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Manual Postventa Logic Class

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Posventa Logic Class

Posventa Logic Classndice del ManualDESCRIPCION FUNCIONAL DE LA APLICACION ..................................................................... 11. QU ES POSVENTA ........................................................................................................................... 1 2. QU HACE NUESTRO POSVENTA? ............................................................................................... 1 3. CON QU APLICACIONES INTERACCIONA POSVENTA LOGIC CLASS ........................................ 2

PREPARACIN Y DEFINICIN DEL ASISTENTE DE CONFIGURACIN PARA POSVENTA LOGIC CLASS............................................................................................................................... 3 PREPARACIN Y DEFINICIN DE DATOS MAESTROS PARA POSVENTA LOGIC CLASS . 51. ASPECTOS INICIALES A TENER EN CUENTA ................................................................................. 5 2. CLIENTES............................................................................................................................................ 7 3. ARTCULOS ......................................................................................................................................... 9 4. GASTOS COMERCIALES ................................................................................................................. 11 5. DELEGACIONES ............................................................................................................................... 13 6. DEPARTAMENTOS ........................................................................................................................... 14 7. CATEGORA DE EMPLEADOS ......................................................................................................... 15 8. EMPLEADOS ..................................................................................................................................... 16 9. GRUPOS DE PROPIEDADES ........................................................................................................... 21 10. PROPIEDADES DE PARTES ......................................................................................................... 21 11. TIPOS DE FASES ........................................................................................................................... 24 12. GRUPOS DE ACTIVIDADES EN PARTES ..................................................................................... 26 13. ACTIVIDADES EN PARTES ........................................................................................................... 27 14. TIPOS DE PARTE........................................................................................................................... 28 15. ARTCULO POR FASE Y ACTIVIDAD............................................................................................ 34 16. TIPOS DE CIERRE DE PARTE ...................................................................................................... 35 17. MOTIVOS DE RETENCIN ............................................................................................................ 36 18. MOTIVOS NO FACTURABLE ......................................................................................................... 38 19. EQUIPOS DE TCNICOS .............................................................................................................. 39 20. TEXTOS DE AVISO POR CLIENTE ............................................................................................... 40

GESTIN DE PARTES DE INTERVENCIN ............................................................................ 421. ESTRUCTURA DE UN PARTE ......................................................................................................... 42 2. ESTADOS DE UN PARTE ................................................................................................................ 49 3. EJEMPLOS DE TRABAJO CON LOS PARTES ............................................................................... 52 4. OPERATIVA EN LA ENTRADA DE UN PARTE ............................................................................... 53 5. ENTRADA DE IMPUTACIONES EN LOS PARTES.......................................................................... 62 6. OPCIONES RELACIONADAS CON LOS PARTES .......................................................................... 74 7. POSIBILIDADES DE FACTURACIN DE UN PARTE ................................................................... 100 8. GENERACIN DE UN PRESUPUESTO DESDE UN PARTE ........................................................ 108 9. CIERRE DE FASES Y CIERRE DE PARTES ................................................................................. 120

Posventa Logic Class10. OTRAS OPCIONES ...................................................................................................................... 131

LIQUIDACIN DE GASTOS ..................................................................................................... 1401. RESUMEN DE GASTOS EN PARTES ............................................................................................ 141 2. GENERAR (LIQUIDACIONES) ........................................................................................................ 142 3. DESHACER (LIQUIDACIONES) ..................................................................................................... 145 4. CONSULTA (LIQUIDACIONES) ..................................................................................................... 146 5. INFORMES (LIQUIDACIONES) ...................................................................................................... 147

GESTIN DE CESIONES ......................................................................................................... 1481. CESIONES FACTURABLES............................................................................................................ 148 2. CESIONES NO FACTURABLES. .................................................................................................... 151

GESTIN DE ALQUILERES..................................................................................................... 156 ESTADSTICAS......................................................................................................................... 161 GESTIN DE AGENDAS Y CALENDARIOS TCNICOS ....................................................... 1621. AGENDAS........................................................................................................................................ 162 2. CALENDARIO .................................................................................................................................. 166 3. INFORMES ...................................................................................................................................... 175

Posventa Logic Class

DESCRIPCION FUNCIONAL DE LA APLICACION

1. QU ES POSVENTAPosventa permite la Gestin de Intervenciones de todo tipo una vez realizada una venta. Adems de la gestin y seguimiento de estas intervenciones, podremos planificar, asignar y evaluar los recursos y analizar los resultados obtenidos una vez concluidas todas estas acciones.

Las intervenciones que pueden ser gestionadas, a modo de ejemplo, podran ser:

Instalaciones. Reparaciones. Montajes. Adaptaciones personalizadas. Sesiones de consultora. Sesiones formativas. Etc

2. QU HACE NUESTRO POSVENTA?

Nuestro Posventa permite: Gestionar Intervenciones a clientes. Gestionar Cesiones de material: o Cesiones Facturables (el cliente acaba comprando el material despus de que se lo cedamos). o Cesiones no facturables (el cliente tiene temporalmente el producto cedido y al final lo acaba devolviendo). Gestionar alquileres de material. Gestin de Agendas y Calendarios Tcnicos.

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3. CON QU APLICACIONES INTERACCIONA POSVENTA LOGIC CLASS

Posventa interacciona bsicamente con Gestin de Ventas, ya que desde las hojas de trabajo o partes de intervencin se pueden generar albaranes para que puedan ser facturados desde la Gestin. Tambin con la Gestin de Almacn, puesto que, a la hora de trabajar con el parte de intervencin, es posible imputar recambios para gestionar una reparacin. Esta imputacin de recambios generara rebaje de stock (puesto que hablamos de artculos que salen de nuestro almacn para poder ser utilizados en una reparacin o instalacin)

Posventa Logic ClassPREPARACIN Y DEFINICIN DEL ASISTENTE DE CONFIGURACIN PARA POSVENTA LOGIC CLASS

Dentro del asistente de configuracin, relacionado con Posventa, destacamos:

Observacin factura Comentario u observaciones que se pasarn a la factura que podramos generar a partir de los albaranes que se pueden crear desde los partes.

Cdigo artculo alquiler cesiones Cdigo de artculo que se traspasar a los albaranes que podemos generar para cobrar los alquileres. NOTA: En este caso se traspasar al albarn del alquiler el cdigo de ste artculo, que deber ser de tipo COMENTARIO, y como descripcin, la descripcin del artculo alquilado.

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Cdigo del almacn de cesiones Almacn que se utilizar para la gestin de cesiones y alquileres. Este se utilizar para definir el almacn hacia el cual se traspasan los artculos cedidos o alquilados. De esta manera la consulta de este almacn virtual nos dar la informacin de qu artculos, con sus unidades, estn en cesin o alquilados (en posesin de los clientes).

Cdigo articulo Comentario albarn Cdigo de artculo que se traspasar en la primera lnea de los albaranes que se podrn generar desde los partes. Este cdigo ir siempre acompaado por una descripcin que incluir algunos datos del parte desde el cual se gener dicho albarn. Concretamente aparecer el comentario: Cargo Parte ejercicio del parte- -serie del parte- -nmero del parte-

Importe mx. impagado por cliente Indicaremos un importe mximo de impagado por cliente, en el caso de que ste se supere, la aplicacin dar un aviso (El cliente tiene impagados) cuando pretendamos dar de alta un parte (no obstante podramos seguir trabajando).

Carpeta documentos partes Indicaremos a qu carpeta podremos acudir para poder adjuntar archivos (guardados en la misma) en los partes que podremos dar de alta.

Calendario: Hora inicio / Hora final Podremos definir las horas entre las cuales estar coloreado el formato calendario de los tcnicos (de esta manera vern marcado de alguna manera cual es su horario laboral) Intervalo horas Podremos indicar cul es el intervalo en minutos que propondr la aplicacin cuando pretendamos anotar una tarea en el calendario de los tcnicos. El usuario marcar doble clic sobre un da y horas concretos (da y hora inicial) y la aplicacin propondr como hora final la condicionada por los minutos aqu indicados.

Carpeta documento Carpeta donde ubicar la informacin del calendario de los tcnicos, si se gestiona desde Ms-Proyect.

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DEFINICIN DE DATOS MAESTROS

1. ASPECTOS INICIALES A TENER EN CUENTA

Es imprescindible tener bien clara cual es la estructura de la hoja de intervenciones o PARTE para poder entender la definicin de maestros que veremos a continuacin.

El Parte

Es la hoja de trabajo, la base en la que se define lo que hay que hacer, cmo se debe hacer, quin lo debe hacer En el mismo se deben reflejar toda una serie de elementos que describiremos a continuacin. Un parte se compone de:

Las Fases

Las fases son niveles de agrupacin de las actividades que se realizan en un parte. Podran entenderse como aquel grupo de actividades que se han realizado un da concreto. No obstante, podran usarse para establecer otros niveles de agrupacin de actividades diferentes: todo lo que hace un tcnico concreto, fases por las que obligatoriamente se debe pasar en un proceso de intervencin concreto, fases que agrupan actividades de la misma naturaleza.

