managing operations -mat managemen

7/26/2019 Managing Operations -Mat Managemen

1/46

Managing Operations:Materials Management

Control

Hari PrasetyoUniversitas

Muhammadiyah Surakarta

#2


2/46

QuickReview

Operation management is the businessfunction that plans, organizes coordinates andcontrols the resources needed to produce acompanys goods and services

t is mainly concerned !ith managing theprocess that converts inputs into outputs

t closely interacts !ith the accounting,"nance and human resource managementfunction in an organization

Pharmacy is a highly competitive industry,and companies are e#periencing "nancialpressures more than ever before

Hence operations management is the


3/46

Why managing materials isimportant

nventory usually represents apharmacys largest current asset

$he value of inventory to allpharmacies continues to rise

!herefore" proper managementof inventory has a signicantimpact on $oth the nancial an%the operational aspects of anypharmacy


4/46

&onsekuensinya'''

%eberadaan inventori perludieliminasi, bila tidak mungkin maka

keberadaannya harus diminimalkan&'MU& tetap dapat men(aminkelancaran pemenuhan permintaanpemakainya)

%ondisi kekurangan inventori*inventory shortage+ merugikanpengelola dan pemakai)


5/46

!ipe(tipe )erse%iaan *+,

i dalam suatu sistem manufaktur,inventori muncul dalam bentuk-

Persediaan .ahan .aku *Raw Material+

Persediaan .arang Setengah /adi *Workin Process/ WIP+

Persediaan .arang /adi *Finished

Goods+ Persediaan .arang Penolong *Supplies+

Persediaan Suku 0adang *Spare Part+


6/46

!ipe(tipe )erse%iaan *2,

i luar sistem manufaktur-

ari bentuknya inventori di luar sistemmanufaktur berupa produk (adi *fnished goods+

yang bergerak dari pabrik menu(u pemakai)Mengalir dari gudang pabrik *actorywarehouse+, gudang distribusi *distriutionwarehouse+, pengecer *retailer+, hinggakonsumen akhir *end user+)

'danya berbagai pihak yang mengelola aliranbarang dari pemasok ke konsumen membentuksuatu sistem yang dikenal dengan sistem rantaipasok *supply chain syste!+


7/46

!ipe(tipe )erse%iaan *-,

/enis inventori di luar sistem manufaktur-1)nventori operasi *operational inventory+-

inventori barang yang digunakan untukmen(amin kelancaran pemenuhan permintaanpemakai

2)nventori penyangga *u"er inventory+-inventori barang yang digunakan untukmeredam 3uktuasi permintaan yang bersifatrandom

4)nventori siklis *cycle inventory+- inventori yang

digunakan untuk menanggulangi lon(akanpermintaan yang berulang dalam menurutselang !aktu karena sebab ke(adian tertentu

5)nventori musiman *seasonal inventory+-inventori yang digunakan untuk menanggulangi

lon(akan permintaan yang berulang dalammenurut selang !aktu karena sebab musiman


8/46

.enis )ermasalahan /istem0nventori

1) Permasalahan operasional-

. .ersifat kualitatif dan berkaitan dengan permasalahankelancaran dan e"siensi mekanisme serta prosedurpengoperasian harian sistem inventori)

Permasalahan organisasi dan administrasi Permasalahan koordinasi Permasalahan eksternal

2) Permasalahan kebi(akan inventori-

. .agaimana men(amin permintaan pemakai dapatdipenuhi dengan ongkos minimal)

Penentuan stock operasi *operating stock+ Penentuan saat pemesanan *reorder point+, dan Penentuan cadangan pengaman *saety stock+


9/46

)ermasalahan Organisasi %an1%ministrasi

Meliputi hal6hal terkait dengan aspek fungsional sisteminventori, antara lain- Pengorganisasian inventori- penyusunan barang, layout

gudang,#o descritionpeker(a gudang, (ad!al ker(a, dan

lain6lain Mekanisme dan prosedur pengadaan inventori 'dministrasi dan sistem informasi inventori

