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  1. 1. Pgina 1 Bem vindo Atualizado em Maio/2015 Colaborador
  2. 2. Pgina 2 A base da operao de qualquer empresa so as tarefas. O Runrun.it uma ferramenta que ajuda as empresas coordenando o fluxo de tarefas, dando prioridade e or- ganizando-as por clientes e projetos. Cada tarefas possui a sua prpria Timeline que onde a comunicao com os outros colegas acontece. No Run- run.it, cada comentrio tem um tempo limite de 15 minu- tos para ser deletado, depois fica gravado para sempre na tarefa. Essa caracterstica faz com que seja uma ferra- menta ideal para que as pessoas tomem decises de for- ma responsvel e transparente. Acaba aquela histria que o email no chegou ou est na caixa de spam. Os arquivos, que podem ser anexados s tarefas, tambm podem ser apagados durante os 15 minutos aps o up- load. Depois disso, ficam anexados para sempre. Por que usar?01/02 As tarefas possuem sempre um Dono, quem abriu a tare- fa, um Responsvel, que deve avaliar e transferir a tarefa ou desempenh-la, e os Seguidores, pessoas que acom- panham a tarefa. Os administradores do Runrun.it na sua empresa vo definir para quem voc pode abrir tarefas e de quem voc poder receb-las. Essa regra d clareza ao fluxo de trabalho. Ou seja, se algum quiser que voc trabalhe em algo, formalmente, ter que estar apto a abrir uma tarefa para voc. Para indicar que voc est trabalhando em algo, clique no boto Trabalhar. O sistema vai contar o tempo automati- camente apenas durante o seu horrio de trabalho ca- dastrado. Quando terminar, clique em Entregar, e pronto. Todos sero alertados da entrega. Resumo
  3. 3. Pgina 3 Por que usar?02/02 Para dar previsibilidade aos lderes de equipe e aos ge- stores da empresa, voc poder Estimar o esforo que acha necessrio para terminar cada uma das tarefas. Essa estimativa deve ser feita em horas teis e pode ser refeita quantas vezes achar necessrio. Com essa estimativa, o sistema vai calcular uma Data estimada de entrega, le- vando em considerao o seu horrio de trabalho e as outras tarefas que esto na sua pilha de afazeres. Agora fica fcil: se algum quiser repriorizar o seu tra- balho, vai ter que escolher o que vai perder prioridade. E o sistema vai recalcular todas as Estimativas de entrega. Aqui est a mgica do Runrn.it. bom para saber o que cada um est fazendo e quando ser entregue, mas ti- mo pro funcionrio, que tem clareza do que fazer, em qual ordem. Alm disso, no ser pressionado para fazer milagres dentro do seu tempo, que um recurso limitado. O Runrun.it possui muitas outras funcionalidades que voc vai descobrir com o tempo, mas seus fundamentos esto em ajudar as empresas a produzirem mais, com menos estresse. Resumo
  4. 4. Pgina 4 Os tipos de usurio01/02 Administrador Quem cria a conta da empresa no Runrun.it automatica- mente colocado como Administrador. Ele poder criar mais usurios e tambm coloc-los como administra- dores. So eles os responsveis por criar Clientes e Pro- jetos, Equipes, Tipos de Tarefa, Status, etc. Tm acesso a todas as funcionalidades do sistema. Gestor Alguns usurios podem ser colocados como Gestores. Isso quer dizer que eles tero acesso a todas as equipes, tarefas e relatrios do sistema, mesmo que no faam parte de qualquer equipe. um tipo de usurio ideal para gestores mais sniores na empresa, que precisam acompanhar o desempenho das tarefas e equipes, mas no esto ligados ao dia a dia das tarefas. Lder de equipe Cada equipe criada no Runrun.it pode ter um lder, config- urado por um administrador. O lder de equipe tem al- guns privilgios de administrao. Ele poder editar algu- mas preferncias dos seus liderados, como horrio de trabalho, colocar de frias, etc. Ele tambm ter acesso aos relatrios e criao de Cli- entes e Projetos, bem como Tipos de tarefa e Priorizao de tarefas. O Runrun.it possui quatro tipos de usurios
  5. 5. Pgina 5 Colaborador Usurio que faz parte de uma das equipes criadas na empresa. Um Administrador precisa definir de quem ele recebe tarefas e para quem ele pode abrir tarefas. Isso inclui ele mesmo. Ou seja, se o administrador definir que um colaborador no pode abrir tarefas para ele mesmo (quem deve fazer isso o seu lder, por exemplo), pode retirar seu nome da lista. O Colaborador poder, ento, abrir tarefas para quem ele for autorizado e s receber tarefas de quem tem autor- izao para tal. Ele dever estimar o tempo que acha necessrio para de- Os tipos de usurio02/02 O Runrun.it possui quatro tipos de usurios sempenhar cada tarefa, em horas teis, e clicar em Tra- balhar na tarefa que estiver naquele momento. Duranteoprocessoderealizaodeumatarefa,elepoder adicionar outros usurios como Seguidores da tarefa. Essas pessoas sero alertadas sobre o andamento da mesma. Podero tambm realizar comentrios na tarefa e anexar documentos a ela. Caso o Colaborador v trabalhar em outra tarefa, basta cli- car em Trabalhar nela. O sistema pausa automatica- mente a anterior e prioriza a atual como a mais importante. Ao terminar uma tarefa, basta clicar em Entregar, e a tarefa ser considerada entregue.
