jsa 06 ga usc p3[2]

JSA # 6 – Etapa de Análisis

15 de abril de 2023SEMANA 6 DE 46

PROYECTO INTEGRACIÓN

MODELO DE GOBIERNO

AGENDA

USCCOMPRAS

RACIONALIZACIÓN DE GASTOS

USCALMACENES

USCADMINISTRATI

VO

OBJETIVOMantener una completa comunicación y seguimiento entre todos los involucrados, asegurando una respuesta oportuna ante cualquier imprevisto y una continua retroalimentación manteniendo la confiabilidad y la transparencia en los acuerdos alcanzados como Unidad de Servicios Compartidos.

OBJETIVOIncrementar la productividad a través del aprovechamiento de una mejor coordinación, garantizando una comunicación adecuada por medio un modelo de gobierno alineado a una plataforma tecnológica, la definición de responsabilidades, estándares y expectativas de servicio. Cuantitativo: $ 229k USD $ 112K USD

OBJETIVOCualitativo: Elaborar, seleccionar e implementar propuestas de solución para la reducción de gastos.Cuantitativo: Reducir los Gastos en $ 69k USD $ 215k USD

OBJETIVOCualitativo: Optimizar el manejo de los inventarios Cuantitativo: Reducción Venta Perdida:Geyoca $350Gendisca $65Ditoni $304Dipor $83

OBJETIVOCualitativo: Garantizar la confiabilidad del inventario a través de la implementación de controles de entradas, salidas y prácticas administrativas de almacenes.

SEMANA 5 DE 46

MAPA ESTRATEGICO

USC ADMINISTRATIVO

USC ADMINISTRATIVO

SEMANA 6 DE 46

Actividades realizadas durante la semanaLevantamiento de Procesos.Se continuó con el análisis y consolidación de resultados de las 5 empresas en los procesos de:

RRHHContabilidad y RegistroSistemasCrédito y CobranzaCuentas por Pagar

Planes de ChoquePlan de Choque de Horas ExtrasPlan de Choque de Soporte TécnicoPlan de Choque de Cartera VencidaPlan de Choque de Activos Fijos

IndicadoresSe validaron con las Gerencias de las Áreas los procesos de autorización de horas extras, cobranza y Soporte Técnico.

Pasos a SeguirConcluir levantamientos de Procesos.

Presentar MCES integral.

Seguimiento a planes de choque.

Desarrollar Tablero de Control

Puntos críticosNINGUNO

RESPONSABLES:DAIYSI CÁRDENAS, MARCELA REYES, NATHALY BRAVO, JORGE QUEZADA, JOSE SALINAS

OBJETIVOS:• Productividad Guayaquil USD 229,000• Productividad Quito USD 112,000

ANALISIS DE PROCESOS

DISEÑOMCESAnálisis de Procesos

USC ADMINISTRATIVO

Análisis de Procesos

97.8% de Avance

SITUACIÓN ACTUALProceso reactivo de horas extras.Las horas extras se autorizan una vez ejecutadas.Horas Extras se ha vuelto un valor fijo de pago mes a mes, en vez que se genere por excepción.

ACTIVIDADES REALIZADASSe validaron con las Gerencias de las Áreas el proceso de autorización de horas extras.Se inició el análisis de esquemas rotativos en el área de Seguridad.Se desarrolló propuesta de políticas de control de horas extras en áreas administrativas.Se realizó análisis de distribución de Horas Extras.

ESTRATEGIASDifundir políticas.Concluir análisis de modelos rotativos.Desarrollar Tablero de Control.Implementar tablero de control de indicadores de piso (Semáforos).Analizar casos específicos (Costo – Beneficio) de implementación de políticas por empresa/área.

PLAN DE CHOQUE: DISMINUCIÓN HORAS EXTRAS

USC ADMINISTRATIVO

Propuesta de Políticas de HE: Generales y en

Admon.

Análisis de Horas Extras

Validación de Procesos

Análisis de Distribución de Horas Extras -

Seguridad


USC ADMINISTRATIVO


Admon.




Seguridad

Mail inicial de Difusión – Sem 5 Acta de Difusión – Sem 6Desarrollo de Formato con el Cliente – Sem 4

Gquil – 12 Feb

09

DESARROLLO

Formato

común!

Grupo

Alarcón

Quito – 11Feb 09

Quito

Guayaquil

DIFUSIÓN a

Gerencia!

Grupo

Alarcón


USC ADMINISTRATIVO


Admon.




Seguridad

ACTIVIDADES REALIZADASPartiendo de información macro por Área, se inició Análisis de Horas Extras a un Segundo Nivel (por Departamento)Se tomó las Áreas de mayor generación de Horas Extras para entender su estructura y levantar principales motivos:

SeguridadBodega

ESTRATEGIASCon la definición de las principales Áreas Generadoras se elaborarán Estrategias para impactar en el Gasto de Horas Extras:

Mejora de procesos de Trabajo.Definición de Políticas Horas Extras.Esquemas Rotativos de Trabajo.


