slide tqm manj.kualitas - univ.trisakti (prof. abduh syamsir)

“TOTAL QUALITY MANAGEMENT”

MANAJEMEN KUALITAS

Dosen : Prof. Syamsir Abduh, Phd

KELOMPOK I

1. Ina Elisabeth 122161027

2. Inaam Mekhloufi 122161028

3. Defina Sulastiningtiyas 122161016

4. Giarto Cahyadi 122161101

5. Lasmaria Ambarita 122161033

• Menurut Gaspersz (2001:4), “TQM didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performansi secara terus-menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.”

• Menurut Purnama (2006:51), “TQM adalah sistem terstruktur dengan serangkaian alat, teknik, dan filosofi yang didisain untuk menciptakan budaya perusahaan yang memiliki fokus terhadap konsumen, melibatkan partisipasi aktif pekerja, dan perbaikan kualitas terus-menerus dengan tujuan agar sesuai dengan harapan konsumen.”

DEFINISI TQM

Jadi, TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungannya.”

Dasar pemikiran perlunya TQM sangatlah sederhana, yakni cara terbaik agar dapat bersaing dan unggul dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan kualitas yang terbaik. Untuk menghasilkan kualitas terbaik diperlukan upaya perbaikan berkesinambungan terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Cara terbaik agar dapat memperbaiki kemampuan komponen tersebut secara berkesinambungan adalah dengan menerapkan TQM.

1. TQM merupakan suatu penerapan metode kuantitatif dan sumber daya manusia untuk memperbaiki dalam penyediaan bahan baku maupun pelayanan bagi organisasi.

2. TQM lebih merupakan sikap dan perilaku berdasarkan kepuasan atas pekerjaannya dan kerja tim atau kelompoknya.

3. TQM menghendaki komitmen dari manajemen sebagai pemimpin organisasi dimana komitmen ini harus disebarluaskan pada seluruh karyawan dan dalam semua level atau departemen dalam organisasi.

4. TQM bukan merupakan program atau sistem, tapi merupakan budaya yang harus dibangun, dipertahankan, dan ditingkatkan oleh seluruh anggota organisasi atau perusahaan bila organisasi atau perusahaan tersebut berorientasi pada mutu dan menjadikan mutu sebagai way of life.

KONSEP TQM

1. Fokus pada pelanggan

2. Obsesi terhadap kualitas

3. Pendekatan ilmiah

4. Komitmen jangka panjang

5. Kerjasama tim ( Teamwork)

6. Perbaikan sistem secara berkesinambungan (continuous improvement)

7. Pendidikan dan pelatihan

8. Kebebasan yang terkendali

9. Kesatuan tujuan

10. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

UNSUR-UNSUR TQM

PRINSIP TQM

Pembahasan mengenai metode TQM difokuskan pada tiga pakar utama yang merupakan pelopor dalam pengembangan TQM.

METODE TQM

• Siklus ini dikembangkan untuk menghubungkan antara operasi dengan kebutuhan pelanggan dan memfokuskan sumber daya semua bagian dalam perusahaan (riset, desain, operasi, dan pemasaran) secara terpadu dan sinergi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Ross, 1994: 237).

• Siklus Deming adalah model perbaikan berkesinambungan yang dikembangkan oleh W. Edward Deming yang terdiri atas empat komponen utama secara berurutan yang dikenal dengan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act)

1. METODE W. EDWARDS DEMING

Act (4) Plan (1)

Check (3) Do (2)

Metode Juran ini mendefinisikan bahwa Kualitas sebagai kecocokan/kesesuaian untuk digunakan (fitness for use), yang mengandung pengertian bahwa suatu barang atau jasa harus dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh para pemakainya. Satu kontribusi Juran yang paling terkenal adalah Juran’s Three Basic Steps to Progress, diantaranya :•Mencapai perbaikan terstruktur atas dasar kesinambungan yang dikombinasikan dengan dedikasi dan keadaan yang mendesak.•Mengadakan program pelatihan secara luas. •Membentuk komitmen dan kepemimpinan pada tingkat manajemen yang lebih tinggi.

