sistemas de gestión integral para la micro, pequeña y mediana empresa

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL PARA LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

Erick López20 de agosto de 2013

09h30 a 12h00

CONSIDERACIONES EN CASO DE EMERGENCIA:

En caso de un incendio o sismo, por favor tomar en cuenta las siguientes reglas:

• Salir en calma.• Mujeres embarazadas y colaboradores discapacitados

tendrán prioridad en la salida.• Coordinar con un compañero el apoyo necesario.• De ser posible mujeres no utilizar tacos para evacuar.• No lleve consigo ningún material ni objeto.• Salir en calma con los brazos sobre la cabeza.• Evacuación en filas cruzadas, no empujarse.• Salir por la puerta hasta punto de encuentro,

enumerarse.

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CONTENIDO

1. Introducción a la Norma INEN 2537:2010

2. Requisitos

3. Proceso de implementación

4. Proceso de Certificación

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INTRODUCCIÓN

• Un país es tan exitoso como lo son sus empresas y organizaciones productoras de bienes o prestadoras de servicios.

• Establecer estándares y criterios de operación para estas organizaciones es el primer paso para alcanzar niveles internacionales de calidad y competitividad.

• La micro, pequeña y mediana empresa no ha tenido la oportunidad y los recursos de optar por certificaciones con normas internacionales.

• Estas empresas necesitan demostrar sus condiciones para participar en negociaciones

• Estas empresas generadoras de trabajo• Es fundamental apuntalar su desarrollo y fortalecer sus

estructuras para contribuir a la competividad general del país

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INTRODUCCIÓN

• Esta norma enfoca los principios de gestión aceptados universalmente

• Prácticas de negocio dirigidas a contribuir al logro de resultados• Esta norma se enfoca a la Satisfacción del Cliente y el desarrollo de

habilidades internas eficientes y consistentes• Esta norma debe ser mirada como el camino hacia certificaciones

internacionales de mayor reconocimiento• No pretende se un sistema de gestión documentado, aunque en

algunos procesos se requiera de cierta información que agregue valor a la organización de forma básica, sencilla y mínima.

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MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA MIPYMES

Unidad económica constituida por al menos una persona

natural o jurídica bajo cualquier forma de organización o

gestión empresarial contemplado en la legislación vigente,

que tiene como objeto desarrollar actividades de

extracción, transformación, producción, comercialización

de bienes o prestación de servicios. Las características de

estas empresas están expresadas en el Reglamento

General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública.

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MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA MIPYMES

Capítulo I- NORMAS COMUNES A TODOS LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Art. 16

• Microempresa: aquella organización de producción que tenga entre 1 a 9 trabajadores, un valor de ventas o ingresos brutos anuales inferiores a cien mil dólares de los Estados Unidos de América o un volumen de activos de hasta cien mil dólares;

• Pequeña empresa: la organización de producción que tenga entre 10 a 49 trabajadores, un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre cien mil y un millón de dólares de los Estados Unidos de América o un volumen de activos entre cien mil uno y setecientos cincuenta mil dólares;

• Mediana empresa: la organización de producción que tenga entre 50 a 159 trabajadores, un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre un millón uno y cinco millones de dólares de los Estados Unidos de América o un volumen de activos entre setecientos cincuenta mil uno y cuatro millones de dólares.

• No es obligación que una organización deba estar conformada como empresa o compañía. Se espera que tenga algún esquema formal de constitución.

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MODELO DEL SISTEMA INTEGRAL MIPYMES

Gestión del

Negocio

Gestión del

Negocio

Gestión de

Recursos

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Ambiental

y Seguridad

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PRINCIPIOS DE GESTIÓN

A. Enfoque al Cliente

B. Liderazgo

C. Enfoque en datos y resultados

D. Eficiencia

E. Desarrollo permanente

F. Conciencia Ambiental

G. Ambiente de trabajo seguro

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OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

A. Proporcionar requisitos para un Sistema de Gestión Integral (SGI) para micro, pequeña y mediana empresa del Ecuador para que puedan demostrar

B. Establecer, implementar, revisar, mantener y mejorar un SGI

C. Demostrar que tiene capacidad para cumplir los requisitos de esta norma

D. Mejorar su formalidad, competitividad y rendimiento económico

E. Proporcionar productos / servicios que satisfagan los requisitos del cliente y reglamentarios aplicables

F. Desarrollar su negocio

G. Fomentar el enfoque al cliente

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CAMPO DE APLICACIÓN

• Requisitos son genéricos• Punto de partida para implementar normas ISO • Existen requisitos se podrían ser excluidos, las exclusiones se limitan

a los requisitos de esta norma que tengan la condición de “cuando sea aplicable”. Esto se identifica en los requisitos: 4.4.1c, 4.4.3b, 4.4.3d, 4.4.3e, 4.4.5

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4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL - MIPYMES

4.1. Gestión del Negocio

4.1.1 Requisitos Previos

Cumplir con obligaciones tributarias y laborales, y disponer de permiso de funcionamiento provisto por la autoridad competente.

