toiminnan kuvaaminen kehittämisen lähtökohtana

Minna Käkelä 24.11.2005

Toiminnan kuvaaminen kehittämisen lähtökohtana

Minna Käkelä2005


Prosessit – mitä ja miksi?

• Laadunvarmistustyö yliopistossa– Johtaminen– Opetus– Tutkimus– Hallinto- ja tukipalvelut

Kun tunnistamme prosesseja, itse asiassa etsimme yhteisiä nimityksiä työkokonaisuuksille joita teemme joko asiakkaillemme tai toinen toisillemme sisäisesti


Prosessien kuvaamisen hierarkiaa

• Kirjallisuudessa esiintyvä käsitteistö on hyvin kirjavaa

• Yksiköittäin on olennaista päästä käsitteistä yksimielisyyteen; mitä nämä prosessikäsitteet tarkoittavat juuri meillä?– Ydinprosessi (tuottaa lisäarvon asiakkaalle,

organisaatiolla n. 3 – 8 kpl, esim. palveluiden kehittämisprosessi tai tilausprosessi)

– Tukiprosessi (ydinprosesseja tukevat sisäiset toiminnot, esim. henkilöstövoimavarojen johtamisen prosessi)

– Pääprosessi (keskeiset toiminnot, jotka muodostavat ydin- ja tukiprosessit)

– Osaprosessi (edellisten osia)– Tehtävät (edellisten osia)


Miksi prosesseja kannattaa tutkia?


Prosessien kuvaamisen hierarkiaa, esimerkkiYdinprosessi: Henkilöstön hyvinvoinnin varmistaminen

Pääprosessi: Työyhteisöjen kehittämishankkeiden toteuttaminen

Osaprosessi: Rahoituksen hakeminen

Yksittäinen työtehtävä:Hakemuksen kirjoittaminen

Tarkoituksenmukainen prosessihierarkiatasomäärää ja prosessien nimitykset joudutaan miettimään tapaus kerrallaan


• Ydinprosessit esitetään prosessikarttana (esim. KOTU)

• Prosessikartta esittää organisaation/yksikön tärkeimmät toiminnot ”makrotasolla”

• Lisäksi voidaan esittää käsikirja, joka kertoo ydinprosessien osaprosessit ja vastuut niissä

• Lisäksi prosessikarttaan on hyvä merkitä tukiprosessit, jotka ovat tarpeellisia ydinprosessien kannalta

Prosessit

Johtamisprosessi

Tuotekehitysprosessi

Koulutuksen tuottamisen prosessi

Kehittämishankeprosessi

AsiakkaatResurssit

Markkinointi

Taloushall.Proj.hall. ja laatu

Henkilöstöhall.

Yleishall.

Tietohall. Virastomestari

Ydinprosessit

Tukiprosessit


Prosessien tunnistaminen

• Tiimityö erittäin suositeltavaa• Ryhmässä jäsenet, joita prosessi oikeasti

koskettaa (prosessin kehittämisryhmä)• Esim. seinälapputekniikka apuna

– Keltaisten lappujen avulla kuvataan organisaation toimintaympäristö; mitä järkeviä kokonaisuuksia yhteisponnistuksin teemme täyttääksemme tarkoitustamme? Tästä saamme esille ydinprosessimme. Sitten pohditaan millaisia keskeisiä sisäisiä toimintoja ydinprosessimme tarvitsevat. Näin tunnistamme tukiprosessit.


Prosessien tunnistaminen

Prosessien tunnistamisessa auttavia kysymyksiä:• Missä prosesseissa toteutamme yksikössämme

ydintoimintojamme?• Miksi me olemme olemassa, mitä tehtävää

täyttämässä?• Mihin olemme menossa, millainen on pitkän

tähtäimen suunnitelmamme?• Keitä ovat keskeiset asiakkaamme ja sidosryhmämme

ja mitä ovat heidän odotuksensa meitä kohtaan?• Mitä ovat tuotteemme ja palvelumme ja miten

saamme ne aikaan?• Millaisia sisäisiä palveluja tarvitsemme

tuottaaksemme näitä palveluja?• Mitä resursseja tarvitsemme tämän kokonaisuuden

tuottamisessa?


