valtion yhteinen viestintäratkaisu
Post on 06-Dec-2014
1.772 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Valtion yhteinen viestintäratkaisu - edistykselliset viestintä- ja yhteistyövälineet valtionhallintoon
Projektipäällikkö Mika Knuutila
Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskus
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila
VYVI – Valtion yhteinen viestintäratkaisu
• Herätys
• Ratkaisu
• Lopuksi
• Lisätietoja
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 2
Herätys
3
Organisaation toiminnan haasteita
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 4
Tuntuuko Sinusta siltä, että
• Sähköpostini tukkeutuu helposti viesteillä, jotka voisi
hoitaa tehokkaammin muilla nykyaikaisilla välineillä?
• Työtä kollegojen, tiimien ja kumppaneiden kanssa voisi
tehostaa merkittävästi nykyaikaisilla viestintäratkaisuilla?
• Aikaa perheelle, harrastuksille ja muulle vapaa-ajalle ei
jää tarpeeksi työmatkustamisen takia?
• Viestintävälineiden tietoturvaan ei oikein enää voi luottaa
julkisuudessa esiintyneiden tapausten takia?
• Olet ehkä tekemässä jotain sellaista, jonka joku muu on
jo tehnyt tai tekee sitä parhaillaan?
• Lisääntyvä liikenne ja liikkuminen paikasta toiseen
rasittaa luontoa ja se kaiken kukkuraksi on useimmiten
matka-aikaa pidentäviä yllätyksiä täynnä?
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 5
Onnistumisen ydinkysymys
Miten saamme
- oikeat ihmiset,
- oikeaan aikaan ja
- oikeaan paikkaan
toimimaan yhdessä?
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 6
Ratkaisu
7
Edistykselliset viestintä- ja yhteistyövälineet
valtionhallintoon
VYVI-palvelut
Valtion yhteinen viestintäratkaisu ja VYVI-palvelut
Tele
presence
Puheratkaisut
Sähköposti
Pikaviestit Läsnäolo Verkkokokous
Työasematason videoneuvottelu
Kalenteri
Videoneuvottelu
Sosiaalinen
media Ryhmätyö
Wiki, Blogit
Toimintatapojen muutos ja muutoshallinta
Palvelu sisältää sähköpostin, kalenterin ja
viestien varastoinnin.
Sähköpostilaatikon koko voidaan valita
käyttäjäkohtaisesti. Oletusarvoinen
sähköpostilaatikon koko on 200 Mt.
Sähköpostilaatikon lisäksi käyttäjällä on
käytettävissä helppokäyttöinen ja turvallinen
viestien varastointipalvelu.
Käyttäjäkohtaisen varastoinnille on varattu
1Gt.
Palvelu sisältää pikaviestinnän ja läsnäolotiedon
Pikaviestintä mahdollistaa käyttäjien välisen
nopean keskustelun tekstimuodossa
Läsnäolotiedon avulla käyttäjä voi ilmaista muille
käyttäjille oman saavutettavuutensa.
Läsnäolotieto päivittyy automaattisesti henkilön
kalenterimerkintöjen tai muun tietolähteen
perusteella
Mahdollistaa verkkokokouksen,
jossa osallistujat voivat esittää,
jakaa ja työstää yhdessä
dokumentteja
Kokouksessa voidaan myös
välittää reaaliaikaista kuvaa
Kokoukseen voi osallistua myös
videoneuvottelulaitteella tai
puhelimen välityksellä
Palvelu mahdollistaa ryhmätyötilojen
perustamisen ja hallinnan
Palvelu sisältää ryhmätyötä tukevia
ominaisuuksia, kuten kalenteri ja
tehtävälista sekä Wiki - ja Blogi –palveluita
Palvelu mahdollistaa turvallisen
suojaluokitellun (ST III –IV) aineiston
lähettämisen ja vastaanottamisen
sähköpostina
Viestejä voi käsitellä selaimella
Palvelu mahdollistaa
tekstiviestien ja faksien
lähettämisen suoraan
sähköpostiohjelmasta
Fax- lähetykset voivat sisältää
myös liitetiedostoja
VYVI- palvelut Pika Posti
Turva Ryhmä
Kokous
Tekstari
VYVI- ekosysteemi – enemmän kuin ydinpalvelut
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 10
Asiantuntijaosaa-
misen jakaminen
• Hankintaverkosto
• Kielenkääntäjät
• Taloushallinto
• Henkilöstöhallinto
• Jne.
