hur mår sveriges intranät? trendundersökning 2017...trendrapporten hur mår sveriges intranät?...

Rapport

Hur mår Sveriges intranät?

Trendundersökning 2019

Rapport: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2019, © Web Service Award AB, Stockholm 2019

2 (114)

Webserviceaward AB •Sveavägen 98 • S- 113 50 Stockholm • Tel: 08-673 68 40 • Fax: 08- 673 68 25

E-post: [email protected] • Webbplats: www.webserviceaward.com • Org. Nr 556590 - 0189

INLEDNING

Web Service Award är digitala strateger som undersöker, analyserar och hjälper sina kunder att lyfta webbplatser, intranät, mobilsajter/appar och sociala medier till konkreta och mätbara förbättringar. Grunden för det är att ta reda på vad de faktiska besökarna tycker och tänker om organisationernas webbplatser. Web Service Award har genomfört undersökningar och analyser av Sveriges intranät och webbplatser sedan år 2000 och har byggt upp en unik benchmark-databas. Trendrapporten Hur mår Sveriges intranät? redovisar resultaten från den årliga undersökning som Web Service Award genomför med syfte att bland annat ta reda på hur intranätansvariga upplever sin arbetssituation och kvaliteten på sina intranät, samt hur de ser på utvecklingen av sina intranät. Undersökningen genomfördes under oktober och november 2019 via en enkät som skickades ut som en länk via e-post. De som tillhör en verksamhet som inte har ett intranät sorterades bort ur urvalet. Studien har genomförts på liknande sätt sedan 2008. Undersökningen besvarades av 312 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner, landsting och organisationer. Undersökningen vänder sig till de företag/organisationer som har eller skulle kunna ha möjlighet att arbeta professionellt med sina intranät. De tillfrågade är både kunder och icke-kunder till WSA. Respondenterna fick svara på olika typer av frågor. Resultaten av frågorna redovisas i diagrambilderna i rapporten. Flera av frågorna är påståenden där respondenten får besvara dem enligt skala 1 (stämmer inte alls) till 5 (stämmer helt). Dessa frågor redovisas i temperaturdiagram där andelen som svarat 1 eller 2 markeras med röda fält och andelen positiva 4-5 markeras med blått. Andelen treor är neutraliserade och visas inte i staplarna. Resultaten har även jämförts med genomförda Web Service Indexundersökningar (WSI-undersökningar), se stycket om Web Service Award, för att se skillnader mellan webbplatsansvariga och besökarnas uppfattning. Vi har även ställt frågor kring navigationsstöd, publiceringsverktyg, tillgänglighetsanpassning samt tekniktrender. I rapporten har resultaten jämförts med andra utförda undersökningar av WSA: 1) ”Hur mår Sveriges intranät?” Trendundersökning 2019 (2018,2017, 2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009 och 2008). 2) ”Hur mår Sveriges webbplatser?” Trendundersökning 2019 (2018,2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009,2008, 2007 och 2006) 3) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna i kategorin ”intranät”. 4) Resultaten av Web Service Indexundersökningarna av publika webbplatser. 5) Utförda fokusgrupper och djupintervjuer med användare och ansvariga. Ovanstående trendrapporter kan beställas via vår webbplats www.webserviceaward.com Stockholm, januari 2020 Pierre Du Rietz VD/Digital strateg, Web Service Award AB


3 (114)



INLEDNING ............................................................................................................................................................................. 2 1. ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET ................................................................................................................. 5

1.1 Verksamhet ...................................................................................................................................................................... 5 1.2 Antal användare ................................................................................................................................................................ 6 1.3 Antal intranät .................................................................................................................................................................... 7 1.4 Ansvarsområde – respondenten ........................................................................................................................................ 8 1.5 Arbetstid med intranätet ................................................................................................................................................... 9 1.6 Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet ........................................................................................ 10 1.7 Intranätets innehåll och användning ................................................................................................................................ 13 1.7.1 Vad används? ............................................................................................................................................................... 15 1.8 Åtkomst till intranätet ..................................................................................................................................................... 18 1.9 Intranätets syfte .............................................................................................................................................................. 19 1.10 Huvudsyfte ................................................................................................................................................................... 25 1.11 Innovationskälla............................................................................................................................................................ 27 1.12 Mätbara mål .................................................................................................................................................................. 28 1.12 Mätbara mål .................................................................................................................................................................. 31 1.13 Sociala intranätet ........................................................................................................................................................... 33 1.13.1 Sociala funktioner hur används de? ............................................................................................................................. 34 1.14 Intranätets omfång ........................................................................................................................................................ 35 1.15 Resurser ........................................................................................................................................................................ 36

2.0 PUBLICERINGSVERKTYG (CMS) .................................................................................................................................. 41 2.1 Hur länge har man haft sin nuvarande version .............................................................................................................. 44 2.2 Hur man uppfattar sitt CMS .......................................................................................................................................... 45 2.3 Utbildning/introduktion ............................................................................................................................................... 48 2.4 Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget? .......................................................................................................... 50 2.5 Support .......................................................................................................................................................................... 52

3. HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN? ................................................................................................................................... 55 3.1 Användarvänlighet .......................................................................................................................................................... 55

3.1.2 Sökfunktionen ........................................................................................................................................................... 57 3.1.2.1 Vilka sökverktyg har man? ....................................................................................................................................... 59 3.1.3 Ansvar ..................................................................................................................................................................... 61 3.1.4 Analys av sökfunktionen ............................................................................................................................................. 62

3.2 Information .................................................................................................................................................................... 65 3.3 Användarnyttan .............................................................................................................................................................. 67 3.4 Kontakt .......................................................................................................................................................................... 71

4. KVALITETSSÄKRING ....................................................................................................................................................... 74 4.1 Språkgranskning ............................................................................................................................................................. 76 4.2 Ta hjälp av användaren ................................................................................................................................................... 78

5. TILLGÄNGLIGHET ........................................................................................................................................................... 80 5.1 Riktlinjer ......................................................................................................................................................................... 81

6. MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET ....................................................................................................................... 82 6.1 Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? ................................................................................... 86

7. SUPPORT ............................................................................................................................................................................ 89 8. MOBILT INTRANÄT .......................................................................................................................................................... 91 9. OFFICE 365 ........................................................................................................................................................................ 93

9.1 O365 och intranätet ........................................................................................................................................................ 94 9.2 Inställning till O365 ........................................................................................................................................................ 95

10. FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET ................................................................................................................................ 97 10.1 Förankring .................................................................................................................................................................. 102 10.2 Planerat innehåll ......................................................................................................................................................... 103 10.3 Prognos över innehållet 2020 ...................................................................................................................................... 105

11. BUDGET/INVESTERINGAR ....................................................................................................................................... 106 11.1 Budget/resurser för att driva intranätet ....................................................................................................................... 106 11.2 Investeringar under 2020 ............................................................................................................................................ 109

13. BAKGRUND................................................................................................................................................................... 112 14. OM WEB SERVICE AWARD .......................................................................................................................................... 114


4 (114)



SAMMANFATTNING Hur mår Sveriges intranät? Den frågan har vi på Web Service Award (WSA) nu följt i tolv år. Tyvärr blir svaret att de inte mår så bra. Ett grundläggande problem är att det saknas mätbara mål. Om man inför sin ledning inte kan visa upp nyttan med intranätet är det också svårt att få de resurser som man behöver för att arbeta effektivt med intranätet. Varför ska en organisation satsa på något som de inte se om det ger en effekt? Detta är något som vi på Web Service Award har som mål att ändra på. I ett led i detta har vi föreläst och bloggat om vikten av att ha mål samt metoder för att ta fram mätbara mål. Vi hart även hjälpt kunder ta fram mätbara mål med sina intranät. I år har vi äntligen sett en viss förbättring. Andelen som uppger att de har mätbara mål har ökat från 26 procent till 34 procent. Det är fortfarande en mycket låg andel så vår kamp fortsätter men visar ändå på att det blivit lite bättre. Men trendrapporten visar även på att det enbart är 14 procent av intranätansvariga som rapporterar till ledningen om hur intranätet ligger till mot de mätbara målen. Detta visar på att de flesta ledningsgrupper inte har koll på sitt intranät. Detta är inte bra för intranätet status. Och att vända detta är ett mål för Web Service Award under 2020. Sen år 2000 har vi på WSA undersökt och analyseras vad användarna tycker om Sveriges intranät och det finns ett klart samband mellan mätbara mål, uppföljning, aktiviteter och resultat. Web Service Awards kamp för mer målstyrda och effektiva intranät kommer därför att fortsätta och utökas.

Andra viktigt slutsatser från trendrapporten är:

• De flesta intranätansvariga, 72 procent, arbetar mindre än 50 procent med intranätet.

• Det är vanligast att det finns många redaktörer på ett intranät. 64 procent uppger att de har en decentraliserad organisation.

• 38 procent av intranätansvariga tycker att de har tillräckligt med ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll.

• 43 procent av intranäten drivs med ett CMS version som är mer än 5 är gammal.

• Det är fortfarande stora problem med Sökfunktionerna på intranäten. Enbart 45 procent tycker de har en bra sökfunktion. Samtidigt är det enbart 21 procent som arbetar aktivt med sökverktyget.

• 37 procent uppger att det finns rutiner för att säkerställa att informationen på intranätet är korrekt. Enbart 24 procent uppger att det finns avsatt tid för att granska innehåll innan publicering.

• 49 procent uppger att de har Office 365 och 23 procent uppger att de planerar att införa O365. 58 procent av de som har eller planerar att införa O365 uppger att medarbetarna kommer åt O365 via intranätet.

• Det händer mycket just nu på intranäten. 52 procent uppger att de ska göra större förändringar av intranätet under 2020. Andelen som ska bygga om intranätet helt är 28 procent och 18 procent


5 (114)



1. ORGANISATIONEN BAKOM INTRANÄTET

Detta kapitel redovisar hur det ser ut i organisationen bakom intranätet samt hur de ansvariga upplever sina resurser för intranät, hur arbetet är utformat, vilket publiceringsverktyg man har och hur det fungerar? 1.1 Verksamhet

I undersökningen uppger man olika bakgrundsvariabler/demografi, dessa används för att bryta ner resultatet i olika målgrupper. I rapporten används framförallt målgrupperna statliga verk/myndigheter, kommun/region, organisation/förbund och företag.

Bild 1: Typ av verksamhet. Andel i procent.

Den största gruppen i undersökningen är kommuner/regioner med 38 procent av de tillfrågade i undersökningen. Därefter kommer gruppen företag med 34 procent. Andelen statligt verk/myndighet är 21 procent och organisationer/förbund 6 procent.


6 (114)



1.2 Antal användare

Bild 2: Antal användare. Andel i procent.

Det finns en kritisk gräns med antalet användare för att skaffa ett intranät. Ju större organisationen är desto större behov har man av ett intranät. De flesta undersökta intranäten har många användare. 72 procent av de i studien undersökta företagen/organisationerna har mer än 500 användare av sina intranät. Sedan sjunker andelen. Det är 11 procent som uppger att de har 250–500 användare och 16 procent som har 50–249 användare. Det är bara 1 procent som har 49 eller färre användare. Även förra året var det runt 70 procent som hade fler än 500 användare. EU:s definition på stora företag är över 250 anställda. Medelstora företag över 50 anställda och små företag som de med under 50 anställda. Med utgångspunkt av undersökningen så kan man säga att gränsen när man kan skaffa ett intranät går runt 50 användare (medelstora företag/organisationer), men att det är först vid över 500 som det blir riktigt vanligt att ha ett intranät. Det är viktigt att tänka på att ett intranät kräver resurser för att bli effektivt och lönsamt. Detta är lättare att få i större organisationer. Hur många användare man har för intranätet skiljer sig mellan de olika organisationsformerna, se tabell nedan.


7 (114)



Tabell 1: Tillgång till intranätet uppdelat på typ av verksamhet. Andel i procent.

Störst antal användare av intranäten finns bland kommuner/regioner där hela 86 procent uppger att mer än 500 personer har tillgång till intranätet. Näst störst grupp är det bland Statliga verk/myndigheter där 69 procent uppger att de har fler än 500 användare till sitt intranät följt av företagen med 63 procent. Om man istället ser till gruppen 1001 användare och uppåt så är det 77 procent av kommuner/regioner som har så många användare. Bland företagen är andelen 51 procent sedan kommer statliga verk/myndigheter med 41 procent. 1.3 Antal intranät

Bild 3: Om det finns flera intranät inom organisationen. Andel i procent.

Andelen som har fler intranät inom organisationen ligger runt förra årets andel. I år uppger 16 procent att de har det. 2018 var andelen 15 procent. Här verkar vi hamnat på en ny nivå mot tidigare där över 20 procent uppgav att de hade fler intranät inom sin organisation.

ANTAL ANVÄNDARE

Intranät

2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

1 – 49 personer 1 1 0 0 2

50 - 249 personer 16 14 8 37 22

250 – 500 personer 11 16 6 21 13

501 – 1000 personer 15 26 13 16 11

1001–5000 personer 35 20 49 11 32

5 001-10 000 personer 9 7 14 5 5

10 000 personer eller f ler 13 14 11 11 14

Bas: Samtliga 325 69 125 19 112

. Arbetar du inom...?

Hur många har tillgång till ert intranät?


8 (114)



Tabell 2: Antal intranät uppdelat på antalet användare. Andel i procent.

Att ha ett intranät är vanligare i större organisationer. Brytpunkten där mer än var femte har fler intranät ligger på att det finns fler än 5000 användare. Att det är så är rätt naturligt och kan bero på flera olika orsaker, oftast är det att man har ett koncernförhållande med flera enheter/företag men även att det t.ex. finns ett för regionen centralt men även för respektive sjukhus inom regionen. 1.4 Ansvarsområde – respondenten

Bild 4: Ansvarsområde för intranätet bland respondenterna. Andel i procent.

Den största andelen, 62 procent, av de tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 12 procent är huvudansvariga för en del av intranätet och 8 procent är intranätredaktörer. 7 procent är tekniskt ansvariga för intranätet. 9 procent har en annan rollbeskrivning för sitt arbete med intranätet. 2 procent av de tillfrågade arbetade inte med intranät alls och fick därför inte svara på resterande frågor om intranät.

FLER INTRANÄT Intranät 2019

1 – 49

personer

50 - 249

personer

250 – 500

personer

501 – 1000

personer

1001–5000

personer

5 001-10 000

personer

10 000 personer

eller f ler

Ja 16 0 9 12 7 19 21 26

Nej 84 100 91 88 93 81 79 74

Bas: Samtliga 283 2 43 33 46 99 29 34

Finns det flera intranät inom er organisation?

. Hur många har tillgång till ert intranät?


9 (114)



1.5 Arbetstid med intranätet

Bild 5: Andel av arbetstid för intranätet. Andel i procent.

Majoriteten av de tillfrågade (72 procent) arbetar mindre än hälften av sin arbetstid med intranätet. Det är ungefär samma andel som i tidigare års undersökningar. 46 procent arbetar enbart upp till 25 procent med sitt intranät. Detta innebär att för de flesta av de tillfrågade så är intranätet är en arbetsuppgift bland flera andra. Andelen som arbetar mer än hälften av sin tid med intranätet är ungefär samma som i förra årets undersökning. I årets undersökning är det 12 procent som arbetar 50 till 75 procent. Andelen av de tillfrågade som arbetar upp till 100 procent med intranätet är 15 procent.

Tabell 3: Arbetstid för intranätet uppdelat på antalet användare. Andel i procent.

ARBETSTID Intranät 2019

1 – 49

personer

50 - 249

personer

250 – 500

personer

501 – 1000

personer

1001–5000

personer

5 001-10 000

personer

10 000 personer

eller f ler

-25% 46 33 70 68 46 45 19 21

26-50% 26 33 26 16 22 23 48 33

51-75% 12 33 4 13 16 15 16 5

76-100% 15 0 0 3 16 18 16 40

Bas: Samtliga 325 3 53 38 50 114 31 42


1. Hur stor del av arbetstiden arbetar du med intranätet?


10 (114)



Det finns en skillnad mellan hur mycket tid man lägger ner som ansvarig på intranätet och hur många användare som finns. Den tydliga skiljelinjen går vid om det är mer än 500 användare. Då blir det fler än 30 procent som jobbar 50 – 100 procent med intranätet. När vi kommer upp i organisationer med fler än 10 000 användare så är det 45 procent som jobbar upp till 100 procent med sitt intranät. Men även i de största organisationerna är det inte ens hälften av intranätansvariga som jobbar heltid med sina intranät. 1.6 Centraliserad eller decentraliserad administration av intranätet

Bild 6: Administration av intranätet. Andel i procent. Bas 324 respondenter


11 (114)



Bild 7: Administration av intranätet utveckling över tiden. Andel i procent. Bas 324 respondenter

Resultatet som vi sett från tidigare års undersökningar av intranäten håller i sig. De flesta företag och organisationer har en decentraliserad organisation när det gäller administrationen av intranätet. I år är andelen 64 procent, 2018 var andelen 65 procent, 2017 var den 66 procent och 2015 var den 64 procent som uppgav att de hade en decentraliserad organisation. I trendrapporten Hur mår Sveriges webbplatser? mäter vi hur webbansvariga ser på sina webbplatser. Den rapporten visar att det är en högre andel (57 procent) som har en centraliserad administration av webbplatsen. Det är alltså nästan det omvända förhållandet mellan intranät och webbplatser. Jämförelsen mellan de olika undersökningarna visar att samma företag/organisation kan välja att administrera sitt intranät och webbplatsen olika. Nackdelen med att ha en decentraliserad administration är att det kan finnas personer inom organisationen som har blivit tilldelad uppgiften att uppdatera innehållet, men som inte gör det på grund av ointresse eller okunskap om hur man gör. Risken är också att olika personer skriver på olika sätt och innehållet därför inte blir konsekvent. En fråga intranätansvariga bör ställa sig är om deras intranätredaktörer jobbar med intranätet av eget val eller om de är ditkommenderade?


12 (114)



Tabell 4: Administration av intranäten uppdelat på målgrupp. Andel i procent

När vi bryter ner till organisationsform på inom vilken typ av verksamhet man tillhör, så är det tydligt att det är överlag vanligast med en decentraliserad organisation. Högst andel som har en decentraliserad organisation av administrationen av intranätet är det bland förbund/organisationer och statliga verk/myndigheter med 68 respektive 67 procent. Bland kommuner/regioner är andelen 640 procent och bland företagen är det 62 procent som har en decentraliserad organisation.

Tabell 5 Administration av intranäten uppdelat på antalet användare. Andel i procent

Hur intranätet administreras beror även stor del på hur många som kan använda intranätet, d.v.s. hur stor organisationen är även om decentraliseras är vanligast i alla grupperna. I grupperna med 250 - 5000 användare är andelen som har decentraliserat runt 61 procent. För de som uppger att de har mer än 5000 användare till sitt intranät uppger 81 procent att de har den decentraliserad organisation och för de med mer än 10 000 användare är andelen 93 procent.

ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Centraliserat, dvs. få kan uppdatera innehållet. 36 33 36 32 38

Decentraliserat, dvs. många kan uppdatera

innehållet.64 67 64 68 62

Bas: Samtliga 324 69 124 19 112


Hur administreras ert intranät?

ADMINISTRATION AV INTRANÄTET Intranät 2019

1 – 49

personer

50 - 249

personer

250 – 500

personer

501 – 1000

personer

1001–5000

personer

5 001-10 000

personer

10 000 personer

eller f ler

Centraliserat, dvs. få kan uppdatera innehållet. 36 33 51 39 46 39 19 7

Decentraliserat, dvs. många kan uppdatera

innehållet.64 67 49 61 54 61 81 93

Bas: Samtliga 324 3 53 38 50 114 31 41


Hur administreras ert intranät?


13 (114)



1.7 Intranätets innehåll och användning

Tabell 6: Innehållet på intranäten. Andel i procent.

Intranäten har förstås en rad olika användningsområden förutom att vara en informationskanal för ledningen att nå ut till sina medarbetare. I undersökningen fick intranätansvariga dels ange vilka områden som idag finns på deras intranät, samt vilka som medarbetarna använder. Det vanligaste att intranätet innehåller är: Nyheter inom organisationen (96 procent), länkar till verktyg/interna system (37 procent), personalinformation (92 procent), mallar och lathundar samt styrdokument, riktlinjer, policys (89 procent vardera) samt information från ledningen och kontaktuppgifter (87 procent vardera). Andra funktioner som är vanliga är blanketter (86 procent), driftinformation/IT-stöd (85 procent), handböcker (83 procent), information om andra avdelningar/affärsområden (81

IN N EH Å LL P Å IN T R A N Ä T ET 2019 2018 2017 2016 2015 2014 2013

V ilka av f ö ljande områden f inns idag på

ert int ranät ? ( F lera svar är mö jliga)

Nyheter inom organisat ionen 96 98 99 97 97 96 98

Länkar t ill verktyg/ interna system 93 97 97 94 91 92 95

Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) 92 94 95 96 92 94 94

M allar och lathundar 89 94 92 93 94 92 94

Styrdokument, rikt linjer, policys 89 92 92 93 92 92 93

Information från ledningen 87 90 93 91 91 90 87

Kontaktuppgif ter t ill medarbetare/telefonbok 87 87 87 86 88 89 90

Blanketter 86 91 89 90 94 89 92

Drif t information/IT-stöd 85 86 91 89 88 84 84

Handböcker 83 85 88 84 83 84 87

Information om andra avdelningar/affärsområden 81 84 84 83 84 85 85

Information om den egna avdelningen/affärsområdet 76 75 77 79 79 79 81

Information om pågående projekt 69 71 72 71 68 66 73

Kommentera innehåll 58 63 66 60 56 55 47

Kalendarium 54 61 58 61 56 60 62

Omvärldsbevakning 42 46 45 49 49 52 51

Utbildning via nätet (E-learning) 39 34 35 32 30 28 34

Arbetsrum/projektrum 38 43 41 45 43 38 32

Diskussionsforum 37 43 41 37 39 33 35

M öljighet att lämna förbättringsförslag/ idéer t ill

företagets utveckling35 35 32 28 27 33 33

Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv 27 31 36 30 32 33 33

Statusuppdateringar 27 30 29 31 27 20 18

Bloggar 23 28 32 32 28 28 28

M öjlighet att bygga nätverk 21 23 27 23 23 16 15

Annat 5 5 5 3 6 4 5

Bas: Samtliga 332 305 264 270 263 289 320


14 (114)



procent) samt information om den egna avdelningen/affärsområdet som 76 procent uppger att de har på sina intranät. Undersökningen visar att många av de funktioner som ingår i de sociala intranäten har lägre andelar än de mer traditionella. Årets undersökning visar på en nedåtgående utvecklingen.