Prosessien sisällön määrittely eli nykytilan analysointi

• Vaikein työn vaihe on aloittaminen • Näkemys nykytilasta on tärkeää; saavutetaan yhteinen

ymmärrys nykytilasta ja rakennetaan yhteistä kieltä• Vaihe on erittäin tärkeä, ja siihen perustuvat

myöhemmät kehittämistoimet• Prosessikuvaukset ovat aina yksinkertaistuksia• Prosessien määrittelyssä kannattaa aina pohtia, mikä

kuvaamisen tarkkuus on järkevä• Auttavia kysymyksiä ovat esimerkiksi:

– Mikä prosessissa toistuu?– Mitä vaiheita siinä on?– Ketkä osallistuvat?– Mitä syötteitä prosessi tarvitsee?– Mitä siinä syntyy?– Mitä resursseja tarvitaan?– Mitä päätöksentekotilanteita esiintyy?


Ydinprosessien tunnistaminen

Miten vastaamme asiakkaidemme ääneen?

Tunnista ydinprosessinne

Ydinprosessi 1.

Alkaa PäättyyYdinprosessi 2.

Alkaa PäättyyYdinprosessi 3.

Alkaa Päättyy

Ydinprosessi n.

Alkaa Päättyy

Ydinprosessi 4.

Alkaa Päättyy

TÄRKEITÄ KYSYMYKSIÄMissio; miksi olemme olemassa? Mistä meille maksetaan?Visio; mihin olemme pyrkimässä?

Prosessien nimeämisessä auttaa kysymys: mikä on prosessin tarkoitus?


Prosessien mallintaminen

• Ydinprosessia (tai tukiprosessia) sitten lähdetään purkamaan pienemmiksi ja pienemmiksi osakokonaisuuksiksi

• Prosessikaaviot (ja vuokaaviot)• Kuvaukset eroavat toisistaan kuvaustekniikasta

riippuen• Hyvä prosessikuvaus:

– sisältää prosessin kannalta olennaiset asiat; henkilöt, järjestelmät, asiakkaat, tavarat, tiedon, tehtävät

– esittää tapahtumien väliset riippuvuudet– auttaa ymmärtämään kokonaisuutta ja henkilöstön roolia– edistää yhteistyötä– antaa mahdollisuuden toimia joustavasti tilanteen

mukaan


Prosessin räjäytystekniikka

Ydinprosessit

Pääprosessit

Osaprosessit

Tehtävät

Prosessin purkaminen osaprosesseiksi


Ruotokaavio apuna selvittämässä prosessin

sisältöä

Prosessin nimi

Ruotokaaviota voidaan käyttää apuna prosessien purkamisessa pienemmiksi kokonaisuuksiksi, jopa tehtävätasolle saakka. Tapahtumajärjestyksestä ei tässä vaiheessa kannata vielä välittää, ne vasta pohditaan prosessikaaviota laadittaessa.

Osaprosessi tai tehtävä


Prosessikaavio• Yksinkertainen kuvaus – kuka, mitä milloin tekee?• 10 – 20 vaihetta sopiva määrä/prosessi• Prosessikaaviolla voidaan kuvata eritasoisia

prosesseja• Kuvataan vain vaiheet, jotka lisäävät arvoa,

liikuttavat työtä eteenpäin tai aiheuttavat viiveen• Kuvataan työn tyypillinen kulku (mahd. poikkeamat

erillisissä ohjeissa)• Sisältää roolit, vastuut ja reitit prosessissa• Kuvaus näyttää yksinkertaiselta; sen luominen on

kaikkea muuta• Symboleina nuolia ja suorakulmioita, kronologinen

eteneminen• Prosessikaavion lisäksi esitetään jokaisesta

prosessista vielä yhteenvetotiedot ja tekstitiedot


Tilaus- ja toimitusprosessi, prosessikaavioesimerkki


Myös selvitykset

Kehityshankkeiden toteuttaminen sivu 1/2 P

art

ne

rit

Ylio

pis

ton

ain

ela

i-to

kset

Pro

jekti-

ryhm

äT

uo

tery

hm

äK

OT

Un

johto

Rah

oit-

taja

Intr

essi-

ryhm

ät

Asia

kas

Kyllä

Tukito

ime

t

Projektinhal-linta

käytännöt

Jatkuen projektin ajanX-files

Ei

iterointi

X-files

EiKeskeytys

Tietoisuuden ja

kiinnostuksen herättäminen

Toteutus-mahd.

Osallistu-minen

Hankkeen toteuttaminen

Tarve

Idean esikäsittely OK

Partneri-sopimukset

tutkimusryhmät

Strategian mukaisuus

Sopi-vuus

Suunnitelman testaus ja

rahoituksen hakeminen

Idea

Tarpeen mukaisuus?

