DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA AGUA CLARA

ALBIN ANDRES ARIAS ARBOLEDAKELLY JHOANA INESTROZA ANGULO

CRISTIAN CAMILO RIAÑO GOMEZOMAIRA SOLIS BANGUERA

SENA – CABCOMERCIO Y SERVICIOS

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1056337LA PAILA

2015

DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA AGUA CLARA

ALBIN ANDRES ARIAS ARBOLEDAKELLY JHOANA INESTROZA ANGULO

CRISTIAN CAMILO RIAÑO GOMEZOMAIRA SOLIS BANGUERA

Evidencia de Aprendizaje

Oriana Buitrago NúñezTecnóloga en Administración Documental

SENA – CABCOMERCIO Y SERVICIOS

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1056337LA PAILA

201

Contenido0 INTRODUCCIÓN...............................................................................................................................4

JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................................6

2 OBJETIVOS.......................................................................................................................................7

2.1 OBJETIVO GENERAL..................................................................................................................7

2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO...............................................................................................................7

3 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA...............................................................................................8

3.1 RESEÑA HISTÓRICA...................................................................................................................8

3.2 MISIÓN...................................................................................................................................10

3.3 VISIÓN....................................................................................................................................10

4 ANÁLISIS EXTERNOS......................................................................................................................11

4.1 ECONÓMICOS.........................................................................................................................11

4.2 POLÍTICOS...............................................................................................................................12

4.3 TECNOLÓGICOS......................................................................................................................12

4.4 SOCIOCULTURAES..................................................................................................................12

4.5 GEÓGRAFICOS........................................................................................................................13

5 ANÁLISIS INTERNOS.......................................................................................................................14

5.1 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA................................................................................................14

5.2 INFRAESTRUCTURA................................................................................................................14

5.3 CAPACIDAD FINANCIERA........................................................................................................15

5.4 TALENTO HUMANO................................................................................................................15

6 MATRICES......................................................................................................................................16

6.1 MATRIZ EFE............................................................................................................................16

6.2 MATRIZ EFI.............................................................................................................................18

6.3 MATRIZ DOFA.........................................................................................................................20

LISTADO DE TABLAS

TABLA 1: ASPECTOS SOCIOCULTURALES.......................................................................................................13TABLA 2: ASPECTOS GEOGRÁFICOS..............................................................................................................14TABLA 3: MATRIZ EFE....................................................................................................................................18

0 INTRODUCCIÓN

La razón de ser de una institución reside en alcanzar un bien social para todos los participantes. En aras de lograrlo es importante primero conocer la situación que vive actualmente tanto interna como externamente.

Para mejorar cualquier proceso y no solo cumplir los objetivos de la institución sino superarlos, es necesario primero establecer los puntos de partida: identificar las ventajas tanto como los puntos débiles y descubrir oportunidades de mejora de tal manera que es posible establecer estrategias más asertivas que lleven al logro de las metas. Sin embargo, lograr una comprensión a fondo de todos los factores que inciden en la actividad diaria de la institución no es tarea fácil por ende observaremos un análisis de la institución educativa agua clara sede central, para esto tenemos en cuenta un análisis externo y un análisis interno de la entidad utilizando la matriz dofa (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), y al realizar este análisis pudimos notar, que dicha entidad no identifica algunos aspectos a tener en cuenta para la elaboración de sus comunicaciones organizacionales. Por ende establecerán estrategias que lo llevan al plan de mejora.

JUSTIFICACIÓN

Es importante conocer de primera mano cómo se da la dinámica del sector educativo en Colombia, por ende el motivo de realizar este diagnóstico es para qué la institución identifique las variables tanto dentro, como fuera del ente, y mediante el cruce de las mismas identificar los factores internos y externos que afectan la organización permitiendo aplicar de manera objetiva y adecuada estrategias de mejoramiento, ya que por ley están obligados a elaborar sus comunicaciones organizacionales de acuerdo a la dispuesto en la guía técnica colombiana.

Es importante para nosotros ya que permite interactuar con la comunidad de manera social, ya que nuestro propósito es brindar un buen servicio de ayuda para la entidad. Además nos sirve de práctica al enfrentarnos al mundo laboral y a tener bases sólidas de los conocimientos adquiridos como aprendices SENA

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar el diagnóstico del estado actual de la institución educativa agua clara identificando los factores internos y externos

2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO

Recolectar información a través de encuestas, entrevistas y observación. Analizar la información recolectada identificando los procesos de gestión

documental Plantear las estrategias que conllevan al mejoramiento de los proceso Presentar la propuesta de mejora que

.

