GÉRER ET ADMINISTRER UN ENT Anper95, l’ENT des collèges du Val-d’Oise

30.11.15

Julien Delmas Formateur au numérique

Conseiller pour le numérique Bassin de Saint-Germain-en-Laye

Sommaire Tour de table Le contexte Les nouveautés 2015 Support technique iTop Stratégie de communication Les missions de l’administrateur Fonctionnement de l’ENT Gestion des comptes En début d’année scolaire Durant l’année scolaire : imports En fin d’année scolaire Menu administrateur Personnalisation Astuces Accompagnement des utilisateurs Utilisation nomade Ateliers Echange de pratiques

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Tour de table

Tour de table

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Qui êtes-vous ? Quelles sont vos missions (vis-à-vis de l’ENT) ? Quelle sont vos attentes ?

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Le contexte

Le contexte

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2010-2015 : iTop NetCollège choisi dans le Val-d’Oise 2015-2017 : Renouvellement du marché Autres collectivités :

Hauts-de-Seine : généralisation de NetCollège + EducHorus (solution achetée) Yvelines : généralisation en cours (une quarantaine de collèges) Val-d’Oise : tous les collèges équipés

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Les nouveautés 2015

Nouveautés 2015

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Elèves importés automatiquement dans EducHorus (sauf date d’arrivée, établissement précédent… qui nécessite un premier import). Classes importées depuis l’AAF Groupes importés depuis l’EDT Messagerie : recherche destinataires Casiers de collecte Nouveau cahier de textes simplifié

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Support technique iTop

Support technique iTop

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Niveau 1 : forum ENTraide : groupe de travail dans l’ENT

Compte admin.UAI déjà abonné Possibilité d’abonner un autre compte Notification par mail pour le suivi

Niveau 2 : ticket à support@ent95.valdoise.fr

Numéro de ticket Î suivi des demandes Niveau 3 : appel téléphonique

09 70 72 29 95

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Stratégie de communication

Stratégie de communication

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Accès directement sur l’adresse ENT

Délaissement du site de l’établissement

Pas d’infos concernant l’accès (fermeture…)

Pas de contact (problème, mot de passe perdu...)

Via le site de l’établissement

Valorisation du site et de ses publications

Informations concernant les indisponibilités

Coordonnées de contact en cas de problème (mdp perdu)

Statistiques globales

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Statistiques site web 01/09/2014 Î 31/08/2015 (collège 700)

Statistiques ENT 01/09/2014 Î 31/08/2015

Statistiques par profil

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Statistiques ENT 01/09 Î 01/12 Par profil

Statistiques par service

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Statistiques ENT 01/09 Î 01/12 Par service

Actualités Cahier de textes Notes Emplois du temps Absences Messagerie

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Les missions de l’administrateur

Les missions de l’administrateur

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Administrateur Personnel de direction Vie scolaire Gestion des comptes (distribution, publipostage, réinitialisation des mots de passe, création de comptes)

Paramétrage des classes/groupes : PP, dates de fin de période

Paramétrage des données de vie scolaire

Paramétrage de base de l’ENT (menus, droits…)

Paramétrage des matières

Gestion des ressources (activation, personnalisation des menus)

Choix des types de bulletin

Remontée des problèmes (support) et lien avec iTop

Importation des EDT (annuel ou hebdomadaire)

Maintenance annuelle (sauvegarde, nettoyage…)

Accompagnement des utilisateurs (formation de début d’année, distribution de documentation)

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Fonctionnement de l’ENT

Fonctionnement de l’ENT

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AAF (Annuaire Académique Fédérateur) Profs : STS Elèves et responsables : SIECLE (attention aux doublons de responsables !) Liens élèves-classes et profs-classes : SIECLE et STS Liens élèves-groupes et profs-groupes : importé depuis l’emploi du temps

Création/Suppression des comptes : Pas (ou peu) de comptes créés manuellement Cas particuliers sur plusieurs établissements Délai de 90 jours (suppression)

Fonctionnement de l’ENT

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AAF

STS SIECLE

Emploi du temps

(depuis EDT ou UDT)

