Shelter Situation Reporting

Structured　Data

Official report

Unofficial report

Shelters

Emergency Operation Center(EOC)

Rescue Team

[sherepo:Center of Sports,Onagawa] Com4 Elect3 Food3 Water5 Cloth0 Shelter4 Sanitry5 Med2 Safe0 http://sherepo.org/

2

THE PROBLEM

Problem of the Shelter Food & Water supply House or Tent Sanitation control Medical support Maintenance of the public order

3

The problem that we faced at the time of big earthquake Local government network was not on

operation. There are many report on the twitter.

But there are not structured messages.

4

In the refuge, there are many places where it becomes difficult to get over the severe getting chilled of morning and evening without enough kerosene. A blanket is short in a refuge and the facilities of each place where I suffered from. There is the below-zero area by night, too. The refuge situation of the Tomita town of Koriyama.At east Elementary School and the opposite public hall refuge, a blanket, mat, food are short.North Ibaraki has the district that broke off a lifeline a lot. The relief supplies are short very much, too.It does not become many topics by the news, but wants to convey this situation. At Hitachinaka-shi Nakaminato district refuge, it is lack of food. In Hitachi, there does not seem to be any distribution eitherIn K stadium Miyagi, the charge of the cell-phone gives a service now. However, it is the situation that the battery charger of the au cell-phone is short.By the result that much media does not take up damage of Ibaraki, supplies are short. A cell-phone reopened, and local many voices gathered for the first time. The lifeline stops, and the refuge is a famine. The home delivery companies are the situation that they cannot deliver.Is it the thing which you cannot do anything about?At the refuge, a community health nurse is short.Please dispatch them.In Soma-shi, Fukushima, the blanket for refuges is short. The city calls for an offer. However, it is difficult to send it.

Disaster area

EOC

Internet

Sinsai.info was launched the day of the earthquake. It gathered valuable information.

If they could gather structured information, they could provide better services.

5

The Action to gather the information of the disaster area

Report

What information did EOC want?

Situation of shelters!– Registered shelter– Emergency Temporary shelter

.6

Registered shelter

Emergency Temporary shelter

EOC: Emergency Operation Center

Few confirmed information

Many unconfirmed information

EOC must do prioritization of the relief under the uncertain information.

7

How to gather the information?

Wide-area. Destroyed communication line.

OVERVIEW AND FUNCTION

8

Objective

9

Share the information of shelter situation!

Save their lives!

10

http://sherepo.org

Apps for Everywhere!

Philippine,India,Bangladesh,Indonesia,Pakistan,Sri Lanka,andTokyo

Register the basic information Size Telecommunication Electric power supply

Refer the UN OCHA pictogram

(Apps is under Construction. This version realize it by web service.)

One action, multi reporting. Structured data for shelter situation

reporting.

11

[sherepo:Center of Sports,Onagawa] Com4 Elect3 Food3 Water5 Cloth0 Shelter4 Sanitry5 Med2 Safe0 http://sherepo.jp/

EOC： Emergency Operation Center

NGO, Citizens

Robust network(Official and Unofficial report)

Official Report

Unofficial ReportWe can use RDF

(Under Construction. This version realize it by web browser)

Shelters Dashboard http://www.sherepo.org/map.html

12

# of reportShelter Situation

Selector

So bad

Detail Information

13

List of the reports

Shelter Info.Report Info.

Situation Info.

HOW TO USE SHEREPO

14

Register a shelter1

15

Name

Role

SelectorEvacuatorManager of shelterRescue Team

Shelter

Register a shelter2

16

Information of the place

Name of the place

Number of the evacuators

Address

Geo coordinates

Registered shelter

Emergency Temporary shelter

The manager of the shelter registered information before the disaster.And He will edit the number of the evacuators after disaster.

The manager of the shelter will register information after the disaster.

Report the situation

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Electricity

Communication

Report!!

Situation

Food

Water

Cloth

Shelter

Sanitation

Safety

Selector

NothingFew times a weekOnce a dayFew times a dayEnoughUnknown

NothingUnstableStableUnknown

NothingInternetPhoneBothUnknown

If They can’t use any communication tool in their shelter,the apps keep the information and submit it at the place where they can use mobile phone.

Emergency Operation Center

EOC can grasp the situation.