/ika permasalahan ini teratasi maka pengelola akanmudah men(a!ab pertanyaan sederhana berikut- /enis barang apa yang dikelola imana barang tersebut berada .erapa (umlah yang tersedia .erapa yang sedang di pesan Siapa pemasok barang tersebut, dll


10/46

)ermasalahan ksternal

Pihak eksternal dari pengelola ada 2yaitu- P7M'%' dan P7M'SO%

%etidakberaturan dari pihak eksternaltidak dapat dihindarkan

P7&879O9'- .ersifat Proaktif untukmengurangi variabilitas


11/46

)ermasalahan &oor%inasi

%eterkaitan antara pengelola inventori dengan unitorganisasi lain) Misalnya, inventori spare partsdenganbagian !aintenance, inventori bahan mentah denganbagian permesinan, dan lain lain

$iap unit organisasi: usaha memiliki kepentingan yangberbeda6beda sesuai %P masing6masing dan berusahauntuk memenuhi target nilai %P6nya)

Misalnya bagian produksi ingin mesin selalu dapatbeker(a dengan e"siensi 1;;


12/46

8ambar penggunaan nventori

Time

Inve

ntory

Level

Persediaan

Rata-rata

(Q*/2)

0Minimum

inventory

Order quantity Q

(ma!imum

inventory level)

Usage Rate/ la"u

#en$$unaan

Mo%el )engen%alian 0nventori: OQ


13/46

Model 7O?- .erapa (umlah yangharus dipesan=

%umla& Pemesanan

'nnual ost

Order (etu#) ost urve

O#timal

Order Quantity (Q*)

Minimum

total ost


14/46

7O? Model- >OP

Reorder

Point(ROP)

Time

Inventory Level

'vera$e

Inventory

(Q*/2)

Lead Time

O#timal

Order

Quantity(Q*)


15/46

EOQ

Jumlah Pemesanan

Waktu antar Pesan Working Days / Year

Working Days / Year

= =

= =

= =

=

=

Q* D S

H

N D

Q*

TN

d

D

ROP d L

2

D= Demand per year

S= Setup order! "ost per

order

H= #olding "arrying! "ost

d= Demand per day

L= $ead time in days

Persamaan 7O?


16/46

)engelolaan 0nventori %enganpengklasikasian


17/46

Pendahuluan @1A

alam sistem inventori, (enis dan (umlah barangyang dikelola bisa mencara ratusan ribu

Perlu pemilahan agar e"sien, tidak semua

barang memiliki tingkat penggunaan dankepentingan yang sama

.agaimana memilahnya=

$ingkat kepentingan bersifat subyektif, dalamoperasional tingkat kepentingan diukur melaluitingkat kekritisan barang


18/46

Pendahuluan @2A

.arang dikategorikan kritis (ika ketiadaanbarang tersebut menyebabkan fungsiutama dari sistem yang dikelola tidak

berfungsi %ecepatan konsumsi: pemakaian barang-Slow !ovingdan Fast !oving

Maintenance- B7SO *$ital, %ssential,Supporting, dan &perating+


19/46

1nalisa 13C

Merupakan prosedur sederhana untukmengklasi"kasikan barang dengan (enisdan (umlah yang banyak men(adi 4

kategori, yaitu ', ., dan 0 %elebihan analisa '.0

Mudah diimplementasikan apat diterapkan untuk berbagai obyek Hasil gra"k mudah dianalisa

%elemahan '.0 Pengklasi"kasian terlalu kasar Syarat- data harus konsisten


20/46

&riteria )em$agian &ategori 1"3" %an C *+,

Class Value per

year (%)

Percentage to the

total inventory

A Parts

B Parts

C parts

75%-80%

10%-15%

10%

5%-10%

10%~15%

80%


21/46

%riteria Pembagian %ategori ', .,dan 0 @2A


22/46


23/46

0ontoh-

Part Number Percentage Annual Value($) at!" Classes

1

#

5

&

78

'

10

#0%

0%

50%

'0000

77000

#&5015001

1#500

8#50

1#00850

50

150

7#%

#%

5%

A

B

C


24/46

0ontohC


25/46

%ategori '

&ilai tinggi sehingga perlu penanganan yangketat

Perencanaan dan peramalan harus lebih akurat*berbantuan komputer+

9akukan cycle counting lebih sering *bulanan+dengan toleransi keakurantan yang ketat

%ontrol dan pera!atan yang lebih intensif

Real ti!e !onitoring

Pemilihan pemasok- e"sien Ongkos dihitung lebih cermat

Proposal pengadaan meliputi penentuan ukuranlot


26/46

%ategori .

