Автоматизация документооборота На базе продуктов Open Text

СЭД от компании РАМЭК — это…

О системе:

Open Text ECM — платформа для управления неструктурированной информацией, которая обеспечивает возможности управления метаданными и хранения документов, коллективной работы с документами, записями, создания и управления потоками работ, обмена сообщениями, работы в проектной команды, управления базой знаний, бизнес-процессами, отчетами и анализом контента и др.

Обзор платформы:

Обзор функциональности:Модули Open Text ECM

Управление документами

Массовый ввод

ОРД

Управление архивом документов

Управление записями

Управление бизнес-процессами

Система уведомлений

Поиск документов

Совместная работа над проектами

Модули интеграции

Поддерживаемая вендорами интеграция с SAP

Платформа идеально подходит для компаний:

• Более 100 пользователей

• с большим объемом регистрируемых и

неструктурированных документов

• с территориально-распределенными подразделениями,

участвующими в документообороте или необходимостью

удаленного доступа к системе

• стремящимся к увеличению производительности труда за

счет повышения исполнительской дисциплины

.

Преимущества системы:

• Поддержка платформы крупнейшим мировым вендором ECM.

• Независимость от интегратора

• Масштабируемость. Рост и расширение системы вместе с

компанией

• Гибкость. Система настраивается и адаптируется под компанию

• Нет ограничений по объему документов и количеству

пользователей

• Интеграция с большинством современных систем через различные

API интерфейсы, вэб-сервисы

• Поддержка SAP. Единственная поддерживаемая SAP AG

интеграция с SAP ERP

• Сертификация. Система сертифицирована под ФСТЭК (4НДВ), в

том числе на защиту персональных данных в соответствии с 152-ФЗ

«О персональных данных» (уникальное предложение РАМЭК –

поставка сертифицированного ПО).

Соответствие законодательству и стандартам:

• Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации

• Федеральный закон 152 от 27.07.2006 «О персональных данных»

• Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен (Приказ  МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ N 221 от 2 сентября 2011 г)

• DoD 5015.02, MoReq2

Результаты внедрения:

• Сокращение операционных расходов. Внедрение решения позволит централизовать работу ряда служб, что тем самым позволит сократить затраты на персонал

• Соответствие требованиям законодательства. Система сертифицирована под ФСТЭК и соответсвует ФЗ «О персональных данных».

• Повышение производительности труда сотрудников за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, оптимизации бизнес-процессов компании связанных с документооборотом

• Сокращение административных расходов. Архивация устаревших и редко используемых данных обеспечивают сокращение расходов на администрирование корпоративной информационной системы в целом, снижают время резервного копирования, ожидание простоя системы в случае необходимости восстановления базы данных, минимизируют затраты на приобретение дополнительного оборудования, а также в целом способствуют развитию информационного ландшафта компании. В следствии этого – снижение затрат на IT

• Масштабируемость решения. Возможность масштабировать решения без падения производительности системы

• Интеграция. За счет наличия открытых интерфейсов возможность интеграции практически с любыми другими корпоративными системами

Обзор ряда функциональных возможностей платформы

Обзор функциональности платформы:

● Управление документами– система и среда управления документами

● Collaboration – совместная работа над проектами. Позволяет создать рабочую среду для совместной работы различных групп пользователей

● WorkFlow – система управления потоками работ и согласований, создания заданий и отслеживания их выполнения

● Управление записями – система - управления жизненным циклом официальных документов как бумажных, так и электронных согласно номенклатуры дел предприятия

● Управление уведомлениями через почтовые службы – среда управления содержанием уведомлений почтовых сообщений, регистрации сообщений и т.д.

● Массовый ввод – оперативный ввод оригиналов документов в систему различными путями и сценариями

● ОРД – подсистема управления организационно-распорядительной документацией

● Case Management - мощная среда для управления случаями: ведение и согласования договоров, обработка обращений госорганов, граждан

● Search Server – поисковая система, предоставляющая развитый язык запросов, позволяющий искать документы и их электронные оригиналы

Наши подходы к созданию решений на платформе:

Максимальное использование базовых функциональных возможностей платформы Open Text

Использование интеграционных возможностей платформы Open Text

Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность на рынке

Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта

1

2

3

4

Пользователи в системе:

• возможность синхронизации с каталогами AD

• возможность синхронизации с SAP

• Возможность наследования ролей из SAP ERP

• возможность объединения пользователей в группы.

Один пользователь может входить в несколько групп

• функциональные роли Case Management –

привлечение различных пользователей для работы

над проектами договоров в рамках

предопределенной роли

• возможность индивидуальной настройки прав

доступа к объектам системы

• управление через консоль управления Windows

Регистрация и работа с документами:

• возможность получения документов из различных

источников

• различные карточек для различных типов документов

• гибкие настройки правил регистрации

• гибкие механизмы формирования регистрационных

индексов/номеров

• организация «очередей регистрации»

• возможность автоматической классификации текстовых

документов, в т.ч. в номенклатуре дел

• поддержка линейной и нелинейной версионности

документов

• учет связности документов (например, исходящий в

ответ на входящий

• ведение истории работы с документами (действия,

пользователи)