3 CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA

3.1 RESEÑA HISTÓRICA

La naturaleza de la institución educativa Aguaclara es proporcionada a los niños, niñas y adolescentes de esta región educación preescolar (7 grupos) educación básica primaria (33 grupos) educación básica segundaria (16grupos) educación media (5grupos)la estructura curricular de la integración con el Sena en educación para el trabajo: negociación y venta de productos y servicios

La comunidad del corregimiento vio cumplida sus aspiraciones de tener una sede central para que sus jóvenes y adolescentes pudieran cursar su básica segundaria y media vocacional o el bachillerato el 5 de septiembre de 1978 cuando se iniciaron las labores en la edificación donde hoy funciona el centro Luis Carlos Delgado con 59 alumnos que se matricularon para el grado primero bachillerato como satélite del Lic. Ramiro Devia Criollo entonces Rector del mismo. Los docentes para tal fin fueron los licenciados en ciencias sociales Ferney de Jesús Beltrán Pulgarin y Aurora Ramírez.

Entre 1978 y 1979 se tomó conciencia de la necesidad de adquirir un lote de terreno y la asociación de padres de familia conformada por líderes visionarios como Enrique Lozano Manuel Santos y otros empezaron a realizar actividades con las directivas, docentes, estudiantes y comunidades en general para tal fin. Mancomunalmente, con los estamentos de la comunidad aguaclareña y el plan de padrinos internacional se adecuo la infraestructura con aulas de clase, instalaciones eléctricas, baterías sanitarias y un alcantarillado confiable.

A la estructura de la nueva planta física la denominaron escuela “MERCEDES ABREGO” cada año se abrirían matriculas para un grado más de básica secundaria y media hasta que la Primera promoción de jóvenes bachilleres se graduaron el 20 de julio.

De 1884. En este mismo año la asociación de padres de familia adquirió por $3000.000.000 el lote donde más tarde el colegio construirá los laboratorios, escenarios deportivos y aulas de clase para su futuro crecimiento.

Mediante resolución No 1850 de 5 de septiembre de 2002 emitida por la secretaria de educación departamental del valle del cauca y rectificada tácticamente en la resolución ministerial No 2746 de 5 de diciembre de 2002 por lo cual se otorga a este la certificación a este municipio, se ordenó la fusión a seis centros educativos, todos ubicados en el progresista y pujante corregimiento de aguaclara, al norte de municipio de Tuluá, en la denominada

“INSTITUCIÓN EDUCATIVA

AGUACLARA”

Sede PRINCIPAL

Sede LUIS CARLOS DELGADO

Sede NUEDTRA SEÑORA DEL CARMEN

Sede SAN FRANCISCO

En el año 2014 por disposición de la secretaria de educación municipal la sede general Alejandro Henao queda a disposición del instituto colombiano de bienestar familiar.

En el 2005 se inicia el programa de educación formal para jóvenes y adultos “Tuluá educadora para todos”. El programa fue adoptado por resolución 524 de agosto 3 de 2006 por la secretaria de educación municipal para el municipio de Tuluá y adoptado para la institución educativa aguaclara por resolución 001de septiembre 4 de 2006.

El 30 de septiembre de 2006 se gradúan los primeros 49 estudiantes del programa. En el 2006 la institución ase convenio con el Sena y se inicia la articulación entre partes para lo cual se capacitan varios docentes de la institución y en el año lectivo 2006-2007 se coloca en marcha este programa iniciando con 40 estudiantes del grado 10-1 en la estructura “gestión y creación de empresa” y en la actualidad se cuenta con la estructura negociación y venta de productos y

servicios. En la actualidad se cuenta con tres estructuras: ventas de producción y servicios; asistencia administrativa y manejo ambiental.

3.2 MISIÓN

Somos una institución educativa oficial, comprometida en la formación de nuestros niños, niñas, jóvenes y adultos, mediante la construcción e implementación de metodología activas para que adquieran competencias que permitan un desarrollo biopsicosocial y a su vez la preparación para la continuidad de estudios superiores y el acceso al mundo productivo o laboral y tecnológico con un alto sentido humano, responsabilidad y compromiso.

