instrucciones de trabajo · 2019-11-20 · secretaría técnica parlamentaria sgc procedimiento...

Secretaría Técnica Parlamentaria SGC Procedimiento Parlamentario Título VII Reglamento

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INSTRUCCIONES DE TRABAJO SERVICIO DE EDICIÓN DE PUBLICACIONES DEL

ORDEN DEL DÍA Y DE ASUNTOS ENTRADOS

LC-IDA-IT-8.5.1-02

Aprobó: Vigencia: 07/09/16 Rev. 11 Página 1 de 20

ÍNDICE DEL CONTENIDO: 1. OBJETIVO.

2. ALCANCE.

3. DEFINICIONES.

4. CONDICIONES GENERALES, DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES. 4.1. Condiciones generales para la prestación del Servicio. 4.2. Desarrollo de la prestación del Servicio de Edición de las Publicaciones.

4.2.1. Registro de la información de identificación del producto. 4.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto. 4.2.3. Fijación del tipo de encuadernado y tiraje de la edición de ambas publicaciones. 4.2.4. Modificaciones en contratapa. 4.2.5. Recepción de materiales de Secretaría Legislativa. 4.2.6. Control de recepción de los materiales recibidos. 4.2.7. Edición de los contenidos de las publicaciones del "Orden del Día" y de "Asuntos Entrados".

4.2.7.1. Estructura y contenido del "Orden del Día". 4.2.7.2. Estructura y contenido de los "Asuntos Entrados".

4.2.8. Formateo de estilo. 4.2.8.1. Aspectos generales. 4.2.8.2. En la sección Temario del "Orden del Día". 4.2.8.3. En la sección Despachos del "Orden del Día". 4.2.8.4. En las secciones de los "Asuntos Entrados". 4.2.8.5. En el Anexo Documental de los "Asuntos Entrados".

4.2.9. Compilación de sumarios y asuntos. 4.2.9.1. Compilación para el "Orden del Día". 4.2.9.2. Compilación para los "Asuntos Entrados". 4.2.9.3. Compilación para el Anexo Documental de los "Asuntos Entrados".

4.2.10. Unificación (Maquetación) en un solo documento de los "Asuntos Entrados". 4.2.11. Unificación (Maquetación) en un solo documento del “Orden del Día” 4.2.12. Índice General del libro: “Orden del Día y Asuntos Entrados” 4.2.13. Validación del diseño y desarrollo (Maqueta de los documentos) 4.2.14. Elaboración de las plantillas en soporte digital destinadas al Recinto de Sesiones. 4.2.15. Verificación del Producto en soporte digital. 4.2.16. Verificación y Validación de la Maqueta para impresión en soporte papel. 4.2.17. Copias de Seguridad del Archivo .pdf de la Maqueta 4.2.18. Realización del boceto e impresión de las tapas:

4.2.18.1. Selección de fotografías. 4.2.18.2. Modificaciones en nóminas de legisladores, bloques y autoridades. 4.2.18.3. Control de identificación del producto. 4.2.18.4. Validación del diseño y desarrollo (Boceto y diseño de tapas) 4.2.18.5. Impresión de las tapas.

4.2.19. Fotocopiado de originales. 4.2.20. Encuadernación. 4.2.21. Guillotinado. 4.2.22. Control final y liberación del producto en soporte papel. 4.2.23. Liberación del producto en soporte digital. 4.2.24. Distribución de las publicaciones en soporte papel. 4.2.25. Distribución de las publicaciones en soporte digital.

4.3. Responsabilidades del Personal.

5. REGISTROS DE LA CALIDAD.

6. ANEXOS. 7 . DOCUMENTOS RELACIONADOS.


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1. OBJETIVO:

El objetivo de la presente instrucción de trabajo es establecer las pautas a seguir en el Servicio de Edición de Publicaciones del "Orden del Día" y de "Asuntos Entrados", del Centro de Edición de Publicaciones de la Secretaría Técnica Parlamentaria de la Legislatura de la Provincia de Córdoba, conforme a las atribuciones conferidas por el Artículo 42 del Reglamento Interno. 2. ALCANCE:

A todo el Personal que presta servicios en el Centro de Edición de Publicaciones de la Secretaría Técnica Parlamentaria de la Legislatura de la Provincia de Córdoba y que está afectado a la edición de las publicaciones del "Orden del Día" y de "Asuntos Entrados". 3. DEFINICIONES:

Asuntos: son los enumerados en el Artículo 104 del Reglamento Interno de la Legislatura de la Provincia de Córdoba, a saber: proyectos de ley (Artículo 105), de resolución (Artículo 106) y de declaración (Artículo 107). Se incluyen además, los despachos de las Comisiones Permanentes, las notas de comunicaciones oficiales, de peticiones y de asuntos particulares (Artículo 138).

Material gráfico: son los asuntos en copia simple de los originales y en soporte papel.

Material digitalizado: son los asuntos en soporte digital, subidos por la Secretaría Legislativa en la carpeta "LETACO/Legislativa" de la red informática interna del Poder Legislativo.'

