näin onnistut crm:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...varsinkin pk-sektorin asiakkaille...

18
Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa 4 tärkeintä vaihetta

Upload: others

Post on 20-Jun-2020

0 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Näin onnistut CRM:n tai

toiminnanohjausjärjestelmän

vaihdossa

4 tärkeintä vaihetta

Page 2: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Suunnitteletko CRM- tai

toiminnanohjausjärjestelmän

vaihtoa?

Toiminnanohjausjärjestelmän tai CRM:n kartoituksen, hankinnan ja käyttöön-

oton voi hyvin tehdä itsenäisesti. Järjestelmien tarjoajilla on kartoitus- ja

käyttöönottovaiheissa tarjottavanaan erilaisia palveluita, mutta on silti hyvä

ymmärtää, millaisia vaiheita järjestelmän hankinta ja käyttöönotto sisältävät.

Tässä oppaassa kerromme, mitä toiminnanohjausjärjestelmän

kartoituksessa, vaihdossa ja käyttöönotossa tulee ottaa huomioon ja

minkälaisia vaiheita prosessissa on. Jos haluat tietää lisää

toiminnanohjausjärjestelmän tai CRM:än vaihtamiseen liittyvistä asioista,

konsultoimme myös mielellämme aiheesta. Yhteystietomme löydät oppaan

viimeiseltä sivulta.

Taimer Oy

2

Page 3: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

17Käytön jalkauttaminen ja jatkuva kehitys

18Kokeile Taimeria ilmaiseksi 30 päivää

4

14Toiminnanohjausjärjestelmän sujuva käyttöönotto

15Vaihe 1: Aikataulutus ja vastuuhenkilöt

15Vaihe 2: Ohjelman asettaminen käyttöönottokuntoon

16Vaihe 3: Datan keruu ja tiedonsiirto

16Vaihe 4: Sisäinen viestintä ja koulutukset

3

8Mitä toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksessa ja valinnassa pitää ottaa huomioon?

9Vaihe 1: Tarpeiden kartoittaminen ja prosessin luonti

Vaihe 2: Vertaile järjestelmien ominaisuuksia ja valitse ohjelma koekäyttöön 11

13Vaihe 3: Järjestelmän valinta ja päätös käyttöönotosta

2

5Miksi yritykset vaihtavat CRM:ää tai toiminnanohjausjärjestelmää?1

Sisällysluettelo

Suunnitteletko CRM- tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa? 2

Nykyajan CRM-ohjelmalta vaaditaan paljon enemmän kuin vain asiakkuuksien hallintaa 4

Page 4: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Nykyajan CRM-ohjelmalta

vaaditaan paljon enemmän

kuin vain asiakkuuksien

hallintaa

Tänä päivänä yritysten CRM:ltä odotetaan paljon muutakin kuin

asiakkuuksien ja myynnin hallintaa. Markkinoinnin ja myynnin

automaatioiden ohjelmistot ovat yleistyneet merkittävästi, ja CRM:ltä

vaaditaan yhteispeliä niiden kanssa. CRM-järjestelmässä pitää pystyä

jäsentelemään asiakkaiden yhteystietoja ja luomaan postituslistoja, jotka

voidaan sitten kätevästi siirtää vaikka markkinoinnin automaatio-

ohjelmaan. Parhaimmassa tapauksessa järjestelmät keskustelevat

keskenään, jolloin päällekkäistä informaatiota ei pääse syntymään.

Markkinoinnin ja asiakastietojen ylläpidon lisäksi CRM-järjestelmältä

odotetaan paljon muutakin. Monet yritykset tarvitsevat liiketoimintansa

ohjaukseen projektinhallinnan työkalua, jolle ne voivat hallita

projekteja, niiden kannattavuutta ja etenkin resursoida tekemistään

hallitusti. Kentällä liikkuvat työntekijät puolestaan tarvitsevat näppärän

järjestelmän, jolla he voivat vaikka mobiililaitteella kirjata työtunteja

olemassa oleville projekteille, luoda uuden projektin tai luoda maksupostin

myydystä tuotteesta tai palvelusta.

Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta,

mukaan lukien kulu- ja matkalaskut, ovat todella tärkeä kokonaisuus.

