kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esitys

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuriTyökalu kunnan johtamisen kokonaisvaltaiseen

parantamiseen

Tervetuloa lanseeraustilaisuuteen!Kuntatalo 20.5.2016

elinvoimaas

iakas

vaiku

tus

hyvin

voint

italouden tasapaino

Ohjelma9.30 Tilaisuuden avaus – Teppo Sirniö, KA-Ohry:n puheenjohtaja 9.45 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittely

- Päivi Sutinen, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoon kaupunki- Piia Wollstén, erityisasiantuntija/toiminta-arkkitehti, Espoon

kaupunki - Valia Wistuba, kehittämispäällikkö, Espoon kaupunki

- Mika Karjalainen, erityisasiantuntija, Silver Planet Oy

11.30 Lounas

12.30 Keskustelua soveltamiskohteista, kokeiluista ja opeista- fasilitaattoreina Valia Wistuba ja Piia Wollstén

14.00 Tilaisuus päättyy

Kunnan johtamisen ja kehittämisen työkalut

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri





11.30 Lounas



Miksi Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?

Megatrendit muuttavat Sitra 2016, Elina Kiiski Kataja

• Teknologia muuttaa kaiken• Globaali arkinen ja jännitteinen

keskinäisriippuvuus• Kestävyyskriisi nyt

… toimintaaTieke 2015, Jyrki Kasvi

”Todelliset megatrendit muuttavat maailmaa”

Haasteet • Ympäristö alkaa käydä kalliiksi• Ikärakenne kääntää maailman • Globalisaatio verkostoi maailmanMahdollisuus• Digitalisaatio räjäyttää tuottavuuden:

robotisaatio, tekoäly, esineiden internet...

http://docplayer.fi/1340423-Digitalisaatio-mullistaa-arkemme-jyrki-j-j-kasvi-tietoyhteiskunnan-kehittamiskeskus-tieke.html

http://www.slideshare.net/SitraFund/sitran-megatrendit-2016







Muutokset toimintaympäristössä ja asiakastarpeissa vaikuttavat

kunnan asiakkuuksiin, palveluihin, tehtäviin, toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen

7

Toimintaympäristön muutokset vuoteen 2019? Miten palveluiden järjestäminen ja tuottaminen muuttuu eri toimijoiden välillä?

03.05.2023

KUNTA IHA-alueSOTE-alue

PALVELU-TUOTANTO

PALVELU-TUOTANTO

PALVELU-TUOTANTO

Tuottamisvastuu?

ASIAKKUUSASIAKKAAT • Yksilöt• Yritykset • Yhteisöt • Yhteiskunta

PALVELUJEN JÄRJES-

TÄMINEN

PALVELUJEN JÄRJES-

TÄMINEN

PALVELUJEN JÄRJES-

TÄMINEN

YHTEISÖT

PALVELU-TUOTANTO

PALVELUJEN JÄRJES-

TÄMINEN

YRITYKSET

PALVELU-TUOTANTO

PALVELUJEN JÄRJES-

TÄMINEN

KYSYNTÄJärjestämisvastuu?

Järjestämisvastuu?

Tuottamisvastuu?

Tuottamisvastuu?

Tuottamisvastuu?

TARJONTA


Kuntien on pystyttävä vastaamaan toimintaympäristön ja asiakastarpeiden

muutoksiin entistä paremmin.

Kenelle Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?

Työkalu sopii apuvälineeksi johtajille, kehittäjille ja kokonaisarkkitehtuurin

parissa työskenteleville.

Työkalu soveltuu sekä kunnille että muille julkisorganisaatiolle.


Tavoitteena on

• 50% kunnista hyödyntävät työkalua vuoteen 2018 mennessä.

• 100% kunnista käyttävät työkalua vuoteen 2020 mennessä.


Yhtenäinen käsitteistö ja rakenne helpottavat vuoropuhelua kunnan sisällä sekä eri toimijoiden;

julkisorganisaatioiden, yhteisöjen ja yritysten välillä.

Mikä on Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?



Työkalujen avulla voit kuvata toiminnan nykytilan,

tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan

hallitusti kokonaisuudesta osiin ja takaisin.

Työkalu tarjoaa yhtenäisen rakenteen ja käsitteistön.