USC ADMINISTRATIVO


Admon.



Seguridad

ACTIVIDADES Se levantan en Quito y Gye Propuestas para elaborar una política General de Horas Extras para todo el Grupo Alarcón y políticas específicas para cada una de las empresas/áreas de acuerdo al costo beneficio de los escenarios evaluados.Se consolidan propuestas y se generará Borrador para revisión de Gerentes de cada una de las 5 empresas del Grupo.Finalmente se propondrá la definición de la Política General de Horas Extras para el Grupo Alarcón.

POLITICAS GENERALES – “PROPUESTA”Se define que solamente las horas extras autorizadas por la Gerencia de las Áreas (a través de su firma en el formato) serán remuneradas.Se define que salvo casos autorizados por la Gerencia General, ninguna Hora Extra reportada “Post-mortem” será pagada.

LEVANTAMIENTO IDEAS POLITICAS ESPECÍFICAS



USC ADMINISTRATIVO

Propuesta de Políticas de HE

en Admon.



Seguridad

ACTIVIDADES REALIZADASSe levantó información respecto al esquema de trabajo del Dpto. de Seguridad de las 5 empresas.Se definió cual es el valor de Horas Extras “normal” que generaría Seguridad tanto en Quito como Guayaquil bajo el esquema actual de acuerdo al horario definido al día de hoy.

ESTRATEGIASSe definirá con Seguridad la mejor manera de optimizar las Horas Extras generadas por el Dpto.Analizar mejores alternativas, que garanticen el servicio y generen ahorro.

Alta Variabilida

d


SITUACIÓN ACTUALEl proceso de SOPORTE A USUARIOS del área de Sistemas es muy similar en todas las empresas. No se lleva un control formal del nivel de servicio prestado. No se miden los resultados del soporte, la calidad del servicio proporcionado , el índice de reincidencia en la solicitud de soporte ni el tiempo de reacción del área.

PLAN DE CHOQUE: SISTEMAS / SOPORTE A USUARIOS

USC ADMINISTRATIVO

Codificación de Motivos

Difusión de Proceso ABC de Motivos

ACTIVIDADES REALIZADASSe difundió en las Gerencias el proceso de Soporte a Usuarios.Se distribuyeron formatos de solicitud de servicio a los principales usuarios.Se inició la codificación de problemas/motivos del soporte técnico.Se realizó el primer ABC de causas de soporte técnico por área funcional del Grupo.

ESTRATEGIASDesarrollar estrategias específicas por causa del soporte técnico.Iniciar la conceptualización del árbol de toma de decisiones para temas de soporte.Incluir la codificación de causas dentro del formato de soporte técnico.

USC ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES REALIZADAS

Se difundió el formato entre las principales áreas.Se coordinó con los líderes de sistemas sesiones de grupo para concientizar al personal del área en la utilidad del formato dentro de su gestión.Se difundió en coordinación con Sistemas información para sensibilizar a los usuarios acerca de la importancia del proceso.




Se colocará el acta actualizada el Miércoles

USC ADMINISTRATIVO


Se analizo el levantamiento de la base de datos con la información de las solicitudes de soporte técnico de las ultimas dos semanas. En base a esta información, se elaboró un ABC de los motivos mas frecuentes al personal de sistemas para realización de soporte técnico. Se definieron estrategias y acciones correctivas para mejorar en las áreas en donde existe un alto índice de reincidencia.




ABC Tipo de Soportes% Real ABC Estrategias

SISTEMAS 35%

ARevisión de ejecución de comandos en sistemas y bases de dato actuales, buscar mejores opciones de conectividad e infraestructura.

APLICACIONES 19%CONECTIVIDAD 18%OTRAS 14%

CORREO 9% B Buscar una mejora en la infraestructura de conectividad

DESARROLLO 5% C

100%

SITUACIÓN ACTUALSe recopilaron las firmas respectivas, por parte de los gerentes, jefes inmediatos y custodios de los Activos Fijos.Las empresas mantendrán sus anexos que hasta el momento los han utilizado, hasta depurar la información y tener una base de datos real, de los Activos Fijos

ACTIVIDADES REALIZADASSe validaron los listados de Activos Fijos y se definieron estrategias a seguir.Se difundieron los formatos de control de activos y se validaron.Se inició el desarrollo de políticas de control para entrega, transferencia y recepción de activos.

ESTRATEGIAS

Levantamiento de Activos Fijos en Dipor S.A.Difusión y entendimiento de los nuevos formatos.Obtener datos reales de custodios y mayor control en caso de entrega y recepción de los Activos Fijos.Dejar por escrito y con firmas de responsabilidad, en el caso de traspaso de un Activo Fijo.

