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Posventa Logic Class

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Índice del Manual

DESCRIPCION FUNCIONAL DE LA APLICACION ..................................................................... 1

1. QUÉ ES POSVENTA ........................................................................................................................... 1

2. ¿QUÉ HACE NUESTRO POSVENTA? ............................................................................................... 1

3. CON QUÉ APLICACIONES INTERACCIONA POSVENTA LOGIC CLASS ........................................ 2

PREPARACIÓN Y DEFINICIÓN DEL ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN PARA POSVENTA LOGIC CLASS............................................................................................................................... 3

PREPARACIÓN Y DEFINICIÓN DE DATOS MAESTROS PARA POSVENTA LOGIC CLASS . 5

1. ASPECTOS INICIALES A TENER EN CUENTA ................................................................................. 5

2. CLIENTES ............................................................................................................................................ 7

3. ARTÍCULOS ......................................................................................................................................... 9

4. GASTOS COMERCIALES ................................................................................................................. 11

5. DELEGACIONES ............................................................................................................................... 13

6. DEPARTAMENTOS ........................................................................................................................... 14

7. CATEGORÍA DE EMPLEADOS ......................................................................................................... 15

8. EMPLEADOS ..................................................................................................................................... 16

9. GRUPOS DE PROPIEDADES ........................................................................................................... 21

10. PROPIEDADES DE PARTES ......................................................................................................... 21

11. TIPOS DE FASES ........................................................................................................................... 24

12. GRUPOS DE ACTIVIDADES EN PARTES ..................................................................................... 26

13. ACTIVIDADES EN PARTES ........................................................................................................... 27

14. TIPOS DE PARTE........................................................................................................................... 28

15. ARTÍCULO POR FASE Y ACTIVIDAD ............................................................................................ 34

16. TIPOS DE CIERRE DE PARTE ...................................................................................................... 35

17. MOTIVOS DE RETENCIÓN ............................................................................................................ 36

18. MOTIVOS NO FACTURABLE ......................................................................................................... 38

19. EQUIPOS DE TÉCNICOS .............................................................................................................. 39

20. TEXTOS DE AVISO POR CLIENTE ............................................................................................... 40

GESTIÓN DE PARTES DE INTERVENCIÓN ............................................................................ 42

1. ESTRUCTURA DE UN PARTE ......................................................................................................... 42

2. ESTADOS DE UN PARTE ................................................................................................................ 49

3. EJEMPLOS DE TRABAJO CON LOS PARTES ............................................................................... 52

4. OPERATIVA EN LA ENTRADA DE UN PARTE ............................................................................... 53

5. ENTRADA DE IMPUTACIONES EN LOS PARTES.......................................................................... 62

6. OPCIONES RELACIONADAS CON LOS PARTES .......................................................................... 74

7. POSIBILIDADES DE FACTURACIÓN DE UN PARTE ................................................................... 100

8. GENERACIÓN DE UN PRESUPUESTO DESDE UN PARTE ........................................................ 108

9. CIERRE DE FASES Y CIERRE DE PARTES ................................................................................. 120


10. OTRAS OPCIONES ...................................................................................................................... 131

LIQUIDACIÓN DE GASTOS ..................................................................................................... 140

1. RESUMEN DE GASTOS EN PARTES ............................................................................................ 141

2. GENERAR (LIQUIDACIONES) ........................................................................................................ 142

3. DESHACER (LIQUIDACIONES) ..................................................................................................... 145

4. CONSULTA (LIQUIDACIONES) ..................................................................................................... 146

5. INFORMES (LIQUIDACIONES) ...................................................................................................... 147

GESTIÓN DE CESIONES ......................................................................................................... 148

1. CESIONES FACTURABLES ............................................................................................................ 148

2. CESIONES NO FACTURABLES. .................................................................................................... 151

GESTIÓN DE ALQUILERES ..................................................................................................... 156

ESTADÍSTICAS......................................................................................................................... 161

GESTIÓN DE AGENDAS Y CALENDARIOS TÉCNICOS ....................................................... 162

1. AGENDAS ........................................................................................................................................ 162

2. CALENDARIO .................................................................................................................................. 166

3. INFORMES ...................................................................................................................................... 175


DESCRIPCION FUNCIONAL DE LA APLICACION

1. QUÉ ES POSVENTA

“Posventa” permite la Gestión de Intervenciones de todo tipo una vez realizada una venta. Además de la gestión y seguimiento de estas intervenciones, podremos planificar, asignar y evaluar los recursos y analizar los resultados obtenidos una vez concluidas todas estas acciones. Las intervenciones que pueden ser gestionadas, a modo de ejemplo, podrían ser:

• Instalaciones.

• Reparaciones.

• Montajes.

• Adaptaciones personalizadas.

• Sesiones de consultoría.

• Sesiones formativas.

• Etc…

2. ¿QUÉ HACE NUESTRO POSVENTA?

Nuestro “Posventa” permite:

• Gestionar Intervenciones a clientes.

• Gestionar Cesiones de material: o Cesiones Facturables (el cliente acaba comprando el material después de que

se lo cedamos). o Cesiones no facturables (el cliente tiene temporalmente el producto cedido y al

final lo acaba devolviendo).

• Gestionar alquileres de material.

• Gestión de Agendas y Calendarios Técnicos.


3. CON QUÉ APLICACIONES INTERACCIONA POSVENTA LOGIC CLASS

Posventa interacciona básicamente con Gestión de Ventas, ya que desde las hojas de trabajo o partes de intervención se pueden generar albaranes para que puedan ser facturados desde la Gestión. También con la Gestión de Almacén, puesto que, a la hora de trabajar con el parte de intervención, es posible imputar recambios para gestionar una reparación. Esta imputación de recambios generaría rebaje de stock (puesto que hablamos de artículos que salen de nuestro almacén para poder ser utilizados en una reparación o instalación)


PREPARACIÓN Y DEFINICIÓN DEL ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN PARA POSVENTA LOGIC CLASS

Dentro del asistente de configuración, relacionado con Posventa, destacamos:

Observación factura

Comentario u observaciones que se pasarán a la factura que podríamos generar a partir de los albaranes que se pueden crear desde los partes.

Código artículo alquiler cesiones

Código de artículo que se traspasará a los albaranes que podemos generar para cobrar los alquileres. NOTA: En este caso se traspasará al albarán del alquiler el código de éste artículo, que deberá ser de tipo COMENTARIO, y como descripción, la descripción del artículo alquilado.


Código del almacén de cesiones

Almacén que se utilizará para la gestión de cesiones y alquileres. Este se utilizará para definir el almacén hacia el cual se traspasan los artículos cedidos o alquilados. De esta manera la consulta de este almacén “virtual” nos dará la información de qué artículos, con sus unidades, están en cesión o alquilados (en posesión de los clientes).

Código articulo Comentario albarán

Código de artículo que se traspasará en la primera línea de los albaranes que se podrán generar desde los partes. Este código irá siempre acompañado por una descripción que incluirá algunos datos del parte desde el cual se generó dicho albarán. Concretamente aparecerá el comentario: “’Cargo Parte’ –ejercicio del parte- -serie del parte- -número del parte-

Importe máx. impagado por cliente

Indicaremos un importe máximo de impagado por cliente, en el caso de que éste se supere, la aplicación dará un aviso (“El cliente tiene impagados”) cuando pretendamos dar de alta un parte (no obstante podríamos seguir trabajando).

Carpeta documentos partes

Indicaremos a qué carpeta podremos acudir para poder adjuntar archivos (guardados en la misma) en los partes que podremos dar de alta.

Calendario:

Hora inicio / Hora final Podremos definir las horas entre las cuales estará coloreado el formato calendario de los técnicos (de esta manera verán marcado de alguna manera cual es su horario laboral) Intervalo horas Podremos indicar cuál es el intervalo en minutos que propondrá la aplicación cuando pretendamos anotar una tarea en el calendario de los técnicos. El usuario marcará doble clic sobre un día y horas concretos (día y hora inicial) y la aplicación propondrá como hora final la condicionada por los minutos aquí indicados.

Carpeta documento

Carpeta donde ubicar la información del calendario de los técnicos, si se gestiona desde Ms-Proyect.


DEFINICIÓN DE DATOS MAESTROS

1. ASPECTOS INICIALES A TENER EN CUENTA

Es imprescindible tener bien clara cual es la estructura de la “hoja de intervenciones” o PARTE para poder entender la definición de maestros que veremos a continuación.

• El Parte Es la hoja de trabajo, la base en la que se define lo que hay que hacer, cómo se debe hacer, quién lo debe hacer… En el mismo se deben reflejar toda una serie de elementos que describiremos a continuación. Un parte se compone de:

• Las Fases Las fases son niveles de agrupación de las actividades que se realizan en un parte. Podrían entenderse como aquel grupo de actividades que se han realizado un día concreto. No obstante, podrían usarse para establecer otros niveles de agrupación de actividades diferentes: todo lo que hace un técnico concreto, fases por las que obligatoriamente se debe pasar en un proceso de intervención concreto, fases que agrupan actividades de la misma naturaleza….

