propuesta de mejoramiento para el control del …

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL CONTROL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN LA E.S.E

HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE DE PEREIRA

JUAN DAVID SEPÚLVEDA VARGAS

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

INGENIERÍA INDUSTRIAL PEREIRA

2017

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL CONTROL DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN LA E.S.E HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE DE PEREIRA

JUAN DAVID SEPÚLVEDA VARGAS

Director: Mgs. Álvaro Eduardo Salazar

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

INGENIERÍA INDUSTRIAL FUNDAMENTOS DE INVESTIGACIÓN

PEREIRA 2017

Nota de aceptación.

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Firma del jurado

________________________________ Firma del jurado

________________________________ Firma del jurado

Pereira, 24 de noviembre 2017

DEDICATORIA Este trabajo está dedicado a mi familia por su compañía, amor y apoyo incondicional en mis estudios y cada etapa importante de mi vida. A mi madre, por su motivación, amor incondicional y por creer siempre en mi.

AGRADECIMIENTOS A mis compañeros y profesores, de quienes tendré los mejores recuerdos y enseñanzas siempre.

CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 3 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 4 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 4 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. .............................................................. 5 1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: ........................................................ 5 2. OBJETIVOS .................................................................................................... 6 2.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 6 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................... 6 3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 7 4. MARCO REFERENCIAL................................................................................. 9 4.1 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 9 4.2 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................. 11 4.3 MARCO ESPACIAL .................................................................................... 13 4.3.1 Reseña Histórica. ..................................................................................... 13 4.3.2 Misión....................................................................................................... 19 4.3.3 Visión. ...................................................................................................... 19 4.3.4 Servicios que presta la empresa. ............................................................. 19 4.3.5 Estructura organizacional (organigrama) ................................................. 20 4.4 MARCO TEMPORAL .................................................................................. 21

4.5 MARCO LEGAL .......................................................................................... 21 4.5.1 Decreto 2649. de 1993............................................................................. 21 4.5.2 Decreto 3019 de 1989.............................................................................. 21 5. METODOLOGÍA ........................................................................................... 22 5.1 TIPO DE ESTUDIO ..................................................................................... 22 5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 22 5.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ......................................................................... 22 5.3.1 Población. ................................................................................................ 22 5.3.2 Muestra. ................................................................................................... 22 5.4 FUENTE, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ........................................................................................... 22 5.4.1 Fuentes secundaras. ............................................................................... 23 5.4.2 Fuentes primarias .................................................................................... 23 5.4 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN .................................................... 23 6. ASPECTO ADMINISTRATIVOS ................................................................... 24 6.1 TALENTO HUMANO .................................................................................. 24 6.2 RECURSOS DOCUMENTALES ................................................................. 24 6.3 PRESUPUESTO Y FINANCIACIÓN ........................................................... 25 6.4 CRONOGRAMA ......................................................................................... 25 7. RESULTADOS .............................................................................................. 26 7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................ 26 7.2 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ............................ 26 CONCLUSIÓN .................................................................................................. 29

RECOMENDACIONES: .................................................................................... 30 REFERENCIAS ................................................................................................ 31 ANEXOS ........................................................................................................... 32

LISTA DE TABLAS

pág. Tabla 1. Servicios que presta el Hospital San Vicente de Paul......................... 19 Tabla 2. Recursos Humanos............................................................................. 24 Tabla 3. Presupuesto y financiación ................................................................. 25 Tabla 4. Cronograma. ....................................................................................... 25 Tabla 5. Datos para la muestra ......................................................................... 26 Tabla 6. Análisis de la muestra ........................................................................ 27 Tabla 7. Indicador de seguimiento de los activos fijos de la E.S.E ................... 27

LISTA DE ILUSTRACIONES

pág. Ilustración 1. Organigrama. ............................................................................... 20

LISTA DE ANEXOS

pág. Anexo 1. Procedimiento para el movimiento de equipos: ................................. 32 Anexo 2. Procedimiento para ingreso de elementos nuevos a la institución .... 39 Anexo 3. Procedimiento para la toma de inventario fisico ................................ 42 Anexo 4. Procedimiento entrega de donación o venta de bienes inservibles ... 46 Anexo 5. Procedimiento entrega de donación o venta bienes inservibles ........ 49 Anexo 6. Procedimiento de embalaje de la chatarra tecnológica...................... 52

RESUMEN Alcanzar el éxito de una organización moderna exige garantizar el control de cada uno de las áreas y los procesos que la conforman; los activos fijos permiten que los demás procesos en las distintas áreas puedan desempeñarse eficientemente o por otro lado impedir su óptimo desempeño como consecuencia por ejemplo del movimiento de activos de un lugar a otro sin ser documentado y registrado, lo cual genera reproceso y entorpece la actividad en todas las áreas de una organización. Luego de realizar un análisis detallado del proceso administrativo de inventario de activos fijos muebles de la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira se pudo evidenciar que la empresa no presenta un manejo satisfactorio de sus activos fijos muebles dejan en evidencia una serie de inconsistencias sobre las cuales se desarrollará la presente investigación con el fin de generar una propuesta de mejoramiento para dicho proceso. Palabras clave: Activos fijos, Inventario, Movimiento de activos, Reproceso.

ABSTRACT Achieving the success of a modern organization requires guaranteeing control of each of the areas and processes that comprise it; fixed assets allow other processes in different areas to perform efficiently or otherwise impede their optimal performance as a result of moving assets from one place to another without being documented and registered, which generates reprocess and hinders the activity in all areas of an organization. After carrying out a detailed analysis of the administrative process of inventory of movable fixed assets of the ESE San Jorge de Pereira University Hospital, it was possible to demonstrate that the company does not present a satisfactory management of its fixed assets, leaving in evidence a series of inconsistencies on which the present investigation will be developed in order to generate a proposal for improvement for said process. Keywords: Asset movement, Fixed assets, Inventory, Reprocess,

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INTRODUCCIÓN Desde el mes de agosto del 2016 se ha intervenido en el área de activos fijos en la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira; desde entonces se han realizado todas las actividades propias del cargo por lo tanto se ha realizado un análisis detallado de los procedimientos llevados a cabo lo cual evidencia la problemática que se presenta en esta área. La información recolectada del inventario general realizado en la planta física de la empresa versus su verificación en la base de datos condensada en el sistema de monitoreo utilizado por la institución, como el punto de partida para el análisis y posterior diagnóstico situacional que se presenta en el área de inventario de activos fijos de la empresa. El mejoramiento de procesos significa optimizar la efectividad y la eficiencia de los procesos lo cual mejora los controles y refuerza los mecanismos internos para responder a las contingencias que se desarrollan durante la actividad del proceso. Garantizar el buen desempeño del proceso significa tener un manejo adecuado de los activos y además mantener la información de su paradero actualizada, que permite así, que las demás partes que componen la empresa puedan prestar sus servicios y tomar decisiones consecuentes con su misión, esto solo se garantiza cuando todas las partes cuentan con las herramientas necesarias y de manera oportuna para prestar un servicio de alta calidad. El presente estudio será provechoso para la empresa, ya que gracias a este se podrán evidenciar una serie de inconsistencias en el proceso administrativo de inventario de activos fijos muebles de la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira, que darán paso a la generación de una propuesta de mejoramiento como artefacto de impulso para lograr el control y cumplimiento del área y sus procesos.

