DIAGNSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA AGUA CLARA

ALBIN ANDRES ARIAS ARBOLEDAKELLY JHOANA INESTROZA ANGULOCRISTIAN CAMILO RIAO GOMEZOMAIRA SOLIS BANGUERA

SENA CABCOMERCIO Y SERVICIOS TCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1056337LA PAILA2015

DIAGNSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA AGUA CLARA

ALBIN ANDRES ARIAS ARBOLEDAKELLY JHOANA INESTROZA ANGULOCRISTIAN CAMILO RIAO GOMEZOMAIRA SOLIS BANGUERA

Evidencia de Aprendizaje

Oriana Buitrago NezTecnloga en Administracin Documental

SENA CABCOMERCIO Y SERVICIOS TCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1056337LA PAILA201Contenido0 INTRODUCCIN4JUSTIFICACIN62 OBJETIVOS72.1 OBJETIVO GENERAL72.2 OBJETIVO ESPECFICO73 CARACTERIZACIN DE LA EMPRESA83.1 RESEA HISTRICA83.2 MISIN103.3 VISIN104 ANLISIS EXTERNOS114.1 ECONMICOS114.2 POLTICOS124.3 TECNOLGICOS124.4 SOCIOCULTURAES124.5 GEGRAFICOS135 ANLISIS INTERNOS145.1 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA145.2 INFRAESTRUCTURA145.3 CAPACIDAD FINANCIERA155.4 TALENTO HUMANO156 MATRICES166.1 MATRIZ EFE166.2 MATRIZ EFI186.3 MATRIZ DOFA20

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1: Aspectos Socioculturales13Tabla 2: Aspectos Geogrficos14Tabla 3: Matriz EFE18

0 INTRODUCCIN

La razn de ser de una institucin reside en alcanzar un bien social para todos los participantes. En aras de lograrlo es importante primero conocer la situacin que vive actualmente tanto interna como externamente.Para mejorar cualquier proceso y no solo cumplir los objetivos de la institucin sino superarlos, es necesario primero establecer los puntos de partida: identificar las ventajas tanto como los puntos dbiles y descubrir oportunidades de mejora de tal manera que es posible establecer estrategias ms asertivas que lleven al logro de las metas. Sin embargo, lograr una comprensin a fondo de todos los factores que inciden en la actividad diaria de la institucin no es tarea fcil por ende observaremos un anlisis de la institucin educativa agua clara sede central, para esto tenemos en cuenta un anlisis externo y un anlisis interno de la entidad utilizando la matriz dofa (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), y al realizar este anlisis pudimos notar, que dicha entidad no identifica algunos aspectos a tener en cuenta para la elaboracin de sus comunicaciones organizacionales. Por ende establecern estrategias que lo llevan al plan de mejora.

JUSTIFICACIN

Es importante conocer de primera mano cmo se da la dinmica del sector educativo en Colombia, por ende el motivo de realizar este diagnstico es para qu la institucin identifique las variables tanto dentro, como fuera del ente, y mediante el cruce de las mismas identificar los factores internos y externos que afectan la organizacin permitiendo aplicar de manera objetiva y adecuada estrategias de mejoramiento, ya que por ley estn obligados a elaborar sus comunicaciones organizacionales de acuerdo a la dispuesto en la gua tcnica colombiana. Es importante para nosotros ya que permite interactuar con la comunidad de manera social, ya que nuestro propsito es brindar un buen servicio de ayuda para la entidad. Adems nos sirve de prctica al enfrentarnos al mundo laboral y a tener bases slidas de los conocimientos adquiridos como aprendices SENA

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar el diagnstico del estado actual de la institucin educativa agua clara identificando los factores internos y externos

2.2 OBJETIVO ESPECFICO

Recolectar informacin a travs de encuestas, entrevistas y observacin. Analizar la informacin recolectada identificando los procesos de gestin documental Plantear las estrategias que conllevan al mejoramiento de los proceso Presentar la propuesta de mejora que

.