Las Imputaciones

Las imputaciones son todas aquellas actividades (servicios, trabajos), repuestos y/o gastos que se podran llegar a definir dentro de una fase en un parte. Imputaciones son: horas de asesora, horas de consultora, horas de reparacin, horas de instalacinrecambios especficos (motores, filtros, cableado, paneles, chips, discos, fusibles), y en el grupo de gastos tcnicos: kilometraje, dietas, desplazamiento, peajes, hoteles, transporte pblico

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PARTE

FASES

IMPUTACIN

Muy importante, es tener bien claro que una imputacin se compone de:

FASE + ACTIVIDAD + ARTCULO + (GASTO COMERCIAL)

Fase: Como se ha comentado, es el nivel de agrupacin de las imputaciones. Las fases vendran a ser las etapas por las que hay que pasar en un parte.

Actividad: Permite definir actividades o temticas genricas respecto a los artculos que hay que imputar. Un ejemplo de actividades sera: Horas, Repuestos, Gastos

Posventa Logic ClassArtculo: Son los servicios, repuestos o productos y gastos concretos que se imputan...estos adems dan el precio a la imputacin (definen qu se le debera cobrar al cliente) y en caso de informar algn recambio o repuesto, rebajan el stock. Estos representan el nivel de concrecin mayor dentro de una imputacin: por ejemplo: horas de formacin, horas de instalacin de equipos, horas de reparacin de equipos, discos, fusibles, cables, paneles, chipskilometraje, billete de autobs, peaje, parking, dieta

Gasto: Los gastos, no siempre hay que informarlos, solo se definirn en el caso de que el tcnico que realiza la intervencin los deba liquidar para que los pueda cobrar. NOTA: respecto a estos, es imprescindible crear imputaciones exclusivas indicando los gastos que tiene un tcnico (cada gasto en una lnea diferente dentro del parte).

FASE

ACTIVIDAD

ARTICULO

GASTO

2. CLIENTES

Mantenimiento de uso obligatorio ya que los clientes son los destinatarios de las acciones de los partes Posventa.

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3. ARTCULOS

Mantenimiento de uso obligatorio.

En la cabecera de los partes es obligatorio informar un artculo para poder continuar con el alta del mismo. Este artculo representara el trabajo que hay que hacer (a nivel global), lo que hay que reparar Adems, como se ha comentado con anterioridad, los artculos son obligatorios para poder realizar imputaciones en los partes. Dentro del mantenimiento de artculos se debern dar de alta todos aquellos artculos de tipo Material, Inmaterial y/o Comentario que sean necesarios, tanto para definir algunos de los valores del asistente de configuracin, como para disponer de artculos para crear partes y generar imputaciones. Los artculos, adems son los que permitirn dar precio a una imputacin e incluso, en el caso de los materiales, rebajar el stock.

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Por tanto, en artculos se definir todo aquello que se pueda informar en el asistente de configuracin de Posventa, en la cabecera de un parte, en las imputaciones, etc. En definitiva todo aquello que podra ser facturado desde un parte.

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4. GASTOS COMERCIALES

Este mantenimiento ser de cumplimentacin obligatoria en el caso de que se deban liquidar gastos de los tcnicos con relacin a las acciones que hayan efectuado. La opcin est en el men correspondiente a la aplicacin CRM Comercial, en el apartado Seguimiento Comercial, Datos Maestros.

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Definimos a continuacin los campos ms relevantes: Precio Precio del gasto comercial. Sin Retencin Indicaremos el precio en caso de que no se aplique retencin sobre el mismo.

Posventa Logic ClassEditar Indicaremos si el precio podr editarse a la hora de insertar el gasto, en el caso de ser variable. P.V. Partes Precio que se podr facturar al cliente en los Partes de Intervencin cuando se imputen gastos de tcnicos. Km Indicamos si el gasto son kilmetros para que los mismos aparezcan sumados (a nivel informativo) en la hoja de liquidacin de gastos. Unid.Ant. Definiremos si queremos que se cojan exactamente las mismas unidades que la ltima vez que se insert el gasto. Artculo Informaremos el artculo de gasto que se utilizar cuando el mismo se impute en un Parte.

5. DELEGACIONES

En el caso de Posventa, concretamente en los partes de intervencin, es necesario trabajar obligatoriamente con Empleados (para definir como mnimo quin debe intervenir en las actividades del mismo). En el mantenimiento de empleados, son obligatorios informar ciertos campos, uno de ellos es Delegaciones. Por esta razn como mnimo se necesitara crear una delegacin.

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6. DEPARTAMENTOS

Con Departamentos sucede lo mismo que con Delegaciones: es un valor obligatorio para el alta de Empleados, por esta razn deberamos disponer como mnimo de uno.

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7. CATEGORA DE EMPLEADOSLas categoras de empleados sirven para crear categoras profesionales que podremos asignar a los empleados que podremos dar de alta. Este mantenimiento no es de cumplimentacin obligatoria para la ficha del empleado.

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8. EMPLEADOS

Dar de alta Empleados es obligatorio para poder asignar tcnicos responsables de un parte. Es decir el empleado es quien realiza la tarea o el trabajo que prescribe el parte. Adems, deberemos crear para cada empleado un usuario Logic Class. Esta relacin es necesaria si queremos aprovechar ciertas herramientas que ofrece Posventa, en alguna ocasin de imprescindible uso. A nivel ms especfico. La aparicin automtica de avisos para los usuarios cuando son los responsables de los partes. La posibilidad de generar cierres de partes (que implicara dejar por acabado el trabajo y finalmente si hubiese algo pendiente de facturar, facturarlo). La consulta de la gran mayora de agendas y/o calendarios tcnicos. Para generar el alta de usuarios Logic Class, acudiremos a: Inicio / Administracin / Consola de Administracin

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Dentro de la Consola de administracin nos situaremos en el apartado Administracin / Usuarios:

Posventa Logic ClassDentro del mismo marcaremos el botn Insertar para definir los datos del nuevo usuario a dar de alta.

Muy importante es concretar qu perfil tiene asignado antes de aceptar la ficha del alta.

Despus de crear el usuario se le deber asociar al correspondiente empleado. Los empleados podrn darse de alta desde:

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Cuando generemos el alta de un nuevo empleado deberemos tener en cuenta informar los campos obligatorios: CIF/DNI, Delegacin y Departamento adems de asociar (en la Carpeta Varios) el usuario Logic Class correspondiente.

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9. GRUPOS DE PROPIEDADES 10. PROPIEDADES DE PARTES

Los grupos de propiedades nos permitirn generar conjuntos o niveles de agrupacin de Propiedades de Partes. Las Propiedades de Partes podran definirse como marcas o etiquetas de control o seguimiento que se pueden asignar a los partes. Por ejemplo: Si realizamos un parte de reparacin, podemos utilizar estas marcas de seguimiento para poder controlar el punto en el cual se encuentra la reparacin. A nivel ms especfico tendramos: GRUPO: Reparaciones PROPIEDAD: Reparaciones Maquinaria Pesada VALORES A PROPONER: Pendiente de Revisin Pendiente Pedir Recambios En Reparacin Reparacin Finalizada Para generar el alta de Grupos de Propiedades acudiremos a:

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Los grupos nicamente requieren de la definicin de un cdigo.

Para poder generar el alta de propiedades de partes, acudiremos a:

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Dentro de la ficha podremos definir:

Nombre o cdigo de la propiedad Nombre del grupo al cual pertenece (campo de uso no obligatorio). NOTA: Es importante definirlo sin espacios en blanco entre cada una de las palabras que lo podran componer. Tipo de dato Podremos indicar si las propiedades que definiremos sern de tipo: Booleano, Byte, Entero, Entero largo, Doble, Fecha, Contador, Texto, Binario o Memo. NOTA: Los tipos de datos ms usados son: Entero, y Texto. Muy recomendable es ver los ejemplos de la empresa demostracin (9999) Mscara de edicin Definiremos el formato que visualizaremos en funcin del tipo de dato seleccionado (por ejemplo en las fechas, cmo se vern: cuntos dgitos, con qu tipos de separadores). Longitud Definiremos la longitud o nmero de dgitos de las marcas, categoras que editaremos que son las que definen la propiedad. Tipos datos edicin Podremos indicar cmo editar el campo. Podremos indicar: Si/No. Para tipo de datos booleano. Numrico. Para tipo de datos byte, entero, entero largo y doble. Fecha: para tipo de dato fecha. Alfanumrico: Para tipo de dato texto o memo.

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Valor mnimo y mximo del tipo de dato Entero.

Valores de la propiedad Define la lista de valores en la definicin del campo. Cuando en la entrada de partes se informe este campo, se presenta un botn asociado con la lista de valores definida en este apartado. NOTA: Slo es posible, si el tipo de dato es texto y la edicin alfanumrico.

11. TIPOS DE FASES

Mantenimiento de uso obligatorio que nos ayudar a dar de alta las distintas fases que podremos asociar a los partes de intervencin.

