ANÁLISIS DE PUESTOS

DE TRABAJO

Recopilación de información, descripción y

especificación de puestos de trabajo

Definición

Según Gary Dessler

es:

“El procedimiento a

través del cual se

determinan los

deberes y las

responsabilidades de

las posiciones y los

tipos de personas (en

términos de

capacidad y

experiencia) que

deben ser

contratadas para

ocuparlas”.

Según Werther y

Davis en el libro de

Administración de

Personal y

Recursos Humanos,

análisis de puesto

es:

“Recolección,

evaluación y

organización de

información sobre

un puesto de

trabajo

determinado”

¿EN QUE CONSISTE EL ANÁLISIS Y

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS?

ANÁLISIS DE PUESTOS- es el procedimiento de

obtención de información acerca de los puestos: su

contenido y aspectos y condiciones que le

rodean.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS- es el documento que

recoge la información obtenida por medio

del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto

así como las responsabilidades y

deberes inherentes al mismo.

Cuando se funda la organización

Cuando se crea nuevos puestos

Cuando se modifican de

manera significativa los puestos como

resultados de nuevas tecnologías o procedimientos

Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una

empresa.

¿Cuándo hacerlo?

Beneficios para los gerentes de

departamentos

• Mejora su conocimientosobre el flujo de trabajode su unidad

• Permite realizar unamejor selección delpersonal

• Facilita efectuar unaevaluación objetiva desus subalternos.

Beneficios para los empleados

• Permite conocer ycomprender mejor losdeberes del puesto.

• Puede ser utilizadocomo una guía para suautodesarrollo.

Proceso de obtención de

informaciónAsegurar, para su éxito, que el apoyo de la administraciónsuperior sea visible.

Identificar los puestos que es necesario analizar.

Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos

Reunir y organizar la información obtenida

Revisar la información con los participantes

Desarrollar una descripción y especificación de puesto

ANÁLISIS

DEL

PUESTO

ESPECIFICACIÓN

DEL

PUESTO

DESCRIPCIÓN

DEL

PUESTO

Descripción

Qué se hace?

Cómo se hace?

Por qué se hace?

Dónde se hace?

De quién depende?

Quienes dependen?

Con quién se

comunica?

Especificaciones

Conocimientos

Experiencia

Habilidades

Aptitudes

Capacidades Observables

Observación Directa

Método del cuestionario

Método de entrevista

Métodos mixtos

Método del diario de actividades

Método de incidentes críticos

Método de recopilación de información

OBSERVACIÓN DIRECTA

Concepto: Consiste en la observación directa del empleado mientras

realiza las tareas y funciones propias de su

puesto.

Características: Utilización en tareas

repetitivas- periodo de adaptación-

Comunicación al empleado de que va a

ser observado.

Ventajas: Procedimiento objetivo

y empírico-Registro sistemático y

homogéneo de datos.

Inconvenientes: El hecho de observar

interfiere el comportamiento- Se

requiere tiempo y esfuerzo, costoso- No

se utiliza en puestos no manuales-La persona observada no participa

de forma activa.

CUESTIONARIO

Concepto: Registro mediante el que se pretende recoger informaciónde todos los aspectos relacionados con el puesto.

Características: Sencillo y fácil de comprender - Lo rellena el titular delpuesto y lo supervisa su superior inmediato - Sólo un cuestionario por puesto(no personas) - Cuestionario puede ser abierto o cerrado.

Ventajas: Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si esrevisado por el superior - Participación activa de los titulares.

Inconvenientes: No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de análisis -Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.

ENTREVISTA

Concepto: Consiste en recabar información del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto. Conviene que la entrevista esté

estructurada.

Ventajas: Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se obtienen cara a cara con el titular.- Método

personalizado, mayor riqueza informativa- Interacción directa permite eliminar posibles reticencias.

Inconvenientes: Requiere emplear grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.

MÉTODOS DEL DIARIO DE ACTIVIDADES

Consiste en un autoinforme del

titular del puesto. Debe registrar

diaria y sistemáticamente las

actividades que desarrolla,

especificando el tiempo que les

dedica. Es un método sujeto a

distorsión, dado que se trata de un

autoregistro.

INCIDENTES CRÍTICOS

Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con

el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeño del puesto de trabajo.

MÉTODOS MIXTOS

Utilización de varios métodos al mismo tiempo.

Normalmente se utiliza observación directa y entrevista, y

cuestionario y entrevista.

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Consiste en recabar información acerca de

las descripciones de puestos ya publicadas o

bien realizadas en la misma empresa con

anterioridad.

PERFIL DEL PUESTO

Concepto: Capacidades y conocimientos necesarios para un adecuado desempeño del puesto.

Formación: Distinguiéndose entre la formación previa al acceso al puesto y la formación a desarrollar una vez que se ha accedido al puesto.

Aptitudes/competencias/ capacidades: Conjunto de características necesarias para un adecuado desempeño de las funciones.

Experiencia previa: Puestos de trabajo genéricos y plazos de permanencia en los mismos necesarios para acceder al puesto definido.

PRINCIPIOS PARA IMPLANTAR EL

ENRIQUECIMIENTO

Aumentar las exigencias (nivel de dificultad)

Aumentar las responsabilidades

Proporcionar libertad para la programación del trabajo dentro de ciertos límites

Proporcionar retroalimentación (informes de desempeño al trabajador)

Proporcionar nuevas exigencias de aprendizaje para estimular el crecimiento personal

Aplicar el concepto de competencia al Análisis y

Descripción del Puesto:

Se incluyen las competencias requeridas para una posición en

particular y el grado en que las mismas son necesarias: nivel A, B, C

o D.

◦ A: Alto

◦ B: Bueno, por sobre el estándar

◦ C: Mínimo necesario para el puesto pero dentro del perfil

requerido; no indica una subvaloración de la competencia.

◦ D: Insatisfactorio; este nivel no se aplica para el perfil del

puesto, ya que si no es requerida esa competencia para el

puesto no será necesario indicar el nivel.

Para las puntuaciones, el nivel D no es aplicable. No

obstante, el especialista de Recursos Humanos deberá tener

en cuenta la puntuación completa (A a D) para analizar al

final del trabajo la adecuación persona-puesto, ya que a la

persona que ocupe el puesto sí puede, eventualmente,

corresponderle el nivel D.

Ejemplo:ALFA S.A.

Puesto: SECRETARIA

Descripción General: Tomar notas y redactar en español, digitar notas en inglés y

español, programar reuniones, orientar las visitas y encargarse de los archivos.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Recibir, clasificar y distribuir correspondencia (circulares), informes y folletos,

firmar los comprobantes de recibo y archivarlos.

Tomar dictados de cartas y textos en español y digitarlos.

Reenviar textos y asuntos recibidos y cumplir los informes.

Organizar y mantener los archivos de documentos y cartas, generalmente

confidenciales, y registros; determinar su localización, cuando se necesite, e

informar de los compromisos al jefe.

Mantener los elementos necesarios al cargo: material de oficina, servicios

generales, requisiciones, pedidos; participar en compromisos menores que son

de responsabilidad de su superior, bien sea recordándoselo o asistiendo a ellos.

ANÁLISIS DEL PUESTO

Requisitos

◦ Instrucción básica: secundaria,

secretariado o equivalente, con

conocimientos en digitación en Word.

◦ Experiencia de trabajo: seis a doce

meses de práctica en digitación y estar

familiarizada con las normas y funciones

del equipo de trabajo.