Sumario: extracto, breve resumen del tema tratado en cada asunto, extraído de la carátula del expediente mediante el cual se tramitan. 4. CONDICIONES GENERALES, DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES: 4.1. Condiciones generales para la prestación del Servicio: Son las siguientes: 1. El horario de prestación del Servicio es de lunes a viernes de 08:00 a 20:00 de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 39 de la ley 9880 y sus modificatorias. Estos horarios pueden modificarse por razones de servicio. 2. El Servicio se presta en dos turnos: Turno Mañana de 08:00 a 14:00 hs. y Turno Tarde de 14:00 a 20:00 hs. 3. Los insumos (papel, tonner, broches, entre otros) son para uso exclusivo del Servicio, por lo que no deben ser utilizados para otras actividades. 4.2. Desarrollo de la prestación del Servicio de Edición de Publicaciones:

El Personal del Centro de Edición de Publicaciones realiza sus tareas de acuerdo con los siguientes lineamientos: 4.2.1. Registro de la información de identificación del producto:

Al inicio del procedimiento, se determina el tipo y número de sesión, la fecha, el número de cuadernillo y el período legislativo que identifican al producto. Esta información se registra en la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 (véase modelo de registro en el Anexo I), en el cuadro 1 para el "Orden del Día" y en el cuadro 2 para los "Asuntos Entrados". En el cuadro 2 se indica si se trata de un anexo documental complementario a los Asuntos Entrados. 4.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto:


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Se realiza la revisión de los requisitos relacionados con el producto para ambas publicaciones. Se registra en el cuadro 3 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control de las Salidas no Conformes LC-IDA-PG 8.7.1-01.

Se firma y se deja constancia de lo actuado en el cuadro 3 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de salidas no Conformes LC-IDS-IT-8.7.1-02-04 adjunto a la misma. 4.2.3. Fijación del tipo de encuadernado y el tiraje de la edición de ambas publicaciones:

Se fija el tiraje de la edición válido en ejemplar único para ambas publicaciones, se fija el tipo de encuadernado de las publicaciones: encolado en caliente y guillotinado o abrochado sin guillotinar. Ambos tipos de encuadernación son válidos, pero se establece preferencia por el primero.

Se firma y se deja constancia de lo actuado en el cuadro 4 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. 4.2.4. Modificaciones en contratapa:

En caso de presentarse modificaciones en la nómina de legisladores, Bloques Parlamentarios y autoridades de la Cámara, éstas se registran en forma detallada en el cuadro 5 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02, consignando además el número de decreto o resolución que dispone los cambios.

Con esta información se modifican las nóminas de autoridades, legisladores y bloques parlamentarios que se publican en la contratapa de la publicación. 4.2.5. Recepción de materiales de Secretaría Legislativa: Los materiales que se receptan son: 1. Sumarios: 1.1. Sumario del Orden del Día. 1.2. Sumario de Asuntos Entrados. 2. Material gráfico: 2.1. Asuntos de legisladores, Poder Ejecutivo e Iniciativa Popular. 2.2. Despachos de Comisión. 2.3. Comunicaciones oficiales internas del Poder Legislativo. 2.4 Normas internas del Poder Legislativo (cuando corresponda). 3. Material digitalizado: 3.1. Archivo digital del Sumario de Asuntos Entrados. 3.2. Archivos digitales de asuntos de legisladores, Poder Ejecutivo e iniciativa popular. Se deja constancia de la recepción de los materiales en el Registro de Recepción de Materiales LC-IDS-IT-8.4.1-02-01 (véase modelo en el Anexo I). En dicho Registro se menciona además, la disponibilidad del material digitalizado en la carpeta "LETACO/Legislativa" de la red interna del Poder Legislativo. El registro es firmado por el Personal de la Secretaría Legislativa que trae los proyectos y simultáneamente el Personal del Centro de Edición de Publicaciones firma el recibo en el libro de Pases de la Secretaría Legislativa.


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4.2.6. Control de recepción de los materiales recibidos:

Se controla que para cada material gráfico esté disponible en la red interna su correspondiente material digitalizado. Se deja constancia del control realizado para el "Orden del Día" en el cuadro 6; para los "Asuntos Entrados" en el cuadro 7 y para el Anexo Documental de los "Asuntos Entrados" en el cuadro 8 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

En caso de no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles aplicándose el Procedimiento General de Control de las Salidas no Conformes LC-IDA-PG 8.7.1-01. Se deja constancia de lo actuado en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-IT-8.5.1-02-04 adjunto a la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. 4.2.7. Edición de los contenidos de las publicaciones del "Orden del Día" y de "Asuntos Entrados":

Se edita el contenido de las publicaciones del "Orden del Día" y de "Asuntos Entrados" en un ejemplar único, conservando la numeración independiente de sus páginas para cada publicación. La información se expone mediante un índice de contenido general que comienza con el escudo de la provincia de Córdoba y el isologotipo del Poder Legislativo, el nombre de las publicaciones, la identificación del tipo y número de sesión, el número del período legislativo y fecha de la sesión, de acuerdo al siguiente modelo general:

ORDEN DEL DÍA Y ASUNTOS ENTRADOS

...° SESIÓN ORDINARIA

…° PERÍODO LEGISLATIVO

...DE …DE …2010 - N°…

ÍNDICE:

ORDEN DEL DÍA. Pág.

