บทท 1: หนาจอและการพมพขอความ -- Excel 2010

    [ เวบบอรด Excel | MS Excel Tips ]  โดย นฤมล อนตะรกานนท

โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมหนง ทจดอยในชด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มชอเสยงในดาน การคำานวณเกยวกบตวเลข และการทำาบญช ตาง ๆ การทำางานของโปรแกรม ใชตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตง (columns) เปนหลก ซงเราเรยกโปรแกรมในลกษณะนวาเปน Spread Sheet

ไฟลของ Excel เปรยบเสมอนหนงสอ 1 เลม ทประกอบไปดวยหนา หลาย ๆ หนา ไฟลของ Excel เรยกวาเปนสมดงาน (Workbook) และในแตละหนา เรยกวา เปน แผนงาน (Worksheet) ในแตละแผนงาน จะแบงออกเปนตาราง ซงประกอบไปดวย ชองตาราง จานวนมาก ซงเรยกวา เซลล (Cell) เซลลคอสวนตดกนของแถวและคอลมน ใน แผนงานหนง ๆ ของ Excel 2010 จะมแถวทงหมด 1,048,576 แถว และ จะม คอลมนทงหมด จานวน 16,384 คอลมน โดยเรยงชอตามตวอกษรภาษาองกฤษ ตงแต A จนถง Z และ ตอดวย AA จนถง AZ, BA จนถง BZ ไปจนถง XFD และในสมดงานหนง ๆ จะมแผนงานไดจานวนมาก ขนอยกบหนวยความจำาทมอยในเครองคอมพวเตอร

ในแตละชองตาราง หรอ Cell จะบรรจขอมลตาง ๆ เราพมพขอมลลงในชองตาราง แตละชอง l เชนพมพขอความ พมพตวเลข เปนตน เมอเวลาจะอางองถงขอมล เรากอางองถง ชองตาราง โดยการระบ คอลมนและแถว เชน B4 หมายถงชองตารางทตรงกบ คอลมน B และ แถวท 4 ดงภาพ

หนาจอของ MS Excel 2010

หนาจอของ Excel 2010 มสวนประกอบหลกทควรรจก ดงน

สวนบนของหนาจอคอแถบรบบน ซงประกอบไปดวย แทบตาง ๆ โดยปกตจะม จำานวน 7 แทบ ไดแก หนาแรก แทรก เคาโครงหนากระดาษ สตร ขอมล ตรวจทาน และมมมอง และในแตละแทบ จะประกอบไปดวยกลมตาง ๆ ซงจะมคำาสงทมกจะใชดวยกน รวมอยในกลมเดยวกน ดงภาพ

แฟม แทบแฟม เปนแทบพเศษไมถอเปนแถบบนรบบนเพราะใชจดการเกยวกบไฟล หรอแฟม เชน การเปด-ปดไฟล การสรางไฟลใหม การบนทกไฟล ตลอดจนการตงคาตวเลอกตาง ๆ เปนตน

หนาแรก เปนแทบทรวมลกษณะการใชงานทว ๆ ไป เชน การคดลอก การวาง การกำาหนดตวอกษร การจดรปแบบ การกรองขอมล ตลอดจนการคนหาขอมล เปนตน

แทรก เปนแทบสำาหรบแทรก ตาราง ภาพ รปรางอตโนมต อกษรศลป สญลกษณ การเชอมโยง เปนตน

เคาโครงหนากระดาษ เปนแทบสำาหรบการตงคากระดาษเพอพมพออกทางเครองพมพ เชน ตงระยะขอบกระดาษ กำาหนดขนาดกระดาษ พมพแนวตงหรอแนวนอน เปนตน

สตร ใชแทบนเมอตองการคำานวณคาตาง ๆ เชน การรวม การเรยกใชสตรของ Excel เปนตน

ขอมล แทบนใชสาหรบการรบขอมลจากภายนอกเพอมาวเคราะหใน Excel เชน นาขอมลจาก ฐานขอมล Access เปนตน นอกจากน ยงใชสำาหรบการจดการกบขอมลจำานวนมาก ๆ เชน การเรยงขอมล การกรองขอมล การจดกลมขอมล เปนตน