18

Shelter

Use case in EOC

19

EOC

Situation of Food

Situation of Medication

Official Report

s

Rescue teams carry out actions depending on the situation

Trend

Food

Water

Clothe

Shelter

Sanitation

Medication

Safety

0:No Problem

0:No Problem

2:Operation

5:Serious

5:Serious

4:No roof

3:Once a day

FilteringBy using the selector

List of the functions This product is prototype. We planned many functions, but We

focused on basic functions. We can use this prototype in drills.

20

Function Beta Version Future plaｎ

Report ○（ web） ○（ apps）

Mapping ○（ web） ○（ web）

API ○ ○

Sns　 Report △ ○

Trend Analysis chart API（ graph）

English △ ○

other Special needs Info.OSMConnect to other shelter management system.

FEASIBILITY & BENEFIT

21

Technical feasibility We don’t need special equipment.

– Smart phone（Web browser）– PC（Web browser）

22

[SS-REPORT:Center of Sports,Onagawa] Com4 Elect3 Food3 Water5 Cloth0 Shelter4 Sanitry5 Med2 Safe0 http://ss-rep.jp/

Plot automaticallyAnalyze the changeCompare shelters

Simple & light message.

Economic and financial viability

No cost for shelters– They only need smart phone.

Few special system for analyze.

2323Anyone can report their situation, anyone can support them!

Shelter Situation Portal

World wide,24h service

Operational feasibility Refine the criteria

– Propose to IMI that is national vocabulary project. (IMI : Infrastructure for Multilayer Interoperability)

Develop apps– Our apps– Other apps by using our API or format.

Launch and operate the portal– Voluntary portal– Formal portal

Promote to the managers of shelter24

IMITravel map

Apps

IMIDisaster

ManagementApps

Sherepo

Pre-disasterNormal After-disaster

Propose

Model of implementation Before disaster

– Local government provide this application to the manager of shelters

– Local government make a shelter portal and do drills The shelter portal include other disaster management

information. After disaster

– Local government use the shelter portal.– NGO also see the open site.

25

Benefits Citizens

– They can transmit shelter information to an EOC and NGO.

– They can know the situation of neighboring shelters.

EOC– EOC can gather the information of shelters.– They can have a backup source of information by

SNS.– EOC can predict the outbreak of the infectious

disease. NGO

– They can grasp the information of the shelter to support it.

26

TEAM EFFORT

27

Our team

We are the professional team.– Policy making, Sanitation– Planning, Design, Coding and API

28

They drank over 28 special drinks!!平本健二　　東京大学

高木祐介　　自動処理鳥越直寿　　インフォコム日高政志　　インフォコム小嶋将士　　インフォコム岩杉大輔　　インフォコム北村直也　　インフォコム

岡田紗代子　ロフトワーク藤崎正範　ハートビーツEverton Yoshitani 　WizeHive河 純真　慶應義塾大学﨑甲斐啓真　慶應義塾大学行田尚史　 Eyes, JAPAN神原咲子　高知県立大学

MAKING OF SHEREPO 27HOURS

29

2014-2-8,9

1. Kick off 2014-2-8 12:00

30

避難所状況報告アプリWebアプリどのような表示方法があるのか　　使いやすい使い方周辺エリアから複数の報告　　避難所内で管理者以外の発信いい加減な報告の扱い　　正確ではない発信の情報をどうするか管理者ユーザからの報告の扱い　　支援者による報告を明記するか

スマホアプリ（何種類もあってもよい）如何に使いやすくするか　画面構成災害後のフェーズによる変化時間経過に合わせて詳細度を掘り下げていくか本部への送り方　 CSV？どのような形式がよいか

内容柱は何本　現在の柱＋水などの状況クライテリアは　各項目の 5段階クライテリア？

業務フローまで作るか？

Concept Paper

Task List

2. Architecture and make a team

31

Registered Information

2. Architecture and make a team

32

Architecture

3. Design the information.

33

SHEREPO Sphere Project Other Related DB

Food ②Food Security and nutrition」

(Drinking) Water

①Water Supply, Sanitation and Hygiene Promotion

H−CRISIS

Clothes ③Shelter, Settlement andnon-Food Items

Warehouse DB

Shelter ③Shelter, Settlement andnon-Food Items

Shelter DB

Sanitation ①Water Supply, Sanitation and Hygiene Promotion

Medication 「④ Health Action EX) EMIS， H−CRISIS

Safety ③Shelter, Settlement andnon-Food Items

Safety Information

Rapid report Humanitarian Minimum Standard 　 Other DB

Report of Int. Org.

fa 端末・利用ユーザー登録画面

※初期表示のみ 2回目は非表示、設定画面で変更

項目名 項目名（英語） システム名称 入力項目 入力方式 システム用データ例 画面表記（項目名） 画面表記（テキストエリア） 画面表記（項目名：英語） 画面表記（テキストエリア：英語） 備考

1 名前 Name name ○ テキストボックス 高木祐介 お名前 あなたの名前（ニックネーム可）を入力 Your Name Input your name or nickname.

