Spor İstanbul HumanAX İnsan Kaynakları Portal

Kullanım Klavuzu

1. GENEL

HR Portal uygulaması Microsoft Dynamic AX 2012 platformunda HumanAX Bordro , İzin , Mesai ve

Kişisel Bilgiler , Bilgi Teknolojileri Takip Sistemi , Teknik İşler Takip Sistemi olarak kullanılmaktadır.

HumanAX HR Portal uygulaması İnsan Kaynakları ve Bordro modülü ile entegre olarak çalışmaktadır.

Uygulamaya giriş yapan kullanıcılar İnsan Kaynakları ve Bordro Modülünde kendi sicil bilgileri

görebilmektedir. Uygulamaya giriş yapan kullanıcılar astlarına ait sicil bilgilerini izleyebilir, astlarına ait

izin formu , fazla mesai formu doldurabilir, astlarına ait ücret bordrolarını görüntüleyebilir.

HumanAX HR Portal uygulamasında Ax uygulamalarına elektronik formlar (İzin talep formu, avans

talep formu, fazla mesai formu) dışında veri akışı yapılmamaktadır. Elektronik formlar çalışan

tarafından doldurularak kaydedildikten sonra Ax 2012 uygulama iş akışları ile onay sürecinden

geçirilerek Ax ERp uygulamasında İnsan kaynakları bordro kayıtları oluşturulur.

2. DYNAMICS AX ERP PORTAL 2.1. Kullanıcı Tanımları

HumanAX HR Portal uygulamasına erişim için öncelikle Domain sunucuda Windows kullanıcı hesabı

oluşturulmalıdır. Kullanıcı Adınızı Bilgi Teknolojileri Şefliği’nden alabilirsiniz.

Web Adresi : portal.spor.istanbul

Kullanıcılar formunda Diğer Ad alanında çalışan eşlemesi yapılacak domain kullanıcısı seçilerek

“İlişkiler” düğmesi seçilir.

“Kişi” alında MS Dynamics AX ERP çalışan adı seçilerek kullanıcı ilişkisi tanımlanır.

3. ANA SAYFA

HumanAX HR Portal uygulamasına web tarayıcı (internet explorer, Google Choreme vb.) adres satırına

http://portal.spor.istanbul adresi yazılarak HumanAX HR Portal anasayfaya erişim sağlanır.

Anasayfada sol menüde kurumda kullanılan web uygulamalarına ait linkler bulunmaktadır. Linkler ile

aşağıdaki uygulamalara yönlendirme yapılır.

Kalite Yönetim Sistemi: :Link seçildiğinde QDMS Portal Uygulaması sayfasına geçiş yapılır. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) :Link seçildiğinde MS Dynamics AX ERP programına ait Enterprise Portal Uygulaması sayfasına geçiş yapılır. Bilgi teknolojileri Online Destek Sistemi :Link seçildiğinde Bilgi Teknolojileri Departmanına iletilmek üzere talep ve istek girişi ekranına açılır. Eğer kullanıcı adı ve şifre girilerek sisteme giriş yapılmamışsa öncelikle kullanıcı adı ve şifre ile giriş ekranına yönlendirme yapılıcaktır. Tesis Yönetim Sistemi :Link seçildiğinde Tesis Yönetim Sistemi uygulamasına yönlendirme yapılır. PDKS :Link seçildiğinde Meyer uygulaması kullanıcı giriş ekranına yönlendirme yapılır. İBB Şifre Değiştirme :Link seçildiğinde İBB şifre değiştirme uygulamasına yönlendirme yapılır.

4. KULLANICI GİRİŞİ

Ana sayfada sol üst köşede “Oturum Aç” linki seçildiğinde aşağıdaki giriş ekranı açılır.

Windows açılışında kullanılan kullanıcı adı ve şifre yazılarak “Giriş” düğmesi seçildiğinde sisteme giriş yapan

kullanıcı ana sayfası açılır.

Çalışan sayfasının üst kısmında sisteme giriş yapan kullanıcıya ait sicil bilgileri görüntülenir.