PLAN DE CHOQUE: ACTIVOS FIJOS

Políticas de Control

Difusión de formatos de

Control

Validación de Activos Fijos

USC ADMINISTRATIVO




Control


USC ADMINISTRATIVO


Se validaron los saldos presentados por los custodios de los Activos Fijos, corroborados por la Gerencia General de Dipor S.A. , esto sirvió para definir como fecha de levantamiento de inventarios el día martes 24 de febrero, como responsables el Dpto. de Contabilidad, quienes el mismo día deberán presentar un informe de las novedades encontradas.




Control


USC ADMINISTRATIVO


Se difundieron formatos de control con Custodios, Jefes de departamentos y Gerencia. Se integraron las sugerencias generadas durante la validación en los formatos de control.Se formalizó la entrega de la nueva documentación.Los principales cambios sugeridos fueron:

Firmas de recepción y responsablesIdentificación de fecha y lugar en el caso de traspasos a las sucursales.

DIFUSIÓN

Formato

común!

Grupo

Alarcón




Control


USC ADMINISTRATIVO

ACTIVIDADES REALIZADASDentro de los acuerdos consensados se encuentran:

Cada Jefe de Área, va a ser el encargado de controlar los formatos y hacerlo llegar a los custodios de activos fijos, se van a manejar 3 copias, una para control de los jefes de área, la segunda para el custodio de activos fijos, quien adjuntará junto a las cotizaciones (3), y la tercera para el usuario del activo fijo.

CONSENSO

Proceso de control

de activos

SITUACIÓN ACTUALEl personal de cobranzas y cartera recibió la capacitación sobre el nuevo formato de recaudación, que nos va a servir para medir los respectivos indicadores diarios.Se está midiendo la cobranza por zonas

ACTIVIDADES REALIZADASSe capacitó al personal de cobranzas para el uso del nuevo formato.Se levantó la información de las 5 empresas, para determinar metas de cobranza diarias y proceder al respectivo control.Se procedió a medir los dos primeros días el uso de los formatos implementados y aclarando las dudas existentes.

ESTRATEGIASLos nuevos ruteros permitirán redefinir las rutas de cobranza, ocupar mejor el tiempo diario de cada cobrador dependiendo de la zona designada.Establecer los días de cobro, ya que en el formato, deben poner la hora de atención, con esto se establecerán horarios de acuerdo a las rutas.Permitirá un mejor control del tiempo utilizado por los cobradores y efectividad de la cobranza diaria.

PLAN DE CHOQUE: CARTERA VENCIDA

USC ADMINISTRATIVO

Cumplimiento a Recaudación

Diaria

Programa de Cobro

Validación de Formatos


USC ADMINISTRATIVO


Diaria

Programa de Cobro



Se dio la capacitación a los encargados de la cobranza, aún se encuentran novedades en el llenado de los formularios, no llenan todos los datos, se está procediendo a indicar a los Jefes de Cartera, la necesidad que lo llenen cada uno para poder replantear las rutas y coordinar los horarios de cobros, según los horarios establecidos por los clientes.

DIFUSIÓN /

VALIDACIÓN

Gerencias, Jefes y

Encargados de

Cobranza

FORMATO

Homologación de

Documentos a nivel

Grupo


USC ADMINISTRATIVO


Diaria

Programa de Cobro


SITUACIÓN ACTUAL

El proceso actualmente se realiza en los formatos validados, pero la programación continua siendo artesanal.No se optimiza el tiempo de los cobradores

MAPEO DE RESTRICCIONES ZONIFICACIÓN DE COBRANZA PROGRAMA DE COBRANZA


Se analizaron las restricciones de recaudación en las 5 empresas a fin de crear un calendario “Estandar” de recaudación que permita iniciar el proceso de zonificación y programación de la cobranza.

Situación Actual


USC ADMINISTRATIVO


Diaria

Programa de Cobro


MAPEO DE RESTRICCIONESSe analizó el proceso de programación y ejecución de los cobros en las 5 empresas encentrándose los siguientes casos al momento de realizar la cobranza:

Falta de dinero. (El cliente no sabía)Aun no se a podido vender el producto. No hay quien firme.Los pagos lo realizan desde la matriz que queda en otra ciudad, hay que esperar a que envíen.Ese día de visita no se realizan pagos, el cliente tiene sus días de pago establecidos.

PASOS A SEGUIRDesarrollar programa mensual de cobranza detallado.

