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IX Seminario de Gestión Judicial y Acceso a la Justicia 19, 20 y 21 de octubre de 2011
CENTRO DE ESTUDIO DE JUSTICIA DE LAS AMERICAS
OFICINA DE GESTION DE AUDIENCIAS EXPERIENCIA INNOVADORA EN LA JUSTICIA PENAL DE FORMOSA-REPUBLICA ARGENTINA
Datos estadísticos que justificaron la Creación de la Oficina, Su Organización, Objetivos y Logros. Fátima María del Carmen Gutiérrez-Subjefe de la OGA AGOSTO DE 2011
O
G
A
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Programa sobre Oralidad en el
Fuero Penal
EXPERIENCIA INNOVADORA
OGA (Oficina de Gestión de Audiencias)
1.- OBJETIVOS:
La Oficina constituye el núcleo operativo más importante del Programa, en tanto a su
cargo tendrá todas las tareas que permitan la celebración de las distintas audiencias
orales que el procedimiento demande.
a) COORDINAR AGENDA: Realizar todas las tareas que permitan la celebración de
AUDIENCIAS MULTIPROPOSITO orales y públicas, de acuerdo al modelo procedimental
establecido por el Superior Tribunal de Justicia de la Provincia de Formosa (con sustento en las
atribuciones que le confiere el Art. 5º del Código de Procedimiento Penal de la Provincia) a
partir de la inclusión de casos por parte de la UNIDAD FISCAL del
b) RECURSOS TECNOLOGICOS: Organización y utilización de los medios de
comunicación y tecnológicos existentes:
- Para la correcta IDENTIFICACION de casos asignados al PROGRAMA y el
seguimiento de los mismos hasta su Resolución Definitiva.
- NOTIFICACION, PUBLICACION Y CONVOCATORIA a las partes y Abogados
intervinientes con la mayor celeridad posible.
- PRESERVACION del archivo digital de la audiencia.
- Brindar transparencia a lo actuado, a través de su publicidad y la remisión de
antecedentes, prueba y comunicaciones por CORREO ELECTRONICO.
c.- Construir una base para el análisis y medición posterior del trabajo y su
mejoramiento.
2) ANTECEDENTE – Situación Problemática
Datos estadísticos anuales publicados recientemente, se toman como Información de
referencia (benchmarking), para reflejar el volumen esperado de carga laboral anual en
paulatino crecimiento en el Fuero Penal (Juzgados de Instrucción y Correccional de la Ciudad
de Formosa-Capital (ver gráfico), y particularmente los datos referentes a Resoluciones
definitivas obtenidas en los mismos rangos de tiempo.
Consecuencia: Importante acumulación de expedientes con trámite administrativo pendiente,
dentro del proceso mixto establecido por el Código Procesal Penal de la Provincia (Etapa
Instructoria previa a la Elevación a Juicio Oral) que representan un 68,5% del ingreso anual.
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De ese monto global anual, un porcentaje aproximado al 15% finaliza con
Sobreseimiento por prescripción de la acción penal.
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Y un 0,50% con SENTENCIA:
Un 16 % finaliza con SOBRESEIMIENTOS por distintos motivos, quedando así un 68,50 % de
expedientes pendientes de Resolución (EN TRAMITE). Estas mediciones previas resultan
indispensables para la comparación de datos (benchmarking) al evaluar la posibilidad de
DESCOMPRIMIR la carga laboral de los Juzgados de Instrucción y Correccional y concretar un
plan de gestión dentro de la misma senda o poniendo acciones para mejorar un desempeño
que aparece como insatisfactorio.
Este crecimiento es motivo de preocupación constante de la Superioridad remarcando que
nuestros jueces son titulares de la potestad jurisdiccional y su accionar contribuye a la Paz
Social y a la Justicia, teniendo en cuenta el reclamo social por una Justicia más rápida, eficaz y
fundamentalmente con una respuesta adecuada hacia la población.
El 03 de Junio de 2011, el Exmo. Superior Tribunal de Justicia, a través del Acuerdo
Extraordinario Nº 1, dispone el inicio del llamado PLAN PILOTO DE ORALIDAD EN EL
FUERO PENAL, tras la realización de Encuentros y Talleres preparatorios y diversos estudios
realizados por el Equipo de Gestión Penal local, integrado por Magistrados del fuero penal,
Secretarios, Funcionarios del Ministerio Público y Empleados jerárquicos de los Juzgados de
Instrucción y Correccional y las Cámaras Criminales, en lo que respecta al ingreso, trámite y
resolución de casos.
