MATRIX SYSTEM GUIDES Cataloging Training

Version 3.0

สารบัญ

บทนํา ระบบงานวิเคราะห- และลงรายการ (Cataloging Subsystems) 1 บทท่ี 1 ระเบียนบรรณานุกรม และรายการตัวเล?ม (Bibliographic & Item Records) 2 การสร�างระเบียนบรรณานุกรม (Adding Records) 3 คู!มือช!วย 4 การเพ่ิม Tag 5 การ Repeat Tag 6 การลบ Tag 6 การสร�างรายการตัวเล!ม (Adding Item) 9 รายละเอียดรายการตัวเล!ม (Item Information) 10 การแก�ไขรายการตัวเล!ม (Editing Items) 13

การแก�ไขระเบียนบรรณานุกรม (Editing Record) 13 การทําซํ้าระเบียนบรรณานุกรม (Duplicating Records) 14 การย�ายรายการตัวเล!ม (Moving Item) 15 การผนวกระเบียนบรรณานุกรม (Merging Records) 16 การลบรายการตัวเล!ม (Deleting Item) 18 การลบระเบียนบรรณานุกรม (Deleting Records) 19

บทท่ี 2 รายการ Authorities และรายการโยง (Cross Reference) 21 การเข�าสู!หน�าจอเมนู Authorities 21

การสร�างรายการ Authorities (Adding Authorities) 21 การสร�างรายการโยง (Cross Reference) 26 การสืบค�นรายการ Authorities (Searching Authorities) 36 การแก�ไขรายการ Authorities (Editing Authorities) 37 การผนวกรายการ Authorities (Merging Authorities) 37

บทท่ี 3 การตั้งค?าการใชLงานของ MARC Bibliographic Frameworks (Catalog Administration)39 การสร�าง Framework 39

การจัดการโครงสร�างของ Framework 40

1

บทนํา ระบบงานวิเคราะห� และลงรายการ

(Cataloging Subsystem)

ระบบงานวิเคราะห และลงรายการ เป�นระบบงานสําหรับการบันทึกข�อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศของห�องสมุดทุกประเภทจัดเก็บลงในฐานข�อมูล ประกอบด�วยฟ)งก ชันย+อย ได�แก+ การสืบค�นทรัพยากรสารสนเทศจากฐานข�อมูลบรรณานุกรม, การจัดการทํารายการตัวเล+ม, การกําหนด Framework ของการลงรายกรแต+ละประเภท, และการจัดการรายการ Authority เป�นต�น เพ่ือให�สามารถสืบค�นได�

รายละเอียดของระบบงานวิเคราะห� และลงรายการ

1. ระเบียนบรรณานุกรม และรายการตัวเล-ม(Bibliographic& Items Records) - การสร�างระเบียนบรรณานุกรม (Adding Records) - การสร�างรายการตัวเล+ม (Adding Items) - รายละเอียดรายการตัวเล+ม (Item Information) - การแก�ไขรายการตัวเล+ม (Editing Items) - การแก�ไขระเบียนบรรณานุกรม (Editing Records) - การทําซํ้าระเบียนบรรณานุกรม (Duplicating Records) - การย�ายรายการตัวเล+ม (Moving Items) - การผนวกระเบียนบรรณานุกรม (Merging Records) - การลบรายการตัวเล+ม (Deleting Items) - การลบระเบียนบรรณานุกรม (Deleting Records) 2. รายการ Authoritiesและรายการโยง (Cross Reference) - การสร�างรายการ Authorities (Adding Authorities) - การสร�างรายการโยง (Cross Reference) - การสืบค�นรายการ Authorities (Searching Authorities) - การแก�ไขรายการ Authorities (Editing Authorities) - การผนวกรายการ Authorities (Merging Authorities) 3. การตั้งค-าการใช?งานของ MARC Bibliographic Frameworks (Catalog Administration)

2

บทท่ี 1 ระเบียนบรรณานุกรม และรายการตัวเล�ม (Bibliographic & Items Records)

การจัดเก็บข�อมูลทางบรรณานุกรมของรายการหนึ่งซ่ึงอาจเป�น รายละเอียดของหนังสือ วารสาร สื่ออิเล็กทรอนิกส งานวิจัย วิทยานิพนธ สิ่งพิมพ รัฐบาล ฯลฯ ท่ีได�จัดเก็บไว�อย+างเป�นระบบ เพ่ือใช�อธิบายจําแนก สืบค�น และแลกเปลี่ยนเนื้อหาสาระของรายการท่ีต�องการ