• Las Imputaciones

Las imputaciones son todas aquellas actividades (servicios, trabajos…), repuestos y/o gastos que se podrían llegar a definir dentro de una fase en un parte. Imputaciones son: horas de asesoría, horas de consultoría, horas de reparación, horas de instalación…recambios específicos (motores, filtros, cableado, paneles, chips, discos, fusibles…), y en el grupo de gastos técnicos: kilometraje, dietas, desplazamiento, peajes, hoteles, transporte público…


Muy importante, es tener bien claro que una imputación se compone de: FASE + ACTIVIDAD + ARTÍCULO + (GASTO COMERCIAL)

� Fase: Como se ha comentado, es el nivel de agrupación de las imputaciones. Las fases vendrían a ser las etapas por las que hay que pasar en un parte.

� Actividad: Permite definir actividades o “temáticas” genéricas respecto a los artículos que hay que imputar. Un ejemplo de actividades sería: Horas, Repuestos, Gastos …

PARTE

FASES

IMPUTACIÓN


� Artículo: Son los servicios, repuestos o productos y gastos concretos que se

imputan...estos además dan el precio a la imputación (definen qué se le debería cobrar al cliente) y en caso de informar algún recambio o repuesto, rebajan el stock. Estos representan el nivel de concreción mayor dentro de una imputación: por ejemplo: horas de formación, horas de instalación de equipos, horas de reparación de equipos…, discos, fusibles, cables, paneles, chips…kilometraje, billete de autobús, peaje, parking, dieta…

� Gasto: Los gastos, no siempre hay que informarlos, solo se definirán en el caso de que el técnico que realiza la intervención los deba liquidar para que los pueda cobrar. NOTA: respecto a estos, es imprescindible crear imputaciones exclusivas indicando los gastos que tiene un técnico (cada gasto en una “línea diferente” dentro del parte).

2. CLIENTES

Mantenimiento de uso obligatorio ya que los clientes son los destinatarios de las acciones de los partes Posventa.

FASE ACTIVIDAD ARTICULO GASTO


3. ARTÍCULOS

Mantenimiento de uso obligatorio .

En la cabecera de los partes es obligatorio informar un artículo para poder continuar con el alta del mismo. Este artículo representaría el trabajo que hay que hacer (a nivel global), “lo que hay que reparar”… Además, como se ha comentado con anterioridad, los artículos son obligatorios para poder realizar imputaciones en los partes. Dentro del mantenimiento de artículos se deberán dar de alta todos aquellos artículos de tipo Material, Inmaterial y/o Comentario que sean necesarios, tanto para definir algunos de los valores del asistente de configuración, como para disponer de artículos para crear partes y generar imputaciones. Los artículos, además son los que permitirán dar precio a una imputación e incluso, en el caso de los materiales, rebajar el stock.


Por tanto, en artículos se definirá todo aquello que se pueda informar en el asistente de configuración de Posventa, en la cabecera de un parte, en las imputaciones, etc. En definitiva todo aquello que podría ser facturado desde un parte.


4. GASTOS COMERCIALES

Este mantenimiento será de cumplimentación obligatoria en el caso de que se deban liquidar gastos de los técnicos con relación a las acciones que hayan efectuado.

La opción está en el menú correspondiente a la aplicación CRM Comercial, en el apartado Seguimiento Comercial, Datos Maestros.


Definimos a continuación los campos más relevantes: Precio

Precio del gasto comercial. Sin Retención

Indicaremos el precio en caso de que no se aplique retención sobre el mismo.


Editar

Indicaremos si el precio podrá editarse a la hora de insertar el gasto, en el caso de ser variable.

P.V. Partes

Precio que se podrá facturar al cliente en los Partes de Intervención cuando se imputen gastos de técnicos.

Km

Indicamos si el gasto son kilómetros para que los mismos aparezcan sumados (a nivel informativo) en la hoja de liquidación de gastos.

Unid.Ant.

Definiremos si queremos que se cojan exactamente las mismas unidades que la última vez que se insertó el gasto.

Artículo

Informaremos el artículo de gasto que se utilizará cuando el mismo se impute en un Parte.

5. DELEGACIONES

En el caso de Posventa, concretamente en los partes de intervención, es necesario trabajar obligatoriamente con Empleados (para definir como mínimo quién debe intervenir en las actividades del mismo). En el mantenimiento de empleados, son obligatorios informar ciertos campos, uno de ellos es Delegaciones. Por esta razón como mínimo se necesitaría crear una delegación.


6. DEPARTAMENTOS

Con Departamentos sucede lo mismo que con Delegaciones: es un valor obligatorio para el alta de Empleados, por esta razón deberíamos disponer como mínimo de uno.


7. CATEGORÍA DE EMPLEADOS

Las categorías de empleados sirven para crear categorías profesionales que podremos asignar a los empleados que podremos dar de alta. Este mantenimiento no es de cumplimentación obligatoria para la ficha del empleado.


8. EMPLEADOS

Dar de alta Empleados es obligatorio para poder asignar técnicos responsables de un parte. Es decir el empleado es quien realiza la tarea o el trabajo que prescribe el parte. Además, deberemos crear para cada empleado un usuario Logic Class. Esta relación es necesaria si queremos aprovechar ciertas herramientas que ofrece Posventa, en alguna ocasión de imprescindible uso. A nivel más específico.

� La aparición automática de avisos para los usuarios cuando son los responsables de los partes.

� La posibilidad de generar cierres de partes (que implicaría dejar por acabado el trabajo

y finalmente si hubiese algo pendiente de facturar, facturarlo).

� La consulta de la gran mayoría de agendas y/o calendarios técnicos. Para generar el alta de usuarios Logic Class, acudiremos a:

Inicio / Administración / Consola de Administración


Dentro de la Consola de administración nos situaremos en el apartado Administración / Usuarios:


Dentro del mismo marcaremos el botón “Insertar” para definir los datos del nuevo usuario a dar de alta.

Muy importante es concretar qué perfil tiene asignado antes de aceptar la ficha del alta.

Después de crear el usuario se le deberá asociar al correspondiente empleado. Los empleados podrán darse de alta desde:


Cuando generemos el alta de un nuevo empleado deberemos tener en cuenta informar los campos obligatorios: CIF/DNI, Delegación y Departamento además de asociar (en la Carpeta Varios) el usuario Logic Class correspondiente.


9. GRUPOS DE PROPIEDADES

10. PROPIEDADES DE PARTES

Los grupos de propiedades nos permitirán generar conjuntos o niveles de agrupación de Propiedades de Partes. Las Propiedades de Partes podrían definirse como marcas o etiquetas de control o seguimiento que se pueden asignar a los partes. Por ejemplo: Si realizamos un parte de reparación, podemos utilizar estas marcas de seguimiento para poder controlar el punto en el cual se encuentra la reparación. A nivel más específico tendríamos: GRUPO: Reparaciones PROPIEDAD: Reparaciones Maquinaria Pesada VALORES A PROPONER: Pendiente de Revisión Pendiente Pedir Recambios En Reparación Reparación Finalizada Para generar el alta de Grupos de Propiedades acudiremos a:


Los grupos únicamente requieren de la definición de un código. Para poder generar el alta de propiedades de partes, acudiremos a:


Dentro de la ficha podremos definir: Nombre o código de la propiedad

Nombre del grupo al cual pertenece (campo de uso no obligatorio). NOTA: Es importante definirlo sin espacios en blanco entre cada una de las palabras que lo podrían componer.

Tipo de dato

Podremos indicar si las propiedades que definiremos serán de tipo: Booleano, Byte, Entero, Entero largo, Doble, Fecha, Contador, Texto, Binario o Memo. NOTA: Los tipos de datos más usados son: Entero, y Texto. Muy recomendable es ver los ejemplos de la empresa demostración (9999)

Máscara de edición

Definiremos el formato que visualizaremos en función del tipo de dato seleccionado (por ejemplo en las fechas, cómo se verán: cuántos dígitos, con qué tipos de separadores).

Longitud

Definiremos la longitud o número de dígitos de las marcas, categorías que editaremos que son las que definen la propiedad.

Tipos datos edición

Podremos indicar cómo editar el campo. Podremos indicar: Si/No. Para tipo de datos booleano. Numérico. Para tipo de datos byte, entero, entero largo y doble. Fecha: para tipo de dato fecha. Alfanumérico: Para tipo de dato texto o memo.


Valor mínimo y máximo del tipo de dato Entero. Valores de la propiedad

Define la lista de valores en la definición del campo. Cuando en la entrada de partes se informe este campo, se presenta un botón asociado con la lista de valores definida en este apartado. NOTA: Sólo es posible, si el tipo de dato es texto y la edición alfanumérico.

11. TIPOS DE FASES

Mantenimiento de uso obligatorio que nos ayudará a dar de alta las distintas fases que podremos asociar a los partes de intervención.