Dicho plan contempla la concresión de audiencias multipropósito orales y públicas en vías de
acelerar los términos y obtener soluciones tempranas a diversos conflictos enmarcados dentro
de determinados institutos previstos por el Código Procesal Penal de la Provincia. Se asigna a
los propios Jueces de Instrucción la intensa labor y se dispone la formación de dos grupos
de trabajo, que llevarán a la práctica los objetivos planteados:
UNIDAD FISCAL: (UFPP) Integrada por Fiscales de Primera y Segunda Instancia, a quienes
corresponde la evaluación y clasificación de casos que serán incluidos en el PLAN a partir de la
comunicación policial (PARTE PREVENTIVO POLICIAL - PPP) dando cuenta de la denuncia
recibida en sede policial siempre que los mismos aparezcan con características de flagrancia y
puedan ser resueltos dentro de las previsiones contenidas por los arts. 499 y ss
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(INSTRUCCIÓN REDUCIDA), arts. 503 y ss (JUICIO ABREVIADO), art. 303
(SOBRESEIMIENTO) y 76 bis CPA (SUSPENSION DE JUICIO A PRUEBA).
OFICINA DE GESTION DE AUDIENCIAS: (OGA) a cargo de un Responsable y personal
administrativo con experiencia en el fuero, para la organización de una agenda de audiencias
multipropósito, y el registro digital de las Resoluciones que se obtenga como resultado de las
mismas con la implementación de notificaciones a través de los medios tecnológicos que han
sido proporcionados a tal fin.
3.- EL DISEÑO PROPUESTO
El Acuerdo Extraordinario Nº 1/11 del Superior Tribunal de Justicia de Formosa instrumenta la
creación de la Oficina de Gestión de Audiencias como parte de la llamada PRUEBA PILOTO
DE ORALIDAD EN EL FUERO PENAL integrada por personal administrativo de suficiente
experiencia en la materia, en función de que “.. la Oficina constituye el núcleo operativo
más importante del Programa, en tanto a su cargo tendrá todas las tareas que permitan
la celebración de las distintas audiencias orales..” que el procedimiento demande.
Habiendo concluido el tiempo previsto para concretar dicho plan comprendido entre los días
15/06/11 y 15/08/11 (dos meses), se realiza la evaluación de los resultados obtenidos -
registrados estadísticamente- “.. .revelando el acierto de la decisión adoptada en su
momento y la eficacia del mecanismo procedimental utilizado…”, por lo que mediante
ACUERDO 2681/11 del Excmo. Superior Tribunal de Justicia se dispone la continuidad, en el
ámbito de la Primera Circunscripción Judicial, de este sistema de audiencias para el fuero
penal a partir del 1° de Setiembre de 2011, mediante el procedimiento establecido en el
Anexo I del mismo Acuerdo (cf. Art. 5° del Código Procesal Penal), determinando el carácter
permanente de dicha OFICINA con la designación definitiva de sus responsables y agentes
que prestarán servicios a partir del nuevo ciclo.-
ORGANIGRAMA DE LA OGA (OFICINA DE GESTION DE AUDIENCIAS)
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Una Oficina Administrativa donde la inmediatez y la Publicidad son FACTORES
PREPONDERANTES
a) La mejora permanente es algo central en el concepto de creación de la oficina, se
generaron metas cada vez más altas, con una continuidad en el esfuerzo dirigido hacia
el logro de las mismas.
b) Se eligió la variable temporal como un valor esencial para la organización de la oficina
y para los destinatarios de su actividad, adoptando herramientas de gestión de calidad
para el cumplimiento de los propósitos fijados. Estos métodos y la verificación
permanente de su aplicación, han asegurado la eficacia y permitirán corregir
eventuales errores en lo sucesivo.
c) El trabajo estadístico debe ser un mecanismo de información que permitirá adoptar
decisiones que mejoren la función principal, y los resultados tan positivos validan los
métodos empleados. La respuesta es contundente y sus aspectos de detalle pueden
mejorarse
La Oficina de Gestión de Audiencias ha sido organizada de la siguiente forma:
JEFE: con categoría de Jefe de Departamento, además de las tareas propias de la Jefatura,
firmará oficios, cédulas y demás comunicaciones, de conformidad al art. 127 último párrafo del
Código Procesal Penal.-
SUBJEFE: Con categoría de Jefe de División, subroga en sus funciones al Jefe de Oficina.