”VYVI – VORUM”
• Yhteiset kokemukset
• Kehitysideat
• Käyttöpolitiikat
• Keskustelut
• Uudet palvelut
Integraatio
• Toiminnanohjaus
• CRM
• Työnohjaus
• Asianhallinta
Prosessit
• Yhteispalvelupiste
• Laiska tieto liikkumaan
• Aikainen reagointi
• ”Kerralla kuntoon”
VYVI-palveluiden hyödyt asiakkaalle
Tilaisuus, Esittäjä 11
Käyttäjälle Tietohallinnolle Organisaatiolle
Vaikutusmahdolli-
suudet omiin
työtapoihin ja
ajanhallintaan
kasvavat
Henkilökohtainen
työn tuottavuus
paranee
Työn tekeminen
ajasta ja paikasta
riippumatta
Uudet tavat toimia ja
tehdä töitä tulevat
mahdollisiksi
Käytön kustannusten
alentuminen
Ei kilpailutusta
Kevyt hallinta
Valmiita toimintamalleja ja –
tapoja
Koestettua käyttöönottoa,
tukea toiminnallisten
hyötyjen tavoittamiselle
Volyymiedusta
kustannustehokkaasti hyvät
palvelutasot, korkea
suorituskyky ja
vikasietoisuus
Viestintä kansalaisten ja sidosryhmien
kanssa monipuolistuu ja helpottuu
Henkilöstön tavoitettavuus
asiakaspalvelu parantuvat.
Prosessit tehostuvat , nopeampi
vasteaika ja läpäisykyky.
Matkaan käytetty työaika vähenee,
matkustamista voidaan vähentää,
matkakustannukset laskevat
Työnantajakuva ja työtyytyväisyys
paranevat
Parantaa henkilöstön liikkuvuutta yli
organisaatiorajojen
12
Käyttöönotto
Valtion yhteinen viestintäratkaisu
– uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen
VYVI-palvelukonsepti
Käyttöönotto
Tekninen
Käyttöönotto
Muutoksen tuki
Verkkoinfo
Asiantuntija-koulutus
Koulutus-suunnitelma
Viestintä-suunnitelma
Jatkuva palvelu
Käytön tuki
Verkkoinfo
Palveluvastaava
VYVI-VORUM
Seminaarit
Seuranta& Raportointi
Palvelukehitys
Posti Pika Kokous Ryhmä Turva Tekstari
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 13
PP3
Muutos
johtamisen
toteutus
Seuranta
Askel suunnitelman mukainen käyttöönotto
Asiakas-kohtainen sopimus
Käyttöön-otosta
Jatkuva palvelun kehittäminen
Hyötyjen mittaaminen ja seuranta
Hankesalkunhallinta ja hankejohtaminen (Proke)
Muutosjohtaminen (viestintä, koulutus, ekosysteeminen edellytysten luominen)
HANKETASO
VIRASTON KÄYTTÖÖNOTTO
Projektin ohjausryhmän päätöspiste
PP1 PP2
Vko 1 Vko 2 Vko 3 Vko 4 Vko 5 Vko 6 Vko 7 Vko 8
PP2 – Toteutus: Muutossuunnitelman (koulutus- ja viestintäsuunnitelma, muutosagentit ) sekä käyttöönottosuunitelman hyväksyntä
PP3– Lopetus: Siirtyminen jatkuvan palveluun, muutosagenttien liittyminen palveluekosysteemiin, käyttöönottoprojektin päätös
PP1 – Suunnittelu: Käyttöönoton tavoitteiden ja hyötytavoitteiden hyväksyntä
Projektijohtaminen (sis. hyötytavoitteet)
Muutosjohtamisen aloitus (viestintä, koulutus, uudet
toimintatavat)
Tekninen käyttöönotto
Muutosjohtaminen , viestintä ja koulutus
ASIAKASKOHTAINEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTI
JATKUVA PALVELU
Käyttöönottomalli
15 2011-04-21
Siniset ”dokumentit” ovat hankkeelta
tulevia ohjeistuksia, pohjia, työkaluja
tai toimintatapoja
• Käyttöönottomallin avulla pyritään toteuttamaan kaikki käyttöönotot vakioituna ja
systemaattisena prosessina
• Käyttöönottomalli sisältää hankkeen tuottamia ohjeistuksia ja malleja asiakasvirastojen
tekniseen ja toiminnalliseen käyttöönottoon
• Käyttöönottomallia kehitetään käyttöönottoprojektien palautteen perusteella
• Käyttöönottoprosessiin ei sisälly integrointeja asiakkaan operatiivisiin järjestelmiin.
Asiakkaan integrointitarpeet tunnistetaan osana käyttöönottoprosessia, mutta
integroinnit projektoidaan erikseen.
• Käyttöönottomallin kautta asiakkaat saavat muutosjohtamisen ohjeita sekä työkaluja
käyttöönsä, muutosjohtamisen toteutus on asiakkaan vastuulla ja jatkuu
käyttöönottoprojektin jälkeen
Vihreät nuolet ovat
asiakasvirastojen
toimenpiteitä
Oranssit nuolet ovat
toimittajan tai muun 3.
osapuolen
toimenpiteitä/palveluita
Moniväriset nuolet
kuvaavat,
asiakasvirastojen, VIP ja
toimittajan
yhteistyötä/vastuuta
1
6
Asiakasviraston nykytilan
kartoitus
Nykytilan kartoitus ja
analysointi
Käyttöönotto ja muutoksen
aloittaminen
Käyttöönoton päättäminen Tavoitetila ja käyttöönoton
valmistelu
Mittaamisen ja seurannan
aloittaminen
Käyttöönoton seuranta
(budjetit, resurssit)
Roadmap ja käyttöönoton
resursointi/organisointi
Asiakasviraston nykytilan
kartoitus
• tarve / asenne/ osaamis
kartoitus kyselypohja
Käyttöönoton tavoitteet,
hyötytavoitteet ja muutosvisio
Ohjeet ja suositukset hyöty
tavoitteista ja esimerkki
muutosvisiosta
Käyttöönoton roolit ja vastuut
VYVI –roadmap ja palvelut
Esimerkki
Muutossuunitelman luominen
Käyttöönoton tavoitteiden
ja hyötytavoitteiden
määrittely
Viestinnän toteuttaminen
Koulutuksen toteuttaminen
Muutoksen jalkauttaminen
Asiakasviraston
muutossuunnitelmapohja
• esimerkki muutoksen
vaiheistuksesta, sidosryhmistä
• Muutosagenttikuvaukset
• Esimerkkikuvaukset uusista
toimintatavoista
Viestintäsuunnitelmapohja
Koulutussuunnitelmapohja
Pääkäyttäjä/Asiantunti
jakoulutus
Verkkokoulutus
Viestinnän tukimateriaali ja
esimerkit
Co-innovation prosessi (1-10 kk)
Parhaiden käytäntöjen
jakaminen/muutosagenti
t
Mittaamisen ja seurannan
malli
Mahdollinen
luokkakoulutus
Verkkokoulutusmoduulit
Ekosysteemin edellytykset
Co-innovation konsepti
Käyttöönoton valmistelu tietoteknisen nyky-ympäristön
kartoitus
• migraatiosuunnitelma
• Käyttöönoton teknisten
edellytysten varmistaminen
Käyttöönottosuunnitelman
luominen •Yhteistyö 3. osapuolten kanssa
• Palveluiden käyttöönoton
vaiheistus