3 CARACTERIZACIN DE LA EMPRESA

3.1 RESEA HISTRICA

La naturaleza de la institucin educativa Aguaclara es proporcionada a los nios, nias y adolescentes de esta regin educacin preescolar (7 grupos) educacin bsica primaria (33 grupos) educacin bsica segundaria (16grupos) educacin media (5grupos)la estructura curricular de la integracin con el Sena en educacin para el trabajo: negociacin y venta de productos y servicios La comunidad del corregimiento vio cumplida sus aspiraciones de tener una sede central para que sus jvenes y adolescentes pudieran cursar su bsica segundaria y media vocacional o el bachillerato el 5 de septiembre de 1978 cuando se iniciaron las labores en la edificacin donde hoy funciona el centro Luis Carlos Delgado con 59 alumnos que se matricularon para el grado primero bachillerato como satlite del Lic. Ramiro Devia Criollo entonces Rector del mismo. Los docentes para tal fin fueron los licenciados en ciencias sociales Ferney de Jess Beltrn Pulgarin y Aurora Ramrez.

Entre 1978 y 1979 se tom conciencia de la necesidad de adquirir un lote de terreno y la asociacin de padres de familia conformada por lderes visionarios como Enrique Lozano Manuel Santos y otros empezaron a realizar actividades con las directivas, docentes, estudiantes y comunidades en general para tal fin. Mancomunalmente, con los estamentos de la comunidad aguaclarea y el plan de padrinos internacional se adecuo la infraestructura con aulas de clase, instalaciones elctricas, bateras sanitarias y un alcantarillado confiable.

A la estructura de la nueva planta fsica la denominaron escuela MERCEDES ABREGO cada ao se abriran matriculas para un grado ms de bsica secundaria y media hasta que la Primera promocin de jvenes bachilleres se graduaron el 20 de julio.De 1884. En este mismo ao la asociacin de padres de familia adquiri por $3000.000.000 el lote donde ms tarde el colegio construir los laboratorios, escenarios deportivos y aulas de clase para su futuro crecimiento.Mediante resolucin No 1850 de 5 de septiembre de 2002 emitida por la secretaria de educacin departamental del valle del cauca y rectificada tcticamente en la resolucin ministerial No 2746 de 5 de diciembre de 2002 por lo cual se otorga a este la certificacin a este municipio, se orden la fusin a seis centros educativos, todos ubicados en el progresista y pujante corregimiento de aguaclara, al norte de municipio de Tulu, en la denominada

INSTITUCIN EDUCATIVA AGUACLARASede PRINCIPALSede LUIS CARLOS DELGADOSede NUEDTRA SEORA DEL CARMEN Sede SAN FRANCISCOEn el ao 2014 por disposicin de la secretaria de educacin municipal la sede general Alejandro Henao queda a disposicin del instituto colombiano de bienestar familiar.En el 2005 se inicia el programa de educacin formal para jvenes y adultos Tulu educadora para todos. El programa fue adoptado por resolucin 524 de agosto 3 de 2006 por la secretaria de educacin municipal para el municipio de Tulu y adoptado para la institucin educativa aguaclara por resolucin 001de septiembre 4 de 2006.El 30 de septiembre de 2006 se gradan los primeros 49 estudiantes del programa. En el 2006 la institucin ase convenio con el Sena y se inicia la articulacin entre partes para lo cual se capacitan varios docentes de la institucin y en el ao lectivo 2006-2007 se coloca en marcha este programa iniciando con 40 estudiantes del grado 10-1 en la estructura gestin y creacin de empresa y en la actualidad se cuenta con la estructura negociacin y venta de productos y servicios. En la actualidad se cuenta con tres estructuras: ventas de produccin y servicios; asistencia administrativa y manejo ambiental.

3.2 MISIN

Somos una institucin educativa oficial, comprometida en la formacin de nuestros nios, nias, jvenes y adultos, mediante la construccin e implementacin de metodologa activas para que adquieran competencias que permitan un desarrollo biopsicosocial y a su vez la preparacin para la continuidad de estudios superiores y el acceso al mundo productivo o laboral y tecnolgico con un alto sentido humano, responsabilidad y compromiso.

3.3 VISIN

Para el 2015 seremos una institucin educativa de calidad reconocida por la aplicacin de modelo pedaggico humanista antropocntrico, acorde a las necesidades del entorno y la adquisicin de competencias personales, sociales, laborales y tecnolgicas requeridas para el desempeo exitoso de nuestros egresados.