ตรวจทาน เปนแทบหรบการตรวจตวสะกดการนต ตลอดจนการจดการเกยวกบแผนงาน เชน การปองกนการแกไขขอมลบนแผนงาน เปนตน

มมมอง เปนแทบสำาหรบแสดงแผนงานในมมมองตาง ๆ เชน แบบปกต แบบเตมหนา กำาหนดใหมหรอไมมเสนตาราง ยอ/ขยาย ตลอดจนการแบงหนาจอออกเปนสวน ๆ เปนตน

การปอนขอมลลงเซลล

ขอมลในเซลล มทงตวเลขและตวอกษร ตวเลขสามารถนำาไปคำานวณคาตาง ๆ ไดโดยการระบตำาแหนงของตวเลข โดยปกตตวเลขจะจดชดขวาของเซลล สำาหรบขอความหรอตวอกษร จะจดชดซาย ในกรณทมทงขอความและตวเลขภายในเซลลเดยวกน Excel จะถอวาเปนขอความ ไมสามารถนำาไปคำานวณได ดงนน ถาตองการนำาตวเลขไปคำานวณ ตองพมพตวเลขนน ๆ ในเซลลของตวเอง และอางถงในการคำานวณ

การปอนขอมลลงใน Cell ทำาได ดงน

1. นำาเคอรเซอรไปท cell A1 แลวคลก 1 ครง

2. พมพคำาวา วราวรรณ ในชอง A13. ถาพมพผด ใหกดปม Backspace เพอลบทละตวอกษร และพมพใหม 4. พมพเสรจแลว กดปม Enter

กจกรรมฝกปฏบต

ใหทานลองพมพขอความลงในแผนงาน Excel ขางลางน

การลบขอมล

การลบขอมลจะทำาใหขอมลนนหายไป และขอมลทอยในเซลลอนมาแทนท ดงตวอยางตอไปน

1. พมพขอมลตามตวอยางตอไปน2. คลกเลอก เซลล A2

3. บนแถบไปทแทบหนาแรก -> กลมเซลล คลกปม ลบ ดงภาพ

4. ขอมลจะปรากฏ ดงน 5. จะเหนวา ชอสมศกดหายไป และขอมลเลอนขนมาแทนท (ถาสงเกตใหด จะเหนวา ขอมลเกด

การผดพลาด ขอมลเดม วศน อาย 30 เมอลบสมศกดออกไป ทำาใหขอมลเลอนในเซลลขางลางขนมาแทนท)

การลางขอมล

1. พมพขอมลตามตวอยางตอไปน2. คลกเลอก เซลล A23. บนแถบไปทแทบหนาแรก -> กลมเซลล คลกปม ลาง ดงภาพ

4. คลกลางทงหมด จะไดผลดงน

การคดลอกและการวางขอมล

1. พมพขอมลในเซลลตามตำาแหนงดงภาพ2. ใชเมาสลากตงแต A1 ถง D4 (A1:D4) เพอกำาหนดบรเวณทตองการคดลอก (หรอ คลก

เมาสภายในบรเวณขอมล แลวกด Ctrl + * กได)

3. ทแทบหนาแรก กลมคลปบอรด คลกปมคำาสง คดลอก4. จะเกดเสนประ เหมอนมดเดนรอบ ๆ บรเวณทเลอก

5. นำาเมาสไปวางบรเวณทตองการวางสวนทคดลอกน เชน B66. แทบหนาแรก กลมคลปบอรด คลกปมคำาสง วาง

7. ขอความทคดลอกจะมาปรากฏ ดงภาพ

8. สงเกตดทมมลางดานขวา จะเหนมปมทางลด (Shortcut) ใหคลกทลกศร หรอกดปม Ctrl

9. จะเกดตวเลอกในการวางอกหลายลกษณะ ดงน o วาง เปนการวางแบบปกต ถาขอมลทคดลอกเปนสตรจะคดลอกสตรและมการ