Sr. P

azos

Ediso

n Góm

ez

Victor

Esc

obar

KEYST

ONE

Dioge

nes Z

ambr

ano

Wal

ter B

eltrá

n

Cristo

bal M

orán

Migue

l Bra

vo

Jacint

o Aba

d0%

20%

40%

60%

80%

100%

DIPOR DITONI KEYSTONE GENDISCA-GEYOCA

Planeado Real Planeado Real Planeado Real Planeado Real

Viernes

42.177,05

13.096,85

58.569,00

58.451,42

3.759,20

6.574,74

13.316,67

56.719,79

Lunes

47.620,74

7.636,47

482.340,64

453.668,86

26.966,22

5.709,59

31.834,62

56.398,01

Martes

7.925,92

9.025,67

26.966,22

68.983,47

3.247,09

6.134,56

8.758,71

20.771,77

Miércoles

27.452,93

54.342,41

31.834,62

59.644,94

6.136,34 -

10.445,98

17.411,51


USC ADMINISTRATIVO


Diaria

Programa de Cobro


Actividades realizadas

Se está validando la información diaria que nos entregan los recaudadores, y se verifica contra el vencimiento diario.Se están verificando los ruteros por zonas de mayor recaudación, con la información actual se está determinando horarios de atención de nuestros clientes, para mejorar los horarios de cobranza.Los Jefes de crédito actualmente mantienen las metas establecidas, pero se va a verificar si los montos son los adecuados dados los hallazgos encontrados en la semana.

DIPOR DITONI KEYSTONE GENDISCA GEYOCA TOTAL

Viernes

53.377,62

58.451,42

6.574,74

61.224,03

74.188,22

253.816,03

Lunes

66.060,74 453.668,86

5.709,59

68.668,49

45.401,71

639.509,39

Martes

86.299,19

68.983,47

6.134,56

60.796,67

9.716,10

231.929,99

Miércoles

88.580,83

59.644,94

-

41.464,84

28.585,28

218.275,89

294.318,38 640.748,69

18.418,89 232.154,03 157.891,31

1.343.531,30

PB Enero Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 -

500.00

1,000.00

1,500.00

2,000.00

2,500.00

3,000.00

TOTAL GA PB

USC ADMINISTRATIVO

SEMANA 6 DE 46

Actividades realizadas durante la semanaLevantamiento de Procesos.Se continuó con el análisis y consolidación de resultados de las 5 empresas en los procesos de:

RRHHContabilidad y RegistroSistemasCrédito y CobranzaCuentas por Pagar

Planes de ChoquePlan de Choque de Horas ExtrasPlan de Choque de Soporte TécnicoPlan de Choque de Cartera VencidaPlan de Choque de Activos Fijos

IndicadoresSe validaron los PB`s de Horas Extras y Cobranza.Se realizó indicador de Cartera vencida con y sin considerar grandes clientes.

Pasos a SeguirConcluir levantamientos de Procesos.

Presentar MCES integral.

Seguimiento a planes de choque.

Desarrollar Tablero de Control


RESPONSABLES:DAIYSI CÁRDENAS, MARCELA REYES, NATHALY BRAVO, JORGE QUEZADA, JOSE SALINAS

OBJETIVOS:• Productividad Guayaquil USD 229,000• Productividad Quito USD 112,000

INTEGRACIÓN ERP

SEMANA 6 DE 46

Actividades realizadas durante la semanaCOPAC ERP - PUCSe continuó con la homologación de la Estructura de Cuentas.

Análisis de Hardware y Software.Se desarrolló la matriz de Selección de Proveedores / PropuestaSe realizaron acercamientos con proveedores a fin de recolectar información de:

HardwareServicios relacionadosCosto Valor agregado aportado.

Análisis Funcional de ERPSe analizaron los módulos del ERP a fin de identificar Gap`s específicos entre las herramientas actuales y las funcionalidades existentes.

Integración de Proyectos de TI.Se continuó con el seguimiento a los proyectos de TI.

Pasos a SeguirDar inicio a la homologación de la estructura de la contabilidad analítica.

Concluir análisis de esquema Licencias.

Continuar con el análisis de requerimientos funcionales de los modelos actuales.

Generar conclusiones del déficit funcional o gaps, para definir centralización con y sin ERP.

Realizar acercamientos con proveedores de Hardware a fin de gestionar propuestas.


RESPONSABLES:RICARDO GARCES, LENIN LEON, DANIEL POZOPEDRO ALVAREZ, MICHAEL ALARCÓN, JOSE SALINAS

MAPA ESTRATEGICO

INTEGRACIÓN ERP

SITUACIÓN ACTUALProyectos de TI desarrollándose en el Grupo:

Implementación GP LEFALSI Implementación WMS LEFALSI – GP LEFALSI – SISTEMA ACTUAL. Implementación GP en distribuidoras (GEYOCA - GENDISCA).

ACTIVIDADES REALIZADAS Codificación de Productos.Se ha dado seguimiento al Grupo Mas en el desarrollo de interfaces de entrada y salida del proyecto WMS.Se definió la llegada del técnico de ATOS para el 26-FEB-2009.Pruebas de conexión entre SISLOG y equipos de radiofrecuencia en conjunto con proveedor SISMODE.Inducción a Usuario Julio Villón.