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4.1.2.Planificación

4.1.2.1 Establecer, documentar y mantener los lineamientos estratégicos y los objetivos de su desarrollo, basado en requerimientos del cliente y en sus propias condiciones e infraestructura.

Se debe incluir compromiso con:

a. Desarrollo del Negocio

b. La satisfacción del cliente

c. La prevención de la contaminación y de los riesgos de los trabajadores


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4.1.2.2. Objetivos

Deben cubrir los siguientes punto

a. Mejoramiento en los resultados del negocio

b. Mejoramiento en la satisfacción del cliente

c. Mejoramiento en la calidad del producto o servicio

d. Prevención de la contaminación y los riesgos laborales


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4.1.2.3. Establecer, documentar y ejecutar las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos. • Dar seguimiento permanente a su cumplimiento • Revisar la estrategia debe ser revisada y/o

actualizada mínimo una vez por año o cuando existan cambios que así lo ameriten.

4.1.3. Coordinación y comunicación• Es responsabilidad de la dirección establecer

mecanismos de coordinación, comunicación y asignación de responsabilidades y recursos para promover el trabajo en equipo eficaz y eficiente


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4.1.4. Desarrollo Permanente

4.1.4.1 Revisar a intervalos definidos, al menos trimestralmente, el cumplimiento de los objetivos de la organización

4.1.4.2 Evaluar el desempeño de la organización, esto debe incluir por lo menos:

Resultados del negocio

a) Estado de cumplimiento de presupuesto

b) Cumplimiento de acuerdos con el cliente

c) Eficiencia de los procesos operativos

d) Desempeño ambiental y seguridad del trabajo

4.1.4.3 Registrar las revisiones que demuestren el estado de avance de cumplimiento de objetivos

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4.2 Gestión de Recursos

4.2.1 Gestión de Recursos Humanos

Establecer responsabilidades y autoridades del personal e identificar sus requisitos necesarios términos de educación, formación, habilidades o experiencia.

Debe mantener personal competente para cumplir los compromisos con el cliente y las necesidades del negocio

Mantener registros que demuestren que el personal es competente


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4.2.2Gestión de Recursos Financieros

• Establecer anualmente un presupuesto• Contar con flujo de caja

Implantar mecanismo para seguimiento continuo a su cumplimiento

Disponer de una estructura de costos y gastos apropiada que le permita conocer la situación real de su negocio, gestionar acciones y tomar acciones para alcanzar los resultados económicos esperados


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4.2.3 Gestión de Infraestructura

Disponer y mantener la infraestructura necesaria para cumplir con los requisitos del producto o servicio ofrecido al cliente

Brindar un lugar seguro y saludable a sus empleados, respetando al medio ambiente


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4.3 Gestión de Ventas

4.3.1 Conocimiento del Mercado

Establecer y mantener información necesaria para conocer el mercado, identificando clientes, competidores, proveedores y otros agentes que estén relacionados con el negocio.

Identificar oportunidades que puedan existir y establecer acciones para aprovecharlas, que tengan relación con su planificación


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4.3. Gestión de Ventas

4.3.2 Requisitos del Producto

Establecer las características del producto / servicio

Deben ser conocidas por los miembros de la

organización y se deben mantener actualizadas.

Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables

4.3.3 Acuerdos con los clientes

Registrar compromisos y cualquier modificación acordada con el cliente. Incluir

a. Las características y cantidad del producto o servicio solicitado por el cliente

b. Las condiciones de entrega y pago

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4.4. Gestión de Operaciones

4.4.1 Planificación de la producción o prestación del servicio

Incorporar los requisitos de su negocio, cumpliendo con lo siguiente:

Identificación de procesos.- Documentar, mantener y mejorar los procesos necesarios para la elaboración del producto / servicio

Definición de estándares.- Determinar controles necesarios en los procesos, productos y/o servicios resultantes durante su ejecución

Instructivos de trabajo.- Documentar instrucciones de trabajo para la realización del proceso. Cuando sea aplicable


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4.4.2 Compras

a. Proceso de Compras.- Establecer, documentar y mantener un proceso de compras que asegure la provisión oportuna de materiales e insumos para la producción / prestación del servicio

b. Requisitos de materiales.- Listado de materiales e insumos y requisitos necesarios para lograr el cumplimiento de las características finales de sus productos / servicios (incluir características, plazo, precio)

c. Relación con proveedores.- Identificar proveedores que tengan capacidad para cumplir los requisitos de compras. La información de compras debe ser registrada (acuerdos con proveedores


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4.4.2 Compras

d. Recepción de materiales.- Verificar que los productos / servicios recibidos cumplan los requisitos con los cuales fueron comprados, lo cual debe usarse para futuras negociaciones con proveedores

e. Gestión de Inventario.- Establecer mecanismos adecuados para gestionar sus inventarios de materiales, insumos y/o productos que contribuyan a la eficiencia del proceso y al cumplimiento de los requisitos del cliente. Se requiere registro de las existencias y control de rotación, caducidad y obsolescencia.