2 ユーザーカテゴリ userCategory ○ プルダウン 1,2,3 あなたの状況 避難者 ,避難所管理者 ,救援者 Your Situation Evacuee, Community Leader, Rescuer 3段階入力

3 端末別ハッシュキー Hash key deviceHash ×d037cdeda323a61e94e7bafddc8713012cf41a50

非表示 端末単位で SHA１ハッシュ

画面２ 施設登録画面 Input screen

1 施設名 Name of place name ○ テキストボックス 東大駒場キャンパス 避難所の施設名 例　東京大学駒場キャンパス Name of the shelter ex. Komaba campus University of Tokyo

2 人数 Number of evacuee peaple ○ テキストボックス 25 おおよその避難者数 例　 100（数値のみ入力する） Number of evacuees ex. 100（ Approximate） 約何人か入力

3 場所について address ○ テキストボックス 山本町のあたり おおよその住所 例　東京都目黒区駒場 Address ex. around Yamamoto Cho わかる範囲で入力

4 位置情報 Location location ○ 地図 35.689488,139.691706 緯度経度情報

5 電源状況 Electricity supply powerSupply ○ プルダウン 0,1,2,3 電源の状況は？ 不明 , 安定的 , 不安定 ,なし Situation of power Not clear, Stable, Unstable

6 通信状況 Communication state comunicationSupply ○ プルダウン 0,1,2,3,4 通信の状況は？ 不明 ,インターネット・電話あり ,インターネットあり , 電話あり ,なし Situation of communication Not clear, Stable, Stable internet, Stable telephone line, Unstable

7 施設 ID Shelter ID shelterId ×c4fe8520-426e-477a-94ed-92236f113c28

c4fe8520-426e-477a-94ed-92236f113c28 施設登録時に自動発行

※タイムスタンプはサーバ側で取得

timeStamp

※位置情報はGPS情報を初期表示とする。（位置情報の変更については、別途検討する）

gps

※ブラウザの local_strageなどに施設情報をマスタ登録しておき、画面３で利用する。

画面３ 施設状況登録画面

1 食糧 Food foodScale ○ プルダウン 0,1,2,3 不明 , 一日に数回 , 一日に1回 ,なし Not clear, 不明＋ 3段階入力

2 飲料水 Drinking Water waterScale ○ プルダウン 0,1,2,3 不明 , 一日に数回 , 一日に1回 ,なし 不明＋ 3段階入力

3 衣類 Cloth clothScale ○ プルダウン 0,1,2,3,4,5 （仮）不明、衣類も寝具も確保できていない、衣類は確保出来ている、寝具が確保で来ている、衣類と寝具は確保出来ている 不明＋ 5段階入力

4 建物 Shelter shelter ○ プルダウン 0,1,2,3,4,5 （仮）不明、風雨が防げない、寝る場所が確保出来てない、寝る場所は確保できている、個人のスペースが確保できている。 不明＋ 5段階入力

5 衛生 Sanitation sanitation ○ チェックボックス 0,1,2,3,4,5 （仮）不明、トイレが確保できている、排水処理がきちんとされている、ゴミ処理が正しく処理出来ている、一人医療水以外の3リットルの水が確保できている 不明＋ 5段階入力

6 医療 Medication medication ○ プルダウン 0,1,2,3,4,5 （仮）不明、専門家（医師、看護師）がいない、専門家（医師、看護師）がいるが、治療環境が整っていない、専門家（医師、看護師）がおり治療環境が整っている、救護班がいる 不明＋ 5段階入力

7 安全 Safety safety ○ プルダウン 0,1,2,3,4,5 （仮）不足、事件も事故が発生している、事件が発生している、事故が発生している、事件も事故も発生していない 不明＋ 5段階入力