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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En Colombia denominan los hospitales públicos como empresas sociales del estado, prestadoras de servicios de salud; por motivos difíciles de explicar y además su análisis profundo no da ha lugar en este proyecto y se parte en un primer diagnóstico y es la corrupción que permea su ambiente interno y externo la cual obstaculizan el desarrollo de toda su actividad. La E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira, Fue fundada el 30 de agosto de 1897, Hoy 120 años después, presta servicios de salud de mediana y alta complejidad; cuenta con una estructura de cuatro cuadras, cinco pisos de altura y la capacidad para prestar servicios de urgencias, cirugía, laboratorio, hospitalización en sala, consulta externa, unidad de cuidado intensivos pediátrico y adultos, atención a quemados, ginecoostetricos, entre otros. Y la facultad de ser universitario le agrega valor, a favor de participar y fomentar la investigación, que representan a la región y al país. La empresa en ánimos de ser mejor aún está organizando y mejorando sus procesos con el fin de optar por la acreditación de alta calidad; y para mejorar en la organización, primero hay que revisar sus procesos y ver cómo afectan a los demás, se revisó el área de inventario de activos fijos y hay problemas en su proceso con los activos muebles, algunos de los procedimientos para su control no existen formalmente, y los que están documentados e implementados no se han socializado, además no se había realizado un revisión de inventario desde el 2014 según informan los colaboradores y por este motivo no se tenía información clara sobre el estado de los activos fijos muebles siendo un problema para todos en la empresa puesto que todos los empleados deben ser responsables de la custodia de sus elementos de trabajo, pero este caso es la excepción. Desconocer el estado real del inventario de los activos fijos plantea varios problemas y entre ellos están las perdidas por robo o las posibles sanciones a la entidad por permitir que se presenten estas inconsistencias en sus procesos. Hay alrededor de 18.327 activos fijos muebles y una persona encargada en el área administrativa de activos fijos, cuya función es la de crear cada uno de los activos que llegan nuevos a la empresa, ingresar la información de los activos al sistema, plaquetizar, gestionar el traslado físico y virtual tanto de equipos nuevos como viejos de una área a otra y asignar un responsable de acuerdo a donde será ubicado el activo, sin embargo si al colaborador encargado de dicha gestión no le llega la información no será posible llevar a cabo, dicha labor no se efectuó eficientemente y se documentó durante el periodo 20014-2017 fundamentado en un estado irreal

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del inventario, lo que entorpece la actividad de otras áreas. Esta afirmación se plantea punto de partida para dar inicio a la construcción de una propuesta de mejoramiento para este proceso. De acuerdo con las problemáticas anteriormente mencionados, se busca proponer objetivos para generar una propuesta de mejoramiento para el proceso que permita dar solución a estas inconsistencias. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ¿Qué procedimientos se deben realizar para garantizar el mejoramiento del proceso administrativo de inventario de activos fijos de la E.S.E. Hospital Universitario San Jorge de Pereira? 1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: ¿Cuáles son las etapas del proceso administrativo de inventario de activos fijos? ¿Qué etapas del proceso son más críticas? ¿Qué estrategias se deben implementar como mejora en el proceso de control de inventario de los activos fijos de la E.S.E. Hospital Universitario San Jorge de Pereira? ¿Qué beneficios tendría la Empresa al establecer las mejoras propuestas para el control del inventario de activos fijos?

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2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Proponer una mejora al proceso administrativo de control de inventario de activos fijos de la empresa social del estado hospital universitario san Jorge de Pereira que garantice el control de los activos fijos y el desarrollo eficiente de las actividades propias del mismo. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar paso a paso el proceso que sigue la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira para la administración de los activos fijos. hacer un diagnóstico del estado real del proceso administrativo de los activos fijos. Generar una propuesta de nuevos procedimientos para mejorar el proceso de control de inventario de activos fijos.

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3. JUSTIFICACIÓN La ESE Hospital Universitario San Jorge de Pereira lleva más de 100 años desarrollándose en el sector salud, y a pesar de esto aún se presentan falencias en sus procesos administrativos y asistenciales, después de revisar dichos procesos se logró evidenciar que el proceso para el control administrativo que se les da a los activos fijos muebles en la empresa no es el adecuado, puesto que no se ha estructurado un procedimiento que permita fijar el movimiento o traslado de un bien. Luego de haber realizado un inventario general de activos fijos en cada una de las áreas administrativas y asistenciales en la empresa y comparar la información recopilada con la información que hay registrada en el sistema utilizado para su control se evidencia el problema. Debido a que la empresa presenta un alto índice de rotación del personal y el registro documental para el traslado de activos de un lugar a otro no se hace justo a tiempo, la empresa se ve altamente afectada al no tener un control claro de estos activos que demoran así la terminación de contratos con sus colaboradores al no tener la capacidad de definir si estos se encuentran a paz y salvo con la empresa y genera además un detrimento patrimonial que puede repercutir en sanciones administrativas por parte de los estamentos encargados de vigilar su gestión y entre otras cosas limita su capacidad para prestar sus servicios. Los activos fijos son un instrumento fundamental para el desarrollo de una empresa, pertenecen a esta con el propósito único de facilitar el cumplimiento de sus objetivos misionales, por tal motivo debe haber un estricto control sobre ellos puesto que su pérdida o subutilización generan altos gastos para la empresa; no tener bajo control sus activos facilita incurrir en gastos por compras innecesarias puesto que pueden encontrarse activos almacenados en bodega útiles para la empresa sin saber que se encuentran en su propiedad. La E.S.E Hospital Universitario San Jorge cuenta con tres bodegas de almacenamiento de activos fijos. Por lo anterior se entiende que la importancia de tener un proceso administrativo de inventario de activos fijos muebles eficiente que garantice el control de los activos y la sanidad en cada uno de los inventarios al interior de la empresa. Esta investigación permitirá tomar medidas de control para el movimiento o traslado de activos en la empresa. Si bien la empresa cuenta con un formato para el traslado de cualquier activo fijo, sea de una unidad a otra, a la bodega o al momento de entregar un activo recién comprado por la empresa en donde debe asignarse la responsabilidad al colaborador que recibe dicho activo, este no permite hacer el seguimiento adecuado de cada movimiento al que se ve expuesto un bien debido a que casa movimiento debe ser informado al colaborador encargado de la gestión de los activos fijos y es

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repetitivo el hecho de que no se informe y la ubicación inicial de los bienes se modifica sin realizar el debido proceso. La presente investigación consiste en determinar cada una de las falencias que se presenta en el proceso administrativo de inventario de activos fijos muebles de la empresa por medio de un análisis detallado de sus procedimientos con el fin de generar estrategias para mejorarlo se reduce la incertidumbre al momento de ubicar un activo fijo, lo cual minimiza el riesgo de comprar innecesarias y la perdida de activos por su rotación y además el alto índice de rotación del personal, ya sea de un área a otra o de personal nuevo que llega a la empresa.

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4. MARCO REFERENCIAL 4.1 MARCO TEÓRICO Las mejoras de procesos implican un alto grado de compromiso por parte de las organizaciones, estas hoy, se ven obligadas mantener bajo vigilancia cada uno de sus procesos con el fin de tener el control de sus actividades, “el mejoramiento de procesos es un enfoque orientado a la prevención para manejar la empresa. La solución de los problemas hace que las cosas funcionen mejor, pero no genera un cambio cultural a largo plazo. Para lograrlo, deben cambiarse los procesos que permiten en primera instancia la ocurrencia de errores.” [1] Por lo tanto, el manejo de los procesos en las empresas permite interrelacionar o conectar la función de los distintos procesos con el fin de mantener un control sistémico de sus actividades, así mismo “un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo de los objetivos de la organización” [1]. El mejoramiento de un proceso exige conocer su manejo y forma de control en detalle y como se interrelaciona con los demás procesos de la empresa, “en la actualidad, el resultado decisivo proviene de aplicar controles de producción comprobados y técnicas de retroalimentación a todas las actividades dentro de la empresa, y considerar a toda la organización como una operación compleja que tiene muchos procesos” [1]. Controlar, manejar y vigilar los procesos, en este caso administrativos, con el fin de mejorar la actividad general de una empresa u organización requiere de interiorizar y hacer parte de una filosofía sistemática que permita engranar las partes que componen a la empresa como una unidad, con el fin de impulsar el crecimiento de las organizaciones “se genera un cambio importante en la filosofía de la organización y la gerencia empezará a comprender que es tarea suya dirigir la revolución de los procesos en toda la compañía” [1]. En definitiva, es claro que integrar las partes que componen a una organización implica un arduo trabajo que va más allá de lo operacional puesto que “en todas las organizaciones existen, literalmente, centenares de procesos de la empresa que se realizan diariamente. Más del 80% de estos son repetitivos, cosas que se hacen una y otra vez” [1]. El control del proceso administrativo de inventario de activos fijos de las empresas no es la excepción sino más bien el garante de que toda organización pueda cumplir con todas sus actividades, los activos fijos representan una inversión obligatoria para la ejecución de cualquier actividad empresarial por lo tanto según Castrillón Villota “para las empresas se convirtió en algo necesario, generar una