Dentro de éste, es posible asociar una propiedad (del Mantenimiento de Propiedades de partes)


12. GRUPOS DE ACTIVIDADES EN PARTES

Mantenimiento de uso no obligatorio que nos permitirá realizar agrupaciones de las imputaciones que podremos informar en un parte. Estos niveles de agrupación pueden ser útiles para realizar listados de control de actividad.


13. ACTIVIDADES EN PARTES


Mantenimiento de uso obligatorio para poder realizar imputaciones en los partes (por tanto, como mínimo se deberíamos tener una). En este mantenimiento definimos que actividades o tipos de imputaciones vamos a poder definir en un parte cuando se realice una intervención. Estas actividades son niveles genéricos de imputaciones concretas (traducidas en artículos específicos). En la ficha de actividades podemos informar: El código de actividad. Imputable

Nos ayudará a indicar si la actividad es imputable. Si no es imputable, no se presenta en la entrada de partes y se podrá usar en el mantenimiento de agendas de técnicos para informar horas no imputables. Por ejemplo visitas al médico, cursos…

Código y Descripción de artículo

Podremos asociar un artículo por defecto (que podrá cambiarse si interesa). Este campo NO es de cumplimentación obligatoria.

Código y Descripción de grupo

Podremos asignar a qué grupo de actividades pertenece la que estamos dando de alta. Este campo NO es de cumplimentación obligatoria.

14. TIPOS DE PARTE


Dar de alta tipos de parte es obligatorio para poder dar de alta cualquier parte en Posventa. En este mantenimiento podremos informar: El código y Descripción del tipo de parte. Carpeta Datos El código de definición que iría a los albaranes de Gestión para poder contabilizar las facturas con cuentas de ingreso variables. Artículo de facturación resumido

Se informará cuando interese facturar un parte y no se desee visualizar en el albarán, el detalle de artículos a facturar (provenientes de imputaciones). Aparecería un único artículo que englobaría la suma de unidades y precios de todas las imputaciones a facturar.

Facturable

Para indicar a modo informativo si el parte será o no facturable. Prioridad y orden

Condicionan la ordenación de la presentación de tipos de parte a poder informar (presentados en un “grid”) cuando se desee dar de alta un parte desde un asistente.

Trata cesiones

Muy importante es definir que sí, si interesa que el parte permita la gestión de cesiones y / o alquileres.


Carta fin de parte Si indicamos que sí tendremos la posibilidad de editar una carta de fin de parte en formato MS Word. (Opción a la que se podrá acceder desde el menú Procesos / Editar carta fin de parte).

Archivo fin de parte

Podremos indicar dónde está ubicado el archivo de MS Word que mostrará la “Carta fin de parte”. El campo quedará activo si en el anterior: “Carta fin parte” indicamos un sí.

Informe de parte

Podremos asociar un informe que detallará de forma impresa las características principales del parte.

Informes de asistencia

Informaremos todos los informes de justificación de asistencia del parte que sean necesarios. En el caso de tener que imprimir más de un informe (ejemplo: copia para nosotros y ejemplar para el cliente), deberemos seleccionar en la lista de referencia todos los informes a listar.

Texto informe presupuesto

Podremos predefinir un texto u observación que pasaría al posible presupuesto que se podría generar en un parte.

Carpeta Fases Deberemos indicar todas las posibles fases que podríamos asociar al parte. En este tipo de parte concreto solo se podrán informar las fases que aquí se propongan.


Tipo de Fase y Descripción

Nos ayudará a definir los tipos de fases que podríamos asignar al parte. Solo una abierta

Cuando trabajemos en un parte no podremos generar imputaciones en otra fase hasta que no se cierre la anterior.

Defecto

Si indicamos que “sí”, al generar el alta de un parte, por defecto aparecerán todas fases con esta propiedad. De forma que no tendremos que insertarlas manualmente.

Fase externa

Campo informativo para definir si la fase la realiza alguien externo a nuestra empresa. Orden

Orden de presentación de las fases cuando se deban proponer varias por defecto a la vez.

Carpeta Propiedades Tendremos la posibilidad de asignar propiedades de Partes. Recordemos que estas propiedades nos ayudarán a definir características o marcas de seguimiento para el parte.


Carpeta Coletillas Podremos definir comentarios, instrucciones u observaciones que podremos visualizar desde los partes.

Carpeta Artículos


Podremos definir Familias y/o subfamilias que nos ayudarán a filtrar artículos, es decir, que condicionarán que solo se presenten los artículos concretos que pertenezcan a esa familia o subfamilia concreta:

� A la hora de informar el artículo en la cabecera.

� A la hora de imputar artículos.

� A la hora de condicionar qué artículos van a poder cederse o alquilarse con relación al tipo de parte que se da de alta.

Carpeta Destinatarios: Podremos predefinir Responsables de partes por defecto, en función de la asociación realizada en esta Carpeta: Delegación – Departamento – Responsable del Parte. NOTA: La información que podemos definir en esta carpeta la podemos dar de alta en el mantenimiento de Delegaciones de CRM Básico.


15. ARTÍCULO POR FASE Y ACTIVIDAD


Mantenimiento de uso NO obligatorio, no obstante puede ser muy útil para poder montar plantillas predefinidas de imputaciones. Dentro de las distintas formas en las que se pueden anotar imputaciones en un parte, existe la posibilidad de que aparezcan plantillas para que, únicamente, apuntando las unidades las imputaciones se generen automáticamente. Dentro de esta pantalla, podemos definir. Tipo y Parte

Información que recogemos del mantenimiento de Tipos de parte. Tipo fase y Fase

Información que recogemos del mantenimiento de Tipos de fases. Actividad y Descripción

Información que recogemos del mantenimiento de Actividades en Partes. Código Artículo y Descripción

Lo definimos a partir de lo creado en el maestro de Artículos.

16. TIPOS DE CIERRE DE PARTE


Tipos de cierre de partes nos permitirá dar de alta los motivos que obligatoriamente hay que informar cuando generemos el cierre en un parte.

El cierre es un estado al cual puede llegar un parte, de hecho, es el estado final al cual deberíamos llegar. El cierre dejará el parte como acabado definitivamente, y en caso de que quedase algo pendiente de facturar, se facturaría. Dentro del mantenimiento destacamos el campo “sin intervención” , éste funciona como filtro a la hora de informar los tipos de cierre en el parte o bien en el asistente de cierre de partes. Si indicamos Sí:

A hora de generar los cierres solo aparecerán los motivos así definidos cuando el parte NO TENGA ninguna imputación .

Si indicamos No:

A la hora de generar los cierres solo aparecerán los motivos así definidos cuando el parte TENGA imputaciones.

17. MOTIVOS DE RETENCIÓN

Retenido, es el estado que puede llegar a tener un parte en caso de que se desee dejar bloqueado para NO poder trabajar temporalmente con él. Si se desea trabajar con este estado, es necesario dar de alta como mínimo un motivo de retención, ya que, éste es obligatorio informarlo cuando se realiza este cambio.


18. MOTIVOS NO FACTURABLE

Mantenimiento de uso NO obligatorio que nos permitirá justificar los motivos de no facturación en un parte.


19. EQUIPOS DE TÉCNICOS

Mantenimiento que nos permitirá visualizar y trabajar con:

� Agendas de Responsables.

� Agendas por Delegación.

� Calendario de Responsables.

� Calendario por Delegación.

NOTA: Además de definir correctamente este mantenimiento, es necesario, para poder visualizar y generar anotaciones en los apartados anteriores, que el empleado “Responsable” sea el que esté activo como usuario Logic Class (recordemos, la importancia de tener que asociar a cada empleado su correspondiente usuario).


En el mantenimiento deberemos informar:

� Delegación.

� Código y descripción de equipo comercial.

� Responsable del equipo técnico (información que se recogerá del mantenimiento de empleados).

� Los técnicos que pertenecen a ese grupo en la lista de la parte inferior (datos que se recogerán del mantenimiento de empleados).

20. TEXTOS DE AVISO POR CLIENTE

Mantenimiento de uso no obligatorio que nos permitirá dar de alta un aviso fijo que aparecerá siempre que generemos el alta de un parte o cuando éste se modifique.


GESTIÓN DE PARTES DE INTERVENCIÓN

1. ESTRUCTURA DE UN PARTE

Para poder visualizar y trabajar sobre los partes, accederemos a:

Partes en curso muestra la información de los partes pendientes de finalizar o cerrar. Partes muestra todos los partes, estén en la situación en la que estén.


Los partes tienen una estructura: Cabecera – Líneas, muy similar a las ofertas, pedidos y albaranes de gestión. A continuación realizaremos una breve descripción de los campos más relevantes de esta pantalla. Cabecera del parte:


Tipo de parte Campo obligatorio en el cual se informa cualquiera de los tipos de partes dados de alta desde el “mantenimiento de tipos de parte”.

Parte

Aparece ejercicio, serie y número del parte. La serie es editable por el usuario, el ejercicio y el número los propone automáticamente la aplicación.