Çalışan sayfasının alt kısmında elektronik form kısayol düğmeleri , Bugün Doğanlar, Günün menüsü ve

Duyurular listesi bulunmaktadır.

Çalışan sayfasının sol kısmında Portal uygulamasında aşağıda açıklanan menülere erişim sağlanmaktadır.

5. E-FORMLAR

Elektronik formlar çalışan tarafından doldurularak iş akışı konfigürasyonlarına göre onaydan geçirilir.

Elektronik formlar için sayfanın solunda bulunan menü ağacı listesinde E-Formlar linki seçildiğinde alt menüler

aşağıdaki gibi listelenecektir.

5.1. İzin Yönetimi

5.1.1. İzin Formu

İzin talep formunu sisteme giriş yapan çalışanlar kendileri için doldurabilir. Sisteme giriş yapan

yöneticiler astları adına izin talep formu doldurabilmektedir.

İzin Formu Linkleri

İzin Prosedürü : Bu link seçildiğinde Kurum içinde uygulanan izin yönetmeliği dokümanı

açılmaktadır. Kullanıcı tarafından izin yönetmeliği bilgisine ulaşma amaçlıdır.

İzin Formu Alanları

Çalışan :Sisteme giriş yapan çalışan kendisini , yöneticiler kendisi veya astlarını

seçerek izin formunu kim için düzenlediğini belirleyecektir.

İşe Giriş Tarihi :Seçilen çalışanın işyerine giriş tarihi sistem tarafından görüntülenir.

İzin Kıdem Tarihi :Seçilen çalışanın izin hakkediş kıdem tarihi sistem tarafından

görüntülenir.

SGK İşyeri :Seçilen çalışanın kayıtlı olduğu SGK işyeri adı sistem tarafından

görüntülenir.

İzin Bakiyesi :Seçilen çalışan için “İzin Tipi” alanında izin tipi seçildiğinde çalışan

fonksiyondur. İzin Tipi = Yıllık izin ise bu alanda Yıllık İzin Bakiyesi günü gösterilir. İzin Tipi =

Serbest Zaman İzni ise bu alanda serbest zaman izin bakiyesi saati görüntülenir. Diğer izin

tiplerinde bakiye gösterilmez.

Neden Kodu :Seçilen çalışan için “İzin Tipi” alanında Mazeret İzni seçilirse neden kodu

alanı aktif olur bu alanda eğitim, sağlık vb. mazeret izni nedeni seçilir.

İzin Kullanım Bilgileri :Seçilen çalışan için “İzin Tipi” alanında seçilen izin tipi kullanımına ait

açıklamalar gösterilir.

İzin Avansı :Seçilen çalışan için İzin Tipi=Yıllık İzin ise bu alan aktif olur. Avans

İstiyorum veya İstemiyorum seçimi belirtilir.

İzin Avans Tutarı :Avans istiyorum seçildiğinde aktif olan alandır. Bu alanda istenen yıllık

izin avansı tutarı girilir. Avans tutarı izin günü x günlük brüt ücret tutarında fazla ise formda uyarı

verilerek izin avansı tutarının geçersiz olduğu belirtilir bu durumda avans tutarı izin günü x

günlük brüt ücret tutarını geçmeyecek şekilde değiştirilerek kaydedilebilir.

Başlangıç Tarihi :İzin başlangıç tarihi kullanıcı tarafından elle yazılabilir veya takvimden

seçilebilir.

Bitiş Tarihi :İzin bitiş tarihi kullanıcı tarafından elle yazılabilir veya takvimden

seçilebilir.

İşe Dönüş Tarihi :İzin bitiş tarihinden önce olmamak şartıyla kullanıcı tarafından elle

yazılabilir veya takvimden seçilebilir.

Açıklama :İzin talebi ile ilgili kısa açıklama yazılmalıdır.

Toplam Gün :Hesapla butonu seçildiğinde sistem tarafından izin bitiş tarihi ve izin

başlangıç tarihi arasındaki gün sayısı hesaplanır. Kullanıcı tarafından değişiklik yapılamaz.

Toplam Saat :Toplam gün x 8 saat olarak sistem tarafından hesaplanır. Kullanıcı

tarafından değiştirilemez.