ACTIVIDADES POR REALIZAR

Parametrización de Sislog.Terminación de ingreso de contabilidad en LEFALSI.Realizar pruebas funcionales de interfaces WMS a GP y de GP a Sistema Actual y viceversa.

CRONOGRAMA DE INTEGRACION DE PROYETOS

USC INTEGRACION ERP

CRONOGRAMA ACTUALIZADO

CRONOGRAMA ORIGINAL


USC INTEGRACION ERP


CRONOGRAMA ORIGINAL SEGUIMIENTO

1. Documentación de Visionamiento no entregada por el Grupo Mas y retraso en desarrollos conjuntamente por Definiciones del modelo de negocio no pactados.

2. Retraso en actividades de ingreso de información por cambio de usuario de usuario principal del sistema.

3. Retraso dado por Cambio de servidor y Gap interno entre cronogramas del Grupo mas y Plan de trabajo de Atos.

1. 1. Inducción al usuario Gonzalo Cruzatti para ingreso de Información faltante en Contabilidad de LEFALSI.

2. Se pidió vía mail a Juan Calor Vélez la entrega de esta Información.

3. Se compró el servidor y se redefinió en una reunión la sincronización de los calendarios

11

1

2

22 2

3

3

ANALISIS CAUSA ACTIVIDADES POR REALIZAR


USC INTEGRACION ERP



1. Retraso en ingreso de información, para lo cual se realizó inducción a usuario Julio Villón de los módulos de contabilidad, CXC y CXP.

ANALISIS CAUSA

1. Terminar inducción e ingresar información faltante en Contabilidad de LEFALSI.

2. Pruebas funcionales de Interfaces.3. Parametrización SISLOG

ACTIVIDADES POR REALIZAR

2

22

2


USC INTEGRACION ERP



COMPROMISOS ANTERIORES RESPONSABLES FECHA COMP. ESTATUS

Desarrollo de Interfaces de entrada y salida para WMS e interfaces GP A Sistema Actual.

JUAN C. VELEZ 2-FEB-09–24FEB09

OkEn ProcesoPendiente

Estandarización de Etiquetas y Magnéticos para Racks

R.GARCES/PA 20-FEB-09

Pruebas de Interfaces a Sist. Actual a GP y WMS

PEDRO ALVAREZ 25-27-FEB-09

ANÁLISIS DE FUNCIONALIDADES

USC INTEGRACION ERP

SITUACIÓN ACTUALNo existe a parte del grupo de sistemas alguien que desde el punta de vista de usuario haga el seguimiento de la implementación exitosa del software (GP) en su departamento, ni que realice el input oportuno al proyecto desde el punto de vista funcional. Se requiere mayor involucramiento del personal en la implementación de las soluciones.

ACTIVIDADES REALIZADAS Se realizó inducción a líderes funcionales. Se esta realizando un análisis de las funcionalidad de Microsoft Dynamics para certificar que la funcionalidad ofrecida este acorde con los requerimientos actuales y futuros de la empresa.Encontrar posibles Brecha entre funcionalidad y procesos y notificarlos con tiempo para hallar soluciones a los mismos.

PASOS A SEGUIR Definir ,difundir y discutir los Brechas encontrados con los usuarios para resolver a tiempo contratiempos.Migrar COPAC de ERP – PUC a COPAC de implementación de ERP.Definición de líder de proyecto por Grupo Alarcón.

Financiero ComprasCXP

Ventas CXC

ComprasINV

Ventas FAC


USC INTEGRACION ERP

Financiero

Análisis de:Mantenimiento de cuentas.Manejo de chequeras.Registro de diariosContabilización por LotesManejo de bancos (depósitos, transacciones bancarias y conciliación)Manejo del modulo de activos fijos (ingreso, transferencias, depreciación)-Detalle y plan de impuestos

ComprasCXP

Ventas CXC

ComprasINV

Ventas FAC

Brechas entre GP vs. Sistema Actual:• Cada vez que se cree un proveedor se deberá

asignar a este un plan de impuesto. El cual esta ligado a la codificación de retenciones dada por el SRI.


USC INTEGRACION ERP

Financiero ComprasCXP

VentasFAC

Ventas CXC

ComprasINV

Análisis de:Ingreso de vendedoresRegistro de cotizacionesRegistro de pedidosConsolidación de pedidosIngreso de facturas Zonas, Rutas y liquidacionesReportes de ventasLotesContabilización en ventas.Manejo de comisiones

Brechas entre GP vs. Sistema Actual:• Falta el desarrollo del sistema comercial.