ENT

Emplois du temps

Cahiers de textes

Groupes et affectations

Comptes profs, élèves, parents Annuaire ENT, messagerie

Informations sur les élèves et responsables dans EducHorus

Classes et affectations

Liens responsables - élèves

SIECLE (fichiers

XML)

+

1er import manuel

obligatoire

import automatique toutes les 48h

import initial + imports hebdomadaires

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Gestion des comptes

Gestion des comptes

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Création automatique via l’AAF Consulter régulièrement les derniers traitements (« création », mais aussi « mises à jour » : changement d’établissement) Utiliser l’outil de publipostage intégré (ou pas) pour distribuer les compte

Stratégie à mettre en place à la rentrée Réinitialiser tous les mots de passe et les redistribuer à chaque rentrée scolaire ? Ne pas toucher les mots de passe et réinitialiser 20, 50, 100, 500 mots de passe de façon individuelle chaque année ? La fonction de récupération de mot de passe n’est utilisable que si une adresse e-mail a été renseignée lors de la première connexion

Création/Suppression des comptes Pas (ou peu) de comptes créés manuellement : AVS, infirmière, COP ? Fusion de comptes (changement de nom) Cas particuliers sur plusieurs établissements Délai de 90 jours (en cours de suppression) + validation de l’admin pour les profs

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En début d’année scolaire

En début d’année scolaire

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~20 août : première synchronisation complète :

Archivage des comptes élèves/responsables/profs de l’an passé Création/actualisation des nouveaux comptes Affectation des nouveaux profs avec 2 semaines d’avance dans l’AAF par le rectorat quand c’est possible Profs arrivés : conservent leur lien avec l’ancien collège pendant 90 jours

Réinitialiser les mots de passe élèves/parents ?

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Durant l’année scolaire - Imports -

Imports d’emploi du temps

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EDT : export PDF : plus utile EDT : depuis septembre 2013 : export XML (une ou plusieurs fois par semaine) UDT : export DBF initial puis par période définie (une ou plusieurs fois par semaine)

Modification des EDT

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Décision à prendre en début d’année scolaire pour les modifications des EDT :

Modifications apportées dans le logiciel d’emploi du temps lors des changements mineurs puis import dans l’ENT

Permet de conserver la puissance de calcul du logiciel

Modifications apportées uniquement et directement dans l’ENT

Mise à jour plus rapide (annulation ou déplacement de quelques cours) Attention :

travail en direct sur les emplois du temps contraignant lorsqu’il y a beaucoup de modifications

Parcours personnalisés

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Parcours personnalisés : Particulièrement adapté aux ULIS Permet d’attribuer à un ou plusieurs élèves un emploi du temps basé sur :

L’emploi d’une ou plusieurs classes L’emploi du temps d’une ou plusieurs personnes

Î Permet d’avoir des listes d’appel justes et sans fausses absences ; Î Permet à l’élève d’avoir un emploi du temps réel

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En fin d’année scolaire

Fin d’année scolaire

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Fermeture programmée de l’ENT (après les résultats du DNB), pour éviter :

Aux élèves de connaître leur classe Aux profs de voir leurs emplois du temps provisoires

Archives : télécharger les archives mises à disposition par iTop : cahiers de textes, notes et vie scolaire (absences, retards, punitions, sanctions…) Supprimer (ou mettre en suppression) les groupes de travail qui ne sont plus utilisés

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- Mise en pratique -

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Menu Administrateur

Compte utilisateurs

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Gestion des comptes : Automatique : création, actualisation Manuelle : fichiers contenant les mots de passe Valider les suppressions de profs Recherches des utilisateurs Réinitialiser des mots de passe

Droits et rôles

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Menus visibles en fonction des profils (par exemple modification de mots de passe) ou pour alléger le menu Gérer les rôles : ne pas toucher ! Gérer l’annuaire : droits restreints sur listes de diffusion !!