การเข�าถึงฟ)งก ชันต+างๆ ในการวิเคราะห และลงรายการระเบียนบรรณานุกรม สามารถเข�าได�จากเมนู Cataloging จากหน�าจอหลัก

เมนู Bar ไอคอน ฟJงก�ชัน

Advanced editor

สร�างระเบียนบรรณานุกรมโดยไม+มีแบบฟอร มผู�ใช�สามารถเพ่ิมข�อมูล MARC Tag ในการลงรายการเองได�

New Record

การสร�างระเบียนใหม+โดยการเลือก Framework ของทรัพยากรแต+ละประเภท

New from Z39.50/SRU

สืบค�นข�อมูลไปยังฐานข�อมูลห�องสมุดอ่ืนๆ โดยใช�โปรโตคอล Z39.50 หรือ SRU สําหรับการคัดลอกระเบียนบรรณานุกรมมาจัดเก็บในฐานข�อมูลของห�องสมุด

3

การสร?างระเบียนบรรณานุกรม (Adding Records)

การสร�างระเบียนบรรณานุกรมแบบ Basic editor cataloging (Bibliographic Record) โดยการใช� Framework สําหรับจัดเก็บระเบียนบรรณานุกรมสามารถเข�าถึงฟ)งก ชันได�โดย

� จากหน�า Home เลือกเมนู Cataloging � คลิกท่ีปุhม New Record จะปรากฏรูปแบบ Framework ท่ีทางห�องสมุดได�ทําการกําหนดไว�ให�เลือก

สําหรับการลงรายการระเบียนบรรณานุกรมตามประเภทของทรัพยากรท่ีแตกต+างกันออกไป เช+น หนังสือ วารสาร และสื่อโสตทัศนวัสดุ ฯลฯ

.

4

� การลงรายการใน Tag 008 ให�คลิกท่ีปุhม Tag Editor ด�านขวาของTag 008 จะปรากฏ Pop upหน�าจอ Fixed Field Editor ให�ทําการเพ่ิม แก�ไข ข�อมูลเก่ียวกับทรัพยากรนั้นๆ จากนั้นคลิก OK

คู-มือช-วย

� ระบบมีคู+มือรูปแบบออนไลน เพ่ือช+วยให�สามารถลงรายการได�อย+างถูกต�องโดยการคลิกท่ีเครื่องหมายคําถาม (?) หลัง Tag ท่ีต�องการทราบ

5

การเพ่ิม Tag

หากต�องการเพ่ิม Tag ท่ีไม+ปรากฏใน Framework ให�สลับไปยังโหมด Advanced Editor Cataloging

� จากหน�าเมนู Basic editor cataloging คลิกท่ี Setting > Switch to advanced editor � จากหน�า Advanced Editor Cataloging ห�องสมุดสามารถใช� Keyboard shortcut ในการลง

รายการระเบียนบรรณานุกรม ได�แก+ การเพ่ิม Tag, การลบ Tag, การใส+เครื่องหมาย Subfield, การบันทึกรายการบรรณานุกรมจัดเก็บลงฐานข�อมูล ฯลฯ

6

การ Repeat Tag

ในขณะท่ีทําการลงรายการหากต�องการ Repeat Tag สามารถคลิกท่ีเครื่องหมาย Repeat this Tagด�านหลัง Tag ท่ีต�องการทําซํ้า

การลบ Tag

หากต�องการลบ Tag ให�คลิกท่ีปุhม Delete this Tag ด�านหลัง Tag ท่ีต�องการลบ

7

� เม่ือทําการกรอกข�อมูลบรรณานุกรมเสร็จเรียบร�อยแล�ว ให�คลิกท่ีปุhม Save จะปรากฏหน�าให� Adding Items ในลําดับถัดไป