İş Günü :Hesapla butonu seçildiğinde sistem tarafından izin bitiş tarihi ve izin

başlangıç tarihi arasındaki gün sayısından hafta tatili ve resmi tatil günleri çıkarılarak hesaplanır.

İzin bakiyesinden bu alanda hesaplanan gün sayısı düşülerek izin bakiyesinden kullanılan izin

süresi çıkarılır. Kullanıcı tarafından değişiklik yapılamaz.

İş Saati :İş günü x 8 saat olarak sistem tarafından hesaplanır. Kullanıcı tarafından

değiştirilemez.

İzinde Bul. Adres :Çalışan tarafından doldurulması zorunlu alandır.

İrtibat Telefonu 1 :Çalışan tarafından doldurulması zorunlu alandır.

İrtibat Telefonu 2 :Çalışan tarafından doldurulması zorunlu alandır.

İzin Formu Butonları

Hesapla :İzin formundaki tüm alanlar doldurulduktan sonra “Hesapla” butonu

seçilir. Formda girilen tarihlere göre izin günü hesaplanır. Formda eksik girilen alan veya

kurallara uymayan durumlar tespit edilirse izin formunun üst kısmında aşağıda örneklendirildiği

gibi hata mesajları iletilir.

Bu durumda ilgili hata düzeltilerek yeniden “Hesapla” butonu seçilmelidir.

Kaydet : “Hesapla” butonu seçildiğinde hata yoksa “Kaydet” butonu aktif olur

ve kaydet butonu seçilerek formun sisteme kaydedilmesi sağlanır. Kaydedilen formda istenirse

kullanıcı tarafından değişiklik yapılabilir.

Onaya Gönder :”Onaya Gönder” butonu seçildiğinde izin talebi üst yönetici , 2. Üst

yönetici ve insan kaynakları onayına gönderilir. “Onaya Gönder” seçildikten sonra izin talep

formunda değişiklik yapılamaz. Formun iptal edilmesi için üst yöneticiye veya İnsan kaynakları

departmanına başvurmak gerekir.

Onaya gönderilen formlar üst yöneticiler veya İnsan Kaynakları tarafından reddedilir ise veya

iptal edilirse yeni izin talep formu doldurularak tekrar onaya gönderilmelidir.

İzin talep formu doldurulduktan sonra form üst kısmında “PDF” düğmesi seçilerek izin talep

formu PDF dosyası çıktısı alınır.

İzin formunda Üst yönetici imzaları alınarak İnsan Kaynakları Departmanına teslim edilmelidir.

5.1.2. İzin Listesi

İzin listesi ekranında daha önceden kaydedilen izin talep formlarının durumu takip edilebilir.

5.1.3. İzin Onay Listesi

İzin onay listesi sadece yöneticilerde görüntülenmektedir. Astlar tarafından onaya gönderilen izin talep

formları bu ekranda listelenmektedir.

İzin onay listesinde simgesi seçilerek izin formu detayları ekranında izin talebine Onay veya Reddet

cevabı verilmelidir.

5.2. Mesai Yönetimi

Mesai yönetimi formları sayfasın sol kısmındaki menü ağacında E-Formlar altında “Mesai Yönetimi”

menüsündedir.

5.2.1. Fazla Mesai Formu

Fazla mesai formu menüsünde 3 tip fazla mesai formu bulunmaktadır.

Fazla Mesai Formu 1 : Normal mesai günlerinde yapılan fazla mesailer için kullanılacak fazla

mesai formudur. Fazla mesai 1 formu ile oluşturulan fazla mesai süreleri serbest zaman izin

bakiyesi oluşturmaktadır.

Fazla Mesai Formu 2 : Hafta tatili günlerinde yapılan fazla mesailer için kullanılacak fazla

mesai formudur.

Fazla Mesai Formu 3 : Resmi tatil günlerinde yapılan fazla mesailer için kullanılacak fazla

mesai formudur.

Fazla mesai formları sadece yöneticiler tarafından astları için Fazla mesai türü ve Ay bazında

aşağıda açıklandığı gibi oluşturulabilir.