1. TEMARIO:

2. DESPACHOS:

ASUNTOS ENTRADOS.

1. ASUNTOS ENTRADOS EN LA PRESENTE SESIÓN:

1.1. DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:

1.1.1. NOTAS:

1.1.2. PLIEGOS:

1.2. DE LOS PROYECTOS PRESENTADOS:

1.2.1. DE LOS SEÑORES LEGISLADORES:

1.2.2. DEL PODER EJECUTIVO:

1.2.3. INSTITUTO DE INICIATIVA POPULAR:

1.3. DE LAS PETICIONES O ASUNTOS PARTICULARES:

1.4. DE LOS DESPACHOS DE COMISIÓN:

2. ASUNTOS ENTRADOS EN LA SESIÓN ANTERIOR:

2.1. DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:

2.1.1. NOTAS:

2.1.2. PLIEGOS:

2.2. DE LOS PROYECTOS PRESENTADOS:


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2.3. DE LAS PETICIONES O ASUNTOS PARTICULARES:

2.4. DE LOS DESPACHOS DE COMISIÓN:

3. ÍNDICE POR COMISIONES LEGISLATIVAS.

4. ANEXO DOCUMENTAL.

4.1. ASUNTOS ENTRADOS EN LA PRESENTE SESIÓN:




4.2. ASUNTOS ENTRADOS EN LA SESIÓN ANTERIOR:




4.3. ÍNDICE ONOMÁSTICO:

4.4. ÍNDICE DE PROYECTOS POR TIPO Y NÚMERO

Al final de la publicación, se exponen los Índices Onomástico de Autores y de Proyectos por tipo y número contenidos en el Anexo Documental, construidos mediante las herramientas de Microsoft Word. 4.2.7.1. Estructura y contenido del "Orden del Día": Consta de dos secciones: Temario y Despachos:

a) Temario: se detallan los sumarios de los Asuntos con moción de preferencia (Artículo 122 del Reglamento Interno) con o sin despacho. A continuación, se trascriben los sumarios de los Pedidos de Informes (Artículo 195) que ingresan por primera vez al Orden del Día. Por último, los Despachos de Comisión que ya han sido publicados en los Asuntos Entrados correspondiente a la sesión anterior. b) Despachos: se publican los textos completos tal como fueran despachados por la comisión o comisiones correspondientes. 4.2.7.2. Estructura y contenido de los "Asuntos Entrados":

Consta de dos secciones: Asuntos Entrados en la presente Sesión (Art. 109 RI segundo párrafo) y Asuntos Entrados en la Sesión Anterior (Art. 109 RI tercer Párrafo). Cada una de estas secciones se divide a su vez en cuatro apartados conforme a lo dispuesto por el Art. 138 del Reglamento Interno, los que se exponen a continuación: a) De las comunicaciones oficiales: se publican los extractos de las Notas Oficiales y Pliegos. b) De los Proyectos presentados: se publican los extractos de los asuntos presentados por los señores legisladores, el Poder Ejecutivo y mediante el Instituto de la Iniciativa Popular. c) De las Peticiones o Asuntos Particulares: se publican los extractos de las Notas. d) De los Despachos de Comisión: comunicación de los despachos que pasarán al Orden del Día de la próxima sesión (artículo 100 RI), despachos tratados sobre tablas (artículo 126 RI) y despachos sobre proyectos de resolución y declaración aprobados conforme el artículo 146 RI. A continuación de las dos secciones arriba mencionadas, se realiza un índice de todos los Asuntos Entrados clasificados por comisiones legislativas a las que han sido girados para su estudio y dictamen, utilizando para ello las herramientas de Microsoft Word. Por último, en el Anexo Documental se publica el texto completo de los proyectos presentados en la presente Sesión (Art. 109 RI segundo párrafo) y en la Sesión Anterior (Art. 109 RI tercer Párrafo). No se publican los textos de las comunicaciones oficiales, peticiones, Asuntos Particulares y despachos de Comisión.