ปรบปรงการอางองตาม ลกษณะของสตรนน นอกจากนนยงมตวเลอกอนเชน วางโดยไมมเสนตาราง หรอวางแบบสลบแถวและคอลมน เปนตน

o วางคา เปนการคดลอกและวางสงทเหนปรากฏในเซลลนน ๆ ถาเซลลนนมสตร Excel จะตดสตรออกไป เหมอนการพมพปอนขอความตามปกต

o ตวเลอกการวางอน ๆ สามารถวางแบบเชอมโยง หรอ วางเปนภาพ เพอนำาไปใชเปนกราฟกประกอบโปรแกรมอน หรอเพอการนำาเสนองาน เปนตน

การยายขอมล

การยายขอมล ในกรณทจะยายขอมล ใหลากแถบสวางใหครอบคลมบรเวณทตองการยายเสยกอน จากนน จงใชเมาสคลกทขอบ แลวลากไปยงตำาแนงทตองการ

ตวอยาง

ทเซลล B2 ถง B5 (B2:B5) มชอ 4 ชอ ตองการยายขอมลน ไปยงตำาแหนง C2 ถง C5 ทำาได

ดงน

1. เลอกบรเวณขอมลทตองการยาย โดยใชเมาสคลกทตำาแหนง B2 คลกเมาสคางไวแลวลาก

ลงมาทตำาแหนง B5 แลวปลอยเมาส 2. นำาเคอรเซอรไปวางทเสนขอบ จะเหนเคอรเซอรเปลยนรปเปนลกศร สทศทาง แสดงวา

เคลอนยายได3. กดเมาสคางไว แลวลากไปทตำาแหนงทตองการยาย ในทนคอ คอลมน C ขอใหสงเกต กรอบ

สเหลยม ซงจะเปนบรเวณทขอมลทถกยายจะมาปรากฎ

4. ปลอยเมาส ขอมลจะถกยายตามทตองการ

การปรบความกวางของคอลมน

การปรบความกวางคอลมนเดยว

ในการทำางานกบ Excel มกจะมการปรบความกวางของคอลมนใหเปนไปตามรปแบบทตองการ เชน แบบฟอรม ตารางตาง ๆ เปนตน

1. ถาตองการขยายความกวางหรอ ลดความกวางของคอลมน แตละคอลมน ใหนำาเคอรเซอร ไปวางไวทเสนขอบ ของคอลมนทตองการขยาย เมอเคอรเซอรเปลยนรปรางเปนลกศร 2 หว ดงภาพ ใหกดเมาสคางไว แลวลากไปทางซายหรอทางขวา ไดตามตองการ

2. ถาในกรณทขอมลตวเลขในชอง Cell มลกษณะ ##### แสดงวา ความกวางของ ชอง Cell นอยไป ใหนำาเคอรเซอรไปวางทหวคอลมน และลากออกไป หรอดบเบลคลกทหวของ

คอลมน กได3. ถาตองการใหขยายความกวางของเซลลใหครอบคลมความยาวของขอมลในทก เซลลของ

คอลมนนน ๆ ใหนำาเคอรเซอรไปวางทบรเวณหวของคอลมนและเมอเคอรเซอรเปลยนเปน

ลกศรสองหว ใหดบเบลคลก ดงภาพ4. จะไดความกวางของคอลมนทครอบคลมความยาวของขอมลทมในคอลมนนน เชน

การปรบความกวางหลายคอลมน

ในการจดทำาแบบฟอรมตาราง มกจะตองมการจดความกวางของคอลมนหลายคอลมนใหเทา ๆ กน เชน ตารางปฏบตงานลวงเวลา ตารางคะแนนนกเรยน เปนตน การจดความกวางของคอลมนหลาย ๆ คอลมน มดงน