Personal Administrativo y Técnico con experiencia en el Fuero Penal, Graboverificación
de Datos y Atención al Público.
Desde la puesta en funcionamiento de la Oficina, se optimizó el servicio procurando que cada
operador se ocupara de las tareas donde se consideraba más útil. Cada quien a lo suyo se
logró el funcionamiento de la estructura propuesta, mediante la conducta proactiva de todo el
grupo, donde se han planteado enfoques con la máxima creatividad. La motivación personal ha
sido parte de cada día de actividad, con interés, agilidad, solidaridad y colaboración no solo
para con los demás operadores del sistema, sino con víctimas e imputados que a diario se
debe asistir. Estos valores constituyen un objetivo laboral de la oficina.
Participación de todos, actitud de compromiso, involucrarse en la misión de la Oficina,
Autocrítica constructiva y la exigencia estricta en el cumplimiento de las pautas de trabajo.
Actitud correcta, amable y atenta. Disposición a resolver los problemas con prontitud, dejando
de lado prácticas burocráticas.-
ESPACIO FISICO
La Oficina de Gestión de Audiencias funciona en el 6to. Piso del Edificio Tribunales, sito en San
Martín 641 de la Ciudad de Formosa- Capital de la Provincia del mismo nombre – Argentina.
La O.G.A. podrá disponer de las Salas de Audiencias del Edificio “Tribunales”, cuya ocupación
decidirá por si misma en función de las necesidades del servicio.
Se ha dotado a la Sala II de Audiencias de un Equipo de Audio y Video integrados de última
generación, consola de sonido, micrófonos, 1 (un) Equipo de Computación para el Registro
digital de Audiencias y 1 (un) Equipo de Computación para el Secretario de Audiencias
(Redacción escrita del acta de Audiencia Multipropósito)
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METODO DE TRABAJO PARA ALCANZAR DICHO DISEÑO
1.- Se solicitó la COLABORACION de otros Servicios del Poder Judicial para la provisión,
asistencia e implementación práctica de un sistema MODERNO, AGIL Y EFICIENTE:
a) Departamento de Suministros: Mobiliario (escritorios, sillas, armarios), útiles, 2 (dos)
teléfonos celulares.-
b) Dirección de Sistemas Informáticos:
- 5 (cinco) Computadoras – tres de ellas con INTERNET y todas con INTRANET, impresoras –
una de ellas multifunción con scanner y color, auriculares, parlantes, discos DVD y CD vírgen
para registro de audiencias, 2 (dos) Pendrives de 4gb, Discos de Seguridad,
- Instalación de Servicio de Internet, Sistema de Gestión Penal a prueba, Softwares y codecs
de Grabación de videos, Conversión de audio y video, Programa recomendado de registro de
audiencias.
- Asignación temporal de un agente especializado para la asistencia de los equipos
suministrados y el adiestramiento del personal, en cuanto al nuevo Sistema de Gestión Penal y
a la graboverificación de datos y obtención de registros.
- Incorporación de las registraciones de Resoluciones del Plan de Oralidad en el Sistema Unico
de Antecedentes Penales (SUAJ)
c) Area Técnica de Informática Jurisprudencial:
Creación de un espacio asignado a la OGA en la Página Web del Poder Judicial de Formosa,
con el Protocolo de puesta en funcionamiento de la Oficina y datos de referencia.-
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Implementación de una AGENDA propia. Diariamente se remiten por Correo
Electrónico Oficial las listas de Audiencias Programadas, con datos de relevancia (Nº y
carátula de Legajo Oga, PPP y Comisaría, Juez de Audiencia, día y hora, Sala de Audiencias),
asegurando la transparencia y publicidad de las actividades de la Oficina.
Asistencia a Magistrados, Funcionarios y responsables Jerárquicos de las Mesas de
Entradas y Jefaturas de Despacho para la correcta y eficaz utilización de Correos Electrónicos
Oficiales asignados. Se organizaron charlas informativas, en las que se mostró todo proceso de
utilización de mails, y su utilidad particularmente en lo que respecta a la implementación del
Plan de Oralidad, y a las ventajas de la celeridad en la comunicación, reenvío de información,
escrita, oficios, pedidos de informes etc.