8

การสร�างระเบียนบรรณานุกรมจาก Z39.50/SRU (Bibliographic Record) สําหรับจัดเก็บระเบียนบรรณานุกรมระบบห�องสมุดอัตโนมัติ Matrix มีมาตรฐานโปรโตคอล Z39.50/SRU (มาตรฐานโปรโตคอลทางบรรณานุกรมของห�องสมุด) ผู�ใช�สามารถเข�าสู+ระบบฐานข�อมูลของห�องสมุดอ่ืน เพ่ือทําการสืบค�นและสามารถ Copy Catalog ได� ท้ังนี้ห�องสมุดนั้นๆ ต�องมีการเปqดให�เข�าใช�งานด�วย สามารถเข�าถึงฟ)งก ชันได�โดย

� จากเมนู Cataloging คลิกท่ีเมนู New from Z39.50/SRU เลือก Framework ในการจัดเก็บข�อมูล

� สืบค�นข�อมูลไปยังฐานข�อมูลห�องสมุดอ่ืนๆ โดยการค�นหาผ+านโปรโตคอล Z39.50 หรือ SRU เพ่ือทําการคัดลอกระเบียนบรรณานุกรมมาจัดเก็บลงฐานข�อมูลของห�องสมุด

� จากหน�าจอผลการสืบค�น หากมีรายการท่ีตรงกับความต�องการของห�องสมุดให�คลิกท่ี Import ด�านหลังรายการนั้นๆ

9

� ระบบจะทําการดึงรายการดังกล+าวเข�ามายังฐานข�อมูลของห�องสมุดจากนั้นทําการแก�ไข เพ่ิมเติม ข�อมูลภายในรายการ เม่ือเสร็จเรียบร�อยแล�วให�คลิกท่ีปุhม Save

การสร?างรายการตัวเล-ม (Adding Items) รายการ Item เป�นตัวแจ�งให�ทราบถึงจํานวนทรัพยากรแต+ละ Collection ท่ีมีอยู+ในห�องสมุด นอกจากนั้นรายการ Item ยังเป�นส+วนสําคัญในการสร�างปsายปqดผนึกของแต+ละ Item และยังเป�นเครื่องมือท่ีสําคัญท่ีจะนําไปใช� ในการให�บริการยืมคืนต+อไป

� เม่ือเสร็จจากการลงรายการระเบียนบรรณานุกรมตัวเล+มแล�วจะปรากฏหน�าให� Add Item จากนั้นทําการกรอกข�อมูลตัวเล+มตามฟqลด ท่ีปรากฏ

� ตัวเลือกในการ Save จะประกอบไปด�วย - Add item (Save 1 เล+ม) - Add & duplicate (Save 1 เล+ม และทําสําเนาไว�อีก 1 เล+ม) - Add multiple copies of this item (สามารถใส+จํานวนตัวเล+มท่ีต�องการ Save ได�)

10

รายละเอียดรายการตัวเล-ม (Item Information) � เม่ือทําการบันทึกตัวเล+มแล�วรายการตัวเล+มจะปรากฏด�านบนระเบียนนั้นๆ

� เม่ือต�องการดูรายละเอียดของรายการตัวเล+มให�ไปท่ีแท็บ Items ด�ายซ�ายมือจะปรากฏข�อมูลของรายการตัวเล+ม เช+น สถานท่ีจัดเก็บของตัวเล+ม, ประเภทของทรัพยากร, เลขเรียกหนังสือ และสถานะของตัวเล+ม เป�นต�น

11

เม่ือทําการลงรายการบรรณานุกรมและตัวเล+มเสร็จเรียบร�อยแล�ว หากทางห�องสมุดมีการ Upload หน�าปกหนังสือเพ่ือประกอบระเบียนบรรณานุกรม

� ไปท่ีเมนู Edit > Upload image หรือท่ีแท็บ Images เพ่ือทําการ Upload ภาพหน�าปก

� เลือกไฟล ภาพหน�าปกจาก PC หรือท่ีเก็บไฟล ภาพเพ่ือจะทําการ Upload จากนั้นคลิก Upload File

12

� เม่ือ Upload ไฟล ภาพหน�าปกเรียบร�อยแล�วระบบแจ�งหมายเลข Bib Number ท่ีจะทําการใส+ภาพหน�าปก จากนั้นคลิกปุhม Process images

� ภาพหน�าปกจะปรากฏท่ีหน�าระเบียนบรรณานุกรม

13

การแก?ไขรายการตัวเล-ม (Editing Items) � จากหน�าระเบียนบรรณานุกรม หากต�องการแก�ไขรายการตัวเล+ม ให�คลิกท่ีเมนู Edit > Edit items