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Sobre el conjunto de todos los proyectos presentados se realizan un índice onomástico de los autores y un índice por tipo y número de proyecto, utilizando para ello las herramientas de Microsoft Word. 4.2.8. Formateo de estilo. 4.2.8.1. Aspectos generales: 1. La fuente utilizada es Verdana tamaño 9 (nueve) estilo normal, cursiva, cursiva negrita o negrita donde corresponda. 2. El color de fuente es el negro. 3. El estilo de subrayado es con línea simple. 4. Los párrafos inician con sangría. 5. El interlineado utilizado es sencillo. 6. Los números de página se indican centrados al pie. Para el Orden del Día la numeración siempre inicia desde el número 1 en cada uno de los cuadernillos. En cambio, para los Asuntos Entrados, los números de página inician desde el número 1 en el primer cuadernillo del período legislativo en curso y en los cuadernillos subsiguientes son correlativos entre sí. 7. El tamaño del papel utilizado es el A4. (21 x 29,7 cm). 8. En la configuración de la hoja, la orientación de la página es vertical. 9. En el encabezado de cada página se indica el nombre de la publicación, el número de cuadernillo con la abreviatura "No" seguida de la cantidad en números arábigos y la fecha de la sesión del Pleno correspondiente en formato dd/mes de/aaaa. 10. Se utiliza para la escritura una (1) columna por página. 11. Los artículos de las normas se enumeran, luego de la palabra "ARTÍCULO" en mayúsculas del 1 al 9 con números ordinales (Por ejemplo: 1°, 20,..., 9°). Los artículos del 10 en adelante se enumeran con números cardinales (Por ejemplo: 10,11,...,35). 12. Las siglas usadas para designar entes, órganos y otros sujetos, o bien planes, programas y similares se escriben con letras mayúsculas sin punto que las separe, sea tanto para cuando cada una de ellas sea la inicial de una palabra (YPF) o sea una palabra trunca (MERCOSUR). 4.2.8.2. En la sección Temario del Orden del Día:

La estructura de presentación, alineación del texto y estilos de tipografía utilizados para la trascripción de los sumarios son los que se indican en el presente apartado. En cada caso, la trascripción del sumario es precedida por el número de punto del Orden del Día, de una leyenda indicando si se trata de un asunto con moción de preferencia, un pedido de informes o un despacho de comisión y por el número de expediente asignado por la Secretaría Legislativa. Luego de la trascripción de cada sumario de Asuntos con moción de preferencia y de pedido de informes se indican las Comisiones que han dictaminado sobre el Asunto. En particular:


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a) Para los Asuntos con moción de preferencia: b) Para los Pedidos de Informes: c) Para los despachos de Comisión:

PUNTO 9 Pedido de Informes - Artículo 195

(en negrita, centrado) 9999/L/09 Proyecto de Resolución (en negrita, alineado a la izquierda)

Texto en prosa del sumario. (Justificado)

Comisión: listado de las Comisiones que han despachado el Asunto. (en negrita, justificado)

PUNTO 9 Despacho de la Comisión de ........

(en negrita, centrado) 09999/L/09 Proyecto de Ley / Resolución / Declaración (en negrita, alineado a la izquierda)

Texto en prosa del sumario (Justificado).

PUNTO 9 Moción de Preferencia -Artículo 122 y Concordantes-

(en negrita, centrado)

9999/L/09 Proyecto de Ley / Resolución / Declaración (en negrita, alineado a la izquierda)

Texto en prosa del sumario. (Justificado)

Comisión: listado de las Comisiones que han despachado el Asunto. (en negrita, justificado)


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Despacho de la/s Comisión/nes de………………. (en negrita y cursiva) 09999/L/09 (en negrita, alineado a la izquierda) Proyecto de Ley/Resolución/Declaración (en negrita, alineado a la izquierda) Texto en prosa del sumario. (justificado). (Aprobado - Ley/Resolución/Declaración N°...). (en negrita) Consultar Proyecto No 09999/L/09, en Anexo Documental de los Asuntos Entrados N°…, del .... de ... de 20..., página .....

DESPACHO DE COMISIÓN (en negrita y centrado) Texto del Despacho. (justificado). Apellido de los miembros de la Comisión (en negrita y cursiva).

4.2.8.3. En la sección Despachos del Orden del Día:

La estructura de presentación, alineación del texto y estilos de tipografía utilizados para la publicación de los Despachos se describe en este apartado. Cada Despacho es precedido por el número de punto del Orden del Día concordante en la sección Temario, seguido del título (centrado) "Despacho de Comisión". Debajo se trascribe el texto en prosa del despacho. Al final, el listado de los apellidos de los miembros de la Comisión que firman el despacho. En particular: 4.2.8.4. En las secciones de los Asuntos Entrados: La estructura de presentación, alineación del texto y estilos de tipografía utilizados para la trascripción de los sumarios son los que se indican en el presente apartado: a) Sumario de Asuntos Entrados: en cada caso, el extracto es precedido por el número de expediente asignado por la Secretaría Legislativa y la indicación del tipo de asunto. En particular: b) Sumario y texto de los Despachos de Comisión ingresados y tratados o no tratados sobre tablas, se indica número y fecha de la sesión correspondiente y en caso de haber sido aprobado, el número de la norma sancionada o aprobada. 4.2 8.5. En el Anexo Documental de los Asuntos Entrados:

La estructura de presentación, alineación del texto y estilos de tipografía utilizados para la trascripción de los asuntos son los que se indican en el presente apartado. En cada caso, la trascripción del asunto es precedida por el número de orden correspondiente en el Sumario, la indicación del tipo de asunto y el número de expediente asignado por la Secretaría Legislativa. En particular:

PUNTO 9 DESPACHO DE COMISIÓN

Texto en prosa del Despacho (Justificado)

Apellido de los miembros de la Comisión firmantes

(en negrita y cursiva)


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a) Para los proyectos de declaración: b) Para los proyectos de resolución:

b1) Para los pedidos de informes:

99 (centrado y en negrita) PROYECTO DE DECLAFtACION

09999/L/09 (en negrita)

LA LEGISLATURA DE LA PROVINCIA DE CÓRDOBA

DECLARA. (centrado)

Texto en prosa del proyecto. (justificado)

Nombre y apellido de los autores (en negrita y cursiva).