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administración y un control eficiente sobre el inventario que poseen, pues en la gran mayoría este inventario representa una cantidad considerable de dinero en inversión, que produce efectos sobre las funciones de la empresa, que generan así la necesidad de una buena administración” [2]; de esta manera la adquisición de dichos activos es un acto de obligatoriedad “en cualquier situación, cualquier gasto justificable como un costo de obtener los servicios deseados en el momento y el lugar en que se necesitan, constituye un costo valido y capitalizable del activo en cuestión” [3]. Los activos fijos son de suma importancia para las organizaciones ya que cumplen un papel esencial para desempeñar toda actividad de sus colaboradores. Es imposible llevar a cabo sus operaciones sin la necesidad de tener activos fijos; para Grajales Arcila “al estar toda organización compuesta por diversos activos que le permite cumplir con su objeto social, empieza a surgir la necesidad de desarrollar un buen registro y control de estos, debido, a que en la mayoría de organizaciones la inversión más alta es realizada en la compra de activos” [4]. De esta manera se observa como la mejora de procesos es una necesidad en las organizaciones modernas, puesto que “en varias organizaciones modernas existen muchos grupos individuales que realizan una buena labor. Estos hacen su propio trabajo, muy interesados en satisfacer o sobrepasar sus propios niveles, pero sin comprender ni preocuparse por aquella forma en la cual sus actividades afectan a otras personas que se encuentran en un nivel inferior del proceso. Se interesan solo en lo que se hace y en la forma en como se evalúa. Esta situación hace que se genere una suboptimizacion en el lugar de trabajo” [1]. De tal manera que el análisis de procesos para su mejoramiento se ha convertido en una herramienta estratégica útil para las diferentes ramas de las organizaciones entre ellas y no menos importante, la rama administrativa. Es determinante mantener una buena gestión en la administración de los activos fijos de las empresas, garantizar el control de la información permite planear actividades cuyo desenlace puede predecirse más acertadamente y los beneficios que genera son reflejados en el registro contable puesto que se controla una porción significativa del patrimonio de la empresa. Según Salazar Saffon “La importancia en este caso, es que los activos fijos tienen una duración mucho mayor que la de los insumos o materiales que se van a utilizar en una determinada labor, y que posteriormente a esto desaparecen” [5]. Así las cosas, es prioritario su control y garantía para la calidad; Toda empresa para cumplir con sus objetivos necesita de activos fijos que le permitan desempeñar su labor, dichos activos exigen ser controlados por su valor patrimonial, “es necesario resaltar que, en términos generales el activo fijo es aquel activo que no está destinado a ser comercializado, sino para ser utilizado y explotado por la empresa. Por lo general, el activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y equipo, como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.)” [4] .

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Para diagnosticar el estado actual del proceso administrativo de activos fijos se utilizó la técnica de revisión documental, esta consiste en revisar todos los archivos físicos y digitales; además se realizaron entrevistas a los colaboradores quienes tienen la responsabilidad de salvaguardar los activos en las áreas bajo su cargo. Salazar Saffon (2013) en su trabajo “PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL AÑO 2013”, propone que para lograr un control más preciso del inventario de los activos fijos es prudente, comprender la raíz de un análisis comparativo entre el sistema de control adaptado a la institución y el estado real de los activos, se evidencia una serie de inconsistencias que enfrentaría generando un modelo de responsabilidades por colaborador se parte de un análisis situacional real de la empresa y una posterior asignación de obligaciones. En este sentido el resultado de la aplicación de las herramientas antes mencionadas evidencia que la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira es consciente de las problemáticas que se presentan en la gestión administrativa de los activos fijos, de sus causas y de sus consecuencias. 4.2 MARCO CONCEPTUAL De manera determinante a la hora de realizar cualquier proyecto académico, se hace necesario abarcar terminología poco común para todas las personas, por lo tanto, se hace necesario hacer una claridad conceptual que brinden una guía en el proceso de lectura, análisis y realización de la propuesta de mejoramiento para el control del proceso administrativo de inventario de activos fijos en la E.S.E Hospital Universitario San Jorge De Pereira. Activo fijo: recurso tangible que posee una entidad para su uso en la producción de bienes y prestación de servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, sin que se tenga prevista su venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y que se espera usar durante más de un periodo contable [6]. Aspecto Fiscal de los Activos Fijos: la normatividad fiscal permite que los activos que cumplan con una cuantía mínima puedan depreciarse tributariamente en un tiempo de un año, independientemente si por la naturaleza del mismo la normatividad ha establecido un tiempo de depreciación diferente. Para el 2016 se reconocen como activos de menor cuantía aquellos que tengan un costo inferior o igual a 50 UVT, se tiene en cuenta que el valor de la UVT es de $29.753. De tal manera, los activos que tengan un valor igual o inferior a $1.488.000

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se aceptan tributariamente con una depreciación en el término de 12 meses o un periodo fiscal. Es importante tener en cuenta el concepto de la vigencia fiscal y el periodo gravable, es decir que dicho monto de activos de menor valor a $1.488.000 se debe considerar para la declaración del período gravable 2016 que se presenta en la vigencia fiscal del 2017 [7]. Avalúo: proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho [6]. Baja de bienes: cuando un bien es retirado definitivamente del servicio de forma física y los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por estar inservible, por caso fortuito o fuerza mayor o porque siendo servible ha sido donado, vendido, permutado, hurtado o robado [7]. Bienes recibidos en comodato: son los bienes que se encuentran en préstamo y deben ser devueltos finalizado el término de ejecución del contrato o acto administrativo [6]. Bodega: espacio físico transitorio donde se almacenan activos fijos, sujetos a un proceso de traslado o dar de baja [6]. Depreciación: reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público [6]. Donación: cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien a favor de una entidad estatal, previa aceptación del funcionario administrativo competente [6]. Inventario Físico: es la verificación física de los bienes en bodega de la entidad, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados [7]. Vida Útil: ART. 64 del Decreto 2649 de 1993. - Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen [8]

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4.3 MARCO ESPACIAL El Hospital San Jorge, es una Empresa Social del Estado localizada en la Cra 4 # 24 – 88 en la ciudad de Pereira, en el Departamento de Risaralda, en el centro de la región del Eje Cafetero del país El San Jorge, es uno de los hospitales públicos de mayor tamaño en el país y su portafolio de servicios se concentra en la prestación de servicios de media y alta complejidad, tanto ambulatoria y hospitalaria como de urgencias 24 horas, razón por la cual se le ha clasificado como entidad hospitalaria del tercer nivel de atención. En el departamento, es la entidad hospitalaria más compleja entre el conjunto de entidades públicas y privadas existentes, que ofertan servicios únicos en la localidad, como disponibilidad efectiva de gineco-obstetra, cirugía general y anestesiología 24 horas, UCI neonatal, UCI adultos, UCI pediátrica y en general todas las especialidades clínicas y quirúrgicas. Su oferta de servicios responde al perfil epidemiológico de la población usuaria, caracterizada principalmente por la presencia de patologías relacionadas con eventos violentos y/o traumáticos, patologías cardiovasculares e infecciosas y afecciones de tipo materno-perinatal. La entidad se ha constituido en un centro de referencia de mayor complejidad de la red departamental de servicios de salud, que beneficia a la población asentada en el departamento de Risaralda principalmente y por conexión geográfica a la población de los departamentos y municipios circunvecinos, como también a un elevado número de población transeúnte "que fluye" por la ciudad de Pereira, por ser urbe de gran movimiento comercial y paso obligado de comunicación entre el centro y el occidente del país.

