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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

SGC.ACP

Nombre Cargo Fecha Firma

Elaborado por Macarena Guzmán Cornejo

Analista de Planificación y Control de Gestión.

30.07.2010

Revisado por Paulina Fernández Pérez

Analista de Planificación y Control de Gestión.

30.07.2010

Aprobado por Jimena Moreno Hernández

Representante de la Dirección.

30.07.2010

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001-2008

PROCEDIMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Código: SGC.ACP Versión: 6.0 Página: 2 de 19 Fecha: 30.07.10

HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS

3.0

3 20.09.2007

Se modifica el punto 3 responsabilidades. Se establecen las funciones del responsable del procedimiento.

3.0 4 20.09.2007 Se modifica punto 4 de definiciones. Derivación a documento

3.0 5 20.09.2007 En disposiciones generales se incluye el procedimiento del establecimiento del plazo para la implementación de las acciones

3.0 9 20.09.2007 En punto 9 se realizan las siguientes modificaciones: Se separan y modifican los flujogramas, quedando uno para AC y otro para AP. Se dividen las actividades.

4.0 22.04.2009

Se modifica tabla de historial de cambios, agregándole columna de Items. En punto 4 se ingresan significado de las abreviaturas. En punto 5 se ingresa disposición en caso de rechazo de un hallazgo por parte de encargado/a de procedimiento que recepcionó el mismo y significado de las abreviaturas y/o siglas en punto 6 se modifica periodo de medición del indicador En punto 8 se modifica el nombre de los registros, el lugar y responsable de almacenamiento. Se modifican ambos flujogramas, incorporando los registros y modificando su inicio. En descripción de actividades de las acciones correctivas, se establece el procedimiento en caso de no implementación de una acción por segunda vez. Modificación anexo B, se agrega columna con segunda verificación. Eliminación de anexo C

5.0 -- 26.07.2010 Se modifica logo, formato y versión de procedimiento de norma ISO 9001:2000, a ISO 9001:2008.

5.0 2 26.07.2010

Se modifica alcance de procedimiento, a fin de aclarar que los hallazgos pueden ser detectados por diferentes vías, tales como auditorías de la calidad, detecciones internas y externas.

5.0 3 26.07.2010 Se detallan la totalidad de responsables y actores que forman parte de este procedimiento, especificando claramente las tareas que cada uno de ellos realiza.

5.0 4 26.07.2010 Se incorporan a las disposiciones generales conceptos que pudiesen ser de utilidad para la implementación de este procedimiento.

5.0 5 26.07.2010 Se modifican los indicadores, generando nuevas mediciones que aporten a mejorar la gestión en el tratamiento de acciones correctivas y preventivas.


PROCEDIMIENTO



5.0 6 30.07.2010 Se definen nuevamente las referencias que serán utilizadas en este procedimiento.

5.0 7 30.07.2010 Se modifican los registros, a partir de la generación de nuevos flujogramas relacionados con el proceso.

5.0 8 30.07.2010

Se distinguen tres tipos de flujogramas, uno relacionado al tratamiento de acciones correctivas y preventivas detectadas en auditorías internas de la calidad, otro para las auditorías externas, y un tercero para las detecciones internas y/o externas.

5.0 9 30.07.2010 Se modifica anexo de partes de no conformidad, y ahora se denomina Reporte de Hallazgo, como forma de hacer más amigable el término.


PROCEDIMIENTO



1. OBJETIVO El objetivo del presente documento, es establecer la metodología para tratar tanto las no

conformidades reales y potenciales de los productos y procesos que se encuentran en el Sistema de

Gestión de la Calidad de la Subsecretaría del Trabajo, como las observaciones realizadas a estos,

con el fin de tomar las acciones correctivas y preventivas correspondientes.

2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a los hallazgos detectados en los productos y procesos que forman

parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, y que hayan sido descubiertos en Auditorías

Internas de la Calidad, Auditorías Externas realizadas por Empresas Certificadoras, Detecciones

Internas, y Detecciones Externas.

3. RESPONSABLES -Encargado/a de Sistema donde se detecta hallazgo: es responsable de recepcionar y dar

tratamiento a los hallazgos detectados en los procesos o productos de su Sistema, generando un

análisis de causa efectivo, que permita comprometer una acción que impida el desarrollo de una no

conformidad, o una acción correctiva en caso de que el incumplimiento ya se haya manifestado.

-Coordinador de la Calidad: es responsable de dar cumplimiento a todas las disposiciones

señaladas en este procedimiento, y de velar por la eficacia en la implementación de las acciones

correctivas o preventivas detectadas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

-Encargado/a de Procedimiento: es el encargado de proporcionar los partes de no conformidad a

los encargados de sistemas, actualizar la matriz de seguimiento de acciones correctivas y

preventivas, mantener los registros derivados de este procedimiento, realizar el seguimiento de las

acciones comprometidas por los encargados de sistemas, informar al Coordinador/a de la Calidad el

estado de las acciones, y cerrar las acciones verificando la eficacia de ellas.

