Johdon laskentatoimen erityiskysymyksiä

Luennot viikolla 39Jaana Sandström

Corporate GovernanceBusiness Governance

Hallintokulttuuri, yrityksen johtamis- ja valvontajärjestelmä- taloushallinnon näkökulma- painopiste yrityksen sisäisissä prosesseissa, ei tilintarkastuksessa tai viranomainäkökulmassa.

”Companies need to balance conformance with performance”

”Bad governance can ruin a company, but cannot, on its own, ensure its success.”Lähde: International Federation of Accountants, Enterprise Governance, Getting the Balance Right, cima, ifac, 2004

Corporate Governance

Hirvonen et al., (2003):

”järjestelmä, jolla yhtiöitä johdetaan ja valvotaan””prosessi, jonka puitteissa yrityksille saatetaan tietoon sidosryhmien oikeudet ja toivomukset”

”kokoelma suhteita yhtiön johdon, sen hallituksen, sen osak- keenomistajien ja muiden sidosryhmien välillä … tarjoaa myös rakenteen, jonka avulla asetetaan yhtiön tavoitteet sekä määritellään keinot niiden saavuttamiseksi ja suorituksen valvomiseksi”

”instrumentit, joiden avulla taataan maksimaalinen tuotto yrityksen osakkeenomistajille ja lainanantajille (Dviwedi, 2004)

Business Governance

Strategiasuunnittelu ja strategian implementointi,tavoiteasetatanta, suorituskyvyn ohjaus ja analysointi,kannustin- ja palkkiojärjestelmät.

Toiminnasta raportoidaan hallitukselle, joka kontrolloiOperatiivista johtoa.

Hallinnoinnin kaksi puolta

1. Yrityksen ulkopuolinen osio: osakemarkkinoiden käyttäytyminen yhtiöön päin, omistajaohjaus, tilivelvoite- normiperusta Suomessa: osakeyhtiölaki, tilintarkastus-laki, kirjanpitolainsäädäntö, arvopaperimarkkinalaki, pörssin säännöstö, pankeissa rahoitustarkastus, taustallaBaselin pankkivalvontakomitea, osuuspankkilaki, luottolaitoslaki

2. Sisäinen hallinnointi: yrityksen toiminta yhtiökokoustenvälillä ja omistajien vaikutus yrityksen johtamistapaan,suorituskyvyn varmistaminen

1. Corporate governance - 2. Business governanceHallitus huolehtii omistajien edun toteutumisesta, varmistaahyvän hallinnointitavan toteutumisen.

Yrityksen hallinnoinnin viitekehys

Yrityksen hallinnointi(enterprise governance)

Corporate Governance Business Governance- yhdenmukaisuus - suorituskyky (conformance) (performance)

Tilivelvoite (accountability) Arvon luominen Varmuus, luottamus (value creation)vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen

(resource utilisation)Lähde: cima, ifac: Enterprise Governance …

Mikä yhdistää?

Enron (energia)WorldCom (telecom)TycoVivendi (ranskalainen ympäristö, energia, telecomm.)Royal Ahold (hollantilainen supermarketketju)ParmalatHIH Insurance (Australian toiseksi suurin vakuuttaja, Harris Scarfe (Australian kolmanneksi suurin väh.myyntiyritys)

Yo. yritysten romahtaminen on nostanut corporate governancenliike-elämän ja poliittisten päättäjien tietoisuuteen.

Enronin jälkeen CG-säännökisiin haettu yhä enemmän kansain-välistä yhtenevyyttä.

What went wrong?

