johtamisen tieto- ja talousjärjestelmät

Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi OyVoitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Johdon haasteet tiedon saannissa ja päätöksenteossa

Johdon haasteet tiedon saannissa ja päätöksenteossa

• Ongelma ei ole datan (tiedon) puute, usein– Modernit toiminnanohjausjärjestelmät ja

automatisoidut kirjausmenetelmät suoltavat suunnattoman määrän dataa• Dataa on liikaa• Data on väärässä muodossa

– Kaikki data ei ole oleellista päätöksenteolle– Oleellinen tieto hukkuu datamassaan

• Tarpeellisen datan poiminta– ETL-prosessi (Extract-Transform-Load)

» Vapaasti suomennettuna: Poimi-Muunna-Tallenna• Datan analysointi -> Tieto

12.4.2007 Rotarian Leadership Academy12.4.2007 Rotarian Leadership AcademyVoitto Järvelä - VJ-Konsultointi OyVoitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

Miksi tietoa kerätäänMiksi tietoa kerätään

• Johtamisen apuvälineeksi• Päätöksenteon tueksi


Kuka tietoa tarvitseeKuka tietoa tarvitsee

• Yrityksen johto• Ylin johto (hallitus ja toimitusjohtaja)• Operatiivinen johto– Myynti– Tuotanto– Talous – Hallinto


Mitä tietoa ylin johto tarvitseeMitä tietoa ylin johto tarvitsee• Markkinoista• Kilpailijoista• Alan suurista investoinneista• Alan kehitystrendeistä• Oman yrityksen taloudellisesta tilanteesta– Kannattavuudesta– Taseasemasta– Rahoitusasemasta– Kehitystrendistä– Budjeteista / ennusteista


Mitä tietoa operatiivinen johto tarvitsee (osa 1)


• Tarjouskannasta• Tilauskannasta• Myynnistä• Valmistuksesta• Varastosta• Ostoista ja hintojen kehityksestä




• Toimittajista• Kustannusten kehityksestä• Tuloksesta• Maksuvalmiudesta• Taseasemasta• Henkilöstöstä


Mistä tietoja saadaan (osa 1)Mistä tietoja saadaan (osa 1)

• Alan kehityksestä ja kilpailijoista– Alan julkaisuista ja muista tiedotusvälineistä– Internetistä– Toimintakertomuksista– Sidosryhmiltä– Kavereilta


Mistä tietoja saadaan (osa 2)Mistä tietoja saadaan (osa 2)

• Omasta yrityksestä– Liikekirjanpidosta (ulkoinen) – Yrityksen muista tietojärjestelmistä– Budjeteista ja ennusteista– Sidosryhmiltä – (Internetistä)


Perinteinen johdon käytössä oleva taloustieto

Perinteinen johdon käytössä oleva taloustieto

• Liikekirjanpito on perinteinen taloudellisen informaation tietolähde, joka on oltava jokaisessa yrityksessä

• Tuloslaskelma ja tase – Tulos (kannattavuus)– Taloudellinen asema (rahoitusrakenne)

• Tieto on kirjanpitolain määräämässä muodossa• Historiantietoa• Numerotarkkuus suurta• Harvoin johdon ainoana tietolähteenä


TuloslaskelmaTuloslaskelma• Liikevaihto (myynti- alv- korjauserät)

– Tavaroiden ja palveluiden ostot– Muuttuvat henkilöstökulut

• Myyntikate– Kiinteät henkilöstökulut– Liiketoiminnan muut kulut

• Käyttökate– Poistot

• Liikevoitto– Rahoituskulut/ -tuotot– Verot

• Tilikauden tulos (voitto)

Tuloslaskelma kertoo tietyn jakson tuottojen ja tuottojen hankintaan käytettyjen kustannusten erotuksena syntyvän tuloksen


TaseTase


Vastaavaa (rahojen käyttö) Vastattavaa (rahojen lähteet)

Omaisuus Velat

Aineettomat oikeudet

Sijoitukset

Maa-alueetRakennukset

Koneet ja kalusteetVarastotSaamiset Rahat

Omapääoma (velka omistajille) (osakepääoma + voittovarat)

Vieras pääoma (korolliset ja korottomat velat)

Tase vastaa kysymykseen, mitä yritys tiettynä päivänä omistaa ja miten se on rahoitettu omistajien ja muiden rahoittajien kesken.