หรือคลิกท่ีปุhม Edit หลัง Item นั้นๆ

� จะปรากฏหน�าจอ Edit item เม่ือทําการแก�ไขเรียบร�อยแล�วให�คลิกท่ีปุhม Save changes

การแก?ไขระเบียนบรรณานุกรม (Editing Records)

� จากหน�าระเบียนบรรณานุกรมให�คลิกท่ี Edit > Edit record

14

� เม่ือทําการแก�ไขเรียบร�อยแล�วให�คลิกท่ีปุhม Save

การทําซํ้าระเบียนบรรณานุกรม (Duplicating Records) ในกรณีท่ีสั่งซ้ือหนังสือเข�ามาใหม+ แล�วหนังสือชื่อเรื่องนั้น มีระเบียน Record ในฐานข�อมูลอยู+แล�ว แต+ต+างกันแค+ ปvพิมพ หรืออาจจะมีข�อมูลต+างกันเล็กน�อยเท+านั้น สามารถใช�วิธีการ Duplicating Record คือการ Copy Tag ทุก Tag ไปยังระเบียนบรรณานุกรมใหม+ ทําให�ไม+ต�องเสียเวลาในการสร�างระเบียนใหม+ เพียงแค+เปลี่ยนข�อมูลบาง Tag เท+านั้น

� จากหน�าระเบียนบรรณานุกรมให�คลิกท่ี Edit > Edit as new (duplicate)

� ปรากฏหน�าจอการระเบียนบรรณานุกรมท่ีได�ทําสําเนาข้ึนมาให�ห�องสมุดได�ทําการแก�ไข เม่ือแก�ไขเรียบร�อยแล�วให�คลิกท่ีปุhม Save

15

การย?ายรายการตัวเล-ม (Moving Items) ในกรณีท่ีมีการลงรายการบรรณานุกรมซํ้า แล�วห�องสมุดต�องการย�ายตัวเล+มไปไว�ระเบียนใดระเบียนหนึ่ง ก+อนทําการลบระเบียน สามารถทําได�โดย

� ไปท่ีหน�าระเบียนบรรณานุกรมคลิกท่ีเมนู Edit > Attach item

� กรอก Barcode ท่ีต�องการจะย�ายมา คลิก Submit หากต�องการย�ายตัวเล+มเพ่ิมให�คลิกท่ี Attach another item หรือคลิก OK เม่ือเสร็จกระบวนการย�ายตัวเล+มแล�ว

16

� ระบบจะแสดงรายการตัวเล+มท่ีทําการย�ายมาท่ีแท็บ Holdings

การผนวกระเบียนบรรณานุกรม (Merging Records)

การผนวกระเบียนบรรณานุกรมท่ีพบว+าซํ้ากันในฐานข�อมูลห�องสมุดสามารถผนวกระเบียน บรรณานุกรม โดยมีข้ันตอนการทํางานดังนี้

� จากหน�าจอผลการสืบค�นท่ีพบว+ามีระเบียนบรรณานุกรมท่ีซํ้ากันให�เลือกท่ีช+องสี่เหลี่ยมหน�ารายการท่ีจะทําการผนวกรายการระเบียนบรรณานุกรมจากนั้นคลิกท่ีเมนู Merge Selected

17

� เลือกรายการท่ีจะทําการเก็บไว� เลือกรูปแบบ Framework ท่ีต�องการจะใช� คลิก Next

� ทําการเลือก Tag ท่ีต�องการจะเก็บ จากนั้นทําการ Merge

18

การลบรายการตัวเล-ม (Deleting Items) เม่ือจะทําการลบรายการตัวเล+ม (Items) ระบบจะทําการตรวจเช็ครายการ ดังนี้ - การยืมคืนในขณะนั้น - ค+าธรรมเนียมการให�บริการขณะนั้น (ค+าปรับ) - การขอใช�บริการ

� หากตรวจสอบตามรายการข�างต�นแล�วให�เลือกรายการท่ีต�องการจะลบท่ีช+องสี่เหลี่ยมด�านหน�าตัวเล+มนั้นๆ แล�วคลิก Delete selected items

� คลิกปุhม Deleted selected items

� ระบบจะรายงานผลการลบรายการตัวเล+ม หากต�องการกลับไปท่ีหน�าระเบียนบรรณานุกรมให�คลิกท่ี Return to where you were ระบบจะแสดงรายการตัวเล+มท่ีเหลืออยู+