FUNDAMENTOS (en negrita) (centrado)

Texto en prosa de los fundamentos.


99 (centrado y en negrita) PROYECTO DE RESOLUCIÓN



RESUELVE: (centrado)

Texto en prosa del proyecto.(justificado)



Texto en prosa de los fundamentos. (justificado)



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b2) Para los proyectos de resolución del Poder Legislativo: c) Para los proyectos de ley de los señores legisladores:





Texto de la parte dispositiva del proyecto. (justificado) ARTÍCULO 1°.- ARTÍCULO 2°.- De forma.









Texto de la parte dispositiva del proyecto. (justificado) ARTÍCULO 1°.- a)

ARTÍCULO 2°.- …

ARTÍCULO 10.-

ARTÍCULO 11.- De forma.






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d) Para los proyectos de ley del Poder Ejecutivo: 4.2.9. Compilación de sumarios y asuntos: 4.2.9.1. Compilación para el "Orden del Día":

Con el material digital proporcionado por la Secretaría Legislativa, se realiza la compilación en Microsoft WORD del temario de puntos del "Orden del Día", de los antecedentes correspondientes y de los despachos de comisión. Al final del documento, si correspondiere, se ubica la fe de erratas salvando errores materiales de ediciones anteriores.

Se realizan la corrección y control de textos, de antecedentes y de la fecha de sesión en el margen superior de la hoja.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control de las Salidas no Conformes LC-IDA-PG 8.7-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 9 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas No Conformes LC-IDS-IT-8.7.1-01-01adjunto a la misma. 4.2.9.2. Compilación para los "Asuntos Entrados":

Se realiza la compilación en Microsoft WORD de los sumarios y asuntos, sistematizando su presentación en las correspondientes secciones. Al final del documento, si correspondiere, se ubica la fe de erratas salvando errores materiales de ediciones anteriores.

Se indica si se realizó una fe de erratas para la subsanación de errores y atención de quejas y reclamos.

Se realiza el índice por Comisiones Permanentes, a las cuales se han girado los asuntos para su tratamiento.





Texto de la parte dispositiva del proyecto. (justificado) ARTÍCULO 1°.- a)

ARTÍCULO 2°.- …

ARTÍCULO 10.-

ARTÍCULO 11.- De forma.






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Se realiza el control de sumarios, del tipo y número de asuntos, del índice por Comisiones y de la estructura del documento.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conforme LC-PG-8.7.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 10 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-PG-8.7-01-01 adjunto a la misma. 4.2.9.3. Compilación para el "Anexo Documental de los Asuntos Entrados": Con el material digital proporcionado por Secretaría Legislativa, se realiza la compilación en Microsoft WORD de los asuntos, formateando el estilo de cada uno de los asuntos, seleccionando todo el texto inserto de los distintos archivos bajados de la carpeta pública "LETACO/Legislativa" de la red interna de la Legislatura y pasando el estilo a Normal, fuente verdana, tamafío de fuente 9, sin negritas, ni cursivas, ni subrayados, justificando el texto, eliminando todo resaltado y garantizando un único color de fuente "Automático". En cuanto a la configuración de los párrafos se respeta lo siguiente:

Todos los párrafos en prosa llevan una tabulación inicial predeterminada de 1,25 cm.

Se realiza el control de número de orden y firmas de autores, del tipo y número de proyecto y de la estructura del Anexo.


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Se confeccionan los índices: onomástico -de autores- y de proyectos por tipo y número, con las herramientas provistas por el software Microsoft Word.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control del Producto no Conforme LC-IDA-PG 8.7-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 11 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-IT-8.7.1-01-01 adjunto a la misma.

4.2.10. Unificación (Maquetación) en un solo documento de los “Asuntos Entrados”:

Para realizar la maquetación del documento se incorpora el texto del Anexo Documental al texto de los "Asuntos Entrados", con numeración de sus páginas independiente, que inician siempre con el número 1.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conformes LC-PG-8.7.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el Cuadro 12 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. 4.2.11. Unificación (Maquetación) en un solo documento del “Orden del Día”:

Se imprimen las maquetas de los documentos originales de ambas publicaciones, para su posterior fotocopiado previa validación del diseño y desarrollo.

Para el "Orden del Día", en el cuadro 13 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02se deja constancia de la cantidad de páginas del documento y de su numeración inicial y para los "Asuntos Entrados", en el cuadro 14 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 se deja constancia de la cantidad de páginas del documento y de su numeración inicial y final (acumulativa).