8 備考 Comment comment ○ テキストボックス 早く助けてほしい その他 その他の問題点等を自由に入力してください。

9 施設 ID Shelter ID shelterId ×c4fe8520-426e-477a-94ed-92236f113c28

c4fe8520-426e-477a-94ed-92236f113c28 状況を報告する施設を入力

※Twitterに関しては、デフォルトアカウント、もしくはサーバ側から配布した特定の代表アカウントに対しつぶやく形で情報をTwitterに情報を集約する。

※DB連動機能はREST_APIでDB側に登録を行う想定。

id

※前回選んだ施設をプルダウンで初期表示

検討項目

トイレ（汚物処理）、睡眠、精神状態を検討すべき？

プライバシーなどの問題

GoogleMap だけではなく、OSM 対応も検討する

fa端末・利用ユーザー登録画面※ 初期表示のみ 2回目は非表示、設定画面で変更

項目名 項目名（英語）

システム名称

入力項目 入力方式

システム用データ例

画面表記（項目名）

画面表記（テキストエリア） 画面表記（項目名：英語）

備考

1名前 Name name ○テキストボックス

高木祐介

お名前 あなたの名前（ニックネーム可）を入力 Your Name

2ユーザーカテゴリ

userCategory

○プルダウン

1,2,3あなたの状況 避難者 ,避難所管理者 ,救援者 Your Situation 3段階入力

3端末別ハッシュキー Hash key

deviceHash

×

d037cdeda323a61e94e7bafddc8713012cf41a50

非表示端末単位でSHA１ハッシュ

画面２

施設登録画面

Input screen

1施設名 Name of place

name ○テキストボックス

東大駒場キャンパス

避難所の施設名 例　東京大学駒場キャンパス Name of the

shelter

2人数 Number of evacuee

peaple ○テキストボックス 25

おおよその避難者数

例　 100（数値のみ入力する） Number of evacuees

約何人か入力

Result of our discussion

3. Make a mock-up

34

3. Make designs

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Icon from UN OCHA

3. Coding

36

37

3. Make a logo

Shelter situation reporting

S=Shelter×Save

“h” makes house

3. Design of the data structure

38

<rdf:RDF xmlns:ssr="http://codeforresilience.org/project/apps-shelter-situation-reporting/ns" xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/" xmlns:rdfs="http://www.w3.org/2000/01/rdf-schema#" xmlns:reg="http://purl.org/metainfo/terms/registry#" xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#"> <rdf:Description rdf:about="http://codeforresilience.org/project/apps-shelter-situation-reporting/ns"> <reg:owner rdf:resource="http://purl.org/metainfo/indvs/organization/G0000012"/> <reg:keyword> 防災 減災 避難所</reg:keyword> <reg:version>1.0</reg:version> <reg:tag>減災</reg:tag> <reg:registrant>torigoshi</reg:registrant> <reg:tag> 防災</reg:tag> <reg:comment>避難所の状況について概要を記述するためのメタデータ語彙。（作成者はメタデータ語彙の登録者組織です。）</reg:comment> <reg:created>2014-02-09</reg:created> <reg:title>避難所状況の概要記述語彙 </reg:title> <reg:creator rdf:resource="http://purl.org/metainfo/indvs/organization/G0000012"/> </rdf:Description> <rdf:Description rdf:about="http://codeforresilience.org/project/apps-shelter-situation-reporting/ns/EvacuationCenter"> <rdfs:label>避難所</rdfs:label> <rdfs:comment>避難所を表すクラス</rdfs:comment>

RDF

Rule of the description

39

4. Make a web service

40

ConceptCoding

Portal

Global support This prototype is Japanese only. We will make English version.

41

日本語 英語

第１画面メッセージ

Sherepo（シェレポ）は避難所の状況をより多くの人々で共有するためのツールです。このスマートフォンを使って避難所の状況を報告してください。（詳しい説明）

Sherepo - Is an app to share reports about situation of evacuation shelters.

東日本大震災では、避難所の支援を多くの行政機関や NPO法人等が行いました。しかし、避難所の状況が把握しづらいことから多くの苦労を伴っています。これは、各国共通の課題であり特に大規模災害の際には大きな問題となります。避難状況を的確につかみ、支援チームを送り出す。そして、一人でも多くの避難者を助ける支援を行う事が Sherepoの目的です。

In the Great East Japan Earthquake, many governament agencies and NPO provided shelters.However, it's a big challenge to grasp the situation of each shelter.This is a big issue in large-scale disasters and yet a common in many countries.Understand the situation with accurated reports for each shelter, the governament and NPO can provide better accomadations and support for evacuees.

誰でも報告できるシンプルなデザイン Report shelter situation with simple design.Sherepoを使うとスマートフォンを使用して誰でも簡単に避難所の状況を報告できます。

Everybody can easily share shelter situation with Sherepo smartphone app.

