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Aspectos básicos de administración
para mantenimiento de caminos rurales
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¡Yo participo, cuidando los caminos!
Mantenimiento de Caminos Rurales
COOPERACIÓN SUIZA EN AMÉRICA CENTRALPROGRAMA DE INVERSIONES MUNICIPALES
Manual para el mantenimiento de los caminos ruralesTaller 3CartillaAspectos básicos de Administración para mantenimiento de caminos rurales
Autor: Programa de apoyo al sector transporte (Past-Danida)
Revisión técnica:Ivania solorzano (Consultora)- Programa de Inversiones Municipales (APIM)- COSUDE.
Revisión de contenido: Virginia Cordero, Mirle Zeledon y Karola López
Revisión de estilo: Alfonso Flores y Karola López
Diseño y diagramación: Karen V. Galeano Murillo
Tercera edición: Noviembre, 2013.
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
INDICE
Concepto de administración 1.
Administración del fondo para Mantenimiento 2.
Rutinario
Formatos de control de fondos para Mantenimiento 3.
Rutinario
Plan de Acción4.
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¡Yo participo, cuidando los caminos!
Mantenimiento de Caminos Rurales
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN1.
¿Qué entendemos por Administración?
Administrar es prever, ordenar, organizar, dirigir, coordinar y controlar, los recursos (humanos, materiales y económico) para lograr un objetivo determinado.
• Recordemos: Que el compromiso más importante que ustedes tienen que asumir es darle el mantenimiento rutinario a su proyecto, para lo cual debe planificar, organizarse y recaudar fondos.
• Entonces, eso significa que tenemos que aprender a Administrar.
• Pero, ¿Qué entendemos por Administrar?
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Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración asegura el buen funcionamiento de toda organización y permite obtener los resultados previstos mediante el trabajo de todas las personas.
En el trabajo que vamos a realizar la administración nos ayudará a:
La elaboración de un buén plan.1.
Ejercitar un control desde el principio hasta el final del periodo de 2. la realización del mantenimiento rutinario.
Una mejor utilización de los recursos disponibles.3.
Controlar la recaudación de los fondos para garantizar los gastos 4. del mantenimiento rutinario del proyecto y el tiempo en que deben ser realizado.
Manejar en forma ordenada y transparente el dinero recolectado 5. por los comunitarios.
Mantener una buena coordinación y comunicación entre las 6. diferentes personas que participan en el mantenimiento rutinario.
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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Planificación.1.
Organización: 2.
Coordinación •
Dirección•
Control.3.
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PLANIFICACIÓN
Planificar, es pensar o prever con anticipaciónLo que se quiere hacer.
Desde un punto de vista práctico, planificar es dar respuesta a las siguientes preguntas:
¿Qué se quiere hacer? Nombre del proyecto (plan financiero preliminar)
¿Por qué se quiere hacer? Justificación. (Necesidad de dar mantenimiento rutinario) ¿ Para qué se quiere hacer? Objetivos. (para cumplir en tiempo y forma con el mantenimiento rutinario)¿Cuándo se quiere hacer? Metas (Fecha estimada)¿Dónde se hará? Localización física (Lugar del proyecto) ¿Cómo se hará? Actividades, metodología (forma y medios)¿Quiénes lo harán? Recursos Humanos (Hombre y Mujer beneficiarios)¿Con qué se va hacer? Recursos Materiales¿Cuánto va a costar? Recursos Financieros
Es necesario destacar que esta función (planificación) es la preparación del trabajo y no la ejecución del mismo.
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LA ORGANIZACIÓN
En esta etapa se debe definir claramente:• La estructura de la organización o empresa.• Quienes dirigen.• Quienes son dirigidos.• Las funciones de cada persona y cómo se debe hacer el trabajo.
El trabajo a realizar.• El número de personas que se requieren.•
Los conocimientos, habilidades de cada una de ellas.• Sus capacidades de coordinadores y sus habilidades para • resolver conflictos.
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LA COORDINACION
COORDINAR:Es reunir esfuerzos de manera ordenada para lograr un mismo
objetivo:
La coordinación es:Trabajar en quipo paraRealizar un trabajo deCalidad en el tiempoPrevisto.
No es posible llevar acabo una buenaadministración si launidad de la organización no esta debidamentecoordinada.
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LA DIRECCIÓN
DIRIGIR:Es guiar o conducir a las personas para que realicen
un trabajo determinado.
Dirigir también significa:
Saber escuchar y confiar en los demás.•
Dar orientaciones claras.•
Poner a funcionar bien los recursos de la organización.•
Ser capaz de mantener la armonía entre los miembros de la •
organización.
La dirección garantiza la coordinación de las actividades.
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EL CONTROL
CONTROLAR:Es la labor de supervisión, verificación y evaluación de las actividades para mantenerlas dentro de los planes establecidos.
El control tiene como objetivo registrar las actividades relacionadas a la administración de fondos del proyecto, dando seguimiento al cumplimiento de las actividades de los diferentes planes elaborados y establecidos.
Cuando el control se planifica adecuadamente permite:
Dar seguimiento a los planes de acción. •
El manejo correcto y transparente de los fondos recaudados para • el mantenimiento rutinario.
Ayudar a la administración a valorar la eficiencia de los trabajadores • y la eficacia de los recursos utilizados.
El control permite corregir y medir resultado
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RESUMEN DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
PLANIFICACIÓN- Planes financieros.- Planes técnico .
ORGANIZACIÓN- Actividades del plan de acción.
CONTROL- Supervisión de los fondos.- Supervisión de los trabajos técnicos.