2. METODE JOSEPH M. JURAN

Metode Crosby terkenal dengan anjuran manajemen yaitu zero defect dan pencegahan. Dalil manajemen kualitas menurut Crosby adalah sebagai berikut :•Definisi kualitas adalah sama dengan persyaratan.•Sistem Kualitas adalah pencegahan•Kerusakan Nol (zero defect)

3. METODE PHILIP B. CROSBY

ELEMEN KUNCI TQM

1. Foundation:

• ethics

• integrity,

• trust.

2. Building Bricks:

• training,

• teamwork,

• leadership.

3. Binding Mortar : communication.

4. Roof : recognition.

7 ALAT PENGENDALIAN TQM

• Alat-alat bantu untuk memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih mudah untuk dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan.

alat yang sering untuk menghitung seberapa sering sesuatu itu terjadi dan sering digunakan dalam pengumpulan dan pencatatan data. Check sheet adalah alat bantu yang digunakan pada saat suatu proses/kegiatan berlangsung. Tujuan pembuatan check sheet adalah menjamin bahwa data dikumpulkan secara teliti dan akurat oleh karyawan operasional untuk diadakan pengendalian proses dan penyelesaian masalah. Data dalam check sheet tersebut nantinya akan digunakan dan dianalisis secara cepat dan mudah. Berikut ini adalah contoh dari check sheet :

1. CHECK SHEET

dalam Manajemen Mutu adalah Pembagian dan Pengelompokan data ke kategori-kategori yang lebih kecil dan mempunyai karakteristik yang sama. Tujuan dari penggunaan Stratifikasi ini adalah untuk mengidentifikasikan faktor-faktor penyebab pada suatu permasalahan.Berikut ini adalah contoh gambar dari Stratifikasi:

2. STRATIFIIKASI

Alat seperti diagram batang (bars graph) yang digunakan untuk menunjukkan distribusi frekuensi. Sebuah distribusi frekuensi menunjukkan seberapa sering setiap nilai yang berbeda dalam satu set data terjadi. Data dalam histogram dibagi-bagi ke dalam kelas-kelas, nilai pengamatan dari tiap kelas ditunjukkan pada sumbu X. Teori mengatakan bahwa distribusi yang normal, yaitu yang kebanyakan datanya mendekati nilai rata-rata akan ditunjukan oleh histrogram yang berbentuk lonceng, seperti contoh gambar di bawah ini. Tapi jika histogram serong ke kiri atau ke kanan berarti kebanyakan data berkumpul dekat batas toleransi suatu pengukuran sehingga ada kemungkinan data tidak normal (ada masalah ketika pengukuran, atau bahkan ada masalah dalam proses). Untuk memastikan data normal atau tidak sebaiknya menggunakan metode uji kenormalan data, seperti Kolmogorov-Smirnov test atau Anderson-Darling normality test.

3. HISTAGRAM

adalah grafik yang menampilkan sepasang data numerik pada sistem koordinat Cartesian, dengan satu variabel pada masing-masing sumbu, untuk melihat hubungan dari kedua variabel tersebut. Jika kedua variabel tersebut berkorelasi, titik-titik koordinat akan jatuh di sepanjang garis atau kurva. Semakin baik korelasi, semakin ketat titik-titik tersebut mendekati garis. Gambar di bawah ini menunjukkan contoh scatter diagram yang digunakan untuk melihat sejauh mana temperatur mempengaruhi defect. Tampak bahwa ada korelasi antara temperatur dan defect, di mana semakin tinggi temperatur semakin rendah jumlah defect, ini mungkin karena proses warm-up mesin yang kurang.

4. SCATTER DIAGRAM

alat bantu berupa grafik yang akan menggambarkan stabilitas suatu proses kerja. Untuk menentukan apakah proses kerja dalam keadaan in control atau out of control. Karakteristik pokok dari alat bantu ini adalah adanya sepasang batas kendali (upper dan lower control), sehingga dari data yang dikumpulkan akan dapat terdeteksi kecenderungan proses yang sesungguhnya. Pada dasarnya alat bantu ini adalah rekaman data yang sedang berjalan. Bila data terkumpul sebagian besar berada dalam batas pengendalian berarti proses berjalan dalam kondisi stabil. Sebaliknya, sebagian besar data menunjukkan deviasi di luar batas kendali, maka dapat dikatakan proses berjalan tidak normal. Sehingga dapat berdampak pada penurunan mutu produk. Dapat diketahui sumber variansi dalam control chart, yaitu common cause dan special cause. Jika common cause,maka tidak dapat mengadakan perubahan. Tetapi jika special cause, dapat diadakan perubahan tanpa mengubah proses secara keseluruhan. Dalam siklus PDCA, control chart digunakan dalam tahap pelaksanaan (do) dan pengujian (check). Berikut ini adalah contoh dari control chart :