Status

Situación en la que se encuentra el parte. Fecha, Hora inicial

Fecha y hora de creación del parte.

En la Carpeta General

Cód. artículo Podremos informar el artículo de la cabecera del parte, el genérico que es obligatorio informar si se desea trabajar con el parte.


Cód. pieza

Podemos indicar a modo informativo qué pieza específica es sobre la que se tiene que intervenir. La “pieza” se da de alta en el maestro de artículos.

Num. Serie

En el caso de que el artículo seleccionado tenga asignados números de serie, podremos informarlo en este campo.

Observaciones

Para indicar la tarea específica que se debe hacer. Carpeta Datos

Podemos informar los datos de la persona de contacto, y algunos muy espe cíficos del cliente. El responsable del parte, de la fase y el técnico (que es el que debe realizar la tarea del parte).


Finalmente, en el apartado Intervención, podremos visualizar la fecha y la hora de la próxima intervención planificada . Este campo se cumplimenta cuando abrimos una fase de trabajo y planificamos en la agenda del Técnico el día y la hora de asistencia. Carpeta propiedades:

Cód. proyecto Podemos informar uno de los proyectos que se podrían dar de alta en el mantenimiento de proyectos de analítica.

En el apartado Facturación

Tenemos la posibilidad de definir a modo informativo si el parte es o no facturable , y si no lo fuese, indicar el motivo de “no facturación” . Además podremos realizar el control de si el mismo tiene algo facturado o no.


En el apartado Cierre Tenemos la posibilidad de indicar el motivo del Cierre , cuando suceda y toda una serie de campos de control informativos (“revisar por emisor”, “carta enviada”, “fecha cart a fin parte”). Carpeta inspección final

Disponemos de un par de apartados para poder realizar controles de seguimiento con relación a la finalización del parte. Carpeta Fases Tenemos la posibilidad de visualizar las fases creadas automáticamente a partir del asistente de creación de partes o bien tenemos la posibilidad de insertar manualmente las fases sobre las cuales imputaremos.


Para poder gestionar intervenciones, deberemos tener como mínimo una fase para poder imputar.

Líneas de imputaciones del parte:


A destacar sobretodo: que la propiedad FACTURABLE, SIEMPRE debe proponerse manualmente .

2. ESTADOS DE UN PARTE

Para poder trabajar con los partes, es completamente necesario tener bien claros los estados por los cuales pueden pasar, tanto a nivel general (status de un parte) como al nivel de fases (status de las fases) En el siguiente esquema se detallan cuales son, y qué itinerarios podemos seguir.


PENDIENTE DE ACEPTAR

Es el punto de partida cuando se crea un parte. Con este status no podemos realizar ninguna operación sobre el parte.

ASIGNADO

Con este estado podremos trabajar con todas las funcionalidades del parte. ABIERTO

Con este estado podremos trabajar con todas las funcionalidades del parte. A nivel operativo funciona exactamente igual que el parte “Asignado”. La aplicación da la posibilidad de trabajar con los dos estados por si, a nivel de funcionamiento interno, el usuario deba pasar siempre por dos filtros (Asignado – Abierto o bien Abierto – Asignado).

RETENIDO

Las retenciones implican el bloqueo temporal del parte. Para poder retener un parte, es necesario indicar un motivo de retención.

FINALIZADO

Finalizar un parte implica haber acabado todas las actividades del parte. Para finalizar, antes es necesario cerrar todas las fases del parte (este cierre puede generarse masivamente de forma automática)

CERRADO

Implica dejar completamente acabado el parte. El mismo quedará bloqueado, y no podrá modificarse. En el caso de que quedara algo pendiente de facturar, se facturaría.

Después del análisis realizado, y como conclusión final, siempre que queramos empezar a trabajar con un parte es necesario que esté Asignado o bien Abierto. Para poder realizar un cambio de Status acudiremos a:


Destacamos las opciones de marcado de la derecha: Abrir fases

Si dejamos el parte Abierto o bien Asignado, la aplicación nos dará la posibilidad de dejar abiertas automáticamente todas las fases (siempre que reflejemos correctamente las tareas en las agendas de los técnicos implicados).

Cerrar parte

Opción únicamente disponible si pretendemos dejar el parte Finalizado, para que después de la finalización la aplicación deje el parte cerrado de forma automática.

El posible Estado de las Fases

ESTADO DEL PARTE ESTADO DE LA FASES

Pendiente de Aceptar No se puede cambiar el Status

Ninguna

Abierta (genera apunte en la agenda del técnico. Una vez generado el apunte, permitirá entrar imputaciones)

Cerrada (cuando hay imputaciones)

Ninguna

Abierta (genera apunte en la agenda del técnico. Una vez generado el apunte, permitirá entrar imputaciones)

Cerrada (cuando hay imputaciones)

Parte Retenido No se puede cambiar el Status

Finalizado Cerrada (previamente a Finalizar)

Parte Abierto

Parte Asignado

Los status de las fases solo se pueden retroceder cuando el parte está ABIERTO o ASIGNADO.


NOTA IMPORTANTE: Si no registramos correctamente, los apuntes en las agendas de los técnicos (cancelamos la pantalla que nos aparece para poder realizar esta operación, pretendemos generar entradas en horas que se solapan…), no se podrá abrir la fase y por lo tanto no podremos generar imputaciones sobre los partes.

3. EJEMPLOS DE TRABAJO CON LOS PARTES

Una vez creados los partes, para poder trabajar con los mismos, podremos seguir varios caminos. Proponemos aquí uno de los más utilizados:

� Cambiaremos el status del parte, de Pendiente de Aceptar a Abierto o bien Asignado.

� Realizaremos el listado de asistencia (para disponer de un documento que justifique la asistencia o intervención realizada).

� Abriremos la fase que corresponda para poder generar la anotación correspondiente en

la agenda del técnico responsable.

� Realizaremos la intervención. Una vez hecha, sobre la fase abierta, se entrarán las imputaciones que correspondan (repuestos, horas invertidas, gastos de desplazamiento…)

� Procederemos de la misma forma hasta haber acabado. Eso hará que posiblemente

tengamos varias fases abiertas sobre las cuales habremos generado las imputaciones que correspondan.

� Cuando acabemos el trabajo, dejaremos el parte Finalizado.

� Para dejarlo completamente acabado, generaremos el cierre del mismo. El cierre

dejará el parte bloqueado (para que no pueda ser modificado) y en caso de quedar algo pendiente de facturar, se generará un albarán incluyendo todo lo que quede por facturar. El cierre únicamente lo podrá realizar el responsable del parte o el técnico asignado (la persona que realiza el trabajo).

� En el caso de que el técnico que ha intervenido deba cobrar todos los gastos derivados

del parte (kilometraje, peajes, dietas…) se deberá realizar la correspondiente liquidación de gastos técnicos.

Posibilidades añadidas en el proceso de trabajo:

� Generar un presupuesto que condicione, tanto la generación de imputaciones como la facturación del parte.

� Posibilidad de realizar retenciones en el parte, por los motivos que sean (por un

impagado del cliente, por falta de repuestos, porque falta realizar una intervención importante previa…)

� La posibilidad de ir facturando, cuando sea necesario sin necesidad de esperar a

generar el cierre del parte.


4. OPERATIVA EN LA ENTRADA DE UN PARTE

4.1. Entrada desde el Asistente de Nuevo Parte

Para poder generar el alta de un parte desde el asistente acudiremos a:

En el asistente informaremos:


En esta pantalla inicial destacamos el campo “Persona de contacto”. Para poder avanzar en el asistente, informaremos la persona de contacto y después marcaremos la tecla “Intro” En el caso de que existan más partes abiertos para el mismo cliente, el asistente presentará una pantalla con la relación de los mismos. Ésta tiene valor informativo, para continuar marcaremos “Cerrar”.

Indicaremos a continuación el responsable del parte, el responsable de la fase, y sobretodo, muy importante, el Responsable Técnico, que es el técnico o la persona que debe realizar la actividad. En observaciones debemos indicar qué intervención se debe hacer.


A continuación debemos informar de forma obligatoria el artículo que se debe instalar, reparar, montar, el servicio que se va a prestar….

En el caso de trabajar con propiedades del parte, éstas aparecerán a continuación para asignar la que corresponda.


Podremos visualizar, a continuación, los datos de la fase inicial que se grabará en el parte, por si deseamos realizar alguna modificación.

Nos aparecerá la última pantalla del asistente, en la misma tendremos la posibilidad de visualizar el Parte Creado.


4.2. Entrada directa desde la Entrada de Partes

Además de por el asistente, es posible crear partes, directamente desde el Mantenimiento de Partes. Para ello:

• Acudiremos a Partes en curso o Partes.


• Marcaremos en la derecha, la opción “Nuevo” para que la aplicación proponga la entrada de un nuevo documento.


• Con el nuevo parte en pantalla, informaremos el tipo de parte, ejercicio serie y número

y el cliente.


• En la Carpeta general definiremos el artículo genérico a reparar, montar, o servicio a prestar y por último, informaremos, en el campo observaciones qué actividad hay que realizar.