4. Requisitos del sistema de gestión integral - mipymes

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4.4.3 Control de la producción o prestación del servicioa. Programación de las operaciones.- Establecer

periódicamente una programación de las actividades de producción o prestación del servicio. Considerar requerimientos del cliente, plazos de entrega, materiales, personal e insumos necesarios para cumplir

b. Bienes entregados al cliente.- Cuando sea aplicable, la organización debe revisar y cuidar los bienes provistos por los clientes. Si cualquier bien se pierde, deteriora, o se considera inadecuado para su uso se debe informar al cliente y mantener registros.

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4.4.3 Control de la producción o prestación del servicio

c. Condiciones y medición del proceso.- Durante la producción y/o la presentación del servicio la organización debe verificar el cumplimiento de los controles previamente establecidos (ver 4.4.1.b)

d. Identificación y trazabilidad.- Cuando sea aplicable, el producto y/o servicio debe ser identificado a lo largo de los procesos. Cuando la trazabilidad sea un requisito se debe controlar y registrar la identificación única del producto y/o servicio.

e. Control de equipos de seguimiento y medición.- Cuando sea aplicable, se deben identificar y verificar a intervalos especificados los equipos de medición necesarios para controlar las características del producto y/o servicios. Se deben mantener dichos equipos en condiciones apropiadas y registro de la verificación.


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4.4.4 Control de Calidad• Verificar los productos y/o servicios durante la

producción y/o prestación. Esto debe ser antes de la entra al cliente, para asegurar que cumplen con los requisitos (ver 4.3.3)

• Cuando se detecte producto / servicio no conforme, este debe ser identificado, separado del producto conforme y establecer el tratamiento correspondiente.

• Mantener registros de controles realizados, identificación y tratamiento de producto / servicio no conforme


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4.4.5 Entrega al cliente• Cuando sea aplicable los productos /

servicios deben ser almacenados, manejados y entregados al cliente en condiciones que prevengan su deterioro.

• En caso de que la instalación y posventa sean parte de los requisitos, estos deben ser realizados de acuerdo a los requisitos establecidos

• Debe registrarse la entrega formal


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4.4.5 Entrega al cliente

• En caso de existir reclamos del cliente, estos deben ser registrados y analizados a fin de identificar las causas que los generaron para tomar acciones para evitar la recurrencia del problema.

• Cuando se detecte un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, se deben tomar acciones apropiadas de acuerdo al impacto que pueda generar y mantener registros de dichas acciones.


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4.5 Gestión Ambiental y seguridad

4.5.1 Prevención de la contaminación al ambiente

a. Identificación de aspectos e impactos ambientales.- La organización debe identificar los aspectos ambientales de sus operaciones que puedan generar impactos negativos al medio ambiente

b. Prevención de la contaminación.- Los aspectos ambientales con impacto negativo deben ser analizados a fin de tomar acciones que prevengan la contaminación y el deterioro del desempeño ambiental de la empresa. Estas acciones deben ser registradas


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4.5 Gestión Ambiental y seguridad

4.5.2 Prevención de riesgos al trabajador

a. Identificación de peligros.- La organización debe identificar los peligros asociados a sus actividades en relación a la seguridad y la salud de sus trabajadores.

b. Prevención de riesgos.- De acuerdo a la naturaleza de la organización se deben tomar acciones para minimizar los riesgos y controlar la salud de los trabajadores. La organización debe contar con condiciones adecuadas de iluminación, temperatura, humedad, ventilación y ruidos que no afecten adversamente al personal y a su entorno.


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1. Tener la decisión estratégica de mejorar su producto / servicio y tener un crecimiento sostenido.

2. Determinar el alcance de su Sistema de Gestión Integral (procesos y sitios)

3. Realizar un diagnóstico (comparación de los requisitos de la norma INEN 2537 contra lo que tiene la empresa).

4. Determinar las exclusiones (“cuando sea aplicable”)

5. Establecer un plan de trabajo para establecer, implementar y operar los debes de la norma.

6. Realizar otro diagnóstico para determinar el cumplimiento de lo que faltaba

7. Llamar al ente certificador para la auditoría de certificación

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

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PROCESO DE CERTIFICACIÓN

1. Mipymes contacta a empresa Certificadora2. Empresa Certificadora cotiza el servicio en base a número

de personas, sitios 3. Mipymes acepta propuesta4. Certificadora: programa y ejecuta auditoría, emite reporte5. Mipymes soluciona no conformidades cuando aplique6. Certificadora emite certificado…7. Cada seis meses o doce meses hace auditoría de

seguimiento

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WHEN YOU NEED TO BE SURE!

MUCHAS GRACIAS POR SU PARTICIPACION

SGS del Ecuador S.A.

Km. 5.5 Vía a Daule (Junto al Colegio Dolores Sucre)

Guayaquil, Ecuador

República del Salvador N35 182 y Suecia

Edif. Almirante Colón ,Piso 3

Quito, Ecuador

Nathalia JaramilloSystems & Services [email protected]

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