Lø#  dit  retrospec.ve  18.  marts  2014  

dk.linkedin.com/in/sorenweiss  @sorenweiss  

 

Hvad  skal  vi  lave  i  dag?  

1.  Hvad  ser  jeg  hos  mine  kunder?  2.  Hvad  kan  man  opnå  med  retrospek.ver?  3.  Mine  bedste  .ps  .l  succesfulde  

retrospek.ver  4.  Afprøvning  af  øvelser  

Øvelse  Samarbejde,  kommunika.on  og  selvorganisering  

Opfølgning  

Hvad  kan  man  bruge  den  slags  øvelse  .l  på  et  retrospek.ve?  

•  Kan  vise  noget  om  teamets  evne  .l  at  løse  uvante  problemer  

•  Kan  vise  noget  om  teamets  dynamik  (evt.  roller)  •  Kan  vise  noget  om  teamets  organisering  (evt.  hierarki)  

•  Kan  vise  hvad  der  sker,  når  man  presser  teamet  

Læring  er  påbegyndt  

Læring  er  dysfunk.onel  

Læring  er  stoppet  

Hvad  ser  jeg  hos  mine  kunder?  

•  Dårlig  opfølgning  på  ac.ons  •  Samme  problemer  dukker  op  igen  og  igen  •  Mangel  på  værktøjer  og  teknikker  •  Mangel  på  faciliteringserfaring  •  Vigende  deltagelse  •  Reduceret  frekvens  

•  Ini.a.vlysten  •  Forventningsfuld  •  Idérig  •  Høj  deltagelse  

•  Frustreret  •  Opgivende  •  Modvilllig  

Hvad  er  prisen  at  betale  for  ikke  at  holde  retrospek.ver?  

•  Læring  bliver  .lfældig  •  Man  falder  .lbage  i  gamle  mønstre  •  Cheferne  bliver  flaskehalse  •  Nega.v  afsmitning  på  den  agile  implementering  

Hvad  kan  man  opnå  med  retrospek.ver?  

•  Arbejde  smartere  – Mere  effek.vt  – Undgår  at  begå  de  samme  fejl  igen  

•  Bevidsthed  om  egne  styrker  •  Bedre  planlægning  •  Færre  konflikter  •  Bedre  samarbejdende  teams  •  Øget  mo.va.on  

Hvad  kan  man  opnå  med  retrospek.ver?  

=  ×  Gennemsnitligt  5  –  15  ac.ons  

pr.  retrospec.ve  

Retrospec.ve  hver  2.  uge  

100  –  300  konkrete  

forbedrende  ini.a.ver  om  

året  

Hvert  teammedlem  skal  berøre  hver  bold  

Bolde  skal  have  ”Air  .me”  ved  

overdragelse  fra  en  person  .l  en  anden  

person  

Bolde  må  ikke  overdrages  .l  ens  

nabo  (den  person,  som  er  enten  lige  .l  højre  eller  lige  .l  venstre  for  

en  selv)  

Genbrug  bolde,  der  er  færdigproducerede  

Mål    Producer  så  mange  bolde  som  muligt.    

Alle  bolde  skal  produceres  i  refe  kvalitet  

Projekt  =  6  itera.oner  • Planning  =  1  minut  • Execu.on  =  1  minut  • Retrospec.ve  =  1  minut  • Measurements  

Dan  grupper  á  min.  5  personer  og  max.  12  

personer  

10  bolde  pr.  gruppe  

Brydes  en  regel,  starter  man  forfra  

med  bolden    

Reglerne  

Øvelse  Effekten  af  at  holde  retrospec.ves  

Opfølgning  

•  Hvor  mange  procent  steg  jeres  leveranceevne  fra  itera.on  1  .l  6?  

•  Hvor  mange  bolde  ville  være  produceret,  hvis  processen  ikke  var  blevet  forbedret  løbende?  

•  Hvilke  effekt  havde  det  at  stoppe  op  og  forbedre  processen  løbende?  

•  Var  der  tale  om  enkeltmandspræsta.oner?  Eller  skabte  i  resultaterne  i  samarbejde?  

•  Hvad  kan  vi  lære  af  øvelsen?  