Возможные источники документов

Сканированные документы

Образы Текст

Электронная почтаWWW

Факсы

Видеоизображения

Звук

Электронные документы

Резолюции и поручения

• Работа с поручениями и резолюциями

• Возможность создания «ближнего круга» у каждого

пользователя

• Возможность самостоятельного создания типовых

резолюций

• Иерархия связности поручений

• Правило видимости сверху вниз

• Указание ответственного исполнителя

• Возможность прикрепления документа к поручению

Поручения

Содержательная часть поручения:

• формирование – выбором из списка «типовых резолюций»• возможен ручной ввод содержательной части

Предопределенные типы поручений:

• не требующие ответа• требующие ответа• требующие подготовить проект документа

Расширенный функционал:

• перенос сроков поручений по запросу• механизм заместителей, контроллеров, помощников• отзыв поручений с последующими вариантами действий

Контроль хода исполнения поручений

Состояния поручений :

«Новое» поручение. Поручение еще не просмотрено адресатом.

• Поручение «В обработке». Поручение открыто адресатом (ответственным исполнителем), т.е. принято в обработку.

• Поручение «Обработано». Ответственный исполнитель поставил отметку о том, что поручение «Выполнено».

• Поручение «Завершено». Инициатор поручения поставил отметку о том, что его поручение выполнено.

Возможны различные настройки статусных схем.

Дерево поручений

Генеральный директор

2-ой Заместитель Генерального директора

1-ый Заместитель Генерального директора

Функциональные роли

Заместители:

• назначение заместителя для выполнения функций руководителя подразделения или организации на время его отсутствия в системе;

• регулирование прав заместителя по полномочиям отсутствующего руководителя;

• ограничение действия функциональной роли по срокам.

Помощник:• назначение помощника руководителя подразделения или

организации для выполнения части функций руководителя;

• регулирование прав помощника на выполнения функций;• ограничение действия функциональной роли по срокам.

Контролер:

• Назначение контролера с полномочиями на закрытие поручений, выданных руководителем;

• ограничение действия функциональной роли по срокам.

Работа коллегиальных органов• Планирование совещаний;

• Уведомление пользователей о предстоящих

совещаниях;

• Регистрация протоколов совещаний

• Создание поручений исполнителям в рамках протокола

• Контроль исполнения поручений по совещаниям

• Ведение связей между протоколами совещаний

Организационно-распорядительная деятельность

• Подготовка проектов документов ОРД: приказов,

распоряжений, служебных записок

• Согласование документов ОРД

• Регистрация документов ОРД по подразделениям

• Поручения по документам ОРД

• Контроль исполнения документов ОРД

Управление жизненным циклом договоров

• Возможность создания различных жизненных циклов

под различные типы договоров

• Гибкое создание заданий/поручений на каждом этапе

жизненного цикла договора, задания по умолчанию

• Различные цепочки согласования (workflow),

возможность создавать различные цепочки

согласования по договорам и доп.соглашения к ним

• Система напоминаний по событиям и действиям,

необходимым к исполнению по договорам в рамках

этапов жизненного цикла (Follow Up)

• Организация ролевого участия в работе над каждым

договором

Архив, управления записями (Records Management)

Ведение номенклатуры дел:

• для каждого подразделения независимо• единая для всей организации• документы формируются в дела, дела разбиваются на

тома• открытые и закрытые тома, правила закрытия и открытия

томов• создание пользовательских тематических

классификаторов

Экспертиза ценности:

• удаление документы из системы по окончанию срока значимости

• продление срока жизни документов• наложение запретов на удаления документов

Уведомления

Уведомления пользователей о наступлении событий в системе:

• поступление документа в работу;• поступление поручения в работу (исполнителю);• изменение статуса поручения (инициатору);• комментарии к поручению (инициатору или исполнителю);• кастомизация по другим событиям.

Механизм:

• более расширенный механизм срабатывания на различные события, чем предусмотрен платформой Open Text;

• гибкие возможности настройки на события;• гибкие возможности настройки по содержанию сообщений

и ссылкам на объекты;• интеграция с корпоративной почтой.

Поиск по документам

• Возможность контекстного поиска по содержанию

документа

• Поддержка морфологии русского языка

• Возможность поиска по мета-данным карточки

документов

• Ведения преднастроенных поисковых фильтров

(например, «документы за последний месяц»).

• Наличие других гибких механизмов поиска.

Наши офисы:

Санкт-Петербургул. Обручевых, д. 1

Тел.: (812) 740-38-38

Факс: (812) 327-83-18

МоскваВолгоградский пр., д. 2

Тел./факс: (495) 221-17-18

Красноярскг. Красноярск,  ул. Башиловская, 1«А» (территория завода СВЭМ), строение 7, 3 этаж комнаты 15,6,2

Тел.: (391) 226-48-46

(391) 226-48-47

Астана(Республика Казахстан)Адрес: 010000 г. Астана, проспект Кабанбай батыра, д. 7/3, Офис 12Тел./факс: +7 (7172) 50-89-87

Спасибо за внимание

Дмитрий ТрусовЗаместитель руководителя службы ECM системЗАО «РАМЭК-ВС»Санкт-Петербургул. Обручевых, дом 1тел.: (812) 740-38-38 (доб. 5434)Моб.тел: +7 981 742 4647Факс: (812) 327-83-18