Para el "Anexo Documental", en el cuadro 12 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 se deja constancia de la cantidad de páginas del documento y de su numeración inicial y final que es independiente de la numeración anterior, ya que inicia siempre con el número de página uno. 4.2.12. Índice General del libro: “Orden del Día y Asuntos Entrados”.

Se realiza el Índice General de los contenidos de las publicaciones, de acuerdo con el modelo expuesto en el punto 4.2.8 del presente instructivo.

Luego de construido el índice general, se procede a su control

Se deja constancia de lo actuado en el Cuadro 14 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. 4.2.13. Validación del diseño y desarrollo (Maqueta de los documentos)

Se realiza la validación del diseño y desarrollo de las maquetas de los documentos mencionados en el punto anterior, por parte del Secretario de Cámara o funcionario por él designado o jefes de Departamento, División o Sección.

Se deja constancia de lo realizado en el cuadro 15 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02, y firma y sello del actuante.


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4.2.14. Elaboración de las plantillas en soporte digital destinadas al Recinto de Sesiones.

Se realizan las plantillas de las dos publicaciones en soporte digital por separado destinadas a las netbooks de las bancas del Recinto de Sesiones, en forma independiente y su posterior envío por correo electrónico.

Posteriormente, se envían por red interna para su verificación.

Se deja constancia de lo actuado en el Cuadro 16 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. 4.2.15. Verificación del Producto en soporte digital.

Se controla la identificación de las plantillas en soporte digital, de acuerdo con la información consignada en los Cuadros N° 17 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02

Se realiza la impresión en formato .word Se reserva en la Carpeta Digital del escritorio de la PC para el momento de su distribución.

La identificación del estado de verificación del producto se evidencia por su reserva en la Carpeta Digital, donde permanece en custodia para el momento de disponerse su distribución y luego como doble copia de resguardo (Ver 4.2.17).

Se realiza la verificación de los productos en soporte digital.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control del Producto no Conforme LC-IDA-PG 8.7.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el Cuadro 18 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02

4.2.16. VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA MAQUETA PARA IMPRESIÓN EN SOPORTE PAPEL.

La maqueta contiene la edición de las dos publicaciones en un único ejemplar y es utilizada para realizar la impresión en soporte papel.

Se controla la identificación de la maqueta para impresión en soporte papel, de acuerdo con la información consignada en los Cuadros N° 1 y 2 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

Se realiza la impresión en formato .pdf. Se modifican las propiedades de los documentos en .pdf para garantizar su inalterabilidad. Este archivo es utilizado como copia de resguardo (ver punto siguiente).

Se realiza la verificación de la maqueta en soporte digital.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conformes LC-IDA-PG-8.7-01.

Se deja constancia de lo actuado en el Cuadro 15 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02

4.2.17. COPIAS DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO .pdf DE LA MAQUETA.

El archivo .pdf reservado en la Carpeta Digital, correspondiente a la maqueta para impresión en soporte papel se conserva como copia de resguardo.

El archivo .pdf queda en la Carpeta Digital, como doble copia de resguardo. Se realiza la verificación de recepción del mail.

En caso de detectarse no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar


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estos mismos controles y se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conformes LC-IDA-PG 7.5.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el Cuadro 16, 17 y 18 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 4.2.18. Realización del boceto e impresión de las tapas:

El boceto se realiza en el Centro de Edición de Publicaciones y comprende el retoque fotográfico y la edición gráfica de la portada. Se utiliza el software Adobe Photoshop para la compilación y edición de todos los elementos en una superficie de trabajo adaptada para el correcto soporte en papel tamaño súper A3 (310 mm x 457 mm).

Los elementos de la composición son determinados con la información contenida en la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados R-75.1-02-02 referida al nombre de la publicación, tipo y número de sesión, fecha, número de cuadernillo y período legislativo, eventuales modificaciones en la composición y nombres de los bloques legislativos y de las autoridades de la Cámara.

En la tapa y dentro de un margen perimetral de dos (2) cm., se indica arriba el nombre de la publicación "Orden del Día" y su correspondiente número de cuadernillo en color rojo, en el cuadro central se coloca la fotografía utilizada recortada al margen (ver apartado 4.2.7.1 Selección de fotografías) y la indicación de número y tipo de sesión, período legislativo, fecha, en ese orden. Debajo de lo antes indicado se indica el nombre de la publicación "Asuntos Entrados y su correspondiente número de cuadernillo en color azul. En caso de que la edición no fuera conjunta se conserva únicamente el nombre de la publicación que corresponda

Al pie, se colocan a la izquierda el Escudo Oficial de la Provincia de Córdoba con sus colores oficiales, y a la derecha el isologo del Poder Legislativo con sus colores oficiales.

En las retiraciones de tapa y contratapa se imprimen fotos de comisiones legislativas, con indicación de su nombre reglamentario al pie.