USC INTEGRACION ERP

Financiero VentasFAC

VentasCXC

Compras CXP

Compras INV

Análisis de: Ingreso de clientesRegistro de cuentas por cobrar.Políticas de créditoCondiciones de pagoForma de pagolotesContabilizaciónAnálisis de cartera Reportes

Nota: El módulo de cuentas por cobrar forma parte del módulo de ventas.

Brechas entre GP vs. Sistema Actual:• Liquidaciones, Falta desarrollo de modulo

comercial. (cambio de chofer)


USC INTEGRACION ERP


ComprasCXP

Ventas CXC

Compras INV

Análisis de:Registro de proveedoresAsignación de plan de impuestos a proveedoresIngreso de facturas.Ingreso de Datos para Anexos TrasnacionalesContabilización de facturasImpresión de cheques Manejo de retencionesLotes.

Nota: El módulo CXP forma parte del Módulo de compras.

Brechas entre GP vs. Sistema Actual:• Acoplarse al modelo de detalle de impuestos y

plan de impuestos, aspectos necesarios para calculo de impuestos (IVA y retenciones).

• Adecuarse al concepto de registro y contabilización por lote


USC INTEGRACION ERP


ComprasCXP

ComprasINV

Ventas CXC

Análisis de:Ingreso de artículosIngreso de Ordenes de compraCompras de inventarioContabilizaciónAjustesBodegasTransferencias BajasDevolucionesCambiosKardexEnlace con WMSReportes

Brechas entre GP vs. Sistema Actual:• Falta el desarrollo del sistema comercial e

implementación con WMS


USC INTEGRACION ERP

Recursos

humanos y

Nómina


ComprasCXP

Ventas CXC

Análisis de:Ingreso de empleadosIngreso de BeneficiosIngreso de DeduccionesPago de NóminaImpuestosLiquidación de empleadosUtilidadesComisionesReportes

Brechas entre GP vs. Sistema Actual:• Verificar donde se manejan los prestamos

Hipotecarios y si realiza la deducción directamente de la cuenta del empleado.

INTEGRACIÓN ERP

SEMANA 4 DE 46




Análisis Funcional de ERPSe analizaron los módulos del ERP a fin de identificar Brecha`s específicos entre las herramientas actuales y las funcionalidades existentes.





Generar conclusiones del déficit funcional o Brechas, para definir centralización con y sin ERP.




USC INTEGRACION ERP

SITUACIÓN ACTUALSe evidencia un a estructura de Hardware poco consolidad dentro de las empresas. No se evidencia una correcta utilización de licencias de software y aplicativos.Un 30% de los equipos del grupo NO cumplen con los requerimientos mínimos para la correcta utilización de los nuevos sistemas en desarrollo. No se evidencia una estandarización en modelos y marcas de equipos.

ACTIVIDADES REALIZADAS Levantamiento de escenario actual de Hardware en las 5 empresas. Elaboración de escenarios y estrategia de homologación de hardware. Contacto y reuniones con proveedores corporativos para busca de soluciones. Calificación de proveedores en base a parámetros previamente establecidos.

PASOS A SEGUIR Analizar las propuestas de los proveedores. Definir el numero de equipos a adquirir. Definir el proveedor para la compra de Hardware. Elaborar una política de control y reposición de Hardware que sea aplicable a las 5 empresas.

Antecedentes Resultados de Evaluación

Escenarios Evaluados

Matriz de Toma de Decisión

HOMOLOGACIÓN DE MARCAS DE HARDWARE

USC INTEGRACION ERP





Solicitud de Requerimiento

de Hardware

DESCRIPCIÓN:Se solicito a GrupoMAS enviar los requerimientos mínimos de Hardware (servidores, clientes y Hand Helds) para el correcto funcionamiento y gestión de los sistemas en desarrollo

Levantamientode

Información

DESCRIPCIÓN:Se realizó un levantamiento del escenario actual en cuanto a hardware de las cinco compañías.

Se revisaron las marcas y cumplimiento de los requerimientos mínimos.

Análisis y elaboración

de Escenarios yEstrategias

DESCRIPCIÓN:En base a la información levantada, se elaboró la estrategia de homologación de marcas y los escenarios para posible reposición de equipos.

Contacto conProveedores

DESCRIPCIÓN:Se programaron reuniones con proveedores para solicitar propuestas en base a la estrategia y escenarios realizados.

Análisis y Calificación

deProveedores

DESCRIPCIÓN:Con las propuestas realizadas, se calificó a los proveedores en base al cumplimiento de especificaciones, niveles de servicio, valores agregados y condiciones comerciales que ofrecen.


USC INTEGRACION ERP




MATRIZ DE CALIFICACION DE PROVEEDORES DE HARDWARE

PARAMETROS Marca Hardware Sistema Operativo Garantía

Tiempo de

EntregaServicio Técnico Condiciones Comerciales y Formas de Pago

Clientes Corporativos TOTAL

Base a Negociar Dell / HP

2 GB RAM / Core 2 Duo (2.6

Ghz.) / 200-300 GB Disco Duro /

DVD Rom.