5. CONTROL CHART

diagram yang dikembangkan oleh Vildero Pareto. Diagram pareto ini adalah suatu gambar yang mengurutkan klasifikasi data dari kiri ke kanan menurut ukuran ranking tertinggi hingga terendah. Hal ini dapat membantu permasalahan yang paling penting untuk segera diselesaikan (rangking tertinggi) sampai dengan masalah yang tidak harus segera diselesaikan (rangking terendah). Diagram pareto juga dapat mengidentifikasi masalah paling penting yang mempengaruhi usaha perbaikan kualitas dan memberikan petunjuk dalam mengalokasikan sumber daya yang terbatas untuk menyelesaikan masalah. Selain itu, diagram pareto juga dapat digunakan untuk membandingkan kondisi proses, misalnya ketidaksesuaian proses sebelum dan setelah diambil tindakan perbaikan terhadap proses (Mitra,1993). Berikut ini adalah contoh gambar diagram pareto :

6. PARETO

disebut cause and effect diagram yang dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa sehingga juga biasa dikenal dengan Ishikawa Diagram, karena berbentuk seperti tulang ikan. Fish bone merupakan alat bantu yang menggunakan data verbal (nonnumerical) atau data kualitataif dalam penyajiannya. Alat bantu ini menggambarkan garis dan simbol-simbol yang menunjukkan hubungan antara akibat dan penyebab suatu masalah. Suatu kondisi “penyimpangan mutu” yang dipengaruhi oleh bermacam-macam penyebab yang saling berhubungan. Berbeda dengan alat bantu lainnya, karena penggunaannya akan lebih efektif bila dilakukan kelompok. Sehingga alat bantu ini identik dengan kegiatan kelompok. Disamping itu, manfaat optimum diperoleh jika diagram ini mampu menampilkan akar-akar penyebab yang sesungguhnya dari suatu penyimpangan (ketidakbermutuan). Berikut ini adalah contoh gambar gambar fishbone :

7. FISH BONE

a. Bagi Pelanggan adalah:

Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.

Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.

Kepuasan pelanggan terjamin.

b. Bagi Institusi adalah:

Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan

Staf lebih termotivasi

Produktifitas meningkat

Biaya turun

Produk cacat berkurang

Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

MANFAAT TQM

c. Bagi Staf Organisasi adalah:

Pemberdayaan

Lebih terlatih dan berkemampuan

Lebih dihargai dan diakui

d. Manfaat lain dari implementasi TQM yang mungkin dapat dirasakan oleh institusi di masa yang akan datang adalah:

Membuat institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan hanya sekedar pengikut (follower)

Membantu terciptanya tim work

Membuat institusi lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan

Membuat institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan

Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah

MANFAAT TQM

1. Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen senior.

2. Team Mania.

3. Proses penyebarluasan (deployment)

4. Menggunakan pendekatan yang terbatas dan dogmatis.

5. Harapan yang terlalu berlebihan dan tidak realistis.

6. Empowerment yang bersifat prematur.

FAKTOR-FAKTOR YANG MENYEBABKAN KEGAGALAN TQM

PT. Mustika Ratu Tbk merupakan perusahaan yang memproduksi kosmetik dan media yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1975. Perusahaan ini menghasilkan berbagai macam-macam bahan kosmetik. PT Mustika Ratu menerapkan tiga prinsip dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan, yaitu:

1.Fokus utama ada pelanggan (customer focus)

−PT Mustika Ratu melakuan penelitian-penelitian terhadap keinginan konsumen dengan cara melalui kuesioner-kuesioner, konsultasi melalui beauty advisor (mempromosikan dan menjual produk), serta menilai keluhan-keluhan pelanggan yang masuk.

−Untuk meningkatkan pelayanan kepada para konsumen, maka perusahaan melaksanakan pelatihan khusus bagi para beauty advisor maupun beauty consultant yang diselengarakan setiap bulannya, yang berupa:

•Kemampuan berkomunikasi dengan konsumen.

