PROYECTOS INFORMÁTICOS II

PROFESOR: Ing. Walter R. Tene Ríos

Project Evaluation and Review Technique (PERT)

CLASE 7

OBJETIVO:

Utilizar la herramienta PERT, con la finalidad de Planificar los proyectos informáticos para cumplir con éxito la programación del tiempo, recursos y talentos humanos; además, que los participantes de la Asignatura, tomen las decisiones pertinente en el momento oportuno pues no son fácilmente tomadas por la dirección debido a su incertidumbre.

En 1957 los señores Dupont Walter y Rand Remington, crearon una nueva técnica gerencial que exigía una estimación de los tiempos de duración de las diferentes actividades de un proyecto. Esta técnica permitía determinar aquellas actividades que por su duración y secuencia dentro del proyecto, se hacían criticas en la culminación del mismo; este hecho determinó que se le dominara Método del Camino Critico (Critical Path Method).

INTRODUCCIÓN:

En enero de 1958, la oficina de proyectos especiales, de la marina norteamericana, empezó a desarrollar un nuevo sistema de control gerencial diagramando el cual va a llamarse más tarde PERT.

LA PLANEACION COMO HERRAMIENTA DE TOMA DE DESICIONES

• Imposible conocer con certeza futuro. Toda decisión tiene riesgo.

• Toma decisiones debe basarse en antecedentes básicos, con conocimiento de las variables en juego.

• Existen herramientas que nos permiten tomar decisiones mas o menos sólidas: como el CPM-PERT herramientas de la formulación, administración y evaluación de proyectos

Antecedentes justificantes para la toma de decisión, tratando de reducir el riesgo o mejorar posible resultado.Administración de Proyectos pretende optimizar proyectos en función de tiempo, costo o riesgo.Esto es posible solo si se tienen todos los elementos de juicio posibles. Se debe simular con la mayor precisión lo que se piensa que sucedería una vez implementado el proyecto.

• Las técnicas de análisis empleadas en cada una de las partes de la metodología sirven para hacer algunas determinaciones, estas son las herramientas CPM-PERT.

• El estudio no decide por sí mismo, sino que provee las bases para decidir.

• Hay situaciones de tipo intangible, para las cuales no hay técnicas numéricas de evaluación.

• En la mayoría de los problemas, la decisión final la toma una persona y no una metodología.

• Ser mas realistas posibles. Cambios a hacer se limitan a aquellos sobre los cuales tenemos incidencia, no a cambio en nivel de “optimismo” del proyecto.

TODOS SOMOS ADMINISTRADORES DE PROYECTOS, PERO NO TODOS SABEMOS COMO PLANEAR Y ADMINISTRAR UN PROYECTO

Proyectos varian en tamaño y alcance:

• Lanzamiento transbordador NASA• Construir un bote• Construir un hospital• Remodelación de un edificio• Planear una fiesta o boda• Organizar olimpiadas• Desarrollar un nuevo software• Obtener un titulo en Acuicultura

PORQUE NECESITAMOS ADMINISTRAR PROYECTOS?

• “En promedio compañías USA gastan $250 billones al año en desarrollo nuevas aplicaciones. En 2005, costos por falla en planificación sumaron $140 billones.” (Computerworld, August 5, 1996, p.60).

• “En promedio, las operaciones evaluadas en 2004 tomaron 37% mas de tiempo que el planeado, bajando de 48% en 1993, y 54% en 1974-94.” (Evaluation Results for 1994, World Bank, 1995).

• “La falla en pronostico promedio en costos para 33 programas terminados entre 1990 y 1996 fué 40% en costo y 62% en tiempo.

• …y muchos, MUCHOS mas...

QUE ES UN PROYECTO?

• Tiene un Objetivo bien identificado.• Serie tareas o actividades interdependendientes, o

puede dividirse en actividades.• Cada actividad tiene periodo de duración.• Se puede identificar actividades que son prerequisitos

para iniciar otras actividades.• Es único.• Utiliza varios recursos.• Tiene un inicio y un final.• Tiene un cliente.• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

EJEMPLOS DE PROYECTOS• Administrador de Sistemas implementa un nuevo sistema

informatico.• Una compañía de software desarrolla una nueva aplicacion.• Una compañía de graficos produce un tríptico a las

especificaciones de un cliente.• Un contratista instala un nuevo sistema de drenaje en una

avenida.• Ingenieros diseñan un prototipo de una nueva turbina a

gas.• Personal medico ejecutatn varias cirujias en una victima de

un accidente.• Una compañía planea el lanzamiento al mercado de un

nuevo producto.• La construcción de un laboratorio de larvas.