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Dentro de ste, es posible asociar una propiedad (del Mantenimiento de Propiedades de partes)

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12. GRUPOS DE ACTIVIDADES EN PARTES

Mantenimiento de uso no obligatorio que nos permitir realizar agrupaciones de las imputaciones que podremos informar en un parte. Estos niveles de agrupacin pueden ser tiles para realizar listados de control de actividad.

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13. ACTIVIDADES EN PARTES

Posventa Logic ClassMantenimiento de uso obligatorio para poder realizar imputaciones en los partes (por tanto, como mnimo se deberamos tener una). En este mantenimiento definimos que actividades o tipos de imputaciones vamos a poder definir en un parte cuando se realice una intervencin. Estas actividades son niveles genricos de imputaciones concretas (traducidas en artculos especficos). En la ficha de actividades podemos informar: El cdigo de actividad. Imputable Nos ayudar a indicar si la actividad es imputable. Si no es imputable, no se presenta en la entrada de partes y se podr usar en el mantenimiento de agendas de tcnicos para informar horas no imputables. Por ejemplo visitas al mdico, cursos Cdigo y Descripcin de artculo Podremos asociar un artculo por defecto (que podr cambiarse si interesa). Este campo NO es de cumplimentacin obligatoria. Cdigo y Descripcin de grupo Podremos asignar a qu grupo de actividades pertenece la que estamos dando de alta. Este campo NO es de cumplimentacin obligatoria.

14. TIPOS DE PARTE

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Dar de alta tipos de parte es obligatorio para poder dar de alta cualquier parte en Posventa. En este mantenimiento podremos informar: El cdigo y Descripcin del tipo de parte.

Carpeta Datos El cdigo de definicin que ira a los albaranes de Gestin para poder contabilizar las facturas con cuentas de ingreso variables. Artculo de facturacin resumido Se informar cuando interese facturar un parte y no se desee visualizar en el albarn, el detalle de artculos a facturar (provenientes de imputaciones). Aparecera un nico artculo que englobara la suma de unidades y precios de todas las imputaciones a facturar. Facturable Para indicar a modo informativo si el parte ser o no facturable. Prioridad y orden Condicionan la ordenacin de la presentacin de tipos de parte a poder informar (presentados en un grid) cuando se desee dar de alta un parte desde un asistente. Trata cesiones Muy importante es definir que s, si interesa que el parte permita la gestin de cesiones y / o alquileres.

Posventa Logic ClassCarta fin de parte Si indicamos que s tendremos la posibilidad de editar una carta de fin de parte en formato MS Word. (Opcin a la que se podr acceder desde el men Procesos / Editar carta fin de parte). Archivo fin de parte Podremos indicar dnde est ubicado el archivo de MS Word que mostrar la Carta fin de parte. El campo quedar activo si en el anterior: Carta fin parte indicamos un s. Informe de parte Podremos asociar un informe que detallar de forma impresa las caractersticas principales del parte. Informes de asistencia Informaremos todos los informes de justificacin de asistencia del parte que sean necesarios. En el caso de tener que imprimir ms de un informe (ejemplo: copia para nosotros y ejemplar para el cliente), deberemos seleccionar en la lista de referencia todos los informes a listar. Texto informe presupuesto Podremos predefinir un texto u observacin que pasara al posible presupuesto que se podra generar en un parte.

Carpeta Fases Deberemos indicar todas las posibles fases que podramos asociar al parte. En este tipo de parte concreto solo se podrn informar las fases que aqu se propongan.

Posventa Logic ClassTipo de Fase y Descripcin Nos ayudar a definir los tipos de fases que podramos asignar al parte. Solo una abierta Cuando trabajemos en un parte no podremos generar imputaciones en otra fase hasta que no se cierre la anterior. Defecto Si indicamos que s, al generar el alta de un parte, por defecto aparecern todas fases con esta propiedad. De forma que no tendremos que insertarlas manualmente. Fase externa Campo informativo para definir si la fase la realiza alguien externo a nuestra empresa. Orden Orden de presentacin de las fases cuando se deban proponer varias por defecto a la vez.

Carpeta Propiedades Tendremos la posibilidad de asignar propiedades de Partes. Recordemos que estas propiedades nos ayudarn a definir caractersticas o marcas de seguimiento para el parte.

Posventa Logic ClassCarpeta Coletillas Podremos definir comentarios, instrucciones u observaciones que podremos visualizar desde los partes.

Carpeta Artculos

Posventa Logic ClassPodremos definir Familias y/o subfamilias que nos ayudarn a filtrar artculos, es decir, que condicionarn que solo se presenten los artculos concretos que pertenezcan a esa familia o subfamilia concreta: A la hora de informar el artculo en la cabecera. A la hora de imputar artculos. A la hora de condicionar qu artculos van a poder cederse o alquilarse con relacin al tipo de parte que se da de alta.

Carpeta Destinatarios: Podremos predefinir Responsables de partes por defecto, en funcin de la asociacin realizada en esta Carpeta: Delegacin Departamento Responsable del Parte. NOTA: La informacin que podemos definir en esta carpeta la podemos dar de alta en el mantenimiento de Delegaciones de CRM Bsico.

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15. ARTCULO POR FASE Y ACTIVIDAD

Posventa Logic ClassMantenimiento de uso NO obligatorio, no obstante puede ser muy til para poder montar plantillas predefinidas de imputaciones. Dentro de las distintas formas en las que se pueden anotar imputaciones en un parte, existe la posibilidad de que aparezcan plantillas para que, nicamente, apuntando las unidades las imputaciones se generen automticamente.

Dentro de esta pantalla, podemos definir. Tipo y Parte Informacin que recogemos del mantenimiento de Tipos de parte. Tipo fase y Fase Informacin que recogemos del mantenimiento de Tipos de fases. Actividad y Descripcin Informacin que recogemos del mantenimiento de Actividades en Partes. Cdigo Artculo y Descripcin Lo definimos a partir de lo creado en el maestro de Artculos.

16. TIPOS DE CIERRE DE PARTE

Posventa Logic ClassTipos de cierre de partes nos permitir dar de alta los motivos que obligatoriamente hay que informar cuando generemos el cierre en un parte.

El cierre es un estado al cual puede llegar un parte, de hecho, es el estado final al cual deberamos llegar. El cierre dejar el parte como acabado definitivamente, y en caso de que quedase algo pendiente de facturar, se facturara. Dentro del mantenimiento destacamos el campo sin intervencin, ste funciona como filtro a la hora de informar los tipos de cierre en el parte o bien en el asistente de cierre de partes. Si indicamos S: A hora de generar los cierres solo aparecern los motivos as definidos cuando el parte NO TENGA ninguna imputacin . Si indicamos No: A la hora de generar los cierres solo aparecern los motivos as definidos cuando el parte TENGA imputaciones.

17. MOTIVOS DE RETENCIN

Retenido, es el estado que puede llegar a tener un parte en caso de que se desee dejar bloqueado para NO poder trabajar temporalmente con l. Si se desea trabajar con este estado, es necesario dar de alta como mnimo un motivo de retencin, ya que, ste es obligatorio informarlo cuando se realiza este cambio.

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18. MOTIVOS NO FACTURABLE

Mantenimiento de uso NO obligatorio que nos permitir justificar los motivos de no facturacin en un parte.

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19. EQUIPOS DE TCNICOS

Mantenimiento que nos permitir visualizar y trabajar con: Agendas de Responsables. Agendas por Delegacin. Calendario de Responsables. Calendario por Delegacin.

NOTA: Adems de definir correctamente este mantenimiento, es necesario, para poder visualizar y generar anotaciones en los apartados anteriores, que el empleado Responsable sea el que est activo como usuario Logic Class (recordemos, la importancia de tener que asociar a cada empleado su correspondiente usuario).

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En el mantenimiento deberemos informar: Delegacin. Cdigo y descripcin de equipo comercial. Responsable del equipo tcnico (informacin que se recoger del mantenimiento de empleados). Los tcnicos que pertenecen a ese grupo en la lista de la parte inferior (datos que se recogern del mantenimiento de empleados).

20. TEXTOS DE AVISO POR CLIENTE

Mantenimiento de uso no obligatorio que nos permitir dar de alta un aviso fijo que aparecer siempre que generemos el alta de un parte o cuando ste se modifique.

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GESTIN DE PARTES DE INTERVENCIN

1. ESTRUCTURA DE UN PARTEPara poder visualizar y trabajar sobre los partes, accederemos a:

Partes en curso muestra la informacin de los partes pendientes de finalizar o cerrar. Partes muestra todos los partes, estn en la situacin en la que estn.

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Los partes tienen una estructura: Cabecera Lneas, muy similar a las ofertas, pedidos y albaranes de gestin. A continuacin realizaremos una breve descripcin de los campos ms relevantes de esta pantalla.

Cabecera del parte:

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Tipo de parte Campo obligatorio en el cual se informa cualquiera de los tipos de partes dados de alta desde el mantenimiento de tipos de parte. Parte Aparece ejercicio, serie y nmero del parte. La serie es editable por el usuario, el ejercicio y el nmero los propone automticamente la aplicacin. Status Situacin en la que se encuentra el parte. Fecha, Hora inicial Fecha y hora de creacin del parte.