4.3.1 Reseña Histórica. La ESE Hospital Universitario san Jorge de Pereira, a lo largo de toda su historia, ha mantenido clara su misión de prestar el servicio social de la salud como un derecho fundamental de todos los ciudadanos, en especial de los más pobres que no cuentan con la posibilidad de acceso a otras instituciones privadas, a través del suministro de los mismos con condiciones de calidad, eficiencia, universalidad y solidaridad, con un reconocimiento no solo a nivel regional sino también nacional, lo cual ha sido el logro de sucesivas generaciones de líderes y administradores, así como de la comunidad que ha concebido el Hospital como un patrimonio suyo, manteniéndose vigente y guardiana de su apropiado manejo.

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El primer terreno (Cra 5 cl. 24) fue donado en el año 1887 por parte de General Valentín Deazza, quien a su vez aporta la mitad de los instrumentos necesarios y la dotación de las camas, así como donaciones para la construcción. En 1887 Andrés Martínez fue el constructor de la obra, construye dos salas para iniciar el servicio en un caserón de la Cra 5 cl. 24. El 21 de abril de 1889 el general Deazza solicito al concejo Municipal, mediante oficio, los fondos para la construcción de la casa “que con el nombre de Hospital se está levantando”. El 20 de abril de 1905 se dio al servicio el Hospital de Caridad, contaba con los doctores Aquilino Soto, Manuel Mejía, Eduardo Duque y Alfonso Cano. El primer paciente hospitalizado fue un venezolano de nombre Clímaco Andrade. El 6 de mayo de 1906 se consagra el Hospital a San Jorge, apóstol de la caridad. Las enfermedades más comunes a principio de siglo eran: Paludismo, anemia, ulceras, sífilis y otras venéreas, heridas, tifo, reumatismo y tisis. El acuerdo 11 de 1913 le da vida legal al Hospital con la promulgación del reglamento interno y en su Art. 1. Define: “dar alojamiento, alimentación, vestuario y asistencia a los enfermos notoriamente pobres y desvalidos”. En 1918 mediante acuerdo se dispuso la construcción de las Salas de maternidad y cirugía. En 1922 mediante acuerdo fue creada la junta Beneficencia, que tendría a cargo al Hospital. En 1930, el acuerdo del concejo Nro. 28 de marzo 14, dio el nombre a la clínica del Hospital en honor al señor Erasmo Carvajal, quien dono el terreno para su construcción en la calle 24 entre 4 y 5 y quien al morir lego al Hospital una cuantiosa suma de dinero con destino a la construcción de nuevos pabellones. En 1938 fue adquirido el terreno donde se construyó el actual hospital por una suma de 8 mil pesos en la notaria 2da escritura 172. Entre 1940 y 1948 se lleva a cabo la construcción. En 1943 la ciudad da un gran ejemplo de civismo al resto del país, al realizar con éxito el reinado de la Caridad, cuya reina elegida fue Aleyda Mejia, el producto del reinado fue de $143 millones, con los cuales se inició la construcción del actual edificio, fue tal evento y la movilización que produjo este reinado que la BBC de Londres destaco el hecho a nivel mundial. En 1949 se lleva el traslado a cabo, el edificio contaba con cinco (5) pisos, salones para Cirugía, Urología, Maternidad, Ortopedia, Pediatría, leprosos en tránsito y Enfermos delincuentes, (8) ocho salas de Cirugía, Radiología, Laboratorio Clínico, Cocina, tres ascensores; autoclaves. Se dispuso que en los pisos 4 y 5 funcionara la Clínica Carvajal.

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El Hospital fue manejado por las hermanas de la comunidad Vicentina, entre quienes se encontraba Sor Emilia Silva, considerada la primera Anestesista que ejerció en el Hospital. En 1950 el Doctor Santiago Londoño dono el primer equipo para radioterapia a la institución. En diciembre de 1975 se crea la Unidad Regional de Salud Pereira, con sede en el Hospital San Jorge. En octubre 30 de 1978 el ministerio mediante la resolución 010100, por considerar que esta institución constituía el centro de referencia de más alta tecnología en la región y desarrollaba programas de educación superior en el área de ciencias de la salud, le dio la categoría de Hospital Universitario. En 1979, con los recursos de la venta de un lote, el concejo aprueba una partida para ampliar la capacidad hospitalaria, con adecuación y dotación del Departamento de Pediatría. En este mismo año se presenta un sismo de gran magnitud que lesiona estructuralmente la construcción del hospital, razón por la cual se acomete el reforzamiento estructural, el cual inicia el mismo mes y culmina en 1985. En octubre de 1986, se inician las gestiones tendientes a establecer una seccional de asociación SANAR en el Departamento de Risaralda, los cuales se establecen en marzo de 1987, instalando la sala de Oncológica Pediátrica. En octubre de 1989 el Ministerio de Salud concede la personería jurídica para SANAR seccional Pereira, completando las acciones del médico Pediatra del servicio y un grupo de voluntarios interesados en la atención adecuada y oportuna de los pacientes pediátricos con cáncer. En octubre de 1990, Minsalud lo clasifica en el nivel lll de complejidad. En 1993 en el acta 001 de diciembre 31, suscrita por el Gobernador y el alcalde de Pereira, se transformó en una entidad descentralizada indirecta de segundo grado del tipo de las sociedades entre entidades públicas, denominada Hospital Universitario San Jorge. En 1994 el 4 de mayo con la resolución 0537 la Gobernación del Risaralda le reconoce la personería jurídica. En 1995 se presenta otro sismo de gran magnitud el cual pone a prueba el plan hospitalario de Emergencias, con buenos resultados institucionales, la afectación fue en mampostería. En este mismo año mediante acta 001 de marzo 29 de 1995, suscrita por el Gobernador y el alcalde de Pereira, se convirtió a la entidad en Empresa Social del Estado (E.S.E), tal como lo ordeno la ley 100 de 1993, reglamentado por el decreto 1879 de 1994. En 1996 se consigue un equipo de radioterapia theraton phoenix cobalt 60. En 1998 se presenta una grave crisis financiera que tuvo al borde del cierre el Hospital, la cual fue superada parcialmente.

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En enero de 1999, se presenta otro sismo de gran magnitud, con severa afectación en el eje cafetero en su población y construcciones. El Hospital San Jorge fue centro de referencia de los pacientes del Quindío, Caldas, norte del valle, los daños en el Hospital Universitario San Jorge fueron en mampostería. En diciembre de 1999 se llevó a cabo una reestructuración de personal que comprendía personal directivo y personal auxiliar de enfermería, principalmente con fines de saneamiento financiero. En el 2001 el Hospital Universitario San Jorge es invitado a participar como una de las instituciones líderes, por su buen desempeño asistencial y financiero entre las empresas de salud para definir los parámetros de calidad para la Acreditación de Salud en Colombia. En el 2003 se tramita y consigue recursos para actualizar el equipamiento de la UCI Recién Nacidos. A finales del 2004 e inicios del 2005, se hace reestructuración del personal del Hospital Universitario San Jorge. En el 2005 se realiza reequipamiento de la UCI Adultos. En el 2006, se efectúa la remodelación de los servicios de Hospitalización de Medicina Interna y quirófanos y, fue iniciada en Gineco obstetricia y recién Nacidos, en este año fue aprobada la construcción del nuevo bloque de Urgencias. EL 20 de diciembre de 2007 se inaugura la nueva Central de Urgencias, la cual cumple con los más altos estándares de calidad y fue dotada con equipos de última tecnología. Durante los días 29 al 31 de enero del 2008, se realizó inspección por la Superintendencia Nacional de Salud, dando reconocimiento a la gestión realizada por la E.S.E Hospital Universitario San Jorge, sobre el desarrollo del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad. Desde el mes de marzo del 2008, se instauró el SIAU, como pilar fundamental del Sistema de Calidad. Mediante resolución No. 0558 de julio de 2008, se oficializó el nuevo logo-símbolo que identifica a nuestra Institución. Para su creación, se realizó una convocatoria interna, siendo elegida la propuesta “el abrazo” de la Prof. Marisol Rodríguez M. El 30 de octubre a fin de conmemorar los 30 años de haber sido certificado el hospital como UNIVERSITARIO, se realizó un evento denominado Universalud, en el que participaron importantes conferencistas a nivel nacional y departamental, además se desarrolló un Exposervicio, al cual se integraron funcionarios de la entidad y estudiantes de los convenios docencia – servicio. En el mes de octubre de 2008, la Institución fue seleccionada por el Ministerio de Protección Social entre las 100 IPS públicas a nivel nacional para ser asesoradas en el desarrollo del proceso de acreditación, cuyo paso inicial (autoevaluación), fue realizado en el mes de noviembre por los equipos internos líderes de calidad.