Työkalujen avulla voit varmistaa, että

tietojärjestelmäpalvelut tukevat johtamisen ja

toiminnantarpeita eikä päinvastoin.

Työkalu on organisaatioriippumaton malli

ja soveltuu kunnille sekä kaikille julkisille organisaatiolle.


Yhdessä ja samassa pakissa kokonaisarkkitehtuurityössä tarvittavat, kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen työkalut

Tunnista sidosryhmät

Määritä mittarit

Aseta tavoitteet

Päätä roolit ja vastuut

Käytä yhteisiä käsitteitä

Tunnista asiakkuudet ja asiakastarpeet

Tunnista tiedot ja tietovirrat

Tunnista tieto-järjestelmäpalvelutPaketoi palvelut

Valitse kyvykkyydet

Työkalujen avulla• saat kunnan

kokonaisarkki-tehtuurin toimintalähtöisesti hallintaan

• varmistat erilaisten muutosten yhteentoimi-vuuden ajoissa

Työkalujen avulla voit kuvata KA-työssä tarvittavan toiminnan

nykytilan, tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan hallitusti

kokonaisuudesta osiin ja takaisin.


Määritä mittarit

Aseta tavoitteet





Tunnista tieto-järjestelmäpalvelut

Paketoi palvelut

Valitse kyvykkyydet

Kokonaisarkkitehtuurilähtöinen työkalu


Tuotokset1. Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri –päätuotos (word.doc v.1.01)

2. Käyttöopas (pikaopas)3. Käsitteistö-dokumentti (KA-excel)

4. Casekokeilujen loppuraportti5. Tukityökalut:

- Sidosryhmäanalyysi- Prosessin kuvantamistyökalu- Päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden työkalu- Tietojohtamisen kyvykkyyden arviointityökalu- Toiminnallisen ja tiedollisen yhteentoimivuuden

Mihin soveltuu Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri?


Määritä mittarit

Aseta tavoitteet






Paketoi palvelut

Valitse kyvykkyydet

Muutoksen hallitseminen

Case varhaiskasvatuspalvelut –

lainmuutos (Espoo esimerkki)

Palvelujen johtaminen monituottajatoiminta-

ympäristössä

Case Iso Omenan palvelutori (Espoo esimerkki)

Tiedolla johtaminen

Case tiedonhallinta ja tiedon hyödyntäminen toiminnan

johtamisessa ja kehittämisessä (Espoo

esimerkki)

Palvelujen järjestäminen

Case palveluseteli – vanhusten palvelut (Espoo

esimerkki)

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin osa-alueet


Määritä mittarit

Aseta tavoitteet






Paketoi palvelut

Valitse kyvykkyydet

Varmista yhteinen ymmärrys ydinkäsitteistä

Yhteentoimivuus perustuu riittävän samalla tavalla ymmärrettyihin ja käytettyihin ydinkäsitteisiin.

Kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen ydinkäsitteet on kuvassa.

Johtamisen viitearkkitehtuurissa keskeiset käsitteet on jäsennetty ja kuvattu erillisessä käsitteistö-dokumentissa.

Tunnista kunnan erilaiset asiakkaat ja asiakkuudet

Asiakas on höydyn saaja. Kunnan asiakkaana voivat olla palvelun eri käyttäjät sekä veronmaksajat tai investoijat.

Kuvaus lähtee asiakkaasta, asiakkaan palvelutarpeista, joihin kunta tehtävänsä mukaisesti pyrkii vastaamaan huomioiden lakivelvoitteet, toimintaympäristö-muutokset sekä käytössä olevat varat ja resurssit.

Tunnista sidosryhmät, näiden väliset suhteetja tietotarpeet

Kunnan johtamisen keskeisimmät toimijat ja roolit sekä sidosryhmät on jäsennetty seuraavasti:• Kunnan

johtamisen ydintoimijat ja roolit

• Kuntayhtymät• Muut

kuntasektorin toimijat

• Valtionhallinnon sidosryhmät

• Muut sidosryhmätKunnan johtamisen viitearkkitehtuurin sidosryhmäanalyysi on laadittu erilliseen dokumenttiin.

Tunnista kunnan tehtävät ja palvelut sekä niiden kytkeytyminen asiakastietoon, toimintatietoon

ja taloustietoon

Kunnan yksi keskeisistä haasteista on palvelu-kysynnän ja -tarjonnan yhteensovittaminen taloudellisesti kestävällä tavalla.