Windows Vista Business con Downgrade a

Windos XP Proffesional

3 Años 45 dias Autorizado por fabricante A domicilio

Gratuidad en cobertura (6

meses - 1 anio)

Cobertura Nacional

Hora Tecnico (costo/hora)

Financiamiento 12 meses

Forma de Financiamiento ofrecida Otro Valor Agregado

Akros /ATA Technology Answers

SI SI SI SI SI SI SI NO SI $ - NO 50% entrada, 50%

contra entrega

Software de control de inventarios de Hardware, Compra por partes a precio del paquete / Servicio tecnico y reposicion de partes en menos de 48 Hrs. en todo el pais

Banco Bolivariano, Dole del Ecuador 77.5

Compsesa S.A. SI SI SI NO SI SI NO NO SI $ 50.00 NO 3 Meses, Leasing con Banco

HP y Microsoft GOLD Partners, Software de control de inventario de Hardware, Descuento en Servicio Tecnico, Call Center para soporte tecnico.

Grupo Wong 60

Keystone Distribution Ecuador S.A.

SI SI SI SI SI NO NO NO SI Proporcionado por Akros NO 30 Dias, Pago con

tarjeta de Credito Proporcionados por fabricante - 57.5

Computron S.A. NO SI NO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A 15

Requerimientos Indispensables

Parametros 8 15 7 7.5 10 10 10 5 10 17.5 100

Garantía • Se requiere un mínimo

de 3 años de garantía. Esta debe ser dada por el fabricante.

• La temporalidad de la garantía es estándar en el mercado.

• La garantía cubre defectos de fabrica y mal funcionamiento de partes.

• El campo “Garantía” corresponde a un 7.5% de la calificación.

Tiempo de entrega• El tiempo de entrega

mínimo deberá ser de 45 días.

• Este tiempo considera el pedido, llegada y recepción de producto en nuestras oficinas.

• El campo “Tiempo de Entrega” corresponde a un 10% de la calificación.

Servicio Técnico• Se calificaron varios

parámetros :• Servicio técnico

Autorizado por fabricante

• A domicilio• Gratuidad por

compra en volumen• Cobertura nacional• Costo Hora/Tecnico.

• La sumatoria de todos los parámetros corresponde a un 35% de la calificación.

Condiciones Comerciales• Para las condiciones comerciales, se estableció un optimo que se requeriría en caso de cerrar un trato.

• Se compara el requerimiento mínimo contra las condiciones reales ofrecidas por cada proveedor.

• Se evidenciaron también valores agregados adicionales que harían de la oferta una mas rentable para decidir.

• El parámetro corresponde a un 17.5% de la calificación.

Clientes Corporativos• A manera de referencia, se incluyeron los clientes con los que los proveedores han trabajado anterior o actualmente.

• Este parámetro no tiene peso sobre la calificación final.

Requerimientos Mínimos • Se evalúa la disponibilidad

del proveedor en cuanto a los parámetros mínimos requeridos para el correcto funcionamiento de los desarrollos actuales.

• Para cumplir con los requerimientos mínimos y estar alineados con la estrategia, se solicito al proveedor la entrega de una propuesta que tome en cuenta la marca, las necesidades de hardware y de sistema operativo para los equipos.

• Si el proveedor no cumple con una de estas condicionales, seria descartado.

• La sumatoria de todos los parámetros corresponde a un 30% de la calificación.


USC INTEGRACION ERP




1. CAMBIO DEL TOTAL DE EQUIPOS

• Realizar el remplazo de todos los equipos del Grupo en una sola compra cumpliendo de esta forma con la estrategia de Homologación de Hardware

• Realizar una venta de los equipos excedentes para recuperar inversión.

• Mayor inversión.

2. CAMBIO DE LOS EQUIPOS QUE NO CUMPLEN REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL ERP

• Remplazar todos los equipos que no cumplen con las características necesarias para el uso del nuevo ERP.

• No se cumple con estrategia de Homologación de Marca.

• Menor inversión.

ESTRATEGIA DE HOMOLOGACION DE HARDWARE

Definir una marca y modelo de equipo estándar para todos los usuarios del Grupo Alarcon.Adquirir los equipos de marca, con garantías y licencias originales, servicio técnico autorizado por el fabricante y que disponga de cobertura nacional

SITUACION ACTUAL Porcentaje de cumplimiento de Hardware Actual VS.

