nisbah ppp akademik pguii umg 2016

Click here to load reader

Post on 28-Jan-2017

232 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • UTM DESIRED STATE - 2020

    Academic Staff-

    Non Academic

    Staff Ratio

    1:1.3

    2015

    1:1.7

    2017

    1:1.5

    2020

    Perjawatan tetap + Kontrak

    Perjawatan tetap

    Pengurangan perjawatan tetap

    SASARAN DINYATAKAN DALAM

    PGU 2012-2020 (FASA II: 2015-

    2017

    HCBP 2013-2020

    ENGG. YbhgDATUK NC 19.8.2015

    BENGKEL SEMAKANSTRATEGIK UTM 2016

    28-30.10.2015

    LPU RETREAT4-6.12.2015

  • Pelaksanaan Inisiatif Penggunaan Sumber Manusia Secara Optimum Perkhidmatan Awam

    - Mesy. JK Kabinet Transformasi Perkhidmatan Awam (JKK-TPA) Bil. 1 Tahun 2015 Pada 5 Mac 2015 Dipengerusikan YAB Perdana Menteri -

    Jumlah perjawatan sektor awam DIHADKAN kepada 1,713,757 perjawatan.

    Pewujudan jawatan baharu DIBEKUKAN.

    Pengisian jawatan kosong DIKAWAL.

    Kawalan perjawatan dan pengisian merangkumi:

    Kajian perjawatan mengikut struktur mendatar, national blue ocean, kuranghierarki dan cara kerja matriks.

    Tidak menambah pewujudan jawatan baharu kecuali trade-off.

    Menggunakan peruntukan kewangan sedia ada tanpa implikasi tambahan.

    Penekanan terhadap prinsip peningkatan produktiviti melalui kaedah multi tasking dan multi skilling.

    Re-deploymen setelah menilai keperluan dan keutamaan semasajabatan/bahagian

  • PERANCANGAN PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA YANG OPTIMUM

    Penetapan staf PTJ berdasarkan ratio

    Agihan semula staf

    Pengurangan staf kontraksecara berperingkat

    (dikekalkan 20% jawatankritikal)

    Membina / memantap proseskerja melalui sistem atas talian

    secara bersepadu

    Beban tugas selaras gred jawatan.

    Penempatan mengikutkompetensi.

    Senarai tugas multitasking (80% tugas hakiki)

    Penambahbaikan skim tertutup kepada gunasama

    Menaiktaraf sistem keselamatan

    Penubuhan unit secaraterancang

    mengambilkira(ruang, staf, masa, kewangan)

    Penempatan di lokasi yang strategik (one stop center)

    (Keberkesanan duplikasi unit UTM JB & UTM KL)

    Kajian beban Pensyarah kurang daripada piawai

    disetarakan tugas menguruskualiti akademik?

    Outsource perkhidmatantertentu (UTM Transport, UTM

    Security, UTM Hostel)

  • TAHUN BILANGAN % PENGURANGANBILANGAN

    DIKURANGKAN2015 3002015 241 20% 602016 181 25% 602017 126 30% 542018 82 35% 442019 49 40% 332020 20 60% 30

    UNJURAN PENGURANGAN STAF KONTRAK 2015 2020

    1.

    SEMUA STAF PERLU BERSEDIA -Persediaan diri menghadapiperubahan (persekitaran, beban tugas ikut gred jawatan, pertukaran, latihan,tamat perkhidmatan)

    2.

    KETUA JABATAN Konsep sharing, multi-tasking, penggunaan sumber secara optima)

    RISIKO DAN PERSEDIAAN

  • AUDIT PERJAWATAN TELAH DILAKSANAKAN PADA MAC OGOS 2015

    Fasilitator: Prof. Madya Dr. Nik Hasnaa Nik Mahmood

    Surat pemaklumandikeluarkan kepada

    PTJ UTMJB memaklumkanaudit perjawatan di PTJ pada

    17 Februari 2015 [UTM.J.02.02/12.18/2 Jld.2

    (44)]

    PTJ UTMKL pada

    7 April 2015

    [UTM.J.02.02/12.18/2 Jld.2 (53)]

    Taklimat kepada wakil PTJ TP/PP PSM telah diadakansecara berperingkat oleh

    Kumpulan Auditor sebelummemasuki PTJ.

    Kaedah audit:

    Semakan carta organisasi & carta fungsi.

    Semakan senarai tugas.