Form Üst Bilgileri

Adı Soyadı : Formu açan yöneticinin adı soyadı sistem tarafından gösterilir.

Departman : Sistem tarafından yöneticinin departmanı gösterilir.

Unvan : Sistem tarafından yöneticinin ünvanı gösterilir.

Fazla Mesai Tür: Seçilen fazla mesai formuna göre fazla mesai türü sistem tarafından gösterilir.

Yıl : Yönetici tarafından fazla mesai formunun düzenleneceği Yıl seçilmelidir.

Ay : Yönetici tarafından fazla mesai formunun düzenleneceği Ay seçilmelidir.

Durumu : Fazla mesai formunun onay durumunun gösterildiği alandır.

Kaydet : Form üst bilgileri doldurulduktan sonra kaydet butonu seçilmelidir. Kaydet

seçildikten sonra “Yeni Kayıt Ekle” butonu aktif olacaktır.

Fazla mesai yapan astların mesai tarih ve saatleri tanımlanarak fazla mesai formu listesi

oluşturulmalıdır.

Form Satır Bilgileri

Formun tamamlanması ve Basımı

Fazla mesai formuna istenen astların ilgili aydaki tüm fazla mesaileri kaydedildikten sonra formun

sol üstünde bulunan PDF butonu ile dosya çıktısı alınabilir.

Form satırları oluşturulduktan sonra “Onaya Gönder” butonu seçilerek üst yönetici ve insan

kaynakları onayına gönderilir. İnsan kaynakları onayı verilen formlardaki çalışanlar için serbest

zaman izin hakkedişi oluşturulur.

Fazla mesai formu çıktısı

Kaydedilen formlar için PDF çıktı aşağıdaki gibi alınabilmektedir.

5.2.2. Fazla Mesai Listesi

Yöneticiler tarafından daha önce doldurdukları fazla mesai formları listeleyebilecekleri ekrandır.

5.2.3. Fazla Mesai Onay Listesi

Astlar tarafından gönderilen fazla mesai formlarının onay listesinin bulunduğu ekrandır.

İzin onay listesinde simgesi seçilerek izin formu detayları ekranında izin talebine Onay veya

Reddet cevabı verilmelidir.

5.3. Avans Yönetimi

5.3.1. Maaş Avans Formu

Maaş avans formu talepleri portal üzerinden düzenlenebilmektedir. Maaş avans formu maaş

avansı ve izin avansı talepleri için kullanılmaktadır.

Avans Formu Alanları

Çalışan : Formu açan çalışan bilgisi gelir. Avans formunu her çalışan

kendisi adına doldurabilir.

Departman : Avans talebinde bulunan çalışanın departmanı sistem

tarafından gösterilir.

İşe Giriş Tarihi : Avans talebinde bulunan çalışanın işe giriş tarihi sistem

tarafından gösterilir.

Bir Önceki Avans Tarihi : Avans talebinde bulunan çalışanın bir önceki kullandığı avans

tarihi bilgi amacıyla sistem tarafından gösterilir.

Bir Önceki Avans Tutarı : Avans talebinde bulunan çalışanın bir önceki kullandığı avans

tutarı bilgi amacıyla sistem tarafından gösterilir.

Onaylanabilir Avans Tutarı : Onaylanabilir avans tutarı brüt ücretin %80 inden fazla olamaz.

Sistem tarafından onaylanabilir maksimum tutar bilgi amacıyla gösterilir.

Avans Talep Tarihi : Avans talebinde bulunan çalışan tarafından avans talep tarihi

doldurulmalıdır.

İstenen Avans Tutarı : Avans talebinde bulunan çalışan tarafından istenen avans tutarı

doldurulmalıdır.

Para Birimi : Avans talebi sadece TL para birimi olarak talep edilir. Kullanıcı

tarafından değiştirilemez.

Avans Türü : Avans seçilmelidir.

Avans Tipi : Maaş avansı veya izin avansı tipi belirtilmelidir.

İzin Formu : Eğer avans tipi izin ise öncelikle izin talep formu doldurulmuş

olmalı ve bu alanda ilgili yıllık izin formu numarası seçilmelidir.