Bild 8: Andelen som har olika sociala funktioner över tiden. Andel i procent.

Den klart vanligaste av de i frågan undersökta sociala funktionerna är att man kan kommentera innehållet på intranätet, 58 procent uppger i år att det är möjligt. Här ser vi dock en fortsatt tillbakagång. Den tidigare växande trend över tiden från 2011 då det gick på 36 procent av intranäten till 2017 då andelen var 66 procent har nu gått över till en negativ trend. Även funktionen arbetsrum/projektrum minskar i årets undersökning ner till 38 procent från 43 procent 2018. Samma situation ser vi för diskussionsforum där andelen sjunkit ner till 37 procent från även det 43 procent 2018. Samma gäller för Bloggar, statusuppdateringar samt bygga nätverk. Alla dessa funktioner minskar i andel.


15 (114)



Frågan är här om det beror på att nyttan med de sociala funktionerna inte var tillräckligt hög för att motiverade dem på intranätet eller om dessa funktioner flyttat ut från intranätet när fler går över till O365. 1.7.1 Vad används?

Tabell 7: Innehållet som används främst på intranäten. Andel i procent.

I undersökningen fick intranätansvariga uppskatta olika områden som deras medarbetare använder. De ansvariga anser att medarbetarna använder intranätet till att läsa nyheter inom organisationen (73 procent), länkar till verktyg/interna system (71 procent), personalinformation (66 procent), och att få kontaktuppgifter till medarbetare (55 procent). Efter dessa fyra kommer mallar och lathundar samt blanketter med 45 procent vardera. Information från ledningen (42 procent) samt styrdokument som 41 procent av intranätansvariga uppger att medarbetarna främst använder intranätet till.

A N VÄ N D N IN G A V IN T R A N Ä T ET 2019 2018 2017 2016 2015 2014 2013

Nyheter inom organisat ionen 73 75 73 71 76 75 73

Länkar t ill verktyg/ interna system 71 63 72 65 61 60 58

Personalinformation (friskvård, lön, semester mm) 66 68 67 66 65 59 60

Kontaktuppgif ter t ill medarbetare/telefonbok 55 49 59 52 59 58 55

M allar och lathundar 45 47 46 42 43 41 43

Blanketter 45 42 48 48 55 47 47

Information från ledningen 42 39 39 39 45 38 36

Styrdokument, rikt linjer, policys 41 41 42 44 36 38 33

Drif t information/IT-stöd 33 32 34 29 33 27 27

Handböcker 26 27 29 24 23 27 32

Information om den egna avdelningen/affärsområdet 18 21 25 21 28 21 22

Information om andra avdelningar/affärsområden 16 20 23 18 26 22 23

Arbetsrum/projektrum 15 19 16 18 19 15 16

Information om pågående projekt 11 13 15 10 12 12 12

Kalendarium 10 14 14 12 11 13 11

Kommentera innehåll 7 8 7 6 6 8 6

Diskussionsforum 7 7 5 6 6 6 4

Omvärldsbevakning 7 6 8 5 7 10 6

Göra/ läsa statusuppdateringar 6 8 7 7 4 8 3

Utbildning via nätet (E-learning) 6 5 6 5 4 4 5

Läsa bloggar 6 5 7 4 5 5 4

Se nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv 3 4 7 3 5 7 6

Lämna förbättringsförslag/ idéer t ill företagets utveckling 3 2 3 2 5 4 4

M öjlighet att bygga nätverk 2 2 2 2 4 3 3

Annat 5 6 4 3 6 5 5

V ilka av f ö ljande områden skulle du säga at t medarbet arna f rämst använder

int ranät et t i l l?


16 (114)



I den tidigare bilden såg vi att det var en mindre del som hade mer sociala funktioner i sitt intranät. Om man ser till användandet så har det inte riktigt tagit fart utan intranäten används fortfarande mer traditionellt som informationsspridare, samt hitta olika nyttofunktioner för arbetet eller för mig som anställd. Det är en liten andel som uppger att deras användare i en större utsträckning använder sig av möjligheten att kommentera innehåll, att man använder diskussionsforum, eller bygger nätverk och att deras medarbetare gör/läser statusuppdateringar. Frågan man kan ställa sig är varför inte fler använder funktionerna, är det för att de är felaktigt utformade, att behovet inte finns/man ser inte nyttan eller att man saknar kunskap om funktionerna och hur de ska användas? Som exempel är det bara sex procent av intranätansvariga som uppger att deras användare gör/läser statusuppdateringar. Med tanke på det så är det inte så konstigt att andelen som har den funktionen minskar. Att vi ser en negativ trend här via intranäten ska även ställas mot att många organisationer satsar på att införa sociala/samverkande funktioner via O365. Frågan är bara hur stort genomslag de kommer att få. Risken är att organisationerna även överskattar det kommande användandet av dessa. Vi på WSA har sett det tidigare och även nu i utförda användarundersökningar att många satsar för högt på en gång. Man inför en rad olika funktioner på ett bräde utan att ta reda på hur socialt mogen organisationen är. Har alla Facebook eller LinkedIn? Hur många använder sociala funktioner och hur mycket? Men det är även viktigt att ta reda på vilka behoven av funktionerna är. Vilket kan ge störst nytta? Vilken funktion är enklast att komma igång med? Finns det ambassadörer i organisationen som kan driva på utvecklingen? Hur mycket utbildning krävs det? I många fall är det klokt att införa funktionerna succesivt. Utvärdera nyttan och användandet. Eventuellt förändra och sen införa nästa funktion. Det är även mycket viktigt att cheferna är med på ”tåget”. Varför ska en medarbetare uppdatera sin profil om sin chef inte har gjort det?


17 (114)



I tabellen nedan redovisas även funktionerna som man uppger finns på intranätet och de som används främst och skillnaden mellan dem.

Tabell 8: Områden som finns, används samt skillnaden. Andel i procent.

INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET

Områden finns idag

på ert intranät

Områden som

frrämst

används. Skillnad

Nyheter inom organisationen 98 73 25

Länkar till verktyg/interna system 95 71 24

Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) 94 66 28

Mallar och lathundar 90 45 45

Styrdokument, riktlinjer, policys 90 41 49

Information från ledningen 89 42 47

Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok 89 55 34

Blanketter 88 45 43

Driftinformation/IT-stöd 87 33 54

Handböcker 84 26 58

Information om andra avdelningar/affärsområden 83 16 67

Information om den egna avdelningen/affärsområdet 78 18 60

Information om pågående projekt 70 11 59

Kommentera innehåll 59 7 52

Kalendarium 55 10 45

Omvärldsbevakning 43 7 36

Utbildning via nätet (E-learning) 39 6 33

Arbetsrum/projektrum 39 15 24

Diskussionsforum 38 7 31

Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets

utveckling36 3 33

Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv 28 3 25

Statusuppdateringar 28 6 22

Bloggar 24 6 18

Möjlighet att bygga nätverk 22 2 20

Annat 6 5

Bas: Samtliga 326 317


18 (114)



1.8 Åtkomst till intranätet Det är väldigt vanligt att man kan komma åt intranätet utanför arbetet, 93 procent uppgav att man på olika sätt kunde det.

Bild 9: Hur man kommer åt intranätet utanför arbetet. Andel i procent.

De vanligaste sätten att komma åt intranätet utanför arbetsplatsen är att man antingen loggar in på intranätet via internet, 55 procent kan det, eller att man gör det via ett program som t.ex. VPN, vilket 46 procent har på sin dator. För vissa intranät finns det flera sätt att komma åt dem. Detta är ungefär samma andelar som i de tidigare trendrapporterna. För webbplatser har den mobila trenden varit mycket stark och nästan alla webbplatser är nu mobilanpassade. Detta har mer långsamt när det gäller intranäten. Men vi ser en kraftig ökning i årets undersökning. Hela 21 procent uppger att de har någon form av mobilanpassat intranät. Det är även 13 procent som uppger att de har en mobilapp för sitt intranät. Vi ser här en stigande trend. Det är även troligt att denna kommer öka eftersom de flesta CMS i sin grundinställning är mobilanpassade. Sen är förstås frågan hur stort användandet kommer att vara. I WSAs utförda användarstudier så är det inte så stor användning. Mycket beror på att många anställda inte ser behovet. Även här är det viktigt att ha realistiska förväntningar. Det kan ju var extremt viktigt för en viss grupp av medarbetare även om det inte är det för flertalet beroende på deras arbetssituation.


19 (114)



1.9 Intranätets syfte Många intranät har ett otydligt syfte!

Bild 10: Syftet med intranäten. Andel i procent.

Om man ska veta om sitt intranät levererar en nytta så är det viktigt att veta varför intranätet finns. Vad är syftet med intranätet? Detta borde finnas fastslaget och dokumenterat i organisationen. Men så ser det inte ute bland många intranät. I årets trendundersökning är det bara 71 procent av intranätansvariga som uppger att det finns ett definierat syfte med sitt intranät. Här ser vi tyvärr en svag negativ trend sen 2017 då andelen var uppe i 75 procent. Så tyvärr är det i år ännu längre kvar till de 100 procent som borde vara fallet. Det är synd att mer än var fjärde intranät ansvarig inte entydigt kan svara på vad syftet med deras intranät är. Om man inte har ett syfte hur ska man då kunna se om intranätet uppfyller sina mål. Vad är värdet med att jobba med intranätet? I undersökningen ställs även frågan om man har ett definierat syfte med intranätets olika undersidor. Här ökar andelen något till 44 procent. Men även det är en låg andel. Att så många inte vet varför olika sidor finns är inte bra för intranätens kvalité. Man bör ställa frågan varför sidorna finns om de inte har något syfte. Hur ska man kunna mäta och följa upp hur intranätet fungerar om man inte vet varför man har ett intranät och dess olika undersidor och vad man vill med dessa? Att ha ett tydligt definierat syfte med intranätet är en grund för att göra det mätbart så att man vet om det är bra eller inte.


20 (114)



Andelen som uppger att de arbetar med att alla i organisationen ska ha samma bild av intranätets syfte minskar i år något, från 47 procent 2018 ner till 45 procent nu i 2019 års undersökning. Det är en låg andel. Men ligger i linje med att det bara är 44 procent som uppger att det finns syften med intranätets undersidor. Om syftet med dessa är oklart är det ju svårt att sprida dem vidare i organisationen. Vad vi ser är att det är många organisationer som inte vet varför de har sitt intranät, det är ännu färre som vet vad undersidorna ska leverera, och det är få som jobbar med att man i organisationen ska ha samma syfte med intranätet. Hur är det då med företaget/organisationens ledning, står de bakom intranätet? 71 procent uppger att ledingen står bakom intranätet och stödjer det. Här ser vi glädjande nog en positivtrend. 2016 var andelen 59 procent sen har den stigit varje år. 64 procent 2017, 66 procent 2018 och nu 71 procent 2019. Men det är en klart lägre andel, 53 procent, som uppger att ledningen även prioriterar intranätet. Det är tråkigt att det inte är högre men om man ska vara lite positiv så ser vi även här en stigande trend från 2016 så andelen var 45 procent. Att det inte är fler som tycker att intranätet är prioriterat hänger ihop med målbilden av intranätet. Vi kommer även längre fram se på hur det ser ut med mätbara mål med intranätet. För frågan man som intranät ansvarig bör ställa sig är: Hur ska en ledning kunna prioritera något som inte är målstyrt? När det gäller medarbetarna, de som använder intranätet, så är bilden riktigt negativ. Enbart 28 procent uppger att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som de vill. Även ledningen använder intranätet dåligt. Även här är det enbart 28 procent av intranätansvariga uppger att ledingen använder intranätet som de vill att de ska göra. Detta är dock de högsta andelarna vi uppmätt men siffrorna visar att här finns en klar förbättringspotential för intranäten.

Tabell 9: Syftet med intranäten uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

SYFTE Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Bas: Angivit betyg 326 68 125 19 112

Topbox (4-5) 71 68 67 69 78

5 Stämmer helt 41 43 39 32 45

4 30 25 28 37 33

3 16 22 14 11 13

2 10 7 14 11 8

1 Stämmer inte alls 3 3 5 11 1

Bottombox (1-2) 13 10 19 22 9

Medelvärde: 3.9 3.9 3.8 3.6 4.1


1. Det finns ett definierat syfte med intranätet.



21 (114)



När resultatet bryts ner i de olika delmålgrupperna så ser vi en viss skillnad dem emellan. Högst andel som anser att det finns ett definierat syfte med intranätet finns bland företagen med 78 procent. Sen blir det mer jämt ett hopp ner. Bland organisationer/förbund är andelen 69 procent, Statliga verk/myndigheter 68 procent och bland kommuner/regioner är andelen 67 procent. Resultatet visar på att det finns många intranät inom de olika grupperna där de ansvariga inte riktigt vet syftet med intranätet. Riktigt alarmerande blir det när vi ser till om det finns definierade syften med undersidorna.

Tabell 10: Andelen som har ett definierat syfte uppdelat på organisationstyp. Andel i procent.

Totalt uppger bara 44 procent av de tillfrågade intranätansvariga att det finns definierade syften med intranätens undersidor. Mer än var fjärde (26 procent) uppger att det inte finns alls och 30 procent angav en trea, d.v.s. att de inte riktigt vet. När vi ser på målgrupper så är det skillnader mellan de olika målgrupperna. Spannet är mellan 53 procent och 37 procent. Störst andel, med låga 53 procent, som uppger att det finns syften med de olika undersidorna är det bland organisationer/förbund. Sedan kommer företag med 47 procent. Sen blir det ett hopp ner till 44 procent för kommun/region och sen till statliga verk/myndigheter med 37 procent. Det borde vara glasklart vilket syfte man har med sitt intranät samt dess undersidor. Hur ska man annars kunna veta om det fungerar? Resultatet visar att det för många intranät saknas en grund för att kunna jobba strukturerat. Det kommer även vara svårt att få gehör för intranätet internt om man inte vet varför man har ett intranät eller varför man har olika sidor. Ett grundkrav bör vara att alla sidor/funktioner ska ha ett mätbart syfte om man från organisationen vill lägga ut en sida/text som man inte kan redovisa för vad de ska leverera eller varför den ska finnas på intranätet så ska den inte finnas där. Andelarna är även låg när vi frågar om att man arbetar med att alla i företaget/organisationen har samma bild av intranätets syfte. Då är det enbart 45 procent som uppger att de gör det. Men det är ju svårt att jobba med att alla ska ha samma bild av intranätets syfte om det inte finns något syfte.


Topbox (4-5) 44 37 44 53 47

5 Stämmer helt 19 16 21 16 20

4 25 21 23 37 27

3 30 34 25 26 34

2 16 19 19 16 11


Bottombox (1-2) 26 29 31 21 19

Medelvärde: 3.2 3.1 3.2 3.4 3.4



Det finns ett definierat syfte med intranätets olika undersidor.


22 (114)



De flesta intranätansvariga, 71procent, uppger att deras ledning ställer sig bakom och stödjer intranätet. Men samtidigt så uppger bara 53 procent att deras företag-/organisationsledning tyckte att intranätet är prioriterat. Det är anmärkningsvärt att det är så stor skillnad mellan att ledningen stödjer intranätet och att ledningen prioriterar detta. Vad är ett stöd värt om det inte också prioriteras? När vi bryter ner resultatet i de olika målgrupperna så är det jämt resultat förutom för kommuner/regioner som drar ner resultatet. Här är det enbart 66 procent som uppger att deras ledning stödjer intranätet jämfört med 74 procent i övriga målgrupper.

Tabell 11: Ledningen tycker att intranätet är prioritera uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

Däremot så blir det en större skillnad mellan grupperna när vi ställer frågan om deras ledning tycker att intranätet är prioriterat.

Tabell 12: Ledningen tycker att intranätet är prioritera uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

Högst andel intranätansvariga som tycker att deras ledning stödjer intranätet finns inom företagen med 61 procent. Sen kommer statliga verk/myndigheter med 52 procent. Följt av kommuner/regioner med 49 procent. Lägst andel är det bland förbund/organisationer med 42 procent.


Topbox (4-5) 71 74 66 74 74

5 Stämmer helt 35 33 29 21 45

4 36 41 37 53 29

3 22 23 22 21 21

2 5 1 11 0 2


Bottombox (1-2) 7 2 13 5 5

Medelvärde: 3.9 4 3.8 3.8 4.1



Ledningen ställer sig bakom intranätet och stödjer det.


Topbox (4-5) 53 52 49 42 61

5 Stämmer helt 21 14 18 16 30

4 32 38 31 26 31

3 27 32 27 26 23

2 15 12 19 26 12


Bottombox (1-2) 20 16 24 31 17

Medelvärde: 3.4 3.4 3.3 3.2 3.6



Ledning tycker att intranätet är prioriterat.


23 (114)



Det är en lägre andel av intranätansvariga som verkligen tycker att ledningen prioriterar intranätet. Högst andel, 61 procent, är det i gruppen företag. Men det kan jämföras med att i samma grupp så tyckte 74 procent att ledningen ställer sig bakom intranätet. Störst gap är det bland organisationer/förbund. 74 procent uppger här att ledningen stödjer intranätet men bara 42 procent att det är prioriterat. Det är en stor skillnad mellan att stödja och verkligen prioritera intranäten. Detta visar på att det är svårt att få gehör för internkommunikation. Intranätansvariga måste hitta sätt att lyfta intranätens status internt. Att kunna visa på vikten för organisationen med fungerande intranät och även visa på risken när intranäten inte fungerar som de ska. Om detta ska lyckas måste man visa på syftet med intranätet och ha mätbara mål som man kan redovisa för ledningen. Det är dags att börja prata med ekonomer på ekonomers språk. För att intranätet ska ha en poäng så måste det förstås användas. I undersökningen frågar vi intranätansvariga om de dels tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning de vill och om även ledningen gör det. Det tycker inte de intranätansvariga att de gör. Enbart 28 procent tycker att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning de vill. Det är samma andel för om ledningen gör det.

Tabell 13: Andelen medarbetare som använder intranätet som tänkt uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

När det gäller huruvida medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som intranätansvariga vill så varierar det kraftigt. Högst andel, 44 procent, är det bland organisationer/förbund. Sen sjunker andelen ner till 34 procent för Statliga verk/myndigheter och 32 procent bland företagen. Klart lägst andel, 17 procent, är det i gruppen kommuner/regioner. Men det är låga andelar i alla målgrupperna vilket visar på att detta är ett generellt problem.


Topbox (4-5) 28 34 17 44 32

5 Stämmer helt 5 6 3 0 6

4 23 28 14 44 26

3 36 43 35 44 31

2 27 22 34 6 25


Bottombox (1-2) 37 23 48 12 37

Medelvärde: 2.8 3.1 2.5 3.2 2.9



Medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som vi vill.


24 (114)



Tabell 14: Andelen som tycker att ledningen använder intranätet som tänkt uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

När det gäller huruvida ledningen använder intranätet i den utsträckning som man vill är det även här högst andel bland organisationer/förbund med andel på 39 procent. Sen kommer statliga verk/myndigheter och företagen med 34 procent vardera. Även här är det lägst andel inom kommuner/regioner. Enbart 19 procent uppger att deras ledning använder intranätet i den utsträckning som man vill. Undersökningen visar att det är låga andelar i alla målgrupperna. Generellt kan man säga att varken medarbetarna eller ledningen använder intranätet i den utsträckning som intranätansvariga vill. Att det är så visar på problem med intranäten. Men för att kunna ändra detta måste man gå till grunden med problemet. Varför har man intranätet och dess undersidor? Dessa frågor ska intranätansvariga kunna svara på!


Topbox (4-5) 28 34 19 39 34


4 22 25 16 33 27

3 36 44 36 28 32

2 25 18 30 22 24


Bottombox (1-2) 36 22 45 33 34

Medelvärde: 2.8 3.1 2.6 3 2.9


Ledningen använder intranätet i den utsträckning som vi vill.



25 (114)



1.10 Huvudsyfte I undersökningen ställde vi även en följdfråga om vad intranätansvariga själva uppfattar är huvudsyftet med sitt intranät.

Bild 11: Huvudsyftet med intranäten. Andel i procent.