Memiliki nilai kategori rata6rata

Setiap produk atau sub group

produk *Misal, .1 dan .2+ dalamkategori . dapat dilakukanperencanaan dengan metodetersendiri

Perlakuan sama dengan '


27/46

%ategori 0

Memiliki nilai yang rendah

.iaya pengelolaan manual tinggi, revie!secara periodik

Pesan dalam interval, dengan (umlahyang besar dan ada stok pengaman

&utsourcing'

%lasi"kasikan lebih detail, misal 01, 02


28/46

Strategi untuk ' dan 0


29/46

%>$7>' $'M.'H'&- DEF

D - penggunaan relatif konstan%oe"sien 3uktuasinya G ;)1

E - penggunaan ber3uktuasi

%oe"sien 3uktuasinya ;)1 ;)2I

F - penggunaan tidak teratur %oe"sien 3uktuasinya J ;)2I

9ihat 8ambar


30/46


31/46

%>$7>'- B7SO

%riteria ini didasarkan pada tingkatkekritisan barang

.agian !aintenancemengklasi"kasikan

komponen: spare partsberdasarkandampaknya terhadap (alannya produksi

B - $ital

7 - %ssential S - Supporting

7 - &perating


32/46

'&'9S' P7>M&$''&

Permintaan ndependen .esarnya permintaan suatu barang tidak bergantungpada barang lain

Forecasting: Peramalan memegang peran kunci Untuk pengaman perlu cadangan

Permintaan ependen .esarnya permintaan suatu barang bergantung pada

barang lain 9ogika Material Re(uire!ent Planning*MRP+ dapat

diimplementasikan

engan memisahkan antara barang independen

dan dependen maka- Perencanaan pengadaan barang akan lebih akurat Metode untuk mengendalikan inventori lebih tepat


33/46

%lasi"kasi atas '.0 K B7SO

Klasifikasi A B C

V AV BV CV

E AE BE CE

S AS BS CS

O AO BO CO


34/46

P7M'&$'U'&

&B7&$O>


35/46

Sistem Penga!asan Stok

Memiliki kemampuan- Mendapatkan informasi stok dalam (umlah yang

benar, tempat yang benar, dan !aktu yang benar

Melacak level stock

Membuat order Mengeluarkan stok

Manual Syste!

a) Stock *ook

Hanya untuk inventori terdiri dari beberapa item Sistem Re+orderyang sederhana- Two-bin System Penyimpanan stok per item dalam 2 kontainer, ketika

kontainer satu kosong maka digunakan kontaner 2dan saatnya melakukan pemesanan


36/46

Manual Syste!

b) Stock ,ard Setiap stok memiliki card yang berisi

informasi

-escrition- pen(elasan nama barang $alue- 9o! Medium High .ocation- >ak Penempatan Re+order .evel 0uantities .ead 1i!e-

.atas mulai melakukan pemesanan, ukuran

pemesanan, dan lead time pemesanan Supplier- &ama pemasok yang memasok

barang tersebut Past Stock 2istory- 0atatan ri!ayat

pengambilan


37/46

,o!puteri3ed Syste!