Requerimientos ERP

Equipos Cumple No Cumple

GRUPO ALARCON 175 72% 28%

ESCENARIOS EVALUADOS


USC INTEGRACION ERP




PROVEEDOR ESCENARIO EVALUACIÓN

Akros / ATA Technology Solutions

Cumplen con escenarios

77.5 / 100

Compsesa S.A. 60 / 100

Keystone Distribution Ecuador S.A. 57.5 / 100

Computron S.A. No cumple Equipos no cumplen conrequerimientos mínimos.

EVALUACION:La evaluación realizada toma en cuenta las capacidades de cumplimiento de requerimientos, niveles de servicio y valores agregados ofrecidos por parte de los proveedores. Propuestas económicas serán enviadas y revisadas en la semana del 25 al 27 de febrero.

USC INTEGRACION ERP

SITUACIÓN ACTUALActualmente no se evidencia un correcto manejo de las licencias en los equipos de las compañías. Existe un gran numero de equipos dentro del Grupo Alarcon con licencias no oficiales de sistemas operativos, aplicativos y antivirus. Equipos inseguros y expuestos a virus.

ACTIVIDADES REALIZADAS Levantamiento de escenario actual respecto a las licencias de los usuarios de las 5 empresas. Reunión con proveedores para definición de paquetes de licencias y alcance de las mismas, aplicables a los requerimientos de usuarios. Elaboración de escenarios para la posible adquisición de paquetes de licencias.

PASOS A SEGUIR Definir proveedor de compra en base a las ofertas realizadas Definir el total de licencias a adquirir. Definir el tipo de licencias a adquirir. Elaborar una política de control y reposición de software que sea aplicable a las 5 empresas.




ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE LICENCIAS

USC INTEGRACION ERP





ERP DYNAMICS

27

Tipo de uso consecutivo

SERVIDORESY ADMINISTRACION

DE REDES

36

Total Servidores = 21

SISTEMA OPERATIVO USUARIOS

46

Total usuarios= 175

ESCENARIO ACTUAL DE LICENCIAMIIENTO – GRUPO ALARCON

APLICATIVOS – OFFICE

23

ANTIVIRUS

101

Relación Licencias / Total Servidores =

58.3 %

Relación Licencias OS / Total Usuarios =

26.3 %

Relación Licencias APP/ Total Servidores =

13.1 %

Relación Licencias AV/ Total Servidores =

57.71 %

USC INTEGRACION ERP





ERP – MICROSOFT DYNAMICS

27 licencias

Uso concurrente: solo podrán Haber 27 usuarios conectados Utilizando el software simultáneamente.

SISTEMAS OPERATIVOS(Equipos Usuarios)

Licencia OEM con compra de equipos.

TIPOS DE LICENCIAS PARA ERP Y SISTEMAS OPERATIVOS (USUARIOS)

Microsoft® Windows™ Vista

Business Edition con downgrade

a Microsoft® Windows™ XPProfessional (SP2)

USC INTEGRACION ERP





OEM (Original Equipment

Manufacturer)

Aplicable a equipos nuevos

Licencia se pierde si el equipose daña.

Una sola compra no renovable

OPEN

Renovable cada 2 años.

Número de licencia perpetuo

Versiones Actualizables online

OPEN VALUE(Organization)

Renovable cada 3 años.

Número de licencia perpetuo

Software Assurance(servicio técnico y mantenimiento

de software)

TIPOS DE LICENCIAS PARA APLICATIVO MICROSOFT OFFICE

Versiones Actualizables online

Licencia reutilizable en caso deperdida de equipo


Aplicable a PYMES Aplicable a empresas grandes

Administración Online Administración Online

USC INTEGRACION ERP





OEM (Original Equipment Manufacturer)

Aplicable a equipos nuevos

Licencia se pierde si el equipose daña.

Una sola compra no renovable

MCAFEE SMB EDITION(SMALL –MEDIUM BUSINESS)

Hasta 90 Usuarios

Número de licencia perpetuo, renovable cada 2 años.

Actualizaciones replicadas desdeel servidor a usuarios

MCAFEE ENTERPRISE EDITION

100> Usuarios

Número de licencia perpetuo,renovable cada 2 años.

McAfee ePolicy Orchestrator(administración centralizada)

TIPOS DE LICENCIAS PARA ANTIVIRUS MC AFEE INTERNET SECURITY

Consola de actualización yAdministración en sitio.



Aplicable a PYMES Aplicable a empresas grandes

Administración por servidor Administración en sitio

Actualizable vía Internet por cadausuario.

INTEGRACIÓN ERP

SEMANA 6 DE 46




Análisis Funcional de ERPSe analizaron los módulos del ERP a fin de identificar Gap`s específicos entre las herramientas actuales y las funcionalidades existentes.





Generar conclusiones del déficit funcional o gaps, para definir centralización con y sin ERP.




JSA # 6 – Etapa de Análisis

15 de abril de 2023SEMANA 5 DE 46

PROYECTO INTEGRACIÓN

jsa 06 ga usc p3[2]

Economy & Finance