metodolog­a de archivo junta de conciliacion y arbitraje

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Propósito de atender los requerimientos hechos por la Ley a las Juntas de Conciliación y Arbitraje, Ámbito Empresarial (Especialista en Personal) SA de CV, se dio a la tarea de realizar una metodología de trabajo en materia de archivos con el fin de proporcionar una guía de procesos técnicos a implementar para dar cumplimiento a dichos requerimientos.

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  • Contratos colectivos de trabajo, estatutos,

    reglamentos internos e ndices de los registros sindicales de las juntas locales de conciliacin y

    arbitraje Metodologa para la elaboracin de las

    versiones pblicas.

    Febrero de

    2013

    mbito Empresarial Especialista en Personal Febrero de 2013

  • [CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO, ESTATUTOS, REGLAMENTOS INTERNOS E NDICES DE LOS REGISTROS SINDICALES DE LAS JUNTAS LOCALES DE CONCILIACIN Y

    ARBITRAJE] Febrero de 2013

    mbito Empresarial Especialista en Personal | Confidencial

    CLUSULA DE PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

    a informacin contenida en esta propuesta, incluyendo la descripcin

    de metodologas y conceptos derivados de la investigacin y desarrollo por

    parte de mbito Empresarial (Especialista en Personal) SA de CV, constituye

    un secreto de marca y/o informacin comercial o financiera que est

    clasificada como confidencial y es proporcionada a las Juntas Locales de

    Conciliacin y Arbitraje de la Repblica Mexicana, con la restriccin de que

    no ser utilizada o divulgada sin el previo consentimiento por parte de

    mbito Empresarial (Especialista en Personal) SA de CV para otros propsitos

    que no sea su evaluacin.

    L

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    ARBITRAJE] Febrero de 2013

    mbito Empresarial Especialista en Personal | Confidencial

    ANTECEDENTES

    El pasado 30 de noviembre del ao 2012 se llev a cabo la reforma a la Ley

    Federal del Trabajo, en la cual se estableci la importancia y la necesidad de

    transparentar las Relaciones Colectivas de Trabajo.

    En dicha reforma, a travs de sus artculos 365, 365 Bis, 391 Bis y 424 Bis, se

    regula la publicacin en internet de los ndices de los registros de las

    Asociaciones Sindicales, as como de las versiones pblicas de los Contratos

    Colectivos de Trabajo, los Estatutos y los Reglamentos Internos.

    Por ello y con el propsito de atender los requerimientos hechos por la Ley a

    las Juntas de Conciliacin y Arbitraje, mbito Empresarial (Especialista en

    Personal) SA de CV, se dio a la tarea de realizar una metodologa de trabajo

    en materia de archivos con el fin de proporcionar una gua de procesos

    tcnicos a implementar para dar cumplimiento a dichos requerimientos.

    Cabe mencionar que dicha metodologa est desarrollada en dos vertientes;

    la primera de ellas enfocada a la obtencin de informacin referente a los

    asuntos manejados al interior de las Juntas, volumen documental, tipos y

    tamaos de papel, vigencia de la informacin resguardada, cantidad de fojas

    contenidas por expediente, orden de la documentacin al interior del

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    expediente o tomo, as como a las condiciones de resguardo fsico de la

    documentacin.

    Y por la otra, al desarrollo de las etapas y procesos tcnicos a implementar

    para el logro objetivo general y de las metas especificadas en el presente

    documento.

    TERMINOS DE REFERENCIA

    OBETIVO GENERAL

    Dar cabal cumplimiento a los preceptos legales establecidos en la Nueva Ley

    Federal del Trabajo, en materia de Transparencia y Publicidad de la

    informacin concerniente a los Registros de las Asociaciones Sindicales, los

    Contratos Colectivos de Trabajo, Los Estatutos Sindicales y los Reglamentos

    Internos resguardados en los Archivos de Trmite de las Juntas Locales de

    Conciliacin y Arbitraje de la Repblica Mexicana; mediante la

    implementacin de los procesos tcnicos en materia de archivo tales como:

    el anlisis documental, expurgo, digitalizacin de documentos, registro

    electrnico de informacin, expedientado y archivado de la masa

    documental.

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    METAS.