Suunnitelman luominen

Tarve

Rahoituksen saaminen

”Projektointi-päätös” ja siihen

liittyvät toimet

Toteuttamis-kelpoisuus?

Rahoitus-päätös

Asiantunte-muksen

varmistaminen

Tarve

Idea

Idea

Idea

Hakemuksen allekirjoitus

Prosessikaavio, KOTU


Prosessin yhteenvetotiedot

Yksittäisten prosessien yhteenvetotiedot (1*A4)• Prosessin nimi• Tarkoitus• Prosessin kehittäjä (kuka on vastuussa

prosessista ja sen kehittämisestä)• Asiakkaat• Keskeiset inputit ja resurssit• Tuotokset• Prosessin alku ja päätös• Menestystekijät• Mittarit• Palautteet ja niiden hyödyntämismenettely


Prosessin tekstitiedot

• Esitetään prosessin vaiheittain• Kirjallinen selitys jokaisesta vaiheesta;

– Tehtävä– Vastuu– Kuvaus tehtävästä– Tietojen hallinta– Poikkeavat tilanteet– Kriittiset tekijät– Esimerkki


Prosessin nimeäminen

• Kannattaa pohtia tarkasti, sillä prosessin nimi on viestintäväline

• Nimeäminen on myös strateginen valinta– Jos se tuottaa arvoa

asiakkaalle, nimeä hänen perspektiivistään

• ”Mikä on prosessin tarkoitus?” –kysymys auttaa

• Esim. Ratkaisun toimittaminen, osaamisen kehittäminen

Vältä… Suosi…

Varmistaa Tarkistaa

Koordinoi Kysyy

Käsittelee Kertoo

Tutkii Ideoi

Auttaa Kerää

Saa Kutsuu

Osallistuu Nimeää

Vastaa Kirjaa

Saa Esittää


Prosessin omistajan vastuut

• Vastuu prosessin ja sen osaprosessin ylläpidosta ja kehittämisestä

• Olla prosessin edustajana päättämässä johtoryhmässä

• Vetää prosessin kehitysprojektin ohjausryhmää, jos sellainen nimetään ko. prosessille

• Valita ja ohjata prosessin kehityshankkeita ja hankkia kehitystyölle tarvittavat resurssit

• Määritellä prosessissa toimiville tiimeille pelisäännöt

• Hoitaa suhteet viranomaisiin ja muihin tarpeellisiin tahoihin

• Varmistaa, että prosessiin kuuluvien eri funktioiden rajapinnoissa ei synny ongelmia


Käytännön vinkkejä

• Prosessien kuvaaminen kannattaa aloittaa paperille

• Tietotekniikka hyvä viimeistelyapuväline sitten, kun prosessi on jo hahmotettu ja kuvattu paperille

• Prosessin nimeäminen; viestinnällistä roolia kannattaa miettiä; kenelle prosessi tuottaa jotakin? Prosessin nimen tulee kuvata sitä, mitä siinä suoritetaan.

• Prosessien kuvaamisen tasoa tulee arvioida; ei liian tarkka eikä yksityiskohtiin menevä.

• Prosessikuvaus kannattaa testata läpi; onko se totuudenmukainen?

• Kuka prosessin omistaa? Kenen on vastuu prosessin kehittämisestä edelleen?


Kun prosessi on kunnossa…

• Prosessilla on omistaja, joka vastaa sen toimivuudesta ja kehittämisestä

• Prosessin rajapinnat ulkoisiin asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin ovat selvät

• Prosessin sisäiset rajapinnat eri osastojen välillä ovat selvät • Prosessin ohjaukseen liittyvät politiikat, menettelyohjeet,

standardit, asetukset, määräykset ym. ovat soveltuvia, sopivia ja hyvin dokumentoitu ja ymmärrettäviä

• Prosessin kriittiset menestystekijät ja mittarit ovat käytössä prosessin ohjaamista ja jatkuvaa parantamista varten

• Prosessin kaikki tuotokset on määritelty ja testattu asiakkaiden todellisten vaatimusten mukaisiksi

• Prosessin toimittajat ja yhteistyökumppanit osallistuvat prosessin kehittämiseen

• Prosessin resurssit on suunnattu lisäarvoa tuottaviin vaiheisiin • Prosessissa korjaustyön, uudelleen tekemisen, valitusten ym.

negatiivisten asioiden määrä on minimoitu • Prosessin päämäärät ja tavoitteet on asetettu parhaiden

käytäntöjen asettamien haasteiden mukaisesti

toiminnan kuvaaminen kehittämisen lähtökohtana

Documents