En la Carpeta General

Cd. artculo Podremos informar el artculo de la cabecera del parte, el genrico que es obligatorio informar si se desea trabajar con el parte.

Posventa Logic ClassCd. pieza Podemos indicar a modo informativo qu pieza especfica es sobre la que se tiene que intervenir. La pieza se da de alta en el maestro de artculos. Num. Serie En el caso de que el artculo seleccionado tenga asignados nmeros de serie, podremos informarlo en este campo. Observaciones Para indicar la tarea especfica que se debe hacer.

Carpeta Datos

Podemos informar los datos de la persona de contacto, y algunos muy especficos del cliente. El responsable del parte, de la fase y el tcnico (que es el que debe realizar la tarea del parte).

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Finalmente, en el apartado Intervencin, podremos visualizar la fecha y la hora de la prxima intervencin planificada. Este campo se cumplimenta cuando abrimos una fase de trabajo y planificamos en la agenda del Tcnico el da y la hora de asistencia.

Carpeta propiedades:

Cd. proyecto Podemos informar uno de los proyectos que se podran dar de alta en el mantenimiento de proyectos de analtica.

En el apartado Facturacin Tenemos la posibilidad de definir a modo informativo si el parte es o no facturable, y si no lo fuese, indicar el motivo de no facturacin. Adems podremos realizar el control de si el mismo tiene algo facturado o no.

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En el apartado Cierre Tenemos la posibilidad de indicar el motivo del Cierre, cuando suceda y toda una serie de campos de control informativos (revisar por emisor, carta enviada, fecha carta fin parte).

Carpeta inspeccin final

Disponemos de un par de apartados para poder realizar controles de seguimiento con relacin a la finalizacin del parte.

Carpeta Fases Tenemos la posibilidad de visualizar las fases creadas automticamente a partir del asistente de creacin de partes o bien tenemos la posibilidad de insertar manualmente las fases sobre las cuales imputaremos.

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Para poder gestionar intervenciones, deberemos tener como mnimo una fase para poder imputar.

Lneas de imputaciones del parte:

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A destacar sobretodo: que la propiedad FACTURABLE, SIEMPRE debe proponerse manualmente.

2. ESTADOS DE UN PARTEPara poder trabajar con los partes, es completamente necesario tener bien claros los estados por los cuales pueden pasar, tanto a nivel general (status de un parte) como al nivel de fases (status de las fases) En el siguiente esquema se detallan cuales son, y qu itinerarios podemos seguir.

Posventa Logic ClassPENDIENTE DE ACEPTAR Es el punto de partida cuando se crea un parte. Con este status no podemos realizar ninguna operacin sobre el parte. ASIGNADO Con este estado podremos trabajar con todas las funcionalidades del parte. ABIERTO Con este estado podremos trabajar con todas las funcionalidades del parte. A nivel operativo funciona exactamente igual que el parte Asignado. La aplicacin da la posibilidad de trabajar con los dos estados por si, a nivel de funcionamiento interno, el usuario deba pasar siempre por dos filtros (Asignado Abierto o bien Abierto Asignado). RETENIDO Las retenciones implican el bloqueo temporal del parte. Para poder retener un parte, es necesario indicar un motivo de retencin. FINALIZADO Finalizar un parte implica haber acabado todas las actividades del parte. Para finalizar, antes es necesario cerrar todas las fases del parte (este cierre puede generarse masivamente de forma automtica) CERRADO Implica dejar completamente acabado el parte. El mismo quedar bloqueado, y no podr modificarse. En el caso de que quedara algo pendiente de facturar, se facturara.

Despus del anlisis realizado, y como conclusin final, siempre que queramos empezar a trabajar con un parte es necesario que est Asignado o bien Abierto. Para poder realizar un cambio de Status acudiremos a:

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Destacamos las opciones de marcado de la derecha: Abrir fases Si dejamos el parte Abierto o bien Asignado, la aplicacin nos dar la posibilidad de dejar abiertas automticamente todas las fases (siempre que reflejemos correctamente las tareas en las agendas de los tcnicos implicados). Cerrar parte Opcin nicamente disponible si pretendemos dejar el parte Finalizado, para que despus de la finalizacin la aplicacin deje el parte cerrado de forma automtica.

El posible Estado de las FasesESTADO DEL PARTEPendiente de Aceptar

ESTADO DE LA FASESNo se puede cambiar el Status Ninguna

Parte Abierto

Abierta (genera apunte en la agenda del tcnico. Una vez generado el apunte, permitir entrar imputaciones) Cerrada (cuando hay imputaciones) Ninguna

Parte Asignado

Abierta (genera apunte en la agenda del tcnico. Una vez generado el apunte, permitir entrar imputaciones) Cerrada (cuando hay imputaciones)

Parte Retenido Finalizado

No se puede cambiar el Status Cerrada (previamente a Finalizar)

Los status de las fases solo se pueden retroceder cuando el parte est ABIERTO o ASIGNADO.

Posventa Logic ClassNOTA IMPORTANTE: Si no registramos correctamente, los apuntes en las agendas de los tcnicos (cancelamos la pantalla que nos aparece para poder realizar esta operacin, pretendemos generar entradas en horas que se solapan), no se podr abrir la fase y por lo tanto no podremos generar imputaciones sobre los partes.

3. EJEMPLOS DE TRABAJO CON LOS PARTESUna vez creados los partes, para poder trabajar con los mismos, podremos seguir varios caminos. Proponemos aqu uno de los ms utilizados: Cambiaremos el status del parte, de Pendiente de Aceptar a Abierto o bien Asignado. Realizaremos el listado de asistencia (para disponer de un documento que justifique la asistencia o intervencin realizada). Abriremos la fase que corresponda para poder generar la anotacin correspondiente en la agenda del tcnico responsable. Realizaremos la intervencin. Una vez hecha, sobre la fase abierta, se entrarn las imputaciones que correspondan (repuestos, horas invertidas, gastos de desplazamiento) Procederemos de la misma forma hasta haber acabado. Eso har que posiblemente tengamos varias fases abiertas sobre las cuales habremos generado las imputaciones que correspondan. Cuando acabemos el trabajo, dejaremos el parte Finalizado. Para dejarlo completamente acabado, generaremos el cierre del mismo. El cierre dejar el parte bloqueado (para que no pueda ser modificado) y en caso de quedar algo pendiente de facturar, se generar un albarn incluyendo todo lo que quede por facturar. El cierre nicamente lo podr realizar el responsable del parte o el tcnico asignado (la persona que realiza el trabajo). En el caso de que el tcnico que ha intervenido deba cobrar todos los gastos derivados del parte (kilometraje, peajes, dietas) se deber realizar la correspondiente liquidacin de gastos tcnicos.

Posibilidades aadidas en el proceso de trabajo: Generar un presupuesto que condicione, tanto la generacin de imputaciones como la facturacin del parte. Posibilidad de realizar retenciones en el parte, por los motivos que sean (por un impagado del cliente, por falta de repuestos, porque falta realizar una intervencin importante previa) La posibilidad de ir facturando, cuando sea necesario sin necesidad de esperar a generar el cierre del parte.

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4. OPERATIVA EN LA ENTRADA DE UN PARTE4.1. Entrada desde el Asistente de Nuevo Parte Para poder generar el alta de un parte desde el asistente acudiremos a:

En el asistente informaremos:

Posventa Logic ClassEn esta pantalla inicial destacamos el campo Persona de contacto. Para poder avanzar en el asistente, informaremos la persona de contacto y despus marcaremos la tecla Intro

En el caso de que existan ms partes abiertos para el mismo cliente, el asistente presentar una pantalla con la relacin de los mismos. sta tiene valor informativo, para continuar marcaremos Cerrar.

Indicaremos a continuacin el responsable del parte, el responsable de la fase, y sobretodo, muy importante, el Responsable Tcnico, que es el tcnico o la persona que debe realizar la actividad. En observaciones debemos indicar qu intervencin se debe hacer.

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A continuacin debemos informar de forma obligatoria el artculo que se debe instalar, reparar, montar, el servicio que se va a prestar.

En el caso de trabajar con propiedades del parte, stas aparecern a continuacin para asignar la que corresponda.

Posventa Logic ClassPodremos visualizar, a continuacin, los datos de la fase inicial que se grabar en el parte, por si deseamos realizar alguna modificacin.

Nos aparecer la ltima pantalla del asistente, en la misma tendremos la posibilidad de visualizar el Parte Creado.

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4.2. Entrada directa desde la Entrada de Partes Adems de por el asistente, es posible crear partes, directamente desde el Mantenimiento de Partes. Para ello:

Acudiremos a Partes en curso o Partes.

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Marcaremos en la derecha, la opcin Nuevo para que la aplicacin proponga la entrada de un nuevo documento.

Posventa Logic Class Con el nuevo parte en pantalla, informaremos el tipo de parte, ejercicio serie y nmero y el cliente.

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En la Carpeta general definiremos el artculo genrico a reparar, montar, o servicio a prestar y por ltimo, informaremos, en el campo observaciones qu actividad hay que realizar.

En la Carpeta datos propondremos, entre otros: la persona de contacto. El responsable del parte, de la fase y el tcnico asignado.