Gérer le SSO

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Activer/désactiver les ressources Attention : activer les ressources financées par le CD95

Gérer l’établissement

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Horaires/dates de fermeture Fermeture planifiée de l’ENT Charte Page d’accueil (personnalisation)

Import

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Imports des emplois du temps

Vie scolaire

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Profils : gérer les utilisateurs EducHorus et définir le menu EducHorus horizontal

Direction/CPE/Prof/Surveillant Accueil de l'ENT>Administration>Vie Scolaire>Profils> menus

Parents et élèves : https://ent95.valdoise.fr/etabs/0951099D/Pages/viescolaire/educ-horus2.aspx?eh=vACKh%2b7Mm5HRI%2f2mfo%2fZp4A5tVxlcjByJzHxgtKZwnXkUkx6uJz1YPiNmMaqSyTpyvFcKYJHijA%3d&mclick=4oNJTNFNlbE=

Paramétrage : paramètres de base de l’ENT

Gérer le menu

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Menu de gauche Masquer/ajouter une entrée Attention, pour une nouvelle entrée dans le menu : penser à donner les droits à chaque profil !

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Personnalisation

Personnalisation

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Page d’accueil (RSS, messagerie…) Menus Dossier commun PROFS

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- Mise en pratique -

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Accompagner les utilisateurs

Accompagner les utilisateurs

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Mettre en place des animations Lors de la rentrée scolaire pour les nouveaux collègues ; Durant l’année scolaire pour (re)présenter des fonctionnalités : mode conseil de classe pour les professeurs principaux, casiers de collecte, groupes de travail Pour les (représentants de) parents ?

Fiches pratiques DANE Tous : http://www.ent.ac-versailles.fr/Fiches-pratiques-iTop-usagers CPE : http://www.ent.ac-versailles.fr/Fiches-pratiques-Educ-Horus-Absences Administrateurs et PerDir : http://www.ent.ac-versailles.fr/Fiches-pratiques-Educ-Horus-Notes Guide de prise en main pour les familles : http://www.ent.ac-versailles.fr/Guide-de-prise-en-main-de-l-ENT-NetCollege-pour-les-familles

Documentation iTop groupe de travail Support niveau 1 : https://ent95.valdoise.fr/grp-etabs/versailles/support-niveau-1-entraide95/

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Utilisation nomade

Utilisation nomade

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Microsoft Exchange : synchronisation messagerie (équivalent iMap), calendrier, tâches, contacts Fonctionne sur :

Tablettes iOS, Android, Windows Smartphones iOS, Android, Windows Applications natives Mac OS, W8, W10 Autres applications : emclient.com

Non compatible avec Outlook !!

Application NetCollège

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Application NetCollège ou Anper95 sur Android (au moins)

Uniquement la « partie » NetCollège Agenda Cahier de textes Actualités

Pas de : Notes, absences…

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Astuces

Astuces

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WebDav : gérer les fichiers des groupes de travail : Lien direct pour envoyer un mail à un utilisateur Attention : listes de diffusion non sécurisées Se connecter avec plusieurs comptes : navigation privée ou autre navigateur abonner son compte individuel au forum Niveau 1 Comptes COP (affectation sur plusieurs collèges) Comptes AVS Renommer un compte (création et fusion) Demander à iTop activation du menu « Envoi de SMS » : envoi de SMS en masse Mise en place d’une notification sur les forums où les espaces « documents »

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Ateliers

Ateliers (20 minutes)

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Un EduPad par groupe : Quels menus pour les profs / personnels de direction / parents / élèves http://edu-pad.ac-versailles.fr/p/adminENT1 Quelles améliorations souhaiteriez-vous pour l’ENT ? http://edu-pad.ac-versailles.fr/p/adminENT2 Quelles améliorations pour les outils de vie scolaire ? http://edu-pad.ac-versailles.fr/p/adminENT3 Quels problèmes avez-vous déjà rencontrés ? http://edu-pad.ac-versailles.fr/p/adminENT4

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Échange de pratiques

Échange de pratique

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Quelle personnalisation avez-vous mis en place ? Quels outils spécifiques (groupes de travail, menu, ressources) utilisez-vous ? Quelles stratégies de communication ? Quelles autres pratiques intéressantes ?