Lisäksi tietoa kunnan järjestämistä ja tuottamista palveluista tarvitaan julkisen talouden tilan kokonaiskuvan hahmottamiseksi, julkisen talouden suunnittelemiseksi sekä tilastointiin.

Tunnista palveluryhmät ja valitse palvelutarjooma

Kuvassa on kunnan koko palvelutarjooman palvelut luokiteltu esimerkinomaisesti palveluryhmiin, joiden avulla kunta hoitaa kaikki sille säädetyt lakisääteiset ja vapaaehtoiset tehtävät ja palvelut.

Kuvaa ja päätä roolit ja vastuut

Huomioi kunnallisen päätöksentekoon liittyvät periaatteet, ohjeet ja lainsäädäntö

Varmista että roolit ja vastuut ovat selkeät

Huomioi että kuntalaisella voi olla samanaikaisesti useita rooleja

Rooleja ja vastuita kannattaa tarkastella ja arvioida säännöllisesti

Tunnista ja valitset kunnan kyvykkyydet

Arvioi mitä kyvykkyyksiä tulevaisuudessa tarvitaan, jotta kunta voi järjestää ja tuottaa palvelut kustannus-vaikuttavasti asiakkaille.

Esimerkki Espoon varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisessa tarvittavista kyvykkyyk-sistä on päädokumentin luvusta 3.5 (s.54)

Tunnista ja valitset kunnan kyvykkyydet

Kyvykkyystarkastelun avulla voidaan tunnistaa, analysoida ja määrittää, mitä kyvykkyyksiä kunta tarvitsee palvelujensa järjestämiseen ja tuottamiseen.

Kyvykkyystarkastelussa arvioidaan ja analysoidaan sitä, miten kunta pystyy vastaamaan omilla nykyisillä kyvykkyyksillään strategian, toimintaympäristön ja tulevaisuuden trendien muutoshaasteisiin.

Aseta tavoitteet toimintalähtöisesti Tunne kunnan johtamisen prosessit ja niiden väliset suhteet

Ohjausprosessit (O),niillä johdetaan ja ohjataan kunnan varsinaisia toiminnallisia ydinprosesseja sekä kaikkia prosesseja tukevia tukiprosesseja.

Ydinprosessit (Y), niillä järjestetään ja tuotetaan kunnan tarjoamat palvelut sekä niiden avulla hallitaan kunnan asiakkuuksia

Tukiprosessit (T),niillä tuetaan muita prosesseja ja mahdollistetaan näiden tehokas toteutus ja läpivienti


Tunne kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen kannalta tärkeät tiedot, tietovirrat ja ohjausmekanismit

Hallitse ja hyödynnä tietoa johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.

Tietojohtaminen perustuu sekä tiedon hallintaan että tiedolla johtamiseen eli analysoidun tiedon hyödyntämiseen.

Tunnista tietojärjestelmäpalvelut

Tunnista tietojärjestelmät ja niiden kytkeytyminen johtamisen ja toiminnan prosesseihin.

Tutustu käyttökelpoiseen tietojärjestelmäpalvelu-karttaan, joka on viitemalli tietojärjestelmäpalveluista johtamisen ja toiminnan eri prosesseille.

Esimerkki Espoon varhaiskasvatuksen johta-misessa tarvittavista tieto-järjestelmäpalveluista on päätuotoksen luvusta 5.1.3.5 (s.145-147).

Määritä mittarit

Johtamisessa, kehittämisen ohjauksessa sekä tulosohjauksessa on olennaista pystyä yhteensovittamaan toiminnan ja johtamisen laatua, määrää ja tehokkuutta kuvaavaa mittaristoa.

Työkaluissa on mukana käyttökelpoinen mittaristojäsennys.