19

การลบระเบียนบรรณานุกรม (Deleting Records)

ก+อนทําการลบระเบียนบรรณานุกรมให�ตรวจสอบให�เรียบร�อยว+ารายการท่ีจะลบ ไม+มีรายการตัวเล+มค�างอยู+หากมีตัวเล+มค�างอยู+ให�ทําการการลบรายการตัวเล+มก+อน

� จากหน�าระเบียนบรรณานุกรมคลิกท่ี Edit > Delete record

20

� ระบบจะถามเพ่ือ Confirm ในการลบระเบียนบรรณานุกรมดังกล+าว

21

บทท่ี 2

รายการ Authorities และรายการโยง (Cross Reference)

รายการ Authorities เป�นระเบียนท่ีมีการควบคุมคําหรือกลุ+มคําและระบบรายการโยงของรายการ ระเบียนบรรณานุกรมในฐานข�อมูลซ่ึงรายการ Authorities นั้นถูกกําหนดข้ึนจาก

� หัวเรื่อง � ผู�แต+ง/ชื่อเรื่อง � ชื่อชุด � ชื่อเรื่องแบบฉบับ

การเข?าสู-หน?าจอเมนู Authorities

� จากหน�าจอ Home ให�เข�าไปท่ีเมนู Authorities

การสร?างรายการ Authorities (Adding Authorities)

เพ่ือเป�นการควบคุมรายการ Authority ท่ีมีอยู+ในฐานข�อมูลให�เป�นไปอย+างถูกต�อง และการสร�างรายการโยง เป�นไปอย+างสมบูรณ ควรใช�ฟ)งก ชันของการเพ่ิมรายการ Authority ซ่ึงการเพ่ิมหรือแก�ไขรายการ Authority ลงในรายการบรรณานุกรมนั้น จะสามารถใช�ได�ก็ต+อเม่ือรายการ Authority นั้นมีการสร�างไว�แล�วในฐานข�อมูล

� คลิกท่ี New authority � เลือกประเภท authority ท่ีต�องการจะสร�าง ดังตัวอย+างต�องการสร�างรายการ Authority ท่ีเป�นผู�แต+ง

เลือกท่ี Personal Name

22

� ใส+ “ชื่อผู�แต+ง” ท่ี Tag100 \a จากนั้นคลิกท่ีปุhม Save

� จะปรากฏหน�าจอระเบียนบรรณานุกรมของ Authority

23

การใช�รายการ Authority ในระเบียนบรรณานุกรม เพ่ือเป�นการควบคุมรายการ Authority ท่ีมีอยู+ในฐานข�อมูลให�เป�นไปอย+างถูกต�อง

� จากหน�าระเบียนบรรณานุกรม หากต�องการดึงรายการ Authority มาใช� ให�คลิกท่ีปุhม Tag editor ของ Tag ท่ีต�องใช�รายการ Authority ด�านขวามือ

� จะปรากฏหน�า Authority search ตามประเภทของ Authority � กรอกคําค�น ตัวอย+างเช+น ผู�แต+งชื่อ “กนกวรรณ” จากนั้นคลิกปุhม Search � เม่ือพบรายการชื่อผู�แต+งท่ีตรงกับชื่อท่ีจะลงรายการแล�วให�คลิกท่ี choose ท่ีรายการ Authorityนั้นๆ

24

� รายการ Authority จะถูกดึงมายังรายการระเบียนบรรณานุกรมให� จากนั้นคลิกปุhม Save

ในกรณีท่ีต�องการสร�างรายการ Authority จาก Z39.50/SRU ระบบห�องสมุดอัตโนมัติ Matrix มีมาตรฐานโปรโตคอล Z39.50/SRU (มาตรฐานโปรโตคอลทางบรรณานุกรมของห�องสมุด) ผู�ใช�สามารถเข�าสู+ระบบฐานข�อมูลของห�องสมุดอ่ืน เพ่ือทําการสืบค�นและสามารถ Copy Authorityได� ท้ังนี้ห�องสมุดนั้นๆ ต�องมีการเปqดให�เข�าใช�งานด�วย สามารถเข�าถึงฟ)งก ชันได�โดย