QUE NO ES UN PROYECTO?

• Operaciones en curso:– No tienen un fin.– Producen productos similares o identicos.

• Ejemplos:– Una compañía de seguros procesa miles de

reclamos al dia.– Un cajero atiende a 100 clientes por dia.– Planta de automobiles produce miles de carros,

del mismo modelo y con opciones limitadas.– Las siembras y cosechas consecutivas de una

finca camaronera.

Si no se puede describir, lo que se esta haciendo como un proceso, no sabemos lo que estamos haciendo.

W. Edwards Deming (1900-1993)

RECORDAR…!

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• El corazán del proceso de administración de Proyectos es “Planear el trabajo y Trabajar el Plan”.

• Antes de esto, se deben de poner las bases para el proyecto.

• Al final del proyecto se debe cerrar el mismo.

PLANEAR EL TRABAJO

• Definir claramente el objetivo del proyecto.• Dividir y subdividir el proyecto.• Definir las actividades especificas que necesitan

ejecutarse.• Graficamente mostrar las actividades en un

diagrama de red (malla).• Jacer estimados de tiempo.• Hacer estimados de costos (recursos).• Calcular los presupuestos de tiempo (cronograma)

y costos del proyecto.

TRABAJAR EL PLAN

• Establecer una linea base.• Monitorear progreso.• Medir progreso real y compararlo con el

progreso planeado.• Tomar acciones correctivas si el proyecto

esta retrasado en el cronograma, excedido de costos al presupuesto, o no cumple las especificaciones tecnicas.

ESPERAR LO INESPERADO

• Circunstancias inesperadas casi siempre van a darse que van a poner en peligro lograr los objetivos del proyecto.

• El reto del administrador del proyecto es prevenir, anticipar y/o sobrellevar estas curcunstancias.

EXITO• Los Proyectos serán exitosos cuando:

– Estan a tiempo.– Estan dentro del presupuesto.– Tienen alta calidad.

• Funcionalidad (Que se supone que el producto haga?).

• Eficiencia (Que tan bien lo hace?).• Significa balancear:

– Costos.– Cronograma.– Calidad.

FACTORES ESENCIALES PARA EXITO

• Estar de acuerdo entre el grupo, cliente y administrador del proyecto en los objetivos del mismo.

• Un plan para medir el progreso que muestre la ruta total con responsabilidades claras.

• Comunicación constante y efectiva a todo nivel.

• Alcance controlado.• Soporte de la administración.

“... - Serías tan amable de decirme, por favor, ¿qué camino debo tomar a partir de aquí? - preguntó Alicia.

- Eso depende en gran medida de adónde quieras llegar - dijo el Gato.

-Realmente no me importa adónde - Respondió Alicia.

-Entonces no importa que camino tomes ....”

RECORDAR…!

REGLAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

• Ningún proyecto mayor es terminado a tiempo, dentro del presupuesto y con el mismo personal que empezó. El tuyo no será el primero.

• Los Proyectos progresan rapidamente hasta que se los completa en un 90%, de ahi en adelante permanecen completos en un 90% por siempre.

• Cuando las cosas van bien, algo irá mal.• Cuando las cosas no pueden ir peor, lo harán.• Cuando las cosas parecen estar mejorando es

porque has pasado algo por alto.• Si el contenido del proyecto es permitido cambiar

libremente, el grado de cambio va a exceder el grado de progreso.

• Los grupos de proyectos detestan el reporte de progreso, por que pone en evidencia su falta de progreso.

• Una ventaja de proyectos con objetivos difusos, es que permite evitar la verguenza de estimar los costos correspondientes.

• Ningun sistema es completado sin fallas. Intentos de librar de fallas inevitablemente inducen nuevas fallas que son mas dificiles de encontrar.

• Un proyecto planeado descuidadamente tomará 3 vecces el tiempo que se planeó para ejecutarse.

• Un proyecto planeado cuidadosamente tomará solo el doble.