Kokemuksia ja oppeja - projektista ja kokeiluista

Hyväksi on koettua – positiivisia käyttökokemuksia1. Johtamisen viitearkkitehtuuri hyvä työkalu kokonaisuuden hallintaan – selkeyttää kehittämisen tilannekuvaa

kokonaisvaltaisesti. 2. Toimi hyvänä apuvälineenä toiminnan kehittämisessä ja keskustelun avaamisessa omassa organisaatiossa.3. Prosessilähtöinen malli (prosessiavain ja prosessi-integraatiomalli) on toimiva ja auttaa hahmottamaan ylätasolla

toiminnan kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä muita prosesseja ja tietoja. 4. Keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua omassa organisaatiossa ja eri organisaatioiden

välillä, on löytynyt ”yhteinen kieli”. 5. Johtamisen mittaristojäsennys ja tietojärjestelmäpalvelukartta toimivat tulkkityökaluna eri ammattilaisten välillä. 6. Selkeyttää kunnan tehtävien ja palvelujen sekä palvelujen järjestämisen ja tuottamisen välisten suhteita. 7. Tukityökalut ovat olleet hyviä ja tarpeellisia – kannattaa edelleen kehittää, esim. sidosryhmäanalyysi, tiedolla

johtaminen, kyvykkyyden arviointi, päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden kuvantaminen.

Opittua ja parannettavaa8. Ymmärryksen syntyminen vaatii aikaa, testausten avulla syntyy ymmärrys siitä, miten ja mihin kannattaa

hyödyntää omassa organisaatiossa. 9. Johtamisen viitearkkitehtuurin käyttö ja soveltaminen vaativat aikaa, kiinnostusta ja sitoutumista, olennaista, että

eri toimijat kiinnostuvat hyödyntämisestä, pakottamalla ei onnistuta.10. Kansallisten suositusten ja viitearkkitehtuurien yhteensopimattomuus hankaloittaa ja osin estää sekä

kokonaisarkkitehtuurimenetelmän että suositusten käyttöä.11. Johtamisen kielen selkiyttämiseen olisi panostettava kansallisesti. 12. Kansallisten suositusten käyttöönottoa on tuettava ja käyttöä seurattava, sillä muutoin niiden hyödyt eivät

realisoidu.

30

Kokeiluissa todettua

”Tämä on ollut hyvä työkalu, jolla on tunnistettu uusia toiminnallisia kehittämiskohteita.”

”Sen käyttö edistää modulaarisen toimintamallin kehittämistä yhteentoimivalla tavalla ja parantaa toimittajahallintaa.”

” … kun tätä työkalua vaivautuu käyttämään se paljastaa hyvin prosessien vahvuudet ja kehittämiskohdat…”

Kokemuksia ja oppeja - projektista ja kokeiluista

Huomiota käyttöönottovaiheeseen

Tarvitaan: Kansallista ja paikallista omistajuutta tuotosten käytölle Lisätestausta erityisesti kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin tukityökalujen

osalta, jotta nämä saadaan mahdollisimman helppokäyttöisiksi Palautteen ja tuotosten systemaattista keruuta Tavoitteiden toteutumisen seurantaa esimerkiksi vuosittaisella kyselyllä Tuotosten ja oppien jakamista vertaisverkostoissa Tuotosten käytön valmennusta ja sparrausta kuntien avainkäyttäjille Tuotosten jakamista kansallisessa dokumentaatiotyökalussa Tuotosten päivitystarvearvio esimerkiksi alkuvuodesta 2018

03.05.2023 32





11.30 Lounas



Lounas

11.30-12.30 Kuntatalon ruokalassa





11.30 Lounas



Mihin Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri soveltuu?

Ymmärrämme eritavalla asiakkuuden ja palvelujen ohjauksen, asiakkuushallinnan.

Auttaako tämä työkalu?

VS: kyllä, osittain, ei.


Tulosohjaus ei toimi.




Asiakastarpeissa muutos, pitääkö tähän vastata?




Lainsäädännössä muutos.




Roolit ja vastuut eri toimintayksiköillä epäselvät.




Palvelut pitäisi järjestää kustannusvaikuttavammin.




Palvelut pitäisi tuottaa kustannusvaikuttavammin.




Tietojohtaminen vaatii kehittämistä. Tarvitaan parempia ennusteita ja reaaliaikaista

asiakastietoa.




Tietojärjestelmät vanhenevat eivätkä tuo toimintaa riittävästi.




Onko meillä riittävät mittarit käytössä.




Kehittämistoiminta ei ole riittävän kokonaisvaltaisesti ja priorisoitua




Tukipalvelut eivät tue riittävästi toimintaa.




Uudet itsehallinnolliset alueet ja kuntien välinen tehtäväjako on epäselvä.