En la contratapa se indica la nómina de las autoridades de la Cámara, empezando por el Presidente, los vicepresidentes, los secretarios y los prosecretarios en el orden en el que figuran en el Reglamento Interno.

En la contratapa y dentro de un margen perimetral de dos (2) cm, se coloca en la parte superior la leyenda "Legislatura de la Provincia de Córdoba" y la indicación en números arábigos de los años de inicio y fin de la legislatura en curso. A continuación se indican los bloques legislativos, empezando por la mayoría seguida por los correspondientes a las siguientes minorías. Abajo del nombre oficial de cada bloque legislativo, se indica el cargo, apellido y nombre de su presidente y en tres columnas, el apellido y nombre de sus integrantes, en orden alfabético.

En el margen superior derecho se imprime los logos gestión de la calidad IRAM e IQNET.

En el cuadro 19 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 se indica en primer término si la tapa corresponde a la edición conjunta de ambas publicaciones en un solo ejemplar o en forma independiente o si se trata de un Anexo Documental de los Asuntos Entrados, conforme a lo que eventualmente se indicase en el cuadro 2 de la Hoja Guía. 4.2.18.1. Selección de fotografías:

Las fotografías se solicitan en la Dirección de Prensa de la Legislatura.

Para la portada se usa una fotografía de una sesión del Pleno y para las retiraciones de tapa y contratapa, una fotografía de una reunión de tablas de las Comisiones Permanentes.

Las fotografías muestran el marco de concurrencia de personas, elementos simbólicos del sitio o acto y la labor que se está desarrollando. Se trata de evitar el uso de fotografías


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repetidas.

Las fotografías se retocan utilizando el software Adobe PhotoShop.

Se deja constancia de lo realizado en el cuadro 19 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02, 4.2.18.2. Modificaciones en nóminas de legisladores, bloques y autoridades:

Se controlan las eventuales modificaciones que se hayan producido en la nómina de los legisladores, bloques legislativos y autoridades de la Cámara de acuerdo a la información contenida en el cuadro 5 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. 4.2.18.3. Control de identificación del producto:

Se controla que se haya indicado correctamente en la tapa el número y tipo de sesión, fecha, período legislativo y número de cuadernillo de acuerdo a la información contenida en los cuadros 1 (para el "Orden del Día) y 2 (para "Asuntos Entrados") de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02

4.2.18.4. Validación del diseño y desarrollo (Boceto y diseño de tapa)

Antes de realizar la impresión de las tapas, se realiza la validación del diseño y desarrollo, por parte del Secretario de Cámara o funcionario por él designado o jefes de Departamento, División o Sección.

Se deja constancia de lo realizado en el cuadro 20 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02, mediante la imposición firma y sello del responsable del SGC. 4.2.18.5. Impresión de las tapas:

Las tapas se imprimen en una impresora láser color utilizando el software Adobe Photoshop, sobre hojas de papel normal tamaño súper A3 de 180 a 250 g/m2.

La cantidad de tapas a imprimirse es igual al tiraje de la edición y está fijada en el cuadro 4 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

Se deben controlar la nitidez y los márgenes de impresión.

En general, en caso de detectar no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles cuando se reanudan las operaciones y se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conformes LC-IDA-PG 7.5.1-01.

Se deja constancia de lo realizado en el cuadro 21 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-8.7.1-01-04 adjunto a la misma.

Una vez finalizada la impresión, se entregan las tapas al Personal del Centro de Fotocopiado, para la continuación del proceso. 4.2.19. Fotocopiado de originales:

El fotocopiado de los originales del contenido de las publicaciones se realiza en el Centro de Fotocopiado, siguiendo las instrucciones de trabajo LC-IDA-IT-8.5.1-02-01 del Servicio de Fotocopiado.

La cantidad de juegos a fotocopiar es igual al tiraje de la edición y está fijada en el cuadro 4 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02. Se realiza el control de la cantidad de ejemplares.

En el cuadro 22 de la mencionada Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos


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Entrados, se debe dejar constancia de la grabación del documento original en la memoria del equipo fotocopiador, indicándose la fotocopiadora o fotocopiadoras utilizadas. Se debe consignar, además, la marca del papel utilizado.

Se debe dejar constancia de que se ha controlado la nitidez, los márgenes de impresión y la integridad del documento original antes de empezar a realizar el fotocopiado.

En caso de detectar no conformidades y cada vez que éstas sucedan, se vuelven a realizar estos mismos controles de nitidez, marginado e integridad del documento cuando se reanudan las operaciones y se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conforme LC-IDA-PG 8.3-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 22 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDA-PG-8.3-01adjunto a la misma. 4.2.20. Encuadernación:

El tipo de encuadernado se fija en el cuadro 4 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

La encuadernación por encolado en caliente se realiza mediante la utilización del equipo encolador.

La encuadernación por grapado se realiza mediante la colocación de una (1) grapa en el centro de la hoja, de forma tal que el grapado quede en la parte interna de la publicación sin perforar la portada. Se utilizan para ello las grapadoras industriales Skrebba.