•Cara menata rias dan perawatan wajah serta tubuh.

•Bersikap ramah dan sopan dalam berpakaian dan melaysni pelanggan.

KASUS PT. MUSTIKA RATU

Jadi PT Mustika Ratu telah melaksanakan program-program yang mendukung tercapainya kepuasan konsumen dengan tepat dan terus menerus.

2. Proses perbaikan dan peningkatan produksi (process improvement).

− PT Mustika Ratu selalu melakukan perubahan-perubahan maupun modifikasi-modifikasi yanga dianggap dapat mendukung peningkatan mutu produk. Manajemen PT Mustika Ratu menetapkan beberapa syarat untuk mendukung hal tersebut diatas, yaitu:

Dokumentasikan hasil kegiatan Meningkatkan pelatihan dan pendidikan kepada setiap karyawan. Menetapkan suatu ukuran kinerja bagi perusahaan yang berfungsi untuk

memonitor kinerja proses dan setiap karyawan harus mengerti hal ini dengan baik.

− Ada 6 (enam) langkah yang diterapkan oleh PT Mustika Ratu, yaitu:


Mendefinisikan masalah

Contoh: tingginya tingkat produk cacat dalam produksi.

Mendefinisikan dan mendokumentasikan proses.

Untuk menentukan penyeab masalah tersebut, departemen produksi PT Mustika

Ratu mengklasifikasikan beberapa faktor penyebabnya, yang dapat diketahui

dari pertemuan antara plant manager dengan kepala departemen, yang saling

memberikan informasi tentang maslah yang terjadi. Setelah dicari solusinya

maka proses produksi dapat berjalan kembali.

Mengukur hasil kerja.

Hasil outut perusahaan di evaluasi kembali apakah jumlah produk cacat sudah

menurun atau belum. Kalau belum, maka proses awal diulang kembali.


Memahami latar belakang dari penyimpangan yang ada.

Penyebab masalah yang timbul kemudian dipelajari aga masalah tersebut tidak

terjadi lagi di kemudian hari.

Membuat ide-ide baru.

Akan lebih baik lagi, dengan berawal dari permasalahan tersebut, dapat

ditemukan inovasi baru yang dapat menurunkan tingginya tingkat produk

cacat.

Menerapkan dan membuat pemecahan terhadap masalah yang timbul.

Pemecahan masalah harus cepat ditemukan dan segera diterapkan dengan

tujuan agar masalah tidak berlarut-larut dan dapat mengganggu kinerja

perusahaan.


3. Keterlibatan seluruh karyawan dalam usaha untuk meningkatkan mutu produk (total involvement).

Dalam menerapkan prinsip ini, pihak manajemen perusaaan menerapkan suatu komitmen bersama agar seluruh kayawan ikut merasa terlibat dalam kegiatann perusahaan. Para karyawan PT Mustika Ratu diberika kebebasan untuk mnerima suatu tantangan untuk mengerjakan sesuatu dengan baik, memecahkan masalah yang dihadapi, mengajukan usul serta memberikan saran-saran yang berguna bagi perusahaan. Dengan demikian, para karyawan mempunyai rasa percaya diri dan saling memiliki. Hal ini dapat dilihat pada departemen produksi dalam mengatasi masalah ketidaksesuaian mutu produk dengan melaksanakan Gugus Kendal Mutu (GKM).


PT Mustika Ratu menggunakan pendekatan/ tools Stratifikasi, yaitu dengan melakukan pembagian dan pengelompokan data ke kategori-kategori yang lebih kecil dan mempunyai karakteristik yang sama. Untuk menentukan penyebab masalah tersebut, departemen produksi PT Mustika Ratu mengklasifikasikan beberapa faktor penyebabnya, misalnya tingkat produksi cacat, penurunan jumlah produksi, dsb.