Det vanligaste är att man uppger att intranätet är till för att göra arbetet lättare för kollegorna, vilket 83 procent uppger som ett av huvudsyftena. 75 procent uppger att huvudsyftet är kommunikation och 66 procent att det är för att stödja organisationens behov. Dessa tre har även under tidigare år legat i topp. Däremot ser vi att andelen sen 2017 minska för att stödja organisationens behov och kommunikation. Vi får se om den trenden håller i sig och ändrar ställningen för huvudsyften. Men troligen inte. Det är inte heller något av de andra alternativen som riktigt stuckit iväg. Om vi ser till de mer sociala syftena ligger det still. I år uppger 44 procent att de ser syftet med intranätet som en kunskapsdelare. Vilket är ungefär samma andel som för tidigare år. Att syftet med intranätet är till för att samarbeta uppger i år 38procent. Vilket är en något lägre andel än i tidigare års undersökningar. 2018 var andelen 40 procent och 2017 var det 43 procent uppgav att samarbete var ett huvudsyfte. Alternativet produktivitet/effektivitet uppger 36 procent som syfte, vilket är en tillbakagång från 2018 då andelen var 41 procent. Det är en rätt låg andel som ser effektivitetsvinster som syftet. Det borde vara fler som ser potentialen i att intranätet hjälper organisationer att bli effektivare. Men då gäller det att man ser på intranätet med nya ögon från att vara kommunikationskanal till att bli det digitala verktyget eller den sociala nerven i företaget.


26 (114)



Tabell 15: Huvudsyftet med intranätet uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

När vi bryter ner svaren per målgrupp är det samma ordning för de tre vanligaste syftena. Bland företagen är de tre vanligaste syftena: Göra arbetet lättare för kollegorna (80 procent) Kommunikation (79 procent) Stödja organisationens behov (69 procent) För organisationer/förbund är det: Göra arbetet lättare för kollegorna (79 procent) Kommunikation (74 procent) Stödja organisationens behov (58 procent) De tre vanligaste syftena för kommuner/regioner är: Göra arbetet lättare för kollegor (82 procent) Kommunikation (74 procent) Göra arbetet lättare för kollegor (65 procent) Och för statliga verk/myndigheter är de tre vanligaste syftena: Göra arbetet lättare för kollegorna (88 procent) Kommunikation (75 procent) Stödja organisationens behov (66 procent)

HUVUDSYFTE MED INTRANÄTET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Stödja affärsstrategin 27 16 15 26 48

Stödja verksamhetens värderingar och kultur 44 42 30 42 61

Stödja organisationens behov 66 68 65 58 69

Göra arbetet lättare för kollegorna 82 88 82 79 80

Ger konkurrensfördelar 2 0 2 5 4

Sälja mer 2 0 0 5 5

Tilltala och behålla kompetenta medarbetare 16 10 15 0 22

Kunskapsdelning 43 35 50 32 46

Produktivitet/effektivitet 36 19 40 32 43

Kommunikation 75 74 74 74 79

Samarbete 38 29 42 37 40

Utbildning 12 4 13 0 19

Spara omkostnader 2 0 3 5 3

Reducera e-post 37 39 38 53 32

Annat: 5 7 4 16 3

Vi har inget uttalat syfte 4 3 6 5 3

Bas: Samtliga 329 69 125 19 112


Vad är huvudsyftet med ert intranät? (Flera svar är möjliga)


27 (114)



1.11 Innovationskälla En av tankarna bakom de sociala intranäten är att man skall kunna fånga upp idéer och att intranätet blir en bra innovationskälla.

Bild 12: Användning av intranäten. Andel i procent.

I år är det bara åtta procent av de tillfrågade som tycker att deras intranät är en bra innovationskälla för att fånga upp idéer som bidrar till företagets utveckling, vilket är ungefär samma låga andel som tidigare. 42 procent ansåg att deras intranät delvis var en bra innovationskälla och hela 50 procent ansåg att den inte var det. I undersökningen fick de som svarat att intranätet inte var en bra innovationskälla berätta varför. Det vanligaste skälet är att det inte finns en sådan kultur det saknas även interaktivitet, en kanal för att kunna fånga upp idéer samt att det inte finns en sådan strategi med intranätet. Man ser intranätet mest som en kanal för envägskommunikation.

” Det finns ingen möjlighet via intranätet att bidra med input som det ser ut idag.”

” Möjlighet till tvåvägskommunikation saknas helt.”

” Det framförallt är information från arbetsgivaren till medarbetarna.”

”Det finns ingenstans där intranätet uppmanar till delaktighet på det viset.”

”Vi inte har öppnat upp för det”

Längre fram, se kap 8, redovisar vi även vilka förändringar som planeras för intranäten. Det är många som uppger att de tänker införa olika sociala funktioner. Men det är då viktigt att undersöka hur socialt mogen organisationen och ledningen är. Det är också viktigt att man har ledningens stöd eftersom detta kan innebär en organisationskulturförändring.


28 (114)



1.12 Mätbara mål Vi har tidigare sett (kap 1.9) att det är en låg andel som har ett definierat syfte med sitt intranät. Det är till exempel enbart 44 procent som uppger att det finns ett uttalat syfte med intranätets olika undersidor. Om syftet är en grund för att veta var man är på väg och vilket mål man har med intranätet så är det också viktigt att mäta om man når sina mål. Annars är ju målen rätt poänglösa.

Bild 13: Andelen som har eller inte har mätbara mål för sitt intranät. Andel i procent.

Tedansen att inte styra upp sitt intranät blir väldigt tydligt när enbart 34 procent uppger att det finns mätbara mål med deras intranät. Hela 66 procent uppger att det inte finns några mätbara mål med deras intranät.


29 (114)



Bild 14: Andelen som har eller har mätbara mål för sitt intranät. Andel i procent.

Men trotts den låga andelen är det en högre andel än tidigare år. Så vi kanske äntligen ser att fler fått upp ögonen med vikten av att ha mätbara mål med sitt intranät. Om det finns mätbara mål eller inte är lågt i alla delgrupperna.

Högst andel som har mätbara mål är det inom företagen med 42 procent. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 34 procent och för kommuner/regioner är den nere i 32 procent. Absolut lägst är det bland organisationer/förbund med låga 11 procent. Undersökningen visar att detta är ett generellt problem. Det är alldeles för många intranät som inte kan visa upp vilken nytta de sak ge om de lyckas med det. Vilka mål uppger då de 34 procenten att de har för sina intranät? Det är rätt vanligt att det finns flera mål. Ett av det vanligaste är att man uppger att antalet besökare och eller aktiviteter är målet.

MÄTBARA MÅL Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 34 34 32 11 42

Nej 66 66 68 89 58

Bas: Samtliga 311 64 121 18 106


Har ni mätbara mål med ert intranät?


30 (114)



”Antal besöka per sida”

”Alla medarbetare ska använda intranätet dagligen” ”Andelen medarbetare som dagligen använder intranätet” ”Antal besök och antal besök på utvalda sidor” ”Mobilanvändning, antal användare mm.” ”Medeltal på 500 sidvisningar per nyhet” ”Mål som rör antal lästa sidor per session.” ”100 procent läsare av ”VD har ordet”

Flera uppger även att de har olika effektmål eller KPier för intranätet.

”Minskad mängd mejl” ” Vi ska öka antalet "lokalt" producerade nyheter, vi ska också göra en enkätutvärdering i höst och jämföra den med en som gjordes 2014” ”Vi sätter mål i index som mäts i utvärderingar, och minskad andel ej och sällan besökta sidor, andel sidor som granskas inom givna intervall”

”Bättre på WSA, har valt några nyckeltal som är extra viktiga,” ”Kvalitet och värde på info, Sökbarhet, deltagande och samarbete, underlätta arbete” ”Tidsbesparande, användarnytta och samhörighetsskapande” ”Intranätet ska vara primärkällan för nyheter och information som rör medarbetarens arbetsvardag, ”Ökat användande av intranätet - utvecklade, förbättrade och mer använda samarbetsfunktioner - Större förtroende för innehållet och fler nöjda användare - Intranätet ska vara ett användarvänligt och personaliserat arbetsverktyg,”

”Att 85 procent ska tycka att det är lätt att hitta på intranätet” ”100 % ska kunna nå intranätet via valfri enhet. 90 % av användarna uppger att de hittar det de letar efter. 70 % av användarna uppger att de kan anpassa intranätet till ett verktyg som förenklar deras dagliga arbete. 80 % ska använda samverkansverktygen.”


31 (114)



”Web Service Index + Google analytics-mål” ”Bidra till en effektivare arbetsvardag för alla anställda, stödja samarbete och utbyte, främja innovation. Mätetal finns för dessa mål.” ”Medarbetare ska utföra sitt arbete effektivare, Intranätets innehåll är relevant och uppdaterat, Medarbetarna ska tycka att intranätet är en viktig kanal för internkommunikation, Öka antalet som läser nyheter, Kundnöjdhet, WSI”

1.12 Mätbara mål I årets undersökning så ställdes även uppföljande frågor till de som uppgav att de hade mätbara mål om hur de rapporter hur de ligger till mot målen.

Bild 15: Hur de som har mätbara mål rapporterar dessa. Andel i procent.

Nästan var fjärde uppger att de inte alls rapporterar hur de ligger till mot de mätbara målen. Frågan är då vad målen har för värde? Det vanligaste är att målen rapporteras inom intranätgruppen/redaktörerna. 58 procent uppger att det görs. Men det är konstigt att inte alla rapporterar till sin intranätgrupp om hur de ligger till mot målen. Borde ju vara i deras intresse att se om deras arbete ger önskat resultat eller om de behöver göra förändringar (tex få mer resurser, tid etc.) för att kunna nå upp till målen. Att ha mätbara mål är en styrka det visar att det som görs med intranätet har ett värde. Ska målen vara riktigt bra så bör de även stödja organisationens övergripande mål och även rapporteras till


32 (114)



ledningen. Tänk på att det är ledningen som fattar beslut om budget. Är då en fördel om de ser nyttan med intranätet eller för den delen att intranätet inte ger den nyttan som man vill uppnå. Tyvärr är det bara 42 procent (av de som har mål) som uppger att deras mätbara mål rapporteras till ledningen. Om vi då lyfter blicken och ser på hur många totaltsett vars ledningar får rapporter om statusen på deras intranät så är andelen skrämmande låg.

Bild 16: Andelen som rapporterar till sin ledning om hur de ligger till mot sina mätbara mål. Andel i procent.

Undersökningen visar att enbart 14 procent av organisationernas ledningar får rapporter över hur intranätet ligger till mot uppsatta mätbara mål. 86 procent av ledningsgrupperna har alltså inte intranätet på agendan. Frågan är hur intranäten då ska kunna öka i status och prioriteras? En annan mer hård fråga är varför intranätet i huvud taget existerar om det inte finns något mätbart mål med dem? Vi på WSA har sedan några år tillbaka haft som mål att öka andelen som har mätbara mål med sitt intranät. I arbetet med det har vi lyft frågan i olika sammanhang. Vi har även hjälpt kunder med att ta fram mål. Både övergripande utifrån organisationsmål och även användar-/effektmål med vad användarna ska uppnå. Vi har kommit en bit på vägen där men det är långt kvar tills i alla fall hälften av intranäten har mätbara mål. Vårt nya löfte till er att fortsätta det arbete men även driva frågan om varför inte flera ledningsgrupper tar sina organisationers intranät på alvar.


33 (114)



1.13 Sociala intranätet Som vi visat tidigare så ser vi en viss tillbaka gång för sociala funktioner på intranätet i årets trendundersökning. Men det är fortfarande en stor andel som har någon forma av sociala funktioner. I år uppger 78 procent att de har en eller flera sociala funktioner.

Bild 17: Möjlighet att integrera. Andel i procent.

I undersökningen ställer vi även en mer direkt fråga om det sociala intranätet. I årets undersökning är det 78 procent som uppger att de har en eller flera sociala funktioner. Det är något färre än förra året då andelen var 80 procent och toppnotering 2017 på 84 procent. Vilka är då de vanligaste sociala funktionerna på intranäten? Vanligaste är att användarna kan kommentera innehållet på intranätet. 65 procent av intranätansvariga uppger att det går på deras intranät. Här ser vi att den tidigare stigande trenden vi såg fram till 2017 har blivit en svag negativ trend. 2017 var andelen 68 procent, 2018 var andelen 67 procent och nu 2019 är den nere i 65 procent. Näst vanligast är att användarna kan uppdatera sin profil. Det finns på 63 procent av intranäten. Även här er vi en tillbakagång. Tidigare har det varit en stigande trend. 2016 var andelen 53 procent och 2018 var andelen uppe i 65 procent. Tyvärr visar WSAs utförda undersökningar avintranät att det är svårt att få medarbetarna att uppdatera sin profil. Tips är att börja med att se till att cheferna har uppdaterade profiler samt att visa på nyttan av att ha en uppdaterad profil. Det finns en rad olika åtgärder som kan göras för att få till detta. Tredje vanligaste är att användarna kan bidra med innehåll, vilket 45 procent av intranätansvariga uppger att deras användare kan. Även här är det en lägre andel än tidigare år. 2018 var andelen 52 procent och 2017 uppgav 46 procent att användarna kunde bidra med innehåll.


34 (114)



Att man kan jobba i projekt/arbetsrum uppger 43 procent av intranätansvariga att det går på deras intranät. 39 procent som uppger att det går att söka kompetens/egenskap på kollega. Värt att notera att det är betydligt lägre andel än de som har funktionen att man kan uppdatera sin profil. ”Facebook” funktionen för att läsa eller att göra status uppdateringar finns på 30 procent av intranäten. Vilket är i samma härad som tidigare år. Andelen har legat mellan 30 och 31 procent. Att användarna kan delta i diskussionsforum uppger 29 procent av intranätansvariga. Vilket är en kraftig tillbakagång mot 2018 då andelen var uppe i 37 procent. Den tidigare stigande trenden mellan 2016 då andelen var också 29 procent är nu bruten. Att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling via intranätet uppger i år 22 procent att det går. Vilket även det är en tillbakagång jämfört med 2018 då andelen var 25 procent. Det är alltså rätt vanligt att de intranät som har sociala funktioner har flera olika funktioner men det är inte så vanligt att man har alla. Är det då bra eller dåligt? Svaret på det beror på hur väl funktionerna tas emot av användarna. 1.13.1 Sociala funktioner hur används de?

Bild 18: Om de sociala funktionerna används i den utsträckning som tänkt. Andel i procent.

I årets undersökning så såg vi att de sociala funktionerna har backat jämfört med förra året. Men undersökningen visar även att en något högre andel av intranätansvariga tycker att de används i den utsträckning som tänkts. Men det är fortfarande en låg andel, 28 procent. Hela 26 procent tycker att användarna inte gör det och 46 procent vet inte riktigt. Att det inte är fler som tycker att funktionerna används som tänkt är förstås ett misslyckande. Samma tendens ser vi på WSA i våra indexundersökningar av intranät. Det är inte helt ovanligt att man ser att de som har sociala intranät som går ”All-in” inte får det resultat som man hoppats


35 (114)



på. Oftast beror det på att användarna inte är så sociala. Långt ifrån alla startar en diskussion på t.ex. Facebook och betydligt fler är bara inne och kollar. Tänk också på att om man ska lyckas med en funktion är det extremt viktigt att användaren förstår nyttan med funktionen. 1.14 Intranätets omfång

Bild 19: Intranäten växer. Andel i procent.

Rätt många intranätansvariga, 41 procent, uppger att deras intranät har ökat i omfattning det senaste året. Detta är dock den lägsta andelen vi noterat. Samtidigt uppger 29 procent av intranätansvarig att deras intranät har minskat i omfattning det senaste året. Det verkar som att det sker en upprensning av materialet på många intranät samtidigt som många fortsätter att växa i omfattning.


36 (114)



1.15 Resurser

Trenden från tidigare år ligger fast. Det råder fortfarande stora resursbrister i organisationerna bakom intranäten. De flesta intranätansvariga anser att de varken har den personal eller de ekonomiska resurser de behöver.

Bild 20: Resurser för att hantera intranätet och dess innehåll. Andel i procent.

Situationen från tidigare år håller i sig. Även i år anser organisationerna bakom intranäten att de saknar tillräckliga resurser. De upplever att de har en brist på såväl personal som tekniska och ekonomiska resurser. Men det är trots de låga andelarna en högre andel som tycker de har de resurser de behöver än tidigare år. Så det har ändå blivit bättre. I en jämförelse med de publika webbplatserna (se trendrapport Hur mår Sveriges webbplatser 2019?) ser situationen även i år något sämre ut för intranäten, dock inte på personalsidan där det är lika. Nu finns det i för sig stora resursbrister även för webbplatserna. Men trots de mörka siffrorna så är det ändå lite ljus att 53 procent uppger att de arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på sina intranät. Men det är tyvärr en tillbakagång från 2018 då andelen var 54 procent och 2017 då andelen var uppe i 58 procent. Det är även ett väldigt stort gap om man jämför med aktivitetsgraden för de publika webbplatserna, där 80 procent uppger att de arbetar aktivt för att besökarna ska hitta på deras webbplats. Att kontinuerligt arbeta med att intranätet ska bli lättare att hitta på borde vara en huvuduppgift för intranätansvariga. Om man inte gör det är risken mycket stor att intranätet blir svårhanterligt för användarna. Ett enkelt sätt att komma igång med förbättringar är att mer aktivt arbeta med sökfunktionen en annan är att effektivisera intranätet startsidan med att lyfta fram toppnyttor för användarna. Att utgå från användarnas behov är ett bra sätt att starta förbättringsarbetet.


37 (114)



Trendundersökningen visar att intranäten oftast får stå tillbaka för webbplatsen när det gäller fördelningen av resurser. Som tidigare visat är det många intranätansvariga som har flera arbetsuppgifter än att arbeta med intranätet. Prioriteringar av tid och resurser kommer alltid vara central. Det gäller då att vara väldigt tydlig med vilka mål man har för sitt intranät. Vilken effekt ska det ge? Och förstås att ha bra mätpunkter så att man kan rapportera till organisationen hur intranätet mår. Tyvärr visar trendrapporten att många intranätansvariga inte vet syftet med intranätet eller dess undersidor, se kap 1.9. Frågan vi även i år ställer oss är: Borde inte intranäten prioriteras mer och få mer resurser. Har man råd att inte satsa på intranäten som ett effektivt redskap för medarbetarna? 1.15.1 Personalresurser Intranätorganisationerna är underbemannade enligt de ansvariga. Enbart 39 procent anser att de har tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll. Detta är dock en högre andel än 2018 då det enbart var 29 procent. Ändå intressant att det inte är fler med tanke på att de flesta har många redaktörer för sitt intranät. Men bara för att det finns redaktörer så innebär inte det att de är självgående eller att de har tid med att arbeta med intranätet.

Tabell 16: Personalresurser fördelat på verksamhet. Andel i procent.

När det gäller personalresurser är det en mycket stor andel i varje delgrupp som inte tycker att de har tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll. Värst är det bland det offentliga. För kommuner/regioner är andelen 30 procent och bland statliga verk/myndigheter är det 34 procent som tycker de har tillräckligt med personella resurser. Bland organisationer/förbund är andelen 47 procent. Störst andel med 50 procent som tycker att de har tillräckligt med personella resurser finner vi bland företagen. Men även här finns det en stor andel, 28 procent som anger att de inte alls har de resurser som de behöver.

RESURSER Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 39 34 30 47 50


4 31 23 25 41 40

3 29 37 30 41 21

2 18 18 20 6 18


Bottombox (1-2) 32 29 39 12 28

Medelvärde: 3 3 2.7 3.3 3.2


Det finns tillräckligt med personal för att hantera intranätets innehåll.



38 (114)



Vad vi ser är att det finns en stor andel i alla grupperna som inte anser att de har tillräckligt med personal för att hantera intranätet. 1.15.2 Ekonomiska resurser Andelen som tycker att det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll är låga 38 procent av intranätansvariga. Men även här ser vi att det är fler än 2018 då andelen var 31 procent. Men det är även en stor grupp, 34 procent, som inte alls tycker de har ekonomiska resurser de behöver för att hantera intranätet innehåll.

Tabell 17: Ekonomiska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent.

Överlag är man även i årets undersökning i alla delmålgrupperna, missnöjda med de ekonomiska resurser man har till sitt förfogande för att hantera intranätets innehåll. Högst andel som tycker att de har de ekonomiska resurser som de behöver finns bland företagen och förbund/organisationer med 47 procent vardera. Men även i den här målgruppen är det en hög andel, 27 respektive 24 procent som inte tycker att de har de resurser som de behöver. Lägst andel ser vi även här inom det offentliga. För statliga verk/myndigheter är andelen 37 procent. Bland kommuner/regioner är andel låga 29 procent som tycker att de har de ekonomiska resurser som de behöver. Hela 42 procent tycker att de inte alls har de ekonomiska resurser de behöver. Om det offentliga ska vända detta så behöver de visa på vad intranätet har för roll. Vad är målet? Vad blir konsekvensen av att de inte får de ekonomiska resurser som de behöver? Kan det vara så att intranätet stjälper istället för att hjälpa medarbetarna?


Topbox (4-5) 38 37 29 47 47

5 Stämmer helt 10 14 4 12 14

4 28 23 25 35 33

3 28 32 29 29 26

2 24 23 29 24 18


Bottombox (1-2) 34 31 42 24 27

Medelvärde: 3 3.1 2.7 3.3 3.2



Det finns tillräckliga ekonomiska resurser för att hantera intranätets innehåll.


39 (114)



1.15.3 Tekniska resurser Andelen som anser att de har de tekniska resurser de behöver för att hantera intranätets innehåll har också i år ökat. I år är andelen 37 procent och 2018 var andelen 34 procent. Så det är lite bättre om man nu kan kalla att enbart 37 procent är nöjda bra.