Taloudellinen tilanne / kannattavuusTaloudellinen tilanne / kannattavuus

• Liikevaihto• Paljonko toiminta tuottaa tulosta• Kustannusrakenne• Kasvu verrattuna edelliseen kauteen• Vakavaraisuus• Rahoitustilanne / likviditeetti

• Omistajille ja johdolle välttämätöntä tietoa, syyt ja taustat eivät selviä aina perinteisin keinoin

• Nopea ja luotettava tulosraportointi on oleellisen tärkeää liiketoiminnan ohjauksessa

• Välitilinpäätös on tehtävä kuukausittain– Ei tarvita samaa tarkkuutta kuin vuositilinpäätöksessä – Pääasiat ja merkittävät odotettavissa olevat asiat oltava mukana


SegmentointiSegmentointi• Pelkkä tilinpäätöstieto koko yrityksestä ei ole riittävää• Usein riittää, että vain myynti ja mahdollisesi laskennallinen

standardikustannus jaetaan osa-alueisiin• Järjestelmät ja seurantaraportointi on järjestettävä niin, että tuotot

ja kustannukset aiheuttamisperiaatteella voidaan pilkkoa osa-alueisiin, joita ovat esimerkiksi– Tuoteryhmät– Maantieteelliset alueet– Tuotanto-osastot tai –linjat tai toimipaikat– Asiakasryhmät ja yksittäisen asiakkaat

• Kaikkia kiinteitä kustannuksia ei koskaan voida kohdistaa tarkkaan, yksityiskohtaiset ja työläät jakosäännöt eivät tuo lisäarvoa ja hämärtävät tunnusluvun käyttöä.

• Myös IAS/IFRS edellyttää segmenttikohtaista tietoa julkisilta yhtiöiltä


Toiminnan kehitystrendit / muutossignaalit

Toiminnan kehitystrendit / muutossignaalit

• Ei riitä, että johto tietää missä ollaan tänään, pitää olla selvillä – Miksi olemme nyt tässä tilanteessa– Mikä tai mitkä tekijät ovat muuttuneet tai muuttumassa– Mitä tapahtuu, jos nykyinen muutos jatkuu– Miten löydät trendit mahdollisemman aikaisin

• Trendien havaitseminen perinteisistä tulosraporteista erittäin vaikeaa tai ei laisinkaan mahdollista

• Muutokset ja kehitystrendit voidaan havaita aikaisemmin tiettyä asiaa ja muutostekijää kuvaavilla tunnusluvuilla

• Hetkelliset heilahdukset ja kausivaihtelut eivät vaikuta tunnuslukuihin, kun pohjana käytetään 12 kuukauden liukuvia lukuja (tuloserät kumulatiivinen, tase-erät kk-lukujen keskiarvo)


Tulevaisuuteen vaikuttavia tunnuslukuja

Tulevaisuuteen vaikuttavia tunnuslukuja

• Tarjouskannan muutos• Tilauskannan muutos


Toiminnan laajuutta kuvaavia tunnuslukuja

Toiminnan laajuutta kuvaavia tunnuslukuja

• Liikevaihto ja liikevaihdon muutos-%• Henkilökunta keskimäärin• Jalostusarvo ja jalostusarvon muutos-%– Jalostusarvo


Kannattavuutta kuvaavia tunnuslukujaKannattavuutta kuvaavia tunnuslukuja

• 12 kk liukuva myynti, myyntikate, myyntikate-%• 12 kk liukuva myynti, käyttökate, käyttökate-%• Liikevoitto• Rahoitustulos

• Rahoitustulos-%

• Sijoitetun pääoman tuotto

• Oman pääoman tuotto-% • Kokonaispääoman tuotto-%


Vakavaraisuutta kuvaavia tunnuslukujaVakavaraisuutta kuvaavia tunnuslukuja

• Omavaraisuusaste

• Velkaantumisaste


Rahoituksen riittävyyttä kuvaavia tunnuslukuja

Rahoituksen riittävyyttä kuvaavia tunnuslukuja

• Nettorahoituskulut, %

• Quick ratio

• Current ratio


Muita toimintaa kuvaavia tunnuslukuja

Muita toimintaa kuvaavia tunnuslukuja

• Myyntisaamisten kiertoaika

• Ostovelkojen kiertoaika• Varaston kiertoaika


Tuottavuuden tunnuslukujaTuottavuuden tunnuslukuja

• Liikevaihto / henkilö• Jalostusarvo / henkilö• Jalostusarvo / kaikki henkilökulut• Henkilökulut / henkilö• Henkilöstökulut, % liikevaihdosta• Nettotulos / henkilö


Budjetointi / ennustaminenBudjetointi / ennustaminen

• Vuosittain toistuva seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja tulosarvio– Budjetti voidaan tehdä ylhäältä ohjattuna (top

down) – Vastuuhenkilöiden näkemysten mukaisesti

(bottom up)

• Parhaimmillaan suunnittelu on jatkuva prosessi ja budjetti saadaan tästä prosessista


Henkilökohtaisten tavoitteiden asettelu

Henkilökohtaisten tavoitteiden asettelu

• Johtajan on kyettävä asettamaan organisaatiolle ja avainhenkilöille tavoitteet– Vuositavoitteet– Bonuspalkkioiden perusteet