Päätöksentekoprosessin vaiheet ja tieto julkiseksi.




Digitalisaatio ja palvelujen digitalisointi onnistuneesti.







11.30 Lounas



TUKIMATERIAALI (POISTETAAN)

JVA:n Kejon esitys 9.5.2016

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuriSisältää työkaluja kokonaisarkkitehtuurityön toimintalähtöisyyden parantamiseen - organisaatioriippumattomasti ja yhteentoimivasti

Hyväksytään kansalliseksi suositukseksi 5/2016• Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmässä• Kuntatieto –ohjelman projektiryhmässä/ VM

Esittely kejossa 9.5.2016 Päivi Sutinen, Piia Wollstén, Valia Wistuba

Esityksen sisältö

1. Projektin tavoite ja hyödyt2. Päätuotoksen esittely3. Projektin muut tuotokset 4. Projektista ja kokeiluista opittua5. Huomiot käyttöönottovaiheeseen6. Kutsu julkistamistilaisuuteen

54

1. Projektin tavoite ja hyödyt

Projektin tavoitteena oli tuottaa testattu kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri tukemaan kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöä kunnissa.

Höytytavoitteina on, että puolet kunnista hyödyntävät johtamisen viitearkkitehtuuria vuoteen 2018 ja kaikki kunnat käyttävät johtamisen viitearkkitehtuuria vuoteen 2020 mennessä.

Tavoitteena oli luoda edellytyksiä yhteentoimivuuden parantamiseen Espoon sisällä, kuntien välillä sekä yritysten ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa paikallisesti kuin myös kansallisesti.

Johtamisen viitearkkitehtuuri on yksi työkalu, jolla kunta tai muu julkinen organisaatio voi paremmin vastata toimintaympäristön ja lainsäädännön muutoksiin sekä kuntalaisten muuttuviin tarpeisiin.

Johtamisen viitearkkitehtuuri jäsentää kunnan toimintaa prosessilähtöisesti kytkien prosessit ja päätiedot toisiinsa.

Kyseessä on organisaatioriippumaton malli, jossa on tunnistettu kunnan toiminnan johtamisen ja kehittämisen pääelementit. Mallia voidaan hyödyntää arvioitaessa nykytilaa ja määriteltäessä tavoitetilaa ja tarvittavaa muutosta.

Tuotosta voi hyödyntää myös tulevissa palvelujen järjestämisen ja tuottamisen muutoshallinnassa (maakuntahallinnoissa, SOTE-alueilla).

55

Kunnille työkaluja asiakasvaikutusten parantamiseen ja

talouden tasapainottamiseen toimintalähtöisesti

kokonaisarkkitehtuurityöllä.

2. Päätuotoksen esittelyKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

03.05.2023 56

Päätuotoksen keskeisin sisältö

Lisäksi täydentäviä

liitetiedostojasekä

tukityökaluja!

2.1 KäsitteetKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

57

Varmista yhteinen ymmärrys ydinkäsitteistä.

Yhteentoimivuus perustuu riittävän samalla tavalla ymmärrettyihin ja käytettyihin ydinkäsitteisiin.

Kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen ydinkäsitteet on kuvassa.

Johtamisen viitearkkitehtuurissa keskeiset käsitteet on jäsennetty ja kuvattu erillisessä käsitteistö-dokumentissa.

2.2 AsiakkaatKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

58

Tunnista kunnan erilaiset asiakkaat ja asiakkuudet.

Kuvaus lähtee asiakkaasta, asiakkaan palvelutarpeista, joihin kunta tehtävänsä mukaisesti pyrkii vastaamaan huomioiden lakivelvoitteet, toimintaympäristö-muutokset sekä käytössä olevat varat ja resurssit.

Asiakas on höydyn saaja. Kunnan asiakkaana voivat olla palvelun eri käyttäjät sekä veronmaksajat tai investoijat.

2.3 SidosryhmätKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

59

Tunnista sidosryhmät, näiden väliset suhteet ja tietotarpeet.

Kunnan johtamisen keskeisimmät toimijat ja roolit sekä sidosryhmät on jäsennetty seuraavasti:• Kunnan johtamisen

ydintoimijat ja roolit• Kuntayhtymät• Muut kuntasektorin

toimijat• Valtionhallinnon

sidosryhmät• Muut sidosryhmät

Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin sidosryhmäanalyysi on laadittu erilliseen dokumenttiin.