Pada prinsipnya sama dengan yangmanual, namun memiliki kelebihan antaralain-

$erintegrasi dengan bagian accountingdaninvoicing

Monitoringdilakukan secara otomatis apat mengontrol batch Mampu mengidenti"kasi pemasok yang palingmurah dan cepat

Syste! *arcodemempercepat pencatatan >L mampu mendeteksi setiap (enis produk

&O$7- sistem ini akan ber(alan denganbaik /%' data masukan pertama baik*Stok 1akingharus akurat+


38/46

Stock $aking

'ktivitas membuat daftar stok, mencatat lokasidan nilai dari stok tersebut)

$iap periode tertentu:tahun dilakukan audit

untuk menghitung nilai dari stok sebagai bagiandari proses akunting

engan menggunakan code *termasuk arcode+proses tersebut lebih mudah !alaupun tetapmemakan !aktu yang lama *ti!e consu!ing4

Pengecekan stok yang lebih sering *a rollingstock take+ dapat menghindari beban tahunantetapi membutuhkan konsentrasi sepan(angtahun


39/46

$u(uan Stock 1aking

Mendapatkan (umlah dan nilai aktual dari aset*barang di inventori+ yang dimanfaatkan padabagian akunting ataupun pemakai

Melakukan validasi input manual ataupunelektronik

Untuk input perencanaan kebutuhan bersihsehingga dapat mengurangi dead stock

Mengurangi deviasi barang di inventori terhadapkebutuhan aktual *akibat hilang ataupunkadaluarsa+

.agian dari proses kontrol terhadap pengelolaanoperasional inventori

Menganalisa kiner(a dari sistem inventori


40/46

Manfaat Stock 1aking

Men(amin terpenuhinya kebutuhan dalamkuantitas dan kualitas

Memininumkan penanaman modal : investasibahan

$er(aminnya barang yang diterima sesuai dgnspesi"kasi purchase order

$erlindung dari pencurian, kerusakan dankerusakan mutu

apat melayani produksi dengan bahan6bahan

yang dibutuhkan pada !aktu, tempat sertamencegah penyalahgunaan dan penyele!engan

Pencatatan persediaan yang akurat tentangbarang masuk, keluar dan penggunaannya

.agian dari proses pengukuran kiner(a sistem

inventori


41/46

,ycle ,ounting vs PhysicalInventory

,ycle counting5Sebuah prosedur mana(emeninventori dimana S7.'8'& dari inventoridihitung pada !aktu:hari yang telah ditentukan

Physical Inventory5Sebuah prosedur mana(emen

inventori dimana S79U>UH dari inventoridihitung pada !aktu:hari yang telah ditentukan*stock opna!e+)

Padaphysical inventoryseluruh aktivitasberhenti dan semua (enis item dilakukan audit

,ycle counting lebih baik dalam hal sedikitnyamengganggu operasi *produksi+ dan bisadifokuskan pada item6item dengan tingkatpenggunaan yang tinggi *ast !oving+ dan nilaiyang tinggi *%elompok '+


42/46


43/46

Manfaat ,ycle ,ountingMengurangi !aktu berhentinya produksi yangdisebabkan aktivitas counting inventori

Mengurangi penyesuaian *ad#ust!ent+ inventoritahunan

Mendapatkan penyebab kesalahan dan melakukan

perbaikan dengan segera Men(aga catatan inventori tetap akurat


44/46

Lrekuensi 0ycle 0ounting

nventori perlu dikelompokkan danmendapatkan perlakukan 00 yangberbeda sehingga lebih fokus dan

efektif Metode Pengelompokan-

Metode Pareto: '.0

a) .erdasarkan persentase nilai

b) nventori dengan nilai mahal dilakukanlebih sering

c) $idak e"sien (ika ditin(au dari perspektifS0M, meski inventori bernilai kecil tapidapat menyebabkan seluruh sistem

berhenti


45/46

Pengelompokan))

.erdasarkan 6sage

a) idasarkan pada tingkat pemakaian- Fast !ovingvs SlowMoving

) Fast !ovingdihitung lebih sering

c) 9emah dalam hal analisa nilainya, sehingga secarakeuangan kiner(anya tidak maksimal *I1&R=+

. Hybrid

a) %ombinasi antara Fast Movingdengan7*,


46/46

>L

>L *Radio Fre(uency Identifcation+merupakan alat pencatatan kondisiinventori yang handyN melalui

identi"kasi barcode) ata melalui frekuensi radio dikirim kekomputer

apat meningkatkan kecepatan dan

keakuratan data sehingga prosespengecekan dapat dilakukan secarakontinyu

9&%-Bideo 'plikasi >L

managing operations -mat managemen

Documents