Keberhasilan PT Mustika Ratu dalam penerapan TQM yang tidak terlepas dari ISO 9002 dapat dilihat sebagai berikut:

1.PT Mustika Ratu mengalami peningkatan terutama di dalam hal mutu produk, hal ini dapat dilihat pada meningkatnya tingkat kenaikan produksi dan menurunnya persentase produk cacat yang terjadi adanya penurunan tingkat kecacatan produk yang tajam antara sebelum penerapan TQM dengan sesudah penerapan TQM. Penurunan tingkat kecacatan produk disebabkan adanya penerapan elemen-elemen ISO 9002 dengan baik, peningkatan sumber daya manusia khususnya pada tenaga ahli dalam bidang kosmetik dan jamu tradisonal. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya jumlah produk yang baik, sehingga volume penjualan akan meningkat dan laba perusahaan juga ikut meningkat.


2. Melalui penerapan TQM, maka mutu produk yang dihasilkan akan selalu terjaga pada suatu standar tertentu. Hal ini dapat dilihat pada pengawasan mutu yang baik dalam pengendalian mutu yang dilaksanakan secara berkala. Dengan adanya dokumentasi di setiap kegiatan perusahaan, maka dapat dilakukan pengawasan, dan jika terjadi kesalahan akan dengan cepat diatasi agar tidak menganggu proses produksi.

3. Pihak manajemen melihat bahwa dengan penerapan TQM ini, biaya produksi dapat ditekan. Hal ini terbukti dengan berkurangnya produk cacat, sehingga biaya pengerjaan ulang semakin berkurang.

4. Secara tidak langsung, manfaat penerapan TQM ini adalah meningkatnya motivasi karyawan PT Mustika Ratu. Hal ini disebabkan karena para karyawan dilibatkan secara langsung dalam pengambilan keputusan untuk kemajuan perusahaan. Dengan terciptanya suasana kerja yang baik, maka kinerja peusahaan akan berjalan dengan baik pula.


PT Mustika Ratu menyadari bahwa penerapan TQM dan ISO 9002 bukan merupakan suatu hal yang mudah untuk dilaksanakan, hal ini membutuhkan dukungan dari semua pihak yang terkait agar dapat mengatasi segala hambatan yang muncul. Beberapa kelemahan atau hambatan yang ada dalam penerapan TQM, yaitu:

1.Adanya masalah dokumentasi pada setiap pekerjaan cukup membebani para karyawan, karena adanya jadwal audit internal yang dilaksanakan setiap 2 kali dalam satu bulan, serta jadwal audit eksternal yang dilaksanakan setiap bulan. Oleh sebab itu karyawan merasa pekerjaan lainnya terbengkalai. Selain itu juga muncul masalah dalam ketepatan penyampaian dokumen antara depertemen-departemen yang terkait agaknya kurang mendapatkan perhatian, sehingga sering menimbulkan kesalah-pahaman yang tidak perlu.


2. Biaya penerapan TQM yang sangat besar juga dirasakan oleh pihak manajemen. Adapun biaya yang besar itu disebabkan adanya pelatihan-pelatihan bagi para manajer dan terutama untuk merubah sistem manajemen PT Mustika Ratu. Di sisi lain biaya yang besar tadi akan diimbangi oleh peningkatan produktivitas, penurunan produk cacat, dan berpeluang untuk meraih konsumen yang lebih banyak sehingga dapat mendukung peningkatan penjualan produk PT Mustika Ratu karena mutunya selalu terjaga dengan baik.

3. Masalah program-program pelatihan penerapan TQM serta ISO 9002 yang hanya diberikan kepada para manajer level menengah dan keatas. Dengan pertimbangan atas mahalnya biaya program-program pelatihan jika seluruh karyawan diikutsertakan.

4. Analisa Tingkat Produktivitas Mutu. Dalam rangka untuk menilai tingkat produktivitas mutu sebelum dan sesudah penerapan TQM dan ISO 9002, maka dapat dihitung dengan menggunakan rumus QPR (Quality Product Ratio), terlihat bahwa perusahaan telah mengalami perbaikan dengan turunnya produk cacat .


→ https://www.academia.edu/5672670/TQM_di_PT._MUSTIKA_RATU→ http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-total-quality-

management-tqm.html→ https://eriskusnadi.wordpress.com/2012/09/29/about-7-basic-quality-

tools/→ https://eriskusnadi.wordpress.com/2011/10/08/check-sheet-dan-

fungsinya-dalam-pengendalian-kualitas/

REFRENSI

slide tqm manj.kualitas - univ.trisakti (prof. abduh syamsir)

Leadership & Management