1. เลอกคอลมนทตองการทำาใหความกวางเทากน โดยคลกและลากบรเวณหวคอลมน

2. ปรบความกวางของคอลมน ดงภาพ

3. เมอปลอยเมาสจะไดคอลมนทเทากนตามทเลอก

การปรบความสงของแถว

การปรบความสงของแถว ทำาเชนเดยวกบการปรบความกวางของคอลมน คอนำาเคอรเซอรไปวางไวทเสนระหวางแถวทหวแถว และลากเพอกำาหนดความสง ดงภาพ

กจกรรมฝกปฏบต

ใหทานพมพขอความขางตน และจดคอลมนตามตวอยางขางบน (ใหปรบความกวางของคอลมน A ใหกวางพอสำาหรบชอและนามสกล เสยกอน)

การลบคอลมนและแถว

เราสามารถลบ คอลมนทงคอลมน หรอ ลบแถวทงแถวได สมมตวาตองการลบ คอลมน C และ D มวธการ ดงน

1. คลกเลอกคอลมน C และ D ดงภาพ

2. ไปทแทบหนาแรก กลมเซลล และคลกคำาสงลบ3. จะเหนวาขอมลในคอลมน C และ D จะถกลบ และขอมลถดไปจะเขามาแทนท ดงภาพ

4. จากขอ 1 ถาตองการลางขอมล โดยไมมการเลอนขอมลในคอลมนถดไปมาแทนทขอมลเดม ใหกดปม Delete บนแปนพมพ จะลางขอมลโดยไมเลอนขอมลมาแทนท ดงภาพ

5. เมอลบไปแลว แตเปลยนใจไมลบ ใหคลกทรป บนแถบเครองมอดวน เพอขอขอมลทลบไปแลว คนมาเหมอนเดม

การแทรกคอลมน และแถว

บางครง เราอาจตองการเพม หรอ แทรก คอลมน กสามารถทำาได โดยขอมลจะถกแยกออกไปอก 1 คอลมน การเพมคอลมน ทำาดงน

1. คลกทชอของคอลมน จะเกดแถบสวางยาวตลอดคอลมน

2. ไปท แทบหนาแรก กลมเซลล คลกคำาสง แทรก 3. คลก 1 ครง คอลมนใหมจะแทรกเขาทางขวาของคอลมนทถกเลอก จากภาพ จะสงเกตเหน

วา ขอมลเดมถกยายไปอกคอลมน และชอของคอลมน จะยงคงเรยงเหมอนเดม

4. การแทรกแถวกทำาเชนเดยวกน โดยคลกทหวแถวทตองการแทรก และไปทแทบหนาแรก กลมเซลล และคลกคำาสงแทรก

การแบงหนาจอ

เนองจาก Excel เปน Sheet ใหญ บางทเราตองการดขอมลจากหลาย ๆ แหงพรอม ๆ กน หรอ ตองการดหวตารางเพอทำาใหการกรอกขอมลถกตอง ดงนนเราจงมความจำาเปนตองแบงหนาจอ Excel ออกเปนสวน ๆ ซงสามารถ เลอน หรอ Scroll ดไดทกสวน ซงมวธการดงน

1. 1. ทมมบนดานขวาตอจาก Scroll bar และดานลางของหนาจอ จะมแถบสำาหรบแบงหนา

จอ ดงภาพ

2. 2. เมอนำาเคอรเซอร ไปวางทตรงน เคอรเซอรจะเปลยนเปนรปลกศรสองทาง ซงแสดงวา

สามารถลากแบงได 3. 3. ใหกดเมาสและลากแบงหนาจอไดดงภาพ จะเหนวาสามารถเลอนแตละสวนไดอยางอสระ

จากกน ในภาพจะเหนวา คอลมน B ถกเลอนหายไป ทำาใหคอลมน ชอ-สกล และ ทอย มาอยใกลกน ทำาใหดขอมลไดชดเจนไมตองเลอนไปมา สวนในแนวนอน จะเหนขอมลถกซอนออกไปหลายรายการ ทำาใหสะดวกในการเปรยบเทยบขอมลทมความยาวมาก ๆ

