nisbah ppp akademik pguii umg 2016

UTM DESIRED STATE - 2020

Academic Staff-

Non Academic

Staff Ratio

1:1.3

2015

1:1.7

2017

1:1.5

2020

Perjawatan tetap + Kontrak

Perjawatan tetap

Pengurangan perjawatan tetap

SASARAN DINYATAKAN DALAM

PGU 2012-2020 (FASA II: 2015-

2017

HCBP 2013-2020

ENGG. YbhgDATUK NC 19.8.2015

BENGKEL SEMAKANSTRATEGIK UTM 2016

28-30.10.2015

LPU RETREAT4-6.12.2015

Pelaksanaan Inisiatif Penggunaan Sumber Manusia Secara Optimum Perkhidmatan Awam

- Mesy. JK Kabinet Transformasi Perkhidmatan Awam (JKK-TPA) Bil. 1 Tahun 2015 Pada 5 Mac 2015 Dipengerusikan YAB Perdana Menteri -

Jumlah perjawatan sektor awam DIHADKAN kepada 1,713,757 perjawatan.

Pewujudan jawatan baharu DIBEKUKAN.

Pengisian jawatan kosong DIKAWAL.

Kawalan perjawatan dan pengisian merangkumi:

Kajian perjawatan mengikut struktur mendatar, national blue ocean, kuranghierarki dan cara kerja matriks.

Tidak menambah pewujudan jawatan baharu kecuali trade-off.

Menggunakan peruntukan kewangan sedia ada tanpa implikasi tambahan.

Penekanan terhadap prinsip peningkatan produktiviti melalui kaedah multi tasking dan multi skilling.

Re-deploymen setelah menilai keperluan dan keutamaan semasajabatan/bahagian

PERANCANGAN PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA YANG OPTIMUM

Penetapan staf PTJ berdasarkan ratio

Agihan semula staf

Pengurangan staf kontraksecara berperingkat

(dikekalkan 20% jawatankritikal)

Membina / memantap proseskerja melalui sistem atas talian

secara bersepadu

Beban tugas selaras gred jawatan.

Penempatan mengikutkompetensi.

Senarai tugas multitasking (80% tugas hakiki)

Penambahbaikan skim tertutup kepada gunasama

Menaiktaraf sistem keselamatan

Penubuhan unit secaraterancang

mengambilkira(ruang, staf, masa, kewangan)

Penempatan di lokasi yang strategik (one stop center)

(Keberkesanan duplikasi unit UTM JB & UTM KL)

Kajian beban Pensyarah kurang daripada piawai

disetarakan tugas menguruskualiti akademik?

Outsource perkhidmatantertentu (UTM Transport, UTM

Security, UTM Hostel)

TAHUN BILANGAN % PENGURANGANBILANGAN

DIKURANGKAN2015 3002015 241 20% 602016 181 25% 602017 126 30% 542018 82 35% 442019 49 40% 332020 20 60% 30

UNJURAN PENGURANGAN STAF KONTRAK 2015 2020

1.

SEMUA STAF PERLU BERSEDIA -Persediaan diri menghadapiperubahan (persekitaran, beban tugas ikut gred jawatan, pertukaran, latihan,tamat perkhidmatan)

2.

KETUA JABATAN Konsep sharing, multi-tasking, penggunaan sumber secara optima)

RISIKO DAN PERSEDIAAN

AUDIT PERJAWATAN TELAH DILAKSANAKAN PADA MAC OGOS 2015

Fasilitator: Prof. Madya Dr. Nik Hasnaa Nik Mahmood

Surat pemaklumandikeluarkan kepada

PTJ UTMJB memaklumkanaudit perjawatan di PTJ pada

17 Februari 2015 [UTM.J.02.02/12.18/2 Jld.2

(44)]

PTJ UTMKL pada

7 April 2015

[UTM.J.02.02/12.18/2 Jld.2 (53)]

Taklimat kepada wakil PTJ TP/PP PSM telah diadakansecara berperingkat oleh

Kumpulan Auditor sebelummemasuki PTJ.

Kaedah audit:

Semakan carta organisasi & carta fungsi.

Semakan senarai tugas.

Temubual dengan Ketua PTJ, TP/PP, penyelia, staf terlibat, rakan sekerja.