Tämän päivän moderneissa CRM-järjestelmissä pitää olla mukana

laskutusreskontran hallinta, joka yhdistyy taloushallinto-ohjelmiin ja

sitä kautta kirjanpitoon. Kattava CRM-järjestelmä voi tarjota kaikki

nämä ominaisuudet yhdessä kokonaisuudessa tuoden kokonaisuuteen

mukaan vielä tehtävien jaon sekä viestinnän tiimien ja projektien sisällä

sekä asiakkaiden kanssa. Parhaassa tapauksessa CRM-järjestelmä toimii

koko liiketoiminnan hermokeskuksena ja emolevynä, jonka kautta voidaan

hallita kaikkea. Informaatio eri toiminnallisuuksien välillä liikkuu

aina markkinoinnista laskutukseen asti.

Näin ollen voidaan todeta, että nykyajan moderni SaaS-palveluna

toimivaa CRM:ää voidaan ajatella menneisyyden CRM:n ja ERP:n

yhdistelmänä, mutta se on paljon ketterämpi. SaaS-pohjainen CRM

kasvaa yleensä yrityksen tarpeiden kasvaessa ja on kustannuksiltaan

paljon edullisempi kuin perinteiset, massiiviset CRM- ja ERP-ratkaisut.

Luotettavan SaaS-palveluna toimivan CRM-ohjelmiston ja -järjestelmän

avulla asiakas saa mahdollisuuden kasvaa ja tehostaa liiketoimintaansa.

4

Page 5: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

1. Miksi yritykset vaihtavat CRM:ää

CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän tehtävä on tukea yrityksen liiketoimintaa

niin, että työn tekeminen ja liiketoiminnan hallinta on mahdollisimman sujuvaa,

tehokasta ja helppoa. Aina nämä tavoitteet eivät kuitenkaan toteudu, ja silloin on

syytä pysähtyä miettimään käytössä olevien järjestelmien toimivuutta yhdessä ja

yksinään. Voisiko asiat tehdä järkevämmin ja tehokkaammin? Vaikka

vaihtoprosessi vaatii aina oman panostuksensa, omaan tarpeeseen paremmin

sopiva ja liiketoiminnan tehostamista tukeva järjestelmä maksaa itsensä nopeasti

takaisin.

5

Navid Haddad Nosrati
Page 6: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

9 syytä harkita toiminnanohjaus-järjestelmän vaihtoa!

Käytössä oleva järjestelmä tai järjestelmät eivät tue yrityksen toimintaa

kaikilta osin eikä sen kehittäminen ole mahdollista.

Yritys haluaa tehostaa toimintaansa ja nykyinen järjestelmä ei tarjoa riittävästi

mahdollisuuksia siihen.

Raportointiin ja liiketoiminnan analysointiin tarvittavia työkaluja ei ole

riittävästi ja reaaliaikaisen informaation saaminen nopeasti on aikaa vievää.

Yritys kasvaa eikä aiempi järjestelmä enää vastaa uusia vaatimuksia tai kehity

yrityksen tahdissa.

Yrityksen liiketoimintaprosessit muuttuvat ja järjestelmät eivät tue muutosta

kuten uusien liiketoimintojen avautuessa.

Yrityksellä on useita eri ohjelmistoja, joita henkilöt joutuvat käyttämään eri

asioihin, ja niiden tiedot eivät päivity keskenään.

Toimintaa halutaan tehostaa myynnin ja tuotannon osalta.

Halutaan saada parempi reaaliaikainen raportointi ja läpinäkyvyys koko

liiketoiminnan tekemisestä.

Yritys yhdistyy toisen yrityksen kanssa, joilla on eri järjestelmät, ja kyseeseen

tulee useamman y-tunnuksen hallitseminen yhden järjestelmän kautta.

6

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Page 7: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Laaja-alainen järjestelmä on tehokkain

Yrityksillä on usein 5–10 eri järjestelmää, joita he käyttävät omassa

liiketoiminnassaan. Ongelmana on se, että nämä järjestelmät ja niiden

informaatio eivät integroidu keskenään, mikä aiheuttaa tehottomuutta eikä

ainakaan edesauta liiketoiminnan läpinäkyvyyttä. Nykypäivänä pitkälle viety

CRM tai toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on tuotu modernilla tavalla laaja

joukko toiminnallisuuksia yhden kokonaisuuden piiriin, kykenee korvaamaan

monta eri järjestelmää ja luomaan poikkeuksellista tehokkuutta

organisaatioon.

Toiminnanohjausjärjestelmältä odotetaan laaja-alaisuutta: se palvelee yritystä

lukuisien ominaisuuksiensa ja integraatioidensa avulla monipuolisesti.