3.3 VISIÓN

Para el 2015 seremos una institución educativa de calidad reconocida por la aplicación de modelo pedagógico humanista antropocéntrico, acorde a las necesidades del entorno y la adquisición de competencias personales, sociales, laborales y tecnológicas requeridas para el desempeño exitoso de nuestros egresados.

4 ANÁLISIS EXTERNOS

4.1 ECONÓMICOS

Los niveles salariales de los padres de familia de la institución educativa de Aguaclara es bajo la mayoría gana 1 smmlv. Es una amenaza porque los padres de familias al tener los ingresos tan bajo, se restringen en mandar sus hijos al colegio por lo que no pueden comprarles los útiles necesarios para los niños realizar sus trabajos.

La institución es financiada por el estado y podría ayudar realizando basares y con la colaboración de algunos padres de familia. Oportunidad Por lo tanto la gestión financiera proviene de la secretaría de educación del municipio de Tuluá. En la institución como tal hay una oficina de tesorería donde administra la parte financiera y su respectiva distribución, aunque no es una institución certificada todos sus fondos financieros provienen del ministerio de educación y del gobierno, estos fondos son utilizados para utilidad en la institución como compras de materiales y no se utilizan para sueldos de los docentes debido a que el estado les paga por de aparte.

Invertir en la sede central, en equipos de última tecnología. Oportunidad porque de esta forma van a la vanguardia con la actualización tecnológico que hace más fácil la realización de cada uno de los procesos educativos

Desempleo es una amenaza Porque el objetivo central de la institución es brindar un buen servicio de educación a los alumnos aledaños del corregimiento de Aguaclaral, cual residen familias humildes de bajos recursos. Se presentan también una baja tasa de desempleo, en la cual afecta a los padres de los alumnos para sus útiles, uniformes, alimentación e.tc.

4.2POLÍTICOS

Se rigen por las leyes y decretos que emite el estado. Es una amenaza porque pueden haber cambios inesperados que afecte al desarrollo de la institución como una disminución del presupuesto hacia la educación y oportunidad porque puede haber de la misma forma cambios que nos ayuden a la mejora de la calidad de la institución

4.3 TECNOLÓGICOS

Eliminación de barreras de comunicación e información. Oportunidad Porque esto conlleva a que la institución este en constante actualización de los cambios tecnológico para así poder satisfacer las necesidades de los clientes (estudiantes).

Cámaras de seguridad. Oportunidad Porque se registran los hechos pasados en la institución por ende nos ayuda a tener un control interno de la institución.

4.4 SOCIOCULTURAES

Entorno con alta delincuencia. Amenaza Porque afecta la psicología de los alumnos influyéndole la mala cultura.

Muchos padres de familia sin escolaridad. Amenaza porqué de acuerdo a que los padres no tienen un nivel de escolaridad no le influyen esa cultura de querer aprender si no que primero les fomentan el trabajo antes que el estudio y no podrán ayudar a sus hijos en el desarrollo de sus actividades.

Bandas criminales en el sector. Amenazas Porque la inseguridad de la zona afectan a los estudiantes y al personal de la institución.

Falta de apoyo de la policía en la parte externa de la institución. Amenaza porque se pueden presentar hechos delincuentes a fuera de la institución y es prescindible el apoyo de los policías para mayor seguridad.

Mucho desplazamiento. Amenaza porque con tanta delincuencia en el sector los familias se desplazan a otro lugar y los estudiantes le quedaría lejos de su viviendo y por ende se cambiarían de institución.

Violencia intrafamiliar. Amenaza Porque afecta el rendimiento académico del estudiante.

Consumo de sustancias psicoactivas en menores de edad. Amenaza porque le da mala imagen a la institución al tener estudiantes con esos antecedentes.

Familias con poca autoridad hacia sus hijos. Amenaza Porque si los alumnos no tienen autoridad en sus hogares por parte de sus padres son pocos responsables con las actividades que se les asignen y con ´poco respeto hacia las docentes y demás personas que los rodea.

Participación cultural y deportivo. Oportunidad porque hace que la institución obtenga un reconocimiento y se hace más aperitiva para el ingreso de nuevos estudiantes

4.5 GEÓGRAFICOS

La institución educativa Aguaclara se encuentra ubicada en el norte de Tuluá del corregimiento de Aguaclara en la Avenida Ppal. 26-36 oportunidad

5 ANÁLISIS INTERNOS

5.1 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

La institución cuenta con un manual de proceso pero no se encuentran definidos claramente, porque los colaboradores, no desarrollan completamente sus procesos, presentándose muchos reproceso. Debilidad Porque a la hora de ejecutar un proceso no se tiene en cuenta el manual

Cuenta con una adecuada estructura organizacional y Cuenta con un organigrama definido. Fortaleza porque cada funcionario tiene su función específica a cumplir y se respectan los niveles de jerarquía.