4 ANLISIS EXTERNOS

4.1 ECONMICOS

Los niveles salariales de los padres de familia de la institucin educativa de Aguaclara es bajo la mayora gana 1 smmlv. Es una amenaza porque los padres de familias al tener los ingresos tan bajo, se restringen en mandar sus hijos al colegio por lo que no pueden comprarles los tiles necesarios para los nios realizar sus trabajos.

La institucin es financiada por el estado y podra ayudar realizando basares y con la colaboracin de algunos padres de familia. Oportunidad Por lo tanto la gestin financiera proviene de la secretara de educacin del municipio de Tulu. En la institucin como tal hay una oficina de tesorera donde administra la parte financiera y su respectiva distribucin, aunque no es una institucin certificada todos sus fondos financieros provienen del ministerio de educacin y del gobierno, estos fondos son utilizados para utilidad en la institucin como compras de materiales y no se utilizan para sueldos de los docentes debido a que el estado les paga por de aparte.

Invertir en la sede central, en equipos de ltima tecnologa. Oportunidad porque de esta forma van a la vanguardia con la actualizacin tecnolgico que hace ms fcil la realizacin de cada uno de los procesos educativos

Desempleo es una amenaza Porque el objetivo central de la institucin es brindar un buen servicio de educacin a los alumnos aledaos del corregimiento de Aguaclaral, cual residen familias humildes de bajos recursos. Se presentan tambin una baja tasa de desempleo, en la cual afecta a los padres de los alumnos para sus tiles, uniformes, alimentacin e.tc.

4.2 POLTICOS

Se rigen por las leyes y decretos que emite el estado. Es una amenaza porque pueden haber cambios inesperados que afecte al desarrollo de la institucin como una disminucin del presupuesto hacia la educacin y oportunidad porque puede haber de la misma forma cambios que nos ayuden a la mejora de la calidad de la institucin

4.3 TECNOLGICOS

Eliminacin de barreras de comunicacin e informacin. Oportunidad Porque esto conlleva a que la institucin este en constante actualizacin de los cambios tecnolgico para as poder satisfacer las necesidades de los clientes (estudiantes). Cmaras de seguridad. Oportunidad Porque se registran los hechos pasados en la institucin por ende nos ayuda a tener un control interno de la institucin.

4.4 SOCIOCULTURAES Entorno con alta delincuencia. Amenaza Porque afecta la psicologa de los alumnos influyndole la mala cultura.

Muchos padres de familia sin escolaridad. Amenaza porqu de acuerdo a que los padres no tienen un nivel de escolaridad no le influyen esa cultura de querer aprender si no que primero les fomentan el trabajo antes que el estudio y no podrn ayudar a sus hijos en el desarrollo de sus actividades.

Bandas criminales en el sector. Amenazas Porque la inseguridad de la zona afectan a los estudiantes y al personal de la institucin.

Falta de apoyo de la polica en la parte externa de la institucin. Amenaza porque se pueden presentar hechos delincuentes a fuera de la institucin y es prescindible el apoyo de los policas para mayor seguridad.

Mucho desplazamiento. Amenaza porque con tanta delincuencia en el sector los familias se desplazan a otro lugar y los estudiantes le quedara lejos de su viviendo y por ende se cambiaran de institucin.

Violencia intrafamiliar. Amenaza Porque afecta el rendimiento acadmico del estudiante.

Consumo de sustancias psicoactivas en menores de edad. Amenaza porque le da mala imagen a la institucin al tener estudiantes con esos antecedentes.

Familias con poca autoridad hacia sus hijos. Amenaza Porque si los alumnos no tienen autoridad en sus hogares por parte de sus padres son pocos responsables con las actividades que se les asignen y con poco respeto hacia las docentes y dems personas que los rodea.

Participacin cultural y deportivo. Oportunidad porque hace que la institucin obtenga un reconocimiento y se hace ms aperitiva para el ingreso de nuevos estudiantes

4.5 GEGRAFICOS

La institucin educativa Aguaclara se encuentra ubicada en el norte de Tulu del corregimiento de Aguaclara en la Avenida Ppal. 26-36 oportunidad

5 ANLISIS INTERNOS

5.1 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

La institucin cuenta con unmanualdeprocesopero no se encuentran definidos claramente, porque los colaboradores, no desarrollan completamente sus procesos, presentndose muchos reproceso. Debilidad Porque a la hora de ejecutar un proceso no se tiene en cuenta el manual

Cuenta con una adecuada estructura organizacional y Cuenta con un organigrama definido. Fortaleza porque cada funcionario tiene su funcin especfica a cumplir y se respectan los niveles de jerarqua.