Tabell 18: Tekniska resurser fördelat på verksamhet. Andel i procent.

Att ha tillräckligt med tekniska resurser är även här lägst inom det offentliga. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 35 procent och bland kommuner/regioner är enbart 32 procent som anser sig har tillräckligt med tekniska resurser. Bland organisationer/förbund är andelen 41 procent och bland företagen är andelen 42 procent. Så skillnaden mellan offentligt och övriga går igenom i alla resursfrågorna. Om man ser till de tre frågorna om man har tillräckligt med personal, ekonomi och tekniska resurser att driva intranätet så blir bilden något dyster. Att det fortfarande är så få som tycker att de har de resurser som de behöver tyder på att många jobbar med sina intranät i motvind. Även om det blivit lite bättre i år. Intranätansvariga bör även fundera på hur de ska kunna vända den trenden. Ett sätt är att visa på vilken effekt intranätet ger. Negativt och positivt, samt vad det skulle kunna uppnå om man fick de resurser man anser sig behöva. Men då bör man sätta sig ner och ha tydliga syften med intranätet och dess lika funktioner samt få dem förankrade med ledningen. När man får det kan man visa på om intranätet lever upp till de framtagna målen. Detta ger intranätansvariga konkreta värden att tala om vilket också bör underlätta när man ska äska resurser.


Topbox (4-5) 37 35 32 41 42


4 25 18 23 41 28

3 28 26 31 29 24

2 24 25 24 18 24


Bottombox (1-2) 36 39 36 30 34

Medelvärde: 3 3 2.9 3 3.1


Det finns tillräckliga tekniska resurser för att hantera intranätet.



40 (114)



1.15.4 Arbetar med förbättringar Andelen som aktivt jobbar med att förbättra för användarna att hitta på intranätet minskar tyvärr även i årets undersökning även om det är marginellt. I år är andelen 53 procent, 2018 var andelen 54 procent och 2017 var andelen uppe i 58 procent. Det är bra att i alla fall hälften jobbar aktivt med att förbättra men det förstås borde vara långt fler än så.

Tabell 19: Andelen som arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta fördelat på verksamhet. Andel i procent.

Med tanke på hur stora intranäten rent generellt är och att de flesta tycker man har brist på resurser samt att många användare uppfattar att det är svårt att hitta på intranäten, är det synd att inte fler arbetar kontinuerligt med att göra det enklare att hitta. Att inte arbeta kontinuerligt med förbättringar brukar leda till att saker sakta men säkert blir sämre. I årets trendundersökning uppger 53 procent att de jobbar aktivt med att förbättra för användarna. Det är rätt stor variation i de olika grupperna. Högst andel, 60 procent, som jobbar aktivt är det bland statliga verk/myndigheter. Följt av företagen med 59 procent. Sen kommer kommuner/regioner med 45 procent och organisationer/förbund med 42 procent. Det är intressant att fler jobbar aktivt än det är som anser att de har de resurser de behöver. Störts skillnad är det bland statliga verk/myndigheter där enbart 37 procent tycker de har de ekonomiska resurserna de behöver men 60 procent kämpar på för att ändå förbättra för användarna att hitta på intranätet. Så det finns en god vilja i intranätorganisationerna. Men ska de även få en lite mer dräglig tillvaro så måste statusen för intranäten öka i deras organisationer. Och för att göra det så måste man ta reda på vad användarna tycker om intranätet. Sätta mätvärden på vad de bör uppnå. Sätta övergripande mål utifrån organisationens mål samt få upp intranätet till ledningsgruppen. En utmaning men en rolig sådan.


Topbox (4-5) 53 60 45 42 59

5 Stämmer helt 23 23 20 24 26

4 30 37 25 18 33

3 26 22 35 18 21

2 14 14 14 29 11


Bottombox (1-2) 21 19 21 41 19

Medelvärde: 3.4 3.6 3.3 3.1 3.5



Vi arbetar aktivt med att förbättra för användarna att hitta på intranätet.


41 (114)



2.0 PUBLICERINGSVERKTYG (CMS)

Det finns tre dominanta publiceringsverktyg (CMS) för intranät i Sverige: Episerver, SharePoint och SiteVision. Tillsammans har de en marknadsandel på 83 procent. För de tre stora ser vi nu att den gemensamma marknadsandelen har planat ut. 2018 och 2017 var andelen 84 procent. Tidigare har den ökat stadigt sen vi började göra mätningarna 2008 då deras gemensamma andel var 52 procent. Det är heller inte någon större förändring mellan de tre så har vi fått en rätt stabil CMS marknad vad gäller marknadsandelar.

Bild 21: Utvecklingen för de tre största CMSen gällande intranät. Andel i procent.

Episerver fortsätter att vara det vanligaste publiceringsverktyget för intranät i Sverige med en marknadsandel på 32 procent. Det är ungefär samma andel som i 2018 års undersökning då andelen var 33 procent, Men det är en lägre andel än 2017 så andel var uppe i 39 procent. Näst störst på marknaden för intranät är även i år SharePoint med en marknadsandel på 27 procent. Det är samma andel som förra året. För SharePoint ser vi en dipp i andelar 2017 då andelen var nere i 23 procent. Men annars har de legat rätt stabilt runt 27 procent mellan 2015 och 2019.


42 (114)



Även tredjeplatsen är lika som i tidigare år och hålls av SiteVision med en marknadsandel på 24 procent. Det är samma marknadsandel som förra året. Här ser vi en avmattning av den tidigare stadigt stigande trenden vi sett mellan 2014 och 2018. Vad vi ser i årets undersökning är att de tre storas marknadsandelar är rätt stabila jämfört med 2018. Efter de tre stora kommer en rad andra CMS som har marknadsandelar mellan 1 och 3 procent, se diagram nedan.

Bild 22: Vilka publiceringsverktyg som används. Andel i procent.

I gruppen annat finns det en rad andra CMS men inget av dem kommer upp i en procent. Om man bryter ner resultatet på de fyra delmålgrupperna blir det en viss skillnad i resultatet, se tabell nedan.


43 (114)



Tabell 20: Andelen för olika CMS uppdelat på målgrupper. Andel i procent.

Om man bryter ner resultatet på de fyra delmålgrupperna blir det en viss skillnad i resultatet. I gruppen statliga verk/myndigheter är EpiServer klart störst med en marknadsandel på 34 procent. Sen kommer Sitevision med 23 procent och SharePoint med 20 procent. Efter de tre stora så kommer Drupal med en marknadsandel på 6 procent och Polopoly med 5 procent. I gruppen kommuner/landsting är SiteVision störst med 36 procent. Men strax efter kommer Episerver med 35 procent. SharePoint har här en andel på 21 procent. Bland organisationer/förbund är EpiServer vanligast med en marknadsandel på 41 procent. Sen kommer SharePoint med 29 procent. Sen kommer SiteVision med 24 procent. I den här gruppen har Content Studio en marknadsandel på 6 procent. Ytterligare en bild fås när vi bryter ner andelarna bland företagen. Här är SharePoint klart störst med marknadsandelar på 38 procent. EpiServer har 27 procent. Sen blir det mer jämt på en lägre nivå. SiteVision har en marknadsandel på 8 procent och Wordpress på 5 procent.

PUBLICERINGSVERKTYG Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Content Studio 0 0 0 6 0

Drupal 2 6 0 0 1

Episerver 32 34 35 41 27

Lotus Notes 1 2 0 0 2

Polopoly 1 5 0 0 0

Sharepoint 27 20 21 29 38

SiteVision 24 23 36 24 8

Spintr 1 0 1 0 1

Wordpress 2 0 2 0 5

Eget tillverkat publiceringsverktyg 3 0 1 0 7

Har inget publiceringsverktyg 0 0 1 0 0

Annat 8 11 3 0 12

Bas: Samtliga 306 65 121 17 101

Vilket publiceringsverktyg använder ni huvudsakligen för ert intranät?



44 (114)



2.1 Hur länge har man haft sin nuvarande version De som uppgav att de hade ett CMS från en leverantör fick följdfrågor om CMSet, så som ålder på CMS, support, utbildning m.m.

Bild 23: Publiceringsverktygens ålder. Andel i procent.

En viktig aspekt i hur man uppfattar sitt CMS är även hur länge man haft sitt verktyg eller versionen av det. Det vanligaste är att man har haft sin version i fem år eller mer. Hela 43 procent uppger att deras nuvarande version av CMS är 5 år eller äldre. Undersökningen visar även att det är hela 20 procent som har bytt verktyg eller uppgraderat versionen under året. Detta är en högre andel än tidigare år.

Tabell 21. Publiceringsverktygets ålder uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent Hur gamla eller för den delen hur nya versioner man har av sitt CMS varierar mellan organisationerna. Högst andel som haft sin nuvarande version av CMSet längst är det inom det offentliga. 51 procent av Statliga verk/myndigheter och 49 procent av de inom

PUBLICERINGSVERKTYG Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Mindre än 1 år 20 14 21 24 22

1-2 år 18 15 12 35 24

3-4 år 20 20 19 6 21

Mer än 5 år 43 51 49 35 33

Bas: Samtliga 301 65 117 17 100


Hur länge har ni haft nuvarande version av ert publiceringsverktyg?


45 (114)



kommuner/regioner har haft sin version av CMSet i fem år eller mer. Sen sjunker andelen ner till 35 procent för de inom organisationer/förbund och 33 procent bland företagen. Att så många organisationer sitter med gamla versioner kan hämma utvecklingen av intranätet. Det har helt klart skett mycket med tekniken under de senaste fem åren.

2.2 Hur man uppfattar sitt CMS

Bild 24: Uppfattning om publiceringsverktyget. Andel i procent.

Bild 25: Uppfattning om publiceringsverktyget. Andel i procent.

Andelen som anser att de har ett väl fungerande publiceringsverktyg är något högre än i tidigare års undersökningar. I år är andelen 63 procent som uppger att de har ett väl fungerande CMS för


46 (114)



sitt intranät. Tidigare har andelen legat mellan 58 – 60 procent. Men även i år är det nästan var femte (19 procent) uppger att de inte alls tycker att de har ett fungerande CMS.

Tabell 22: Uppfattning om publiceringsverktyget uppdelat i målgrupp. Andel i procent.

Andelen som tycker att de har ett väl fungerande CMS varierar. Högst är det inom det offentliga och lägst bland förbund/organisationer. Högst andel är det bland kommun/regioner med 68 procent och statliga verk/myndigheter med 65 procent. Sen sjunker andelen ner till 59 procent för företagen och 53 procent bland organisationer/förbund. Val av CMS avgör.

Tabell 23: Andelen som tycker att de har ett fungerande CMS uppdelat på de tre största CMSen. Andel i procent.


Topbox (4-5) 63 65 68 53 59

5 Stämmer helt 34 31 41 29 29

4 29 34 27 24 30

3 19 17 16 24 23

2 10 11 8 24 8


Bottombox (1-2) 19 19 17 24 19

Medelvärde: 3.6 3.6 3.8 3.5 3.5



Mitt företag/organisation har ett väl fungerande publiceringsverktyg.

CMS

Intranät

2019 Episerver Sharepoint SiteVision

Topbox (4-5) 63 66 43 98

5 Stämmer helt 34 30 16 74

4 29 36 27 24

3 19 22 25 0

2 10 7 17 3

1 Stämmer inte alls 9 5 16 0

Bottombox (1-2) 19 12 33 3

Medelvärde: 3.6 3.7 3 4.6

Bas: Angivit betyg 305 97 83 72



47 (114)



När vi bryter ner resultaten på de marknadsledande verktygen så visar det att två av dem har en högre andel nöjda användare/kunder än snittet. I topp ligger även i år SiteVision. Hela 98 procent av de intranätansvariga som har SiteVision uppger att de tycker att de har ett väl fungerande CMS. För EpiServer är andelen nöjda 66 procent. Även det är högre än snittet. Det näst största verktyget, SharePoint, har dock betydligt färre nöjda än snittet. Det är bara 43 procent av de intranätansvariga som har SharePoint som tycker att det är ett bra verktyg. Andelen som är uttalat negativa är även stort. Hela 33 procent uppger att de tycker verktyget fungerar dåligt. Hur gammal version påverkar! En annan viktig aspekt för hur man uppfattar sitt CMS är hur gammal version man har. Det är stor skillnad på ett verktyg nu och hur det såg ut för fem år sedan.

Tabell 24: Uppfattning om publiceringsverktyget uppdelat på hur länge man haft verktyget. Andel i procent.

De som är mest nöjda med sitt nuvarande CMS är de som inom de senaste två åren skaffat nytt eller bytt version. För de som har nya versioner är 88 procent nöjda och för de som skaffat sin version inom 1-2 år sen är andelen nöjda 76 procent. Sen sjunker andelen kraftigt. I gruppen som haft sitt verktyg i 3–4 år så har andelen nöjda sjunkit till 56 procent. 27 procent är direkt missnöjda. I gruppen som haft sin version i fem år eller mer så sjunker andelen positiva ner till 50 procent, andelen missnöjda är här 24 procent.

RESURSER

Intranät

2019 Mindre än 1 år 1-2 år 3-4 år Mer än 5 år

Topbox (4-5) 63 88 76 56 50

5 Stämmer helt 34 54 50 19 25

4 29 34 26 37 25

3 19 10 15 17 25

2 10 2 4 15 12


Bottombox (1-2) 19 2 10 27 24

Medelvärde: 3.6 4.4 4.1 3.3 3.3


.Hur länge har ni haft nuvarande version av ert

publiceringsverktyg?



48 (114)



Det är inte en överraskning att de som haft sin nuvarande version av publiceringsverktyget längst anser att det fungerar sämst. En rimlig rekommendation blir därför att inte vänta längre än 3 år med att uppgradera sitt CMS till en ny version eller om det är möjligt att ha en tjänst där CMSet löpande uppdateras.

2.3 Utbildning/introduktion En viktig fråga är hur lätt eller svårt det är att introducera nya användare (redaktörer) av publiceringsverktyget.

Bild 26: Uppfattning om introducering av publiceringsverktyget. Andel i procent.

Andelen som tycker att det är lätt att introducera nya användare av publiceringsverktyget är 60 procent vilket ungefär på samma nivå som förra året då andelen var 61 procent. Det verkar som den tidigare stigande trenden från 2016 då andelen var 54 procent nu har planet ut. Val av verktyg är avgörande över hur man uppfattar att introducera nya redaktörer till verktyget.


49 (114)



Tabell 25: Uppfattning introduktion i publiceringsverktyget uppdelat på vanligaste verktygen. Andel i procent.

Här är det rätt stor skillnad mellan de olika CMS-verktygen. 95 procent av de som har SiteVision tycker att det är lätt att introducera nya användare/redaktörer till CMSet. För EpiServer är andelen 59 procent. De som har SharePoint tycker däremot att det är betydligt svårare, endast 37 procent uppger att det är lätt. Här är det även en stor andel, 41 procent, intranätansvariga som tycker att det är svårt att introducera nya användare. Hur lätt eller svårt intranätansvariga uppfattar det att introducera nya användare till CMSet ligger i linje med hur man uppfattar verktyget i stort.

CMS

Intranät


Topbox (4-5) 60 59 37 95

5 Mycket lätt 24 14 15 54

4 36 45 22 41

3 22 31 22 6

2 12 6 25 0

1 Mycket svårt 6 3 16 0

Bottombox (1-2) 18 9 41 0

Medelvärde: 3.5 3.6 2.9 4.4


.

Hur lätt eller svårt upplever du att det är att introducera nya användare, dvs.

redaktörer, av publiceringsverktyget?


50 (114)



2.4 Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget?

Bild 27: Utbildning av publiceringsverktyget. Andel i procent.

73 procent av utbildningen sker främst med eget utbildningsmaterial. Enbart 6 procent uppger att de använder leverantörens utbildningsmaterial. Så de flesta förlitar sig på eget utbildningsmaterial. Detta är en trend vi även sett i tidigare års trendundersökningar. Det är intressant att det inte är fler som använder sig av leverantörens utbildningsmaterial. Varför är det så? Beror det på att leverantörerna inte har tillräckligt bra utbildningsmaterial? Är utbildning en fråga som inte har prioriterats bland leverantörerna? I årets undersökning ser vi att det är fler än tidigare som gör regelbunden utbildning. 32 procent uppger att de gör det. Förra året var andelen 25 procent. Sporadisk utbildning har minskat till 47 procent från 55 procent 2018. Men samtidigt ökar andelen som inte har någon utbildning till 14 procent från 12 procent i förra årets trendundersökning. 43 procent av de tillfrågade uppger att de utför utbildningarna sporadiskt med eget material vilket är en kraftig nedgång från 2018 då andelen var 51 procent. Vilket det även varit mellan 2015 och 2018. 30 procent genomför regelbundet utbildningar med eget material. Vilket är en kraftig ökad andelen från tidigare år. 2018 var andelen 23 procent. En viktig aspekt i val av utbildning är hur intranätets organisation är organiserade. Har valt en centraliserad eller decentraliserad organisation?


51 (114)



Tabell 26: Utbildning kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av administration. Andel i procent.

Det är något vanligare att ha regelbundna utbildningar när det är en decentraliserad organisation. 35 procent som har många redaktörer uppger att de gör utbildningar regelbundet. Men det är även en stor andel, 47 procent, som gör sporadiska utbildningar. 9 procent har ingen utbildning, För de med centraliserad organisation är bilden lite annan. Här är det 29 procent som har regelbundna utbildningar: Andelen som har sporadisk är 46 procent vilket är samma för de med decentraliserad organisation. Andelen som inte har någon utbildning är däremot klart högre, 23 procent, jämfört med 9 procent för de som är decentraliserade. Behovet av att ha utbildningar i CMSet kan förstås också variera. Det är troligen ett större behov av mer regelbundna utbildningar när det är många redaktörer än om det bara är ett fåtal.

CMS Intranät 2019

Centraliserat, dvs. få

kan uppdatera

innehållet.

Decentraliserat, dvs.

många kan uppdatera

innehållet.

Regelbundet med eget utbildningsmaterial 30 27 32

Regelbundet med leverantörens utbildningsmaterial 2 2 3

Sporadiskt med eget utbildningsmaterial 43 44 42

Sporadiskt med leverantörens utbildningsmaterial 4 2 5

Vi har ingen utbildning 14 23 9

Annat 7 2 9

Bas: Samtliga 301 107 191

. Hur administreras ert intranät?

Hur sker utbildningar av publiceringsverktyget?


52 (114)



2.5 Support

Bild 28: Support för publiceringsverktyget. Andel i procent.

När det gäller support för publiceringsverktyget/CMSet är det vanligast att man har det både från leverantör men även internsupport med en andel på 39 procent. Näst vanligast är att man enbart har internsupport vilket 26 procent uppger att de har. Att anlita en extern konsult kommer trea med 154 procent. Att ha support enbart från leverantören uppger 12 procent att de har. Sex procent uppger att de inte har någon support alls.

Tabell 27: Support kring publiceringsverktyget uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent.

Om man ser på de olika sätten uppdelat på delgrupperna så är det vanligt i alla grupperna att man har någon form av support. Formen kan däremot skilja sig.

SUPPORT FÖR PUBLICERINGSVERKTYGET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Enbart från leverantören 12 8 14 12 13

Enbart intern support 26 33 20 18 29

Både från leverantören och intern support 39 36 45 35 34

Extern konsult 15 16 14 24 13

Vi har ingen support 6 3 4 12 9

Annat 3 5 3 0 2

Bas: Samtliga 301 64 118 17 100

Vilken support har ni för publiceringsverktyget?



53 (114)



Störst andel som ha en blandad support både från leverantörer och internt är det för kommuner/regioner där 45 procent uppgav det alternativet. Sen blir det mer jämt. Bland företagen är andelen 34 procent, för organisationer/förbund är andelen 35 procent och för statliga verk/myndigheter är andelen 36 procent. Att enbart ha intern support är vanligast bland statliga verk/myndigheter med en andel på 33 procent. Bland företagen är andelen 29 procent. Sen blir det ett hopp ner till kommuner/regioner med 20 procent. Lägst andel som har enbart intern support är det för organisationer/förbund där andelen är 18 procent 2.5.1 Hur nöjd är man med leverantörens support? För de som svarade att de har support från sin leverantör ställdes en följdfråga om man var nöjd med leverantörens support. Totalt sett så hade 51 procent av de tillfrågade support från leverantören även om det enbart var 12 procent som enbart hade support från sin leverantör.

Bild 29: Externsupport för publiceringsverktyget. Andel i procent. Bas de som angett att de har support från leverantören se bild 20

De flesta, 71 procent, som använder sig av sin leverantör för support är nöjda med supporten de får för sitt CMS. Det är en ökning jämfört med 2018 då andelen var 65 procent.


54 (114)



Bild 30: Andelen som är nöjda med sin leverantörssupport sett över tiden. Andel i procent.

Vi har tidigare sett en stigande trend från 2010 där allt fler är nöjda med supportern för CMSet från sina leverantörer. 2010 var andelen låga 44 procent och sen har den stigit till 74 procent 2016. Men den gick över till en fallande trend 2017 då andelen gick tillbaka till 69 procent och sen 2018 fortsatte ner till 65 procent. Men nu stiger andel igen och är uppe i 71 procent. Hur nöjd man är med sin leverantörs support beror även på val av CMS.

Tabell 28: Hur nöjd man är med support uppdelat per CMS. Andel i procent.