• Hyvät tavoitteet ovat – Konkreettisesti ja luotettavasti mitattavia– Saaja tuntee tavoitteet ja voi omalla panoksellaan vaikuttaa sen

toteuttamiseen– Yksinkertaiset laskentakaavat

• Koko yrityksen tulos on pilkottava osa-alueisiin, vastuuhenkilö saa siitä kontolleen vain konkreettisesti mitattavan ja vaikutuspiirissä olevan tavoitteen

• Koko yrityksen tulos voi vaikuttaa omien tavoitteiden saavuttamisesta maksettavaan tulospalkkioon


Johdon tietojärjestelmät (osa 1)Johdon tietojärjestelmät (osa 1)

• Liikekirjanpito ei tarjoa tietoa siinä muodossa, että se optimaalisesti tukisi johdon päätöksen tekoa

• Tietoa kerätään erilaisilla erilliskirjanpidoilla tai yritysjohdon tarpeisiin kehitetyillä tietojärjestelmillä


Johdon tietojärjestelmät (osa 2)Johdon tietojärjestelmät (osa 2)

• MIS (Management Information System)– Toiminnan ja tilan reaaliaikainen seuranta (ei analysointia)

• DSS (Decision Support System)– Päätöksenteon tukijärjestelmä– Raportointi ja analysointi

• EIS (Executive Information System) ja ESS (Executive Support System)– Ylimmän johdon järjestelmiä– Pidemmän ajanjakson ennusteita kuin DSS -järjestelmän tuottamat analyysit

• BI (Business Intelligence)– Sisältävät edellä mainittuja enemmän tietoa myös yrityksen ulkopuolelta,

asiakkaista, sidosryhmistä ja kilpailijoista

• Konserniyhtiöissä tarvitaan lisäksi ohjelma tietojen yhdistämiseen (konsolidointiin)


Tietovarasto (Data Warehouse)Tietovarasto (Data Warehouse)• Data Warehouse on tietokanta, johon operatiivisista järjestelmistä

kerätään säännöllisesti dataa (ETL-prosessi) esim.– Myynnistä– Tuotannosta

• DW:n avulla vältytään toiminnanohjausjärjestelmän turhalta rasitukselta

• Tietokannasta voidaan muodostaa raportteja halutuilla määritteillä • Analysointi esim. poimimalla tietyn kriteerin ylittäviä / alittavia

tekijöitä • Mahdollisuus porautua alemmalle tasolle

– Tuoteryhmä -> tuoteperhe -> yksittäinen tuote• Käyttäjän helppo muodostaa omia raportteja ja analyysejä• Toimii pohjana myös graafisille esityksille


Miten johto saa tietonsaMiten johto saa tietonsa• Jokaisella johtajalla on omat periaatteet tiedon

saannissa ja analysoinnissa• Toinen johtajan haluaa tiedot paperilla, toinen

pääsyn järjestelmiin• Kokemus, periaatteet ja tekniset valmiudet

ratkaisevat toimintatavat

• Modernit johdon tietojärjestelmät – Helpottavat johdon tiedonsaantia ja päätöksentekoa– Säästävät organisaation resursseja


Omistajien ja rahoittajien tiedon tarpeet

Omistajien ja rahoittajien tiedon tarpeet

• Omistajat ja rahoittajat vaativat tietoa yrityksen kannattavuudesta ja rahoitustilanteesta

• Tiedontarve vaihtelee yrityksen koon ja toimialan mukaan

• Pörssiyhtiön tiedottavat tuloksestaan kvartaaleittain, perheyhtiöt vuosittain

• Rahoittajat asettavat omia vaatimuksiaan ja ehtoja, ns. kovenantteja – Kannattavuudesta– Vakavaraisuudesta– Investoinneista – Osingonjaosta jne.


HenkilöstötilinpäätösHenkilöstötilinpäätös• Henkilöstötilinpäätös– Listataan panostukset kuten koulutus,

tavoitekeskustelut yms.– Tulopuolella edut, joita on saavutettu kuten

poissaolojen kehitys, hukka, laatu yms.• Mitataan henkilöstöön tehtyjen panostusten

tuotto• Henkilöstön arvo taseessa?– Ei mitattavissa– Yrityskaupoissa arvo kauppahinnassa erityisesti tieto-

ja palveluyrityksissä


YmpäristötilinpäätösYmpäristötilinpäätös

• Listataan tehdyt ympäristötoimenpiteet– Investoinnit– Koulutus– Toimintatapojen muutos

• Tulopuolella saavutetut säästöt– Pienentynyt jätteiden määrä– Pienentynyt raaka-ainekäyttö

• Ympäristön hoidolla on imagoarvo ja sillä voidaan säästää kustannuksia


johtamisen tieto- ja talousjärjestelmät

Documents