Mine  bedste  .ps  1.  Værdibaseret  fundament  2.  Gennemfør  retrospek.v  i  tre  dele  3.  Hvad  sker  der  før  mødet?  4.  Hvad  sker  der  under  mødet?  5.  Hvad  sker  der  e#er  mødet?  6.  Det  temabaserede  retrospek.v  7.  Skab  varia.on  gennem  opbygning  af  øvelseskatalog  8.  Indbyg  kvalitet  i  ac.onpunkterne  9.  Vær  realis.sk  med  ressourceforbruget  10.  Ekstern  facilitering  11.  Den  rig.ge  logis.k  12.  Erstatning  for  andre  møder  13.  Brug  lege  og  spil  på  retrospek.v  

Tip   Fundament  

Prime  direc,ve  

”Regardless  of  what  we  discover,  we  understand  and  truly  believe  that  everyone  did  the  best  job  they  could,  given  what  they  knew  at  the  :me,  their  skills  and  abili:es,  the  resources  available,  and  the  situa:on  at  hand”.  

De  agile  værdier  

•  Åbenhed  •  Mod  •  Commitment  •  Fokus  •  Respekt    

Tip  Retrospek.vets  tre  dele  

14  

Før   Under   E#er  

Tip   Hvad  sker  før  mødet?  

15  

Facilitator  Indsaml  relevant  informa.on  fra  product  owner  

Indsaml  relevant  informa.on  fra  scrummaster  &  scrumteamet  

Indsaml  relevant  informa.on  fra  stakeholders  

Indsaml  relevant  informa.on  fra  

ledelsen  

Logis.k  Find  gerne  en  loka.on  der  indbyder  .l  inspira.on  

TIP:  også  del.dsansafe,  studentermedhjælpere,  projektkoordinatorer    osv.  kan  have  gode  input  .l  arbejdsformen,  processen  eller  interak.onen  med  andre  enheder.  

TIP:  Brug  eventuelt  en  sprintlog  .l  at  indsamle  informa.on  undervejs  i  sprintet  

TIP:  Bed  deltagerne  reflektere  før  mødet  og  eventuelt  medbringe  input/data  .l  mødet  

TIP:  Underes.mer  ikke  indsatsen.  

Tip  Det  temabaserede  retrospek.v  

•  Vær  ikke  .lbageholdende  for  at  arolde  det  temabaserede  retrospek.v  

•  Det  temabaserede  retrospek.v  sikrer,  at  der  sæfes  fokus  på  udvalgte  højaktuelle  (f.eks.  svære  eller  ikke  tydelige)  emner  i  projektet.  

•  Vælg  gerne  flere  temaer/emner,  som  skal  drø#es  •  Bemærk:  Det  temabaserede  retrospek.v  forhindrer  ikke,  at  man  også  kan  lave  ”Indsamling  af  Data”.  

Tip   Hvad  sker  der  under  mødet?  

Sæt  scenen  

• Agenda  • Mål  • Check  in  • Følg  op  fra  sidste  retrospec.ve  

Indsaml  data  

• Brainstorming  • Objek.vt  og  factsbaseret  

Reflekter  

• Organiser  data  • Opsummere  • Analyser  • Find  mønstre  • Få  ideer  

Konkluder  

• Brainstorm  ac.ons  • Prioriter  ac.ons  • Filtrer  ac.ons  • Beslut  • Commit  • Vælg  ansvarlige  • A#al  deadlines  • Overfør  .l  næste  sprint  

Luk  retrospek.vet  

• Check  out  • Retrospec.ve  on  the  retrospec.ve  

17  

Det  er  ikke  nok  ”kun”  at  reflektere.  Der  skal  handling  :l  for  at  forandringer  sker!  Den  sværeste  del  af  retrospek:vet  er  typisk  at  ”drage  konklusioner”  

Anbefaling:  Skab  struktur  over  og  kvalitet  på  mødet  ved  at  bruge  en  skabelon,  f.eks.  Derby-­‐Larsen  skabelonen  

Tip   Skab  varia.on  gennem    opbygning  af  et  øvelseskatalog  Set  the  stage  