2.4 Tehtävät ja palvelutKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

03.05.2023 60

Tunnista kunnan tehtävät ja palvelut sekä niiden kytkeytyminen asiakastietoon, toimintatietoon ja taloustietoon.

Kunnan yksi keskeisistä haasteista on palvelu-kysynnän ja -tarjonnan yhteensovittaminen taloudellisesti kestävällä tavalla.

Lisäksi tietoa kunnan järjestämistä ja tuottamista palveluista tarvitaan julkisen talouden tilan kokonaiskuvan hahmottamiseksi, julkisen talouden suunnittelemiseksi sekä tilastointiin.

2.5 KyvykkyydetKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

61

Tunnista ja valitset kunnan kyvykkyydet.

Arvioi mitä kyvykkyyksiä tulevaisuudessa tarvitaan, jotta kunta voi järjestää ja tuottaa palvelut kustannus-vaikuttavasti asiakkaille.

Esimerkki Espoon varhaiskasvatuspalvelu-jen tuottamisessa tarvittavista kyvykkyyk-sistä on päädokumentin luvusta 3.5 (s.54)

2.6 Johtamisen prosessitKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

03.05.2023 62

Aseta tavoitteet toimintalähtöisesti.

Tunne kunnan johtamisen prosessit ja niiden väliset suhteet.

• Ohjausprosessit (O),niillä johdetaan ja ohjataan kunnan varsinaisia toiminnallisia ydinprosesseja sekä kaikkia prosesseja tukevia tukiprosesseja.

• Ydinprosessit (Y), niillä järjestetään ja tuotetaan kunnan tarjoamat palvelut sekä niiden avulla hallitaan kunnan asiakkuuksia

• Tukiprosessit (T),niillä tuetaan muita prosesseja ja mahdollistetaan näiden tehokas toteutus ja läpivienti

2.7 Tiedot ja tietovirratKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

63

Tunne kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen kannalta tärkeät tiedot, tietovirrat ja ohjausmekanismit

Hallitse ja hyödynnä tietoa johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.

Tietojohtaminen perustuu sekä tiedon hallintaan että tiedolla johtamiseen eli analysoidun tiedon hyödyntämiseen.

Asiakas: yksilö, yritys, yhteisö, yhteiskunta

2.8 TietojärjestelmäpalvelutKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

03.05.2023 64

Tunnista tietojärjestelmät ja niiden kytkeytyminen johtamisen ja toiminnan prosesseihin.

Tutustu käyttökelpoiseen tietojärjestelmäpalvelu-karttaan, joka on viitemalli tietojärjestelmäpalveluista johtamisen ja toiminnan eri prosesseille.

Esimerkki Espoon varhaiskasvatuksen johta-misessa tarvittavista tieto-järjestelmäpalveluista on päätuotoksen luvusta 5.1.3.5 (s.145-147).

2.9 MittaritKunnan johtamisen viitearkkitehtuuri v.1.0

03.05.2023 65

Johtamisessa, kehittämisen ohjauksessa sekä tulosohjauksessa on olennaista pystyä yhteensovittamaan toiminnan ja johtamisen laatua, määrää ja tehokkuutta kuvaavaa mittaristoa.

Työkaluissa on mukana käyttökelpoinen mittaristojäsennys.

3. Projektin muut tuotokset

66

1) Esitteet pääkohderyhmille (tulossa): – johtajat, – toiminnan kehittäjät,– arkkitehdit (erityisesti toiminta-, tietoja tietojärjestelmäarkkitehdit)

2) Käyttöopas (pikaopas)3) Käsitteistö-dokumentti (KA-excel)4) Casekokeilujen loppuraportti5) Projektin loppuraportti6) Tukityökalut:

– Sidosryhmäanalyysi– Prosessin kuvantamistyökalu– Päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden työkalu– Tietojohtamisen kyvykkyyden arviointityökalu– Toiminnallisen ja tiedollisen yhteentoimivuuden arviointi työkalu

3.1 Kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin käyttöopas

03.05.2023 67

Käyttöoppaan keskeisin sisältö

Lisäksi kannattaa tutustua casekokeilujen loppuraporttiin. Raportissa on esitetty tuotosesimerkkejä kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin soveltamisesta eri käyttötarkoituksiin.