Audit silang.

Pengukuran menggunakanstandard antarabangsa danpenetapan yang telahditetapkan oleh PengurusanUniversiti.

NAZIRAN PERJAWATAN 2015

FOKUS KAJIANi. Pentadbiran pengurusan

sumber manusia PTJ.ii. Pentadbiran pengurusan

akademik PTJ.iii. Pentadbiran khusus jabatan,

contohnya Pusat Pra Siswazah & Kurikulum, Pejabat Hal Ehwal Korporat, Bahagian Pembangunan Organisasi, Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Pusat Perundingan & Inovasi.

iv. Pentadbiran hal ehwal pelajar.v. Penempatan Penolong

Jurutera di Pejabat PTJ.vi. Penempatan Pembantu Am

Pejabat di Makmal PTJ.vii. Kedudukan staf kontrak di PTJ.viii. Kedudukan staf yang

bermasalah di PTJ.

PENDEKATAN

Temubual dan lawatan tapak dilaksanakan bagi tujuan menyemak senarai tugas dan mengesahkan beban tugas, agihan tugas dan pertindanan tugas serta melihat tugas berdasarkan struktur fungsi.

Nisbah Pengurus Sumber Manusia kepada staf PTJ menggunakan formula standard yang digunakan oleh SHRM Human Capital Benchmarking Study, HR Department Benchmarks and Analysis 2011 dan juga XpertHR Employment Intelligence 2013. Mengikut kajian mereka nisbah yang standard bagi PSM kepada staf PTJ adalah 1:75-100.

Nisbah staf PPP:pelajar menggunakan standard yang telahditetapkan oleh Pengurusan Universiti dalam kajianPenstrukturan Akademik 2012

i. Pengurusan Akademik 1 bagi setiap 300 pelajar UGii. Pengurusan Siswazah 1 bagi setiap 200 pelajar PG

Penentuan staf berdasarkan fungsi pula dirujuk kepada:i. Beban Tugas melalui analisis tugas.ii. Mans hour berdasarkan formula Universiti Kebangsaan

Malaysia 2010 dan Universiti Putra Malaysia yang telahdigunakan dalam naziran perjawatan UPM 2014.

KERTAS KERJA LAPORAN KAJIAN NAZIRAN PERJAWATAN UTM 2015 Edited.doc

Jumlah hari setahun 365 hari

Cuti Sabtu & Ahad 104 hari

Cuti Rehat Tahunan 25 hari

Cuti Pelepasan Am 20 hari

Jumlah hari kerja 216 hari

Jumlah jam kerja sehari 8 jam

Jumlah jam kerja setahun 1728 jam

Jumlah staf Diperolehi dari proses kerja

Jumlah jam kerja staf setahun Jumlah jam kerja setahun X Jumlah staf

Jumlah jam kerja 80% diambil kira Jumlah jam kerja staf setahun X 80%

Formula Pengiraan Beban Kerja Universiti Kebangsaan Malaysia

(2010)

Kaedah Asas Pengiraan Beban Tugas Staf

Jumlah jam kerja staf setahun = Jumlah jam kerja setahun X Jumlah stafJumlah jam kerja 80% diambil kira = Jumlah jam kerja staf setahun X 80%Agihan masa kerja = Wajaran X Jumlah jam kerja 80%

100 diambil kiraJumlah kes kerja ikut masa (KPI Sasaran) = Agihan masa kerja

Tempoh jam% guna masa sumber = Jumlah kes kerja X 100%

Jumlah kes kerja ikut masa (KPI Sasaran)

KategoriNisbah Ditetapkan

(1staf:Pelajar/staf)

Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Postgraduate Fakulti 1:200

Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Postgraduate Pusat 1:1500

Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Undergraduate Fakulti 1:300

Pembantu Tadbir (P/O) Akademik Undergraduate Pusat 1:2500

Pembantu Tadbir (P/O) Pengurusan Modal Insan

Fakulti/Bahagian1:75-100

Pembantu Tadbir (P/O) Pengurusan Modal Insan Pusat 1:300

Nisbah Perjawatan Standard Skim N

Kategori Nisbah Ditetapkan (1staf:Patron/Pengguna)

Pustakawan bagi semua gred 1:200

NORMA PERJAWATAN BAGI SKIM S (PERPUSTAKAAN)

