1. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESANLISIS DE SOFTWARE PARA GESTIN DOCUMENTAL OpenKMBELLO MELO NORBERTO ESPEJO DAZ CINDY PAOLAGMEZ CRUZ OMARSILVA CRISTANCHO LUZ ANGELATrabajo presentado aPEDRO DELGADILLOUNIVERSIDAD DE LA SALLE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN BOGOTA, COLOMBIA2011 1

2. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESTABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIN ............................................................................................................... 3OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 41. OBJETIVO DEL SOFTWARE ..................................................................................... 52. FUNCIONALIDAD PRINCIPAL ................................................................................... 5 2.1.PARA QU SE UTLIZA ........................................................................................... 5 2.2.DESCRIPCIN DE LOS MDULOS .......................................................................... 83. REQUERIMIENTOS DE HADWARE ........................................................................ 134. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS ............................................... 14 4.1.SISTEMAS OPERATIVOS ...................................................................................... 14 4.2.SERVIDOR DE APLICACIONES ............................................................................. 15 4.3.BASES DE DATOS ................................................................................................ 16 4.4.OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE ............................................................................ 175. MANEJO DE LICENCIAMIENTO .............................................................................. 206. COSTOS .................................................................................................................. 208. CONCEPTO DEL GRUPO ....................................................................................... 219. PRCTICA DEMO ................................................................................................. 25CONCLUSONES ............................................................................................................. 31BIBLIOGRAFA ................................................................................................................ 32 2 3. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES INTRODUCCINPara el desarrollo de este taller, se realiz una bsqueda por Google acerca deOpenKM un software orientado a la Gestin Documental, con el objetivo de identificarsus funciones, mdulos, licencias, requerimientos, entre otras caractersticas quepermitan fortalecer y definir criterios de seleccin e implementacin de herramientasorientadas a la Gestin Documental. 3 4. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESOBJETIVO GENERALPermitir que los estudiantes, tengan la experiencia de interactuar con soluciones desoftware para la gestin de archivos virtuales.4 5. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. OBJETIVO DEL SOFTWARE Brindar una herramienta para pequeas y grandes empresas, orientada a la gestin de la informacin mejorando su accesibilidad en todo el entorno corporativo disminuyendo la produccin innecesaria de informacin. 2. FUNCIONALIDAD PRINCIPALOpenKM, una aplicacin basada en una interfaz web 2.0 de cdigo abierto, permite unacompleta gestin de documentos electrnicos, usuarios, roles, procesos, etc. a nivelempresarial. Funciona con Explorer, Safari, Firefox y Opera, construido en JAVA y comoservidor JBoss. Puede instalarse en los SO Windows, GNU/Linux, MacOS, Unix, etc. 2.1. PARA QU SE UTLIZA Es un gestor documental que permite la gestin y almacenamiento de los documentos y contenidos que se vallan generando dentro de una organizacin, teniendo presente los principales riesgos a los que se enfrenta la administracin documental en la actualidad: Almacenamiento Recuperacin Seguridad Autenticacin Clasificacin Distribucin WorkFlow5 6. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESPor lo tanto, garantiza a los trabajadores de informacin encontrar, usar,compartir y proteger el contenido ms valioso de la compaa. Esto se logra apartir de sus PRINCIPALES FUNCIONALES QUE SON:a. CONTROL DE VERSIONES: lleva un historial del documento, registra todas las modificaciones realizadas para ser recuperadas en cualquier momento. Basado en el modelo del Check-in / Check-out Actualiza a los usuarios cuando se realizan modificaciones a los documentos. Dejar notas de flujo de trabajo asociados a los mismosb. SEGURIDAD: a partir de la identificacin de perfiles y roles de trabajo define unas medidas de seguridad para carpetas y documentos. Plug-in para autenticacin basado en JAAS Quedan registradas todas las operaciones del usuarioc. GESTIN DE DOCUMENTOS: administracin documental en cuanto a: Extraer metadatos de los documentos Indexacin de documentos de texto office, Open Office, pdf, HTML, XML, RTF, Multimedia (MP3, JPG)bases de datos, etc.d. GROUPWARE: herramienta que permite a diferentes usuarios trabajar simultneamente con los recursos de las organizaciones.e. ACCESO REMOTO A CLIENTE: facilita el acceso a los recursos de las organizaciones como una extranet.f. RECONOCIMIENTO OCR: facilita la recuperacin de informacin de imgenes a partir de lector de binarios, escala de grises o imgenes a color. Extrae texto Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos Bsqueda de datos en TIFF 6 7. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESg. MOTOR DE BSQUEDA: facilita: Bsquedas por sinnimos Bsquedas ordenadas por relevancia Almacena consultas Opciones de bsqueda avanzada Bsquedas a partir de metadatos Opciones de descarga o ir directamente a la ubicacin del documentosh. REPOSITORIO: Respecto al almacenamiento de la informacin se puede almacenar en un directorio o en cualquier SGBD: Oracle PostgreSQL MySQL MS SQL Serveri. GENERALIDADES: Usuario puede modificar su configuracin de cuenta Registro de las operaciones del usuario en una BD Restaura documentos desde la papelera de reciclaje Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, tipos dedocumentos. Integracin con escner Servicio de chat URL nica para cada documentoDe esta manera OpenKM, nos demuestra que puede brindar soluciones para:1. Controlar el creciente volumen de informacin2. Impide la duplicidad de informacin3. Reducir el consumo de tiempo y recursos para recuperar informacin4. Evite fugas de informacin a partir de los perfiles de seguridad. 7 8. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES2.2. DESCRIPCIN DE LOS MDULOSOpenKM es un sistema de gestin documental con una interfaz de usuario web que lepermite de una forma muy simple las operaciones a travs de sus mdulosde: compartir, establecer la seguridad, auditar, as como localizar documentosteniendo presente el ciclo de los mismos1.A continuacin describimos la funcin de cada uno de los mdulos:Se debe ingresar a travs de una cuenta y una contrasea.1 OpenKM knowledge management. Presentacin [en lnea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html8 9. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. MDULO DE COMPARTIR Y COLABORAR Interfaz inicial con algunas de las propiedades del softwareFacilita el trabajo en equipo, potencializando los equipos de trabajo para compartir,acceder, enriquecer y almacenar la informacin. OpenKM gestiona todos losdocumentos de la empresa manteniendo la seguridad y propiedad intelectual a travsdel repositorio seguro y estable.Crear, compartir y enriquecer los documentos con los equipos de trabajo de lasempresas, garantizar la aprobacin y revisin de los mismos a travs de procesos deworkflow. 9 10. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2. MDULO PROCESO Y REVISINPara cualquier gestin documental es vital que los documentos pasen por el ciclo devida, cumpliendo con la normatividad y que satisfagan los flujos de trabajo de laorganizacin. OpenKM tiene la capacidad de gestionar los flujos de trabajo internoscon rapidez.10 11. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. MDULO BUSCAR Y ENCONTRARCon OpenKM, buscar documentos es muy sencillo y son localizados a partir de sucontenido y metadatos. Las consultas frecuentes pueden almacenarse parareutilizarse. Mejorando as la calidad de las respuestas a los usuarios de una formaeficiente y eficaz.11 12. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES4. MDULO DE CONFIGURACIN ESPECIAL DE OPENKM Y SERVICIOS ADICIONALESOpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestin documental escalable).OpenKM - mirror (Asegrese que su sistema est siempre accesible, prevenga cadas de hardware).Mdulo de administracin, genera informes completos junto a graficas estadsticas de consultas, numero dedocumentos, entre otras.Tablero de notas o pizarra12 13. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES3. REQUERIMIENTOS DE HADWAREDependiendo de la compaa, las necesidades, el nmero de usuarios, laconfiguracin del sistema y recursos tecnolgicos disponibles. Sin embargo sepresentan las siguientes caractersticas para tener una idea general de estepunto:OpenKMDescripcin de los requerimientos de HADWAREPara Para Un Para pequeasRequisitosInstalacionesServidorInstalaciones MnimosMedianas Virtualizado25 Usuarios 50 Usuarios 50 Usuarios* 2 GB RAM* 4 GB RAM* Intel Pentium * 1 GB RAM * Quad Core 2.2 * 1 GB RAM4 * Dual Core 2 *250-500 GB* Due Core 2.2* 256 MB RAM* 150-250 GBSATA (Disco Duro)SATA (Disco *80-100 GB SATADuro)(Disco Duro) 13 14. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS 4.1. SISTEMAS OPERATIVOSUnixGNUMac OS Linux SistemasOperativos Compatibles solaris windows Unix GNU Linux (Ubuntu / Debian / SuSE / Red Hat) - Recomendado Windows: 2000, XP, Vista, 2003 Server Solaris Mac OSSe recomienda el uso de Linux por el costo / potencia y una mayor estabilidad delsistema operativo. 14 15. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES4.2. SERVIDOR DE APLICACIONESEl software se puede descargar OpenKM con facilidad es necesario tener conexin debanda ancha. OpenKM se basa en J2EE y la tecnologa JBoss servidor de aplicaciones.2El OpenKM por lo tanto, puede ser instalado y ejecutado en varias plataformas.J2EE: Java Platform, Enterprise Edition o Java EE. Es una plataforma deprogramacinparte de la Plataforma Javapara desarrollar y ejecutar software.3JBoss es un servidor deaplicaciones J2EE de cdigo abierto implementadoen Java puro. Al estar basado en Java, JBoss puede ser utilizado en cualquier sistemaoperativo para el que est disponible Java. 42Openkm knowledge management. Tecnologa de Openkm [en lnea]. [citado el 19 de septiembrede 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html3Diccionary.com. Definicin de J2EE. [en lnea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponibleen: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE4Wikipedia. Definicin de JBoss. [en lnea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible en:http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss 15 16. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESCaractersticas del SERVIDOR5 para OpenKM: Java 1.6 o superior JBoss Application server 4.2.x GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003,Windows Vista Repositorio almacenado en el sistema de ficheros, MySQL, PostgreSQL, Oracle,MS SQL Server, etc. Integracin con otro software utilizando WebServices4.3. BASES DE DATOSOpenKM necesita depsito de almacenamiento de BACK-END, un sistema de archivospara el almacenamiento o DBMS puede ser utilizado para almacenar informacin,tales como: Oracle PostgreSQL MySQL MS SQL Server5 Openkm knowledge management. Tecnologa de Openkm [en lnea]. [citado el 20 de septiembrede 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 16 17. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES4.4. OTRAS PIEZAS DE SOFTWAREConfiguracin especial de OpenKM y servicios adicionales6: OpenKM - hosted. (Incluye hosting y servicios de backup ). OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestin documentalescalable). OpenKM - mirror (Asegrese que su sistema est siempre accesible, prevengacadas de hardware).Versiones de OpenKM7:Mejorarmiento en OracleVisualizacion de los metadatos de la BD en administracion v5.1.7 PoInforme de problemas con el foro (fecha deCreacion de planilla de formulacio sin incluir metadatos lanzamiento:14/07/11) Mejoramiento del soporte de Oracle y SQL Mejoramiento de informesv5.1.6 Coches (fecha Mejora del correo del usuriode lanzamiento: mejoramiento BD con metadatos27/06/11)6On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en lnea]. [citado el 20 deseptiembre de 2011]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental7Wiki OpenKM. Versiones [en lnea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponibleen:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po 17 18. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESVERSIONESACCIONES DE MEJORA Crear metadatos de base de datosv5.1.5 - Esperanza Vista previa no se actualiza cuando se restaura laFecha de lanzamiento : versin25/05/2011 Mejoras generales de administracin Aadir soporte para consultas sencillas al estilo Googlev5.1.4 - Misterio Fijar la configuracin de usuario deFecha de lanzamiento : desbordamiento de dilogo23/05/2011 Varios errores en el manejo de documentos nota Mejoras generales de administracin De apoyo como crontab-las tareas programadas Toma nota adems de las carpetas Hacer configurable Aplicaciones logotipo Manejar los tipos MIME en la base de datos Documento sellado (ampliacin) La conversin de documentos a distancia Apoyo a los documentos codificados Aadir soporte para Tesseact 3 OCR Aadir soporte para escritura cuneiforme OCRv5.1.3 - BoogieMejora de OCR con el diccionarioFecha de lanzamiento : Mejor extraccin de texto PDF05/03/2011 Una mayor compatibilidad con Oracle Normalizar las definiciones de base de datos de la tabla Crea documentos PDF a partir de la plantilla Implementar la generacin de documentos motor de plantillas Informes con parmetros La extraccin de texto mejorado Nueva extensin de foro Nueva extensin de mensajerav5.0.4 - sin dolor Mejorado el soporte LDAPFechadelanzamiento : Arreglado el problema con ALT + Q07/04/2011 Aadir POP3S en importador de correo electrnicov5.0.3 - Behemot Mejorar la compatibilidad con WebDAVFecha de lanzamiento : Arreglo para el error buscar con ""11/03/2011 Fixmtodo WebService PropertyGroup.setProperties18 19. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESEn esta tabla se resaltan las versiones correspondientes a este ao, la primera versinde OpenKM fue v1.0 llamada Floppy el perro, la fecha de lanzamiento fue el 29 deenero de 2007. Con las siguientes caractersticas: OpenKM liberacin inicial. Autodeteccin de idioma (segn la configuracin del navegador). Traduccin al holands (gracias a Philippe Vervoort). Traduccin al portugus de Brasil aadido (gracias a heindrickson). Ahora usted puede cambiar los permisos recursivamente. Algunas mejoras visuales. Aadido enlaces a la seccin "Acerca" del men. Entrada de los usuarios la accin. No se pierde la sesin si la pgina est abierta OpenKM. Botn de cierre de dilogo de carga se desactiva durante el proceso. Ahora hay un dilogo de confirmacin para las acciones peligrosas, como laeliminacin de documentos. Carpetas en las que no se puede escribir se muestran en rojo.Finalmente, OpenKM tiene la siguiente arquitectura de informacin8, como sevisualiza en la imagen.8Openkm knowledge management. Arquitectura bsica de Openkm [en lnea]. [citado el 20 deseptiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html19 20. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES5. MANEJO DE LICENCIAMIENTOOpenKM utiliza la Licencia Pblica General GNU (versin 2)9 de la licencia. Esta licencia es laprimera para uso general bajo el concepto de software libre, quiere decir que los trabajos conesta licencia PGL pueden ser distribuidos y no comercializados.Esta es una licencia de software desarrollada por la organizacin free software foundation,creada en 1985 y cuyo objetivo es la difusin de un movimiento de software libre. Licenciaque busca proporcionar mayor libertad para compartir, copiar y modificar el software libre.6. COSTOSCon respecto al servicio de soporte profesional, OpenKM brinda apoyo tcnico yactualizaciones de software, cuyo precio del servicio est basado en estimaciones denmero de usuarios, tamao de repositorio as como nmero de archivos en el mismo.OpenKm ofrece precios especiales para entidades relacionadas con la educacin yentidades sin nimo de lucro. Trabajan bajo la modalidad de Feedback, es decircualquier usuario puede descargar e instalar la versin y su soporte esta dado a travsdel equipo de desarrolladores y tcnicos entusiastas, quienes aportan importantesopiniones con miras a mejorar y adaptar a las necesidades organizacionales10, todoesto bajo la licencia GNU Licencia Pblica Genera Versin 2.9 Wikipedia. Licencia publica general GNU [en lnea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License10 OpenKM. [en lnea HTML].[citado 27/9/11] Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html20 21. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESDentro de las configuraciones y servicios especiales OpenKM ofrece11:OpenKM alojado: incluye alojamiento y copia de seguridad.OpenKM cluster: para grandes infraestructurasOpenKM mirror: prevencin frente a cadas de hadwareCon respecto a OpenKM comercial es 100% open source ofreciendo apoyo profesionaldisponible cualquier instalacin OpenKM certificadas.7. PROVEEDORESEstuvimos en contacto con algunos de los coordinadores directos de OpenKM, quienesnos informaron que al ser una versin Libre, no existen proveedores como tal, ya quela metodologa de trabajo y desarrollo de software que ellos manejan es de FeedBack,es decir a travs de un grupo de colaboradores entusiastas crean