    Temubual dengan Ketua PTJ, TP/PP, penyelia, staf terlibat, rakan sekerja.

    Audit silang.

    Pengukuran menggunakanstandard antarabangsa danpenetapan yang telahditetapkan oleh PengurusanUniversiti.

  • NAZIRAN PERJAWATAN 2015

    FOKUS KAJIANi. Pentadbiran pengurusan

    sumber manusia PTJ.ii. Pentadbiran pengurusan

    akademik PTJ.iii. Pentadbiran khusus jabatan,

    contohnya Pusat Pra Siswazah & Kurikulum, Pejabat Hal Ehwal Korporat, Bahagian Pembangunan Organisasi, Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Pusat Perundingan & Inovasi.

    iv. Pentadbiran hal ehwal pelajar.v. Penempatan Penolong

    Jurutera di Pejabat PTJ.vi. Penempatan Pembantu Am

    Pejabat di Makmal PTJ.vii. Kedudukan staf kontrak di PTJ.viii. Kedudukan staf yang

    bermasalah di PTJ.

    PENDEKATAN

    Temubual dan lawatan tapak dilaksanakan bagi tujuan menyemak senarai tugas dan mengesahkan beban tugas, agihan tugas dan pertindanan tugas serta melihat tugas berdasarkan struktur fungsi.

    Nisbah Pengurus Sumber Manusia kepada staf PTJ menggunakan formula standard yang digunakan oleh SHRM Human Capital Benchmarking Study, HR Department Benchmarks and Analysis 2011 dan juga XpertHR Employment Intelligence 2013. Mengikut kajian mereka nisbah yang standard bagi PSM kepada staf PTJ adalah 1:75-100.

    Nisbah staf PPP:pelajar menggunakan standard yang telahditetapkan oleh Pengurusan Universiti dalam kajianPenstrukturan Akademik 2012

    i. Pengurusan Akademik 1 bagi setiap 300 pelajar UGii. Pengurusan Siswazah 1 bagi setiap 200 pelajar PG

    Penentuan staf berdasarkan fungsi pula dirujuk kepada:i. Beban Tugas melalui analisis tugas.ii. Mans hour berdasarkan formula Universiti Kebangsaan

    Malaysia 2010 dan Universiti Putra Malaysia yang telahdigunakan dalam naziran perjawatan UPM 2014.

    KERTAS KERJA LAPORAN KAJIAN NAZIRAN PERJAWATAN UTM 2015 Edited.doc

  • Jumlah hari setahun 365 hari

    Cuti Sabtu & Ahad 104 hari

    Cuti Rehat Tahunan 25 hari

    Cuti Pelepasan Am 20 hari

    Jumlah hari kerja 216 hari

    Jumlah jam kerja sehari 8 jam

    Jumlah jam kerja setahun 1728 jam

    Jumlah staf Diperolehi dari proses kerja

    Jumlah jam kerja staf setahun Jumlah jam kerja setahun X Jumlah staf

    Jumlah jam kerja 80% diambil kira Jumlah jam kerja staf setahun X 80%

    Formula Pengiraan Beban Kerja Universiti Kebangsaan Malaysia

    (2010)

    Kaedah Asas Pengiraan Beban Tugas Staf

    Jumlah jam kerja staf setahun = Jumlah jam kerja setahun X Jumlah stafJumlah jam kerja 80% diambil kira = Jumlah jam kerja staf setahun X 80%Agihan masa kerja = Wajaran X Jumlah jam kerja 80%

    100 diambil kiraJumlah kes kerja ikut masa (KPI Sasaran) = Agihan masa kerja

    Tempoh jam% guna masa sumber = Jumlah kes kerja X 100%

    Jumlah kes kerja ikut masa (KPI Sasaran)

  • KategoriNisbah Ditetapkan

    (1staf:Pelajar/staf)

    Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Postgraduate Fakulti 1:200

    Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Postgraduate Pusat 1:1500

    Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Undergraduate Fakulti 1:300

    Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Undergraduate Pusat 1:2500

    Pembantu Tadbir (P/O) Pengurusan Modal Insan

    Fakulti/Bahagian1:75-100

    Pembantu Tadbir (P/O) Pengurusan Modal Insan Pusat 1:300

    Nisbah Perjawatan Standard Skim N

    Kategori Nisbah Ditetapkan (1staf:Patron/Pengguna)

    Pustakawan bagi semua gred 1:200

    NORMA PERJAWATAN BAGI SKIM S (PERPUSTAKAAN)