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Estos son los datos bsicos que debemos informar en la cabecera del parte. Cuando acabemos, grabaremos la cabecera del parte.

Con esto, ya tendramos creado el parte para poder empezar a trabajar con l.

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5. ENTRADA DE IMPUTACIONES EN LOS PARTES5.1. Requisitos Previos para entrar las imputaciones Si interesa generar imputaciones debemos tener bien presente los siguientes requisitos tcnicos:

1. Debemos tener como usuario activo al tcnico asignado en el parte.

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RECORDAR: El parte debe estar con status Abierto o Asignado.

2. Es imprescindible tener informados en las lneas de las fases (en la cabecera del parte) como mnimo, los tcnicos asignados por fase.

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3. Para poder imputar es imprescindible tener la fase sobre la cual se va a imputar Abierta, eso implicar realizar un apunte obligatorio en la agenda del tcnico (recordemos que no podemos anotar tareas que se solapen). Para poder abrir las fases, tenemos varias posibilidades:

Desde el propio cambio de status del parte. En esta situacin, se propondr abrir todas las fases.

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Fase a fase. Lo haremos seleccionando una fase en la Carpeta de la cabecera del parte correspondiente.

Despus de seleccionar la fase, debemos proponer el da previsto para la intervencin.

Posventa Logic Class A continuacin, haremos el cambio de status.

Finalmente cuando grabemos la lnea propondremos la hora a reservar en la agenda del tcnico en la fecha prevista.

Una vez aceptado tendremos anotada una tarea en la agenda del tcnico asignado al parte.Departamento de Marketing Staff de Producto Rev.:02 67

Documento propiedad de SAGE Logic Control. Queda prohibida su utilizacin, divulgacin y/o copia, sin la correspondiente autorizacin.

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Recuerda que las anotaciones se generarn siempre que en cada lnea de cada fase que se abra est informado como mnimo el tcnico asignado al parte.

5.2. Formas de Imputar

Una vez hayamos cumplido los requisitos previos disponemos de varias formas de imputar (recuerda que solo podremos imputar sobre las fases Abiertas):

1. Directamente en las lneas del parte.

Destacamos:

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Documento propiedad de SAGE Logic Control. Queda prohibida su utilizacin, divulgacin y/o copia, sin la correspondiente autorizacin.

Posventa Logic Class A continuacin, haremos el cambio de status.

Finalmente cuando grabemos la lnea propondremos la hora a reservar en la agenda del tcnico en la fecha prevista.

Una vez aceptado tendremos anotada una tarea en la agenda del tcnico asignado al parte.

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NOTA:

Solo se va a poder imputar sobre las fases que queden abiertas.

2. Utilizando plantillas de entrada de imputaciones. Existen dos formas de imputar mediante plantillas: 2.1. Sobre una fase existente ya abierta, insertando todas las imputaciones oportunas: Nos situaremos sobre la fase abierta. Marcaremos el men Procesos / Fases / Generar Imputaciones.

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Aparecer una plantilla para poder imputar sobre la fase previamente seleccionada. En esta nicamente propondremos unidades facturables o no facturables.

En este formato de plantilla es posible aadir lneas nuevas a parte de las que por defecto aparecen. Un caso habitual es cuando se deben proponer repuestos que en la plantilla no se incluyen. Al aceptar. Las imputaciones a las que hayamos asignado unidades, automticamente se grabarn en el parte (las lneas que hemos dejado sin unidades, no se traspasan al parte).

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2.2. Generando una fase nueva ms las imputaciones que les correspondan. Para ello, acudiremos al men Procesos / Generar Fases-Imputaciones:

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En esta ocasin aparecera la plantilla completa para todas las fases del parte (informacin que depende directamente de lo informado en el mantenimiento de Artculos por fase y actividad).

Cuando informemos las unidades, la aplicacin por defecto, incluir una fase nueva y sobre sta, se incorporarn todas las imputaciones correspondientes. Este sistema se utilizar cuando interese imputar sin generar apuntes en la agenda del tcnico.

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6. OPCIONES RELACIONADAS CON LOS PARTES 6.1. Opciones del Men de Cabecera: Relaciones

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C.I.C.: Acceso directo al Centro de Informacin del Cliente del parte.

Posventa Logic Class C.I.D.: Acceso al centro de Informacin del Documento, del parte concreto en el cual estamos situados.

C.I.Pry.: Acceso directo al Centro de Informacin del Proyecto. Veramos en este caso todos los partes que tengan asignado el mismo proyecto:

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Documento propiedad de SAGE Logic Control. Queda prohibida su utilizacin, divulgacin y/o copia, sin la correspondiente autorizacin.

Posventa Logic Class C.I.Serie: Acceso directo al Centro de Informacin de la Serie del Artculo de la Cabecera del Parte (si tuviera definidos nmeros de serie).

Artculos: Acceso directo al mantenimiento de artculos. Aparece por defecto, el informado en la cabecera del parte.

Clientes: Acceso directo al mantenimiento de clientes. Aparece el cliente informado en la cabecera del parte.

Albaranes: Acceso directo a los albaranes generados a partir de los procesos de facturacin del parte. Veremos ms adelante las opciones para generar los albaranes de las imputaciones.

Calendario Responsables: Acceso directo al calendario del responsable del parte.

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Documento propiedad de SAGE Logic Control. Queda prohibida su utilizacin, divulgacin y/o copia, sin la correspondiente autorizacin.

Posventa Logic Class C.I.D.: Acceso al centro de Informacin del Documento, del parte concreto en el cual estamos situados.

C.I.Pry.: Acceso directo al Centro de Informacin del Proyecto. Veramos en este caso todos los partes que tengan asignado el mismo proyecto:

Posventa Logic Class Propiedades: Acceso a la ficha de propiedades de partes para poder asignar una al parte.

Cesiones: Acceso a la ficha de Cesiones para consultas o a la gestin de la misma. A esta ficha solo se podr tener acceso si el tipo de parte asociado, en su mantenimiento, se le asign la propiedad trata cesiones: s.

Posventa Logic Class Ficheros: Tendremos la posibilidad de adjuntar ficheros al parte para que accediendo a esta opcin y marcando con doble clic, se pueda abrir y visualizar con la aplicacin con la que se gener el mismo.

Status: Tendremos la posibilidad de realizar la consulta del histrico de los distintos estados por los cuales ha pasado el parte. Adems hay un acceso al apartado coletillas.

Posventa Logic Class Llamadas: Tendremos la posibilidad de registrar en una ficha, las llamadas realizadas al cliente con relacin al parte con el que se trabaja (apartado superior). Adems, podremos consultar las llamadas registradas en el apartado Llamadas de cliente a partir de la cual se gener el parte (apartado inferior). Estas ltimas, se registran desde la aplicacin CRM Marketing.

Partes Relacionados: Tenemos acceso a una ficha, para poder visualizar partes que tengan el mismo cliente, mismo artculo, asignados al mismo proyecto, a la misma incidencia

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6.2. Opciones del Men de Cabecera: Procesos

Modificar Status: Acceso a la modificacin de status del parte e incluso a las fases del mismo.

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Cambiar cliente: para cambiar el cliente que est asociado al parte.

En caso de que se hayan liquidado imputaciones o facturado algn documento asociado al parte, no podramos realizar el cambio cliente y nos aparecera el mensaje:

Cambiar tipo parte: Podremos realizar el cambio de tipo de parte siempre que el mismo est Pendiente de aceptar.

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Fases / Generar imputaciones: Situados en una Fase podremos generar imputaciones con una plantilla.

Fases / Gestionar comisiones: Nos ayudar a asignar por imputacin un comisionista y el porcentaje de comisin que liquidar. Estas comisiones pasarn al albarn que podramos generar desde el parte.

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Para trabajar correctamente deberemos seleccionar las imputaciones a las cuales queramos asignar un comisionista concreto, una vez informado seleccionaremos el botn Guardar.

Fases / Propiedades: En el caso de que hayamos asociado una propiedad de partes a la fase, desde aqu tendremos acceso a la misma para poder trabajar con ella.

Posventa Logic Class Fases / Agenda tcnicos: Acceso a las tareas generadas en la fase concreta con la que se trabaja.

Fases / Imprimir fase.

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Presupuesto: Posibilidad de generar un presupuesto para el parte. Opcin que veremos posteriormente.

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Generar fases / imputaciones: Acceso a la plantilla que permite generar una nueva fase y sobre ella, todas las imputaciones necesarias.

Duplicar parte: Herramienta que nos permite generar una copia de un parte (el nuevo parte se copiara sin imputaciones y con status Pendiente de Aceptar). La opcin permite, entre otras cosas, proponer un cliente diferente al del parte origen.

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Facturar parte: Opcin que nos permitir generar un albarn de las imputaciones facturables que se deseen.

Cerrar parte: Una vez marcado como Finalizado, podremos generar el cierre desde esta opcin. Recordemos que el cierre implica dejar por acabada definitivamente la actividad y si quedara algo pendiente, se generara algo.