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En el mes de junio de 2009, fueron seleccionados con participación de usuarios, empleados, familiares, estudiantes y proveedores la imagen y el slogan que representan el compromiso institucional con el proceso de Acreditación y el mejoramiento de los servicios. Con actos protocolarios, en los que participaron importantes personalidades como el Gobernador de Risaralda y el Secretario de Salud Departamental, en el mes de noviembre se dio apertura al nuevo pallebón de Intermedios, el cual requirió una inversión de $210.000.000 y el Rinconcito de la Lactancia Materna, el cual se acondicionó y dotó con material audiovisual, garantizando con ambas inversiones, sitios más cálidos, humanos y confortables a nuestros usuarios. En el año 2010 se remodela las salas de quemados, quirófanos, neonatos y pediatría en cumplimiento a la certificación de habilitación en servicios de salud. En abril del año 2013, se entregó la Unidad de Cuidados Intermedios Pediátricos, obra ejecutada con recursos propios. Con 7 cubículos independientes, dotados con equipos de alta tecnología. En este mismo año se realizó la adecuación del espacio para el Área Administrativa, en donde se recuperó un área aproximada de 2 mil metros cuadrados, espacio que estaba subutilizado y adecuado con recursos propios de la Institución. Dentro del programa Gerencial propuesto para la vigencia 2012-2015, se dio inicio a una serie de transformaciones tanto en remodelación física como tecnológica, la cual inicio con la construcción de la Nueva Unidad de Cuidados Intensivos e Intermedios Adultos. La moderna UCI tuvo una inversión de 9.000 millones de pesos entre su construcción y dotación para su primera etapa, de los cuales 4500 millones de pesos fueron aportados por Ecopetrol, 2500 millones por la Gobernación de Risaralda, 1300 millones de pesos por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Salud y 700 millones de recursos propios del Hospital Universitario San Jorge. Con esta nueva unidad especializada, el centro asistencial duplico su capacidad de atención a pacientes con condiciones de salud críticas pasando de 12 camas a 22 para cuidados intensivos y de 12 camas que se tenían para cuidados intermedios a 18. Adicionalmente la UCI tiene 4 camas para la atención y manejo de pacientes quemados aislados. Área aproximada de intervención 3.500 metros cuadrados. En octubre del año 2014 se puso en funcionamiento la nueva Unidad de Cuidados Intensivos Pediátricos, Neonatales y unidad de Hematoncológica Adultos. Esta inversión correspondió a la segunda fase del proyecto integral de Unidades de Cuidados Intensivos, para la cual el Ministerio de Salud realizó un aporte de mil millones de pesos destinados a dotación.

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El proyecto que se entregó el jueves 25 de septiembre de 2014, comprende 5 cubículos en Cuidados Intensivos Pediátricos, con tecnología de punta para la atención del paciente crítico, 13 cubículos en Intensivos Neonatales (1 para aislados), 11 en intermedios neonatales (1 aislado) y 9 en cuidado básico. Así mismo la Unidad de Hematoncológica adultos que comprende 16 cubículos, 2 de ellos para pacientes aislados. En agosto de 2015, se entregó la unidad de Ginecología y Unidad Critica Obstétrica, con una inversión total de 1.193 millones entre su construcción y dotación, de los cuales 451 millones fueron aportados por Ecopetrol, el restante de recursos propios y 30 kits de camas donadas por la Universidad Libre de Pereira, Con esta nueva unidad especializada el centro asistencial aumentó su capacidad de atención a pacientes con patologías ginecobstetricias, pasando de 28 camas a 32, dentro de las cuales dos son de aislamiento y las restantes habitaciones uni y bipersonales. En la Unidad Crítica Obstétrica, donde se manejan las pacientes embarazadas que requieren de monitorización materno-fetal continua por su condición de salud crítica, se adecuaron 9 cubículos dotados con tecnología de punta con central de monitorización. Para la ejecución de esta obra se intervino un área de 960 metros cuadrados con la construcción de 17 habitaciones, nueve cubículos de unidad critica con un total de 32 camas, salas de descanso, dos cuartos de médicos, tres estaciones de enfermería, un consultorio de ecografía y monitoreo fetal y áreas de espera para visitantes. De otra parte, en lo relacionado con la entrega y remodelación del servicio de Imagenologia, se remodelo un espacio 340 metros cuadrados y se doto con dos equipos especializados Tomógrafo Multicorte de 16 cortes de baja dosis de radiación y Resonador Magnético Nuclear de 1.5 teslas. Igualmente se dio apertura a la Nueva Unidad Renal de Hemodiálisis, Se Realizó la adecuación de los quirófanos, se Remodelo el servicio de Urgencias con un número de camas para observación hombres de 32, mujeres 28 y salas de expansión de 22. En este mismo año 2015, se realizó el cambio del 100 por ciento de la capacidad instalada de camas. En el año 2015, se presentó el proyecto de ampliación del Área de Consulta Externa, con una intervención de 2 mil metros cuadrados para la cual el Ministerio de Salud ya realizo un aporte de 2.600 millones de pesos, la Gobernación de Risaralda 1.100 millones y se encuentra en proceso de Adjudicación para su ejecución.

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4.3.2 Misión. Somos una empresa social del estado Hospital Universitario San Jorge del orden departamental, prestamos servicios de salud de mediana y alta complejidad. Velamos por el crecimiento personal y profesional de nuestros colaboradores, que nos permite contar con un equipo humano calificado, responsable y honesto que garantiza una atención humanizada, cálida, ética e integral de alta calidad, centrada en el usuario, su familia y la comunidad. Participamos en la forma educativa que fortalece el desarrollo humano y social de la región, siendo una institución competitiva y viable financieramente.

4.3.3 Visión. La E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira, se posicionará como la mejor institución acreditada en servicios de salud de mediana y alta complejidad, por su atención humanizada centrada en el ser, los desarrollos investigativos, el avance tecnológico, la responsabilidad social y el respeto por el medio ambiente.

4.3.4 Servicios que presta la empresa. En la presente tabla se enumeran lo servicios que presta actualmente la entidad.

Tabla 1. Servicios que presta el Hospital San Vicente de Paul.

UBS URGENCIAS Y MEDICINA DEL ADULTO:

Cons y proc de urgencias CLÍNICAS – TRAUMA adultos, pediátrico, especiales

Observación /Hospitalización

Atención ortopédica / de yesos

Unidad cuidado adultos

Hospitalización MD. INTERNA

Hospitalización cuidados intermedios

Hospitalización servicio especial

UBS MATERNO INFANTIL

Hospitalización. Urgencias/partos, ginecológica y obstétrica

Hospitalización pediatría clínica

Hospitalización pediatría quirúrgica

Hospitalización pediatría quemados

UCI intensivo. UCI intermedio pediatría

Hematoncológica pediátrica

Hospitalización básica neonatal

Lactario

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UBS QUIRÓFANOS Y CIRUGÍA:

Quirófanos (2urg/5prog)

Hospitalización cirugía

Hospitalización neurocirugía

Central de maternidad

UBS SERVICIOS AMBULATORIOS Y AYUDAS DX Y TX:

Consulta externa

Laboratorio clínico

Imagenologia rayos x, ecografía, gammagrafía y tomografías

Patología

Cardiología, hemodinámica y ecocardiografía

Banco de sangre

Rehabilitación

Oncología

Servicio farmacéutico [7].