SNSへの同時ポストでより多くの人々へ Posting reports to SNS, family and friend can read.

Sherepoで報告した状況は、 Twitterにも同時にポストされます。対障害性を高めるとともにより多くの人々との情報共有が可能です。

Reported situation post to SNS, it's makes fault tolerance and shere to status to your friends and family.

集められた報告を直感的なWeb表示 Simple interface for interactive reports on the Web.

集められた報告は、 Sherepoのデータベースで保管されます。保管した情報は地図アプリケーションとマッシュアップされ直感的な操作で避難所の情報を把握できます。フィルタリング機能では必要な情報を的確に抽出することが可能です。

Gathered reports is stored in the database of Sherepo. The stored information can be filterd and visualized by categories and statuses.The information can be used for mashups and applications.

二次分析を支援する APIを提供 It offters a REST API for data analysis.

Sherepoでは蓄積した情報の二次分析を推進するための APIを提供しています。簡単に情報を取得できる REST API と、複雑な検索要求に対応する SPARQLエンドポイントの APIを提供しており様々な用途での二次分析を支援します。

Communication in the Team

facebook

PlanningTeam

Engineering

Team

DesignTeam

CodingTeam

42

MAKING OF SHEREPO　２ ５ HOURS

43

2014-2-22

International Open Date Day

in Yokohama Prototype→Beta version

Todays task・ Improve user interface for real disaster situation.・Make a scenario for the situation.

PCTablet

Smart phone

Other shelter management applications

EOC

Shelters

Sherepo.org

Information HubAPI

Sherepo.org/map.html

45

実証ができる状況に改造 改善点

– PC画面からの報告が可能に（ Chrome）– スマホから報告画面の閲覧が可能に– 各種小修整

今後の改善点– 報告者フィルターとマークの変更

指定避難所と指定避難所がわかるよう表示を改良 避難所管理者の報告は、指定避難所。避難者からの報告は臨時避難所

– レポート項目の変更と Twitter メッセージの変更 衛生項目などの報告内容を外部調整 上記に合わせて、 Tweet内容を追加

– 入力画面にコメント入力を追加 透析患者などの緊急ニーズを記入

Tweetイメージid:326a4d063a105b03,P:Micael Jackson,R:1,NM: 横浜美術大学 ,G:123456789,123456789,status2,0,1,1,2,2,2,E:2,C:3 Ｎ : 透析患者と高齢者がいます　#sherepo

Scenario for real disaster situation

46

    状況 指定避難所 臨時避難所 災害対策本部Day1

12:00

発災     本部設置

15:00

回線不通道路寸断

救急救命避難所設営開始

救急救命 救急救命

20:00

  Sherepo 開始   指定避難所状況把握開始

Day2

8:00 捜索再開      18:00

（参考：ナビ情報による道路レポート開始）

    ラジオ、防災無線での Sherepo 呼びかけ（参考： Twitter 解析開始）

20:00

  Sherepo報告 Sherepo 開始 域内状況の把握（道路、避難所、 twitter）

Day3

8:00       危険な避難所から支援開始12:00

  救援者による sherepo 報告

救援者による sherepo 報告

報告情報の精査

20:00

  Sherepo報告 Sherepo報告

Day4-7

20:00

  Sherepo報告 Sherepo報告  

Day8-

    物資要望報告Sherepo2 開 始（詳細レポート化）

物資要望報告Sherepo2 開 始（詳細レポート化）

詳細物資支援要望収集開始衛生情報等、感染症予防本格化。仮設住宅までの環境管理。

Day42

    Sherepo 終了 Sherepo 終了  Check pointDay1　　医療情報を中心Day2　　医療情報中心＋施設環境Day3　　総合的に解析Day4-　総合的に解析＋衛生状態

Drill plan準備1. 浸水マップなどをもとに、道路開通状況の想定プランの作成2. 訓練マニュアルの作成3. 機材準備（災対本部 PC、報告者端末、プロジェクタ 2 台）訓練日4. シミュレーションルームに集合5. 災害対策本部、指定避難所、緊急避難所、救援者の役割分担6. 訓練内容、使用方法等の説明7. 災害対策本部から、状況を発信8. シナリオのタイマーに従い、 Sherepoの報告を発信9. 災害対策本部で情報を解析（状況分析、傾向分析）10. 救援プランを作成11. 救援者が救援したことを想定し、 Sherepoの報告を発信12. シナリオのタイマーに従い、 Sherepoの報告を発信13. ６番に戻り繰り返す14. 訓練後の調査と分析

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