Ahold, NL, supermarket retailing Large scale accounting irregularitiesCable and Wireless, UK, telecom Failure of acquisition strategyEnron, U.S., energy Serious accounting irregularitiesFrance Telecom, Fr, telecomFailure of acquisition strategyHIH,Australia, insurance Unquestioning culture allowed poor

management to continue uncheckedLivent Inc, Canada, entertainment Serious accounting irregularitiesMarconi, UK, telecom Failure of acquisition strategyMarks and Spencer, UK, retailing Complacency led to strategic

drift, exacerbated by boardroom infightingNortel Networks, Can, telecom Pursued aggressive growth byacquisition strategy but taken by surprise by telecoms downturnPeregrine Investment Holdings Ltd, HK, banking, company over-extended itself with insufficient regard to gevernance and risk man.Vivendi, Fr, env., en., tcFailure of diversification by acquisition strategyWorldCom, U.S., telecom Major accounting fraudYBM Magnex, Can, Manuf., Alleged to be front for organised crime

Yrityksen hallinnointi(enterprise governance)

Corporate Governance Business Governance- yhdenmukaisuus - suorituskyky (conformance) (performance)

Tilivelvoite (accountability) Arvon luominen Varmuus, luottamus, (value creation)vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen

(resource utilisation)Ahold, Enron, Livent Inc.,WorldCom, Xerox

Cable and Wireless, FranceTelecom, Marconi, NortelNetworks, Vivendi

HIH, Mark and Spencer,Peregrine Investment Hold.

… went wrong?

What went right?

Aventis, FR, pharmaceuticals, Result of successful merger but company appears to have runout of steam morerecently and is threatened by hostile takeover bid.

Bangkok Mass Transit System, Th, transport, Good CG enabled company to weather lean times in Thailand

Bank of Nova Scotia, can, banking, successful risk management.Hewlett-Packard, U.S., IT, jury still out on success on merger

with Compaq

Li & Fung Ltd, HK, consumer products trading, reinvented itself from broker between manufacturers and merchants to coordinator of sophisticated supply chain networks.

Proton, Malaysia, car manuf., managed to achieve internationalpresence in car sales.

Tesco, UK, supermarket retailing, focused strategy, well-executed andsupported by strong management team. Learnt fromacquisition mistakes.

… what went right?

Total, Fr, oil and gas, Successful post-acquisition integration.TransCanada Corp., can, energy, strategic focus and disciplined

implementationUnicredit Group, It, banking, Successful reorganisation into more

customer-focused structure

What went wrong and right? Lähde: cima and International Federation of AccountantsReport: Enterprise Governance, Getting the balance right

Yrityksen hallinnointi(enterprise governance)

Corporate Governance Business Governance- yhdenmukaisuus - suorituskyky (conformance) (performance)

Tilivelvoite (accountability) Arvon luominen Varmuus, luottamus (value creation)vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen

(resource utilisation)

Bank of Nova ScotiaAventis, Li & Fung Ltd., Proton, Tesco, UnicreditGroup

Bangkon Mass Transp. Syst.,Hewlett Packard

… went right?

Corporate Governance ei takaamenestystä

Corporate Governance

yhteensopivuus

Yrityksen strategiatyö ja tuloksellisuuden ohjaus

Economist Intelligence Unit: Yli 300 ylimpään johtoon kuuluvaajohtajaa kertoivat hyvään hallinnointiin käytettävän enemmänAikaa kuin aiemmin, ja siihen tullaan panostamaan vieläkinenemmän.Vastaajista 80% oli sitä, mieltä, että parantuneella hallinnoinnillaei ole ollut vaikutusta tuottoihin. He eivät myöskään osanneetsanoa, olivatko yritykset nyt sitten paremmin hallinoituja.

Onnistuneen hallinnoinnin osatekijät

- ylimmän johdon johtamiskulttuuri - selkeä strategia- pääjohtaja (ylin johtaja) - strategian implementointi- hallitus - reaktiivisuus (muutokset, markkinat)- sisäinen valvontajärjestelmä - onnistuneet yritysostot ja jälkihoito

- hyvä riskinhallinta

* Agressiivinen kilpailuhenkinen palkkiojärjestelmä kannustaalaskentatoimen väärinkäytöksiin (Enron, WorldCom, Xerox,Ahold)* Onnistuneet hallinnoinnin tapaukset perustuvat sisäistettyynhaluun tehdä hallinnonti kunnolla eikä vain lain tai ”ulkokul-taisuuden” takia.