Toiminnanohjausjärjestelmän olisi syytä kyetä hoitamaan esimerkiksi:

CRM

myyntiputken hallinta

projektien ja niiden kulujen hallinta

tehtävien, resurssien ja työajan hallinta

tarjousten tekeminen ja versioiden hallinta digitaalisesti

laskutus ja integrointi taloushallintoon

kulu- ja matkalaskujen hallinta

sisäinen ja ulkoinen viestintä, tehtävien hallinta ja dokumenttien ja

sopimusten hallinta

liittäminen myynnin ja markkinoinnin automaatioon, pankkeihin ja

palkanmaksuun

Järjestelmältä odotetaan tuotemyynnin, jatkuvien palveluiden myynnin ja

projektimyynnin kyvykkyyksiä. Kaikki tämä ei ole liikaa vaadittu. Mitä

useampaa toimintoa samalla järjestelmällä voidaan hallita, sitä helpompaa,

kustannustehokkaampaa ja selkeämpää yrityksen arki on.

7

Page 8: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

2. Mitä toiminnanohjausjärjestelmän

kartoituksessa ja valinnassa pitää

ottaa huomioon

CRM- ja ERP-markkinoilla on satoja ratkaisuja, joista monet ovat hyvin

toimialakohtaisia tarjoten syvällistä toimialalle suunnattua toiminnallisuutta.

Ne eivät kuitenkaan välttämättä tarjoa kokonaisvaltaista liiketoiminnan

kaikkien osa-alueiden kattavaa kokonaisuutta.

Markkinoilla on ainoastaan muutamia toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka voivat tarjota kaikki tarvittavat ominaisuudet kokonaisvaltaiseen

toiminnanohjaukseen – eli toisin sanoen kaikki yrityksen hallinnassa tarpeelliset

toiminnot yhden ohjelman kautta.

Toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa kannattaa miettiä sekä nykyhetkeä että tulevaisuutta. Järjestelmän tulee tukea tätä hetkeä parhaalla mahdollisella tavalla, mutta sen täytyy myös mahdollistaa liiketoiminnan kehitys ja kasvu

pystymällä tukemaan toimintaa vielä 5 vuoden päästä. Tämän vuoksi moderni

SaaS CRM tai ERP on yleensä oikea ratkaisu.

Kartoituksessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen liiketoiminnan kehittymiseen

ja tehostamiseen liittyvät tarpeet ja huomioida myös muutokset, joita voi

myöhemmin tulla. Järjestelmän on hyvä olla sellainen, että siihen on mahdollista

integroida tarpeiden muuttuessa uusia tarpeellisia ominaisuuksia.

Toiminnallisuuksia olisi myös hyvä pystyä ottamaan vaiheittain käyttöön

liiketoiminnan tai henkilöstömäärän kasvaessa.8

Page 9: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Vaihe 1:Tarpeiden kartoittaminen ja prosessin

luonti

Jotta yritys voi löytää itselleen sopivan toiminnanohjausjärjestelmän,

huolellinen tarpeiden kartoitus on ratkaisevan tärkeää. Ennen

toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa on syytä käydä läpi yrityksen tarpeet

nyt ja tulevaisuudessa. Tarpeiden lisäksi tulee avata myös sisäiset prosessit,

sillä siitä on apua toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksessa.

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto- tai hankintaprosessiin kannattaa aina

nimetä yksi vastuuhenkilö. Tarpeiden ja prosessien avaamiseen on hyvä

ottaa mukaan myös yrityksen avainhenkilöt, joilla on paras tieto omalta

toiminta-alueeltaan ja siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmän tulisi vastata

heidän tarpeisiinsa.

Johto → vaatimukset ja tarpeet raporttien, analyysien ja seurannan

suhteen

Myynti → myynnin vaatimukset, tarpeet ja vaiheet – myyntiputken

eteneminen liidistä tarjoukseksi ja kaupaksi

Projektinjohto → sujuvaan projektinhallintaan liittyvät vaatimukset

ja tarpeet

Konsultointi ja palvelutiimit → konsultoinnin ja asiakastyön tai

kenttätyön vaatimusten täyttäminen

Talous ja laskutus → laskutukseen, talouteen sekä kirjanpito

ohjelmaan liittyvät vaatimukset ja tarpeet.