Una vez grapado cada ejemplar, el doblado en dos se realiza manualmente.

Para cada tipo de encuadernado, se realizan el control de centrado del grapado o del ajuste de guías de la encoladora, lo que correspondiere.

En caso de detectar no conformidades se aplica el Procedimiento General de Control del Producto no Conforme LC-IDA-PG 7.5.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 23 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-PG-01-04 adjunto a la misma. 4.2.21. Guillotinado:

La necesidad de guillotinado de los ejemplares en soporte papel se indica en el cuadro 24 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02

En caso de detectar no conformidades se aplica el Procedimiento General de Control del Producto no Conforme LC-IDA-PG 7.5.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 24 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas No Conformes LC-IDS-PG-8.7-01-01 adjunto a la misma. 4.2.22. Control final y liberación del producto en soporte papel:

En el Centro de Edición de Publicaciones se realiza el control final de cada ejemplar en soporte papel, revisándose integralmente cada producto. Se efectúa un control muestra] de la integridad del documento impreso.

En caso de conformidad se sella en la retiración de la contratapa de cada ejemplar con un sello de goma y en color negro, la leyenda "producto controlado y liberado".

En caso de detección de no conformidades se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conforme LC-IDA-PG 8.7.1-01.

Se deja constancia de lo actuado con indicación de fecha y hora en el cuadro 25 de la Hoja


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Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-PG-8.7-01-01 adjunto a la misma.

La identificación del estado de verificación y liberación se evidencia por el almacenamiento de los productos en la caja "producto verificado y liberado" en el Centro de Fotocopiado, permaneciendo en custodia hasta el momento de disponerse su distribución. 4.2.23. Liberación del producto en soporte digital:

Se autoriza la liberación del producto en soporte digital reservado en la Carpeta Digital y su guarda en la red informática interna hasta el momento de su distribución.

Se deja constancia de lo actuado con indicación de fecha y hora, en el cuadro 26 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-PG-8.7-01-01 adjunto a la misma. 4.2.24. Distribución de las publicaciones en soporte papel:

Se realiza la distribución de las publicaciones en soporte papel en el Recinto de acuerdo a lo establecido en el cuadro 27 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02, en el día y hora de sesión del Pleno al momento en que suena el timbre convocando a los señores legisladores al Recinto de Sesiones.

Durante el día posterior a la sesión del Pleno, se realiza una distribución de ejemplares remanentes, distribuyéndose los mismos a las oficinas que se indican en el cuadro 27 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

En caso de detectar no conformidades se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conforme LC-IDA-PG 7.5.1-01.

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 27 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-PG-8.7-01-01 adjunto a la misma. 4.2.25. Distribución de las publicaciones en soporte digital

Luego de la liberación del producto, se cargan los archivos de las publicaciones en soporte digital en el sistema del portal interno de la Legislatura, destinadas a su utilización en las netbooks del Recinto.

Se verifica que se hayan cargado bien.

La distribución por correo electrónico a sus destinatarios, se realiza en el día y hora de sesión del Pleno, al momento en que suena el timbre convocando a los señores legisladores al Recinto de Sesiones, utilizando la cuenta de correo "[email protected].

Se verifica la recepción de los correos a través de un auto-envío a la cuenta [email protected].

En caso de detectar no conformidades se aplica el Procedimiento General de Control de Salidas no Conforme LC-IDA-PG-7.5.1-01

Se deja constancia de lo actuado en el cuadro 28 de la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y en el Registro de Salidas no Conformes LC-IDS-PG-8.7-01-01 adjunto a la misma. 4.3 Responsabilidades del Personal: Son responsabilidades del Personal del Centro de Edición de Publicaciones cumplir con las presentes instrucciones de trabajo y registrar sus intervenciones en la Hoja Guía de Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 y Registro de Recepción de Materiales, LC-IDS-IT-8.4.1-02-01.


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5. REGISTROS DE LA CALIDAD:

Hoja Guía para la Edición del Orden del Día y de Asuntos Entrados, LC-IDS-IT-8.5.1-02-02.

La Hoja Guía LC-IDS-IT-8.5.1-02-02 es conservada en carpeta por el Responsable del SGC por dos años.

El Registro de Recepción de Materiales LC-IDS-IT-8.4.1-02-01 es conservado por el Responsable del SGC en forma permanente. 6. ANEXOS:

Anexo I: Modelo de Registro de Recepción de Materiales, LC-IDS-IT-8.4.1-02-01. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Ley N° 9880 y sus modificatorias. LC-IT-7.5.1-01 Instrucciones de Trabajo Servicio del Centro de Fotocopiado. LC-IDA-PG 8.7-01 Procedimiento General de Control de las Salidas no Conformes. LC-IDS-PG-8.7-01-01 Registro de Salidas no Conformes.


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ANEXO I

Modelo de Registro de Recepción de Materiales LC-IDS-IT-8.4.1-02-01

FECHA RECEPCIÓN

instrucciones de trabajo · 2019-11-20 · secretaría técnica parlamentaria sgc procedimiento...

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