  • Kategori Nisbah

    PTM : Projek Aplikasi baru 1:4

    PTM : Penyelenggaran Sistem 1: 11

    PPTM : Projek Aplikasi Baru 1: 3

    PPTM : Penyelenggaraan Sistem 1: 7

    Bil Staf IT : Bil Staf UTM 1:32

    Bil Staf IT : Bil Pengguna UTM 1: 166

    Juruteknik : Bil Workstation/PC 1: 112

    NORMA PERJAWATAN SKIM F (CICT)

    9

    Bahagian

    Nisbah

    Ditetapkan

    (1staf:Jam

    Bekerja)

    Bahagian Penyenggaraan & U BahagianPenyenggaraan & Ubahsuai Bahsuai

    10 jam 40 min

    Bahagian Pembangunan 7 jam 43 min

    Bahagian Kontrak 10 jam 54 min

    Bahagian Perkhidmatan 9 jam 28 min

    Bahagian Pentadbiran & PSM 7 jam 12 min

    Nisbah 1 staf : jam bekerja 9 jam 49 min

    NORMA PERJAWATAN BAGI PELBAGAI

    SKIM J, R DAN G

    BAGI PEJABAT HARTA BINA

  • MUATAN PELAJAR < 1,500 - MAX STAF 7 ORANG

    1 Pen. Pengurus Asrama

    1 Penyelia Asrama 500 pelajar

    1 Pemb. Am Pejabat 500 pelajar

    Tambahan 1 Pembantu Am Pejabat (sekiranya unit/kolej

    digabungkan terdapat Faktor Jarak)

    MUATAN PELAJAR > 1,500 - MIN STAF 8 ORANG

    1 Pen. Pengurus Asrama Kanan

    1 Penyelia Asrama 500 pelajar

    1 Pemb. Am Pejabat 500 pelajar

    Tambahan 1 Pembantu Am Pejabat (sekiranya unit/kolej

    digabungkan terdapat Faktor Jarak)

    NORMA PERJAWATAN PENGURUSAN ASRAMA, HEMA

    10

    KategoriNisbah Ditetapkan

    (1staf:staf)

    Fakulti

    1 PA = 1 Dekan

    1 PA = 1 TDA &TDPI

    1 PA = 1 TP & 2 KJ

    1 PA = 3 KJ

    Pejabat 1 PA = 1 Ketua Bahagian

    Nisbah Perjawatan Standard Skim

    Setiausaha Pejabat

  • AGIHAN SEMULA PERJAWATAN TETAP

    LEBIHAN STAF DI PTJ

    UTMJB UTMKL

    47 29

    0

    5

    10

    15

    20

    25

    C17 J29 N11 N17 N22 W17 N41

    1 1

    1821

    2 13

    AGIHAN SEMULA PERJAWATAN TETAP UTMJB

    0

    2

    4

    6

    8

    10

    12

    F29 J29 N11 N17 N22 N26 N27(O)

    N27(S)

    N41 Q41 W17 FT17

    1

    3 3

    12

    1 12

    1 12

    1 1

    AGIHAN SEMULA PERJAWATAN TETAP UTMKL

  • TAHUN 2015JURUTEKNIK (JA17) 1

    PEGAWAI AGAMA (SA41) 1

    PEGAWAI KEWANGAN (WA41) 1

    PEGAWAI TADBIR (NA41) 4

    PEMBANTU MAKMAL (CA17) 2

    PEMBANTU PERPUSTAKAAN (SA17) 5

    PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (NA17) 1

    PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN) (WA17) 2

    PEMBANTU TADBIR (P/O) (NA17) 18

    PENGAJAR KETUKANGAN GRED II (JA17) 1

    PENOLONG JURUTERA (J29) 1

    PEREKA (BA17) 1

    SETIAUSAHA PEJABAT (NA27) 22

    PEMANDU KENDERAAN GRED H11 1

    PENGAWAL KESELAMATAN (KP11) 4

    JUMLAH 65

    TAHUN 2016JURUTEKNIK (JA17) 1

    JURUTEKNIK KOMPUTER (FT17) 1

    PEGAWAI PENYELIDIK (QA41) 6

    PEMBANTU BELIA DAN SUKAN (SA17) 1

    PEMBANTU MAKMAL (CA17) 2

    PEMBANTU OPERASI N11 3

    PEMBANTU PERPUSTAKAAN (SA17) 6

    PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (NA17) 1

    PEMBANTU TADBIR (KEWANGA