9

Page 10: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

1. Nimetkää vastuuhenkilö järjestelmän kartoitukselle ja käyttöönotolle.

2. Avatkaa työryhmän kesken yrityksen omat prosessit tai selkeyttäkää ne.

3. Käykää läpi toiminnanohjausjärjestelmän vaatimukset ja tarpeet.

4. Määritelkää yrityksenne tulevaisuuden kasvunäkymät ja tavoitteet.

1. Mitä tavoitteita yrityksellämme on?

2. Mitä haasteita nykyisissä järjestelmissä on tavoitteisiimme peilaten?

3. Mihin ongelmiin tai haasteisiin ohjelman tulee vastata?

4. Mitä rajapintoja ja muita ohjelmia on syytä ottaa kokonaisuuden tarkasteluun?

5. Miksi olemme vaihtamassa ohjelmaa?

6. Mitä hyvää ja huonoa vanhassa järjestelmässä on?

7. Mitä haluamme saavuttaa uudella järjestelmällä?

8. Mikä liiketoiminnan osa-alue tulee saada sujuvammaksi tai tehokkaammaksi?

9. Mikä on kokonaistavoite hankkeelle?

Ennen järjestelmän vaihtoa tai

hankintaa kartoittamisessa kannattaa

käyttää apuna seuraavia kysymyksiä:

Järjestelmän toimittaja tai sen kumppanit voi myös auttaa kartoitusvaiheessa

ja kertoa esimerkiksi, mikä heidän toimittamistaan versioista sopii parhaiten

yrityksen tarpeisiin.

10

Page 11: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Vaihe 2:Vertaile järjestelmien ominaisuuksia

ja valitse ohjelma koekäyttöön

Järjestelmien vertailu

Seuraava vaihe on kartoittaa järjestelmät, jotka vastaavat parhaiten yrityksen

vaatimuksia. Vertaile järjestelmien ominaisuuksia tekemänne

vaatimusmäärittelyn pohjalta, niin huomio kiinnittyy teille olennaisiin asioihin.

Tutustu järjestelmään sen toimittajan tarjoamien materiaalien, kuten

oppaiden, videoiden, ohjeiden ja referenssien, kautta.

Kun prosessit on avattu ja tarpeet kirjattu ylös, on helppoa lähteä

kartoittamaan järjestelmiä, jotka parhaiten vastaavat yrityksen sisäisiin

prosesseihin. Järjestelmän tarjoajilta kannattaa myös kysyä tukea ja apua

prosessien synkronoinnista järjestelmän kanssa.

11

Page 12: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Koekäyttö

Valitse muutama järjestelmä, jota lähdet testaamaan. Järjestelmien

koekäyttöajat vaihtelevat jonkin verran: lyhimmillään koekäyttö voi

kestää yhden viikon, toisilla taas kuukauden.

Kokoa yrityksen sisältä tiimi ohjelman testaukseen ja kartoitukseen. Tässäkin

vaiheessa on tärkeää nimetä vielä erikseen vastuuhenkilö. Resursoi

vastuuhenkilölle ja tiimille riittävästi aikaa ohjelman selvittämiseen ja

testaukseen, sillä kunnon perehtyminen järjestelmään koekäyttövaiheessa

säästää aikaa käyttöönottovaiheessa. Näin varmistetaan myös oikean

päätöksen tekeminen ja vältytään ikäviltä yllätyksiltä jälkikäteen.

Järjestelmän koekäyttö suositellaan tehtäväksi oikeilla tiedoilla,

asiakkailla ja projekteilla seuraavista syistä:

Järjestelmän toimittajalta tai sen kumppanilta olisi saatava tarvittaessa tukea

koekäyttövaiheessa, ja usein käytettävissä on monia eri viestintäkanavia.

Apua olisi hyvä saada puhelimitse, sähköpostitse tai chatin kautta, ja

tarvittaessa konsultatiivisesti tapaamisessa.

Oikeita tietoja käytettäessä saa parhaan käsityksen siitä, miten

järjestelmä toimii käytännössä.

Koekäytön kautta tulee esiin kysymyksiä, joita voi esittää

järjestelmän tarjoajalle. Näin saadaan enemmän irti koekäytöstä.

Käyttöönottovaiheessa syötetyt tiedot löytyvät jo järjestelmästä,

jolloin käyttöönotto onnistuu nopeammin.

12

Page 13: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Vaihe 3:Järjestelmän valinta ja

päätös käyttöönotosta

Koekäytön jälkeen yrityksellä tulisi olla selkeä kuva järjestelmästä sekä sen

tarjoamista ominaisuuksista ja sitä kautta myös mahdollisuuksista kehittää

sen avulla omaa liiketoimintaa ja parantaa toiminnanohjausta.