comunidades parabrindar asesora de implementacin del software. Por lo tanto no existen empresasdedicadas exclusivamente al desarrollo e implementacin de OpenKM sino gruposminoritarios empeados en dar soluciones desarrolladas por ellos mismos incluyendoen algunos casos la infraestructura necesaria para la implementacin.8. CONCEPTO DEL GRUPOPara definir qu tan apropiado es el software de Gestin Documental, es importantedefinir unos parmetros de seleccin de acuerdo a las necesidades de la organizacin;esto facilitar realizar una tabulacin para medir su nivel impacto en la organizacin yhasta qu punto resulta benfico la incorporacin de esta tecnologa.Por lo tanto, comprendemos que no es una tarea fcil ya que debemos considerarmuchas opciones que van desde su costo hasta la definicin de cada uno de losprocesos que acompaaran y orientaran esta decisin. Siendo as, a continuacinrelacionamos una tabla con algunos aspectos relevantes a considerar en el momentode la seleccin de un proveedor de software, todo orientado en los procesos de laGestin Documental:11 Op. Cit. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html 21 22. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESPREGUNTAS %Administracin del software_Evidencia la trazabilidad de los documentos?Uso y movimiento_Permite la reasignacin de perfiles otransferencias de documentos a otros perfiles?_ Permite manipular documentos con variosformatos?_Permite acceso va web? Cumple conestndares de accesibilidad y diseo web?_ Permite el acceso remoto a los documentos?_Cmo se garantiza la conservacin ypreservacin de documentos digitales?_ Qu estrategias de seguridad son utilizadaspara garantizar la integridad de los documentos?_Genera reportes, estadsticas generales y pordocumento?_ Permite la visualizacin de la informacinindependiente de su formato?_ Cuntos usuarios puede gestionar?_ Permite la definicin de perfiles y permisos deacceso?_ Controla la produccin de documental,estandarizando las plantillas para la creacin dedocumentos?_Cundo los documentos son definitivos, permitemodificarlos?_ Utiliza el formato PDF, como estndar para ladigitalizacin?_Permite exportar la informacin en formatoXML?_Permite la Asignacin de metadatos a losdocumentos?_ Qu estrategias de bsqueda utiliza el softwarepara localizar los documentos? Tecnologas OCR, ICR,Metadatos, Bsqueda en texto completo, operadores22 23. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESbooleanos o filtros._Qu estndares de digitalizacin son utilizadospara la captura de documentos?_Permite la gestin de expedientes virtuales?_Posee controles de duplicidad y manipulacinde documentos?_Permite gestionar TRD y TVD?_Permite la actualizacin de las tablas?Estructura del softwareUtiliza estndares ISAD G, ISAAR CPF, ISAF, EAD,EAC?Contiene una interfaz intuitiva?OtrosCules son sus clientes?Incluyen programasde capacitacinysensibilizacin?Cuntas versiones y actualizaciones, ha tenido elaplicativo?Para la implementacin del software, incluye lospasos de la ISO 15489?Despus de haber instalado el software, se hace elacompaamiento necesario, para hacer los ajustes ymodificaciones necesarias?Frente a estas preguntas que realizamos, notamos que la informacin que disponemosen este momento es muy bsica para lo que queremos evaluar. Sin embargo podemosconcluir que por las herramientas que utilizan estn a la vanguardia en cuanto atecnologa ya que cuenta con la integracin de: WorkFlows23 24. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES Sistemas de recuperacin de imgenes con OCR (reconocimiento pticocaracteres), Integra correo electrnico permitiendo controlar la informacin que se gestionadesde las cuentas de los usuarios Control de versiones que fcilmente se puede recuperar el historial de losdocumentos Pero lo ms importante que pudimos detallar en este software, es que integra loscomponentes bsicos de un DMS, gracias a su peculiar diseo que permite lagestin y el almacenamiento de documentos y contenidos que se vayan generandoen la organizacin, estos son: Repositorio de documentos Estructura de carpetas Control de versiones Seguridad Indexacin OCR Integracin con herramientas de OfficeSin embargo observamos que es una aplicacin bsica, sencilla que brinda lasmismas caractersticas y funcionalidades de otro software, con la mnima diferenciaque manejan el concepto de Gestin del Conocimiento al contar con un Repositoriopara compartir documentos y almacenarlos, facilitando tener trazabilidad de lainformacin haciendo revisiones de un mismo documento, integra procesos,documentos digitales, correos electrnicos, etc. Pero es una funcin que no tiene unmargen de diferencia con otros proveedores.Frente a la interfaz es bastante amigable, pero no se diferencia cuales son losmdulos que maneja precisamente por el Diseo de las pestaas y tipo de letra entoda la plantilla. 