Viestintä muutosprosessissa - muutosviestinnän

erityispiirteet ja viestinnän välineet

Luottamus ja viestintä muutoksessa –

tilaisuus, Tieturi 29.10.2013

J.Wiio

MUUTOSPROSESSIN YLEISIMMÄT SYYT? • Yrityksen menestys tai menestymättömyys • Muutokset toimintaympäristössä, esim. lainmuutokset, teknologinen kehitys, sosiaaliset-, taloudelliset- ja poliittiset muutokset sekä turvallisuusuhat • Liiketoiminnan muuttuvat trendit, kuten globaalisuus ja netti • Sidosryhmäodotusten muuttuminen; tärkeimpinä asiakkaat ja osakkeenomistajat • Demografiset muutostarpeet yhtiössä, kuten kansainvälistymisen vaateet

MITEN TÄLLAISTA MUUTOSPROSESSIA TULEE VIESTINNÄN OSALTA LÄHESTYÄ?

VIESTINNÄN MERKITYS • Viestintä on muutosprosessin onnistumisen kannalta tärkein elementti • Siksi viestinnän tulee olla olennainen osa muutosprosessin päätöksentekoa – ei erillinen velvollisuus • Viestinnän tulee olla suunnitelmallista – ei jälkihoitoa

• Viestintä tulee ymmärtää oikein

VIESTINTÄ MUUTOSTILANTEESSA EI OLE TIEDOTTAMISTA, TIEDONSIIRTOA TAI MARKKINOINTIA

6

VIESTINTÄ MUUTOKSESSA ON YHTEISÖLLISYYDEN YLLÄPITOA, TUOTTAMISTA JA KEHITTÄMISTÄ

MITÄ MUUTOSVIESTINNÄSSÄ PITÄÄ ERITYISESTI OTTAA HUOMIOON?

AVAINSANAT Tunne

Arvot

Avoimuus Luotettavuus Kattavuus Nopeus Suunnitelmallisuus

MUUTOSVIESTINNÄN ERITYISPIIRTEET 1; muutoksessa viestinnän on oltava • tunne- ja tilanneherkkää, selkeää, kiinnostavaa, ymmärrettävää mutta samalla muutosta tukevaa

• arvo-, visio-, missio- ja strategialähtöistä • avointa, vuorovaikutteista, koordinoitua, johdonmukaista ja jatkuvaa • luovuutta ja synergiaa esille nostavaa, motivoivaa sekä sitoutumista synnyttävää

• sekä yksilöille että ryhmille delegoituvaa ja samalla yhteisöllisyyttä tuottavaa

MUUTOSVIESTINNÄN ERITYISPIIRTEET 2; muutosviestinnässä • nopeus on luotettavuutta - tieto tavoittaa ja sen pitää tavoittaa kaikki samanaikaisesti • ensimmäiset viestit ovat kaikkein tärkeimpiä

• muutos tulee kertoa ensin niille, joita se koskee – sitten vasta julkisuuteen

• pääviesti pysyy koko ajan samana; muutoksen perusteleminen organisaation kaikilla tasoilla on samanlaista – lakipykälien taakse ei kannata paeta • positiivisuus tuo lisäarvoa

MUUTOSVIESTINNÄN ERITYISPIIRTEET 3; muutosviestinnässä

• myös kielteisten asioiden kanssa pitää olla liikkeellä ensimmäisenä • ”en kommentoi” tai ”en vastaa” eivät kuulu käsitevarastoon • neuvotteluhenki pitää olla läsnä koko ajan

• pitää katsoa eteenpäin, ei taaksepäin • huhuilta pitää pystyä katkaisemaan kärki

MIKSI VIESTINTÄSUUNNITELMA ON NIIN TÄRKEÄ?

• Viestintäsuunnitelmalla varmistetaan johdonmukaisuus – johdonmukaisuus lisää luotettavuutta • Jos ei tilanne ole hallinnassa:

• johdon uskottavuus kärsii • huhumylly alkaa pyöriä • henkilöstö tuntee epävarmuutta • ihmiset purkavat pahaa oloa toisiinsa • välinpitämättömyys kasvaa • katkeruutta ja kateutta nousee esiin • pahoinvointi ja motivaation puute lisäävät poissaoloja

VIESTINTÄSUUNNITELMAN ELEMENTIT • Nykytilanteen kirjaus • Viestinnän strateginen rooli muutoksessa • Tavoitemielikuva ja strategiset tavoitteet • Ydinviestit • Sidos- ja kohderyhmät • Viestintäkeinot, -kanavat ja -välineet • Aikataulutus (viestintäkalenteri) • Mediaviestintä • Resurssit, tehtävät ja vastuut • Kriittiset menestystekijät • Kriisiin varautuminen • Osaamisen varmistaminen • Mittareiden asettaminen • Seuranta ja jatkuvuus

Rowley & Roevens 1999

Rowkley & Roevens väittävät:

Pohjaa arvoihin!

GAHMBERGIN JA ÅBERGIN SOVELLUS 2000

MITÄ VÄLINEITÄ JA KEINOJA MUUTOSVIESTINNÄSSÄ PITÄISI KÄYTTÄÄ?

Lähde: Leif Åberg 2010

MUUTOSVIESTINNÄLLÄ ON MONTA SUUNTAA JA MONTA ALUSTAA

SISÄINEN JULKISUUS • Ylimmän johdon suora yhteydenpito

• Intranet ja some

• Yhteistyöelimet ja luottamusmiehet

• Henkilöstötilaisuudet

• Kokoukset ja neuvottelut

• Työyhteisötapahtumat

• Tiedotteet ja asiakaslehdet

MUUTOSVIESTINNÄN KEINOJA • Nykyisen kyseenalaistaminen • Uuden perustelu • Muutossignaalien esiintuonti • Kontrolliarvojen korostaminen – vältetään kaaos • Vanhojen symbolien hylkäys • Kapinallisten esiintuonti • Luovat ongelmaratkaisut • Sankaritarinat • Palkitseminen • Näyttävät ”vanhan hautajaiset” • Kannustus • Arvokeskustelut • Palaute • Jne.

MUUT JULKISUUDET • Sisäisen julkisuuden hyvä hoito

• Mediavaikuttaminen; perinteinen media:

• mediayhteydet • uutisointi • toimittajavierailut • tiedotustilaisuudet • haastattelut • omat jutut

• Sosiaalinen media

• seuranta • omat näkemykset • ylilyöntien hoito

MIKÄ ON MUUTOKSESSA PARASTA?

• Mahdollisuus uuteen

• Tilaisuus onnistua

• Mahdollisuus oppia

• Tilaisuus onnistua

• Mahdollisuus kokea työ ja elämä mielekkääksi

• Mahdollisuus yhä parempaan elämään

KIITOKSET!