Correos Oficiales a todas las Mesas de Entradas y Jefaturas de Despacho de los
Juzgados de Instrucción, con la finalidad de asegurar la comunicación inmediata de
información interna y también con la Policía. Todas las Comisarías envían sus informes por
esta vía, y en contrasentido, se pueden realizar todo tipo de consultas referentes a detenidos,
oficios etc, con una respuesta rápida.
d)Control y Monitoreo: Asignación de un agente en condiciones de controlar la grabación de
audiencias, y el mantenimiento y cuidado del Equipamiento instalado en la Sala de Audiencias.
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EL PROCESO de GESTION DE LA OFICINA DE AUDIENCIAS
1.- Recepción diaria de PPP (Partes Preventivos Policiales) ingresados al Plan de Oralidad en
el Fuero Penal. Cargo de recepción.
2.- Comunicación VIA WEBMAIL a las Comisarías cuyos PPP fueron seleccionados y al
Juzgado de Instrucción y Correccional que corresponderían por el Turno. Así como se crearon
Correos electrónicos para nuestras Oficinas, la Policía de la Provincia obró con igual celeridad
asignando a cada dependencia policial un Correo Oficial, como también a sus Organismos
internos de contralor (Unidades Regionales) y otros Servicios (Criminalística, Alcaidías,
Judiciales, Informática Policial, Investigaciones, etc.)
3.- Solicitar a cada Comisaría la remisión de las actuaciones prevencionales en el estado en
que se encuentran y en horario previo a la celebración de audiencia (Por correo electrónico).
Tener en cuenta que en casos CON DETENIDO programamos audiencia en 24 hs.
4.- Fijación de Audiencias según plazos establecidos por la Reglamentación: dentro de las
48 hs. (con detenidos, Amparos por Usurpación, Violencia Familiar: estos dos últimos
supuestos ingresan directamente a la OGA por ser cautelares sin pasar por la Unidad Fiscal) y
dentro de los 5 (cinco) días hábiles: sin detenido.-
5.- Graboverificación de datos e ingreso del LEGAJO OGA en el Sistema de Gestión Penal y
Sistema Unico de Antecedentes Judiciales. Asignación de Nº y Carátula de Legajo Oga, con
identificación de Código de Barras. Estos antecedentes se tienen en cuenta con el mismo
rango que los cargados al sistema por los Juzgados de Instrucción a los fines de proveer
excarcelaciones y exenciones.
6.- Confección de LISTA DIARIA DE AUDIENCIAS: Con fijación de días y horas. LISTA
MENSUAL DE JUECES DE AUDIENCIA, y órdenes de Subrogación, con turnos diarios
para mejor ordenamiento.Se Notifica por CORREO ELECTRONICO a todos los Magistrados
y Funcionarios intervinientes y a las Comisarías cuyos Partes fueron seleccionados, asimismo,
7.- Se remite LISTA DE AUDIENCIAS PROGRAMADAS al Area Técnica de la Dirección de
Informática Jurisprudencial para su Publicación en la Página Web del Poder Judicial.
8.- Reemplazo de notificaciones formales por telefónicas y correo electrónico: Se notifica
a víctimas e imputados telefónicamente. Entre los requisitos del nuevo formato de PPP
establecido por el Superior Tribunal de Justicia se ha asignado espacios para consignar
específicamente los números de teléfono de las personas mencionadas, como también de los
Oficiales y Agentes Policiales que intervinieron en el caso, a los fines se consultar con los
mismos cualquier duda al respecto. A tales fines, se dotó a la oficina de tres líneas internas
(1009, 1010 y 1280), como también dos números de Línea Celular.
9.-Se copian las piezas fundamentales de los LEGAJOS con audiencia programada las que
se preparan en casillero especial para ser distribuidas a Defensores y Fiscales a partir de las
7,30 hs. de cada día hábil.
10.- Un agente de la Oficina permanece en la Sala de Audiencias para controlar el
cumplimiento lo más estricto posible de los horarios establecidos, la concurrencia de las
partes como también Magistrados y Funcionarios. Se confecciona guía de Teléfonos Internos
del Edificio.-
11.- Un agente de la Oficina se encarga del traslado de víctimas e imputados a los
distintos sectores del Edificio (Defensorías y Fiscalías). Evita el contacto entre los mismos para
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el buen desarrollo de las actividades. Permanecen en espacios físicos distintos hasta ser
atendidos.