Avans Formu Butonları

Kaydet :Tüm alanlar doldurulduktan sonra kaydet butonu ile form

kaydedilir.

Onaya Gönder :Tüm kontrollere uygun olan maaş avans formları kayıt edildikten

sonra onaya gönderilir.

5.3.2. Maaş Avans Listesi

Çalışanlar tarafından önceden doldurulmuş avans formları listesi görüntülenmektedir.

5.3.3. Maaş Avans Onay Listesi

Yöneticiler form onay işlemlerini maaş avans onay listesinden Onay veya Reddet cevabı vererek

yapabilmektedir.

6. BT İSTEK TAKİP SİSTEMİ

Bilgi teknolojileri departmanına iletilmek üzere istek ve taleplerin yönetimi sağlanır. Ana sayfanın solunda

bulunan menü ağacından istek takip sistemine ulaşılabilir.

6.1. Yeni Talep Ekle

Bilgi teknolojileri departmanına iletilmek üzere yeni talep oluşturmak için kullanılan formdur.

Form açılışına iletişim numarası ve e-mail adresi sicil bilgilerin otomatik olarak gelmektedir iletişim bilgileri

istenirse formda değiştirilebilir.

Kategori ve Alt kategori listeden seçilerek Konu ve Mesaj kısımları doldurularak “Kaydet” düğmesi

seçildiğinde yeni talep kaydedilecektir.

6.2. Mevcut Talepleri Görüntüle

Mevcut Talepleri Görüntüle ekranında daha önce oluşturulan taleplerin durum takibinin yapılması

sağlanmaktadır.

FTalep satırının sağında bulunan simgesi seçilerek talep ile ilgili yapılan işlem geçmişi takip edilebilir.

Talep satırının sağında bulunan simgesi ile işleme alınmamış taleplerde düzeltme yapılabilir. Talep

işleme alınmış ise değişiklik yapılmasına izin verilmez.

7. TEKNİK İŞLER İSTEK TAKİP SİSTEMİ

Teknik İşler departmanına iletilmek üzere istek ve taleplerin yönetimi sağlanır. Ana sayfanın solunda bulunan

menü ağacından istek takip sistemine ulaşılabilir.

7.1. Yeni Talep Ekle

Teknik İşler departmanına iletilmek üzere yeni talep oluşturmak için kullanılan formdur.

Form açılışına iletişim numarası ve e-mail adresi sicil bilgilerin otomatik olarak gelmektedir iletişim bilgileri

istenirse formda değiştirilebilir.

Kategori ve Alt kategori listeden seçilerek Konu ve Mesaj kısımları doldurularak “Kaydet” düğmesi

seçildiğinde yeni talep kaydedilecektir.

7.2. Mevcut Talepleri Görüntüle

Mevcut Talepleri Görüntüle ekranında daha önce oluşturulan taleplerin durum takibinin yapılması

sağlanmaktadır.

FTalep satırının sağında bulunan simgesi seçilerek talep ile ilgili yapılan işlem geçmişi takip edilebilir.

Talep satırının sağında bulunan simgesi ile işleme alınmamış taleplerde düzeltme yapılabilir. Talep

işleme alınmış ise değişiklik yapılmasına izin verilmez.

8. KİŞİSEL BİLGİLER

Kişisel bilgiler menüsünde Pozisyon bilgileri, Öğrenim Bilgileri, Eğitim Bilgileri, Aile Bilgileri, Zimmetler, Banka

bilgileri menüleri seçilerek görüntülenir.

8.1. Pozisyon Bilgileri

Çalışanın kurum içindeki pozisyon atamalarını tarihçe ile izleyebileceği formdur.

8.2. Öğrenim Bilgileri

Çalışanın özgeçmiş bilgilerinde tanımlı öğrenim bilgilerinin listelendiği ekrandır. Öğrenim bilgilerinde eksik

olması halinde İnsan Kaynakları departmanına bilgi verilerek özgeçmiş bilgilerinin düzeltilmesi sağlanabilir.

8.3. Eğitim Bilgileri

Çalışanın özgeçmiş bilgilerinde tanımlı eğitim bilgilerinin listelendiği ekrandır. Kurum içinde planlanan

eğitime katılan ve tamamlayan çalışanların eğitim bilgileri yapılan kayıtlara göre bu ekranda

listelenmektedir.