Check  in  

Focus  on  /  focus  off  

ESVP  

Working  agreements  

Temperature  reading  

Sa.sfac.on  histogram  

Catching  hands  

Rubber  pipe  fight  

Circle  commitment  

Gather  data  

Time  line  and  varia.ons  

Wind  &  anchors  

Plusses  &  Deltas  

Triple  nickels  

Color  code  dots  

Mad,  sad,  glad  

Locate  strengths  

Sa.sfac.on  histogram  

Team  Radar  

Like  to  Like  

FRIM  

Story  cubes  

Generate  insights  

Brainstorming/filtering  

Force  field  analysis  

5  whys  

Fishbone  

Paferns  and  shi#s  

Priori.ze  with  dots  

Report  out  and  synthesis  

Iden.fy  themes  

Learning  matrix  

Decide  what  to  do  

The  retrospec.ve  planning  game  

SMART  goals  

Circle  of  ques.ons  

Short  subjects  

Triple  nickels  

Force  field  analysis  

Close  the  retrospec.ve  

+/Delta  

Apprecia.ons  /  apologies  

Temperature  reading  

Helped,  hindered,  hypothesis  

ROTI  

Sa.sfac.on  histogram  

Retro  Radar  

Learning  matrix  

Short  subjects  

18  

Tip  Indbyg  kvalitet  i  ac.onpunkterne  

Ac.on  

Det  er  specifikt  -­‐  Er  formuleret  klart  og  præcist  -­‐  Hvad  der  skal  gøres  fremgår  

-­‐  Hvorfor  det  skal  gøres  fremgår  -­‐  Hvordan  det  skal  gøres  fremgår  

-­‐  Hvem  der  udfører  fremgår  -­‐  Hvor  det  udføres  fremgår  

Det  er  målbart  -­‐  Hvordan  det  afgøres,  at  målet  

er  nået,  fremgår  -­‐  Binær  måling  /  opfølgning  er  

muligt  -­‐  Hvordan  der  måles  fremgår  -­‐  Hvor  meget  /  hvor  mange  

fremgår  

Det  er  opnåeligt  -­‐  Trin  frem  mod  det  endelig  mål  

fremgår  -­‐  Vejen  mod  målet  er  

tydeliggjort     Det  er  realis,sk  

-­‐  Er  afstemt  med  de  konkrete,  faktuelle  omstændigheder,  

ressourcer  og  muligheder,  der  er  .lgængelige  

Det  er  ,dsbestemt  -­‐  Deadline  fremgår  

-­‐  Ansvarlig  person  fremgår  

19  

Tip   Hvad  sker  e#er  mødet?  

•  Lav  debriefing  •  Skærp  eventuelt  ac.onpunkter  •  Gør  i  jeres  teamroom  synligt  hvad  I  vil  arbejde  med  i  næste  sprint.    

•  Følg  op  i  teamet  løbet  af  sprintet.  •  Vær  disciplineret.  •  Husk  at  det  tager  .d  (mindst  et  sprint)  at  ændre  en  vane.  

•  Vedligehold  eventuelt  en  retrospec.ve  backlog  

Implementer    ac.ons  som  tasks  

i  næste  sprint  

20  

Tip  

Vær  realis.sk  med  ressourceforbruget  

• 1  .me  Forbered  retrospek.v  

• 2  .mer  Forbered  øvelser  

• 1½  -­‐  3  .mer  Arold  retrospek.v  

• 1  -­‐  2  .mer  Lave  ac.ons  

• ½  .me  Debrief  

• 1  -­‐  2  .mer  Opfølgning  ind.l  næste  retrospek.v  

I  alt  :    7  –  10  ,mer  

Tip  Brug  ekstern  facilitering  •  Hele  rammen  bliver  leveret  og  deltagerne  skal  bare  udfylde  

rammen.  •  Scrummasteren  kan  også  deltage  ak.vt  i  mødet.  •  Facilitator  er  ikke  ”fedtet  ind”  i  teamets  dagligdag.  •  Facilitator  har  .den  .l  at  forberede  inden  mødet  og  følge  

op  e#er  mødet.  •  Facilitator  kan  designe  mødet,  så  øvelserne  mårefes  (det  

kontekstbestemte  retrospek.v)  den  aktuelle  situa.on.  •  Facilitator  har  en  stor  værktøjskasse  med  teknikker  og  

øvelser.  •  Facilitator  professionel  .l  den  faciliterende  del.  