Kategori Nisbah

PTM : Projek Aplikasi baru 1:4

PTM : Penyelenggaran Sistem 1: 11

PPTM : Projek Aplikasi Baru 1: 3

PPTM : Penyelenggaraan Sistem 1: 7

Bil Staf IT : Bil Staf UTM 1:32

Bil Staf IT : Bil Pengguna UTM 1: 166

Juruteknik : Bil Workstation/PC 1: 112

NORMA PERJAWATAN SKIM F (CICT)

9

Bahagian

Nisbah

Ditetapkan

(1staf:Jam

Bekerja)

Bahagian Penyenggaraan & U BahagianPenyenggaraan & Ubahsuai Bahsuai

10 jam 40 min

Bahagian Pembangunan 7 jam 43 min

Bahagian Kontrak 10 jam 54 min

Bahagian Perkhidmatan 9 jam 28 min

Bahagian Pentadbiran & PSM 7 jam 12 min

Nisbah 1 staf : jam bekerja 9 jam 49 min

NORMA PERJAWATAN BAGI PELBAGAI

SKIM J, R DAN G

BAGI PEJABAT HARTA BINA

MUATAN PELAJAR < 1,500 - MAX STAF 7 ORANG

1 Pen. Pengurus Asrama

1 Penyelia Asrama 500 pelajar

1 Pemb. Am Pejabat 500 pelajar

Tambahan 1 Pembantu Am Pejabat (sekiranya unit/kolej

digabungkan terdapat Faktor Jarak)

MUATAN PELAJAR > 1,500 - MIN STAF 8 ORANG

1 Pen. Pengurus Asrama Kanan

1 Penyelia Asrama 500 pelajar

1 Pemb. Am Pejabat 500 pelajar

Tambahan 1 Pembantu Am Pejabat (sekiranya unit/kolej

digabungkan terdapat Faktor Jarak)

NORMA PERJAWATAN PENGURUSAN ASRAMA, HEMA

10

KategoriNisbah Ditetapkan

(1staf:staf)

Fakulti

1 PA = 1 Dekan

1 PA = 1 TDA &TDPI

1 PA = 1 TP & 2 KJ

1 PA = 3 KJ

Pejabat 1 PA = 1 Ketua Bahagian

Nisbah Perjawatan Standard Skim

Setiausaha Pejabat

AGIHAN SEMULA PERJAWATAN TETAP

LEBIHAN STAF DI PTJ

UTMJB UTMKL

47 29

0

5

10

15

20

25

C17 J29 N11 N17 N22 W17 N41

1 1

1821

2 13

AGIHAN SEMULA PERJAWATAN TETAP UTMJB

0

2

4

6

8

10

12

F29 J29 N11 N17 N22 N26 N27(O)

N27(S)

N41 Q41 W17 FT17

1

3 3

12

1 12

1 12

1 1

AGIHAN SEMULA PERJAWATAN TETAP UTMKL

TAHUN 2015JURUTEKNIK (JA17) 1

PEGAWAI AGAMA (SA41) 1

PEGAWAI KEWANGAN (WA41) 1

PEGAWAI TADBIR (NA41) 4

PEMBANTU MAKMAL (CA17) 2

PEMBANTU PERPUSTAKAAN (SA17) 5

PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (NA17) 1

PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN) (WA17) 2

PEMBANTU TADBIR (P/O) (NA17) 18

PENGAJAR KETUKANGAN GRED II (JA17) 1

PENOLONG JURUTERA (J29) 1

PEREKA (BA17) 1

SETIAUSAHA PEJABAT (NA27) 22

PEMANDU KENDERAAN GRED H11 1

PENGAWAL KESELAMATAN (KP11) 4

JUMLAH 65

TAHUN 2016JURUTEKNIK (JA17) 1

JURUTEKNIK KOMPUTER (FT17) 1

PEGAWAI PENYELIDIK (QA41) 6

PEMBANTU BELIA DAN SUKAN (SA17) 1

PEMBANTU MAKMAL (CA17) 2

PEMBANTU OPERASI N11 3

PEMBANTU PERPUSTAKAAN (SA17) 6

PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (NA17) 1

PEMBANTU TADBIR (KEWANGA