Fuente: Manual de administración de activos, 2013.

4.3.5 Estructura organizacional (organigrama)

Ilustración 1. Organigrama.

Fuente: Manual de administración de activos, 2013.

JUNTA DIRECTIVA

OFICINA JURIDICA

UNIDAD DE GESTION

ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE GESTION

INFORMATICA

CONTROL INTERNO

Y CALIDAD

PLANEACION Y

MERCADEO

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

UBS UGENCIAS Y

MEDICINA DEL ADULTO

SUBGERENCIA ASISTENCIAL

UNIDAD DE GESTION

FINANCIERA

UBS QUIROFANOS

Y CIRUGIA

UBS MATERNO

INFANTIL

UBS SERVICIOS

AMBULATORIOS Y AYUDAS

DX Y TX

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4.4 MARCO TEMPORAL Para la recolección de la información en la investigación, su posterior análisis y puesta en marcha de mejoras se tomó un periodo de tiempo de once meses, entre diciembre de 2016 a octubre de 2017. 4.5 MARCO LEGAL

En cumplimiento de la legislación nacional deben reconocerse los decretos, normas y leyes que regulan a través de su contenido el manejo y definición de los inventarios, estos lineamientos como eje fundamental para el desarrollo de la presente investigación.

4.5.1 Decreto 2649. de 1993. Artículo 63. Artículo de ley para determinar el método a utilizar para el manejo de inventarios, determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas.

Articulo 64. Artículo de ley para normalización de planta y equipo, su valor histórico, depreciación y cierre de inventario de bienes propiedad planta y equipo.

4.5.2 Decreto 3019 de 1989. Por el cual se modifica el Decreto 1649 de 1976 y se reglamenta parcialmente el estatuto tributario de los impuestos administrativos por la dirección general de impuestos nacionales.

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5. METODOLOGÍA 5.1 TIPO DE ESTUDIO Para desarrollar de manera efectiva la presente investigación y dar cumplimiento a los objetivos planteados, serán identificadas las actividades que componen al proceso administrativo de inventario de activos fijos de la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira para tener claridad sobre el estado actual del proceso en la empresa. Por tal motivo, esta investigación es de carácter descriptivo, consiste fundamentalmente en la recolección de información de los procedimientos que afectan el cumplimiento de las actividades que componen el proceso, dando paso a la proposición de nuevos métodos de acción para el cumplimiento de dichas actividades del proceso. 5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN Se utilizó el método de investigación por observación, que consiste en recolectar la información requerida a través de documentación por apuntes, digitalización y filtración de la información. 5.3 POBLACIÓN Y MUESTRA 5.3.1 Población. Para el presente proyecto la población está compuesta por 18.686 activos fijos vigentes al interior de sus instalaciones de la E.S.E.

5.3.2 Muestra. Para este caso puntual se realiza una muestra aleatoria simple. La cual se muestra más adelante en los resultados. 5.4 FUENTE, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Mediante el método de observación se realizó el conteo físico de activos, la observación de información condensada de años anteriores en medios digitales,

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archivos en folio y entrevistas a los colaboradores responsables de inventarios de activos fijos. La empresa cuenta con el Sistema de Información DINÁMICA GERENCIAL HOSPITALARIA – DGH como una herramienta imprescindible para el manejo Administrativo, Financiero, Operativo y Médico-Científico de Clínicas y Hospitales; en este caso particular como apoyo el módulo de activos fijos, cuya función es la de llevar control de los activos fijos de la ESE. En dicho modulo se encuentra condensada toda la información de los mismos. Además, se realizo:

- Conteo físico de los activos fijos por áreas de la empresa - observación simple no participante del comportamiento del inventario de activos fijos.

5.4.1 Fuentes secundaras. Se encuentran consignadas en libros, tesis y documentos de páginas web.

5.4.2 Fuentes primarias. Hace parte las personas que tiene el conocimiento y forman parte del proceso. 5.5 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN La información recopilada durante el proceso de observación fue condensada en tablas dinámicas analizadas con el fin de generar una propuesta de mejora del proceso donde se modifica y/o se fortalecen las actividades que lo componen, donde se evidencian las necesidades y los riesgos que corre la empresa. Se realizó un análisis del proceso y se hace una descripción del mismo con el fin de evidenciar falencias en la documentación existente y proceder a mejorarla.

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6. ASPECTO ADMINISTRATIVOS Para lograr llevar a cabo el cumplimiento efectivo de los objetivos propuestos para la presente investigación, se hace necesario contar con un conjunto de recursos óptimos que permitan no solo el cumplimiento sino además el mejor resultado. 6.1 TALENTO HUMANO Las personas que intervienen en el proyecto se enumeran a continuación en la siguiente tabla:

Tabla 2. Recursos Humanos.

APELLIDO Y NOMBRE FORMACIÓN APORTE

SEPÚLVEDA VARGAS JUAN

DAVID

ASPIRANTE ING

INDUSTRIAL INVESTIGADOR

COLABORADOR 1 TÉCNICA OPERATIVO

COLABORADOR 2 TÉCNICA OPERATIVO

ÁLVARO EDUARDO

SALAZAR

ASESOR DEL

PROYECTO

Fuente: elaboración propia. 6.2 RECURSOS DOCUMENTALES los recursos documentales son asumidos por la universidad, los libros, tesis y publicaciones periódicas u otros tipos de textos que se vayan a utilizar en esta investigación se encuentra almacenados en la biblioteca la universidad católica de Pereira de igual forma, estos se pueden encontrar online y se va a acceder a ellos por medio del internet de la universidad.

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6.3 PRESUPUESTO Y FINANCIACIÓN Tabla 3. Presupuesto y financiación

Descripción Costo

Servicios técnicos $400.000

Equipos $ 0

Material Funjible (Hojas. Impresiones, fotocopias, tinta)

$300.000

TOTAL $700.000

Fuente: elaboración propia. 6.4 CRONOGRAMA Tabla 4. Cronograma.

Fuente: elaboración propia.

CRONOGRAMA

ACTIVIDADES

PROCESO ADMINISTRATIVO

DE LOS ACTIVOS FIJOS

AREAS INVOLUCRADAS EN

EL PROCESO

AREAS CRITICAS

RECOLECCION DE

INFORMACION.

INVENTARIO GENERAL DE

ACTIVOS FIJOS

DIAGNOSTICO GENERAL

MEJORA AL PROCESO

OCTUBRE

2017

SEPTIEMBRE

2016

DICIEMBRE ENERO JUNIO JULIO AGOSTOMARZOFEBRERO ABRIL MAYO

RECONOCIMIENTO DEL

ENTORNO HOSPITALARIO

DIAGNOSTICO DE

FALENCIAS EN EL PROCESO

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7. RESULTADOS 7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO La E.S.E maneja sus activos fijos en el sistema de información DINÁMICA GERENCIAL HOSPITALARIA – DGH, en el módulo de activos fijos. La empresa tiene diseñados los siguientes procedimientos:

Procedimiento para ingreso de elementos nuevos a la institución (ANEXO 1)

Procedimiento para la toma del inventario físico (ANEXO 2)

Procedimiento para realizar baja de bienes (ANEXO 3)

Procedimiento entrega de donación o venta de bienes inservibles (ANEXO 4)

Procedimiento de embalaje de la chatarra tecnológica (ANEXO 5) 7.2 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS En la organización no se realizó la toma de inventario de activos fijos desde el año 2014, por tal motivo se dio inicio a este durante el año 2017 con el ánimo de realizar un diagnóstico del estado actual del inventario con el fin de realizar control y seguimiento a los activos fijos y a través de los resultados proponer acciones para mejorar la situación del proceso. La E.S.E cuenta con 18.686 activos fijos vigentes al interior de sus instalaciones y un funcionario encargado del proceso administrativo para el control de activos fijos, debido a que no hay la capacidad para realizar un conteo total de sus activos se tomó una muestra así: Tabla 5. Datos para la muestra

N: 18.686

e: 0,5%

Nc: 98%

Promedio: 22,829.79091

Desviación: 6,918.496137

n: 1.792

Fuente: elaboración propia.