24 25. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES9. PRCTICA DEMO 1. Iniciamos la exploracin del Demo OnLine, por la pgina principal deGoogle y seleccionamos la opcin ONLINE DEMO.125 26. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES2. Nos arroja la siguiente ventana con un listado de Usuarios con su respectivo Password. Elegimos cualquiera de las opciones e iniciamos el Demo de OpenKM. 2De acuerdo a la disponibilidaddel Usuario, ingresamos sucontrasea. Listado de Usuarios y Password para ingresar al DEMO 26 27. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. Obtenemos el software OpenKM version Online.3El recorrido de este software lo har un representante de OpenKM va Skype el da Miercoles28 de Septiembre de 2011.27 28. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESSin embargo tambin intentamos instalarlo por Windows que a continuacin ubico lospantallazos, pero infortunadamente no solo ejecutar el archivo:1. Instalamos JDK java en la pgina de http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp1228 29. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES2. Una vez tenemos instalado JDK Java procedemos a la instalacin de OpenKM, siguiendo estos pasos:12 29 30. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES3Pero lamentablemente nos genera este error: 30 31. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESCONCLUSIONESConcluimos que realizar la seleccin de un proveedor de software no es una tareafcil, situacin ante la cual debemos tener en cuenta suficientes criterios paraidentificarlo como un recurso que realmente brinde accesibilidad y confiabilidad de lainformacin y cumpla a cabalidad con las necesidades de la organizacin.Igualmente se logr observar, que este tipo de trabajo requiere de cierta competenciay experiencia profesional y ante todo es un trabajo colaborativo, interdisciplinar delcual se debe apoyar para la consecucin de los mejores resultados al finalizar unpequeo o grande proyecto de implementacin de software para Gestin Documental.Teniendo presente esta experiencia que una entidad por pequea o grande que seadebe tener definidos sus metodologas y polticas para la adquisicin de herramientascomo OpenKM para que de acuerdo a estas se lleven cabo todos los por menores deeste tipo de actividades tan importantes para cada organizacin. 31 32. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES BIBLIOGRAFA3. Openkm knowledge management. Tecnologa de Openkm [en lnea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html4. Diccionary.com. Definicin de J2EE. [enlnea]. Disponible en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE5. Wikipedia. Definicin de JBoss. [en lnea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss6. Openkm knowledge management. Tecnologa de Openkm [en lnea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html7. On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en lnea]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental8. Wiki OpenKM. Versiones [en lnea]. Disponible en:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po9. Openkm knowledge management. Arquitectura bsica de Openkm [en lnea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html10. Wikipedia.Licenciapublica generalGNU[en lnea]. Disponible en:http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License11. OpenKM. [en lnea HTML]. 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Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html 32 33. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESLICENCIA DE ESTE DOCUMENTOReconocimiento 2.5Usted es libre de:hacer obras derivadas solamente haciendo referencia a los autoresBajo las condiciones siguientes:Reconocimiento. Debe reconocer los crditos de la obra de la manera especificada porel autor o el licenciador.Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los trminos de licencia deesta obra.Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular delos derechos de autorLos derechos derivados de usos legtimos u otras limitaciones reconocidas porley no se ven afectados por lo anterior.Esto es un resumen fcilmente legible del texto legal (la licencia completa). 33