8.4. Aile Bilgileri

Çalışanın sicil kartında tanımlı nüfus ve aile bilgilerinin gösterildiği ekrandır. Aile bilgilerin eksik veya hata

olması durumunda Aile Bildirim Formu doldurularak İnsan Kaynakları Departmanına iletilerek aile

bilgilerinin güncellenmesi sağlanabilir.

Aile bilgilerinde tanımlı kişi satırlarının sağında bulunan linki seçilerek nüfus bilgi detayları görüntülenir.

8.5. Zimmetler

Çalışana zimmetlenen sabit kıymet maddelerinin listelendiği ekrandır.

Fiili iade tarihi boş olan maddeler çalışan bulunan zimmetlerdir. Fiili iade tarihi dolu olan maddeler çalışan

tarafından kuruma iade edilmiş zimmet maddelerini ifade eder.

8.6. Banka Bilgileri

Çalışanın sicil kartında tanımlı maaş ödemelerinin yapılacağı banka hesap bilgisinin gösterildiği ekrandır.

8.7. Personel Devam Sistemi

PDKS sisteminde turnike giriş-çıkış kayıtlarına göre alınan devam bilgilerinin listelendiği ekrandır. Bu

ekranda yöneticiler astlarının devam takip bilgileri listeleyebilmektedir.

8.8. Maaş Bordrosu

Çalışanlar tarafından Bordro yılı ve Bordro Ayı seçilerek istenen döneme ait maaş bordrosunun

alınabileceği ekrandır. Ekrana alınan maaş bordrosu istenen formatta dosya olarak kaydedilebilmektedir.

Yöneticiler Personel alanında seçim yaparak astlarına ait maaş bordrolarını görüntüleyebilir.

8.9. Organizasyon Şeması

Organizasyon şeması formunda ekranında Bölüm alanında seçilen bölüm yöneticisinden başlanarak en alt

kademeye kadar resimli organizasyon şeması görüntülenir. Alt kademe sayısı alanına sayısal değer girilerek

alt kademe sayısı sınırlanabilir. Tarih alanında organizasyon şemasının alınacağı tarih girilerek ilgili tarihe ait

şema alınabilir. Resimleri gizle parametresi seçilerek şemanın resimsiz oluşturulması sağlanabilir.

9. TELEFON REHBERİ Telefon rehberi uygulamasında Bölüm, Personel veya isim yazılarak kurum içi çalışanların dahili numaraları

veya e-posta adresi sorgulanabilmektedir.

Bölüm listesinde İnsan Kaynakları tarafından kurum içinde tanımlı departmanlar listesi açılır. Herhangi

bir bölüm seçilirse ilgili bölümde çalışanlar ve iletişim bilgileri listelenir.

Personel listesinde İnsan Kaynakları tarafından kurum içinde tanımlı çalışanlar listesi açılır. Herhangi bir

çalışan seçilirse ilgili kişinin iletişim bilgileri listelenir.

Adı alanına herhangi bir isim yazılarak listele düğmesi seçilir ise ilgili isimli çalışanlar ve iletişim bilgileri

listelenir.

10. KİMLER İZİNDE

Kimler izinde menüsü seçildiğinde ilgili tarihte izinde olan çalışanlar listelenmektedir.

11. KULLANICI DEĞİŞTİR Kullanıcı değiştir menüsü yöneticiler tarafından kullanılabilir. Sisteme giriş yapan yöneticilere bu

formda astları listelenir.

Ast çalışanlar listesinde simgesi seçilerek ilgili astın sayfasına geçiş yapılarak ilgili çalışana ait

bilgiler görüntülenebilir.

12. UYGULAMADAN ÇIKIŞ Uygulamadan kullanıcı hesabını kapatarak çıkmak için sol üst köşede bulunan Sicil numarası ve Çalışan adı

menüsü seçildiğinde aşağıdaki “Çıkış” düğmesi bulunan formdan “Çıkış” seçilerek sistemden çıkış yapılır.