    Para el logro del objetivo general, se buscara dar cumplimiento a las

    siguientes metas:

    a) Disear e implementar un sistema de captura electrnica para la

    elaboracin de los ndices de consulta de la informacin concerniente a

    los Registros de las Asociaciones Sindicales, las versiones pblicas de

    los Contratos Colectivos de trabajo, los Estatutos Sindicales y los

    Reglamentos Internos, tal y como lo estipula la Nueva Ley Federal del

    Trabajo en sus artculos 365 y 365 Bis.

    b) Analizar, expurgar y seleccionar la documentacin contenida en los

    expedientes fsicos que se encuentran resguardados en los archivos de

    trmite de las Juntas Locales de Conciliacin y Arbitraje.

    c) Realizar la digitalizacin de los documentos y/o fojas tiles susceptibles

    de ser escaneadas para la realizacin de las versiones pblicas que

    establece la Ley Federal del Trabajo a travs de sus artculos 391 Bis y

    424 Bis.

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    d) Expedientar y archivar la masa documental analizada, digitalizada y

    capturada, respetando en todo momento el Orden con el que nos fue

    proporcionada por las Juntas Locales de Conciliacin y Arbitraje.

    Para el logro del objetivo general como de las metas descritas con

    anterioridad, se ha considerado la siguiente metodologa de trabajo:

    VERSIONES PBLICAS DE LOS CONTRATOS COLECTIVOS DE

    TRABAJO, ESTATUTOS Y REGLAMENTOS INTERNOS

    ETAPA UNO.- ELABORACIN DEL DIAGNSTICO TCNICO.

    Herramienta de investigacin aplicable a cada una de las Juntas Locales de

    Conciliacin y Arbitraje, mediante la cual se busca obtener informacin

    referente a:

    a) Total de la masa documental de la Junta Local de Conciliacin y Arbitraje

    de la que se trate, correspondiente a los Registros Sindicales, Contratos

    Colectivos de Trabajo, Estatutos y Reglamentos Internos; los tipos y

    tamaos de los soportes documentales que se manejen al interior de los

    expedientes los cuales pueden ser: papel revolucin, papel cebolla,

    papel bond, carta, media carta, un cuarto de carta, oficio, entre otros.

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    b) porcentaje de la masa documental que presenta maltrato fsico ya sea

    en los documentos que integran los expedientes o en los envases

    archivadores de primer y segundo nivel.

    c) Las fechas extremas de la documentacin resguardada las cuales

    pueden variar de acuerdo al trmite o asunto del que se trate;

    encontrndose en algunos casos documentos de 1931 a la fecha.

    d) El porcentaje de crecimiento diario del archivo, es decir la cantidad de

    trmites recibidos diariamente.

    e) Los sistemas de clasificacin y ordenacin aplicados actualmente a la

    masa documental resguardada.

    f) Identificacin de los diferentes asuntos manejados y resguardados en

    los Archivos de Trmite de las Juntas Locales de Conciliacin y Arbitraje,

    destacando en algunos casos los siguientes: Emplazamientos a Huelga,

    Amparos, Tocas, Cambios de Comit Sindical, Solicitudes de registro

    Sindical, Convenios, Avisos de rescisiones, Terceras excluyentes de

    dominios de Titularidades, Audiencias, entre otros.

    g) La vigencia de la documentacin resguardada, la cual puede variar de

    acuerdo al tipo documental del que se trate.

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    h) Cantidad real de documentos a digitalizar para la elaboracin de las

    versiones pblicas de los Contratos colectivos de trabajo, Estatutos y

    Reglamentos Internos.

    ETAPA DOS: ANLISIS Y EXPURGO DOCUMENTAL.

    Realizacin del anlisis del contenido documental de la totalidad de los

    expedientes fsicos correspondientes a los Contratos Colectivos de Trabajo,

    los Estatutos Sindicales, los Reglamentos Internos y los Registros de las

    Asociaciones Sindicales con el objetivo de identificar, por una parte, las fojas

    tiles que deban ser escaneadas para los fines establecidos por la Ley Federal

    del Trabajo; y por la otra, identificar los datos susceptibles de ser protegidos

    por considerarse datos personales, eliminndolos en las versiones pblicas.

    Una vez localizados los documentos a digitalizar se proceder a sustraerlos

    fsicamente del expediente fsico mediante el retiro de los aditamentos de

    sujecin que este pudiera contener para proceder al escaneo, proteccin de

    datos personales y captura de los datos correspondientes al fundamento

    legal en el que se est sustentando dicha proteccin.

    En el caso de los Contratos Colectivos de Trabajo, y considerando sus

    caractersticas jurdicas y en v

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