Kun järjestelmän valinta on tehty, tulee järjestelmän käyttöönottoon

resursoida aikaa ja valita vastuuhenkilö, joka tulee hoitamaan siihen liittyvät

toimenpiteet sekä sisäisen viestinnän. Ohjelman tarjoajalta kannattaa myös

kysyä palveluja käyttöönottoon, jos omat resurssit ovat pienet tai aika

rajallinen.

Järjestelmän virallisessa käyttöönotossa on muutama vaihe, jotka tulee ottaa

huomioon. Ne on kerrottu osiossa 3.

13

Page 14: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

3. Toiminnanohjausjärjestelmän

sujuva käyttöönotto

Kun sopivan toiminnanohjausjärjestelmän valinta on tehty yrityksen

vaatimusten, tarpeen ja prosessien avaamisen sekä koekäytön pohjalta,

päästään käyttöönottovaiheeseen. Jo koekäytössä ollut järjestelmä tulee

laittaa kuntoon niin, että se voidaan ottaa virallisesti käyttöön koko

henkilökunnalle.

Käyttöönottoaikatauluun vaikuttaa useampi asia: mm. yrityksen koko,

siirrettävän datan määrä, sisäis-ten prosessien monimuotoisuus ja

järjestelmän käyttökoulutusten aikataulu. Ostopäätöksestä lasket-tuna

järjestelmä on yleensä käyttöönottovalmis noin kahden viikon ja muutaman

kuukauden välillä.

Jos yrityksessä ei ole aikaisemmin ollut käytössä CRM:ää tai

toiminnanohjausjärjestelmää, kannattaa järjestelmä ottaa vaihe vaiheelta

käyttöön. Pienissä erissä uudet asiat on helpompi omaksua.

14

Page 15: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Vaihe 1:Aikataulutus ja vastuuhenkilöt

Realistinen aikataulutus ja vastuuhenkilöiden nimeäminen ovat käyttöönoton kannalta erittäin tärkeitä asioita. Vastuuhenkilöt auttavat muuta henkilökuntaa käytön opettelussa ja mahdollisissa ongelmatilanteissa sekä välittävät tarvittaessa palautetta ja toiveita järjestelmän tarjoajalle.

Yrityksessä on hyvä asettaa tavoiteaika sille, milloin järjestelmä on kokonaisvaltaisesti käytössä. Järjestelmän tarjoaja auttaa ja neuvoo aikataulutuksen suhteen.

Yrityksen sisällä vastuuta voi pilkkoa jakamalla vastuualueita tietyille vastuuhenkilöille. Yksi selkeä vastuualue voi olla uuteen järjestelmään siirrettävän datan kerääminen vanhoista järjestelmistä. Toinen voi olla taloushallintoon liittyvät rajapinnat ja kolmas esimerkiksi asetukset.

Vaihe 2:Ohjelman asettaminen käyttöönottokuntoon

Asetukset

Ennen käyttöönottoa järjestelmän asetukset pitää laittaa kuntoon ja aktivoida halutut ominaisuudet sekä rajapinnat.

Käyttäjien syöttäminen järjestelmään ja oikeuksien luonti

Kaikille yrityksen työntekijöille luodaan tunnukset järjestelmään ja valitaan kullekin tarvittavat oikeudet. Oikeuksia on eritasoisia, ja yrityksessä voidaan itse päättää, millaiset oikeudet käyttäjille annetaan.

Asiakas- ja projektitietojen siirtäminen

Nyt on hyvä hetki käydä läpi vuosien varrella vanhaan järjestelmään lisätyt asiakas- ja yhteystiedot. Älä turhaan siirrä vanhaa dataa uuteen ohjelmaan!

15

Page 16: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Vaihe 3:Datan keruu ja tiedonsiirto

Asiakas- ja projektitiedot tuodaan vanhasta järjestelmästä tai tiedostoista

uuden järjestelmän tuontipohjiin, jotka ovat yleensä Excel-pohjaisia.

Järjestelmän toimittajalta saa tähän tarvittaessa ohjeita. Datan tuonti

järjestelmään onnistuu yleensä yksinkertaisesti eikä tietojen käsin lisäämistä

tarvita. Tarvittaessa toimittaja tai kumppani voi auttaa tässä tietojen

migraatiossa.