𝑛 =𝑁∗𝑍2∗𝑄2

((𝑁−1)∗𝑒2)+(𝑍2∗𝑄2)

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Tabla 6. Análisis de la muestra

ÁREA TOTAL,

ACTIVOS

ACTIVOS

FALTANTES

ACTIVOS

SOBRANTES

ACTIVOS

SIN PLACA

departamento

financiero 147 35 27 52

hospitalización UCI

adultos 522 271 15 31

hospitalización

cirugía 538 166 81 70

intermedios

pediatría 119 73 44 81

oncología

pediátrica 112 57 40 54

UCI Pediatría 160 106 24 78

Hematoncológica 183 75 33 48

1781 783 264 414

Fuente: elaboración propia. Tabla 7. Indicador de seguimiento de los activos fijos de la E.S.E

INDICADOR

MÉTRICA

PERIODO FORMULA

VALORES

CUMPLIMIENTO

seguimientos activos fijos de la E.S.E.

%

FEBRERO-SEPTIEMBRE

NUMERADOR

#A/F UBICADOS CORRECTAMENTE

998 56%

DENOMINADOR

#TOTAL A/F 1781

Fuente: Grajales Arcila, 2010. Como resultado de la intervención realizada al inventario de activos fijos se pudo evidenciar cuales son los procedimientos cuyo mal desempeño permitió la pérdida del control de los activos, dicho de otra manera, se evidenció que la empresa desconoce en promedio el paradero del 44% de los activos fijos tomados de la muestra, dicho resultado responde a un análisis estadístico realizado a una población de 18,686 activos con índice de confiabilidad del 98% y un error del 0,5%.

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Como resultado de esta intervención se demuestra que el registro de los activos en el sistema de información utilizado por la empresa se encuentra totalmente desactualizado y el proceso presenta inconsistencias en su diseño y ejecución; carece de las herramientas suficientes para su control y esto puede incurrir en sanciones económicas impuestas por la intervención de los entes gubernamentales encargados de auditar los procesos en los que puede ser vulnerado el patrimonio de la E.S.E, para el caso de los activos fijos el estamento encargado de su vigilancia es la contraloría departamental, quienes deben verificar el estado actual de los activos de la empresa y validar el buen desempeño del proceso. Con la base de dato que se tiene, se pudo evidenciar qué: la E.S.E Hospital Universitario San Jorge de Pereira, cuenta con cerca de 18 686 activos fijos. De la intervención a las 7 áreas más críticas en la empresa se pudo evidencia que suman alrededor de 1781 activos fijos de los cuales se desconoce el paradero de 784 activos, por otro lado, se evidencio que en promedio por área se encuentran 37 activos fijos como sobrantes de inventario y 59 activos sin estar placados. Los sobrantes en el inventario por conteo de activos representan procedimientos no ejecutados y/o estandarizados como lo es el movimiento de activos de un lugar a otro al interior de la empresa. Luego de analizar el sistema de información Dinámica Gerencial se encuentran registrados sin placa 4330 activos fijos; además se evidencia que no res realizaron a tiempo los respectivos traslados para 508 activos. se encuentran almacenados en bodega como bienes subutilizados 171 activos sin prestar beneficios a la institución y depreciándose. Falta organización y hay un deficiente manejo de las bodegas de almacén, el inadecuado almacenamiento de elementos y equipos pueden deteriorar los equipos, lo cual genera pérdidas económicas para la institución; finalmente, el deficiente orden también provoca limitaciones en el control de inventarios, así como un negativo impacto visual. No se están aplicando plenamente

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CONCLUSIÓN La buena gestión en la administración de los activos fijos es fundamental para el desempeño de las funciones de una organización cualquiera sea su envergadura, por lo tanto, desde la alta gerencia deben responsabilizarse en términos de brindar las herramientas necesarias y suficientes para su control. De esta manera se hace la aclaración de que debe haber un grupo de personas encargadas de la custodia de los activos fijos para llevar a cabo la gestión de su administración. Los activos fijos requieren una vigilancia constante desde el momento de su compra, en donde deben exigirse como primera medida los documentos pertinentes de acuerdo a la naturaleza de los bienes. De la misma manera la importancia de hacer un seguimiento constante a la ubicación de los activos exige el diseño de un procedimiento para el movimiento en sus diferentes modalidades, ya sea por préstamo de equipos entre áreas y/o servicios, entrega de equipos para mantenimiento y pérdida de equipos. El procedimiento para la baja de equipos presenta errores al momento de ubicar los activos dados de baja, actualmente el encargado del proceso administrativo de los activos fijos debe acercarse a la oficina de mantenimiento la última semana de cada mes para solicitar los formatos de baja diligenciados. Posteriormente el encargado de activos fijos debe dirigirse al área indicada para solicitar la entrega del activo, en este momento del procedimiento se presenta un error debido a que por lo antes expuesto los activos presentan movimientos indiscriminados no informados a tiempo y la ubicación de los activos puede haber cambiado de lugar, ya sea por préstamo, traslado definitivo, haber sido entregado a mantenimiento sin soportes o pérdida del activo.

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RECOMENDACIONES: Hacer un inventario general de activos fijos en la E.S.E y replaquetizar los activos fijos con el fin de facilitar el acceso a la ubicación y el estado de los activos, lo que permite la aplicación del debido proceso de inventarios. Para la ejecución del inventario general o conteo de activos general se requiere de personal capacitado, un técnico administrativo que apoye el proceso de saneamiento de inventarios y dos auxiliares administrativos encargados de hacer el conteo de activos. Se requiere un espacio adecuado para la custodia y almacenamiento de activos. Se requiere un equipo de cómputo de mesa, una silla ergonómica, un escritorio pequeño y un archivador. Diseñar y socializar un procedimiento para el préstamo, entrega y pérdida de quipos. Plaquetizar los activos fijos con el fin de facilitar el acceso a la ubicación y el estado de los activos, lo que permite la aplicación del debido proceso de inventarios. Adecuar las bodegas de almacén y realizar saneamiento del inventario en bodega para garantizar el debido proceso de almacenamiento. Identificar en las bodegas de almacén los equipos y elementos que no está prestando ningún servicio en la E.S.E y que está en buen estado y definir si pueden der donados a otra institución. fomentar una cultura organizacional en favor de un desarrollo sistémico de todos los procesos de la E.S.E.

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REFERENCIAS

[1] J. H. Harrington, MEJORAMIENTO DE LOS PROCESO DE LA EMPRESA, Santafé de Bogotá: McGraw-Hill,Inc., 1993.

[2] C. C. CASTILLOVILLOTA, «MEJORA, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DE COOMEVA SECTOR SALUD, MEDIANTE LA ADMINISTRACION DEL INDICADOR DE ACTIVOS FIJO,» UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DE RISARALDA, PEREIRA, 2009.

[3] T. r. Dickman, activos fijos inversiones de caracter permanente, Mexico, D.F.: HERRERO HERMANOS,SUCESORES, S.A., 1972.

[4] S. L. Grajales, «Administración y control de los activos fijos en Coomeva Sector Salud,» 2010.

[5] S. S. SAFFON, «PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL AÑO 2013,» UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA, PEREIRA, 2013.

[6] D. n. d. P. DNP, Decreto 2649 - Reglamento general de contabilidad NIF, pereira, 1993.

[7] HUSJ, «MANUAL DE ADMINISTRACION DE ACTIVOS,» PEREIRA, 2013.

[8] Decreto 3019, Presidencia de la Republica, 1989.