SUPPORT FRÅN

LEVERANTÖREN

Intranät


Topbox (4-5) 71 52 64 94

5 Mycket nöjd 35 19 22 59

4 36 33 42 35

3 23 42 19 6

2 5 5 14 0

1 Mycket missnöjd 1 2 3 0

Bottombox (1-2) 6 7 17 0

Medelvärde: 3.9 3.6 3.6 4.5


.

Hur nöjda är ni med leverantörens support?


55 (114)



När vi bryter ner resultatet på de tre största CMSen för intranät så är det stor skillnad på hur nöjda intranätansvariga är med sin leverantörs support. Nöjdast är även i år SiteVision-användarna med hela 94 procent. Efter SiteVision kommer SharePoint där 64 procent är nöjda med supporten, vilket är under snittet på 71 procent. Sen sjunker andelen nöjda ytterligare. För EpiServer är det 52 procent som är nöjda med supporten från sin leverantör.

3. HUR UPPFATTAS INTRANÄTEN?

Hur uppfattar de ansvariga sina egna intranät? Tycker man att de är användarvänliga, informativa samt ger medarbetarna en nytta i sitt arbete? 3.1 Användarvänlighet Andelen av de ansvariga som tycker att deras intranät är stabila fortsätter att vara högt. Men däremot är det fortfarande en stor andel som varken tycker att strukturen är bra eller att det finns tillräckligt med hjälpmedel för att hitta på intranätet. Det är även en stor andel som inte tycker att deras sökfunktion är bra. Värdena stämmer även bra överens med vad vi ser i de WSI-undersökningar vi genomfört med användare av intranät.

Bild 31: Uppfattning av användarvänligheten. Andel i procent.

I årets undersökning så uppger 50 procent av intranätansvariga att deras intranät är välstrukturerade vilket är högre än 2018 då andelen var 46 procent. Det är även högre än 2017 då andelen var 47 procent och i 2016 års undersökning då andelen var nere 41 procent. Men det är lägre än toppnoteringen 2015 då andelen var 53 procent. Men nästan var fjärde intranätansvarig tycker inte att deras intranät är välstrukturerat.


56 (114)



I Web Service Awards undersökningar av hur användare uppfattar intranät, är det fortfarande så att man generellt tycker att det är svårt att hitta på intranäten. Det som har enskilt störst vikt för användarna av intranäten är just navigationen. Denna trend följer även vad besökarna av de publika webbplatserna tycker är viktigast. En förklaring till varför att det är så rörigt på intranäten generellt är, som vi såg tidigare i rapporten, att intranäten år efter år har blivit eftersatta. Man har ett otydligt eller obefintligt syfte med intranätet och dess undersidor. Det finns otillräckligt med resurser för att jobba med intranäten på det sätt man skulle önska. Risken blir att intranätet blir som en slasktratt, det fylls på med allt mer innehåll men strukturen hänger inte med. Det är viktigt att tänka på att användarna av intranäten har ett syfte/mål med besöket. De är t.ex. ute efter specifik information och den informationen ska vara lätt att hitta och enkel att förstå.

Tabell 29: Uppfattning av struktur av intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Totalt är det bara hälften av intranätansvariga som tycker att deras intranät är välstrukturerat. Det är rätt jämt i de olika grupperna förutom blad kommuner/regioner. Högst andel, 54 procent, som tycker att deras intranät är välstrukturerat är det i gruppen företag. Sen kommer organisationer/förbund med 53 procent och statliga verk/myndigheter är andelen 52 procent. Lägst andel, 46 procent, som tycker deras intranät är välstrukturerat är det inom kommun/landsting. Andelen negativa är stor i alla grupperna, 18 till 25 procent. Mest missnöjda med sin struktur är det inom kommuner/landsting där 25 procent av intranätansvariga som tycker att deras intranät dåligt strukturerat. I årets undersökning tycker 44 procent av de tillfrågade att det finns tillräckligt med hjälpmedel för att underlätta för användaren att hitta på intranätet. Det är inte så bra att inte ens hälften tycker att de finns men detta är ändå den högsta andelen vi uppmätt i trendundersökningarna sen starten 2008.

ANVÄNDARVÄNLIGHET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 50 52 46 53 54

5 Stämmer helt 14 17 11 12 16

4 36 35 35 41 38

3 28 26 30 29 26

2 16 18 16 12 14


Bottombox (1-2) 23 23 25 18 21

Medelvärde: 3.3 3.4 3.2 3.4 3.4



Vårt intranät är välstrukturerat.


57 (114)



Tips! Ta reda på vad era besökare tycker om ert intranät. Genom en WSI-undersökning så får du reda på ert nuvärde, hur ni ligger till jämfört mot andra och er bransch, vad de olika målgrupperna vill och tycker samt vad ni ska prioritera för att bli bättre. Ni får ett mätetal på ert intranät. Läs mer om WSI undersökningarna här på vår webbplats. 3.1.2 Sökfunktionen

Bild 32: Uppfattning av sökfunktionen. Andel i procent.

I årets undersökning tycker 45 procent av intranätansvariga att de har en bra sökfunktion på sitt intranät. Det är samma andel som vi uppmätte förra året. Vilket då var den högsta andelen vi har uppmätt. Men det är fortfarande långt kvar till att i alla fall häften av intranäten har en bra sökfunktion. I Web Service Awards utförda användarundersökningar av Sveriges intranät så ger undersökningarna en tydlig bild av att sökfunktionen är central för intranäten. Rent generellt är det mycket information på ett intranät samt tyvärr att strukturen uppfattas som krånglig. Sökfunktionen blir då en livlina. Det är därför anmärkningsvärt att det då år efter år får fortsätta att vara undermåligt.

https://www.webserviceaward.com/vara-tjanster/intranat/intranatundersokning/benchmarkundersokningar/


58 (114)



Tabell 30: Uppfattning av sökfunktionen uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Hur man ser på sökfunktionen skiljer sig lite mellan de olika grupperna. Högst andel, 50 procent, som tycker att deras sökfunktion på intranätet är bra finns bland kommuner/regioner. Sen kommer företagen med 46 procent följt av statliga verk/myndigheter med 38 procent. Lägst andel, 30 procent, är det inom förbund/organisationer. I alla grupperna är det även en stor andel som är uttalat negativa till sitt intranäts sökfunktion. Tyvärr visar trendrapporten på att sökfunktionerna på intranäten även i år inte får godkänt.

ANVÄNDARVÄNLIGHET OCH INFORMATION Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 45 38 50 30 46

5 Stämmer helt 16 15 16 18 17

4 29 23 34 12 29

3 21 18 17 29 25

2 25 29 24 41 20


Bottombox (1-2) 35 43 33 41 29

Medelvärde: 3.1 2.9 3.2 3 3.2



Intranätet har en bra sökfunktion, det är lätt att hitta med hjälp av sökverktyget. (Finns ingen sökfunktion så hoppa över påståendet.)


59 (114)



3.1.2.1 Vilka sökverktyg har man?

Bild 33: Typ av sökfunktion. Andel i procent.


60 (114)



Bild 34: Typ av sökfunktion sett över tiden. Andel i procent.

Det vanligaste är fortfarande att man använder den sökfunktion som ingår i publiceringsverktyget, vilket hela 55 procent gör. Vilket är ungefär samma höga andel som förra året då 56 procent uppgav att de hade sökfunktionen som ingick. Näst vanligast är EpiServers egna verktyg EpiFind. Här ser vi en stigande trend. Förra året var andelen 12 procent, 2017 var den 13 procent och 2016 var andelen 6 procent. Med tanke på att EpiServer har 32 procent av marknaden så är det ändå en rätt låg andel. Potentialen borde vara att kunna komma upp i sin marknadsandel. SiteSeeker är det näst största verktyget och ägs också av EpiServer. Deras andelar är nu nere i 7 procent. Här har vi sett en nedåtgående trend sen 2013 då deras andel var uppe i 17 procent. Att SiteSeeker minskar är inte så konstigt med tanke på att deras ägare EpiServer håller på att fasa ut det verktyget. Det intressanta är att det fortfarande är så många som har kvar verktyget trots detta. Visar på den popularitet som SiteSeeker haft. Sen blir det ett hopp ner till Elasticsearch och Microsoft FAST som båda ökar sina marknadsandelar till 4 procent från 2 procent 2018.


61 (114)



Apache Solr har tidigare legat rätt still över tiden. Andelen pendlar mellan 3 och 4 procent förutom förra året då andelen var upp i 5 procent. I år är andelen igen nere i 3 procent. I årets undersökning är det ingen som använder sig något av verktygen från Google. 2013 var andelen 6 procent sen har de stadigt minskat till att ni vara nere i noll. Andelen som har en annan sökfunktion är 7 procent. Även i årets undersökning är det 1 procent som anger att de inte har någon sökfunktion på sitt intranät vilket i sig är anmärkningsvärt med tanke på den informationsmängd som det brukar vara på ett intranät. 3.1.3 Ansvar

Bild 35: Ansvarig för sökfunktion. Andel i procent.

Det är fortfarande en låg andel som uppger att det finns någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion. Andelen som uppger att de har någon inom organisationen som är uttalat ansvarig är låga 38 procent. Tyvärr ser vi även att andelen nu igen sjunker och att den tidigare svagt stigande trenden med att fler har ansvariga för intranätets sökfunktion har brutits. 2016 var andelen enbart 36 procent, 2017 ökade den till 40 procent och 2018 till 42 procent och nu i år är den återigen nere i 38 procent. Detta är riktigt synd. Att inte ha någon som ansvarar för funktioner är inte nyckeln till framgång. Hur tror man att en sökfunktion ska ge ett bra resultat om det inte är någon som har ansvaret?


62 (114)



Tabell 31: Andelen som har någon ansvarig för sökfunktionen, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Den målgrupp där det är störst andel som har en uttalat ansvarig för sökfunktionen är Statliga verk/myndigheter med 48 procent följt av kommuner/landsting med 45 procent. Sen sjunker andelen ytterligare ner till 35 procent för organisationer/förbund. Absolut lägst andel, 24 procent, är det inom företagen där det är riktigt ovanligt att ha en ansvarig för intranätets sökfunktion. Under flera års tid ser vi ett mycket tydligt samband i analysen av våra användarundersökningar av intranät (WSI-undersökningar) mellan ansvar och resultat. Om det inte finns någon som är ansvarig för sökfunktionen kommer den inte att fungera speciellt bra. För att få en väl fungerande sökfunktion behöver man regelbundet arbeta med den och analysera felsökningar. Det är även mycket viktigt att man som ansvarig för sökfunktionen lätt kan få ut rapporter på hur användarna använder den. Detta borde vara ett minimikrav när man upphandlar en sökfunktion. 3.1.4 Analys av sökfunktionen

Den stora anledningen till att så få sökfunktioner på intranäten håller måttet enligt intranätansvariga och användarna av den, är att man inte arbetar med sökfunktionen eller inte kan arbeta med den effektivt. Få funktioner är självgående och en sökfunktion är det definitivt inte. Våra studier visar entydigt på att de som lyckats med att få sökfunktionen att fylla sitt syfte, är de som också arbetar aktivt med dem.

Bild 37: Analys av sökfunktion. Andel i procent.

SÖKFUNKTION Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 38 48 45 35 24

Nej 58 49 52 65 69

Vet ej 4 3 3 0 7

Bas: Samtliga 306 67 121 17 99


Har ni inom organisationen någon som är uttalat ansvarig för intranätets sökfunktion?


63 (114)



Som vi visat tidigare, se kap 1.15, är det 53 procent av intranätansvariga som uppger att de arbetar aktivt för att underlätta för användaren att hitta på intranätet, men det är bra 38 procent uppger att det har någon inom sin organisation som är uttalat ansvarig för sökfunktionen. Trots att 38 procent har en ansvarig så hjälper det inte om det inte finns tid att jobba med sökfunktionen. Det innebär att många sökfunktioner behandlas mycket sporadiskt om ens alls. Det är förmodligen anledningen till att så få, både bland ansvariga och bland användare, som är nöjda med söket. Det är enbart 21 procent som aktivt arbetar med att analysera felsökningar och bara 24 procent som analyserar vanliga sökord i sökfunktionen. Men det är trots den låga andelen den högsta andelen som vi har uppmätt i de årliga trendundersökningarna. Så förhoppningsvis blir det nu fler som arbetar med sin sökfunktion. Sökfunktionen ska vara ett hjälpmedel för besökaren att hitta, men är också ett verktyg för de intranätsansvariga att få reda på vad användarna letar efter. Men om man inte jobbar med det kommer det inte ge den önskade effekten. I undersökningen framgår att företagen/organisationerna anser att de har stora problem med sökfunktionen på sina intranät då bara 45 procent uppger att sökfunktionen fungerar väl.

Tabell 32: Andelen som analyserar felsökningar i sökfunktionen, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Om man bryter ner resultatet på om man jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion på organisationstyp så ser vi att högst andel är det bland statliga verk/myndigheters intranät med låga 37 procent. Sen blir det ett hopp ner till företagen där 20 procent uppger att de jobba aktivt. Sen ytterligare ett steg nedåt. Bland kommuner/regioner är det 13 procent och bland organisationer/förbund är det bara 12 procent som uppger att de jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion. WSA har genom våra undersökningar sett, att nyckeln till framgång är att lägga större resurser på att analysera och agera på data från sökfunktionen. Genom att göra det får man även andra

SÖKFUNKTION Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag


Topbox (4-5) 21 37 13 12 20


4 9 17 5 6 7

3 18 14 28 0 11

2 23 20 25 18 22


Bottombox (1-2) 62 49 60 89 68

Medelvärde: 2.3 2.7 2.2 1.5 2.1

Vi jobbar aktivt med att analysera användarnas felsökningar i intranätets sökfunktion.



64 (114)



bonuseffekter som att t.ex. se vad som ofta söks under en viss period på året och därigenom kan detta lyftas fram tydligare i strukturen, exempelvis med en puff på startsidan eller genom att säsongsanpassa startsidan. Det gäller förstås också att sökfunktionen ger en möjlighet till analys. Tre minimikrav på en bra sökfunktion bör vara

1) Att man kan få rapporter på vilka ord som inte ger någon träff. Det är viktigt att se om det rör sig om felstavningar, synonymer m.m. så att dessa kan läggas in i sökfunktionen. Det är även viktigt att sprida information om använda synonymer till redaktörerna, så att de kan använda sig av dessa för att tagga upp artiklar så att de blir bättre sökbara.

2) Att man kan se vilka sökord som ger en träff men där användaren inte går vidare. Detta för att mäta relevansen samt att återigen hitta kopplingar mellan det användarna söker och materialet på intranätet.

3) Att man ser vilka de vanliga sökorden är så ansvariga kan använda sig av den informationen i analysen av intranätet.

Slutsatsen som WSA drar är att: för att få en bra och fungerande sökfunktion, måste intranätet ha en uttalat ansvarig för sökfunktionen, som också får tid att arbeta med detta regelbundet samt att man i sökfunktionen ska ha möjlighet att ta fram rapporter för analys. Rapporterna ska sen även användas så att redaktörerna kan använda kunskapen när de lägger in texter. Tips! Våga ta tag i sökfunktionen. En bra start är att starta genom att inventera rapporter från ert sökverktyg. Ta reda på vilka är de vanligaste sökorden som inte ger relevanta träffar. Vad ger träff men där besökarna inte går vidare? Vart leder de vanligaste sökorden? Analysera listan och prioritera det viktigaste. Vi på Web Service Award kan hjälpa er. Vi brukar starta med en halvdags genomgång och ta fram konkreta åtgärder. Mycket kan göras redaktionellt (men inte allt). Målet är att ha ett effektivt och mätbart arbetssätt runt sökfunktionen. Vill ni ha hjälp med att förbättra er sökfunktion? Kontakta oss [email protected] så berättar vi mer.

mailto:[email protected]


65 (114)



3.2 Information I undersökningen fick intranätansvariga ange hur bra de tycker informationen på sitt intranät är.

Bild 38: Information på intranätet. Andel i procent.

Förvånansvärt många intranätansvariga uppger fortfarande att de har problem med informationen på sina intranät. Enbart 55 procent uppger att de tycker att informationen på intranätet är tydlig eller enkel för användarna. Detta är dock en högre andel än förra året då andelen var nere i 51 procent. Det är tydligt att organisationerna inte prioriterar kvalitén på intranätets innehåll. Många organisationer verkar lida av föreställningen att alla medarbetare ändå förstår vad som skrivs, men det visar sig tydligt i Web Service Awards mätningar att medarbetarna rent generellt har svårt att ta till sig informationen på många intranät. Trots att vi tidigare sett, se kap 1.8, att många intranät framförallt är informationsbärande och att nyheter har en stor vikt, så tycker bara 61 procent av intranätansvariga att informationen på deras intranät är aktuell och uppdaterad. Detta är också en högre andel än 2018 då andelen var nere i 56 procent. Vi är nu tillbaks till 2015 års andelar. Men det är ändå anmärkningsvärt att andelen inte är högre Att informationen är aktuell och uppdaterad borde ju vara ett prioriterat område med tanke på det syfte som de själva uppger att intranätet har, samt vad användarna använder på intranätet. När det gäller om det finns bra information om organisationen så är det en högre andel som tycker att de har det på sitt intranät, 64 procent. Det är även den högsta andelen som vi uppmätt sen starten 2008. Här ser vi även en possitiv trend. 2016 var andelen 53 procent, sen steg den till 59 procent 2017, sen till 61 procent 2018 och nu ytterligare till 64 procent.


66 (114)



Totalt visar det på att man har en rätt njugg inställning till informationen på sitt intranät. Men man kan också vända på det och säga att i alla fall hälften av intranätansvariga tycker att informationen på sitt intranät är bra.

Tabell 33: Uppfattning av förståelsen av informationen på intranätet uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Andelen som anser att informationen på deras intranät är lätt att förstå är i årets undersökning störst bland organisationer/förbund med 65 procent sen kommer företagen med 63 procent. Sen blir det ett hopp ner till kommuner/landsting med en andel på 52 procent. Lägst andel är det bland statliga verk/myndigheter där enbart 48 procent av intranätansvariga tycker att informationen på deras intranät är tydlig och enkel för medarbetarna att förstå. De organisationer som har intranät som är otydliga och svåra för medarbetarna att förstå innehållet borde reflektera över kostnaden över att medarbetarna inte kan ta till sig innehållet. Tips! Ta reda på vad era besökare tycker om ert intranät. Genom en WSI-undersökning så får du reda på ert nuvärde, hur ni ligger till jämfört mot andra och er bransch, vad de olika målgrupperna vill och tycker samt vad ni ska prioritera för att bli bättre. Ni får ett mätetal på ert intranät. Läs mer om WSI undersökningarna här på vår webbplats.

ANVÄNDARVÄNLIGHET OCH INFORMATION Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag


Topbox (4-5) 55 48 52 65 63

5 Stämmer helt 15 15 10 24 20

4 40 33 42 41 43

3 30 39 31 29 24

2 11 11 13 6 11


Bottombox (1-2) 14 13 17 6 13

Medelvärde: 3.5 3.5 3.4 3.8 3.6

På vårt intranät är informationen tydlig och enkel, den är lätt för användarna att förstå.


https://www.webserviceaward.com/vara-tjanster/intranat/intranatundersokning/benchmarkundersokningar/


67 (114)



3.3 Användarnyttan Är intranäten anpassade efter medarbetarnas behov? Underlättar intranätet samarbeten och kontakt, och anser de ansvariga att intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete? Att intranätet gör detta borde vara en grundförutsättning. Tyvärr tycker år efter år allt för många intranätansvariga att så inte är fallet.

Bild 39: Uppfattning av användarnyttan. Andel i procent.

Andelen intranätansvariga som anser att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov ökar i år till 45 procent från 41 procent 2018, 39 procent 2017 och 34 procent 2016. Det är även den högsta andelen vi uppmätt sen 2008. Men trots detta så är 45 procent inte en acceptabel nivå. Ett minimikrav borde vara att i alla fall häften av intranätet är anpassade till medarbetarnas behov. En vän av ordning kan ju tycka att det är anmärkningsvärt att en kanal som oftast används flera gånger per dag inte är anpassat efter användarens behov. Om intranätet inte är anpassat efter medarbetarna/användarna, vem är det då anpassat för och varför? Även på frågan om intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete, så ökar andelen till 58 procent från 56 procent 2018, 49 procent 2017 och 45 procent 2016. Även här är det den högsta noteringen vi haft, vilket är glädjande att trenden går åt rätt håll. Med tanke på den trend vi sett under flera år, att det rent generellt blir allt mer information och funktioner som enbart finns att komma åt via intranäten, är det anmärkningsvärt att inte fler intranät underlättar för medarbetarna i deras dagliga arbete. Även om det förstås är glädjande att det går åt rätt håll i år. Det är även anmärkningsvärt att så få intranät är anpassade efter medarbetarnas behov. Vi på Web Service Award ser det tydligt i våra utförda medarbetar/användarundersökningar (WSI-undersökningar) av intranät där kommentarer av


68 (114)



typen ”det finns på intranätet är som att säga att det finns i sjön”, är vanligt bland medarbetarna och återkommer år efter år. Vi har även sett att det går åt mycket arbetstid i onödan att leta reda på information på intranätet. Detta skapar också mycket frustration. Men vi ser även motsatsen, intranät som fungerar och bidrar till att underlätta arbetet för medarbetarna. Det verkar som att det i många ledningsgrupper finns en attityd om att investera i intranätet enbart ses som en kostnad och därför underprioriteras. För att lyfta upp och prioritera intranätet vore det klokt att räkna på den tid som medarbetarna dagligen lägger ner på att hitta information/funktioner på intranätet och multiplicera det med en medellön. Via en sådan ekvation skulle man kunna räkna ut hur mycket pengar man skulle tjäna på att effektivisera intranätet. (Tid (att hitta information) + Tid (svara på frågor)) * Medellön = Effektivitets potential Som räkneexempel så kan vi anta att medarbetarna lägger ner 10 minuter mer än vad de borde göra per dag på att leta information eller svar på kollegornas frågor. Detta leder till att man på ett arbetsår lägger ner 37 timmar på att söka information i onödan per anställd. På frågan om medarbetarna kan hitta/kontakta/samarbeta med andra via intranätet så uppger 62 procent att det går. Även här ser vi en ökad andel. 2018 var andelen 59 procent, 2017 var andelen 56 procent och 2016 var andelen 52 procent. I våra undersökningar av intranät ser vi tydligt att kontaktmöjligheterna är ett generellt problem och en vanlig anledning till att man använder intranätet. Det är vanligt att det finns flera sökfunktioner där man kan hitta kontaktuppgifter och att kontaktuppgifterna kan finnas i olika databaser. Tyvärr är inte alltid dessa synkade. Det är också vanligt att man inte riktigt vet vem man söker utan man söker någon som har en viss egenskap, roll ellerär med i ett speciellt projekt.