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Para cerrar el Parte, deberamos tener asignado el Status Finalizado

Recuerde que para finalizar el parte, es necesario que las fases tambin estn cerradas. En caso de que las fases no lo estuvieran, aparecera un mensaje pudiendo cerrar las fases en ese momento.

Posventa Logic Class6.3. Opciones del Men de Cabecera: Informes

De estos informes destacamos sobretodo: Parte: Informe que muestra el contenido de lo que debemos realizar.

Posventa Logic Class Asistencia: Informe que servir de justificante de la intervencin a realizar para que sea firmada por el cliente.

6.4. Opciones del Men Lneas: Relaciones

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Artculos: Acceso directo al mantenimiento del artculo que est seleccionado.

Nmeros de serie: Podremos generar la entrada del nmero de serie del artculo imputado que est seleccionado (si ste trabaja con las mismas).

Posventa Logic Class Consulta stock: Acceso a la ficha de consulta del stock del artculo que est seleccionado.

Albaranes: Tendremos la posibilidad de visualizar el albarn de la imputacin seleccionada, si ste se hubiera realizado.

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6.5. Opciones del Men Lneas: Procesos

Posventa Logic Class Filtrar por fase: Nos permitir realizar filtros, para visualizar nicamente las imputaciones que estn bajo una fase concreta. Para ello, previamente deberemos seleccionar la fase en la cabecera del parte.

Posventa Logic Class Generar imputacin negativa: una vez seleccionada una lnea podremos generar un imputacin negativa que anule a la misma.

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Albarn imputacin: Una vez seleccionada una imputacin, desde esta opcin podremos generar el albarn con ese nico artculo.

Por ejemplo, generaremos el albarn con la imputacin negativa anterior:

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Imprimir imputacin:

7. POSIBILIDADES DE FACTURACIN DE UN PARTEExisten tres posibilidades para facturar un parte: Facturar una nica imputacin. Facturar parcialmente, las imputaciones que correspondan. Facturar todo el parte a su cierre, o bien todo aquello que quede pendiente.

IMPORTANTE: Recuerda que para poder generar procesos de facturacin desde un parte es necesario informar imputacin por imputacin que las mismas son facturables (campo Facturable=SI).

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7.1. Facturar una nica imputacin

Seleccionaremos la imputacin a facturar.

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Marcaremos el men de Lneas Procesos / Albarn imputacin.

Una vez realizado este proceso, se generara un albarn, que podramos consultar desde la aplicacin Ventas.

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7.2. Facturar parcialmente las imputaciones que correspondan

En la cabecera del parte marcaremos: Procesos / Facturar parte.

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Posteriormente aparecer un cuadro, con todas las imputaciones facturables. Dentro del mismo seleccionaremos qu deseamos facturar. Una vez aceptemos, se generar el albarn correspondiente.

Una vez realizado este proceso, se generara un albarn con las imputaciones seleccionadas, que podramos consultar desde la aplicacin Ventas.

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7.3. Facturar todo el parte a su cierre, o bien todo aquello que quede pendiente.

Todos los sistemas que tenemos para generar cierres (procesos que veremos ms adelante), adems de dejar el estado del parte como tal (cerrado), realizan automticamente un albarn con todo lo pendiente de facturar. Una vez ejecutado el proceso de Cierre del parte, tendramos:

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Una vez realizado este proceso, se generara un albarn con las imputaciones seleccionadas, que podramos consultar desde la aplicacin Ventas.

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MUY IMPORTANTE: Todos los albaranes que podemos generar desde un parte, quedarn con status Bloqueado. Previo a su facturacin se debern desbloquear.

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8. GENERACIN DE UN PRESUPUESTO DESDE UN PARTE

El objetivo de la generacin de un presupuesto desde un parte, es facilitarle previamente al cliente una previsin de tareas y repuestos a utilizar con el coste aproximado de los mismos. Antes de nada, es muy importante tener bien claros dos requisitos previos importantes, de cara al trabajo con presupuestos: Solo se puede elaborar un presupuesto por parte. Los presupuestos, una vez hayan generado algn registro (albaranes o imputaciones), no podrn ser modificados.

Desde nuestro presupuesto tenemos varias posibilidades: Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar un albarn, si interesase, podramos generar las imputaciones posteriormente. Si operamos as, las imputaciones insertadas en el parte (a partir del presupuesto) no se podrn facturar. Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar las imputaciones en el parte, la facturacin del mismo se hara desde el parte (y no desde el presupuesto). Realizar el presupuesto, a partir del mismo, generar las imputaciones y posteriormente generar el correspondiente albarn (en el propio presupuesto). Este sistema, hara que lo presupuestado y a la vez imputado no se pudiera facturar (porque ya se ha hecho).

Pasamos a explicar los procesos a seguir en cada uno de los distintos supuestos:

8.1. Realizar el presupuesto y, a partir del mismo, generar un albarnRealizar el presupuesto y a partir del mismo generar un albarn, si interesase, podramos generar las imputaciones posteriormente. Si operamos as, las imputaciones insertadas en el parte no se podrn facturar.

Operaremos de la siguiente forma:

Desde el parte realizaremos el presupuesto, para ello acudiremos al men Procesos / Presupuesto:

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Posventa Logic ClassPara insertar las lneas del presupuesto, nos situaremos en la barra de herramientas de las lneas y marcaremos el botn insertar.

Posteriormente propondremos el artculo, las unidades presupuestadas y grabaremos. Esta operacin la repetiremos para todos los artculos que debamos presupuestar.

En el caso de tener que cambiar los precios de las lneas del presupuesto, marcaremos el men Procesos / Modificar Precio.

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Cuando tengamos el presupuesto elaborado, para poder generar el correspondiente albarn marcaremos, en el men de la Cabecera del presupuesto: Procesos / Aprobar.

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Una vez hayamos aprobado: Procesos / Generar albarn, para poder generar dicho documento.

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Al marcar esta opcin nos aparecer una ventana para poder establecer, si as nos interesa, una facturacin por porcentajes (porcentaje que se aplicara sobre el precio de los artculos). Trabajar con estos porcentajes, hara que pudiramos generar varios documentos de albarn.

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En el caso de que interese generar las imputaciones a partir del presupuesto (para que quede constancia en el parte), marcaremos Procesos / Crear imputaciones.

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En la pantalla que nos presenta, donde constan los artculos del presupuesto, deberemos informar todos los datos relevantes, para poder generar las imputaciones: fase, actividad, responsable de fase, tcnico y observaciones. Al aceptar, se nos grabarn las imputaciones en el parte.

Posventa Logic Class8.2. Realizar el presupuesto y, a partir del mismo, generar las imputaciones en el parte.Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar las imputaciones en el parte, la facturacin del mismo se hara desde el parte (y no desde el presupuesto).

Realizaramos el presupuesto (tal y como hemos visto)

Una vez finalizado, directamente generaramos las imputaciones (como ya se ha explicado).

Bajo este ejemplo de trabajo, nos podramos desentender ya del presupuesto.

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8.3. Realizar el presupuesto y, a partir del mismo, generar las imputaciones en el parte y, posteriormente, generar el albarn.Realizar el presupuesto, a partir del mismo, generar las imputaciones y posteriormente generar el correspondiente albarn (en el propio presupuesto). Este sistema, hara que lo presupuestado y a la vez imputado no se pudiera facturar (porque ya se ha hecho).

Generaremos el presupuesto.

Crearemos las imputaciones.

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Realizaremos por ltimo el albarn desde el presupuesto. Recordemos, que previamente, el presupuesto debe aprobarse.

Una vez hayamos aprobado: Procesos / Generar albarn, para poder generar dicho documento.

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Al marcar esta opcin, tal y como hemos visto anteriormente, nos aparecer una ventana para poder establecer, si as nos interesa, una facturacin por porcentajes (porcentaje que se aplicara sobre el precio de los artculos). Trabajar con estos porcentajes, hara que pudiramos generar varios documentos de albarn.

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9. CIERRE DE FASES Y CIERRE DE PARTESLos cierres implican dejar por acabada la actividad a realizar en el parte, adems de facturar todo lo que queda pendiente en el mismo. En el caso de que existan imputaciones, para generar el cierre, es imprescindible cerrar todas las fases, y dejar el parte con status finalizado.

NOTA IMPORTANTE Adems, para poder generar un cierre, es imprescindible que el usuario activo corresponda al responsable del parte, de la fase o el tcnico asignado. Si no, la aplicacin no nos permitir generar este proceso.

9.1. Cierre de FasesLas fases se pueden cerrar de tres maneras:

Una a una, cambiando su status manualmente. Mediante la opcin del men Procesos / Cierre de partes Utilizando el asistente de Cierre de partes.

9.1.1. Cierre de Fases: Una a una, cambiando el Status manualmente

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9.1.2. Cierre de Fases: Realizando directamente el cambio de Status del parte, para dejarlo finalizado.

Realizando directamente el cambio de status del parte, para dejarlo finalizado. Previo a la asignacin de este status, la aplicacin preguntar si se desean cerrar todas las fases.

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Cuando hayamos realizado el cambio de status, ya podremos realizar el cierre.