3.2 Casekokeilujen loppuraportti

68

Kokeilujen tavoitteena oli testata kehitteillä olevaa kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria soveltamalla työkalua Espoon toimintaympäristöön, Espoossa meneillään oleviin kehittämistoimenpiteisiin.

Vapaaehtoisuus pohjalta muut kunnat ja yhteistyötahot kokeilivat kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria, sen osa-alueita ja/tai tukityökaluja.

Osa kokeiluista jatkuu ja laajenee uusiin kohteisiin

Espoossa ja muissa organisaatioissa on suunnitteilla jatkaa kokeiluja ja hyödyntää kunnan johtamisen viitearkkitehtuuria uusiin soveltamiskohteisiin.

Casekokeiluissa koettua ja opittua

Hyväksi on koettu – keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua– johtamisen viitearkkitehtuuri kokonaisuudessaan– erityisesti prosessi-integraatiomalli, joka auttaa hahmottamaan ylätasolla toiminnan

kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä prosesseja ja tietoja– johtamisen mittaristojäsennys ja tietojärjestelmäpalvelukartta – kunnan tehtävien ja palvelujen sekä palvelujen järjestämisen ja tuottamisen

välisten suhteiden selkeyttäminenKäyttökokemuksia

– toimi hyvänä syötteenä oman toiminnan kehittämisessä ja keskustelun avaamisessa omassa organisaatiossa

– helppokäyttöisimpinä ja sovellettavimpina pidettiin: sidosryhmäanalyysityökalua, tiedolla johtamisen kyvykkyyden arviointityökalua

– vaativimpana työkaluna pidettiin päätöksenteon ja prosessien välisten suhteiden kuvantamistyökalua. ”Mutta kun tätä työkalua vaivautuu käyttämään se paljastaa hyvin prosessien vahvuudet ja kehittämiskohdat”.

Opittiin – ymmärryksen syntyminen vaatii aikaa, testausten avulla syntyy ymmärrys siitä,

miten kannattaa hyödyntää – olennaista, että eri toimijat kiinnostuvat hyödyntämisestä– pakottamalla ei onnistuta

03.05.2023 69

3.3 Tukityökalut

70

Mihin tukityökaluja voi käyttää?

Toiminnan ja tiedon nykytilan arviointiin,

toiminnalliseen ja tiedolliseen muutostarpeiden arviointiin sekä

tavoitetilan määrittelyyn

Päätöksenteon ja prosessien välisten

suhteiden kuvantamistyökalu

Prosessi-integraatiomallin kuvantamispohja

Toiminnallisen ja tiedollisen

yhtyeentoimivuuden arviointi

Sidosryhmäanalyysi

Tiedolla johtamisen kyvykkyyden

arviointi

Prosessinkuvantamistyökalu

4. Projektista ja kokeiluista opittua

71

1) Prosessilähtöinen malli (prosessi-integraatiomalli) on toimiva ja auttaa hahmottamaan ylätasolla toiminnan kokonaisuutta ja siihen kytkeytyviä prosesseja ja tietoja.

”Tämä on ollut hyvä työkalu, jolla on tunnistettu uusia toiminnallisia kehittämiskohteita. Sen käyttö edistää modulaarisen toimintamallin kehittämistä yhteentoimivalla tavalla ja parantaa toimittajahallintaa.”

2) Johtamisen viitearkkitehtuurin käyttö ja soveltaminen vaativat aikaa, kiinnostuneet ja sitoutuneet osapuolet. Pakottamalla ei onnistuta.

3) Keskeisten käsitteiden kuvaaminen on helpottanut keskustelua omassa organisaatiossa ja eri organisaatioiden välillä kun on löytynyt ”yhteinen kieli”. Kansallisen kielen selkiyttämiseen olisi panostettava.

4) Kansallisten suositusten ja viitearkkitehtuurin yhteensopimattomuus hankaloittaa ja estää suositusten käyttöä ja kokonaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöä.

5) Suositusten käyttöönottoa on tuettava ja käyttöä seurattava, muutoin niiden hyödyt eivät realisoidu.