Falta de publicidad. Debilidad porque no dan a conocer sus servicios educativos.

Cuenta docentes y administrativos requeridos para cumplir las obligaciones fortaleza porque al tener los docentes necesarios podemos satisfacer en cierta medida la necesidad ms importantes de los estudiantes (aprender)

Implementan procesos de gestin documental y sistema de gestin de calidad. Fortaleza Porque se est actualizando teniendo en cuenta el bienestar para la institucin como el medio ambiente

5.2 INFRAESTRUCTURA

Infraestructura fsica propia fortaleza Porque es un gasto menos para la institucin por de lo contrario incurriran en un arrendo. Adems se puede ampliar y remodelar para ms agrado de la comunidad educativa. Tambin cuentan con la cantidad de salones de acuerdo a la cantidad de estudiantes Porque hay ms comodidad para los estudiantes y tienen algunas cmaras de seguridad para mayor control

falta de escenarios deportivos. Debilidad, a pesar que los estudiantes se destacan en la parte deportivos, carecen de escenarios deportivos que en muchos casos se ven afectados para realizar sus entrenamientos, pero a pesar de esto se las arreglan para que no se vean afectados como deportistas.

Depsitos de archivo gestin, central e histrico. Fortaleza porque estn cumpliendo con lo dispuesto por la ley y los ayuda a tener los documentos organizados y bien distribuidos en cada uno de los depsitos. Cuenta con Ventanilla nica. Fortaleza porque en ella se gestiona la radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera que contribuyen al desarrollo del programa de gestin documental, integrndolo a los procesos que llevaran en los archivos de gestin, central e histrico.

5.3 CAPACIDAD FINANCIERA

Apoyo del gobierno (estn totalmente financiados por el estado) fortaleza porque al ser financiados por el estado la institucin no tienes que pensar en cubrir los gastos en que incurre para su funcionamiento si no que solo centran su atencin en cumplir con su labor social.

Apoyo de empresas privadas fortalezas Porque con esas ayudas pueden financiar algunos gastos que se presenten de forma extraordinaria

Destinan presupuesto para la infraestructura fortaleza Porque la institucin necesita remodelacin en cada una de sus instalaciones que son muy antiguas.

Destinan presupuesto para gestin documental fortaleza porque esta rea requiere de mucha atencin para su conservacin y mantenimiento en buen estado

5.4 TALENTO HUMANO

La institucin se caracteriza por tener excelentes deportistas, que es su potencial al igual que la danza, la matemtica, una banda marcial y su respectivo docente. En la institucin como se puede observar que tiene alumnos con creatividad y talento, an hace falta incrementar algunas actividades, como es las artes escnicas, que es algo representativo para influir en el talento de los jvenes. Para concretar en la institucin hace falta construir ms escenarios deportivos y de artes los cuales son indispensables para estas actividades.La institucin cuenta con 37 de docentes, administrativos (2 secretarias, 3 rectores, un coordinador). Manejan 3 Jornadas (diurna, tarde y sabatina) y cantidad de estudiantes 2289 Tienen personal capacitados para manejar archivo Fortalezas PORQUE al tener este personal este personal le permite a la institucin realizar bien cada uno de los procesos de archivos

6 MATRICES

6.1 MATRIZ EFEOPORTUNIDADESVALORCLASIFICACINVALOR PONDERADO

La institucin es financiada por el estado y se podra ayudar realizando basares y con la colaboracin de algunos padres de familia.0.0630.18

Invertir en la sede central, en equipos de ltima tecnologa.

0.0840.32

Se rigen por las leyes y decretos que emite el estado.