Corporate Governance Business Governance

Haasteita

- Lyhyt vs. pitkä aikaväli; palkkiojärjestelmät, suorituskyvyn analysointiJälkikatsanto vs. eteenpäinsuuntautuneisuus

- Strategian ja strategisen aseman auditointi, kontrollointi.

Strategiaa valvova elin hallituksen lisäksi? - tarkkailee strategiaprosessia, kehitys ja implementointi, strategiatyössä tarvittavan tiedon kriittinen tarkastelu - strategisen aseman määrittely, strategisten optioiden esiintuonti ja kehittyminen, strategisten epävarmuuksien analyysi, strategian toteutus - IT-kupla – ylioptimistisuus strategiatyössä, str asema

Strategisen aseman määreet

- markkina, kilpailu, asiakkaat; markkinaosuus, hinnoittelu, laatu, palvelutaso-yrityksen resurssipohja ja kyvykkyydet- talouden kehittyminen, poliittinen ilmasto, lainsäädäntö- yritystä koskettavat muutokset

- - esim. IT-kupla ylioptimistisuus strategiatyössä, uhkien väärintulkinta, ylivertaisuuden tunne

Strategisten optioiden hallinta

- Muutokset painopistealueissa; maantieteelliset, tuote, markkinasegmentti- Muutokset suunnassa; kasvuvauhti, epävarmuuksien luonne ja määrä, esim. pankkitoimialalla sääntelyn purkaminen, teknologian kehitys ja kansainvälistyminen- Keskeiset strategiset optiot on tunnistettu ja ’optiosalkkua’ hallittaan aktiivisesti: uusia optioita tunnistetaan, hankitaan, kehitellään tai luovutaan- Epävarmuuksiin varaudutaan rakentamalla toimintaan joustavuutta- Resurssipohja mahdollistaa mahdollisuuksiin tarttumisen ilman uponneita kustannuksia, rakenteellinen joustavuus; ulkoistus, yhteistyö,

Strategian implementointi

- Strategisten optioiden lunastamisen valvonta odota/opi, lopeta, muuta painopistettä, laajenna- Resurssien aktiivinen johtaminen

- Investointitoiminnan valvonta- Strategisten projektien valvonta

- Kriittisten menestystekijöiden aktiivinen johtaminen, muutosten tunnistaminen

Strategiset epävarmuudet

Mikä saa mennä pieleen; oppiminenMikä täytyy ehdottomasti mennä oikein?

Sisäinen tarkastus yrittää ottaa haltuun yritysten riskien-hallintaa

SEC – Sarbanes-Oxley Act; koskee taloudellista raportointiaUK – Turnbull ohjeisto; koskee yrityksen ’kaikkia’ riskejä, mukaan lukien raportoinnin

Johto ja hallitus päättävät riskitason, joka otetaan, konkretisoituuinvestointisuunnitelmissa, yritysostoissa, luopumisissa

Taloudellisen raportoinnin haasteet

Raportointi ulkopuolisille sidosryhmille

Raportointi hallitukselle ja strategiatyötä tukeva raportointi

Liiketoiminnan ohjausta tukeva raportointi

Raportointi ulkoisille sidosryhmille

Tietoa yrityksen tilanteesta välittyy:yrityksen uutisointi, esiintulot kansallisilla ja kansainvälisilläasiantuntijafoorumeilla, yrityksen yhtiömuoto, yrityksen rakenne,organisaatiomuoto, yrityksen rajat, hallituksen koostumus,vuosikertomustieto, tilinpäätösinformaatio, osavuosikatsaukset,analyytikkojen raportit.

- Kannattavuus on monissa yrityksissä seuraus aineettomistaomaisuuseristä jopa enemmän kuin taseesta löytyvistä omaisuuseristä. Information assymmetry – johto vs. osakk. om.