Falta de publicidad. Debilidad porque no dan a conocer sus servicios educativos.

Cuenta docentes y administrativos requeridos para cumplir las obligaciones fortaleza porque al tener los docentes necesarios podemos satisfacer en cierta medida la necesidad más importantes de los estudiantes (aprender)

Implementan procesos de gestión documental y sistema de gestión de calidad. Fortaleza Porque se está actualizando teniendo en cuenta el bienestar para la institución como el medio ambiente

5.2 INFRAESTRUCTURA

Infraestructura física propia fortaleza Porque es un gasto menos para la institución por de lo contrario incurrirían en un arrendo. Además se puede ampliar y remodelar para más agrado de la comunidad educativa. También cuentan con la cantidad de salones de acuerdo a la cantidad de estudiantes

Porque hay más comodidad para los estudiantes y tienen algunas cámaras de seguridad para mayor control

falta de escenarios deportivos. Debilidad, a pesar que los estudiantes se destacan en la parte deportivos, carecen de escenarios deportivos que en muchos casos se ven afectados para realizar sus entrenamientos, pero a pesar de esto se las arreglan para que no se vean afectados como deportistas.

Depósitos de archivo gestión, central e histórico. Fortaleza porque están cumpliendo con lo dispuesto por la ley y los ayuda a tener los documentos organizados y bien distribuidos en cada uno de los depósitos.

Cuenta con Ventanilla única. Fortaleza porque en ella se gestiona la radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera que contribuyen al desarrollo del programa de gestión documental, integrándolo a los procesos que llevaran en los archivos de gestión, central e histórico.

5.3 CAPACIDAD FINANCIERA

Apoyo del gobierno (están totalmente financiados por el estado) fortaleza porque al ser financiados por el estado la institución no tienes que pensar en cubrir los gastos en que incurre para su funcionamiento si no que solo centran su atención en cumplir con su labor social.

Apoyo de empresas privadas fortalezas Porque con esas ayudas pueden financiar algunos gastos que se presenten de forma extraordinaria

Destinan presupuesto para la infraestructura fortaleza Porque la institución necesita remodelación en cada una de sus instalaciones que son muy antiguas.

Destinan presupuesto para gestión documental fortaleza porque esta área requiere de mucha atención para su conservación y mantenimiento en buen estado

5.4 TALENTO HUMANO

La institución se caracteriza por tener excelentes deportistas, que es su potencial al igual que la danza, la matemática, una banda marcial y su respectivo docente. En la institución como se puede observar que tiene alumnos con creatividad y talento, aún hace falta incrementar algunas actividades, como es las artes escénicas, que es algo representativo para influir en el talento de los jóvenes. Para concretar en la institución hace falta construir más escenarios deportivos y de artes los cuales son indispensables para estas actividades.

La institución cuenta con 37 de docentes, administrativos (2 secretarias, 3 rectores, un coordinador).

Manejan 3 Jornadas (diurna, tarde y sabatina) y cantidad de estudiantes 2289

Tienen personal capacitados para manejar archivo

Fortalezas PORQUE al tener este personal este personal le permite a la institución realizar bien cada uno de los procesos de archivos

6 MATRICES

6.1 MATRIZ EFEOPORTUNIDADES VALOR CLASIFICACIÓN VALOR PONDERADO

La institución es financiada por el estado y se podría ayudar realizando basares y con la colaboración de algunos padres de familia.

0.06 3 0.18

Invertir en la sede central, en equipos de última tecnología.

0.08 4 0.32

Se rigen por las leyes y decretos que emite el estado.