12.- Se agregan oficios y cédulas diligenciados, informes y Actas de Audiencia firmadas en
original por el Juez y Secretario de Audiencias. Se confecciona la totalidad de los Oficios de
comunicación emanados de la resolución (Prontuariales, Reincidencia, Ejecución Penal,
Tareas Comunitarias, etc.)
12.- Registro de RESOLUCIONES en el Sistema Unico de Antecedentes Judiciales.
(Imprimible). Desgrabado de audiencias. Reserva en disco de seguridad y en soporte DVD.
Identificación y Archivo de cada audiencia. Las mismas pueden ser copiadas EN SOPORTE
DVD O MP3 a pedido de parte. Esto reemplaza las copias.
LOS PROBLEMAS ENCONTRADOS Y LA FORMA EN QUE FUERON
SUPERADOS
Cierta resistencia a la modernización, a los nuevos métodos de notificación, a la tecnología y a
los tiempos reducidos por la agilidad del sistema. Apego al formalismo, al proceso escrito.
Actualmente es una práctica habitual la Página del Poder Judicial abierta, las noticias se
conocen inmediatamente, los correos electrónicos oficiales se revisan constantemente y se les
da el uso beneficioso para el que fueron creados, se puede establecer una comunicación
directa con todos los usuarios del sistema (Judiciales y Policiales) cuando a menudo las líneas
telefónicas se encuentran saturadas.
Se solicitó a la Dirección de Bibliotecas, la provisión de una fotocopiadora y un agente que se
encarga de la copia de legajos, situación que no había sido prevista en principio y que se
suscitó cuando algunas comisarías llegaron a instruir un gran número de diligencias que
resultaban útiles, y que así las partes tuvieran derecho a conocer la prueba antes de la
Audiencia.
BENEFICIOS ALCANZADOS
a) Concresión del 92% de las audiencias que fueron programadas. Máxima
colaboración de la Policía de la Provincia.
b) 304 Resoluciones dictadas en dos meses. Un hecho penal se ventila en sede judicial
en apenas 48 hs. de ocurrido.
c) Un personal Judicial se comunica telefónicamente con víctimas e imputados y logra su
concurrencia voluntaria a la audiencia multipropósito.
d) Los citados son escuchados personalmente por un Fiscal de la causa o un
Defensor especialmente asignado –no hay intermediarios- Satisfacción de los
destinatarios del proceso.
e) Abreviacion e Inmediatez: El Juez de Audiencia resuelve la situación procesal del
imputado de cara al mismo, explica claramente las condiciones de su resolución en una
audiencia multipropósito que se extiende en no más de veinte minutos. Se
REVALORIZA la figura del JUEZ.
f) Se retomó la práctica de la puntualidad. Se terminaron los largos tiempos de espera
en los pasillos del Poder Judicial. Audiencias señaladas cada media hora y se tiende a
acortar este tiempo. Se adjunta una audiencia celebrada en 12 minutos.
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g) El uso eficiente y oportuno de los recursos. Ahorro de tiempo, material, recursos
humanos tanto en el Poder Judicial como en la Policía. Descomprime ingreso de
expedientes en los Juzgados.
El valor de dictar justicia esta alineado con la misión y las necesidades y
expectativas de las partes, letrados y la sociedad, que requieren la solución de
sus controversias en el menor tiempo posible.
Las estadísticas hablan por sí solas. Fueron realizadas con la colaboración del Responsable de
Estadísticas del Poder Judicial Lic. Adrián Ortíz, y se agregan para su mejor visualización en el
POWERPOINT. Mas acuerdos y soluciones tempranas en causas penales en dos meses
del Plan de Oralidad que en todo 2010.-
PRESENTACIÓN DE EXPERIENCIAS INNOVADORAS
IX Seminario de Gestión Judicial y Acceso a la Justicia
OFICINA DE GESTION DE AUDIENCIAS (OGA)
“Inmediatez y la Publicidad al Servicio de la Comunidad”
AUTORA: Fátima María del Carmen Gutiérrez-Jefe de División
PODER JUDICIAL DE FORMOSA-ARGENTINA