Ulkoinen raportointi osana yrityksenhallinnointia

Yrityksen hallinnointi(enterprise governance)

Corporate governance Business Governance- yhdenmukaisuus - suorituskyky (conformance)

Tilivelvoite (accountability) Arvon luominen Varmuus, luottamus (value creation)vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen

(resource utilisation)

Johdon laskentatoimen erityiskysymyksiä

Järjestelmistä ja kehitystyöstä jlt

Kuinka viedä onnistuneesti lävitse johtamisen innovaatioita?

Esim. ABC, TQM, BPR1. Organisaatiokulttuurin merkitys

Projekteilla on tapana onnistua aina tai epäonnistua jatkuvasti2. Innovaatioiden sopivuus yrityksen strategiakokonaisuuteen

Alasajotilanteissa on turha läpiviedä uudistuksiaEi ole motivoivaa innovoida itseään työttömäksi.

3. Muutoksen ihmisjohtamiseen tulee kiinnittää huomiota yhtä paljon kuintekniseen puoleenKoulutus jokaisella organisaatiotasolla

4. Projektin menestymistä mitattava pitkällä aikavälillä ja monipuolisilla tavoilla(asennesurveyt, työilmapiirimuutostutkimukset)

5. Raportoi havainnollisesti ja ymmärrettävästi muutosohjelmien vaikutuksista6. Tee selkeät sopimukset siitä, jos ja kun milloin olemassaolevat tietojärjestelmät

korvautuvat uusilla

Enterprise Resource Planning - ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) is a software with an integrated set of applications forenterprisewide use in functional areas such as finance and accounting, human resourcemanagement, and manufacturing and logistics. It originates from the need to control flows ofgoods and money at the operational level.The accounting module typically incorporates applications such as general ledger, accountsreceivable and payable, fixed assets, cash management, and cost control.The human resource management module generally includes applications for personnelmanagement processes e.g., recruitment, payroll, and self-service human resourcemanagement (e.g., on-line changes in benefits allocation by an employee).The manufacturing and logistics module covers applications such as production planning,materials management, order entry and processing, warehouse management, transportationmanagement, project management, plant maintenance, and customer service management.Several comercial packages:SAP, Oracle, Baan, PeopleSoft, J.D.Edwards, Navision, …

SAP AG AG

- 30 Vuotta vanha yritys

- Yli 10 miljoonaa käyttäjää yli 120 maassa

-

- 1.500 partneria

- 23 toimialasovellusta

- Pääkonttori Walldorfissa, Saksassa

- Yli 20 000 työntekijää

- - Lisenssien mukaan 50%:n markkinaosuus (Worldwide market share based on license revenues of i2 Technologies, Inc., J.D. Edwards & Company, Oracle Corporation, Peoplesoft, Inc. and Siebel Systems, Inc.)

- Myy lisenssejä, konsultoi, kouluttaa

Toiminnanohjausjärjestelmä investointinaOllut monelle vähän pakkopulla:

• euro

• liikekumppanit

• ”otetaan se kun muutkin on ottanut”

Kustannusten arviointi alussa mahdotonta, hyötyjen arviointi vaikeaa

Scope alussa epätarkka, liittymiä eikä räätälöintejä ei tunneta tarkoin

Päätös voidaan tehdä feasibility studyn jälkeen => saadaan parempi käsitys

Kaikki konsulttiyritykset eivät ota heti kaikkea huomioon => Change Requestit (muutospyynnöt)

Muutoshallinta otettava heti mukaan (erityisesti koulutus)

Monella kuitenkin pelko, että ovat ohjelmistotalon armoilla => hajautus => lisätyö ja vaikeuksia

versiopäivitysten yhteydessä

Kokemuksia käyttöönottoprojekteista

Metodit: ohjelmistotaloilla omansa, implementointi partnereilla

omansa (ASAP, AIM, Ascendant etc.)