Tip   Den  rig.ge  logis.k  

1.  Vælg  et  lokale  med  god  plads  og  mulighed  for  at  bruge  væggene  

2.  Placer  borde  og  stole  op.malt  3.  Forbered  materiale  (post-­‐it  notes,  

kuglepenne  m.v.)  4.  Brug  easyflips  5.  Frisk  lu#  6.  Lav  temperatur  

Tip   Erstatning  for  andre  møder  

•  Det  gode  retrospec.ve  kan  estafe  –  Projektstatusmødet  – Adhoc  ”informa.on  fra  projektledelsen”-­‐møderne  – Afdelingsmødet  –  Fredagsmødet  –  Teambuildingevents  –  Konfliktmæglingsmøder  –  Krisemøder  –  1:1  møder  –  Koordineringsmøder  

Tip   Brug  leg  og  spil  som  øvelser  

•  Øger  energien  •  Øger  glæden  •  Der  bliver  grinet  og  leget  •  Deltagerne  er  ak.ve  

3  eksempler  på  øvelser  (sæt  scenen)  

1.  State  of  mind  (Hvordan  er  stemningen  i  teamet?)  

2.  Til-­‐  og  fra  forventningskort  (forventningsafstemning  mellem  roller)  

3.  Medal  of  honor  (fejring  af  teamets  succeser)  

Hvad  er  jeres  mest  populære  ”Sæt  scenen”  øvelser?  

State  of  mind    (Hvordan  er  stemningen  i  teamet?)  

Til-­‐  og  fra  forventningskort  (forventningsafstemning  mellem  roller)  

1.  Simpelt  format  –  Hvad  (overskri#)  

2.  Avanceret  format  –  Hvad  (uddybende)  –  Fra  –  Til  

Medal  of  honor  (fejring  af  teamets  succeser)  

Afprøv  øvelsen  i  grupperne  -­‐  Lav  en  medalje  .l  en  kollega  eller  .l  en  i  gruppen  

3  eksempler  på  øvelser  (indsaml  data)  

1.  ”Talen  .l  Na.onen”  eller  ”Hafen  rundt”  2.  Vores  forbedringspoten.ale?  (alterna.v  .l  at  

det  al.d  skal  være  teamøvelser)  3.  Lean  coffee  

Hvad  er  jeres  mest  populære  ”Indsaml  data”  øvelser?  

Rigets  Tilstand  (talen  .l  ”na.onen”)  

Til  det  forestående  styregruppemøde  vil  vores  3  vig.gste  budskaber  .l  

styregruppen  være…  

Her  hvor  vi  står  nu,  er  det  helt  afgørende,  at  vi  

fokuserer  på…  

Når  vi  kigger  på  vores  kanbantavle,  er  den  store  forandring  siden  seneste  

retrospec.ve,  at…  

På  den  kortere  bane  er  min  hedeste  drøm  på  projektets  vegne,  at…  

31  

På  projektets  vegne  er  jeg  rig.g  stolt  over,  at…  

Vores  forbedringspoten.ale  

Mit  eget  forbedringspoten.ale  

Ønsker  .l  min  kollega  

Navn  

Fra  __________   Til  __________  

Vores  forbedringspoten.ale  eksempler  

33  

Jeg vil øve mig i at

blive bedre til at lave

reviews

Paul  

Jeg vil blive bedre til

at timeregistrere

rettidigt

Peter  

Jeg vil ønske, at Peter

kunne være mere med

til at analyse, da han

kender forretningens

behov rigtig godt

Mary  Peter  

Lean  Coffee  

Er  en  struktureret  agendaløs  mødeform.  Deltagerne  samles,  bygger  en  agenda  og  begynder  at  drø#e  emner  

2.  Opret  emner  og  stem  1.  Byg  simpel  kanbanboard   3.  Stem  og  snak  

-­‐  Brainstorm   -­‐  Dot  vote  -­‐  Drø#  emne  -­‐  E#er  3/5  min.  :  thumb  up  /  thumbs  down  

Øvelse  –  afprøv  Lean  Coffee  

1.  Byg  kanbanboard  (To  discuss  -­‐>  Discussing  -­‐>  Discussed)  2.  Opret  emner  3.  Lave  afstemning  (dot  vote)  4.  Start  diskussion  (itera.vt)  

1.  Timer  sæfes  .l  3  minufer  2.  Thumbs  up  /  down  3.  Skriv  evt.  Konklusioner  på  bagsiden  

Eksmpel  på  øvelse  (Reflekter)  

•  Like  to  like  –  Opdeling  i  to-­‐mandsgrupper  pr.  team  –  Opsætning  

•  Easyflip  midt  på  boardet  •  Kvalitetskort  midt  på  bord  i  en  bunke  face  down  •  To  easyflips  på  væggen  

–  Very  liked  –  Liked  

 

Projekt  Eurovision  Song  Contest  2014  

Hvordan  sikrer  vi,  at  Eurovision  Song  Contest  2014  kan  aroldes  re}digt  på  Refshaleøen  og  blive  den  enorme  

succes,  som  hele  Europa  forventer?  