� จากหน�าเมนู Authoritiesคลิกท่ีเมนู New from Z39.50/SRU � สืบค�นข�อมูลรายการ Authority ไปยังฐานข�อมูลห�องสมุดอ่ืนๆ โดยการค�นหาผ+านโปรโตคอล Z39.50

หรือ SRU เพ่ือทําการคัดลอกรายการ Authority มาจัดเก็บลงฐานข�อมูลของห�องสมุด � เม่ือทําการกรอกข�อมูลท่ีต�องการค�นหาแล�วให�เลือกฐานข�อมูลหรือห�องสมุดอ่ืนๆ ท่ีต�องการสืบค�น

(Search targets) � จากนั้นคลิกท่ีปุhม Search

25

� ระบบจะแจ�งว+าผลการสืบค�นท่ีได�มาจากแหล+งใด สามารถดูรายการ MARC Authority ได�โดยคลิกท่ีปุhม Show MARC และหากต�องการCopy รายการ Authority ให�คลิกท่ีปุhม Import

26

� ระบบจะดึงรายการ Authority จากฐานข�อมูลหรือห�องสมุดอ่ืนๆ มายังฐานข�อมูลของห�องสมุด จากนั้นคลิกปุhม Save

การสร?างรายการโยง (Cross Reference)

รายการโยง หรือ Cross References คือ การสร�างความสัมพันธ เชื่อมโยงระหว+างรายการต+างๆ ท่ีมีความสัมพันธ เก่ียวข�องกัน เพ่ือให�เกิดประโยชน แก+ผู�ใช�ในการได�รับผลการสืบค�นท่ีกว�าง และครอบคลุมมากข้ึนโดยการเชื่อมโยงความสัมพันธ ของคํานั้นๆระบบจะทําการเชื่อมโยงจาก Tag 4xx และ 5xx ใน Authority Record

ประเภทของ Cross Referencesมี 2 ประเภท ได�แก+

1). See Reference

เป�นการโยงความสัมพันธ จากรายการคําท่ีไม+ใช�แล�วโยงไปสู+รายการคําอ่ืนๆ ท่ีมีความสัมพันธ กันและยังคงใช�อยู+ในระบบ รายการโยงประเภท See Reference

การสร?างรายการ See Reference

27

� จากหน�าเมนู Authorities คลิกท่ีเมนู New authority >เลือกประเภทท่ีต�องการทํารายการโยง ดังตัวอย+าง เลือกประเภทเป�น “Topical Term” หรือหัวเรื่อง

� กรอกหัวเรื่องท่ีมีการใช�ในระบบท่ี Tag150 \a ดังตัวอย+าง กรอกคําว+า “กฎหมาย”

� จากนั้นกรอกหัวเรื่องท่ีไม+ใช�ในระบบท่ี Tag450 \a ดังตัวอย+าง กรอกคําว+า “นิติศาสตร ” � จากนั้นคลิกท่ีปุhม Save

28

การใช?รายการ See Reference ในระเบียนบรรณานุกรม

� จากหน�าระเบียนบรรณานุกรม หากต�องการดึงรายการ See มาใช� ให�คลิกท่ีปุhม Tag editor ของ Tag ท่ีต�องใช�รายการ See ด�านขวามือ

� จะปรากฏหน�า Authority search ตามประเภทของ Authority � กรอกคําค�น ตัวอย+างเช+น หัวเรื่องชื่อ “กฎหมาย” จากนั้นคลิกปุhม Search � เม่ือพบรายการหัวเรื่องท่ีตรงกับหัวเรื่องท่ีจะลงรายการแล�วให�คลิกท่ี choose ท่ีรายการ Authority

นั้นๆ

29

� รายการ Authority จะถูกดึงมายังรายการระเบียนบรรณานุกรมให� จากนั้นคลิกปุhม Save

30

เม่ือผู�ใช�มาสืบค�นคําว+า “นิติศาสตร ” ระบบจะแจ�งว+า คําท่ีค�นไม+มีรายการในระบบ แต+ให�ผู�ใช�ไปดูท่ี (See) หัวเรื่อง “กฎหมาย” แทน

2). See Also Reference

เป�นการโยงความสัมพันธ จากรายการคําท่ียังคงใช�อยู+โยงไปสู+รายการคําอ่ืนๆ ท่ีมีความสัมพันธ กันและยังคงใช�อยู+ในระบบเช+นกัน รายการโยงประเภท See Also Reference