• En la Carpeta datos propondremos, entre otros: la persona de contacto. El responsable del parte, de la fase y el técnico asignado.


Estos son los datos básicos que debemos informar en la cabecera del parte. Cuando acabemos, grabaremos la cabecera del parte.

Con esto, ya tendríamos creado el parte para poder empezar a trabajar con él.


5. ENTRADA DE IMPUTACIONES EN LOS PARTES

5.1. Requisitos Previos para entrar las imputacion es

Si interesa generar imputaciones debemos tener bien presente los siguientes requisitos técnicos:

1. Debemos tener como usuario activo al técnico asignado en el parte.


RECORDAR: El parte debe estar con status “Abierto ” o “Asignado”.

2. Es imprescindible tener informados en las líneas de las fases (en la cabecera del parte) como mínimo, los técnicos asignados por fase.


3. Para poder imputar es imprescindible tener la fase sobre la cual se va a imputar “Abierta”, eso implicará realizar un apunte obligatorio en la agenda del técnico (recordemos que no podemos anotar tareas que se solapen). Para poder abrir las fases, tenemos varias posibilidades:

� Desde el propio cambio de status del parte. En esta situación, se propondrá

abrir todas las fases.


� Fase a fase. Lo haremos seleccionando una fase en la Carpeta de la cabecera del parte correspondiente.

• Después de seleccionar la fase, debemos proponer el día previsto para la intervención.

Departamento de Marketing Staff de Producto Rev.:02 67

Documento propiedad de SAGE Logic Control. Queda prohibida su utilización, divulgación y/o co pia, sin la correspondiente autorización.


• A continuación, haremos el cambio de status.

• Finalmente cuando grabemos la línea propondremos la hora a reservar en la agenda del técnico en la fecha prevista.

Una vez aceptado tendremos anotada una tarea en la agenda del técnico asignado al parte.




Recuerda que las anotaciones se generarán siempre que en cada línea de cada fase que se abra esté informado como mínimo el técnico asignado al parte.

5.2. Formas de Imputar

Una vez hayamos cumplido los requisitos previos disponemos de varias formas de imputar (recuerda que solo podremos imputar sobre las fases Abiertas):

1. Directamente en las líneas del parte.

Destacamos:


• A continuación, haremos el cambio de status.

• Finalmente cuando grabemos la línea propondremos la hora a reservar en la agenda del técnico en la fecha prevista.

Una vez aceptado tendremos anotada una tarea en la agenda del técnico asignado al parte.


NOTA: Solo se va a poder imputar sobre las fases que queden abiertas.

2. Utilizando plantillas de entrada de imputaciones.

Existen dos formas de imputar mediante plantillas:

2.1. Sobre una fase existente ya abierta, insertando todas las imputaciones oportunas:

• Nos situaremos sobre la fase abierta. • Marcaremos el menú Procesos / Fases / Generar Imputaciones.


Aparecerá una plantilla para poder imputar sobre la fase previamente seleccionada. En esta únicamente propondremos unidades facturables o no facturables.

En este formato de plantilla es posible añadir líneas nuevas a parte de las que por defecto aparecen. Un caso habitual es cuando se deben proponer repuestos que en la plantilla no se incluyen. Al aceptar. Las imputaciones a las que hayamos asignado unidades , automáticamente se grabarán en el parte (las líneas que hemos dejado sin unidades, no se traspasan al parte).


2.2. Generando una fase nueva más las imputaciones que les correspondan. Para ello, acudiremos al menú Procesos / Generar Fases-Imputaciones:


En esta ocasión aparecería la plantilla completa para todas las fases del parte (información que depende directamente de lo informado en el mantenimiento de “Artículos por fase y actividad”).

Cuando informemos las unidades, la aplicación por defecto, incluirá una fase nueva y sobre ésta, se incorporarán todas las imputaciones correspondientes. Este sistema se utilizará cuando interese imputar sin generar apuntes en la agenda del técnico.


6. OPCIONES RELACIONADAS CON LOS PARTES

6.1. Opciones del Menú de Cabecera: Relaciones


• C.I.C.: Acceso directo al Centro de Información del Cliente del parte.


Documento propiedad de SAGE Logic Control. Queda prohibida su utilización, divulgación y/o copia, sin la correspondiente autorización.


• C.I.D.: Acceso al centro de Información del Documento, del parte concreto en el cual estamos situados.

• C.I.Pry.: Acceso directo al Centro de Información del Proyecto. Veríamos en este caso todos los partes que tengan asignado el mismo proyecto:




• C.I.Serie: Acceso directo al Centro de Información de la Serie del Artículo de la Cabecera del Parte (si tuviera definidos números de serie).

• Artículos: Acceso directo al mantenimiento de artículos. Aparece por defecto, el

informado en la cabecera del parte.

• Clientes: Acceso directo al mantenimiento de clientes. Aparece el cliente informado en la cabecera del parte.

• Albaranes: Acceso directo a los albaranes generados a partir de los procesos de facturación del parte. Veremos más adelante las opciones para generar los albaranes de las imputaciones.

• Calendario Responsables: Acceso directo al calendario del responsable del parte.


• C.I.D.: Acceso al centro de Información del Documento, del parte concreto en el cual estamos situados.

• C.I.Pry.: Acceso directo al Centro de Información del Proyecto. Veríamos en este caso todos los partes que tengan asignado el mismo proyecto:


• Propiedades: Acceso a la ficha de propiedades de partes para poder asignar una al

parte.

• Cesiones: Acceso a la ficha de Cesiones para consultas o a la gestión de la misma. A esta ficha solo se podrá tener acceso si el tipo de parte asociado, en su mantenimiento, se le asignó la propiedad “trata cesiones: sí”.


• Ficheros: Tendremos la posibilidad de adjuntar ficheros al parte para que accediendo a

esta opción y marcando con doble clic, se pueda abrir y visualizar con la aplicación con la que se generó el mismo.

• Status: Tendremos la posibilidad de realizar la consulta del histórico de los distintos estados por los cuales ha pasado el parte. Además hay un acceso al apartado “coletillas”.


• Llamadas: Tendremos la posibilidad de registrar en una ficha, las llamadas realizadas

al cliente con relación al parte con el que se trabaja (apartado superior). Además, podremos consultar las llamadas registradas en el apartado “Llamadas de cliente” a partir de la cual se generó el parte (apartado inferior). Estas últimas, se registran desde la aplicación CRM Marketing.

• Partes Relacionados: Tenemos acceso a una ficha, para poder visualizar partes que tengan el mismo cliente, mismo artículo, asignados al mismo proyecto, a la misma incidencia…


6.2. Opciones del Menú de Cabecera: Procesos

• Modificar Status: Acceso a la modificación de status del parte e incluso a las fases del mismo.


• Cambiar cliente: para cambiar el cliente que está asociado al parte.

En caso de que se hayan liquidado imputaciones o facturado algún documento asociado al parte, no podríamos realizar el cambio cliente y nos aparecería el mensaje:

• Cambiar tipo parte: Podremos realizar el cambio de tipo de parte siempre que el mismo esté “Pendiente de aceptar” .


• Fases / Generar imputaciones: Situados en una Fase podremos generar imputaciones con una plantilla.

• Fases / Gestionar comisiones: Nos ayudará a asignar por imputación un comisionista y el porcentaje de comisión que liquidará. Estas comisiones pasarán al albarán que podríamos generar desde el parte.


Para trabajar correctamente deberemos seleccionar las imputaciones a las cuales queramos asignar un comisionista concreto, una vez informado seleccionaremos el botón “Guardar”.

• Fases / Propiedades: En el caso de que hayamos asociado una “propiedad de partes” a la fase, desde aquí tendremos acceso a la misma para poder trabajar con ella.


• Fases / Agenda técnicos: Acceso a las tareas generadas en la fase concreta con la que

se trabaja.

• Fases / Imprimir fase.


• Presupuesto: Posibilidad de generar un presupuesto para el parte. Opción que veremos posteriormente.


• Generar fases / imputaciones: Acceso a la plantilla que permite generar una nueva fase y sobre ella, todas las imputaciones necesarias.

• Duplicar parte: Herramienta que nos permite generar una copia de un parte (el nuevo parte se copiaría sin imputaciones y con status “Pendiente de Aceptar”). La opción permite, entre otras cosas, proponer un cliente diferente al del parte origen.


• Facturar parte: Opción que nos permitirá generar un albarán de las imputaciones

facturables que se deseen.

• Cerrar parte: Una vez marcado como “Finalizado”, podremos generar el cierre desde esta opción. Recordemos que el cierre implica dejar por acabada definitivamente la actividad y si quedara algo pendiente, se generaría algo.


Para cerrar el Parte, deberíamos tener asignado el Status Finalizado

Recuerde que para finalizar el parte, es necesario que las fases también estén cerradas. En caso de que las fases no lo estuvieran, aparecería un mensaje pudiendo cerrar las fases en ese momento.