0.05 3 0.15

Cámaras de seguridad 0.07 3 0.21

Participación cultural y deportivo

0.06 4 0.24

La institución se encuentra ubicada en el norte de Tuluá del corregimiento de Aguaclara en la Avenida Ppal. 26-36

0.08 4 0.32

AMENAZAS VALOR CLASIFICACIÓN VALOR PONDERADO

Los niveles salariales de los padres de familia de la institución educativa de Aguaclara es bajo la mayoría gana 1 smmlv

0.04 2 0.08

Desempleo 0.05 2 0.1

Entorno con alta delincuencia

0.08 1 0.8

Muchos padres de familia sin escolaridad

0.05 2 0.1

Bandas criminales en el sector

0.07 1 0.7

Falta de apoyo de la policía en la parte externa de la institución

0.05 2 0.1

Mucho desplazamiento 0.05 2 0.1

Violencia intrafamiliar 0.08 1 0.8

Consumo de sustancias psicoactivas menores de edad

0.08 1 0.8

Familias con poca autoridad hacia sus hijos

0.05 2 0.1

TOTAL 1.00 5.1

6.2 MATRIZ EFI

FORTALEZAS VALOR CLASIFICACIÓN VALOR PONDERADO

La institución cuenta con un manual de procesos

0.05 3 0.15

La institución cuenta con personal capacitado en GD

0.07 3 0.21

Cuenta con depósitos de archivo gestión, central e histórico

0.06 4 0.24

Cuenta con Ventanilla única 0.07 4 0.28

Cuenta docentes y administrativos requeridos para cumplir las obligaciones

0.06 3 0.18

Implementan procesos de gestión documental y sistema de gestión de calidad

0.08 4 0.32

Apoyo del gobierno (están totalmente financiados por el estado)

0.07 4 0.28

Apoyo de empresas privadas

0.05 3 0.15

Destinan presupuesto para la infraestructura

.0.05 3 0.15

Destinan presupuesto para gestión documental

0.06 4 0.24

DEBILIIDADES VALOR CLASIFICACIÓN VALOR PONDERADO

Falta de publicidad 0.05 2 0.1

falta de escenarios deportivos

0.05 2 0.1

Las comunicaciones organizacionales que realizan no están de acuerdo a la GTC

0.08 1 0.08

Los depósitos de archivos no son los adecuados

0.1 1 0.1

Los archivos los almacenan en cajas de cartón

0.1 1 0.1

TOTAL 1.00 2.68

6.3 MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA DEBILIDADES

1. Falta de publicidad.2. falta de escenarios deportivos.3. Las comunicaciones organizacionales que realizan no están de acuerdo a la GTC.4. Los depósitos de archivos no son los adecuados.5. mala imagen y poco reconocimiento de la institución.

FORTALEZAS

1. implementa procesos de gestión documental.2. cámaras de seguridad3. cuentan ventanilla única.4. La institución cuenta con personal profesional en GD5. cuentan con un manual de procesos definidos.

OPORTUNIDADES

1. Inversión de la sede central, en equipos de última tecnología

2. Las institución es financiada por el estado y realiza basares para ayudarse

3. Participación cultural y deportivo

4. La institución se encuentra ubicada en el norte de Tuluá del corregimiento de Aguaclara en la Avenida Ppal. 26-36

5. Se rigen por las

ESTRATEGIAS (DO)

1. Distribuir equitativa del presupuesto de la institución. la publicidad es primordial para dar a conocer a más personas los servicios educativos, con el uso de medios económicos como volantes o plegables. (D1-O2)

2. Acceder a los en procesos de adquisición de certificaciones o acreditaciones de calidad, así

ESTRATEGIAS (FO)

1. aprovechar el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica para implementar programas de gestión documental basados en un sistema de información que integre todos los procesos y principios archivísticos.(F1-O1)

2. implementar programas de capacitación y actualización archivística de

leyes y decretos que emite el estado.

obtendrán el prestigio y reconocimiento.(D5-O5)

3. gestionar al gobierno la realización y construcción de escenarios deportivos y culturales para mejorar la participación cultural y deportiva de los alumnos. (D2-O3)

manera permanente a los directivos del comité de archivo y demás áreas de la institución para mejorar la calidad de los procesos archivísticos. (F4-O1)

AMENAZAS

1. entorno con alta delincuencia.2. violencia intrafamiliar.3. consumo de sustancias psicoactivas en menores de edad.4. familias con poca autoridad sobre sus hijos.5. mucho desplazamiento

ESTRATEGIAS (DA) ESTRATEGIAS (FA)

1. Seguridad por parte de los vigilantes de la institución e instalar cámaras de seguridad en la parte externa de la institución. (F2-A1)

2. realizar campañas de la mano de la policía para fomentar para fomentar la cultura y concientizar a los estudiantes de daño que les ocasiona el consumo de sustancias psicoactivas. (F5-A3)