9.1.3. Cierre de Fases: Desde el Asistente de Cierre de Partes Opcin que veremos en el apartado 9.2.3.

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9.2. Cierre de PartesLos cierres se pueden realizar de tres maneras: Directamente, al cambiar el status de abierto o asignado a finalizado. Mediante la opcin del men Procesos / Cerrar partes. Utilizando el asistente de cierre de partes.

9.2.1. Cierre de Partes: directamente, al cambiar el Status de Abierto o Asignado a Finalizado

Para ello, en la cabecera del parte, en la Carpeta Propiedades, indicaremos el Tipo de cierre o motivo de cierre del parte.

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A continuacin, marcaremos Procesos / Modificar status.

Cambiaremos a status a Finalizado y seleccionaremos Cerrar Parte.

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Al Aceptar, aparecer el Asistente de Cierre de Partes. Dentro de este asistente, deberemos seleccionar botn Cerrar parte.

A continuacin, nos pedir el Tipo de cierre.

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En caso de que existieran imputaciones pendientes de facturar, nos avisa de que se facturarn y nos las presenta, por si no queremos seleccionarlas todas (que sera lo correcto, ya que estamos cerrando el parte).

Una vez aceptada la pantalla anterior, nos generara el albarn con las imputaciones

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9.2.2. Cierre de Partes: mediante la opcin Cerrar Partes

Mediante la opcin del men Procesos / Cerrar partes.

Aparecer una ventana para informar el motivo de cierre y posteriormente una pantalla informativa que nos indicar qu es lo que se facturar.

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Una vez aceptada la pantalla anterior, nos generara el albarn con las imputaciones

9.2.3. Cierre de Partes: utilizando el Asistente de Cierre de Partes

Para ello seleccionaremos la opcin:

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En esta pantalla, aparecen en la izquierda todos los partes con status finalizado, para poder marcar cules de ellos se deben cerrar. Dentro del asistente, nicamente aparecern los que estn con status Finalizado, deberemos seleccionar qu partes deseamos cerrar.

Posventa Logic ClassUna vez seleccionados, marcaremos el icono Cerrar partes

Por ltimo, indicaremos, el motivo de cierre para poder generar cada uno de los albaranes.

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10. OTRAS OPCIONES

10.1. Generacin de Partes de Contratos

Opcin que utilizarn aquellos usuarios que trabajen con el mdulo de contratos, y den de alta contratos que permitan la generacin de partes. El contrato se deber definir con una serie de caractersticas especficas para poder dar uso a esta posibilidad. Estos valores especficos, permitirn generar sobre el contrato una propuesta de generacin de partes o Plan de partes. Este Plan de partes es el que esta opcin tiene en cuenta. Concretamente, la Generacin de partes de contratos, permitira poder generar todos los partes masivamente de todos los planes de los contratos que deseemos. En primer lugar deberamos definir unos lmites de fechas para que se generen nicamente los partes que estn contemplados entre esas las mismas en el Plan de partes.

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A continuacin definiremos los lmites de seleccin para establecer qu intervalo de contratos ser el que se tendr en cuenta para poder generar los partes.

Aparecern en pantalla, pudiendo seleccionar qu partes concretos deseamos tener en cuenta.

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Por ltimo, al finalizar, si los partes seleccionados estn correctamente definidos con relacin a esta opcin (tienen definidos correctamente el plan de partes), se generarn los partes correspondientes.

10.2. Generacin de Bsquedas de Partes

Posventa Logic ClassDisponemos de una gama importante de bsqueda de partes, desde puntos de vista y perfiles distintos.

Bsqueda avanzada.

En la carpeta Simple, podemos seleccionar por cualquier campo de la cabecera de l parte (seleccionando uno o varios partes) o por estado (seleccionando uno o varios tipos de estado). El resto de campos son nicos y solo actan en la seleccin si estn informados. Para realizar una nueva seleccin, tenemos que pulsar el botn Vaciar.

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En la carpeta Avanzada, podemos seleccionar por cualquier campo de la cabecera, fase, imputaciones o cesiones del parte

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Por responsable.

Tendramos que activar el botn de qu tipo de Partes queremos ver y Aceptar. Cuando se visualizan los partes, pulsando doble click sobre el que interese, accederemos al parte correspondiente.

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Por equipo.

Permite ver una relacin de partes en los que el usuario est asignado en el equipo del parte. Pulsando doble clic en un parte, accedemos al mantenimiento de entrada de partes.

Posventa Logic Class Por tcnico.

Permite ver una relacin de partes en los que el usuario est asignado como tcnico. Pulsando doble clic en un parte, acceder a la entrada de partes.

Por comercial. Permite ver una relacin de partes en los que el usuario est asignado al cliente como comercial. Pulsando doble clic en un parte, se accede a la entrada de partes.

Por usuario. Permite ver una relacin de partes con usuario asignado. Pulsando doble clic en un parte, se accede a la entrada de partes.

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10.3. InformesPara realizar un control y seguimiento de toda la informacin relacionada con los partes, disponemos de una gran gama de listados, algunos de los cuales (Partes e Informe de Asistencia), ya hemos visto en captulos anteriores.

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LIQUIDACIN DE GASTOSEl objetivo de Liquidar los gastos de los tcnicos, es poder controlar de alguna manera qu debe cobrar un tcnico por los gastos originados por los desplazamientos que ha tenido por haber realizado las intervenciones. Se liquidarn por tanto: kilmetros, dietas, peajes, hoteles, billetes de transporte pblico Para que esto lo podamos hacer, es imprescindible imputar correctamente, estos gastos en las lneas de los partes:

Generando una lnea por gasto. Indicar el gasto en la misma (en el caso de hacerlo, debera aparecer en el campo liquidable un s).

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1. RESUMEN DE GASTOS EN PARTES

Podremos visualizar, los gastos pendientes de liquidar, parte a parte.

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2. GENERAR (LIQUIDACIONES)

Esta opcin permitir la liquidacin de los gastos, que informamos en las imputaciones de los partes.

Posventa Logic ClassNOTA: Slo intervendrn los registros de las imputaciones del mantenimiento de partes con el campo Liquidable a "S" y el campo Liquidado a "No". Al finalizar el proceso, al campo Liquidado de los registros que intervienen se asigna "S".

Posventa Logic ClassLas liquidaciones se realizan mediante este asistente. Es importante definir correctamente el o los tcnicos y las fechas entre las cuales debemos realizar las liquidaciones. Una vez generadas, podremos optar por realizar el listado justificante de dichos gastos para que el tcnico los pueda cobrar.

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3. DESHACER (LIQUIDACIONES)

Desde esta opcin tenemos la posibilidad de dejar pendientes liquidaciones ya generadas. La herramienta funciona como un asistente en el cual se debe definir entre lmites, qu registros se quieren deshacer.

Posventa Logic ClassEs importante, una vez que aparece este listado, seleccionar qu lnea o liquidacin se desea deshacer.

4. CONSULTA (LIQUIDACIONES)

Desde Consulta, podremos visualizar las liquidaciones generadas en modo ficha.

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Tambin podremos volver a imprimir la hoja de justificacin de gastos. Lo haremos desde la opcin de Informe (Liquidaciones).

5. INFORMES (LIQUIDACIONES)

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GESTIN DE CESIONES

1. CESIONES FACTURABLESLas cesiones facturables son aquellas en las cuales se genera la cesin para que un cliente pruebe un producto. Si lo prueba y le convence, se le facturar puesto que se lo quedar. Tambin podra ajustarse al caso de que despus de una cesin, el cliente pretenda devolver el producto que l mismo ha estropeado, y por eso se lo tengamos que facturar.

Para poder gestionar este tipo de cesin: Debemos tener un parte de base creado, que tenga la propiedad Trata cesiones: S. Esta propiedad se asigna en el Mantenimiento de Tipos de Parte. Una vez tengamos el parte, podremos dar de alta un ficha de cesin desde:

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En esta ficha de cesin destacamos: La obligatoriedad de informar el tipo de parte: solo podremos asignar tipos de parte con la propiedad trata cesiones con un s. Seleccionar de la lista de referencia de Partes pendientes, el parte que nos interesa. Recordar que el parte debe estar dado de alta desde la Entrada de Partes Informamos el artculo que se cede y las unidades. Definimos el almacn salida CEN (almacn desde donde sale el artculo que cedemos).

Al grabar el registro de Cesin, se generar un movimiento de traspaso de stock: Salida desde el almacn CEN, informado en la ficha anterior. Entrada al almacn de CESI definido en el asistente de configuracin.

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Cuando el cliente desee quedarse el producto, se le facturar, para ello deberemos tener en cuenta: Indicar que la cesin es facturable. Acudir al men Procesos / Facturar Cesin.

Indicar la fecha del albarn que se generar.

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Recordar que los albaranes que se generan desde Posventa, tienen el Status = Bloqueado, por lo que debe modificarse antes de poder facturarlos desde la aplicacin Ventas.