-Auditor Líder: Encargado de consolidar Informe con los hallazgos detectados en las Auditorías de

carácter Interno y Externo de la Calidad, el que es proporcionado al Encargado/a del Procedimiento,

en el caso de las Auditorías Internas, y al Coordinador de la Calidad, en caso de ser Auditorías

Externas, de acuerdo a los plazos establecidos en el procedimiento de Auditorías Internas de la


PROCEDIMIENTO



Calidad, o en el plazo acordado en el contrato con la empresa certificadora, para las auditorías

externas.

- Cliente Interno: Funcionario del Servicio, que detecta hallazgo respecto el funcionamiento de los

procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, el que es responsable

de proporcionar esta información al Encargado/a del Procedimiento, para que sea incorporada a la

matriz de seguimiento de acciones correctivas, y se elabore el parte de no conformidad necesario.

- Cliente Externo: Contraparte de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión

de la Calidad, y que señala observaciones a la información proporcionada por los Sistemas y/o

Productos que forman parte de este alcance, las que son incorporadas a la matriz de seguimiento, y

tratadas de acuerdo a lo señalado en este procedimiento.

4. DISPOSICIONES GENERALES En el presente procedimiento, se utilizarán conceptos tales como:

- No conformidad: Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente

implícita u obligatoria, de acuerdo a lo señalado en la Norma ISO 9001:2008.

- Potencial No Conformidad: Es la existencia de una condición o causa que pueda generar en el

futuro el incumplimiento de algún requisito del Sistema de Calidad. Puede ser detectada por una

auditoria o una evaluación realizada por un miembro del Sistema. Se aplica a los elementos y

procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

- Opción de Mejora: Sugerencia que actor que detecta un hallazgo plantea, con el fin de mejorar la

gestión de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Acción Correctiva: Son acciones que se implementan para subsanar alguna no conformidad.

- Acción Preventiva: Corresponden a acciones que se implementan para subsanar potenciales no

conformidades detectadas y opciones de mejora sugeridas por los auditores, clientes internos y/o

externos.

- Detección Interna: Detecciones realizadas por los funcionarios del Servicio, que tienen por objetivo

mejorar las debilidades que pudiesen detectar en el funcionamiento de su Sistema, o en procesos de

otros.

- Detección Externa: Corresponden a hallazgos detectados por los clientes externos o contrapartes

de cada Sistema, o proceso involucrado en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.


PROCEDIMIENTO



- Auditoría de la Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en

que se cumplen los criterios de auditoría. Para los Sistemas PMG, se realizan dos tipos de auditorías,

una de carácter interno, la que es realizada por funcionarios del Servicio formados en temas de

auditorías de calidad, y las auditorías externas que son realizadas por empresas certificadoras.

5. HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO

PERIODICIDAD DE MEDICIÓN INDICADOR

MALO

REGULAR

BUENO

1. Porcentaje de Partes de No

Conformidad respondidas en

tiempo oportuno.

60% > IG 60% > IG < 75% IG > = 75% Semestral

2.

Porcentaje de Acciones

correctivas y preventivas

cerradas según plazo

acordado

70% > IG 70% >IG < 90% IG > = 90% Semestral

6. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos”

Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo

Procedimiento documentado “SGC.AI, Auditoría Interna de la Calidad”

Procedimiento documentado “SGC.CR Control de Registros

Procedimiento documentado “SGC.PNC, Producto no Conforme”

Procedimiento documentado “SGC.RD. Revisión por la Dirección”


PROCEDIMIENTO



7. REGISTROS

Identificación Responsable(s)

Almacenamiento

Disposición Tiempo

Medio de Soporte

Lugar y Responsable

Informes de Hallazgos auditorías de la calidad

Encargado/a de Procedimiento Coordinador de la Calidad

2 años Digital/ Papel

-Auditorías Internas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías internas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría. PC Encargado/a Procedimiento, carpeta ISO, sub carpeta auditorías internas de la calidad. PC Coordinador de la Calidad, carpeta ISO sub carpeta auditorías internas de la calidad. -Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría. PC Encargado/a Procedimiento, carpeta ISO, sub carpeta auditorías externas de la calidad. PC Coordinador de la Calidad, carpeta ISO sub carpeta auditorías externas de la calidad.

Eliminación


PROCEDIMIENTO



Informes de Hallazgos detectados por clientes

Encargado/a de Procedimiento Coordinador de la Calidad

2 años Digital/ Papel

-Detecciones Internas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías internas de la calidad, separado por detección -Detecciones Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por detección externa.

Eliminación

Correo electrónico que envía Informe de Hallazgos

Coordinador de la Calidad

2 años Digital PC: Correo electrónico Coordinador de la Calidad

Eliminación

Reporte de Hallazgo completo

Encargado/a Procedimiento

3 años Papel

-Auditorías Internas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías internas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría. -Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría.

Eliminación

Reporte de Hallazgo con el medio de verificación de la eficacia

Encargado/a Procedimiento

3 años Papel

-Auditorías Internas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías internas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría. -Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría.

Eliminación


PROCEDIMIENTO



Matriz de seguimiento de acciones correctivas y preventivas

Encargado/a Procedimiento Coordinador de la Calidad

2 años Digital

PC Encargado/a procedimiento, carpeta ISO archivo matriz de seguimiento. Coordinador de la Calidad carpeta ISO archivo matriz de seguimiento.

Eliminación


PROCEDIMIENTO



8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO


PROCEDIMIENTO



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