69 (114)



3.3.1 Behovsanpassning Det är fortfarande en stor andel som inte har anpassat sitt intranät efter medarbetarnas behov, även om det ser bättre ut nu än tidigare. Om det inte är anpassat efter medarbetarna vem är det då anpassat för? Troligen ingen. Detta ligger även i linje med att många intranät inte har uttalande syften och mätbara mål. Att det är så väcker frågan om hur eftersatta intranäten är, hur mycket arbetstid det tar i anspråk att inte hitta det man letar efter samt hur stor frustration detta skapar bland medarbetarna?

Tabell 34: Uppfattning om intranätet är behovsanpassat, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Högst andel som anser att deras intranät är anpassat efter medarbetarnas behov i årets undersökning finns bland företagen med 49 procent. Men inte ens i den bästa gruppen är andelen 50 procent. Sen är det mer jämt. Bland kommuner/regioner är andel 43 procent, För organisationer/förbund är den 41 procent. Lägst andel, 40 procent, är det bland statliga verk/myndigheter. Att det är så låg andel ligger även i linje med det vi såg i kap 1.10 om att intranäten saknar syfte och att medarbetarna inte använder intranätet som man vill. En tanke kan ju vara att ta fram tydliga syften och förankra dessa med medarbetarna och sedan utforma intranätet med användarna i fokus.

ANVÄNDARNYTTA Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 45 40 43 41 49

5 Stämmer helt 13 11 12 12 15

4 32 29 31 29 34

3 33 38 31 29 34

2 15 18 17 24 10


Bottombox (1-2) 22 21 26 30 17

Medelvärde: 3.2 3.2 3.2 3.1 3.4



Intranätet är anpassat efter medarbetarnas behov.


70 (114)



Tabell 35: Uppfattning om intranätet underlättar arbetet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

58 procent av intranätansvariga tycker att deras intranät underlättar för medarbetarnas dagliga arbete, vilket är högre än i tidigare års undersökningar. Äntligen ligger vi stabilt över 50 procent. Men det borde förstås vara en ännu högre andel. Högst andel som anser att deras intranät underlättar medarbetarnas dagliga arbete finns bland organisationer/förbund med 65 procent. Sen är det mer jämt. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 58 procent och bland företagen är den 57 procent. Lägst andel, 55 procent, är det bland kommuner/regioner. Det är ändå glädjande att det är över 50 procent i alla delgrupperna.

ANVÄNDARNYTTA Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 58 58 55 65 57

5 Stämmer helt 16 20 12 6 18

4 42 38 43 59 39

3 31 31 30 29 33

2 11 11 14 6 8


Bottombox (1-2) 12 11 15 6 10

Medelvärde: 3.5 3.6 3.5 3.6 3.6



Intranätet underlättar medarbetarnas dagliga arbete.


71 (114)



3.4 Kontakt

Bild 40: Uppfattning av användarnyttan vad gäller kontakt/samarbeta. Andel i procent.

Att kunna hitta medarbetare är vanligen en viktig och välanvänd funktion på intranät. Det är även en av grunderna i de mer sociala intranäten är möjligheten att hitta/kontakta/samarbeta med andra inom organisationen. Andelen intranätansvariga som uppger att man kan det på deras intranät är nu uppe i 62 procent. Här ser vi en stigande trend sen 2016 då andelen var nere i 52 procent.

Tabell 36: På vårt intranät kan man hitta/kontakta/samarbeta med andra, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Om det går att hitta/kontakta/samarbeta med andra via intranätet är vanligast bland statliga verk/myndigheter där 66 procent uppger att det går. Sen kommer företagen med 62 procent och kommuner/regioner med 61 procent. Lägst andel är det för organisationer/förbund där enbart 53 procent uppger att det går. Undersökningen visar att det generellt sett är långt kvar tills intranäten blir den samarbetsyta den skulle kunna bli, samtidigt visar undersökningen att utvecklingen i vissa organisationer kraftigt går åt det hållet.

KONTAKT Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 62 66 61 53 62

5 Stämmer helt 29 31 28 24 30

4 33 35 33 29 32

3 19 17 17 24 23

2 11 12 11 24 10


Bottombox (1-2) 18 17 23 24 15

Medelvärde: 3.6 3.7 3.5 3.5 3.7


På vårt intranät kan man hitta/kontakta/samarbeta med andra medarbetare.



72 (114)



Även om det kan vara svårt att hitta/kontakta/samarbeta med andra medarbetare via intranätet så är att hitta interna kontaktuppgifter en av de centrala delarna i många intranät. Möjligheten att hitta kontaktuppgifter är betydligt vanligare än att man även kan samarbeta, d.v.s. mer statisk kontakt. 74 procent av det tillfrågade intranätansvariga uppger att man via deras intranät ger medarbetarna möjlighet att komma i kontakt med andra via t.ex. en intern telefonkatalog.

Bild 41: Det är lätt att söka medarbetare via intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

I trendundersökning ställs även frågan om intranätansvariga uppfattade det som att det var lätt att söka medarbetare via intranätet, d.v.s. att det finns en bra sökfunktion för medarbetarna.

Bild 42: Det är lätt att söka medarbetare via intranätet. Andel i procent.

Andelen som tycker att det finns en bra sökfunktion för att söka medarbetare ökar i år till 64 procent från 61 procent i 2018 års undersökning. Fram till 2017 såg vi en stigande trend med att fler intranätansvariga ansåg att fanns en bra sökfunktionför att hitta medarbetare. Sen sjönk andelen 2018 för att nu igen stiga. Förhoppningsvis ser vi nu att andelen börjar öka igen. Men det är även många, 21 procent, som inte alls tycker att det går bra att söka medarbetare via funktionen.


73 (114)



Tabell 37: Andelen som tycker att det är lätta att söka medarbetare, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Klart högst andel, 68 procent, som tycker det är lätt att söka medarbetare via intranätet är det bland företagen. Sen kommer kommuner/regioner där andelen är 65 procent följt av statliga verk/myndigheter med 63 procent. Klart lägst andel, 35 procent, är det bland organisationer/förbund. Undersökningen visar att det har blivit enklare att söka medarbetare på intranäten men att det är fortsatt problem för var femte intranät.

KONTAKT Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 64 63 65 35 68

5 Stämmer helt 41 46 38 35 42

4 23 17 27 0 26

3 15 17 13 24 16

2 11 13 8 35 8


Bottombox (1-2) 21 19 21 41 16

Medelvärde: 3.7 3.8 3.6 3.2 3.8


Det är lätt att söka medarbetare via intranätet/det finns en bra sökfunktion för medarbetare.



74 (114)



4. KVALITETSSÄKRING

Kvalitetssäkring av innehållet på svenska intranät är fortfarande inte en prioriterad fråga. Det finns därför stora kvalitetsrisker på de svenska intranäten. Fortfarande råder det stora brister i synen på rutiner och kvalitetstänk. Väldigt många organisationer lider även av en tidsbrist inför publicering av texter.

Bild 43: Uppfattning runt kvalitetssäkring. Andel i procent.

Den negativa bilden vi sett i alla de föregående årens trendundersökningar vad det gäller kvalitetssäkringen av intranätens innehåll håller även i sig i årets undersökning. Det är få organisationer som arbetar med kvalitetssäkring av innehållet på sina intranät. En mycket stor andel av företagen/organisationerna saknar rutiner för kvalitetssäkring av informationen på sina intranät. I årets undersökning är det endast 37 procent som uppger att de har rutiner för att se om informationen på intranätet är korrekt. Det är konstigt att inte fler har rutiner och jobbar med kvalitetsarbete kring intranätet med tanke på vilka konsekvenser det kan få om någon felaktig information publiceras eller för den delen att informationen är inaktuell. Vi ser samma tendens i de årliga trendundersökningarna för de publika webbplatserna. Majoriteten av de webbplatsansvariga anser att de inte har de resurser som krävs för att hantera webbplatsens innehåll. Det märks även tydligt när det gäller tid och rutiner för att bearbeta och språkgranska texter innan de ska publiceras på webbplatsen, då mer än var tredje webbplatsansvarig tycker att de inte har det. Man är också dålig på att arbeta aktivt med att rensa bland gamla texter, något som är viktigt med tanke på att även webbplatserna blir allt större. Men detta är fortfarande bara en västanfläkt jämfört mot hur det ser ut på intranäten.


75 (114)



Tabell 38: Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet på intranätet, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Nedbrytningen i delmålgrupperna visar tydligt att problemet med rutiner för att säkerställa att det är korrekt information finns hos såväl företag som statliga verk/myndigheter, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Att det i snitt enbart är 37 procent som har några rutiner för detta väcker en orolighet över kvalitén på informationen på de flesta intranäten. Störst andel, 50 procent, som har rutiner för att säkerställa att informationen är rätt finns bland statliga verk/myndigheter. Sedan blir det ett hopp nedåt till 35 procent för företagen och organisationer/förbund. Lägst andel är det bland kommuner/regioner där enbart 32 procent uppger att de har rutiner. Detta är ett skrämmande lågt resultat som kan leda till allvarliga konsekvenser för patienter och kommuninvånare om rutiner och regler på intranätet inte är korrekta. Detta visar att det finns stora kvalitetsbrister på Sveriges intranät. Sannolikheten att information som finns på intranätet är felaktig är mycket stor om det inte finns någon kontroll över att den verkligen är korrekt. Vi märker även i utförda WSI-undersökningar på intranät att frågan om innehållet är eftersatt men efterfrågad. Medarbetarna bör ju kunna lita på intranätet men frågan är om man kan det, om det inte finns någon kvalitetskontroll och vad gör då intranätet för nytta? En annan fråga man bör ställa sig är vad detta kostar i form av dubbelarbete och tidsslöseri att informationen inte är att lita på om användarna måste dubbelkolla informationen med andra kollegor eller andra källor.

KVALITETSSÄKRING AV INNEHÅLL Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Topbox (4-5) 37 50 32 35 35


4 26 31 23 29 25

3 27 23 29 18 28

2 22 21 17 35 26


Bottombox (1-2) 36 27 39 47 37

Medelvärde: 2.9 3.3 2.8 2.8 2.9



Mitt företag/organisation har rutiner för att informationen på intranätet är korrekt.


76 (114)



4.1 Språkgranskning Andelen som uppger att det finns tid avsatt för bearbetning/granskning av texter/innehåll inför varje publicering är låga 24 procent. Undersökningen visar också att endast 27 procent har rutiner för språkgranskning/ kvalitetssäkring av nya texter, vilket trots sin låga andel är den högsta vi uppmätt i de årliga trendrapporterna. Att det i många organisationer varken finns tid avsatt för innehållet/språket eller rutiner för kontroll är djupt oroande. Risken är uppenbar att detta kan försvåra för användarna av intranätet att ta till sig informationen samt att risken är hög att man inte förstår utan missuppfattar informationen. Att det även i år är så här pass låga siffror, även om det blivit lite bättre, bör vara ytterligare en alarmsignal för organisationernas ledning och att de måste se till att det avsätts tid för att arbeta med innehållet. Det är viktigt att man i organisationen ser över och framför allt skapar rutiner för bearbetning och kvalitetssäkring av innehållet.

Tabell 29: Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet på intranätet, uppdelat i administrationssätt. Andel i procent.


Topbox (4-5) 24 32 18 18 27


4 19 25 14 12 22

3 31 28 34 29 29

2 27 26 26 41 27


Bottombox (1-2) 45 41 48 53 44

Medelvärde: 2.6 2.8 2.5 2.5 2.7


Det finns tid avsatt för bearbetning/granskning inför varje publicering.



77 (114)



Tabell 40: Rutiner för kvalitetsgranskning av innehållet på intranätet, uppdelat i administrationssätt. Andel i procent.

Det är en låg andel som har rutiner för språkgranskning av nya texter och anser att det finns tid för bearbetning/granskning inför publicering av innehåll på intranätet. Om man ser hur det ser ut i de olika delgrupperna så har alla en låg andel. Även om det bör ringa varningsklockor i alla delgrupperna så borde det vara en orkan av varningsklockor för kommuner/regioner och organisationer/förbund. Endast 18 procent vardera av kommunerna/regioner och organisationer/förbund uppger att de har tid avsatt för granskning av texterna innan de publiceras. Det är även ringa 21 procent bland kommuner/regioner som uppger att de har rutiner för språkgranskning. Bland organisationer/förbund är andel ännu lägre, 18 procent. Bland företagen är det också en mörk bild. 27 procent av intranätansvariga på företagen uppger att det finns rutiner och 32 procent uppger att det finns tid avsatt för granskning. Bäst (om man nu kan kalla detta bra) är det bland statliga verk/myndigheter där 32 procent uppger att de finns rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter på intranätet. Samt att det även är 32 procent som uppger att det finns tid avsatt för granskning/bearbetning innan publicering. Att det fortsätter att råda en så stor tidsbrist i organisationerna att man inte hinner bearbeta/granska texter inför publiceringen är förstås en stor kvalitetsrisk. Om man stressar en text så är det mycket vanligt att man dels hoppar över information som läsaren behöver, samt att man använder ett otydligt språk. Risken som organisationerna även tar när de inte språkgranskar/kvalitetssäkrar nya texter på intranätet är förstås att det släpps iväg en massa texter som innehåller fakta-, syftnings- eller språkfel. Detta är en av förklaringarna till att det är en så stor andel besökare/medarbetare i WSI-undersökningarna av intranät som uppger att de inte förstår informationen. Det verkar generellt råda en föreställning att medarbetarna förstår det språk som man har inom organisationen. Tyvärr verkar det inte vara så. Våra WSI-undersökningar visar på att många användare är


Topbox (4-5) 27 32 21 18 32


4 21 27 16 12 24

3 22 19 26 29 15

2 29 30 28 24 31


Bottombox (1-2) 52 49 53 53 53

Medelvärde: 2.5 2.6 2.4 2.4 2.6



Mitt företag/organisation har rutiner för språkgranskning/kvalitetssäkring av nya texter på intranätet.


78 (114)



missnöjda med språket på intranäten. Detta visar även på hur viktigt det är att våga lyssna på, och ta hjälp av medarbetarna.

4.2 Ta hjälp av användaren Att ta hjälp av användarna/medarbetarna för att kvalitetssäkra innehållet på intranäten lyser med sin frånvaro!

Bild 44: Kvalitetssäkring av användarna. Andel i procent.

Undersökningen visar tydliga brister på kvalitetssäkring, tid, och rutiner att granska innehållet på intranäten. Med tanke på hur stora intranäten oftast är och att de i många fall även administreras av många redaktörer, så är det näst intill omöjligt för den ytterst intranätansvarige att ha kontroll över hela innehållet på sitt intranät. Däremot ser förstås användaren om något är fel eller har svårt att förstå. I våra användarundersökningar av intranät och även publika webbplatser ser vi att användarna gärna hjälper till och påpekar brister. Användarna vill att innehållet ska vara korrekt. Det är därför förvånande att man inte tar hjälp av användarna i större utsträckning. Bara 37 procent tar hjälp av användarna att kvalitetssäkra innehållet på intranätet. Men vi ser här en uppåtgående trend. 2016 var andelen 29 procent sen steg den till 32 procent 2017 och 35 procent 2018 för att sen stiga ytterligare till 37 procent i 2019 års trendundersökning.


79 (114)



Tabell 41: Kvalitetssäkring av användarna, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Om man ser på de olika delmålgrupperna har insikten att man bör ta hjälp av användarna så är det högst andel, 42 procent, bland statliga verk/myndigheter. Sen kommer kommuner/regioner och företagen med 36 procent vardera. Lägst andel att ta hjälp av användarna är det bland organisationer/förbund där enbart 24 procent tar hjälp av användarna. Ser man i stället på de som inte alls tar hjälp av användarna (andelen 1: or och 2: or) så är den i snitt hela 41 procent. Att det är så få som tar hjälp av användarna är anmärkningsvärt. Ännu mer anmärkningsvärt att det sett ut så år efter år. Det borde vara naturligt att ta hjälp av användarna/medarbetarna. Det är ju de som rimligen borde se eventuella fel eller konstigheter först. I WSAs användarundersökningar av intranät så ser vi att det är ett stort engagemang runt intranäten. Medarbetarna vill dela med sig av sina erfarenheter och hur de tycker intranätet kan bli bättre. Så en bra start är att börja fråga sina medarbetare via enkäter eller intervjuer. Ni kommer garanterat få många intressanta insikter och förslag på hur intranätet kan bli bättre.


Topbox (4-5) 37 42 36 24 36


4 26 24 26 24 27

3 22 21 21 12 27

2 24 26 21 35 24


Bottombox (1-2) 41 37 43 64 37

Medelvärde: 2.8 3.1 2.8 2.2 2.9


Mitt företag/organisation tar hjälp av användarna för att kvalitetssäkra innehållet.



80 (114)



5. TILLGÄNGLIGHET

Tillgänglighetsanpassning av intranät är fortfarande en tämligen bortglömd eller nedprioriterad fråga.

Bild 45: Tillgänglighet. Andel i procent.

I år uppger 30 procent av intranätansvariga att deras intranät är tillgänglighetsanpassade. Vilket är en ungefär samma andel som förra året då 31 procent uppgav att de tillgänglighetsanpassat sitt intranät. Andelen som uppger att de inte har det är 53 procent. Det är något lägre än förra året då andelen var 55 procent. Andelen som är osäkra har ökat till 17 procent från 14 procent. Men om intranätansvarig inte vet om intranätet är tillgänglighetsanpassat så är det med största sannolikhet inte det. Tillgängligheten har alltså inte tagit fart på intranäten. Här ser vi en stor skillnad mot de publika webbplatserna där vi sett en stigande trend och nu uppger 65 procent att deras webbplats är tillgänglig.


81 (114)



Hur prioriterad frågan om tillgänglighet är skiljer sig åt mellan de olika grupperna.

Tabell 42: Tillgänglighet uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent.

Bäst på att ha tillgänglighetsanpassade intranät är det inom det offentliga. Högst andel är det bland kommuner/regioner med 43 procent följt av statliga verk/myndigheter med en andel på 32 procent. Men även i dessa grupper är långt kvar till att i alla fall hälften av intranäten är tillgängliga. Det visar på att en fråga som har stor vikt för webbplatserna inte har prioriterats för intranäten. Sedan sjunker andelen rejält i de andra grupperna. Bland företagen är andelen 16 procent. Lägst andel är det bland förbund/organisationer där endast 12 procent uppger att de har ett tillgängligt intranät. 5.1 Riktlinjer För de 30 procent som uppgav att de hade tillgänglighetsanpassat sitt intranät ställdes följdfrågan vilken av de olika riktlinjerna för tillgänglighet som man följt.

Bild 46: Riktlinjer för tillgänglighetsarbetet. Andel i procent.

TILLGÄNGLIGHET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 30 32 43 12 16

Nej 53 61 41 69 60

Vet ej 17 7 16 19 24

Bas: Samtliga 284 59 116 16 90

Har ni tillgänglighetsanpassat ert intranät?



82 (114)



Den vanligaste riktlinjen man följt om man har tillgänglighetsanpassat sitt intranät är WAI-WCAG 2.0 som 58 procent uppger att de följt. Det är även den riktlinjen som varit vanligast under de senaste åren. Näst vanligast är att man följt e-delegationens vägledning för webbutveckling som 27 procent följt. Här är det en nedgång från 2016 då andelen var 45 procent. En stor andel har dock svarat alternativet att man inte alls vet vilken riktlinje de har följt, hela 13 procent uppger detta. Så det verkar som att flera av de som uppger att de har tillgänglighetsanpassat sina intranät även vet vilka vägledningar de följt.

6. MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET

Bild 47: Marknadsföring av intranätet. Andel i procent. Bas 293 respondenter.

51 procent av de tillfrågade intranätansvariga anger att de arbetar aktivt med marknadsföring av intranätet för att få fler att använda intranäten och dess funktioner och 49 procent gör det inte.


83 (114)



Bild 44: Marknadsföring av intranätet över tiden. Andel i procent.