การสร?างรายการ See Also Reference

� จากหน�าเมนู Authorities คลิกท่ีเมนู New authority >เลือกประเภทท่ีต�องการทํารายการโยง ดังตัวอย+าง เลือกประเภทเป�น “Topical Term” หรือหัวเรื่อง

� สมมติว+า ในฐานข�อมูลห�องสมุดมีหัวเรื่องคําว+า “กฎหมายแพ+ง” และ “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” ซ่ึงท้ังสองคํามีความสัมพันธ กัน และห�องสมุดต�องการสร�างรายการ See Also ให�แก+ผู�ใช�

� กรอกหัวเรื่องท่ี Tag150 \a ดังตัวอย+าง กรอกคําว+า “กฎหมายแพ+ง”

31

� กรอกหัวเรื่องท่ีเก่ียวข�องกันคือคําว+า “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” ท่ี Tag550 \a จากนั้นคลิกท่ีปุhม Save

32

� จากนั้นต�องไปทํารายการ See Also ท่ีรายการหัวเรื่อง “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” ด�วย � จากหน�าเมนู Authorities คลิกท่ีเมนู New authority >เลือกประเภทท่ีต�องการทํารายการโยง ดัง

ตัวอย+าง เลือกประเภทเป�น “Topical Term” หรือหัวเรื่อง

� กรอกหัวเรื่องท่ี Tag150 \a ดังตัวอย+าง กรอกคําว+า “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ”

� กรอกหัวเรื่องท่ีเก่ียวข�องกันคือคําว+า “กฎหมายแพ+ง” ท่ี Tag550 \a จากนั้นคลิกท่ีปุhม Save

33

การใช?รายการ See Also Reference ในระเบียนบรรณานุกรม

� จากหน�าระเบียนบรรณานุกรม หากต�องการดึงรายการ See Also มาใช� ให�คลิกท่ีปุhม Tag editor ของ Tag ท่ีต�องใช�รายการ See Also ด�านขวามือ

� จะปรากฏหน�า Authority search ตามประเภทของ Authority � กรอกคําค�น ตัวอย+างเช+น หัวเรื่องชื่อ “กฎหมาย” จากนั้นคลิกปุhม Search � เม่ือพบรายการหัวเรื่องท่ีตรงกับหัวเรื่องท่ีจะลงรายการแล�วให�คลิกท่ี choose ท่ีรายการ Authority

นั้นๆ

34

� รายการ Authority จะถูกดึงมายังรายการระเบียนบรรณานุกรมให� จากนั้นคลิกปุhม Save

35

เม่ือผู�ใช�มาสืบค�นหัวเรื่องคําว+า “กฎหมายแพ+ง” ระบบจะแสดงรายการท่ีเก่ียวกับ “กฎหมายแพ+ง” ผู�ใช�สามารถเรียกดูรายการท่ีเก่ียวกับ “กฎหมายแพ+ง” หรือจะเรียกดูเพ่ิมเติมท่ี (See Also) หัวเรื่อง “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” ก็ได�

ในขณะเดียวกัน เม่ือผู�ใช�มาสืบค�นหัวเรื่องคําว+า “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” ระบบจะแสดงรายการท่ีเก่ียวกับ “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” ผู�ใช�สามารถเรียกดูรายการท่ีเก่ียวกับ “กฎหมายแพ+งและพาณิชย ” หรือจะเรียกดูเพ่ิมเติมท่ี (See Also) หัวเรื่อง “กฎหมายแพ+ง” ก็ได�

36

การสืบค?นรายการ Authorities (Searching Authorities)

จากหน�าจอเมนู Authorities ด�านบนจะปรากฏแท็บ Authorities Search ห�องสมุดสามารถสืบค�นรายการ Authorities ได�จากหน�าจอนี้

� เลือกประเภทรายการ Authoritiesท่ีต�องการสืบค�น � เลือกข�อกําหนดในการสืบค�น � กรอกคําค�น แล�วเลือกการจัดเรียง � คลิก Submit

37

การแก?ไขรายการ Authorities (Editing Authorities)