6.3. Opciones del Menú de Cabecera: Informes

De estos informes destacamos sobretodo:

• Parte: Informe que muestra el contenido de lo que debemos realizar.


• Asistencia : Informe que servirá de justificante de la intervención a realizar para que

sea firmada por el cliente.

6.4. Opciones del Menú Líneas: Relaciones


• Artículos: Acceso directo al mantenimiento del artículo que esté seleccionado.

• Números de serie: Podremos generar la entrada del número de serie del artículo

imputado que esté seleccionado (si éste trabaja con las mismas).


• Consulta stock: Acceso a la ficha de consulta del stock del artículo que esté

seleccionado.

• Albaranes: Tendremos la posibilidad de visualizar el albarán de la imputación seleccionada, si éste se hubiera realizado.


6.5. Opciones del Menú Líneas: Procesos


• Filtrar por fase: Nos permitirá realizar filtros, para visualizar únicamente las

imputaciones que estén bajo una fase concreta. Para ello, previamente deberemos seleccionar la fase en la cabecera del parte.


• Generar imputación negativa: una vez seleccionada una línea podremos generar un

imputación negativa que anule a la misma.


• Albarán imputación: Una vez seleccionada una imputación, desde esta opción podremos generar el albarán con ese único artículo.

Por ejemplo, generaremos el albarán con la imputación negativa anterior:


• Imprimir imputación:

7. POSIBILIDADES DE FACTURACIÓN DE UN PARTE

Existen tres posibilidades para facturar un parte:

• Facturar una única imputación. • Facturar parcialmente, las imputaciones que correspondan. • Facturar todo el parte a su cierre, o bien todo aquello que quede pendiente.

IMPORTANTE: Recuerda que para poder generar procesos de facturación desde un parte es necesario informar imputación por imputación que las mismas son facturables (campo Facturable=SI).


7.1. Facturar una única imputación

• Seleccionaremos la imputación a facturar.


• Marcaremos el menú de Líneas Procesos / Albarán imputación.

Una vez realizado este proceso, se generaría un albarán, que podríamos consultar desde la aplicación Ventas.


7.2. Facturar parcialmente las imputaciones que co rrespondan

• En la cabecera del parte marcaremos: Procesos / Facturar parte.


• Posteriormente aparecerá un cuadro, con todas las imputaciones facturables. Dentro del mismo seleccionaremos qué deseamos facturar. Una vez aceptemos, se generará el albarán correspondiente.

Una vez realizado este proceso, se generaría un albarán con las imputaciones seleccionadas, que podríamos consultar desde la aplicación Ventas.


7.3. Facturar todo el parte a su cierre, o bien to do aquello que quede pendiente.

Todos los sistemas que tenemos para generar cierres (procesos que veremos más adelante), además de dejar el estado del parte como tal (cerrado), realizan automáticamente un albarán con todo lo pendiente de facturar.

Una vez ejecutado el proceso de Cierre del parte, tendríamos:


Una vez realizado este proceso, se generaría un albarán con las imputaciones seleccionadas, que podríamos consultar desde la aplicación Ventas.


MUY IMPORTANTE: Todos los albaranes que podemos generar desde un parte, quedarán con status Bloqueado. Previo a su facturación se deberán desbloquear.


8. GENERACIÓN DE UN PRESUPUESTO DESDE UN PARTE

El objetivo de la generación de un presupuesto desde un parte, es facilitarle previamente al cliente una previsión de tareas y repuestos a utilizar con el coste aproximado de los mismos. Antes de nada, es muy importante tener bien claros dos requisitos previos importantes, de cara al trabajo con presupuestos:

• Solo se puede elaborar un presupuesto por parte.

• Los presupuestos, una vez hayan generado algún registro (albaranes o imputaciones), no podrán ser modificados.

Desde nuestro presupuesto tenemos varias posibilidades:

• Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar un albarán, si interesase, podríamos generar las imputaciones posteriormente. Si operamos así, las imputaciones insertadas en el parte (a partir del presupuesto) no se podrán facturar.

• Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar las imputaciones en el parte, la

facturación del mismo se haría desde el parte (y no desde el presupuesto). • Realizar el presupuesto, a partir del mismo, generar las imputaciones y posteriormente

generar el correspondiente albarán (en el propio presupuesto). Este sistema, haría que lo presupuestado y a la vez imputado no se pudiera facturar (porque ya se ha hecho).

Pasamos a explicar los procesos a seguir en cada uno de los distintos supuestos:

8.1. Realizar el presupuesto y, a partir del mismo , generar un albarán

Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar un albarán, si interesase, podríamos generar las imputaciones posteriormente. Si operamos así, las imputaciones insertadas en el parte no se podrán facturar. Operaremos de la siguiente forma:

• Desde el parte realizaremos el presupuesto, para ello acudiremos al menú Procesos / Presupuesto:


Para insertar las líneas del presupuesto, nos situaremos en la barra de herramientas de las líneas y marcaremos el botón “insertar”.

Posteriormente propondremos el artículo, las unidades presupuestadas y grabaremos. Esta operación la repetiremos para todos los artículos que debamos presupuestar.

En el caso de tener que cambiar los precios de las líneas del presupuesto, marcaremos el menú Procesos / Modificar Precio.


• Cuando tengamos el presupuesto elaborado, para poder generar el correspondiente albarán marcaremos, en el menú de la Cabecera del presupuesto: Procesos / Aprobar.


• Una vez hayamos aprobado: Procesos / Generar albarán, para poder generar

dicho documento.


Al marcar esta opción nos aparecerá una ventana para poder establecer, si así nos interesa, una facturación por porcentajes (porcentaje que se aplicaría sobre el precio de los artículos). Trabajar con estos porcentajes, haría que pudiéramos generar varios documentos de albarán.


• En el caso de que interese generar las imputaciones a partir del presupuesto (para que quede constancia en el parte), marcaremos Procesos / Crear imputaciones.


En la pantalla que nos presenta, donde constan los artículos del presupuesto, deberemos informar todos los datos relevantes, para poder generar las imputaciones: fase, actividad, responsable de fase, técnico y observaciones. Al aceptar, se nos grabarán las imputaciones en el parte.


8.2. Realizar el presupuesto y, a partir del mismo , generar las imputaciones en el parte.

Realizar el presupuesto y a partir del mismo generar las imputaciones en el parte, la facturación del mismo se haría desde el parte (y no desde el presupuesto).

• Realizaríamos el presupuesto (tal y como hemos visto)

• Una vez finalizado, directamente generaríamos las imputaciones (como ya se

ha explicado).

Bajo este ejemplo de trabajo, nos podríamos desentender ya del presupuesto.


8.3. Realizar el presupuesto y, a partir del mismo , generar las imputaciones en el parte y, posteriormente, generar el albarán.

Realizar el presupuesto, a partir del mismo, generar las imputaciones y posteriormente generar el correspondiente albarán (en el propio presupuesto). Este sistema, haría que lo presupuestado y a la vez imputado no se pudiera facturar (porque ya se ha hecho).

• Generaremos el presupuesto.

• Crearemos las imputaciones.


• Realizaremos por último el albarán desde el presupuesto. Recordemos, que previamente, el presupuesto debe aprobarse.

• Una vez hayamos aprobado: Procesos / Generar albarán, para poder generar

dicho documento.


Al marcar esta opción, tal y como hemos visto anteriormente, nos aparecerá una ventana para poder establecer, si así nos interesa, una facturación por porcentajes (porcentaje que se aplicaría sobre el precio de los artículos). Trabajar con estos porcentajes, haría que pudiéramos generar varios documentos de albarán.


9. CIERRE DE FASES Y CIERRE DE PARTES

Los cierres implican dejar por acabada la actividad a realizar en el parte, además de facturar todo lo que queda pendiente en el mismo. En el caso de que existan imputaciones, para generar el cierre, es imprescindible cerrar todas las fases , y dejar el parte con status finalizado . NOTA IMPORTANTE Además, para poder generar un cierre, es imprescindible que el usuario activo corresponda al responsable del parte, de la fase o el técnico asig nado . Si no, la aplicación no nos permitirá generar este proceso.

9.1. Cierre de Fases

Las fases se pueden cerrar de tres maneras:

• Una a una, cambiando su status manualmente. • Mediante la opción del menú Procesos / Cierre de partes • Utilizando el asistente de Cierre de partes.

9.1.1. Cierre de Fases: Una a una, cambiando el Sta tus manualmente


9.1.2. Cierre de Fases: Realizando directamente el cambio de Status del parte, para dejarlo finalizado.

Realizando directamente el cambio de status del parte, para dejarlo finalizado. Previo a la asignación de este status, la aplicación preguntará si se desean cerrar todas las fases.


Cuando hayamos realizado el cambio de status, ya podremos realizar el cierre.

9.1.3. Cierre de Fases: Desde el Asistente de Cier re de Partes

Opción que veremos en el apartado 9.2.3.


9.2. Cierre de Partes

Los cierres se pueden realizar de tres maneras:

• Directamente, al cambiar el status de abierto o asignado a finalizado.