2. CESIONES NO FACTURABLES.

Las cesiones no facturables, se gestionan cuando, despus de probar un producto el cliente lo devuelve porque considera que no lo necesita, o bien no le convence su funcionalidad. Una cesin no facturable tambin podra ser til para gestionar la entrega y devolucin de productos sustitutivos (se presta un producto en sustitucin mientras se repara el que originalmente se vendi por su mal funcionamiento). En una cesin no facturable se gestiona la entrega, y la devolucin del producto, sin que esto suponga un coste al cliente. Para ello: Debemos tener un parte de base en el cual hayamos asociado un tipo de parte con la propiedad trata cesiones: s

Posventa Logic Class Daremos de alta la cesin. Para ello, debemos insertar un nuevo registro en la ficha de cesiones, Lo haremos acudiendo a:

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En esta ficha de cesin destacamos: La obligatoriedad de informar el tipo de parte (solo podremos asignar tipos de parte con la propiedad trata cesiones con un s). Seleccionar de la lista de referencia, el parte que corresponda (nos presentar solamente los partes pendientes que tengan Tipo de parte asignado con la propiedad Trata cesiones = SI). Informamos el artculo que se cede y las unidades. Definimos el almacn UNIC (almacn desde donde sale el artculo que cedemos).

En el mismo momento de grabar, se generar un movimiento de traspaso de stock: Salida desde el almacn UNIC, informado en la ficha anterior. Entrada al almacn de CESI definido en el asistente de configuracin.

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Cuando el cliente desee devolvernos el artculo, gestionaremos la devolucin del producto de la siguiente manera:

Recuperaremos la ficha de la cesin, y posteriormente marcaremos la opcin del men Procesos / Recuperar Cesin

Posventa Logic ClassEn el momento de marcar esta opcin, aparecer un cuadro para informar hacia donde debe entrar el artculo cedido, el Almacn de devolucin (deberamos informar un almacn que represente el stock propio).

Adems, se generar un movimiento de traspaso de stock: Salida desde el almacn CESI, informado en el asistente de configuracin. Entrada al almacn CEN definido en la pantalla anterior, de Recuperacin de la cesin en el campo: Almacn devolucin. De esta manera, volveremos a tener en nuestro almacn el producto cedido.

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GESTIN DE ALQUILERESEl alquiler se concibe como una cesin con devolucin y la posterior facturacin del tiempo que se ha cedido o alquilado el producto. A nivel estndar la aplicacin calcula el precio del alquiler teniendo en cuenta: Que el precio de coste del artculo, debera quedar cubierto si lo alquilamos por un ao. En caso de no hacerlo por un ao calcular la parte proporcional en funcin de los meses alquilados (mes completo, no fracciones de meses, ni das). Por tanto si fuera medio ao, se cobrara, como alquiler, la mitad del precio de coste del artculo y si fueran 6 meses y 10 das, se cobrara 7 meses de alquiler. NOTA: En caso de querer gestionar los precios del alquiler de otra manera, el clculo del mismo est abierto a cualquier modificacin que se desee realizar. A este clculo podremos acceder desde la Consola de Administracin de Logic Class (apartado que nos permite la adaptacin o modificacin de la aplicacin estndar).

Posventa Logic ClassPara gestionar un alquiler debemos: Tener creado un parte de base que permita trabajar con cesiones (el tipo de parte asociado al parte debe tener la propiedad trata cesiones: s). Generar la cesin desde la ficha de cesiones (tal y como hemos visto con anterioridad).

Recordemos que la cesin, genera el correspondiente traspaso entre almacenes (del UNIC al de CESI) Gestionaremos la devolucin (cuando debamos cobrar el alquiler, esto es as, porque el alquiler se calcula desde la fecha de cesin hasta la fecha de devolucin).

Posventa Logic Class La cesin debe ser facturable.

Debemos indicar la fecha de recuperacin, ya que a partir de la fecha de la cesin del material y la fecha de devolucin, se calcular el alquiler correspondiente.

En la devolucin, el producto sale del almacn CESI y vuelve a entrar en el UNIC. Por ltimo, facturaremos el alquiler. Esta facturacin la realizaremos desde la opcin del men Procesos / Facturar Alquiler.

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Cuando marquemos esta opcin, aparecer un cuadro de propuesta del alquiler, la propuesta aparecer en funcin del precio de coste, y las fechas: de entrega y devolucin.

Precio = Precio Coste medio / 12 (meses) Importe mensual = Precio * Unidades Importe = Importe mensual * Meses de alquiler

Cuando aceptemos este mensaje se generar el siguiente albarn:

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NOTA: La aplicacin genera lneas independientes para cada unidad de artculo alquilado. En nuestro ejemplo, alquilbamos 3 unidades de artculo, por ello, se presentan 3 lneas del artculo Porttil HP 6710b.

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ESTADSTICASA nivel estadstico disponemos de una amplia gama de listados de control para poder controlar situaciones de los partes, cargas de trabajo con relacin a los tcnicos, sumas de horas de trabajo, etcSon listados estndar de control, no obstante, a partir de un anlisis de necesidades se podran montar listados estadsticos a medida desde la consola de administracin.

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GESTIN DE AGENDAS Y CALENDARIOS TCNICOSLas tareas en las agendas y en los calendarios pueden generarse de dos maneras:

Anotadas automticamente a partir de generar el cambio de status de las fases en los partes (de Ninguno a Abierta para informar despus el intervalo de tiempo que ocupamos en la agenda). Insertndolas manualmente desde cualquiera de las entradas que veremos a continuacin.

NOTA Es muy importante, para segn qu consulta de agendas y calendarios, tener activo el usuario adecuado. Por ejemplo, si se quisieran visualizar agendas de responsables o por delegacin, es necesario que est activo el usuario Logic Class que sea responsable tcnico (esto se define en el mantenimiento de equipos tcnicos).

1. AGENDAS

1.1. Tcnicos

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Desde este formato tendremos la posibilidad de insertar una tarea para cualquiera de los empleados dados de alta.

1.2. Responsables

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Formato especialmente preparado para que los responsables tcnicos puedan ver, modificar e insertar tareas de todos los tcnicos pertenecientes al equipo tcnico del cual ste es responsable. A destacar, en esta pantalla, el campo de Tarea contnua, que hace referencia a cmo se desarrollar la tarea y cmo se visualizar en el calendario. Por ejemplo, si tuviramos Fecha inicial 01/12/2008 Fecha final 03/12/2008 Hora inicial: 09:00 Hora final: 11:00

Al marcar el check de Tarea contnua, la aplicacin interpretara que la tarea empieza a las 9:00 hrs. del da 01/12 y termina el da 03/12 a las 11:00 hrs., ocupando todas las horas entre este intervalo de das y horas, para desarrollar esa nica tarea. Si desmarcramos el check de Tarea contnua, la aplicacin interpretara que todos los das comprendidos entre la fecha inicial y fecha final, y solo entre las 9:00 hrs. (hora inicial) y las 11:00 hrs. (hora final), estaremos realizando la tarea. (da 01/12, de 9:00 a 11:00; da 02/12, de 9:00 a 11:00; da 03/12, de 9:00 a 11:00)

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1.3. Delegacin

Formato especialmente preparado para que los responsables tcnicos puedan ver, modificar e insertar tareas de todos los tcnicos pertenecientes al equipo tcnico del cual ste es responsable. Adems, se aade la posibilidad de visualizar las tareas de otros tcnicos pertenecientes a otras delegaciones y departamentos.

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2. CALENDARIO 2.1. Tcnicos (Horas)

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En este formato de calendario aparecer la agenda del usuario activo. Podremos generar anotaciones marcando doble clic sobre el da y la hora en la cual interese trabajar. Adems, este formato tiene el aadido de poder generar cierres de tareas una vez finalizada para llevar un control de actividad pendiente y realizada. Para ello, nos situaramos sobre la tarea a cerrar y marcaramos el check de Tarea

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2.2. Tcnico (Das)

Al seleccionar este formato de calendario, lo primero que nos pedir la aplicacin es que informemos

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Este calendario tiene nicamente valor de consulta ya que podremos ver todas las tareas anotadas. En la izquierda vemos marcados los das con tarea generada.

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2.3. Responsable

Al acceder a esta opcin, lo primero que le aparecer al responsable tcnico es toda la lista de empleados que pertenecen al equipo tcnico del cual l es responsable.

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Una vez seleccionados el o los tcnicos, y hayamos aceptado, aparecer el formato calendario con todas las tareas de todos los tcnicos previamente seleccionados.

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2.4. Equipos

Al seleccionar este formato de calendario, aparecern todos los equipos tcnicos dados de alta para poder seleccionar con cual queremos trabajar.

Una vez seleccionado podremos hacer la consulta de todas las tareas anotadas para todos los tcnicos del equipo, con el aadido de poder consultar su disponibilidad por da. Esto lo haremos seleccionando en la izquierda el da, y en la parte inferior veremos quienes estn ocupados y quienes libres.

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2.5. Delegacin

Si seleccionamos este formato de calendario nos aparecern todos los tcnicos ubicados en todos los equipos tcnicos de todas las delegaciones.

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Una vez seleccionado el o los tcnicos nos aparecer el calendario para poder trabajar con l.

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3. INFORMES

Relacionado con las agendas y calendarios, disponemos de una amplia gama de listados estndar de control.