• Valmistelevien toimenpiteiden
ohjeistaminen
• Järjestelmäintegraatioiden
suunnittelu
•Tukimallin toteutuksen
suunnittelu
Käyttöönoton toteutus
Käyttöönoton päättäminen
Hyväksymistestaus
Siirto jatkuvaan palveluun
Jälkiarviointi
Data migraatio (posti ja
kalenterimerkintöjen siirto,
käyttäjätietojen siirto)
Työasema- ja
päätelaiteasennuksissa
tarvittavien
ohjelmistopakettien
toteutus
Käyttöönotonprojektisuunnite
lma pohja
Viesintäsuunnitelman luominen
Koulutussuunnitelman luominen
Tulosten analysointi
Tavoitteiden hyväksyntä Suunnitelmien hyväksyntä
Muutosjohtaminen
Käyttöönotto
Projektijohtaminen
KÄYTTÖÖNOTTOMALLI
Ohjausmalli
Käyttöönottoprojektin päätös,
toiminnallisen muutoksen jatkuminen
Käyttöönoton ohjeistus
Käyttöönotonprojektisuunnite
lma pohja
Tuki, raportointi ja
laskutus toimintamallien
sopiminen ja
käyttöönotto
Jatkuvan parantamisen malli
17
Vko 1 Vko 2 Vko 3 Vko 4 Vko 5 Vko 6 Vko 7 Vko 8
Muutos
visio
Muutos
suunnit
elma
Koulutus
suunnitel
ma
Muutosagenttien
tunnistaminen
Verkkokoulutus
intro Osaamis
kartoitus
Tekninen käyttöönotto
Verkkokoulutus: nanomoduulit 1-6
(materiaali käytössä 6 kk)
Asiantuntijoiden
lähikoulutus
Muutosagenttien
luokkakoulutus
Esimiesten
infopaketti
Käyttöpolitiikkasu
ositukset
Koulutusklinikat
koko
henkilöstölle
Suositus koulutuksen vaiheistamisesta
Kä
ytt
öö
no
tto
pro
jek
tin
pä
ätö
s
Koulutusluennot
ja
luokkakoulutuks
et koko
henkilöstölle
Sisältyy
käyttöönottoon:
VIP:n tuottama
materiaali/koulutus
Käyttöönoton
optio: Suositeltava
toiminta/koulutusm
uoto
Asiakas vastaa:
Mahdollinen
koulutusmuoto
18
Lopuksi
Valtion yhteinen viestintäratkaisu
– uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen
Tuntuuko Sinusta siltä, että
• Työpäivääsi ja organisaatiotasi helpottaisi, jos
- oikeat ihmiset,
- oikeaan aikaan ja
- oikeassa paikassa saataisiin toimimaan enemmän
yhdessä ?
• Tarvitset uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen?
• VYVI-palvelu olisi oikea ratkaisu?
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä
Mika Knuutila 19
20
Lisätietoa:
http://www.valtiokonttori.fi/vip
Asiakaspalvelut Asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen 040 750 0603
Asiakasvastaavat:
Pekka Lahti (VM, VNK) 040 734 6939
Risto-Matti Helminen (LVM, OM, PLM) 050 566 2952
Pekka Nykänen (VM, VNK, OKV) 040 849 2154
Heli Parkkonen (TPK, OKM, SM, Eduskunta) 050 375 2249
Mika Sormunen (UM, TEM, STM) 050 410 2281
Laura Salmi (MMM, YM, kunnat) 050 597 0776
Palvelun esittely- ja
demotilaisuudet
15.11. ja 15.12.
Tervetuloa mukaan!
Kiitos!
Mika Knuutila
mika.knuutila@valtiokonttori.fi
26.10.2011
Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,
Mika Knuutila 21
top related