Kendte  udfordringer  1.  Prisen  på  at  forvandle  B&W-­‐hallerne  .l  spillested  steg  nemlig  med  37  procent.  Fra  

35  .l  48  millioner.  Blandt  andet  fordi  en  række  bærende  søjler  skal  ~ernes.  2.  Den  nuværende  entreprenør  mener  at  kunne  nå  at  blive  færdig,  men  eksperter  er  

uenige  i  den  vurdering.  3.  Poli.kerne  kan  ikke  blive  enige  om,  hvem  der  skal  betale  ekstraregningen  .l  

byggeriet.  4.  Jyderne  er  sure  over  valget  af  Refshaleøen.  De  foretrækker  Boxen  i  Herning.  5.  Danmarks  bidrag  er  en  kopi  af  et  gammelt  70’er  nummer.  6.  Ingen  kendisser  har  lyst  .l  at  være  værter.  7.  Der  skal  fragtes  10.000  gæster  .l  Refshaleøen.  De  nuværende  offentlige  

transportmidler  kan  ikke  dækkes  behovet.  8.  Etc….  Find  selv  på  flere  udfordringer….  J  

Like  to  Like  board  

Begynd Stop Fortsæt

•  Lav  mindst  to  forslag  pr.  kategori  

navn  B/S/F  

Jeg  synes,  at  vi  skal…

 

Definer  konkrete  ini.a.ver  

Fokuser  nu  på  emnerne  på  Very  Liked  Topic  tavlen.  Disse  emner  har  I  udvalgt  som  input  .l  at  lave  ac.ons,  da  det  er  særlig  vig.gt  at  gøre  noget  ved  dem.  

Dan  tre  grupper  Iterer  flest  mulige  gange  Præsenter  i  plenum    

Hvilke  gode  reflek.onsøvelser  (Generate  insight)  bruger  I?  

?  

Øvelse  (Konkluder)  

Svagt  formuleret  ac/onpunkt    “Vi  vil  gå  i  gang  med  at  parprogrammere  fra  næste  sprint”.  

Stærkt  formuleret  ac/onpunkt    Baggrund  På  baggrund  af  supporthenvendelser  er  vi  blevet  usikre  på,  hvorvidt  vores  kvalitetssikring  fungerer  godt  nok.    Indsatsområde  Vi  vil  tage  ini:a:v  :l  at  hæve  kvaliteten  af  kodebasen,  når  vi  laver  nye  features.    Ac:on  #1  “Vi  igangsæPer  parprogrammering  mindst  2  :mer  dagligt  startende  næste  mandag.  Inden  på  mandag  læser  alle  udviklere  ar:klen  “10  gode  råd  om  parprogrammering”.  Vi  etablerer  en  rota:onsordning,  hvor  vi  roterer  dagligt.  Peter  laver  senest  fredag  et  skema  med  et  program  over  ordningen.  ETer  hvert  daily  scrum  spørger  vores  scrummaster,  hvordan  det  går  med  ordningen,  og  hvis  nogen  møder  problemer,  vil  scrummasteren  straks  støPe  dem.  Vi  evaluerer  ordningen  på  næste  retrospec:ve”.  

Øvelse  (Lukke  retrospek.vet)  

   

Hvad  er  jeres  yndlingsøvelse?  

Øvelse  (Lukke  retrospek.vet)  

1.  Feedbackdør  (1-­‐5  på  døren  samt  uddybning)  2.  Pleased  &  surprised  (Hvad  har  gjort  jer  mest  

glad  &  Hvad  har  overrasket  jer  mest?)  3.  Plus  &  Delta  (1  .ng,  som  man  kunne  lide  ved  

mødet  og  1  .ng,  som  man  ønsker  ændret  .l  næste  gang)  

4.  ”Det  bedste,  som  jeg  tager  med  mig  fra  i  dag,  er…”