5. Huomiot käyttöönottovaiheeseen

03.05.2023 72

Tarvitaan: Kansallista ja paikallista omistajuutta tuotosten käytölle Lisätestausta erityisesti kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin

tukityökalujen osalta, jotta nämä saadaan mahdollisimman helppokäyttöisiksi

Palautteen ja tuotosten systemaattista keruuta Tavoitteiden toteutumisen seurantaa esimerkiksi vuosittaisella

kyselyllä Tuotosten ja oppien jakamista vertaisverkostoissa Tuotosten käytön valmennusta ja sparrausta kuntien

avainkäyttäjille Tuotosten jakamista kansallisessa dokumentaatiotyökalussa Tuotosten päivitystarvearvio esimerkiksi alkuvuodesta 2018

Elinvoimaa ja hyvinvointia kehittämässä

Tervetuloa kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esittelyyn kuulemaan työkalun käyttötarkoituksista ja

soveltamismahdollisuuksista.

Kuntatalo, Toinen linja 14, B 3.8 (tai etänä) 20.5 klo 9.30-14.00

Ilmoittautuminen 13.5 mennessä:https://www.webropolsurveys.com/S/E1077FDC56D48AD6.par

https://www.webropolsurveys.com/S/E1077FDC56D48AD6.par

03/05/2023 74

Asiakkuussuhteiden kautta tekemisen kenttä

Mahdollistettava

Järjestettävä

Tänään Huomenna

”Espoo-tarina” Elinvoimaisuus

KilpailukykyHyvinvointi

Kestävä kehitys

Muokataanko tätä ja otetaanko

esitykseen mukaan vai

jätetäänkö pois?

TUKIMATERIAALI (POISTETAAN)

Johtajan työkalu kokonaisvaltaiseen

parantamiseen


asiak

asva

ikutu

s elinvoima

talouden tasapaino

hyvin

voint

i

Johtamisen perustanaprosessiavain

Lisätietoa• [email protected]• [email protected] • [email protected]

Työkalu käytettävissä ja ladattavissa

Kuntaliiton viitearkkitehtuuri-

sivustolta.

Yhdessä ja samassa pakissa kokonaisarkkitehtuurityössä tarvittavat,

kunnan johtamisen ja toiminnan kehittämisen työkalut



Työkalujen avulla voit kuvata

toiminnan nykytilan, tavoitetilan ja määrittää kehittämisen tiekartan

hallitusti kokonaisuudesta osiin ja takaisin.

Työkalu tarjoaa yhtenäisen rakenteen ja

käsitteistön.

Työkalu sopii apuvälineeksi johtajille,

kehittäjille ja kokonaisarkkitehtuurin

parissa työskenteleville.

Työkalujen avulla voit varmistaa, että

tietojärjestelmäpalvelut tukevat johtamisen ja

toiminnantarpeita eikä päinvastoin.


Määritä mittarit

Aseta tavoitteet






Paketoi palvelut

Valitse kyvykkyydet

Työkalujen avulla• Saat kunnan kokonaisarkkitehtuurin

toimintalähtöisesti hallintaan• Varmistat erilaisten muutosten

yhteentoimivuuden ajoissa

03/05/2023 78

Analysoitu tieto

3. MuutostarpeetTietojohtamisen toimijakenttä

Espoon kaupun

kiToimialat ja tulosyksikö

t

Kunnat ja kuntayhtymät

Sairaanhoitopiirit

Ministeriöt, virastot,

koulutus- ja tutkimuslaitoks

etYhteisöt (järjestöt,

yhdistykset, epäviralliset ryhmittymät)

Yritykset

Asiakkaat (kuntalaiset / kansalaiset)

UUSIItsehallinnolli

nen alue

POISTUUTilastokesku

s

Toimijoiden määrä on kasvussa

Vertailtavat tietotarpeet ovat kasvussa

Nopea, reaaliaikainen tiedonvaihto on lisääntynyt

Perustieto

03/05/2023 79

1. KäsitteetMitä on tietojohtaminen?

Tietojohtaminen =+ Tiedon hallinta on tiedon keräämistä ja tiedon laadun varmistamista organisaation välisessä kommunikoinnissa.+ Tiedolla johtaminen on tiedon käyttämistä, jalostamista ja hyödyntämistä organisaation prosesseissa ja käytännöissä.

Tiedon hallinta

(perustiedot, tietoturva, sopimukset

)

Tiedolla johtaminen(ennusteet, tilastot, analyysit)

Tietojohtaminen

kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin esitys

Business