4. 4. ยกเลกการแบงหนาจอ โดยการใชเมาสลากเสนแบงไปเกบไวทดานขาง หรอดานบน-ลาง

การตรงแนวหนาจอ

ทางเลอกของการแบงหนาจออกอยางหนงคอการทำาใหหนาจอสวนหนงไม เคลอนไหว ซงตางจากการแบงหนาจอ ทหนาจอทกสวนสามารถเคลอนไหวไดดวยการใช Scroll bar แตการตรงแนวหนาจอจะทำาใหสวนทถกตรง ไมเคลอนท มประโยชนในการทำาใหสวนหวของตารางคงท ในขณะทสวนทเตมขอมลเคลอนทไปไดเรอย ๆ การตรงแนวทำาไดทงแนวนอนและแนวตง

วธการการตรงแนวหนาจอ

ไปทแทบ มมมอง กลมหนาตาง คลกตรงแนว จะเกดเมนยอยใหเลอก

ตรงแนว จะตรงแนว ณ ตำาแหนงของเคอเซอร โดยตรงทงแนวนอนและแนวตง ตรงแถวบนสด เปนการตรงแนว แนวนอนแถวบนสด ตรงคอลมนแรก เปนการตรงแนว แนวตงคอลมนแรก

การยกเลกการตรงแนว ใหคลกทคำาสง ตรงแนว และคลกยกเลก

การใช Keyboard shortcut ทควรทราบ

Shortcut ความหมาย/การกระทำาการพมพและการแกไขCtrl + Enter ออกจากโหมดปอนคา หรอแกไข โดยไมเปลยนตำาแหนงเซลล

F2 แกไขขอมลในเซลลAlt + Enter บงคบขนบรรทดใหมในเซลลเดยวกน

F12 บนทกเปนCtrl + C คดลอกเซลลทกำาลงถกเลอกEsc ยกเลกการคดลอก

Ctrl + V วางเซลลทคดลอกCtrl + X ตดเซลลทกำาลงถกเลอกCtrl + Alt + V ถามการคดลอกขอมลไวแลว จะแสดงหนาตางการวางแบบพเศษ

การเลอกเซลล

Ctrl + *เลอกเซลลทตดกนทงหมด เชน มขอมลในเซลล A1 ถง A20 ขณะนเคอรเซอรอยทเซลล A5 ถากด Ctrl คางไวและ กดเครองหมาย * บรเวณ A1 ถง A20 จะถกเลอก ขอมลทไมตดกบขอมลชดน จะไมถกเลอก

Ctrl + A เลอกพนททงหมดของชดขอมลนน ๆ ถากด Ctrl + a อกครง จะเปนการเลอกแผนงานทงหมด

Ctrl + Shift + ปมลกศร

ขยายพนทการเลอกเซลลจนถงจดสนสดของชดขอมล (ชดขอมลคอบรเวณทไมมเซลลวางคน)

Shift + คลก

เลอกบรเวณพนทสเหลยม ตงแตเซลลแรกทคลกไว ครอบคลมถงบรเวณทคลก เชน คลกทเซลล B5 และ ไป Shift + คลก ทเซลล E30 บรเวณทถกเลอกคอ B5:E30

Shift + ปมลกศร

ขยายพนทการเลอกเซลลอก 1 เซลล ตามแนวทศทางลกศร

การเคลอนทไปยงเซลลตาง ๆCtrl + G หรอ F5 เปดหนาจอใหพมพตำาแหนงเซลลทตองการไป

Home เลอนไปยงเซลลแรกของแถวนนปมลกศร เลอนตำาแหนงไปยงเซลล ซาย ขวา บน ลาง ตามแนวทศทางลกศรCtrl + ปมลกศร

เลอนตำาแหนงไปยงเซลลรมสดของพนท ขอมลชดนน ถาไมมขอมลจะเลอนไปยงตำาแหนงบนสด ลางสด ซายสด ขวาสด ของแผนงาน ตามแนวทศทางลกศร

PageDown/Up เลอนตำาแหนงขน-ลง ครงละ 1 หนา

การจดการเกยวกบไฟลCtrl + F4 ปดโปรแกรมCtrl + N เปดไฟลใหม 

    00000000000000000000000000000000