Andelen som jobbar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i en större utsträckning har ökat till 51 procent från 49 procent 2018. Om vi ser på den senaste fyra åren så är har andelen legat mellan 49 – 51 procent. Att inte fler jobbar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner kan tyckas märkligt med tanke på att enbart 28 procent av intranätansvariga uppgav att medarbetarna använder intranätet i den utsträckning som det är tänkt, se kap 1.10, Med tanke på det så borde man vara väldigt aktiv med att marknadsföra sitt intranät. Även med tanke på att flera intranät tar in olika sociala funktioner eller ser sig som den digitala arbetsytan så är det ännu mer anmärkningsvärt att inte trenden går åt andra hållet. Det borde ju vara ännu mer intressant att marknadsföra intranätet om det ska vara mer socialt och/eller flera av mina arbetsverktyg hamnar där. Hur aktivt man arbetar med frågan att få fler av medarbetarna att använda intranätet är tämligen lika mellan organisationerna förutom de inom organisationer/förbund, se tabell nedan.


84 (114)



Tabell 43: Marknadsföring av intranätet uppdelat i bransch. Andel i procent.

Även i årets undersökning har företagen högst andel, 61procent, som arbetar aktivt. Sen kommer organisationer/förbund där 53 procent arbetar aktivt. Efter de blir det ett hopp ner till under 50 procent. Bland statliga verk/myndigheter är andel nere på 44 procent som jobbar aktivt. Lägst andel är det inom kommuner/regioner där enbart 43 procent uppger att de arbetar aktivt med att få medarbetarna att använda intranätet mer. Hur ser det då ut med informationen till nyanställda? Jobbar man aktivt med att de ska få information om intranätet och om hur det ska användas?

Bild 45: Informationen till nyanställda. Andel i procent.

51 procent av intranätansvariga uppger att de arbetar aktivt med att informera nyanställda om hur intranätet ska användas, vilket är fler än andelen som jobbar aktivt med att marknadsföra intranätet till alla medarbetare.

MARKNADSFÖRING AV INTRANÄTET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 51 44 43 53 61

Nej 49 56 57 47 39

Bas: Samtliga 293 61 116 17 96

Arbetar ni aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i större utsträckning?



85 (114)



Bild 48: Informationen till nyanställda över tiden. Andel i procent.

Resultatet i årets undersökning är ungefär på samma nivå som förra året, vilket i sin tur skiljer sig från tidigare år. Förut har det varit en bit över hälften av intranätansvariga som uppger att de arbetar aktivt med att informera nyanställda om intranätet. I år är det 50 procent., 2018 var andelen 51 procent. Om trenden för den här frågan följer den för information till anställda så kommer det snart vara färre som ger nyanställda information än de som inte gör det. Ofta får vi höra att borde det inte vara självförklarande? Det kan man ju tycka. Men det finns en fara i tanken att allt ska vara självförklarande. Så är det oftast inte. Med tanke på att intranätansvariga själva tycker att det är krångligt att hitta på sina intranät och intranäten innehåller mycket information och funktioner så är det smart att de nyanställda får en introduktion av intranäten. En sådan funktion som att man kan skapa favoriter kanske inte är självklar för alla om man inte förklarar var den finns och hur den fungerar. Sen bör man även tänka på att ”repetition är kunskapens moder”. Det är många funktioner på ett intranät och det kan då vara smart att med jämna mellanrum tipsa om olika funktioner som kan förbättra för användaren. Ännu bättre om dessa även styrs av användarens profil så att det blir mer riktad hjälp.


86 (114)



Tabell 44: Informationen till nyanställda, uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Aktivitetsgraden kring att berätta för de nyanställda om hur intranätet ska användas är rätt jämn mellan de olika typerna av organisationer förutom organisationer/förbund som sticker ut rejält. I den gruppen är det hela 71 procent som är aktiva mot de nyanställda. Sen sjunker nivån. Bland statliga verk/myndigheter och bland företagen är andelen 51 procent vardera. Lägre aktivitet är det bland kommuner/regioner där endast 47 procent uppger att de arbetar aktivt med att informera nyanställda. 6.1 Vad gör man för att få medarbetarna att besöka intranätet oftare? 51 procent uppger att de arbetar aktivt med att få alla medarbetare att använda intranätet och dess funktioner i en större utsträckning än vad de gör idag. Till dessa ställdes en öppen svarsfråga där intranätansvariga fick skriva vad de gör för att få medarbetarna besöka intranätet oftare. Hur man arbetar med frågan skiljer sig en hel del och de flesta jobbar med flera olika sätt.

Även i år är det en tydlig trend att det är att många jobbar med att utbilda och ha aktiviteter kring intranätet är stark även i år. Genom att informera om intranätet och dess funktioner visar man på nyttan och förhoppningsvis får fler att använda intranätet. Att möta användarna kan även vara ett bra tillfälle att lära sig om hur de arbetar med intranätet och deras behov.

”Vi har varit ute på många av enheterna och visat intranätet med dess funktioner samt hur man kan använda det i sin vardag. Under dessa möten har vi dessutom kunnat samla in information om vilka utmaningar som finns på enheterna kopplat till intranätet.” ”Vi har genomfört "road-shows" och presenterat intranätet och dess funktioner. Vi har även mindre nätverk tillsammans med webbredaktörer ute i verksamheten där syftet är att sprida ny information om funktionalitet, tips och trix m.m.” ”Vi har ett redaktionsråd med representanter från varje avdelning som agerar kanal till sina medarbetare. Vi tar hand om varje förbättringsförslag som inkommer. Vi informerar alla medarbetare, både på själva intranätet och i andra forum, såsom "ledningsinfo" där hela företaget samlas, om viktiga nya funktioner och vad som utvecklats utifrån inkomna förbättringsförslag.”

INFORMATION TILL NYANSTÄLLDA Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 50 51 47 71 51

Nej 50 49 53 29 49

Bas: Samtliga 294 61 116 17 97


Arbetar ni aktivt med att informera nyanställda om hur intranätet ska användas?


87 (114)



”Genom att varje månad när vi lanserat nya eller uppdateringar av funktioner, bjuda in till 15 minuter genomgång där vi går igenom det nya/ändrade samt även tar med något annat vi ser behöver lyftas.Började med få deltagare men fler deltar för varje månad.”

Det är även några som uppger att de gör online utbildningar och även filmer med introduktion och tips. Att ha utbildning och tips på intranätet är klokt. Då får användarna informationen då de behöver hjälp. Det är även smart att utveckla detta vidare för att tex få fler att uppdatera sina profiler. Ta gärna lite inspiration av hur LinkedIn har gjort för att få sina medlemmar att uppdatera sin profil.

”Vi kör on-line genomgångar för tjänstemän och åker ut fysiskt för övriga medarbetare och deltar på arbetsplatsträffar. Vi har även gjort många korta skärminspelningar för olika funktioner som ligger tillgängliga på intranätet.” ”Vi har gjort en film som visar de viktigaste funktionerna och hur man använder dem. Vi gör också en undersökning och artiklar som följer upp undersökningen.” ”Vi besöker regelbundet olika delar av verksamheten och utbildar/inhämtar synpunkter på vårt intranät. Vi publicerar även intranät-tips på våra interna skärmar”. ”Vi har introduktionskurser för nyanställda där vi informerar om intranätet, samt har en introduktionsguide som kommer upp för nyanställda.” ”Artiklar/information på intranätet och i personaltidningen. Jobbar för att få in mer av intranätet i introduktionen till nyanställda, men har inte riktigt nått dit. Vi har 18 korta filmer som visar hur de olika delarna fungerar. Nu ska vi bara få folk att dels hitta till dem och dels använda dem.”

Som vi visat tidigare så har de flesta intranät ett informationssyfte. Många jobbar också aktivt med nyheter och aktualiteter för att genom det öka nyttan med att vara inne på intranätet. Man ser även intranätet som den huvudsakliga informationskanalen. Intranätet blir kunskapskällan.

”Hänvisar/länkar in dit, berättar om allt som finns. Försöker minimera antalet mejl som går ut till alla enligt devisen att går man inte in på intranätet kan man inte räkna med att få reda på allt. Arbetar för att redaktörerna ska tycka det är roligt att arbeta med det och känna ambassadörsskap. ”Vi försöker lyfta intranätets viktiga funktion som informationskälla i alla sammanhang vi har möjlighet. När någon skickar ut mejl till alla med information som bättre passat på intranätet påpekar vi ofta detta vänligt men bestämt.:) Vi försöker också hitta nyheter från alla delar av verksamheten för att skapa engagemang och vilja att synas.” ”Minskar dubbelinformation - alltså mindre mail och mer bara via intranät. Informerar om intranätet på enhetsmöten, månadsmöten för alla på myndigheten. Involverar fler att ge tips till


88 (114)



intranätet. Skapar enkla mallar för den info som bör publiceras på intranätet såsom kalenderhändelser.” ”Vi försöker minska ner mängden mail och istället hänvisa till att informationen finns på intranätet. Hålla det uppdaterat med status i olika pågående projekt etc.”

Det är även många som lyfter fram vikten av att få med cheferna. Att få med cheferna är klokt, det är svårt att säga till medarbetarna att de t.ex. ska uppdatera sin profil om deras chef inte gjort det.

”Ute och träffar ledningsgrupper för att undersöka vilket behov de har v kommunikation och samarbete. Dialog kring vad i detta intranät kan stötta. Användare via redaktörer/super users” ”Berättat om det på ledningsgrupper” ”Chefer har i uppgift att informera.” ”Vi har precis lanserat nytt intranät och jobbar nu med fokus mot verksamhets- och enhetschefer att förklara hur intranätet kan användas som verktyg och i den interna kommunikationen. Linjen är den primära kommunikationskanalen och genom den når vi medarbetarna.”


89 (114)



7. SUPPORT

De allra flesta intranät, 91 procent, har någon typ av supportfunktion för medarbetarna inom organisationen. Det är vanligt att man har flera olika typer av support. Den vanligaste supporttypen är att organisationen har en egen supportperson/grupp, vilket 61 procent har. Nio procent uppger att de inte har någon support för intranätet.

Bild 49: Typ av supportfunktion, totalt och uppdelat i målgrupper. Andel i procent.

Den vanligaste supportfunktionen för intranäten inom organisationerna är att ha en egen supportperson/grupp. En sådan lösning har 61 procent av de tillfrågade. Att ha en egen supportperson/grupp har även varit den vanligaste typen av support under alla år vi utfört trendundersökningen. Men i år ser vi att det är en lägre andel än tidigare. Över tiden har snittet legat på en andel på 65 procent (+/- 3 procent). Vi ser även nedåtgående trender för andra sätt att ha support. Helpdesk sjunker ner till 30 procent från 34 procent 2018 och 40 procent 2017. Även Ärendehantering sjunker ner till 16 procent från 19 procent 2018 och 21 procent 2017. Däremot är det en lite ökning för funktionsbrevlåda/telefon vilket 38 procent uppger att de har jämfört mot 37 procent 2018 och 34 procent 2017. Vad vi ser är att det är färre som uppger fler av alternativen än i de senaste årens undersökningar. Hur ser det då ut för de vanligaste supporttyperna nedbrutet på de olika grupperna?


90 (114)



Tabell 45: Typ av support för intranätet uppdelat per typ av verksamhet. Andel i procent.

Att ha en egen supportperson/grupp är även den vanligaste lösningen om man ser resultaten nedbrutna per delmålgrupp, förutom för statliga verk/myndigheter där andelen är 46 procent. Bland övriga ligger den mellan 62 och 66 procent. Den näst vanligaste supportvarianten är att ha support via en funktionsbrevlåda/telefon vilket 38 procent uppger att de har. Det är något fler än förra året då andelen var 34 procent. Här skiljer sig användningsgraden stort mellan de olika grupperna. Vanligast är det bland statliga verk/myndigheter där hela 59 procent uppger att de har en sådan funktion. Sen blir det ett hopp ner till organisationer/förbund där 44 procent uppger att de har en funktionsbrevlåda/telefon tätt följt av kommuner/regioner med 42 procent. Klart ovanligast är det bland företaget där enbart 19 procent uppger detta som lösning för support av intranätet för medarbetarna. I år är det 30 procent som uppger helpdesk som supportvariant. Vanligaste med helpdesk är det bland organisationer/förbund där 56 uppger att de har helpdesk. Bland statliga verk/myndigheter och företagen är andelen 33 procent vardera. Lägst andel har här kommuner/regioner där det bara är 22 procent som uppger att de har helpdesk för support runt intranätet. Att det inte finns någon utsedd support för intranätet uppger i år nio procent. Vilket är ungefär samma andel som tidigare år. Högst andel att inte ha någon utsedd support är det bland företagen. Här är det fler än var tionde (14 procent) som inte har support. 10 procent av kommunerna/regionerna uppger även att det inte har support. Bland statliga verk/myndigheter är andelen enbart två procent och alla inom organisationer/förbund uppger att de har någon form av support.

SUPPORT Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Egen supportperson/grupp 60 46 65 62 66

Funktionsbrevlåda/telefon 38 59 42 44 19

Helpdesk 30 33 22 56 33

Ärendehantering 16 19 13 25 17

Annat 6 8 8 0 4

Det f inns ingen utsedd support för intranätet 9 2 10 0 14

Bas: Samtliga 296 63 119 16 93


Vilken typ av support för intranätet finns inom organisationen? (Flera svar är möjliga)


91 (114)



8. MOBILT INTRANÄT

I årets trendundersökning ställdes en fråga om intranätet var mobilanpassat. Hela 65 procent uppgav att deras intranät är det.

Bild 50: Andelen som har olika mobila lösningar. Andel i procent.

För Sveriges webbplatser har det länge rått en responsiv trend för mobilanpassning av webbplatserna. I undersökningen Hur mår Sveriges webbplatser 2019 var andelen mobilanpassade webbplatser uppe i 97 procent. De flesta CMS har även inbyggt störd för responsiv design. Mobilt är även en fråga som ofta kommer upp för oss på Web Service Award när vi utvärderar eller är med i förstudier för nya intranät. För att se hur det ser ut för intranätet ställdes därför en fråga om mobilanpassning. Undersökningen visar att 65 procent har ett mobilanpassat intranät. Vanligast är det att det skett via att intranätet är byggt med responsiv design. 61 procent uppger att de har en sådan lösning. 10 procent uppger att de har en mobilapp för intranätet och fem procent har en annan lösning. Graden av mobilanpassning av intranätet är rätt jämn mellan de olika målgrupperna förutom statliga verk/myndigheter som har en lägre grad.


92 (114)



Tabell 46: Mobilwebblösning som företagen/organisationerna har idag, uppdelat på organisation. Andel i procent.

Andelen som har ett mobilt intranät är 65 procent. Runt det snittet ligger Företagen och Organisationer/förbund med en andel på 67 procent vardera. För kommuner/regioner är andelen 66 procent. Däremot är det en lägre andel för statliga verk/myndigheter. 58 procent uppger att de har någon mobillösning. Den vanligaste lösningen är at ha ett intranät byggt med responsiv design. 60 procent uppger att de har detta. Bland organisationer/förbund är andelen 67 procent, bland företagen är det 65 procent och bland kommuner/regioner är det 61 procent som uppger att deras intranät är responsivt. Statliga verk/myndigheter sticker här ut. Här är det enbart 50 procent uppger att deras intranät är responsivt. Näst vanligast är det att ha en mobilapp. 20 procent av organisationerna/förbunden uppger att de har en app och 18 procent av företagen. Däremot är det en klart lägre andel inom det offentliga. Enbart 5 procent har en mobilapp för sitt intranät bland kommuner/regioner samt statliga verk/myndigheter. Så majoriteten har ett mobilt intranät även om det är långt kvar att nå samma andel som för webbplatserna. Men bara för att intranätet är mobilt innebär det inte att alla kommer använda det via sin mobil. Web Service Awards utförda användarundersökningar av Sveriges intranät visar på ett varierat användande. Mycket beror på hur organisationen ser ut. Är det fler som är mobila eller jobbar de flesta via en stationär arbetsplats. Har de en mobiltelefon via arbetet eller antas de gå in på intranätet via sin privata telefon? Det kan även vara väldigt viktigt för en målgrupp i organisationen medan andra inte alls ser behovet. Här är det viktigt att ta reda på hur det ser ut i er organisation så att ni kan ta fram realistiska nyckeltal för mobilanvändandet.

MOBILT INTRANÄT Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Intranät med responsiv design 60 50 61 67 65

Mobilapp 10 5 5 20 18

Annan mobillösning: 5 8 4 0 4

Vi har ingen mobillösning 35 42 34 33 33

Bas: Samtliga 298 64 119 15 95


Har ni idag? (Flera alternativ möjliga)


93 (114)



9. OFFICE 365

Under senaste åren har Microsoft lanserat Office 365. Detta har påverkat många arbetsplatser och även intranäten till olika grad. I årets undersökning ställdes därför frågor om man har eller planerar att införa O365 samt hur man ser på 0365 och intranätet.

Bild 51: Andelen har, planerar eller inte tänker skaffa O365. Andel i procent.

Undersökningen visade att hela 49 procent av de undersökta organisationerna har infört O365. 23 procent planerar att göra det och 28 procent har inga sådana planer. Hur det ser ut med 0365 skiljer sig åt för de olika organisationerna.

Tabell 47: Andelen har, planerar eller inte tänker skaffa O365 uppdelat på organisationer. Andel i procent.

O365 Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja vi har O365 49 34 40 69 66

Ja vi planerar att införa O365 23 10 31 25 18

Nej 28 55 29 6 16

Bas: Samtliga 282 58 112 16 93


Har eller planerar ni att installera Office 365?


94 (114)



Störst implementering av O365 är det inom organisationer/förbund där 69 procent redan infört O365. Sen kommer företagen med 66 procent. Sen sjunker andelen ner till 40 procent för kommuner/regioner och 34 procent för statliga verk/myndigheter. 23 procent planerar att införa O365. Högst andel är det inom kommuner/regioner där 31 procent planera att införa O365 följt av organisationer/förbund med 25 procent. Sen kommer företagen med 18 procent. Lägst andel är det även här bland statliga verk/myndigheter. Enbart 10 procent planerar att införa O365 i den gruppen- Det motsatta gäller för de som inte har eller planerar att införa O365. Bland statliga verk/myndigheter är andelen 55 procent. Bland kommuner/regioner är det 29 procent. Sen sjunker andelen ytterligare ner till 16 procent bland företagen. Lägst andel som inte tänker införa O364 är det inom organisationer/förbund med 6 procent.

9.1 O365 och intranätet För de som svarat att de har eller planerar att införa O365 ställdes frågor runt hur de ser på förhållandet mellan O365 och intranätet. Just förhållandet är en viktigfråga eftersom det påverkar hur intranätet ska utformas och dess roll



95 (114)



En fråga som många ställer sig är om intranätet och O365 ska vara integrerade eller separata delar. Står 0365 över intranätet eller inte. De vanligaste är att intranätet och O365 är separata delar. 56 procent uppger att det är så. 33 procent uppger däremot att intranätet är en integrerad del av O365. Sen är det lite fler än var tionde, 14 procent, som svarade att det är osäkert. Vi frågade även om medarbetarna kommer åt intranätet via O365 eller om de kommer åt O365 via länkar från intranätet. Här var det samma förhållande. Vilket är rätt naturligt. Det är viktigt att tänka till om synen på intranätet och 0365 eftersom det påverkar hur intranätet ska var uppbyggt, men också sökfunktionen. Ska medarbetaren via intranätet kunna söka även på delar i O365 eller inte. Om ja hur tacklar man då låsta rum i teams? Om det i stället är så att sökfunktionen i O365 styr hur ser vi då till att informationen på intranätet i drunknar i träfflistan? Kommer medarbetarna att se informationen på intranätet om det inte längre är startsidan utan i stället möts de av appar i 0365? En annan men inte oviktig fråga är ägandeskapet. Det är rätt många frågor som behöver besvaras så att organisationen kan ta fram en bra strategi för sitt intranät och för O365.

9.2 Inställning till O365 Hur uppfattar intranätansvariga 0365? Kommer det ge en nytta och vara enkelt att ta till sig för medarbetarna?


De flesta intranätansvariga där organisationen har eller planerar att införa O365 har en positiv syn på O365. 81 procent uppger att de kommer att vara användbart i deras arbete. Något färre, 70


96 (114)



procent uppger att det kommer att ge ett mervärde för deras organisation. Det är inte så många som är negativa. 7 procent tror inte att 0365 kommer ge ett mervärde. Andelen osäkra är däremot rätt stor 23 procent svarar verken eller. Däremot är intranätansvariga inte lika positiva till påståendet att det kommer vara lätt för medarbetarna att lära sig O365. Enbart 23 procent tror det. Hela 32 procent tror att det kommer att vara svårt. En stor andel 45 procent är osäkra. Om O365 ska bli en framgångssaga så är det förstås viktigt att dels de ansvariga har en positiv grundinställning dels att det finns en bra plan för att implementera och utbilda medarbetarna. Det är även viktigt att det finns realistiska förväntningar. För att kunna göra detta är det viktigt att skaffa sig kunskap om medarbetarnas behov men även deras vana av tex sociala funktioner. En annan mycket viktig faktor är att cheferna är med på resan och använder funktionerna, för att nämna några tankar kring O365.


97 (114)



10. FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET

Det är fortfarande stor aktivitet runt intranäten. 52 procent av intranätansvariga uppger att de planerar göra om eller genomföra en större förändring av intranätet under 2020.

Bild 54: Förändring av intranätet under 2020. Bas: 293 respondenter. Andel i procent

Bild 55: Förändring av intranätet under 2020. Andel i procent.