จากหน�าจอผลการสืบค�นรายการ Authorities สามารถแก�ไขรายการ Authorities ได�โดย

� คลิกท่ี Actions > Edit

� หากทําการแก�ไขเสร็จเรียบร�อยแล�ว คลิกท่ีปุhม Save

การผนวกรายการ Authorities (Merging Authorities)

จากหน�าจอผลการสืบค�นรายการ Authorities สามารถ Merge รายการ Authorities ได�โดย

� คลิกท่ี Actions > Merge ดังตัวอย+าง เลือกท่ีจะ Merge รายการหัวเรื่องชื่อ “กฎหมายปกครอง”

38

� จากนั้นไปท่ีรายการท่ีต�องการจะ Merge ด�วย ดังตัวอย+าง เลือกท่ีจะ Merge รายการหัวเรื่องชื่อ “กฎหมายปกครอง”ท่ีซํ้ากันอยู+ คลิกท่ี Actions > Merge

� ระบบจะถามว+าห�องสมุดเลือกท่ีจะเก็บรายการ Authorities ใดเป�นต�นแบบจากนั้นคลิกท่ีปุhม Next

� ทําการเลือก Tag ท่ีต�องการจะเก็บ จากนั้นคลิกท่ีปุhมMerge

39

บทท่ี 3

การตั้งค�าการใช:งานของ MARC Bibliographic Frameworks (Catalog Administration) Frameworks คือ ต�นแบบท่ีสามารถเก็บข�อมูลการลงรายการบรรณานุกรม เช+น เขตข�อมูล, ตัวบ+งชี้และเขตข�อมูลย+อย เป�นต�น และในการเริ่มลงรายการบรรณานุกรมใหม+นั้น บรรณารักษ จะต�องเลือกFrameworks ให�ตรงกับประเภททรัพยากรท่ีจะลงรายการบรรณานุกรมท่ีเฉพาะเจาะจง ซ่ึงจะช+วยอํานวยความสะดวกในการจัดทําระเบียนบรรณานุกรมใหม+ ก+อนท่ีจะใช�งานในส+วนของงานวิเคราะห และลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ บรรณารักษ ควรจะต�องต้ังค+าการใช�งานของ Framework ก+อน โดยไปท่ี : Administration > Catalog > MARC Bibliographic Frameworks

ข?อแนะนํา : ไม+ควรลบหรือแก�ไข Default Framework เพราะจะทําให�เกิดป)ญหาในการลงรายการ

การสร?าง Framework

� จากหน�า MARC Bibliographic Frameworks คลิกท่ีปุhม New Framework

� กรอกรหัสหรือ Code สําหรับ Framework นี้ � ใส+คําอธิบายสําหรับการสร�าง Framework นี้ � คลิก Submit

40

� จาก Framework ท่ีสร�างไว�สามารถเข�าไปกําหนดโครงสร�างของ Framework แก�ไข ลบ นําเข�า นําออก Framework ได�

� เม่ือทําการสร�าง Framework เรียบร�อยแล�วให�คลิกท่ีปุhม Actions > MARC Structure � เลือกตัวอย+าง Framework ท่ีจะนําไปเป�นต�นแบบ จากนั้นคลิก OK

การจัดการโครงสร?างของ Framework

� สามารถเพ่ิม Tag ใน Framework ได�โดยคลิกท่ีปุhม New tag � สามารถแก�ไข Tag ใน Framework ได�โดยคลิกท่ีปุhม Actions > Edit � สามารถลบTag ใน Framework ได�โดยคลิกท่ีปุhม Actions > Delete � ในแต+ละ Tag สามารถเข�าไปจัดการ เพ่ิม ลบ Subfields โดยคลิกท่ี Actions > Subfields

41

� จะปรากฏ Subfields ท่ีมีอยู+ป)จจุบันหากต�องการแก�ไข ให�คลิกท่ีปุhม Edit หากต�องการลบ ให�คลิกท่ีปุhม Delete

� หากต�องการเพ่ิม Subfields ให�คลิกท่ีปุhม Edit subfields � ไปท่ีแท็บ New จากนั้นทําการกรอก subfields ท่ีต�องการเพ่ิมในส+วนของ Basic constraints

42

� ในส+วนของ Advanced constraints คือการกําหนดการแสดงผลของ subfields ดังกล+าว เม่ือทําการต้ังค+าเรียบร�อยแล�วให�คลิกท่ีปุhม Save changes