0.0530.15

Cmaras de seguridad

0.0730.21

Participacin cultural y deportivo

0.0640.24

La institucin se encuentra ubicada en el norte de Tulu del corregimiento de Aguaclara en la Avenida Ppal. 26-36

0.0840.32

AMENAZASVALORCLASIFICACINVALOR PONDERADO

Los niveles salariales de los padres de familia de la institucin educativa de Aguaclara es bajo la mayora gana 1 smmlv0.0420.08

Desempleo

0.0520.1

Entorno con alta delincuencia

0.0810.8

Muchos padres de familia sin escolaridad

0.0520.1

Bandas criminales en el sector

0.0710.7

Falta de apoyo de la polica en la parte externa de la institucin

0.0520.1

Mucho desplazamiento

0.0520.1

Violencia intrafamiliar

0.0810.8

Consumo de sustancias psicoactivas menores de edad

0.0810.8

Familias con poca autoridad hacia sus hijos

0.0520.1

TOTAL1.005.1

6.2 MATRIZ EFI

FORTALEZASVALORCLASIFICACINVALOR PONDERADO

La institucin cuenta con unmanualdeprocesos0.0530.15

La institucin cuenta con personal capacitado en GD0.0730.21

Cuenta con depsitos de archivo gestin, central e histrico

0.0640.24

Cuenta con Ventanilla nica

0.0740.28

Cuenta docentes y administrativos requeridos para cumplir las obligaciones0.0630.18

Implementan procesos de gestin documental y sistema de gestin de calidad

0.0840.32

Apoyo del gobierno (estn totalmente financiados por el estado)

0.0740.28

Apoyo de empresas privadas

0.0530.15

Destinan presupuesto para la infraestructura

.0.0530.15

Destinan presupuesto para gestin documental

0.0640.24

DEBILIIDADESVALORCLASIFICACINVALOR PONDERADO

Falta de publicidad

0.0520.1

falta de escenarios deportivos

0.0520.1

Las comunicaciones organizacionales que realizan no estn de acuerdo a la GTC0.0810.08

Los depsitos de archivos no son los adecuados 0.110.1

Los archivos los almacenan en cajas de cartn0.110.1

TOTAL 1.002.68

6.3 MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES

1. Falta de publicidad.2. falta de escenarios deportivos.3. Las comunicaciones organizacionales que realizan no estn de acuerdo a la GTC.4. Los depsitos de archivos no son los adecuados.5. mala imagen y poco reconocimiento de la institucin.

FORTALEZAS

1. implementa procesos de gestin documental.2. cmaras de seguridad3. cuentan ventanilla nica.4. La institucin cuenta con personal profesional en GD5. cuentan con un manual de procesos definidos.

OPORTUNIDADES

1. Inversin de la sede central, en equipos de ltima tecnologa2. Las institucin es financiada por el estado y realiza basares para ayudarse3. Participacin cultural y deportivo 4. La institucin se encuentra ubicada en el norte de Tulu del corregimiento de Aguaclara en la Avenida Ppal. 26-365. Se rigen por las leyes y decretos que emite el estado.

ESTRATEGIAS (DO)

1. Distribuir equitativa del presupuesto de la institucin. la publicidad es primordial para dar a conocer a ms personas los servicios educativos, con el uso de medios econmicos como volantes o plegables. (D1-O2)

2. Acceder a los en procesos de adquisicin de certificaciones o acreditaciones de calidad, as obtendrn el prestigio y reconocimiento.(D5-O5)3. gestionar al gobierno la realizacin y construccin de escenarios deportivos y culturales para mejorar la participacin cultural y deportiva de los alumnos. (D2-O3)ESTRATEGIAS (FO)

1. aprovechar el fortalecimiento de la infraestructura tecnolgica para implementar programas de gestin documental basados en un sistema de informacin que integre todos los procesos y principios archivsticos.(F1-O1) 2. implementar programas de capacitacin y actualizacin archivstica de manera permanente a los directivos del comit de archivo y dems reas de la institucin para mejorar la calidad de los procesos archivsticos. (F4-O1)

AMENAZAS

1. entorno con alta delincuencia.2. violencia intrafamiliar.3. consumo de sustancias psicoactivas en menores de edad.4. familias con poca autoridad sobre sus hijos.5. mucho desplazamientoESTRATEGIAS (DA)ESTRATEGIAS (FA)

1. Seguridad por parte de los vigilantes de la institucin e instalar cmaras de seguridad en la parte externa de la institucin. (F2-A1)2. realizar campaas de la mano de la polica para fomentar para fomentar la cultura y concientizar a los estudiantes de dao que les ocasiona el consumo de sustancias psicoactivas. (F5-A3)