  6. 6. Pgina 6 O Runrun.it trabalha com a metodologia de pilha de tarefas. Ou seja, voc tem uma lista de tarefas, que po- dem ser de Clientes e Projetos diferentes. A mais pri- oritria deve ser feita antes, depois a de baixo e assim por diante As tarefas01/04 Metodologia de pilha de tarefas Tarefa 1 (A que deve ser trabalhada) Tarefa 2 Tarefa 3 Nova tarefa...
  7. 7. Pgina 7 Quando voc estima o esforo que acredita ser adequado para realizar cada uma das tarefas (em horas teis), o Runrun.it vai somando esses tempos e calculando a data estimada de entrega. As tarefas02/04 Metodologia de pilha de tarefas 3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 11:00Tarefa 1 O sistema pula o almoo E os horrios de descanso Tarefa 2 Tarefa 3 Tarefa 4 1 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 12:00 4 hora/ Estimativa de entrega: Hoje 18:00 1 hora/ Estimativa de entrega: Amanh
  8. 8. Pgina 8 Quando um lder de equipe, um gestor ou um administra- dor reprioriza as tarefas, todas as estimativas de en- trega so recalculadas e os responsveis avisados da repriorizao. As tarefas03/04 Metodologia de pilha de tarefas 1 hora / Estimativa de entrega: Hoje 9:00 3 horas / Estimativa de entrega: Hoje 12:00 Tarefa 1 Tarefa 2
  9. 9. Pgina 9 As tarefas04/04 Toda tarefa possui Um Dono,ou seja, quem abriu a tarefa. Um Responsvel para quem aquela tarefa vai. O Run- run.it s aceita um responsvel por tarefa para evitar trabalhos dobrados. Se duas pessoas esto trabalhando na mesma coisa, devem ter duas tarefas diferentes. Isso tambm ajuda na mensurao da produtividade nos relatrios. O Responsvel pode transferir a tarefa para as pessoas que ele autorizado a abrir tarefas. Um Tipo de tarefa que so categorias criadas pelo ad- ministrador do Runrun.it. Elas servem para que os relatri- os mostrem onde o tempo est sendo gasto por Tipo de Tarefa, por exemplo. Um Cliente > Projeto Cada cliente pode ter vrios pro- jetos. Eles so criados pelo Administrador ou pelo Lder de equipe. Uma Descrio que um texto mais detalhado sobre o que aquela tarefa precisa tratar. Arquivos anexos que podem ter qualquer tamanho, dentro do limite do plano contratado pela empresa (os arquivos s podem ser apagados nos primeiros 15 minu- tos aps seu upload. Isso, para estimular a responsabili- dade no tratamento das informaes, uma vez que geram impactos para outros colegas). Comentrios Aps criada a tarefa, os usurios envolvi- dos podem fazer comentrios ou responder aos co- mentrios feitos por outros. Como os arquivos, s podem ser apagados 15 minutos aps sua criao, pelo mesmo motivo. O prprio Runrun.it tambm faz alguns co- mentrios automaticamente, para gravar o histrico das mudanas na tarefa.
  10. 10. Pgina 10 RR-Ratings01/02 Algumas dicas pra voc Conhea cada uma delas Sistema de acompanhamento da produtividade individual Algumas empresas optam por habilitar o RR-Ratings, nosso sistema que mensura quan- titativamente as entregas. Apesar de ser um ndice quantitativo, tem algumas particular- idades. Ele uma soma de diversos indicadores que compem uma mdia dos ltimos 30 dias das suas entregas. Tarefas entregues Esse ndice mede quantas tarefas voc entregou. Apesar do Runrun.it no ser uma ferramenta adequada para tarefas muito granulares (que levam poucos minutos para serem feitas), tambm no legal para os gestores da empresa voc colocar tarefas muito grandes. Fica difcil acompanhar a evoluo das tarefas. Portanto, uma dica seria voc quebrar tarefas em etapas onde uma entrega palpvel possa ser conferida. Tarefas que levem entre 4 e 16 horas teis so uma boa faixa de referncia para voc ter em mente. Tarefas reabertas Esse um ndice negativo no RR-Ratings. Significa que voc entregou uma tarefa e seu dono a reabriu por algum motivo. A dica aqui voc usar a TimeLine para discutir todos os pontos antes da entrega formal.
  11. 11. Pgina 11 RR-Ratings02/02 Algumas dicas pra voc Tarefas entregues dentro do prazo estimado Outro ponto de ateno para quem est desempenhado tarefas estimar corretamente o esforo necessrio para desempenha-la. Isso traz previsibilidade gesto da em- presa e valorizado pelo RR-Rating. Tarefas entregues com at duas estimativas To importante quanto estimar o esforo necessrio para uma tarefa estim-lo corretamente. No Runrun.it, se achar que vai levar mais ou menos tempo para uma tare- fa, voc poder re-estimar o esforo quantas vezes achar necessrio. Porm, quando estima mais de duas vezes, seu RR-Rating vai ser prejudicado. Isso estimula a previs- ibilidade, importante na gesto de projetos e tarefas. Tarefas entregues dentro do prazo desejado Nem todas as tarefas abertas no Runrun.it tm uma data desejada de entrega. Mas, as que tm essa data, so boas oportunidades para ampliar o seu ndice. Basta entrega-las at a data desejada. Geralmente so tarefas importantes para certos clientes ou projetos, fique de olho nelas. Os pesos de cada ndice Cada empresa pode configurar quais ndices s