http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/kaipym.htm

https://docs.google.com/document/d/

1VW1lpA0Y3up8Aek5SnzZutqITxeeaVOunUQqX5XCszk/edit?hl=es&pli=1