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2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO
Para facilitar el manejo del dinero se recomienda:
Implementar controles y registros del dinero que aportan los • comunitarios, así como de las salidas de dinero para el pago de las actividades que se realizan en el mantenimiento rutinario.
Que las personas que tendrán la responsabilidad de administrar • el dinero recolectado tengan conocimientos básicos de las operaciones matemáticas, lectura y escritura.
Mantener ordenados todos los comprobantes o soportes que • respalda todo el dinero recibido y todo el dinero gastado.
Realizar desembolso de dinero solo cuando sea necesario y esté • debidamente autorizado.
El dinero debe estar depositado en una cuenta en el banco más • cercano a la comunidad nunca debe estar guardado en la casa.
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SELECCIÓN DE LAS PERSONAS QUE RECAUDARAN LOS FONDOS DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO
Saber leer y escribir.•
Conocimiento básico de matemática.•
Ordenada.•
Honrada.•
Respetada por la comunidad.•
Estar dispuesta a capacitarse.•
Disposición y voluntad para trabajar por la comunidad.•
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3. APERTURA DE LA CUENTA DE AHORRO
El dinero es mejor guardarlo en un banco o en una cooperativa de ahorro y crédito, cajas rurales, bancos campesinos, etc. Porque es mas seguro y no se corre el riesgo de perderlo.
• Una manera de manejar los fondos con seguridad y agilidad es por medio de unas cuentas de ahorro.
• El comité tiene que elegir a dos o tres personas para que abran la cuenta y sean las firmas autorizadas y encargadas de efectuar los retiros del dinero.
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COMPROBANTES O SOPORTES PARA ELMANEJO DEL FONDO DE MANTENIMIENTO RUTINARIO
Este documento sirve para dejar constancia del depósito de fondos efectuados por el comité de proyecto de la comunidad.
La minuta se depósito de fondos se utilizará siempre que se realice un depósito ya sea de dinero en efectivo o en cheque.
El formato de la minuta de retiro de fondos no es único, varía según el banco, sin embargo generalmente contiene los datos siguiente:
Nombre del Banco.•
Indicación sobre el tipo de cuenta y moneda.•
Lugar y Fecha en que se realiza el depósito.•
Número de cuenta. •
Nombre del dueño de la cuenta. •
Firma de la persona que hace el depósito.•
Especificación de la cantidad del depósito (indicando efectivo o •
cheque).
También existe un espacio debajo para escribir el valor en letras del •
total del depósito.
Numero de la minuta de depósito.•
Una vez que el cajero del banco recibe el depósito debe sellar y firmar la minuta entregándonos una copia.
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MINUTA DE RETIRO DE FONDOS
Este documento sirve para verificar los retiros de fondos efectuados por el comité de proyecto de la comunidad.
La minuta de retiro de fondo se utilizará siempre que se realice un • retiro de dinero en efectivo.
El formato de la minuta de retiro de fondos no es único, varía según el • banco, sin embargo generalmente contienen los datos siguientes:
Nombre del banco. •
Indicación sobre el tipo de cuenta y moneda.•
Lugar y Fecha en que se realiza el retiro. •
Número de cuenta.•
Nombre del dueño o dueños de la cuenta.•
Firma de las personas autorizadas para retirar fondos. •
Especificación de la cantidad a retirar. •
También existe un espacio debajo para escribir el valor en letra del total •
del retiro.
Número de la minuta de retiro. •
Entregándonos una copia
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Siempre que recibamos dinero en concepto de aportes de los comunitarios o productos de las actividades comunitarias
elaboraremos un recibo oficial de entrada.
LLENADO DEL FORMATO
Fecha: Se debe anotar el día, mes y año en que se recibe el • dinero.
Número: Estos recibos deben estar pre-enumerados.•
Recibimos de: Se anota el nombre de la persona que paga o entrega • el dinero.
La cantidad de: Se escribe la cantidad recibida en números y en • letras.
Por concepto de: Se especifica la razón por la que se está recibiendo • el dinero.
Firma: de quien recibe y de quien entrega el dinero.•
Este formato se elabora en dos tantos: original a quien entrega el dinero y copia para archivar.
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Siempre que entreguemos dinero en efectivo o realicemos cualquier tipo de pago, debemos soportarlo con un recibo de salida.
LLENADO DEL FORMATO
Fecha: se debe anotar el día, mes y año en que se recibe el • dinero.
Número: Estos recibos deben estar pre-enumerados.•
Páguese a: Se anota el nombre de la persona que recibe el dinero • en pago.
La cantidad de: Se escribe la cantidad entregada en números y en • letras.
Por concepto de: Se especifica la razón por la que se está • pagando.
Firma: Tesorero (quien entrega), Autorizado por (la firma del • presidente), Recibí conforme la persona que recibe el dinero.
Este formato se elabora en dos tantos: original para el que paga y copia para quien recibe
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Pero vamos a realizar lascompras de herramientas y en algunas casos tendremos que comprar materiales.
¿En estos casos comodebemos proceder.
Si nosotros efectuamos una compra en efectivo tenemos el derecho de exigir que se nos entregue una factura de contado.
La factura de contado respalda cualquier compra realizada en efectivo y es un documento básico tanto para el manejo del dinero como para el control de la mercancía que se compra.
Cuando realicemos una compra debemos estar seguro de que la tienda posee factura membretada, no es conveniente el uso de factura comercial.
LA FACTURA DEBE:
Describir el tipo de articulo comprado.•
La cantidad.•
El costo unitario. •
El costo total.•
Pie de imprenta.•
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Factura de Compra
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