• Mediante la opción del menú Procesos / Cerrar partes.

• Utilizando el asistente de cierre de partes.

9.2.1. Cierre de Partes: directamente, al cambiar el Status de Abierto o Asignado a Finalizado

Para ello, en la cabecera del parte, en la Carpeta Propiedades, indicaremos el “Tipo de cierre” o motivo de cierre del parte.


A continuación, marcaremos Procesos / Modificar status.

Cambiaremos a status a “Finalizado” y seleccionaremos “Cerrar Parte”.


Al Aceptar, aparecerá el “Asistente de Cierre de Partes”. Dentro de este asistente, deberemos seleccionar botón “Cerrar parte”.

A continuación, nos pedirá el Tipo de cierre.


En caso de que existieran imputaciones pendientes de facturar, nos avisa de que se facturarán y nos las presenta, por si no queremos seleccionarlas todas (que sería lo correcto, ya que estamos cerrando el parte).

Una vez aceptada la pantalla anterior, nos generaría el albarán con las imputaciones


9.2.2. Cierre de Partes: mediante la opción Cerrar Partes

Mediante la opción del menú Procesos / Cerrar partes.

Aparecerá una ventana para informar el motivo de cierre y posteriormente una pantalla informativa que nos indicará qué es lo que se facturará.


Una vez aceptada la pantalla anterior, nos generaría el albarán con las imputaciones

9.2.3. Cierre de Partes: utilizando el Asistente de Cierre de Partes

Para ello seleccionaremos la opción:


En esta pantalla, aparecen en la izquierda todos los partes con status finalizado, para poder marcar cuáles de ellos se deben cerrar. Dentro del asistente, únicamente aparecerán los que estén con status “Finalizado”, deberemos seleccionar qué partes deseamos cerrar.


Una vez seleccionados, marcaremos el icono “Cerrar partes”

Por último, indicaremos, el motivo de cierre para poder generar cada uno de los albaranes.


10. OTRAS OPCIONES

10.1. Generación de Partes de Contratos

Opción que utilizarán aquellos usuarios que trabajen con el módulo de contratos, y den de alta contratos que permitan la generación de partes. El contrato se deberá definir con una serie de características específicas para poder dar uso a esta posibilidad. Estos valores específicos, permitirán generar sobre el contrato una propuesta de generación de partes o “Plan de partes” . Este “Plan de partes” es el que esta opción tiene en cuenta. Concretamente, la Generación de partes de contratos, permitiría poder generar todos los partes masivamente de todos los planes de los contratos que deseemos. En primer lugar deberíamos definir unos límites de fechas para que se generen únicamente los partes que estén contemplados entre esas las mismas en el “Plan de partes”.


A continuación definiremos los límites de selección para establecer qué intervalo de contratos será el que se tendrá en cuenta para poder generar los partes.

Aparecerán en pantalla, pudiendo seleccionar qué partes concretos deseamos tener en cuenta.


Por último, al finalizar, si los partes seleccionados están correctamente definidos con relación a esta opción (tienen definidos correctamente el plan de partes), se generarán los partes correspondientes.

10.2. Generación de Búsquedas de Partes


Disponemos de una gama importante de búsqueda de partes, desde puntos de vista y perfiles distintos.

• Búsqueda avanzada. En la carpeta Simple , podemos seleccionar por cualquier campo de la cabecera de l parte (seleccionando uno o varios partes) o por estado (seleccionando uno o varios tipos de estado). El resto de campos son únicos y solo actúan en la selección si están informados. Para realizar una nueva selección, tenemos que pulsar el botón Vaciar.


En la carpeta Avanzada, podemos seleccionar por cualquier campo de la cabecera, fase, imputaciones o cesiones del parte


• Por responsable.

Tendríamos que activar el botón de qué tipo de Partes queremos ver y Aceptar. Cuando se visualizan los partes, pulsando doble click sobre el que interese, accederemos al parte correspondiente.


• Por equipo.

Permite ver una relación de partes en los que el usuario está asignado en el equipo del parte. Pulsando doble clic en un parte, accedemos al mantenimiento de entrada de partes.


• Por técnico. Permite ver una relación de partes en los que el usuario está asignado como técnico. Pulsando doble clic en un parte, accederá a la entrada de partes.

• Por comercial. Permite ver una relación de partes en los que el usuario está asignado al cliente como comercial. Pulsando doble clic en un parte, se accede a la entrada de partes.

• Por usuario.

Permite ver una relación de partes con usuario asignado. Pulsando doble clic en un parte, se accede a la entrada de partes.


10.3. Informes Para realizar un control y seguimiento de toda la información relacionada con los partes, disponemos de una gran gama de listados, algunos de los cuales (Partes e Informe de Asistencia), ya hemos visto en capítulos anteriores.


LIQUIDACIÓN DE GASTOS

El objetivo de Liquidar los gastos de los técnicos, es poder controlar de alguna manera qué debe cobrar un técnico por los gastos originados por los desplazamientos que ha tenido por haber realizado las intervenciones. Se liquidarán por tanto: kilómetros, dietas, peajes, hoteles, billetes de transporte público… Para que esto lo podamos hacer, es imprescindible imputar correctamente, estos gastos en las líneas de los partes:

• Generando una línea por gasto. • Indicar el gasto en la misma (en el caso de hacerlo, debería aparecer en el campo

“liquidable” un “sí”).


1. RESUMEN DE GASTOS EN PARTES

Podremos visualizar, los gastos pendientes de liquidar, parte a parte.


2. GENERAR (LIQUIDACIONES)

Esta opción permitirá la liquidación de los gastos, que informamos en las imputaciones de los partes.


NOTA: Sólo intervendrán los registros de las imputaciones del mantenimiento de partes con el campo Liquidable a "Sí" y el campo Liquidado a "No". Al finalizar el proceso, al campo Liquidado de los registros que intervienen se asigna "Sí".


Las liquidaciones se realizan mediante este asistente. Es importante definir correctamente el o los técnicos y las fechas entre las cuales debemos realizar las liquidaciones. Una vez generadas, podremos optar por realizar el listado justificante de dichos gastos para que el técnico los pueda cobrar.


3. DESHACER (LIQUIDACIONES)

Desde esta opción tenemos la posibilidad de dejar pendientes liquidaciones ya generadas. La herramienta funciona como un asistente en el cual se debe definir entre límites, qué registros se quieren deshacer.


Es importante, una vez que aparece este listado, seleccionar qué línea o liquidación se desea deshacer.

4. CONSULTA (LIQUIDACIONES)

Desde Consulta, podremos visualizar las liquidaciones generadas en modo ficha.


También podremos volver a imprimir la hoja de justificación de gastos. Lo haremos desde la opción de Informe (Liquidaciones).

5. INFORMES (LIQUIDACIONES)


GESTIÓN DE CESIONES

1. CESIONES FACTURABLES

Las cesiones facturables son aquellas en las cuales se genera la cesión para que un cliente pruebe un producto. Si lo prueba y le convence, se le facturará puesto que se lo quedará. También podría ajustarse al caso de que después de una cesión, el cliente pretenda devolver el producto que él mismo ha estropeado, y por eso se lo tengamos que facturar. Para poder gestionar este tipo de cesión:

• Debemos tener un parte de base creado, que tenga la propiedad “Trata cesiones: Sí”. Esta propiedad se asigna en el “Mantenimiento de Tipos de Parte”.

• Una vez tengamos el parte, podremos dar de alta un ficha de cesión desde:


En esta ficha de cesión destacamos:

• La obligatoriedad de informar el tipo de parte: solo podremos asignar tipos de parte con la propiedad “trata cesiones con un sí”.

• Seleccionar de la lista de referencia de Partes pendientes, el parte que nos interesa. Recordar que el parte debe estar dado de alta desde la Entrada de Partes

• Informamos el artículo que se cede y las unidades. • Definimos el almacén salida CEN (almacén desde donde sale el artículo que cedemos).

Al grabar el registro de Cesión, se generará un movimiento de traspaso de stock:

• Salida desde el almacén “CEN”, informado en la ficha anterior. • Entrada al almacén de “CESI” definido en el asistente de configuración.


• Cuando el cliente desee quedarse el producto, se le facturará, para ello deberemos tener en cuenta:

� Indicar que la cesión es facturable.

� Acudir al menú Procesos / Facturar Cesión.

� Indicar la fecha del albarán que se generará.


Recordar que los albaranes que se generan desde Posventa, tienen el Status = Bloqueado, por lo que debe modificarse antes de poder facturarlos desde la aplicación Ventas.