98 (114)



Det kommer ske större förändringar på över hälften av alla intranät under 2020. I årets undersökning uppger 52 procent att de planerar att göra om intranätet eller göra en större förändring under kommande år. Det är en högre andel men en lägre andel än förra året då 59 procent skulle göra en större förändring. Normalt har andelen under de senaste åren legat runt 55 procent. Undersökningarna över tiden visar att det är stadigt att säga att för över hälften av intranäten kommer det ske större förändringar under året. Att det sker en stor utveckling på nätet ser vi även i de utförda trendundersökningarna runt webbplatserna. Det verkar onekligen som att den digitala branschen kommer att fortsätta att vara het även om det i år sker en viss avmattning och det kommer att vara spännande att följa resultatet av arbetet med den nya generationens intranät.

Tabell 48: Förändring av intranätet under 2020, uppdelat i målgrupp. Andel i procent.

Majoriteten av de tillfrågade i de flesta av delmålgrupperna uppger att de planerar att göra om sina intranät eller genomföra en större förändring av det under 2020. Förutom i gruppen organisationer/förbund där 38 procent uppger att de ska göra om eller större förändringar av intranätet. Även i 2018 års undersökning stack de ut med att ha en lägre förändringsgrad. Andelen var då 42 procent. För de andra grupperna är det mer jämt. Högst förändringsandel är det bland Statliga verk/myndigheter där 56 procent ska göra större förändringar av sitt intranät under 2020. Sen kommer kommuner/regioner med 53 procent och företagen där 52 procent vardera som ska göra om eller göra större förändringar av sitt intranät. Till dem som sa att de planerar att göra om intranätet eller genomföra en större förändring av intranätet 2020 ställdes följdfrågan om vad de planerade att göra. De kunde välja flera svarsalternativ.

FÖRÄNDRING AV INTRANÄTET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 52 56 53 38 52

Nej 48 44 47 62 48

Bas: Samtliga 293 63 118 16 92


Har ni planerat att göra om intranätet eller att göra större förändringar av det under 2020?


99 (114)



Förändring

Bild 56: Typ av förändring av intranätet under 2020. Andel i procent.

Av de som planerade att förändra intranätet så kommer 53 procent att göra om intranätet helt under 2020. Detta innebär att totalt kommer mer än var fjärde (28 procent) av alla intranäten att göras om under 2020.

Bild 57: Andelen som planerar att göra om intranätet helt. Andel i procent.

Om vi ser på de senaste åren så har andelen som planerar att göra om hela intranätet legat mellan 27 och 30 procent. Så de är en stor andel av intranäten som varje år planeras att göras om varje år. Det är stor andel som ska bygga om helt i alla branscher.


100 (114)



Bild 58: Andelen som planerar att göra om intranätet helt uppdelat på organisation. Andel i procent.

Totalt sett så planerar nästan en tredjedel av organisationerna/förbunden, kommuner/regioner och statliga verk/myndigheter att bygga om helt under 2020. Bland är företagen är andelen lägre än snittet men även där planerar mer än var femte att bygga om sitt intranät helt. Det är 47 procent av de som ska göra om, som planerar att strukturera om innehållet på sina intranät. Här ser vi en kraftigt minskad andel mot tidigare år. I 2018 års undersökning var andelen 67 procent och i tidigare år har andelen varit runt 60 procent. Med tanke på hur svårt det är för användarna att hitta på intranäten så borde det vara fler som ser över strukturen. Om man planerar att göra om intranätet helt men inte tänker göra om strukturen så vill vi på WSA höja ett varningens finger. Det är mycket vanligt att vi sett att 1:1 migrera gör att det blir ännu svårare för användarna att hitta på intranätet. I årets undersökning uppger hela 34 procent av de som ska göra förändringar, att de kommer att byta publiceringsverktyg under 2020. Detta innebär att det totalt är 18 procent som kommer att byta ut sitt CMS. Av de som ska genomföra förändringar är det är även en stor andel, 23 procent (eller 12 procent totalt) som uppger att de kommer att uppgradera versionen av sitt befintliga publiceringsverktyg. Det visar på att det även kommer att vara stor aktivitet i CMS-branschen gällande intranät. Även funktionerna på intranäten kommer det att arbetas med. 41 procent anger att de planerar att utveckla nya funktioner till intranätet, och 28 procent att de kommer bygga om befintliga funktioner. När det gäller frågan om att tillgänglighetsanpassa intranätet så planerar 41 procent att göra det, vilket är samma nivå som 2018 men klart högre än under 2017 till 2015 har nivån varit runt 32 procent.


101 (114)



Förhoppningsvis kommer detta att innebära att flera intranät även blir tillgänglighetsanpassade. En liten oroväckande jämförelse är att 53 procent ska göra om sitt intranät helt, vilket är fler än de som ska tillgänglighetsanpassa sitt intranät. Sociala funktioner I årets undersökning uppger 25 procent att de kommer att införa olika sociala funktioner på intranäten. Vilket är samma andel som 2018 men en betydligt lägre andel än i tidigare årens undersökningar. 2017 var andelen 30 procent och 2016 var det hela 41 procent av de som planerade förändringar som skulle införa olika sociala funktioner. Vi ser här en avmattning. Vilket tyder på att det inte är lika hett samt att många redan infört sådana funktioner. Mobilt Sedan 2012 års trendundersökning runt intranäten har vi frågat intranätansvariga om de planerar att ta fram en mobilversion /mobilanpassa intranätet. I årets undersökning fortsätter den starka utvecklingen mot mer mobilt. Det är hela 40 procent av de som planerar att genomföra en förändring under 2020 som uppger att de ska göra intranätet mobilt. Om man i stället ser på totala intranätpopulationen så innebär det att 21 procent kommer att ta fram en mobilversion/mobilanpassa sina intranät under 2020. Till detta bör tilläggas att det redan är 65 procent av intranäten som har mobilanpassat. Den vanligaste lösningen är att det sker via att intranäten är gjorda med responsiv design vilket 61 procent uppgav som mobillösning. O365 Nytt sen 2018 års undersökning är att vi frågar om man planerar att införa Office 365 (O365). Införandet av O365 kommer troligen att påverka intranätet. I vilken grad beror på hur man ser på O365 och intranätet. I undersökningen svarar 26 procent av de som ska göra förändringar att det planers att införas. Ser vi på totalen innebär det att 13 procent planerar att införa O365 under 2020. I undersökningen har vi även frågat om man har O365 eller inte. Hela 49 procent uppgav att deras organisation hade skaffat 0365. Av dessa så ser de flesta, 56 procent, intranätet som en separat del. Hur utvecklingen kommer bli framåt får vi se under året eftersom vi är mitt i ett skifte. Men en sak är säkert, det kommer att diskuteras och det kommer vara viktigt för intranätansvariga att se sin roll i detta och inte göra det till ett rent IT-projekt. Risken är då stor att intranätet kommer att komma i skymundan.


102 (114)



10.1 Förankring

Bild 59: Förankring av förändringar av intranätet. Bas: 288 respondenter. Andel i procent.

Bild 60: Förankring av förändringar av intranätet. Andel i procent.


103 (114)



Det är väldigt vanligt att intranäten är ett verktyg/informationskanal som används dagligen av användarna. Många medarbetare är också direkt beroende av intranätet för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Förändringar av intranätet påverkar således många av medarbetarna. Det är därför viktigt att de känner sig delaktiga samt vet hur funktionerna är tänkta att användas. Undersökningen visar att detta också sker till stor del. 22 procent av intranätansvariga uppger att de alltid förankrar med användarna de förändringar som man gör av intranätet som direkt påverkar användarna. Det vanligaste är dock fortfarande att man oftast gör det, vilket 42 procent uppger. Om vi slår ihop andelen som svarat oftast och alltid så är det 64 procent vilket är ungefär samma andel, 63 procent, som förra året. Att man ibland förankrar förändringar uppger 31 procent och 5 procent säger att de inte alls förankrar förändringar av intranätet. De värdena ligger i linje med förra årets resultat. 10.2 Planerat innehåll Det samverkande funktioner är på gång! Även i årets undersökning så dominerar sociala funktioner/innehåll över det man planerar att införa på intranäten. I undersökningen fick de ansvariga ange vilka områden som inte redan finns idag på intranätet men som man planerar att införa på intranätet. Det fanns även en möjlighet att ange andra funktioner än de listade i enkäten.


104 (114)



Tabell 49: Planerat innehåll. Andel i procent.

De vanligaste områden/funktionerna är att man planerar att införa arbetsrum/projektrum, vilket 30 procent uppger att de tänker införa. Efter det så kommer möjlighet att bygga nätverk (26 procent), diskussionsforum (24 procent), möjlighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling (23 procent), få information om pågående projekt (20 procent) och kommentera innehåll med 19 procent. Det blir tydligt att det är många användarstyrda/sociala funktioner som kommer genomföras under 2020.

PLANERAT INNEHÅLL PÅ INTRANÄTET Intranät 2019

Arbetsrum/projektrum 30

Möjlighet att bygga nätverk 26

Diskussionsforum 24

Möjlighet att lämna förbättringsförslag/idéer till företagets utveckling 23

Information om pågående projekt 20

Kommentera innehåll 19

Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv 17

Utbildning via nätet (E-learning) 17

Kalendarium 16

Information från ledningen 13

Information om andra avdelningar/affärsområden 13

Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok 12

Statusuppdateringar 12

Omvärldsbevakning 10

Information om den egna avdelningen/affärsområdet 9

Länkar till verktyg/interna system 9

Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) 9

Nyheter inom organisationen 8

Driftinformation/IT-stöd 7

Mallar och lathundar 7

Bloggar 7

Handböcker 6

Styrdokument, riktlinjer, policys 6

Blanketter 4

Annat 22

Bas: Samtliga 164


105 (114)



10.3 Prognos över innehållet 2020 Nedan visas en prognos över innehållet på intranäten 2020. Prognosen bygger på att vi slagit ihop värdena från de områden man uppger att man har idag samt vad de 59 procent som skulle göra förändringar planerar att införa.

Tabell 50: Prognos över innehållet 2020. Andel i procent.

Innehåll som f inns

idag på intranätet

Planerat innehåll på

intranätet Prognos 2020

Information från ledningen 89 13 100

Kontaktuppgifter till medarbetare/telefonbok 89 12 100

Länkar till verktyg/interna system 95 9 100

Nyheter inom organisationen 98 8 100

Personalinformation (friskvård, lön, semester m.m) 94 9 100

Mallar och lathundar 90 7 97

Information om andra avdelningar/affärsområden 83 13 96

Styrdokument, riktlinjer, policys 90 6 96

Driftinformation/IT-stöd 87 7 94

Blanketter 88 4 92

Handböcker 84 6 90

Information om pågående projekt 70 20 90

Information om den egna avdelningen/affärsområdet 78 9 87

Kommentera innehåll 59 19 78

Kalendarium 55 16 71

Arbetsrum/projektrum 39 30 69

Diskussionsforum 38 24 62

Möljighet att lämna förbättringsförslag/idéer till

företagets utveckling36 23 59

Utbildning via nätet (E-learning) 39 17 56

Omvärldsbevakning 43 10 53

Möjlighet att bygga nätverk 22 26 48

Nyckeltal för företaget/avdelningen/mig själv 28 17 45

Statusuppdateringar 28 12 40

Bloggar 24 7 31

Annat 6 22 28

Bas: Samtliga 326


106 (114)



11. BUDGET/INVESTERINGAR

Tidigare i denna rapport har det redovisats att 53 procent uppgav att de arbetar aktivt med att underlätta för användarna att använda intranätet. Undersökningen visar även på att en stor andel anser att de har brist på ekonomiska resurser, otillräckligt med personal och tekniska resurser för att hantera intranäten. Samtidigt uppger 52 procent av de tillfrågade att de planerar att göra om eller att genomföra större förändringar av intranätet under 2020. Därför är det intressant att se hur budgeten ser ut för intranäten. Finns det några pengar? 11.1 Budget/resurser för att driva intranätet

Bild 61: Andelen som har en avsatt budget för intranätet. Bas 289 respondenter. Andel i procent.


107 (114)



Bild 62: Andelen som har en avsatt budget för intranätet. Andel i procent.

Ett sätt att se hur viktigt organisationerna ser på sitt intranät, är att se om de har en avsatt budget för intranätet eller inte. Andelen som har en budget har ökat till 62 procent. Vilket är ungefär den nivån det varit tidigare. Förutom 2017 då andelen var uppe i 69 procent. Men samtidigt visar undersökningen att en stor del, 30 procent, har under det gångna året ingen budget avsatt för intranätet. 8 procent vet inte om de har haft en budget eller inte, vilket troligen är samma sak som att de inte har det.

Tabell 51: Andelen som har en avsatt budget för intranätet uppdelat på målgrupp. Andel i procent.

Om man har en budget eller inte för sitt intranät varierar en del mellan de olika delmålgrupperna. Högst andel som har en budget avsatt för sitt intranät är det bland företagen där 72 procent har haft en budget avsatt för sina intranät. Sen blir det ett hopp ner till statliga verk/myndigheter med

BUDGET Intranät 2019 Statligt verk/myndighet Kommun/region Organisation/förbund Företag

Ja 62 65 56 56 72

Nej 30 26 35 44 21

Vet ej 8 10 9 0 7

Bas: Samtliga 289 62 118 16 89


Har ni under gångna året haft en avsatt budget för intranätet?


108 (114)



65 procent. Lägst andel som haft en budget för sitt intranät är det för gruppen kommuner/regioner och organisationer/förbund. Där enbart 56 procent har haft en budget. För att se hur prioriterat intranätet är ställde vi organisationernas resursallokering i relation till deras externa webbplats. En klar majoritet (68 procent) angav att man lägger ner mindre eller mycket mindre resurser på intranätet än den externa webbplatsen, se diagram nedan.

Bild 63: Resurser för intranätet jämfört med externa webbplatsen. Andel i procent.

Andelen som uppgav att de lägger ner lika mycket resurser på både intranätet och den externa webbplatsen ökar i år till 19 procent. Förra året var andelen 11 procent, 2017 var andelen 14 procent och 2016 var den 16 procent. Så här ser vi att den tidigare en nedåtgående trenden har vänt ordentligt. Andelen som uppger att deras organisationer lägger ner mer resurser på intranätet är 12 procent. Vilket är samma andel som 2018 även om det då var klart fler som uppgav att de la ner mycket mer på intranätet. Det innebär att för de flesta, 64 procent, så lägger organisationen ner mer resurser på webbplatsen än på intranätet. Vad vi ser är att det är en risk att intranäten får stå tillbaka för webbplatserna om organisationerna måste prioritera dem emellan.


109 (114)



11.2 Investeringar under 2020

Bild 64: Andelen som avser att öka sina ekonomiska investeringar för intranätet under 2018 Andel i procent.

I kap. 10 redovisades att 52 procent uppgav att de tänker göra om, eller göra större förändringar av intranäten under 2020. Intranätansvariga fick i undersökningen svara på om de avser att öka de ekonomiska investeringarna för sitt intranät under 2020. Att man skall göra det svarade 31 procent, vilket är ungefär samma nivå som tidigare år. Att ha samma nivå på de ekonomiska investeringarna som tidigare svarade 39 procent av de tillfrågade intranätansvariga. Vilket även det är en lägre andel än förra året år. 15 procent kommer att minska sina ekonomiska investeringar för intranätet. Vilket är en klart högre andel än i tidigare års undersökningar. Andelen har legat runt 6 procent. Här finns en klar fara. Är oftast inte önskvärt att få mindre ekonomiska förutsättningar. Av de tillfrågade intranätansvariga svarade 16 procent i årets undersökning att de ännu inte vet om de kommer att öka investeringarna i intranätet eller inte. Att det är en sådan stor andel som inte vet hur de ska göra ligger i linje med tidigare års undersökningar, men det är dock en lägre andel som inte vet än tidigare år. Detta tyder på att det finns en rätt stor osäkerhet runt det långsiktiga arbetet med intranäten även om det är lite mer säkert i årets undersökning. Resultatet visar ändå på att intranäten borde ha en bra framtid. Det verkar som att det finns mer eller lika mycket pengar som tidigare år. Men det finns även en fara att så många som 15 procent får mindre resurser. För de som svarade att de avser att öka de ekonomiska investeringarna för intranätet under 2020 ställdes frågor om vad de tänkt investera i.


110 (114)



Bild 65: Vad man avser att investera främst i under 2020. Andel i procent.

Av de som uppger att de vet om de kommer att göra ekonomiska investeringar under 2020 så uppger 23 procent att de tänker investera i externa inköp och resurser. 14 procent uppger att de tänker investera lika mycket internt som externt, 25 procent att de kommer lägga det på intern tid och resurser. En stor andel, 39 procent, uppger att det inte är beslutat ännu hur man ska fördela den tänkta investeringen i intranätet. Detta beror nog mycket på att det inte riktigt ännu är bestämt exakt hur man ska genomföra sina förändringar samt hur mycket extern hjälp man behöver. I undersökningen ställdes även frågan om hur väl spenderade pengar på intranätet är.

Bild 66: Nyttan av investerade pengar i intranätet. Andel i procent.


111 (114)



Hela 81 procent svarade att pengar de spenderade på intranätet är väl satsat och enbart 5 procent uppger att de inte tycker att det ger något resultat. Vilket är en något högre nivå än i tidigare års trendundersökningar av intranäten. Det är intressant att attityden till att det ger bra resultat om man investerar i sina intranät är mycket stor även för dem som väljer att inte göra någon investering. Detta tyder också på att det inte är brist på förståelse hos intranätansvariga att ett bra intranät kräver investeringar.


112 (114)



13. BAKGRUND

Undersökningen besvarades av 312 intranätansvariga på företag, statliga verk, kommuner/landsting och förbund/organisationer. Urvalet till undersökningen har skett slumpmässigt från WSA:s omfattande databas över beslutsfattare som har upparbetats sedan 1999. Bland respondenterna finns både kunder och icke-kunder till WSA. Undersökningen genomfördes under oktober och november 2019 via en webbenkät med förfrågan per e-post. I urvalet sorterades de som tillhörde en verksamhet som inte hade ett intranät bort. Fördelningen i branscher/verksamheter är enligt nedan. Verksamhet procent

Företag 34

Kommun/landsting 38

Statligt verk/myndighet 21

Förbund/organisation 6

Tabell 52. Fördelning av svarande uppdelat på verksamhet. Andel i procent.

Majoriteten (62 procent) av tillfrågade respondenterna har huvudansvaret för hela sitt intranät. 12 procent är huvudansvariga för en del av intranätet, 8 procent är intranätredaktörer och 4 procent är tekniskt ansvariga. 7 procent har en annan rollbeskrivning på sitt arbete med intranätet. Bakgrunden på intranät ansvariga är att de flesta har arbetat länge inom webb/intranät området. 44 procent har jobbat i branschen i 11 år eller mer. 18 procent i 7 – 10 år och 17 procent i 5–7 år. Se diagram nedan.

Bild 67. Fördelning av svarande uppdelat på hur länge de arbetat med webb och intranät. Andel i procent.


113 (114)



Det är även vanligare att det är en kvinna som är intranätansvarig. 72 procent uppgav att de var kvinnor och 28 procent att de var män.

Bild 68: Fördelning av var huvudansvaret för intranätet finns. Andel i procent.

När det gäller var intranätet ligger rent organisatoriskt i organisationen så är det vanligast att kommunikation är ansvariga, vilket 82 procent uppger. Vilket är en högre nivå än 2018 och 2017 då andelen var 79 procent. Efter det är det lite utspritt var ansvaret finns. 4 procent uppger IT, 3 procent HR och 2 procent information. 9 procent uppger annat. I den gruppen är det vanligt att de svarat att det är flera avdelningar som ansvarar för intranätet.


114 (114)



14. OM WEB SERVICE AWARD

Web Service Award är digitala strateger som undersöker, analyserar och hjälper sina kunder att lyfta webbplatser, intranät och mobilsajter/appar till konkreta och mätbara förbättringar. Sedan år 2000 genomförs Web Service Indexmätningar som visar vad Sveriges intranät och internetanvändare anser om kvaliteten på svenska företags, myndigheters och organisationers intranät och webbsatsningar. Över 150 företag/organisationer har deltagit i mätningarna under 2019 med sina webbplatser och intranät. Vi har genom åren genomfört undersökningar för företag, organisationer, förbund, kommuner, myndigheter m.fl. vilket gör att vi har en unik kunskap om trender inom intranät och Webplatsutveckling, besökares behov och diverse fallgropar. WSA har arbetat fram både metodik och tekniska lösningar för att på effektiva sätt utvärdera och presentera resultat av utvärderingar av intranät och webbplatser. Varje år delar vi även ut den åtråvärda WSA utmärkelsen till de intranät som fått högsta andel nöjda användare i WSAs undersökningar hur medarbetarna uppfattar intranäten. På vår webbplats hittar du information om Web Service Awards produkter och tjänster: www.webserviceaward.com. RAPPORT ÖVER INTRANÄTTRENDER 2019 Producent: Web Service Award AB

Sveavägen 98 S-113 50 Stockholm www.webserviceaward.com Twitter: @webserviceaward.com

Författare:

Pierre Du Rietz, VD/Digital strateg Tfn: 08-673 68 20 e-post: [email protected] Twitter: @PierreDuRietz LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/pierredurietz/ Blogg: https://blogg.webserviceaward.com/

Om du citerar ur denna publikation, var god uppge: Källa: Web Service Award, Rapport: Hur mår Sveriges Intranät? Trendundersökning 2019 Officiell hashtag: #WSAintra19

http://www.webserviceaward.com/

http://www.webserviceaward.com/

https://twitter.com/webserviceaward

https://twitter.com/PierreDuRietz

https://www.linkedin.com/in/pierredurietz/

https://blogg.webserviceaward.com/

hur mår sveriges intranät? trendundersökning 2017...trendrapporten hur mår sveriges intranät?...

Documents