[9] S. L. G. ARCILA, «ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS EN COOMEVA SECTOR SALUD,» UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA, PEREIRA, 2010.

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ANEXOS

ANEXO 1. PROCEDIMIENTO PARA EL MOVIMIENTO DE EQUIPOS:

PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO Y PERDIDA DE EQUIPOS

a. Objetivo: Definir el procedimiento para el traslado y pérdida de equipos en las

diferentes áreas y/o servicios, de manera definitiva o como préstamo, estableciendo

puntos de control a través de formatos adoptados por la entidad para el seguimiento

de los activos fijos.

b. Alcance: Aplica para cada una de las áreas y servicios del Hospital

c. Formatos o documentos requeridos

Préstamo de equipos (formato 1)

Entrega de equipos para mantenimiento (formato 2)

Perdida de equipos (formato 3)

d. Mecanismos de control

NUMERO DE

CONTROL CARGO RESPONSABILIDAD

EVIDENCIA

DOCUMENTAL

1. Formato de

préstamo de

equipos

Coordinadores

médicos,

enfermeros

coordinadores de

los servicios y/o

jefes de área

Verificar el estado del

equipo prestado

Formato de

préstamo de

equipos firmado

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2. Formato de entrega de equipos a mantenimiento

Profesional

universitario de

mantenimiento,

coordinadores

médicos,

enfermeros

coordinadores de

los servicios y/o

jefes de área

Verificar el traslado

de equipos a

mantenimiento

Formato de

entrega de

equipos a

mantenimiento

debidamente

firmado

3. Formato

perdida de

equipos

Técnico de

inventarios,

coordinadores

médicos,

enfermeros

coordinadores de

los servicios y/o

jefes de área.

Hacer la denuncia del

equipos que fue

hurtado

Formato de

perdida de quipos

En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisión y aplicación de

Uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, el

responsable de su cumplimiento deberá informar a su jefe inmediato las causas o

motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionará la evidencia

documental que sustente lo ocurrido, debiendo registrar la excepción en la bitácora

correspondiente. La información registrada permitirá analizar la posible adecuación

y mejora del presente procedimiento

e. Políticas de operación

Para el préstamo de equipos el formato será firmado por quien entrega y

recibe en cada servicio.

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Para el traslado de equipos al área de mantenimiento el formato será firmado

por coordinadores médicos, enfermeros coordinadores de los servicios y/o

jefes de área del servicio que traslada y el profesional universitario de

mantenimiento quien es el responsable de recibir.

En caso de hurto de equipos realizar la respectiva denuncia y diligenciar el

formato establecido.

f. Descripción del Procedimiento

Técnico de Inventarios:

Entrega a los coordinadores médicos, enfermeros coordinadores de los servicios

y/o jefes de área la lista de inventarios a su cargo.

Una vez al año realizara el inventario en cada una de las áreas y/o servicios del

hospital

Entregar a la oficina jurídica la denuncia de la perdida de equipos.

Coordinadores médicos, enfermeros coordinadores de los servicios y/o jefes

de área

Diligenciar los formatos establecidos por el Hospital para traslado de equipos,

préstamos y entrega de equipos al área de mantenimiento.

Diligenciar el formato en caso de hurto de equipos y entregar a la oficina de

inventarios su respectiva denuncia.

Profesional Universitario de mantenimiento

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Responder por los equipos entregados al área de mantenimiento.

Cuando se realice la reparación del equipo diligenciar el formato de traslado al

servicio.

Subgerente Asistencial – Interventor del contrato

En caso de terminación definitiva del contrato de los coordinadores médicos y

enfermeros coordinadores recibir en compañía del técnico de inventarios, el

inventario del servicio para expedir paz y salvo.

g. Diagrama de Flujo

Técnico de inventarios

Entrega la lista de inventarios al responsable

del área y/o servicio. Recoge los activos y la

constancia de mantenimiento o sistemas

según sea el caso.

Realiza inventarios en cada área y/o servicio una vez al año; Almacenar los activos físicamente en la bodega de

inservibles y se retiran las placas que identifican dicho activo.

Firma el formato de traslado de equipos en los servicios y/o áreas. Traslada en el sistema DGH en el

módulo de activos fijos del servicio.

Recibe la denuncia de hurto de equipos con el formato y lo entrega a la

oficina jurídica para cobro a la aseguradora

Firma los formatos establecidos por el

HospitalRevisa y firma del documento impreso

de traslado de quien entrega y quien recibe en el formato aprobado

Recibe el inventario en caso de terminación del

contrato del responsable.

Empaca y rotula en cajas los activos

Si no hay inconsistencias expide paz y salvoInforma a Salud Ocupacional para que contacte con la empresa contratada por el Hospital para la recolección de residuos sólidos

peligrosos.

36

Coordinadores médicos, enfermeros coordinadores de los servicios y/o jefes

de área

h. Riesgos

Que no se entregue el inventario al responsable

Probabilidad de Ocurrencia: Alto

Que no se diligencien los formatos correctamente


Que no se haga la denuncia por hurto de equipos en el tiempo establecido


Verifica el inventario que este a su cargo

Informa de las inconsistencias encontradas al técnico de inventarios

Diligencia correctamente los formatos de traslado de equipos,

préstamo, entrega mantenimiento y pérdida de equipos En caso de Hurto de

equipos realiza la denuncia y la entrega al

técnico de inventarios con el respectivo formato

Archiva los formatos como soporte del inventario

En caso de retiro del Hospital entrega el inventario al técnico de inventarios e interventor

Solicita paz y salvo

37

Que no se informe a la oficina jurídica del hurto del equipo para cobro a la

aseguradora


FORMATO 1

CÓDIGO:

VERSION:001

FECHA:

PAGINA: 1 DE 1

FECHA:

CONSECUTIVODESCRIPCION

EQUIPO

ACTIVO

FIJO

(PLACA)

SERIAL MARCA MODELO ESTADO ACTUAL

JUSTIFICACION:

ÁREA QUE ENTREGA: ________________ ÁREA QUE RECIBE: _____________________TECNICO DE INVENTARIOS: _________________

NOMBRE RESPONSABLE: ________________ NOMBRE RESPONSABLE: _____________________NOMBRE : _________________

FIRMA: ________________ FIRMA: _____________________FIRMA: _________________

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN JORGE

ORDEN DE PRESTAMOS DE EQUIPOS

CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS

38

FORMATO 2

FORMATO 3

CÓDIGO:

VERSION:001

FECHA:

PAGINA: 1 DE 1

DEPENDENCIA: FECHA:

RESPONSABLE: NRO. DE BAJA:

CARGO:

CONSECUTIVODESCRIPCION

EQUIPO

ACTIVO FIJO

(PLACA)SERIAL MARCA MODELO

ESTADO

ACTUAL

MOTIVO DE

BAJA

SERVICIO Y / O ÁREA QUE

ENTREGA

________________________________ ________________________________

RESPONSABLE DEL AREA JEFE DE MANTENIMIENTO



ORDEN DE ENTREGA EQUIPOS


CÓDIGO:

VERSION:001

FECHA:

PAGINA: 1 DE 1

FECHA: ________________

DESCRIPCION EQUIPOACTIVO FIJO

(PLACA)SERIAL MARCA MODELO FECHA DE LA DENUNCIA

ÁREA ____________________

NOMBRE RESPONSABLE: ____________________ Vo. Bo. TÉCNICO DE INVENTARIOS ________________________

FIRMA: ____________________



PERDIDA DE EQUIPOS


39

ANEXO 2. PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE ELEMENTOS NUEVOS A LA

INSTITUCIÓN

42

ANEXO 3. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO

46

ANEXO 4. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE DONACIÓN O VENTA DE BIENES

INSERVIBLES

49

ANEXO 5. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE DONACIÓN O VENTA BIENES

INSERVIBLES

52

ANEXO 6. PROCEDIMIENTO DE EMBALAJE DE LA CHATARRA

TECNOLÓGICA

propuesta de mejoramiento para el control del …

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