Vaiheistusesimerkki:

• Evaluation / feasibility study, • Project preparation, • Business blueprint, • Realization

• Final preparation, • Go-live and support, • Sustain

Liittymät:

• Työläitä

• Vaiheita: määrittely, toteutus, testaukset (unit, integration, acceptance)

• Päivitysongelma

• Tukipalvelujen saanti

Käyttöönottoprojektit

Dokumentointi:

- Kaikki laitettava paperille (nähdään mitä sovittu/auttaa osapuolia ymmärtämään toisiaan)

- ERP projektit opettaa usein yritystä dokumentoimaan toimintaansa ja järjestelmää

- Harvoin kuitenkaan riittävän hyvää

- Huolehdittava informaation levityksestä ja toisaalta osattava hyödyntää (esim. portaali)

Muutoshallinta (change management):

- Sisältää tiedottamisen, koulutuksen, odotusten hallinnan etc.

- Vaikuttaa pehmoilulta, mutta käytännössä kovaa (henkilökohtaiset ominaisuudet tärkeitä)

- Working Instructions (Tutor-työkalut)

... Käyttöönottoprojektit

Tyypillisiä ongelmatilanteita:

- Kommunikaatio-ongelmat asiakkaan ja konsulttien välillä

- Konsultit:

• Epäpätevät / kokemattomat konsultit (junioreita liikaa mukana)

• Heikko järjestelmän tuntemus

• Huono business –tuntemus; toisaalta ”kaikki vaikuttaa kaikkeen”, eikä kukaan osaa koko

järjestelmää

- Asiakas:

• Resurssipula – tarvitaan kokopäiväisiä projektiresursseja

• Ei tunne prosessejaan

• Ei sopivia ihmisiä vetämään uudistuksia (tiedot, henkilökohtaiset ominaisuudet jne.)

... Käyttöönottoprojektit

Puutteellinen tai liian myöhään alkanut muutoshallinta

• Ei valmiutta muuttaa prosesseja

• Ei kykyä arvioida järjestelmän toimintatapaa

• Puskaradio ja huhut

Johto ei riittävän sitoutunut

Hidas päätöksenteko

• Päätöksentekotilanteesta riippuen oikea päätöksentekijä oltava heti selvillä ja tällä oltava

kykyä ja kanttia tehdä päätös

• Ei saa viedä liian ylös

Pyritään säästämään vääristä paikoista

Eri tiimit tekee ratkaisuja kommunikoimatta muiden kanssa

Change and Transport System

- Menetelmä konfigurointitietojan ja ohjelmakoodin siirtämiseen systeemistä tai clientista toiseen.

System Administratori yleensä hallinnoi siirtoliikennettä tiettyinä sovittuina aikoina. Change

Requestit ”toimeksiantoja”.

- Kaikki muutokset tallentuvat rekisteriin eli voidaan jälkikäteen katsoa kuka siirsi mitäkin.

Konversiot

Konversiolla tarkoitetaan tietojen siirtämistä aiemmista järjestelmistä uuteen

käyttöönotettavaan järjestelmään.

Sisältää perustietojen (Master Data) sekä transaktiodatan konvertoinnin kuten esim.

käyttöomaisuus tiedot ja niihin liittyvät tapahtumat, asiakastiedot ja niihin liittyvät transaktiot,

toimittajatiedot ja niihin liittyvät transaktiot.

Vaativat huolellisuutta:

• Mitä siirtyy; joudutaanko täydentämään?

• Tuleeko rakenteellisia muutoksia?

• Ajoitus

ERPpien tukipalvelut

Konsulteilla projekteissa:

- OSS / SapNet / SAP Service Marketplace

- Partnereiden omat verkostot

- Henkilökohtaiset kontaktit

Käyttäjillä tuotannossa:

- Super Userit

- Process ownerit

- Help Deskit / Competence Centerit

- Ostettu tukipalvelu