2. CESIONES NO FACTURABLES.

Las cesiones no facturables, se gestionan cuando, después de probar un producto el cliente lo devuelve porque considera que no lo necesita, o bien no le convence su funcionalidad. Una cesión no facturable también podría ser útil para gestionar la entrega y devolución de productos sustitutivos (se presta un producto en sustitución mientras se repara el que originalmente se vendió por su mal funcionamiento). En una cesión no facturable se gestiona la entrega, y la devolución del producto, sin que esto suponga un coste al cliente. Para ello:

• Debemos tener un parte de base en el cual hayamos asociado un tipo de parte con la propiedad “trata cesiones: sí”


• Daremos de alta la cesión. Para ello, debemos insertar un nuevo registro en la ficha de cesiones, Lo haremos acudiendo a:


En esta ficha de cesión destacamos:

• La obligatoriedad de informar el tipo de parte (solo podremos asignar tipos de parte con la propiedad “trata cesiones con un sí”).

• Seleccionar de la lista de referencia, el parte que corresponda (nos presentará solamente los partes pendientes que tengan Tipo de parte asignado con la propiedad “Trata cesiones” = SI).

• Informamos el artículo que se cede y las unidades.

• Definimos el almacén UNIC (almacén desde donde sale el artículo que cedemos).

En el mismo momento de grabar, se generará un movimiento de traspaso de stock:

• Salida desde el almacén “UNIC”, informado en la ficha anterior. • Entrada al almacén de “CESI” definido en el asistente de configuración.


Cuando el cliente desee devolvernos el artículo, gestionaremos la devolución del producto de la siguiente manera:

• Recuperaremos la ficha de la cesión, y posteriormente marcaremos la opción del menú Procesos / Recuperar Cesión


En el momento de marcar esta opción, aparecerá un cuadro para informar hacia donde debe entrar el artículo cedido, el “Almacén de devolución” (deberíamos informar un almacén que represente el stock propio).

Además, se generará un movimiento de traspaso de stock:

• Salida desde el almacén “CESI”, informado en el asistente de configuración.

• Entrada al almacén “CEN” definido en la pantalla anterior, de “Recuperación de la cesión” en el campo: “Almacén devolución”. De esta manera, volveremos a tener en nuestro almacén el producto cedido.


GESTIÓN DE ALQUILERES

El alquiler se concibe como una cesión con devolución y la posterior facturación del tiempo que se ha cedido o alquilado el producto. A nivel estándar la aplicación calcula el precio del alquiler teniendo en cuenta: Que el precio de coste del artículo, debería quedar cubierto si lo alquilamos por un año. En caso de no hacerlo por un año calculará la parte proporcional en función de los meses alquilados (mes completo, no fracciones de meses, ni días). Por tanto si fuera medio año, se cobraría, como alquiler, la mitad del precio de coste del artículo y si fueran 6 meses y 10 días, se cobraría 7 meses de alquiler. NOTA: En caso de querer gestionar los precios del alquiler de otra manera, el cálculo del mismo está abierto a cualquier modificación que se desee realizar. A este cálculo podremos acceder desde la Consola de Administración de Logic Class (apartado que nos permite la adaptación o modificación de la aplicación estándar).


Para gestionar un alquiler debemos:

• Tener creado un parte de base que permita trabajar con cesiones (el tipo de parte asociado al parte debe tener la propiedad “trata cesiones: sí”).

• Generar la cesión desde la ficha de cesiones (tal y como hemos visto con anterioridad).

Recordemos que la cesión, genera el correspondiente traspaso entre almacenes (del UNIC al de CESI)

• Gestionaremos la devolución (cuando debamos cobrar el alquiler, esto es así, porque el alquiler se calcula desde la fecha de cesión hasta la fecha de devolución).


• La cesión debe ser facturable.

• Debemos indicar la fecha de recuperación, ya que a partir de la fecha de la cesión del

material y la fecha de devolución, se calculará el alquiler correspondiente.

• En la devolución, el producto sale del almacén CESI y vuelve a entrar en el UNIC.

• Por último, facturaremos el alquiler. Esta facturación la realizaremos desde la opción

del menú Procesos / Facturar Alquiler.


Cuando marquemos esta opción, aparecerá un cuadro de propuesta del alquiler, la propuesta aparecerá en función del precio de coste, y las fechas: de entrega y devolución.

Precio = Precio Coste medio / 12 (meses) Importe mensual = Precio * Unidades Importe = Importe mensual * Meses de alquiler

Cuando aceptemos este mensaje se generará el siguiente albarán:


NOTA: La aplicación genera líneas independientes para cada unidad de artículo alquilado. En nuestro ejemplo, alquilábamos 3 unidades de artículo, por ello, se presentan 3 líneas del artículo “Portátil HP 6710b”.


ESTADÍSTICAS

A nivel estadístico disponemos de una amplia gama de listados de control para poder controlar situaciones de los partes, cargas de trabajo con relación a los técnicos, sumas de horas de trabajo, etc…Son listados estándar de control, no obstante, a partir de un análisis de necesidades se podrían montar listados estadísticos a medida desde la consola de administración.


GESTIÓN DE AGENDAS Y CALENDARIOS TÉCNICOS

Las tareas en las agendas y en los calendarios pueden generarse de dos maneras:

• Anotadas automáticamente a partir de generar el cambio de status de las fases en los partes (de “Ninguno” a “Abierta” para informar después el intervalo de tiempo que ocupamos en la agenda).

• Insertándolas manualmente desde cualquiera de las entradas que veremos a

continuación. NOTA Es muy importante, para según qué consulta de agendas y calendarios, tener activo el usuario adecuado. Por ejemplo, si se quisieran visualizar agendas de responsables o por delegación, es necesario que esté activo el usuario Logic Class que sea responsable técnico (esto se define en el mantenimiento de equipos técnicos).

1. AGENDAS

1.1. Técnicos


Desde este formato tendremos la posibilidad de insertar una tarea para cualquiera de los empleados dados de alta.

1.2. Responsables


Formato especialmente preparado para que los responsables técnicos puedan ver, modificar e insertar tareas de todos los técnicos pertenecientes al equipo técnico del cual éste es responsable. A destacar, en esta pantalla, el campo de Tarea contínua, que hace referencia a cómo se desarrollará la tarea y cómo se visualizará en el calendario. Por ejemplo, si tuviéramos Fecha inicial 01/12/2008 Hora inicial: 09:00 Fecha final 03/12/2008 Hora final: 11:00 Al marcar el check de Tarea contínua, la aplicación interpretaría que la tarea empieza a las 9:00 hrs. del día 01/12 y termina el día 03/12 a las 11:00 hrs., ocupando todas las horas entre este intervalo de días y horas, para desarrollar esa única tarea. Si desmarcáramos el check de Tarea contínua, la aplicación interpretaría que todos los días comprendidos entre la fecha inicial y fecha final, y solo entre las 9:00 hrs. (hora inicial) y las 11:00 hrs. (hora final), estaremos realizando la tarea. (día 01/12, de 9:00 a 11:00; día 02/12, de 9:00 a 11:00; día 03/12, de 9:00 a 11:00)


1.3. Delegación

Formato especialmente preparado para que los responsables técnicos puedan ver, modificar e insertar tareas de todos los técnicos pertenecientes al equipo técnico del cual éste es responsable. Además, se añade la posibilidad de visualizar las tareas de otros técnicos pertenecientes a otras delegaciones y departamentos.


2. CALENDARIO

2.1. Técnicos (Horas)


En este formato de calendario aparecerá la agenda del usuario activo. Podremos generar anotaciones marcando doble clic sobre el día y la hora en la cual interese trabajar. Además, este formato tiene el añadido de poder generar cierres de tareas una vez finalizada para llevar un control de actividad pendiente y realizada. Para ello, nos situaríamos sobre la tarea a cerrar y marcaríamos el check de Tarea


2.2. Técnico (Días)

Al seleccionar este formato de calendario, lo primero que nos pedirá la aplicación es que informemos


Este calendario tiene únicamente valor de consulta ya que podremos ver todas las tareas anotadas. En la izquierda vemos marcados los días con tarea generada.


2.3. Responsable

Al acceder a esta opción, lo primero que le aparecerá al responsable técnico es toda la lista de empleados que pertenecen al equipo técnico del cual él es responsable.


Una vez seleccionados el o los técnicos, y hayamos aceptado, aparecerá el formato calendario con todas las tareas de todos los técnicos previamente seleccionados.


2.4. Equipos

Al seleccionar este formato de calendario, aparecerán todos los equipos técnicos dados de alta para poder seleccionar con cual queremos trabajar.

Una vez seleccionado podremos hacer la consulta de todas las tareas anotadas para todos los técnicos del equipo, con el añadido de poder consultar su disponibilidad por día. Esto lo haremos seleccionando en la izquierda el día, y en la parte inferior veremos quienes están ocupados y quienes libres.


2.5. Delegación

Si seleccionamos este formato de calendario nos aparecerán todos los técnicos ubicados en todos los equipos técnicos de todas las delegaciones.


Una vez seleccionado el o los técnicos nos aparecerá el calendario para poder trabajar con él.


3. INFORMES

Relacionado con las agendas y calendarios, disponemos de una amplia gama de listados estándar de control.

manual postventa logic class

Documents

gastos en partes

actividades en partes

posventa logic class10

imputaciones en los

qu es posventa

qu hace nuestro posventa

fases y cierre

operativa en la entrada