Vaihe 4:Sisäinen viestintä ja koulutukset

Järjestelmän käyttöönotossa tarvitaan selkeää sisäistä viestintää, jotta kaikki

sujuu suunnitelmien ja aikataulun mukaan. Kun aikataulu on tiedossa, siitä

on hyvä viestiä henkilöstölle, samoin kuin tulevista koulutuksista ja muista

uuteen järjestelmään liittyvistä käytännöistä.

Koulutukset ovat tärkeä osa uuden järjestelmän käyttöönottoa. Koulutuksia

voi järjestää sisäisesti, mutta myös palveluntarjoajat tarjoavat yleensä omia

koulutuksiaan käyttöönottoon. Näitä palveluita kannattaa ehdottomasti

hyödyntää, sillä koulutusten avulla käyttöönotto saadaan onnistumaan

sujuvammin ja kustannustehokkaammin.

Mikäli toimittaja on luonut hyvää materiaalia käyttöönottovaiheesta ja

ohjelman käyttöön liittyvistä ominaisuuksista, se helpottaa ja nopeuttaa

käyttöönottoa. Samalla se edistää ohjelman tehokasta käyttöä yrityksessä

sekä pienentää käyttöönottoon liittyviä kustannuksia. Materiaalia kannattaa

tarjota koko henkilöstön saataville.

16

Page 17: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

4. Käytön jalkauttaminen ja jatkuva

kehitys

Nyt kaikki kartoitukseen ja käyttöönottoon liittyvät vaiheet on käyty

läpi. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kehittäminen ei lopu järjestelmän

käyttöönottoon. Käytön myötä tapahtuvan jatkuvan kehityksen

myötä järjestelmästä voidaan saada yhä enemmän irti.

Muutamia ehdotuksia kehittämistä varten:

• Kun uusi järjestelmä on otettu käyttöön, on hyvä välillä pitää sisäisiä

välikatsauksia. Onko ilmennyt jotain, mitä käyttöönottovaiheessa ei vielä

osattu huomioida? Muutoksia voi ja kannattaa tehdä, jos niihin on tarvetta.

• Käytön kautta esille voi tulla uusia näkökulmia, ja järjestelmän käyttöä

kannattaa kehittää aina tarpeen mukaan.

• Uusia ominaisuuksia voi ottaa käyttöön vaihe vaiheelta, kun aiemmat asiat

ovat hyvin hallinnassa.

• Henkilöstöä kannattaa kouluttaa myöhemminkin tehokkaampaan ohjelman

käyttöön.

• Järjestelmiin tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia, joita on hyvä seurata.

Mitä niistä voisi ja tulisi ottaa käyttöön yrityksessänne? Helppo tapa pysyä

ajan tasalla oman järjestelmän päivityksistä ja uusista ominaisuuksista on

asiakastiedotteen tai uutiskirjeen tilaaminen.

Järjestelmästään voi oppia paljon uutta tutustumalla erilaisiin artikkeleihin

ja videoihin, käyttämällä järjestelmän omaa chat-palvelua tai osallistumalla

webinaareihin.

Omaan järjestelmään kannattaa kaiken kaikkiaan suhtautua uteliaisuudella

ja tutkia rohkeasti sen kaikkia toimintoja ja ominaisuuksia. Ohjelma ei

siitä mene rikki, mutta yritykselle voi löytyä uusia, hyödyllisiä tapoja tehdä

toiminnoistaan entistä yksinkertaisempia ja tehokkaampia.

17

Page 18: Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa...Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut,

Esimerkillisen moderni suomalainen SaaS-pohjainen CRM- ja

toiminnanohjausjärjestelmä Taimer kokoaa yrityksen tarvitsemat

työkalut yhdeksi helppokäyttöiseksi ohjelmistoksi. Projektien,

asiakkuuksien, myynnin, laskutuksen, sisäisen ja ulkoisen viestinnän ja

työajan hallinta onnistuu mutkattomasti kaikilla laitteilla, paikasta

riippumatta. Erilaisten integraatioiden avulla kokonaisuus laajenee

entistäkin kattavammaksi.

Tutustu Taimeriin ja sen tuomiin hyötyihin tarkemmin

nettisivuillamme ja kokeile haluamaasi versiota ilmaiseksi. Ota

kokeiluaikana yhteyttä joko suoraan Taimeriin tai kumppaneihimme.

Kaikki yrityksen hallintatyökalut

yhdessä paketissa

Kokeile Taimeria

30 päivää ilmaiseksi!

[email protected]

+358 20 7348 471

www.taimer.com/fi

Aloita ilmainen kokeilu